Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Abstract: The purpose of this paper is to describe, analyze and compare the
digital preservation strategies of a few national archival systems chosen for their
pioneering nature and the degree of maturity reached in one aspect, where the
majority are in various situations of a worrying preliminary stage, given the advan-
cement of digital information needing long-term preservation.
128 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
INTRODUCCIÓN
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 129
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
130 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
Aspectos básicos que podemos complementar con los identificados por An-
gevaare y otros (2012, 92) como requisitos para un esfuerzo de preservación
digital exitoso:
4
En general, los objetos digitales de información no son comprensibles o representables
por sí mismos, sino que los usuarios necesitan ayuda para usarlos. La preservación depende
del mantenimiento de los objetos digitales y de toda la información y las herramientas que
puedan necesitarse para tener acceso a ellos y comprenderlos. Puede considerarse que, todos
juntos, constituyen un paquete de información que debe ser tratado como un solo objeto o
como un paquete virtual (estando el objeto y las respectivas herramientas de información
vinculados, pero almacenados separadamente) (Directrices, 2003, 42).
5
http://www.archives.gov/era/ (consultado el 12/08/2014)
6
Bajo tal denominación quedaban comprendidos las tarjetas y cintas perforadas, las cin-
tas magnéticas y los discos.
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 131
7
En marzo de 2014 ya eran 380 Terabytes (http://www.archives.gov/era/about/status-
accomplishments.html) (consultado el 12/08/2014) (consultado el 12/08/2014)
8
Para una historia más detallada de ERA véase: http://www.archives.gov/era/about/
history.html (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
132 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
Para cumplir con estas exigencias, NARA y otras agencias deben emprender
una serie de acciones:
http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-
9
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 133
3. Mejorar los procesos de NARA para atender las necesidades de las agencias:
En consonancia con lo cual está el objetivo estratégico del NARA de encarar los
retos de los documentos electrónicos en el gobierno, y conseguir para 2016 que los
investigadores tengan acceso al 95% de los documentos electrónicos, que se ase-
gure la preservación del 80% y que descienda el coste por Mb en el sistema ERA.
Electronic Records Archives (ERA)10 es un sistema desarrollado entre el 2005 y
el 2011 para preservar y gestionar los documentos electrónicos federales y para
gestionar el ciclo de vida de los documentos en papel y en otros soportes. Pro-
porciona archivo digital auténtico y soporte de flujo de trabajo para diversas
transacciones entre NARA y sus clientes gubernamentales para procesar y pre-
servar documentos electrónicos, permite gestionar y conservar cualquier tipo
de formato; no obstante se siguen las normas del NARA al respecto. También
proporciona al público acceso a los documentos a través de la herramienta
específica Online Public Access (OPA).
Las agencias están obligadas a utilizar ERA para casi todos los trámites re-
lacionados con la gestión de los documentos, como la transferencia en línea
de documentos electrónicos, el envío de propuestas de selección para aproba-
ción… Siguiendo un procedimiento transparente que comienza con el alta de
usuario en el sistema por parte del archivero de agencia (agency Records Officer),
10
http://www.archives.gov/records-mgmt/era/ (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
134 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 135
13
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/default.htm (consulta-
do el 12/08/2014)
14
Sus fuentes legales son diversas y principalmente: Public Records Act (1958) y Freedom of
Information Act (2000), todas las cuales están disponibles en: http://www.nationalarchives.
gov.uk/information-management/legislation/ (consultado el 12/08/2014)
15
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/our-services/digital-con-
tinuity.htm (consultado el 12/08/2014)
16
http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/understan-
ding-digital-continuity.pdf (consultado el 12/08/2014)
17
Digital continuity is the ability to use your information in the way you need, for as long
as you need. If you do not actively work to ensure digital continuity, your information can
easily become unusable.
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
136 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
18
http://apps.nationalarchives.gov.uk/pronom/Default.aspx (consultado el 12/08/2014)
19
De los que posee una base de datos con más de 1000 identificados
20
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/
selection-and-transfer/digital-records-transfer/ (consultado el 12/08/2014)
21
http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/
preserving-digital-records/droid/ (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 137
Debido al desconocimiento general sobre este sistema, cabe señalar que Sta-
ten Arkiver es el conglomerado de los Archivos Nacionales Daneses, los Archivos
Nacionales de Empresas, el Archivo de Datos de Dinamarca y los tres archivos
provinciales (Viborg, Aabenraa y Odense), está dirigido por el Archivero Na-
cional y depende del Ministerio de Cultura:
22
http://www.openplanetsfoundation.org/ (consultado el 12/08/2014)
23
http://www.significantproperties.org.uk/ (consultado el 12/08/2014)
24
http://www.sa.dk/content/us/appraisal_and_transfer/digital_records_-_strategies_and_requi-
rements (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
138 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
25
http://www.sa.dk/media(3000,1033)/Danish_Archives_Act.pdf (consultado el 12/08/2014)
26
http://www.sa.dk/content/us/appraisal_and_transfer (consultado el 12/08/2014)
27
http://www.sa.dk/content/us/appraisal_and_transfer/digital_records_-_strategies_and_requi-
rements (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 139
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
140 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
dos. Eso significa que una pieza de papel creada como resultado de un
proceso administrativo se conserva físicamente en su integridad. Este
concepto de «original» no puede ser aplicado del mismo modo a los
documentos digitales. Si los datos se extraen de las tablas de una base
de datos o documentos digitales, lo que se conserva es una representa-
ción del contenido en el formato de preservación. También es necesario
asegurar que se han evaluado los datos que se van a conservar, es decir
en qué formatos se van a almacenar y qué documentación es necesaria
para reutilizarlos.
• El objeto de preservación en el archivo digital es principalmente la infor-
mación, los datos. De este modo, cuando se remiten documentos a los
archivos, la tarea de los Archivos Nacionales de Dinamarca consiste en
asegurar que toda la información relevante creada como resultado de un
proceso administrativo, es preservada de manera que reproduce exacta-
mente la información creada por la autoridad y la tiene a su disposición.
“El aspecto clave es preservar información auténtica, incluso si se tiene
que utilizar una representación técnica diferente por motivos archivísticos
(por ejemplo migrada a formatos de archivo). Al respecto, es importante
que la información esté suficientemente documentada para que pueda
ser interpretada y reutilizada con independencia del sistema en el cual los
datos fueron creados originalmente” (Staten Arkiver, 2013, 3).
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
144 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
CONCLUSIONES
38
http://www.naa.gov.au/Images/archweb_guide_tcm16-47165.pdf (consultado el
12/08/2014)
39
http://archives.govt.nz/advice/public-offices/digital-recordkeeping (consultado el
12/08/2014)
40
http://www.adri.govt.nz/ (consultado el 12/08/2014)
41
http://cordis.europa.eu/project/rcn/101694_en.rtf (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
142 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 143
32
http://www.naa.gov.au/ (consultado el 12/08/2014)
33
http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-policy/index.aspx (consulta-
do el 12/08/2014)
34
http://www.naa.gov.au/records-management/agency/digital/digital-continuity/plan/in-
dex.aspx (consultado el 12/08/2014)
35
http://www.naa.gov.au/records-management/agency/index.aspx (consultado el 12/
08/2014)
36
http://www.naa.gov.au/records-management/agency/digital/index.aspx (consultado
el 12/08/2014)
37
http://dpsp.sourceforge.net/ (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
144 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
CONCLUSIONES
38
http://www.naa.gov.au/Images/archweb_guide_tcm16-47165.pdf (consultado el
12/08/2014)
39
http://archives.govt.nz/advice/public-offices/digital-recordkeeping (consultado el
12/08/2014)
40
http://www.adri.govt.nz/ (consultado el 12/08/2014)
41
http://cordis.europa.eu/project/rcn/101694_en.rtf (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 145
42
http://www.repositoryaudit.eu (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
146 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
BIBLIOGRAFÍA
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL PERMANENTE… 147
CCSDS (2012). Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Recommend-
ed Practice, issue 2. Magenta Book. Washington: USA; CCSDS, 133 p.
Center for Research Libraries & Online Computer Library Center (CRL &
OCLC). (2007). Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist
(TRAC) (Technical Report). Dublin, OH: OCLC.
Directrices para la preservación del patrimonio digital. Preparadas por la Biblioteca Nacional
de Australia (2003). Paris. UNESCO, 186 p. disponible en: http://unesdoc.unes-
co.org/images/0013/001300/130071s.pdf (Consultado el 12/08/2014)
Dobratz, S., Schoger, A., & Strathmann, S. (2007). “The nestor catalogue of criteria
for trusted digital repository evaluation and certification”, en Journal of Digital In-
formation, 8, 2.
Dollar, Ch. M. (1978): “Appraising Machine-Readable Records”, en The American Ar-
chivist 41, 4, 423-30.
Dollar, Ch. M. (1992): Archival Theory and Information Technologies: The Impact of Infor-
mation Technologies on Archival Principles and Methods. Edited by Oddo Bucci. Vol. 1,
Informatics and Documentation Series. Macerata, Italy: Università degli studi di
Macerata, 117 p.
Dollar, Ch. M. (1993): “Archivists and Records Managers in the Information Age”, en
Archivaria, 36, 37-52.
Duff, W. (1996): “Ensuring the Preservation of Reliable Evidence: A Research Project
Funded by the NHPRC”, en Archivaria, 42, 28-45.
Eisenberg, J., Sproull, R. F. (Eds.). (2005): Building an Electronic Records Archive at the
National Archives and Records Administration: Recommendations for a Long-Term Strategy.
Washington. National Academies Press. 112 p.
Fishbein, M. H. (1981): “La automatización de archivos: historia sumaria”, en Boletín
del ADPA, 3, 9-13.
Gilliland-Swetland, A. J. (1992): “Archivy and the Computer: A Citation Analysis of
North American Archival Periodical Literature”, en Archival Issues 17, 2, 95-112.
Gollins, T. (2009): “Parsimonious preservation: preventing pointless processes! (The
small simple steps that take digital preservation a long way forward)”, en Ionline Infor-
mation 2009, disponible en: http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/infor-
mation-management/parsimonious-preservation.pdf (consultado el 12/08/2014)
Hedstrom, M. L. (1984): Archives and Manuscripts: Machine-Readable Records. Chicago:
Society of American Archivists, 75 p.
Hedstrom, M. L. (1989) “New Appraisal Techniques: The Effect of Theory on Prac-
tice”, en Provenance, 7, 2, 1-21.
Hedstrom, M. L. (1991): “Understanding Electronic Incunabula: A Framework for Re-
search on Electronic Records”, en The American Archivist, 54, 334-54.
Hedstrom, M. L. (1995): “Electronic Archives: Integrity and Access in the Network
Environment”, en The American Archivist, 58, 312-24.
Hendley T. (Dir.) (1998): Comparison of Methods & Costs of Digital Preservation. British
Library Research and Innovation Center.
Higgins, S. (2011): “Digital Curation: The Emergence of a New Discipline”, en The
International Journal of Digital Curation, 2, 78-88.
ISO 16919:2011 Space data and information transfer systems – Requirements for bodies providing
audit and certification of candidate trustworthy digital repositories. International Stand-
ards Organization. Ginebra: Suiza. ISO, 44 p.
ISO 14721:2012. Space data and information transfer systems – Open archival information sys-
tem (OAIS) – Reference model. International Standards Organization. Ginebra: Suiza.
ISO,126 p.
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)
148 JOSÉ RAMÓN CRUZ MUNDET
ISO 16363: 2012. Space data and information transfer systems – Audit and certication of trust-
worthy digital respositories. International Standards Organization. Ginebra: Suiza.
ISO, 70 p.
Kesner, R. M. (1983): Information Management, Machine-Readable Records, and Adminis-
tration: An Annotated Bibliography. Chicago. Society of American Archivists, 153 p.
Kesner, R. M. (1984-85): “Automated Information Management: Is There a Role for the
Archivist in the Office of the Future?”, en Archivaria, 19, 162-72.
Kesner, R. M. (1985): “Whither Archivy? Some Personal Observations Addressed to
Those Who Would Fiddle While Rome Burns”, en Archivaria, 20, 142-148.
Lawson, Murray G. (1948): “The Machine Age in Historical Research”, en The Ameri-
can Archivist 11, 141-49.
McGovern, N. Y. (2012): “Aligning National Approaches to Digital Preservation: an In-
troduction”, en Aligning National Approaches to Digital Preservation. Nancy Y. McGov-
ern, Volume Editor; Katherine Skinner, Series Editor. EDUCOPIA Institute Publi-
cations. Atlanta, Georgia, pp. 5-16.
Navale, V., Cameron, R. (2013): Four Decades of Preserving Electronic Records at NARA. Dis-
ponible en http://www.archives.gov/preservation/electronic-records.html (con-
sultado el 12/08/2014)
Rieger, M. (1966): “Archives and Automation”, en The American Archivist 29, 1, 109-111.
Roberts, J (2011): “Acceso abierto a datos e información del gobierno: información
en línea y reutilización de información en el sector público de Nueva Zelanda”,
en Segundo Seminario Internacional Archivos y ciudades digitales. Integrando la gestión
documental, Bogotá 23 al 25 de febrero de 2011. Memorias, 73-98.
Rosenthal, D. S. (2009): “How are we ensuring the longevity of digital documents?”,
en CNI Plenary Session, 7-9 April 2009, disponible en: http://vimeo.com/5407401
(consultado el 12/08/2014).
Ruusalepp, R., Lee, Ch. A., van der Werf, B., Woollard, M. (2012): “Standards Align-
ment”, en Aligning National Approaches to Digital Preservation. Nancy Y. McGovern,
Volume Editor; Katherine Skinner, Series Editor. EDUCOPIA Institute Publica-
tions: Atlanta, Georgia, 115-166.
Staten Arkiver (2013): Strategy for archiving digital records at the Danish National Archives.
January 2013. 6 p. Disponible en: http://www.sa.dk/media(4826,1033)/Strategy_
for_archiving_digital_records.pdf (consultado el 12/08/2014)
Stielow, F. J.(1992): “Archival Theory and the Preservation of Electronic Media: Oppor-
tunities and Standards Below the Cutting Edge” The American Archivist, 55, 332-43.
UNE-ISO 16175-1:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1: Generalidades y declaración de prin-
cipios. Madrid: AENOR, 20 p.
UNE-ISO 16175-2:2012. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales
para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Madrid: AENOR, 54 p.
UNE-ISO 16175-3:2012.Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para
documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3: Directrices y requisitos funcionales
para documentos en los sistemas de la organización. Madrid: AENOR, 68 p.
Walpole, R. (2013): “The National Archives Digital Records Infrastructure Catalogue:
First Steps to Creating a Semantic Digital Archive”, en XML London 2013 – Con-
ference Proceedings, 87-105, disponible en http://xmllondon.com/2013/xmllon-
don-2013-proceedings.pdf (consultado el 12/08/2014)
Boletín ANABAD. LXV (2015), NÚM. 3, JULIO-SEPTIEMBRE. MADRID. ISSN: 2444-0523 (CD-ROM) - 2444-7293 (Internet)