MANUAL DE USUARIO

MODULO DE EMISIÓN Y EXPEDICIÓN

DE CARNÉS UNIVERSITARIOS

INTRODUCCIÓN,
FUNCIONALIDADES GENERALES,
INTERFACE Y CONSULTA DE
INFORMACIÓN

Actualizado
Junio del 2020
 MANUAL DE USUARIO Versión: 1.0
MÓDULO CARNÉS Código: PS.4.2-F-12

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................3
1.1 Objetivo ........................................................................................................................................ 3
1.2 Alcance .......................................................................................................................................... 3
1.3 Requerimientos ......................................................................................................................... 3
1.4 Definiciones ................................................................................................................................ 3

FUNCIONALIDADES GENERALES .......................................................................................................7

2.1 Generalidades ............................................................................................................................ 7
2.2 Botones ......................................................................................................................................... 7

INTERFACE Y CONSULTA DE INFORMACIÓN DEL SIU ................................................................9

3.1 Encabezado ................................................................................................................................. 9
3.2 Menú Principal......................................................................................................................... 10
3.3 Espacio de trabajo .................................................................................................................. 11

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INTRODUCCIÓN

El manual contiene especificaciones del Módulo de Emisión y Expedición de Carnés

Universitarios del Sistema de Información Universitaria-SIU, visto desde el rol
Administrado Carné.
Con este rol, las entidades pertinentes (Universidades, Escuelas de Posgrado, Institutos
y Escuelas superiores) podrán registrar, actualizar y consultar la información de la
Emisión de Carnés universitarios.

El presente documento tiene como objetivo:

 Enseñar al usuario designado por cada entidad, el funcionamiento del Módulo de
Emisión y Expedición de Carnés Universitarios del Sistema de Información
Universitaria - SIU.

El alcance del documento abarca las siguientes funcionalidades:

 Gestión de Carga Masiva de Fotos
 Gestión de Solicitudes
 Gestión de Pagos
 Gestión de Devolución de Saldos
 Gestión de Responsable de Recojo
 Gestión de Acta de Entrega

Hardware

 Computadora Personal o laptop.

 Conexión a internet estable.
Software

 Sistema Operativo Windows 7 o superior.

 Navegador Web Google Chrome Versión 72.0.3626.81 o superior
 Permisos de la Oficina de Tecnología de Información de la SUNEDU

Para efectos del SIU se entiende por:

 SIU: Sistema de Información Universitaria.
 Grilla: hace referencia a la tabla donde se muestran los registros del SIU.

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 Llaves: Son datos asociados a un registro que lo identifican, estos permiten su

búsqueda dentro de las diferentes opciones del SIU.
 Estado de Solicitudes
 Registrada: Este estado indica que se ha creado una solicitud, pero no se
ha cerrado, por lo tanto, aún puede ser editada.
 Por Aprobar: Este estado indica que ya se ha cerrado la solicitud y está
a la espera del envió a producción por parte de la SUNEDU, pero la
solicitud aún puede ser abierta regresando al estado “Registrada”.
 Pago Registrado: Este estado indica que la entidad ha registrado los
datos de pago y adjuntado el documento de pago que sustenta que realizó
el pago correspondiente de la solicitud, pero no se ha cerrado.
 Pagada: Este estado indica que la Entidad ha cerrado el pago y la
SUNEDU podrá verificar que los datos de pago registrados coincidan con
el documento de pago adjuntado por la entidad. Al estar conforme esta
verificación la SUNEDU enviará a producción la solicitud, y se emitirá una
notificación a la entidad indicando la fecha aproximada de inicio y fin de
recojo de carnés.
 Pago Observado por UDIU: Este estado indica que la SUNEDU ha
encontrado diferencias entre los datos de pago registrados por la entidad
y el documento de pago adjuntado por la entidad. Estas diferencias deben
ser subsanadas y volver a cerrar el pago para que la SUNEDU vuelva a
verificar y el estado de la solicitud cambie a “Pagada”.
 Enviado a Producción: Este estado indica que los carnés universitarios
han sido enviados a producción. El plazo de producción está sujeto al
contrato vigente de impresión de los carnés.
 En Producción: Este estado indica que la solicitud de carnés, se
encuentra en proceso de producción.
 Carnés Despachados: Este estado indica que el proveedor ha enviado
los carnés universitarios hacia las instalaciones de la SUNEDU.
 Carnés Recibidos: Este estado indica la recepción de los carnés
universitarios por parte de la SUNEDU.
 Acta Emitida y Programada: Este estado indica que la solicitud de
carnés cuenta con acta de entrega emitida, en la cual se señala el rango
de fechas aproximado para el recojo de los carnés.
 Carnés Entregados: Este estado indica que los carnés universitarios, han
sido entregados al responsable de recojo registrado por la entidad.
 Anulada: Este estado indica que la solicitud de emisión de los carnés
universitarios ha sido anulada por parte de la entidad o por la SUNEDU
(antes del registro de pago), de ser necesario, en coordinación con la
entidad. Toda solicitud de carnés será anulada automáticamente si no
registra el pago dentro del plazo que indica el sistema.

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 Estado de Pagos
 Pago Registrado: Este estado indica que la entidad ha registrado los
datos de pago y adjuntado el documento de pago que sustenta que realizó
el pago correspondiente de la solicitud, pero no se ha cerrado.
 Pagado: este estado indica que la Entidad ha cerrado el pago y la SUNEDU
podrá verificar que los datos de pago registrados coinciden con el
documento de pago adjuntado por la entidad, Al estar conforme esta
verificación, la SUNEDU enviará a producción las solicitudes que estén
incluidas en este pago.
 Pago Observado por UDIU: Este estado indica que la SUNEDU ha
encontrado diferencias entre los datos de pago registrados por la entidad
y el documento de pago adjuntado por la entidad. Estas diferencias deben
ser subsanadas y volver a cerrar el pago para que la SUNEDU vuelva a
verificar y el estado de la solicitud cambie a “Pagada”.
 Pago Observado por UAF: Este estado indica que el pago realizado por
parte de la entidad, cuenta con observaciones por parte de la SUNEDU.
Estas observaciones pueden ser por diferencias entre los datos de pago
registrados y el documento de pago adjuntado por la entidad, o debido a
que no se visualiza el abono en las cuentas de la SUNEDU. Estas
observaciones deben ser subsanadas y volver a cerrar el pago para que
SUNEDU valide el pago y adjunte la factura electrónica y el estado cambie
a “Pagado”.
 Anulado: Este estado indica que el pago ha sido anulado por parte de la
entidad o por la SUNEDU (antes del envío a producción), de ser necesario,
en coordinación con la entidad.
 Estados de Devoluciones de Saldos
 Solicita Devolución: Este estado indica que la entidad ha generado una
solicitud para la devolución de saldos.
 Saldo Devuelto: Este estado indica que el saldo se ha devuelto a la
entidad.
 Cancela Devolución (Por Entidad): Este estado indica que la entidad ha
cancelado la solicitud de devolución del saldo.
 En Proceso de Devolución: Este estado indica que la devolución del
saldo se encuentra en proceso.
 Cancela Devolución (Por SUNEDU): Este estado indica que la SUNEDU
ha cancelado la solicitud de devolución del saldo.
 Tipos de Responsables
 Titular: Se refiere al personal principal, encargado del recojo de los
carnés universitarios.
 Suplente: Se refiere al personal que reemplaza al personal principal,
encargado del recojo de los carnés universitarios.

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 Alterno: Se refiere al personal que recogerá los carnés; cuyo tiempo de

autorización es temporal por motivos extraordinarios que imposibilita al
titular y suplente recoger los carnés
 Estados de Vigencia del Responsable del Recojo de los carnés universitarios
 Vigente: Se refiere a que el personal encargado del recojo de los carnés
universitarios, se encuentra en el rango de las fechas de vigencia.
 No Vigente: Se refiere a que el personal encargado del recojo de los
carnés universitarios, se encuentra fuera del rango de las fechas de
vigencia.
 Estados del Acta de Entrega
 Emitida y Programa: Indica que el acta de entrega ya fue emitida, en la
cual se señala el rango de fechas aproximado para el recojo de los carnés.
 Entregada: Indica que el acta de entrega ya fue firmada por la entidad,
luego de haber recogido los carnés universitarios.
 Retenida: Indica que existe una observación por parte de SUNEDU
respecto al pago de las solicitudes incluidas en el acta de entrega.
 Tipos de Documentos de Identidad
 DNI: Documento Nacional de Identidad
 PAS: Pasaporte
 CE: Carné de Extranjería
 CI: Cédula de Identidad
 Estados de Progreso de Carga
 Por Procesar (blanco).
 Procesando-observado (rojo).
 Cancelado (rojo oscuro).
NOTA: En caso necesite agregar ítems específicos de su entidad, a diferentes campos de
las opciones del Sistema de Información Universitario (SIU), deberá comunicarse con el
administrador del SIU a través del correo siu@sunedu.gob.pe.

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FUNCIONALIDADES GENERALES

 Los campos de selección o ingreso de datos que vienen acompañados de un

asterisco, al momento de registrar información son de carácter obligatorio, y el
sistema no permitirá guardar un registro sin haber ingresado esta información.

Nota: Las entidades que tiene vigencia HISTÓRICO, los botones de Nueva Solicitud,
Editar, Cerrar, Abrir y Anular de los registros se encontrarán bloqueados y mostrará
el siguiente mensaje: “Se han bloqueado los botones de acción Nueva Solicitud,
Editar, Cerrar, Abrir y Anular ya que su entidad tiene el estado de vigencia
HISTÓRICO, en cuyo estado no puede realizar las acciones ya mencionadas, sólo se
podrá realizar consultas a los datos ya registrados”.

Los botones principales que podemos visualizar en el SIU son los siguientes:
Botones Generales

Cabe mencionar que, en algunas opciones del sistema, los botones pueden estar visibles
o no, dependiendo de las acciones a ejecutar.
Busca en Base de Datos del SIU, la información que
coincida con los filtros establecidos.

Limpia los campos de los filtros, los vuelve a su estado

inicial.

Abre una ventana donde se podrá ingresar un nuevo

registro.

Exporta el contenido de la Grilla de resultados en un

formato Excel, se puede exportar un máximo de 5000
registros.
Exporta a todos los estudiantes matriculados en un
periodo académico abierto, que no cuentan con una foto
asociada.
Guarda el registro o modificación de información,
requiere confirmación.

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Cancela la acción que se está realizando, sin guardar

cualquier cambio realizado, requiere confirmación.

Abre el explorador de Windows, donde podemos buscar

y seleccionar el archivo que deseamos cargar al sistema.

Abre el explorador de Windows, donde podemos buscar

y seleccionar la carpeta con los archivos que deseamos
cargar al sistema.

Botones de Acciones

Cabe mencionar que, en algunas opciones del sistema, los botones pueden estar visibles
o no, dependiendo de las acciones a ejecutar.
Consultar Abre una ventana con la información completa del
registro con todos sus campos bloqueados.

Editar Abre una ventana con la información completa del

registro y algunos campos habilitados para su
modificación.
Cerrar Este botón cierra la edición del registro y la envía para
su aprobación.

Abrir Este botón habilita la edición del registro.

Confirmar Factura Este botón permite visualizar y confirmar la factura del

pago de las solicitudes de carnés universitarios.

Eliminar Elimina el registro, previa confirmación.

Anular Inhabilita el registro, previa confirmación.

Descargar Descarga el archivo adjunto a un registro.

Guardar Guarda los datos registrados.

Cerrar Elimina los datos del registro.

Cancelar Detiene la acción en proceso, previa confirmación.

Trazabilidad Abre una ventana, donde consultaremos el historial de

estados por los que ha pasado una solicitud.

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INTERFACE Y CONSULTA DE INFORMACIÓN DEL SIU

Al ingresar al sistema se mostrará la siguiente pantalla, que cuenta con 3 secciones que
aparecen resaltadas en un cuadro amarillo y numeradas.

1. Logo de la institución y Nombre del sistema

2. Nombre de la Entidad y Avatar de usuario; compuesto de la inicial del nombre
concatenada a la inicial del apellido, al hacerle clic se despliega una pequeña
ventana donde encontraremos 2 secciones.

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A. Información del usuario, de arriba hacia abajo tenemos, su nombre, su rol,

correo electrónico, la fecha y hora de su último acceso.
B. Enlaces para realizar un cambio de contraseña y para cerrar sesión con este
último podremos salir del sistema.

Al iniciar sesión en el sistema el menú principal le aparecerá colapsado como pueden

apreciar en la imagen izquierda y se mostrará su contenido al pasar el mouse por encima
de cualquier área de éste, como se muestra en la imagen derecha.

En la parte superior derecha tenemos un pequeño

botón con una flecha apuntando hacia la
izquierda, con el cual podemos colapsar el menú.
A continuación, encontramos los módulos con
distintas funcionalidades que tiene asignado el
usuario.

En cada módulo se puede apreciar las

funcionalidades disponibles que cuenta ese
módulo y podrán acceder a ellas haciéndoles clic
sobre, el contenido de cada función se mostrará
en el área de espacio de trabajo.

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Para ingresar a cualquier opción del sistema, podemos dirigirnos a su botón desde el
menú principal de sistema o haciendo clic en su tarjeta correspondiente.

Al ingresar a una opción del sistema, en este espacio podremos realizar todas las
operaciones de cada función de los módulos específicos, todas las vistas aquí tienen la
misma estructura las cual se muestran resaltadas en un cuadro rojo.

Sección de Filtrado:

En esta sección, en la parte superior, tenemos el nombre de la ventana “Gestión de

Solicitudes”, seguido nos muestran una serie de campos o filtros, los cuales permitirán

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realizar una búsqueda detallada de la información, los tipos de campos que puede
presentar esta área son:
 De ingreso de Datos, aquí nos permite digitar el dato requerido.
 De selección única, estos campos muestran una lista de opción y solo permiten
seleccionar uno de ellos.
 De selección múltiple, estos campos
muestran una lista de opciones y
permiten seleccionar uno o más de
un ítem, los cuales se irán agregando
en pequeñas tarjetas y podemos
quitarlos haciéndoles clic en la “x”.
 Campos de fechas, este campo nos
despliega un pequeño calendario
donde podemos seleccionar una fecha.
 Campo nombre de persona, al hacerle clic, se muestra una ventana donde nos
da 2 opciones de realizar una búsqueda.
 Por número de documento, si activamos esta opción, debemos seleccionar el
tipo de documento, ingresamos el número y le damos clic en el botón buscar.
 Por nombres y apellidos, si activamos esta opción, debemos ingresar
obligatoriamente los dos apellidos y, uno o los dos nombres le hacemos
clic en buscar.
Si se encuentra registrada la información
ingresada, se cargará el número de
documento con los nombres y apellidos
completos del estudiante, le hacemos clic
en seleccionar y el campo “Estudiante” se
habrá llenado con los datos encontrados,
también podemos limpiar los filtros de la
ventana para realizar otra búsqueda
haciendo clic en el botón quitar persona.
Debajo de los filtros de búsqueda
tenemos los botones: Buscar, este
buscará los registros que coincidan con
los filtros seleccionados; y Limpiar, este limpiará todos los filtros seleccionados así
podemos realizar una nueva búsqueda.
Tabla de resultados:

Al entrar en cualquier opción de este módulo nos aparece toda la información (referente
a la opción) registrada en el sistema, una vez seleccionado los filtros deseados, solo nos
mostrará aquellos registros que coincidan con nuestros parámetros.
En la parte inferior izquierda, tenemos el campo visualizar, donde podremos escoger la
cantidad de registros que mostrará la tabla, seguido tenemos la cantidad de registro que

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cuenta esta opción.

En la siguiente imagen, indica que se tienen 2005 registros, de los cuales el sistema
muestra por defecto los 10 primeros.

En la parte superior derecha de la tabla encontramos botones de acciones generales a los

registros como son:
 El botón Nuevo, muestra una ventana en la cual podremos ingresar los datos
necesarios para agregar un nuevo registro.
 El botón Exportar, creará un documento Excel con un máximo de 5000
registros y con toda la información de cada registro, en caso de contar con más
registros en la tabla de resultados, la información debe ser filtrada para poder
reducir los registros y poder descargar el archivo.
Si nos fijamos algunos títulos de las columnas, cuentan
con un ícono al lado derecho, si hacemos clic en éstos,
podemos ordenar la información en orden alfabético, y
si es información numérica, se ordenará de forma
ascendente o descendente.

En la parte central se visualiza los registros, resultado de la búsqueda, indicando

información relevante de estos, la información varía dependiendo de la opción en que
nos encontremos; finalmente a la derecha, se visualiza la columna con los botones de
acciones por cada registro.

Botones de Acciones:

Podemos ver a detalle cada botón de acción en el capítulo 2 “Funcionalidades Generales”,

sub-capitulo “Botones”.

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