CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

Las Cuentas y Documentos por Cobrar constituyen los derechos que tiene una empresa por las
mercancías vendidas a crédito, servicios prestados, comisión de préstamos o por cualquier
otro concepto.

Para muchas empresas las partidas por cobrar son un reglón muy significativo y a menudo
representan una porción sustancial de los Activos Circulantes, por lo tanto, es importante
establecer políticas de créditos y procedimientos de cobros efectivos para asegurar la cobranza
oportuna y reducir al mínimo las pérdidas que surjan de la imposibilidad de cobrar algunas
cuentas.

La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe concederse crédito a
un cliente y el monto de éste. La empresa no solamente debe ocuparse de los estándares de
crédito que establece, sino también de la correcta utilización de estos estándares al tomar
decisiones. Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de
crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la
administración exitosa de las Cuentas por Cobrar en las empresas.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR:

Generalmente las cuentas por cobrar pueden clasificarse en tres grandes bloques, que son:

A- Cuentas por Cobrar Clientes;

B- Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados; y
C- Otras Cuentas por Cobrar.

Cuentas por Cobrar Clientes: Este renglón de las Cuentas está compuesto por los montos que
adeudan los clientes a la empresa, provenientes de las ventas a crédito.

Cuentas por Cobrar Funcionarios y Empleados: Son los importes que los funcionarios y
empleados adeudan a la empresa por concepto de ventas a crédito, anticipos a sueldos,
préstamos personales, entre otros, los cuales les serán descontados posteriormente en sumas
parciales.

Otras Cuentas por Cobrar: Estas pueden surgir por una variedad de transacciones tales como:
anticipos a accionistas, ejecutivos, directores, empleados y compañías afiliadas, venta de
valores o propiedades distintas de productos o servicios, depósitos con acreedores, compañías
de servicios públicos y otras agencias, pagos anticipados relacionados con compras,
reclamaciones por pérdidas o por daños y perjuicios, dividendos e intereses por cobrar.

El Pagaré
Un pagaré representa una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una
fecha fija o en una fecha futura determinada.
Letra de Cambio
Son documentos representativos de deudas a corto plazo, generalmente entre 30 días y un
año; dichos documentos no tienen una garantía real y por consiguiente más bien constituyen
instrumentos de créditos basados en la confianza de la entidad emisora. El propósito de la
emisión de las Letras de Cambio es obtener fondos para mantener en operación a las
empresas comerciales e industriales, así como también para facilitar las ventas a plazos con
fines de consumo.

Cuentas incobrables

Las cuentas incobrables son las cuentas por cobrar que corresponden a ventas a crédito,
préstamos u otras deudas que prácticamente no tienen posibilidad de ser pagadas por el
deudor a la empresa. Desafortunadamente, no todos los clientes que realizan compras a
crédito pagarán a las empresas el dinero que les adeuda.

Vender a crédito

Se considera que un cierto monto de cuentas incobrables forma parte de una operación
comercial normal.

Esto no debería desalentar a las compañías a vender sus productos a crédito, porque si las
empresas dejan de venderlos a crédito debido al temor de tener cuentas incobrables, también
se rechazarán a buenos clientes y se perderán muchas oportunidades de venta.

Características
El gasto por cuentas incobrables es la cantidad de cuentas por cobrar que se considera que no
son cobrables. La cantidad de cuentas incobrables que se carga al gasto es el resultado de uno
de estos dos métodos:

Método de cancelación directa

Al comprobarse que no será pagada la factura de un cliente específico, el monto de la factura

se carga directamente al gasto de cuentas incobrables.

Por tanto, se elimina una cuenta por cobrar específica de los registros contables cuando se
determina finalmente que es incobrable. La entrada para el método de cancelación directa es
la siguiente:

Esta entrada reduce el saldo de las cuentas por cobrar del artículo que no se puede cobrar. El
débito va para una cuenta de gastos: Gasto por cuentas incobrables.

Un principio contable importante es la noción de congruencia. Es decir, los costos relacionados

con la generación de ingresos se deben informar durante el mismo período contable que los
ingresos.