Ensayo de la importancia de los archivos

Monica sanchez

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION

DOCUMENTAL EN ELENTORNO LABORAL

Año 2020
 INTRODUCCIÓN
El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo
plasmar terminología archivística sobre la Importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.

ARGUMENTACION
El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y
científica de la humanidad además representa la conservación de los
documentos y consulta de la información, actualmente el archivo es
funcional y de fácil manejo para su consulta ya que los medios
tecnológicos facilitan aún más su modo de información Los primeros
archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente,
tienen tres funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su
evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel
o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los
archivos son parte esencial de los recursos de información, en su
documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene
para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico,
social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo
o persona en función de las actividades que ésta realiza. Archivos, son
creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personasen su
evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel
o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los
archivos son parte esencial de los recursos de información, en su
documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene
para: la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico,
social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y
difunden información registrada, generada o recibida por una entidad grupo
o persona en función de las actividades que ésta realiza. Archivos, son
creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a
cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de
orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas

Cualidades de archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona
elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la
información generada, patrimonio invaluable de conocimiento
institucional. Son características de los documentos que componen un
archivo
Económicos:
Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en
las búsquedas de documentación.
Simples:
Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales:
Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera
eficiente.
Exactos:
La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos:
Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Archivo semiactivo
Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya consulta no
se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen
información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
Archivo histórico o permanente
Contiene la información vital y va conformando su historia. se denomina
archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además, contiene información
que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la
organización que la empresa elija el manejo de la información que, de ser
centralizada, o descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada
Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin
mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que
los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada
Esta clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su
propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los
documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y
comunicación de estos.
Descentralizado con control central
Es la combinación de dos sistemas anteriores. El trámite de la
documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la información;
la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las
copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir
anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una
de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión
: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central
: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes
archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico
Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al
archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos
Categorización de los archivos
se clasifican en:
Archivo general de la nación. Archivo general del departamento. Archivo
general del municipio. Archivo general del distrito La información ágil, las
bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son muy
útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual
han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación de los
documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin
dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que
están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma
delicadeza para conservar su preservación. a información ágil, las bases de
datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son muy útiles para
todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido
que adaptarse
a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y
selección, preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más
importante de los documentos de archivo son los que están plasmados
como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación
 CONCLUSIONES
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y
científica de la humanidad. El archivo es la historia de una entidad pública,
privada o un país en la conservación de los documentos. El archivo parte
consulta de la información. El archivo genera información eficaz y
contundenteEl archivo es funcional de fácil manejo y consulta. El archivo
conserva información verídica

Biografía
https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20a
rchivos?page=1
https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be