MANUAL DE USUARIO

MODULO ACADÉMICO

ROL UNIVERSIDAD

GESTIÓN DE PROCESOS DE
ADMISIÓN
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TABLA DE CONTENIDOS

GESTIÓN DE PROCESOS DE ADMISIÓN ............................................................................................3

1.1 Registrar Nuevo Proceso de Admisión ............................................................................ 3
1.2 Monitoreo de Cargas ............................................................................................................... 7
1.3 Editar Procesos de Admisión............................................................................................. 10
1.4 Consideraciones al crear un Proceso de Admisión................................................... 11
1.5 Consideracionespara el inicio de operaciones del SIU............................................ 12

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GESTIÓN DE PROCESOS DE ADMISIÓN

Esta opción permite gestionar los procesos de admisión de la

entidad; adicionalmente, podremos visualizar el monitoreo de la carga
de ingresantes nuevos y anteriores al Periodo Académico 2020-I .
Para realizar esta acción previamente se debe haber configurado la
opción “Gestión de Estructuras de Vacantes”

Para ingresar, nos dirigimos a la opción “Gestión de Procesos de Admisión” desde el

menú principal de sistema o haciendo clic en su tarjeta correspondiente.

Nos dirigimos al botón Nuevo.

Este botón nos abre la ventana “Nuevo Proceso de Admisión”.

En la parte izquierda tenemos una serie de filtros que debemos seleccionar.

 Los 3 primeros campos (Sede/Filial, Nivel Académico y Tipo Proceso de

Admisión) identificaran las llaves de la estructura de vacantes que previamente
hemos creado en la opción anterior “Gestión de Estructuras de Vacantes”,
seleccionamos las llaves de la estructura que vamos a utilizar para el registro del
proceso de admisión.
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 Si deseamos agregar más tipos de procesos de admisión diferentes a “Regular”,

debemos ponernos en contacto con el administrador del sistema e indicarle estos
nuevos ítems, a fin de que se realice la configuración específica y se muestren
todos los tipos de procesos de admisión que contempla la entidad.

 Una vez seleccionado estos campos, en la parte derecha nos carga la estructura
de vacantes configurada y se habilita el botón Abrir Configuración de Vacantes.

 Seguido seleccionamos el Proceso de Admisión, aquí nos muestra el año actual y

el siguiente año, concatenado del número del proceso.

 El estado se establece por defecto en “Abierto” al momento de crearse, una vez

que llegue la fecha fin del Proceso, este cambiará automáticamente a “Cerrado”.

 Seleccionamos la fecha de inicio y fin del Proceso de admisión, estas deben

abarcar los rangos más amplios de todas las convocatorias que se desarrollen
para la admisión de ingresantes, es decir, si nuestro proceso de admisión
contiene varias convocatorias, lo que se debe consignar en estos campos es la
fecha de inicio de la primera convocatoria y la fecha fin en la que culmina la
última convocatoria. el siguiente gráfico muestra un ejemplo.

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La fecha de inicio y fin del Proceso de admisión, engloba a todas las convocatorias
que realice la entidad.

Si se tiene una convocatoria, con fecha de inicio muy alejada de las demás, se
deberá configurar un nuevo proceso de admisión p. ej. 2020-2, de igual manera
este nuevo Proceso de Admisión, englobará una serie de convocatorias de la
entidad, recordar que el sistema solo permite crear 2 procesos de admisión, por
año, Sede o filial, Nivel Académico y Tipo de Proceso.

 Los documentos normativos son opcionales y si la entidad no cuenta con estos

documentos, no es obligatorio que se adjunten, en caso desee adjuntarlos puede
ver cómo realizar esta acción, en el manual Acciones comunes en el SIU.

Pestaña Vacantes por Nivel

 En esta sección se muestra la estructura de vacantes configurado en la opción

anterior, la cual es llamada después de seleccionar los tres primeros campos
(Sede/Filial, Nivel Académico, Tipo Proceso de Admisión), es aquí donde
ingresaremos la cantidad de vacantes que tendrá cada nivel.

 En el campo Total de Vacantes por Nivel, se irán sumando todas las vacantes que
vamos ingresando.

 En caso deseamos modificar la estructura de vacantes, podemos realizarlo desde

esta opción, para esto tenemos dos maneras de realizarlo:

 Podemos eliminar los programas en la misma grilla haciendo clic en el

botón Eliminar de cada fila, o podemos seleccionar varios programas
activando los casilleros de la columna “Seleccionado” y hacemos clic en
el botón Eliminar Seleccionados, ubicado en la parte superior derecha de
la grilla, al realizar la modificación de esta manera, la estructura original
que se encuentra en la opción “Gestión de Estructura de Vacantes” no
sufre ningún cambio.

 También podemos modificar la estructura haciendo clic en el botón Abrir

Configuración de Vacantes, nos pide una confirmación para abrirla,
aceptamos y nos muestra la ventana Edición Configuración de Estructuras
de Vacantes (la configuración de esta ventana se explica en el manual
Gestión de Estructuras de vacantes), todos los cambios que realicemos en
esta ventana se guardaran en la estructura original.

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Una vez llenadas las cantidades de vacantes por niveles, nos dirigimos a la pestaña
vacantes por modalidad, la cual es obligatorio completar solo para el nivel académico
“Pregrado”, en caso de “Posgrado” no es obligatorio registrar la cantidad de vacantes por
modalidad.

Aquí ingresamos la cantidad de vacantes según la modalidad de ingreso, esta suma de

vacantes debe coincidir con la ingresada en la pestaña anterior, para el caso de pregrado.

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 Guardamos el proceso de admisión, nos pide confirmar, aceptamos.

 El sistema nos regresa a la pantalla principal y nos muestra el registro creado.

En esta grilla podemos visualizar todos los registros de Procesos de Admisión que iremos
creando y para poder identificarlos el sistema nos muestra la información de sus llaves,
además podemos consultar, editar y eliminar estos registros, haciendo clic en sus
respectivos botones de acciones.

Estas opciones nos permiten tener presente las fechas y el estado de carga de ingresantes
nuevos y anteriores al periodo académico 2020-1, además desde estas ventanas
podremos solicitar ampliaciones de fecha.

La carga de ingresantes presenta 4 estados los cuales son:

 En espera: Indica que aún no ha iniciado el proceso de carga de

ingresantes.

 En carga: Indica que ya inicio el proceso de carga de ingresantes.

 Por Terminar: este estado indica que el proceso de carga le falta 5

días o menos para finalizar.

 Terminado: Indica que se ha llegado a la fecha fin de carga de

ingresantes.

Monitoreo Carga de ingresantes

Para visualizar el monitoreo de carga de Ingresantes, de un proceso de Admisión,

podemos consultar el registro, hacemos clic en el botón consultar, en la ventana
mostrada, en la sección de los filtros debajo del botón de Documentos Normativos,
tenemos el botón Carga.

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Este botón nos abre la ventana “Monitoreo para Carga de Ingresantes”, donde nos indica
el plazo que tiene la entidad para realizar la carga de los ingresantes relacionados a su
proceso de admisión.

Entre la información mostrada en esta ventana tenemos:

 La Fecha de inicio de Carga, esta fecha coincide con el día de inicio del proceso de
admisión, así la entidad tiene la facilidad de ir registrando sus ingresantes desde
el primer día de su proceso.

 Fecha Fin de Carga, esta fecha es establecida por el sistema automáticamente,

tomando en cuenta el fin del proceso de admisión más un parámetro en días
establecido, siendo de manera excepcional para el proceso de admisión 2020-1
de 90 días.

 Plazo de Carga (Días), aquí nos muestra la cantidad de días que faltan para
finalizar la carga.

 Estado de Carga, este es un indicador del estado de esta carga de ingresantes, el

cual se muestra en la grilla de la ventana principal.

 Ampliación, aquí podemos realizar una solicitud de ampliación de la carga de

Ingresantes, cuando ingresamos por el botón consultar registro este botón estará
deshabilitado, cuando ingresamos por el botón editar estará habilitado y
podemos generar una solicitud de ampliación, podemos ver cómo realizar estas
solicitudes en el manual “Gestión de Ampliación del Plazo”.

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Salimos de esta ventana, hacemos clic en retornar, luego en cancelar y aceptamos la

confirmación.

Monitoreo Carga de ingresantes anteriores al Periodo Académico 2020-I

En la zona de filtros, tenemos el botón “Monitoreo de Carga - Ingresantes Anteriores al

Periodo Académico 2020-I”, el cual nos indica las fechas para realizar la carga de este
tipo de ingresantes, es decir, los ingresantes que cuentan con matricula actual, pero con
fecha de ingreso de periodos anteriores al 2020-1 y no se encuentran relacionados a un
proceso de admisión.

AL hacer clic en este botón nos muestra la siguiente información:

 Nombre de la entidad.

 Fecha de inicio de Carga, esta fecha coincide con el día del lanzamiento del SIU.

 Fecha Fin de Carga, esta fecha estará determinada por la cantidad de días que
establece el sistema, siendo de manera excepcional para el tipo de ingresante
“Anterior al Periodo Académico 2020-1” de 90 días.

 Plazo de Carga (Días), aquí nos muestra la cantidad de días que faltan para
finalizar la carga.

 Estado de Carga, este es un indicador del estado de esta carga del tipo de
ingresantes “Anterior al Periodo 2020-1”.

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Se ha creado otro registro con estado de carga de ingresantes “En Espera” y “En Carga”,
para mostrar algunos ejemplos de Edición.

Procesos de Admisión con estado de carga de ingresantes “En Espera”

Hacemos clic en el botón editar registro, este nos muestra la ventana “Editar Proceso de
Admisión” con los siguientes campos editables:

 Podemos modificar la Fecha Inicio Proceso y la Fecha Fin Proceso.

 Podemos modificar la cantidad de vacantes por niveles y permite agregar o

eliminar niveles.

 Podemos modificar la cantidad de vacantes por modalidad.

Procesos de Admisión con estado de carga de ingresantes “En Carga” y “Por

Terminar”

Hacemos clic en el botón editar registro, este nos muestra la ventana “Editar Proceso de
Admisión” con los siguientes campos editables:

 Podemos modificar la cantidad de vacantes por niveles permite agregar o

eliminar niveles.

 Podemos modificar la cantidad de vacantes por modalidad

 El botón “Ampliar Carga” se encuentran habilitado.

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 El botón “Ampliar Fecha Fin Proceso” estará habilitado mientras que el estado de
proceso se encuentre Abierto.

Procesos de Admisión con estado de carga de ingresantes “Terminado”

Hacemos clic en el botón editar registro, este nos muestra la ventana “Editar Proceso de
Admisión”.

Todos los campos nos aparecen bloqueados, aquí solo podemos ampliar la Fecha de Fin
de Carga y la Fecha Fin de Proceso, generando una solicitud de ampliación.

Las opciones de solicitudes de Ampliación se explican a detalle en el manual “Gestión de

Ampliación del Plazo”

 Las vacantes por programa y modalidad, pueden ser editados durante todo el
proceso de admisión.

 Toda solicitud de ampliación debe adjuntar un documento normativo de

sustento correspondiente.

 Podemos crear diferentes procesos de admisión siempre y cuando los campos

sede/filial, nivel académico, tipo proceso y proceso de admisión sean diferentes.

 Podemos eliminar procesos de admisión, siempre y cuando no existan

ingresantes vinculados al proceso de admisión.

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 Para casos en que el proceso de admisión tenga Fecha Fin Proceso pasado, es
decir, la fecha actual es mayor a la Fecha Fin Proceso, de manera excepcional para
la puesta en producción del sistema, SI será posible el registro de procesos de
admisión pasados, para ello, el usuario debe reportar al administrador SIU para
que se realice la configuración específica y posteriormente el sistema pueda
permitir el registro de este proceso de admisión.

 En caso se requiera alguna configuración específica para la entidad, se debe

informar al administrador del SIU al correo siu@sunedu.gob.pe

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