Manual de Procesos Logísticos de La Importaciones de Global Support Group S.A PDF

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Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de Global Support Group S.A.
Wendy Tatiana Moreno Calderón
12192014
Universidad de Santander UDES.
Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Contables.
Administración de Negocios Internacionales.
Bucaramanga
2017
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Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de Global Support Group S.A.
Wendy Tatiana Moreno Calderón
12192014
Trabajo de grado presentado para optar al título de
Administrador de Negocios Internacionales
Director:
Esp. Ricardo Bustamante Hoyos
Tutor Metodológico
Mg. Yesid Ramos Pérez
Universidad de Santander UDES.
Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables.
Administración de Negocios Internacionales.
Bucaramanga
2017
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Dedicatoria
Son numerosas las personas a las que debo agradecer por ayudarme en el logro de mi
carrera, es demasiado poco, el decir gracias, y les estaré eternamente agradecida.
Este proyecto de grado la dedico a Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme
fuerzas para seguir adelante y no desfallecer en las dificultades que se presentaban,
enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el
intento.
Para mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los
momentos difíciles, y por ayudarme con los recursos necesarios para estudiar. Me han
dado todo lo que soy como persona, mis valores, mis principios, mi carácter, mi empeño,
mi perseverancia, mi coraje para alcanzar mis objetivos.
A mis hermanos por estar siempre presentes, acompañándome para poderme realizar,
quienes han sido y serán siempre una gran motivación, inspiración y el motivo de mi
felicidad.
A mis demás familiares por estar siempre dispuestos a ayudarme cuando lo
necesite.
A mis amigos por su apoyo incondicional, consejos, y sabiduría que me transmitieron en
el desarrollo de mi formación personal.

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Agradecimientos
A Dios por permitirme estar aquí.
A mis padres por apoyarme siempre y ser mi motor.
A mi familia que siempre me motivo para lograr este sueño.
A mis amigos que siempre estuvieron con su apoyo absoluto.
A mi universidad por formarme y darme las bases necesarias para ser una
profesional integral.
A Global Support Group quien deposito su confianza y me permitió realizar la
práctica empresarial.
Así mismo, agradezco a todas y cada una de las personas, quienes con su ayuda
aportaron conocimiento y demás factores fundamentales para el desarrollo del
proyecto.
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Tabla de Contenido
Pág.
Resumen ................................................................................................................................ 8
Abstract ............................................................................................................................... 10
Introducción ........................................................................................................................ 12
1. Descripción del proyecto ............................................................................................. 14
1.1 Descripción del problema ..................................................................................... 14
1.2 Objetivo General................................................................................................... 15
1.3 Objetivos Específicos. .......................................................................................... 15
1.4 Justificación .......................................................................................................... 16
1.5 Diseño Metodológico ........................................................................................... 18
2. Resultados de la investigación. .................................................................................... 20
2.1 Realizar un diagnóstico de los procesos ............................................................... 20
2.2 Proponer un manual de los procesos .................................................................... 23
2.3 Establecer las oportunidades competitivas ........................................................... 64
2.4 Socializar con la dirección de la empresa Global ................................................. 66
3. Recomendaciones. ....................................................................................................... 67
4. Conclusiones. ............................................................................................................... 68
Referencias Bibliográficas .................................................................................................. 70

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Lista de Anexos
Pág.
Anexo A. Cotización ........................................................................................................... 73
Anexo B. Orden de Servicio Cliente ................................................................................... 74
Anexo C. D.O ..................................................................................................................... 75
Anexo D. Check List ........................................................................................................... 76
Anexo E. Registro de Trazabilidad ..................................................................................... 77
Anexo F. Anticipo Cliente .................................................................................................. 79
Anexo G. Memorando ......................................................................................................... 80
Anexo H. Orden de Servicio Proveedor .............................................................................. 81
Anexo I. Carta Porte ............................................................................................................ 82
Anexo J. Cuenta Gastos ...................................................................................................... 83
Anexo K. Certificación de Fletes ........................................................................................ 85
Anexo L. Simbología .......................................................................................................... 86
Anexo M. Diagrama de Flujo del Proceso Logístico de Importación de G.S.G ................. 86
Anexo N. Control de Asistencia Presentación Manual de procesos ................................... 89
Anexo O. Evidencia Sustentación Manual de Procesos ...................................................... 90
Anexo P. Entrega del manual de procesos logísticos de las importaciones de Global ....... 91
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Resumen
Título: Manual de procesos logísticos de las importaciones de Global Support Group S.A.
Autores: Wendy Tatiana Moreno Calderón
Palabras claves: Manual, importaciones, logística, procesos, Incoterms, agencia de
aduanas, agente de carga, operador logístico.
Descripción:
Un operador logístico es aquella empresa encargada de la cadena de suministro
(transporte, almacenaje, importaciones de productos y demás) de otra compañía que
terceriza sus funciones; El operador logístico responde directamente ante su cliente
organizando, gestionando y controlando dichas operaciones utilizando para ello
infraestructuras físicas, tecnología y sistemas de información propios o ajenos,
independientemente de que preste o no los servicios con medios propios o subcontratados.
El propósito de este trabajo se basó en la elaboración del manual de procesos logísticos de
las importaciones, que establece los lineamientos para el adecuado desempeño del área de
dirección de operaciones; debido a la carencia y desactualización de los procesos
detallados de la misma, se planteó la realización de dicho manual para ser un referente de
información para las personas que tengan relación con el proceso de la cadena de
importaciones, permitiendo mejoras en la práctica y conocimiento de las funciones.
Este proyecto es de tipo descriptivo, al especificarse los procesos metódicos de
importación de la compañía en el que se evidenciaron veintinueve (29) procesos y cuatro
(4) actores que intervienen en el proceso de importación, documentando cada proceso con
su respectivo formato haciendo más practico dichos procesos para los usuarios del manual,
y aportando mejoras en base del trabajo interno de la compañía, siendo una guía y
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orientador de procesos claros y especificados para llevar a cabo las técnicas de
importación.
El manual es una herramienta y/o mecanismo de consulta permanente que resuelve
dudas de los procesos, sirviendo como instrumento de constante capacitación y base de
información, permitiendo así, un procedimiento más exitoso y ágil, siendo fundamental
para los cargos correspondientes en el área de dirección de operaciones y teniendo acceso
en la forma de realizar las tareas de su competencia.

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Abstract
Title: Manual of import logistics processes from Global Support Group S.A.
Authors: Wendy Tatiana Moreno Calderón
Key words: Manual, imports, logistics, processes, Incoterms, customs agency, cargo agent,
logistics operator.
DESCRIPTION:
A logistics operator is a company in charge of the supply chain (transportation,
storage, product imports and others) of another company that outsources its functions; the
logistic operator responds directly to its client by organizing, managing and controlling
these operations using physical infrastructures, technology and information systems of its
own or others, regardless of whether or not it provides services with its own or
subcontracted means. The purpose of this work was based on the elaboration of a manual
for logistic processes of imports, which establishes the principles for the adequate
performance in the area of Operations Management. Due to the lack and de-updating of
the detailed processes in the area, the realization of this manual was proposed as a referent
of information for the people that have relation with the process of the import chain,
allowing improvements in the practice and knowledge of the functions.
This project has a descriptive approach, specifying the methodical import processes
of the company in which twenty-nine (29) processes and four (4) actors involved in the
import process were evidenced by documenting each process with its respective format
and making these processes more practical for the users of the manual, as well as
providing improvements on the basis of the internal work of the company to became a
guide of clear and specified processes to carry out the import techniques.
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The manual is a tool and/or permanent consultation mechanism that answers
doubts about the processes, serving as an instrument of constant training and information,
thus allowing a more successful and agile process, being fundamental for the
corresponding positions in the area of operations Management s and having access in the
form of performing the tasks of their competence.

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Introducción
(Flórez, Alba, & Vitolo, 2007) Afirman que “durante los últimos años el mercado
global ha cambiado notablemente, todos los países del mundo han tenido que afrontar la
globalización y el impacto que esta ha traído consigo sobre la economía y la industria, esto
ha obligado a las empresas a trabajar día a día para ser más eficientes y para reducir el
costo de su operación”. Para esto han tenido que recurrir a empresas especialistas en
operaciones específicas buscando ahorros en tiempo y dinero, y sobre todo buscando
satisfacer las necesidades del consumidor final en términos de producto, calidad, tiempo,
lugar y servicio.
Entre las principales empresas especialistas encontramos “el operador logístico
integral quien es el que diseña, desarrolla y presta servicios para la cadena de
abastecimiento (transporte aéreo, marítimo internacional, terrestre, almacenamiento,
distribución, trámites aduaneros, documentación de las mercancías y asesorías), de otras
empresas” (Cámara de Comercio de Calí, 2013).
En la actualidad las organizaciones se enfrentan a varios retos, no solo en su área
de influencia y su campo de conocimiento, sino también a partir de los altos niveles de
competitividad en donde la competencia y necesidad de valor agregado hacen la diferencia
comercial con otras organizaciones de diferentes lugares y países debido a la globalización
que se exterioriza día a día.
En Colombia el sector de los operadores logísticos es una industria en la que cada
vez los clientes son más exigentes y tienen más claro el momento y las ventajas de
solicitar sus servicios a los proveedores logísticos quienes, por su parte, están mejorando
la calidad de los servicios que prestan. Es un sector caracterizado por una serie de factores
como la fuerte tendencia a la globalización, la exigencia para la prestación de nuevos y

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mejores servicios, la consolidación de alianzas, fusiones y adquisiciones entre las
organizaciones, la necesidad de tener mejores niveles de servicio hacia los clientes y la
búsqueda en la reducción de los costos logísticos, entre otros elementos.
Este proyecto de investigación es desarrollado con el fin de realizar el manual de
los procesos logísticos de importación de la empresa Global Support Group S.A., el cual
servirá de referencia para el conocimiento de la organización, el departamento de
dirección de operaciones de Global Support, es quien lleva el control de la organización,
por lo que es imprescindible contar con un manual en el que se plasmen los procesos
logísticos de importación permitiendo así, que sea un instrumento de práctica que mejore
el desempeño de sus funciones, esta herramienta proporciona procedimientos para la
estandarización del cumplimiento de las políticas a seguir en las operaciones y cumplir
con los requisitos que contribuyan a evaluar los procesos de ejecución y control; el
manual es un referente de información para los responsables del área de dirección de
operaciones, como para futuros usuarios, permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la
ejecución de las funciones, proporcionando información específica, siendo un instrumento
útil de orientación e información sobre el que hacer de los procedimientos, el manual
generará una interacción adecuada entre proveedor, productor y cliente ya que el manual
contempla las reglas a cumplir por cada uno de ellos.

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1. Descripción del proyecto
1.1 Descripción del problema.
Global Support Group S.A. es una compañía con trayectoria y experiencia como
operador logístico y en el transporte terrestre, dinámica que marca el paso con las nuevas
tecnologías y tendencias en el transporte de materias primas, en carga refrigerada y carga
liquida en el mercado tanto nacional como internacional, transportes u operaciones
logísticas.
Un operador logístico es la empresa que lleva a cabo la planificación, implantación
y el control de manera eficiente del flujo físico a través de la cadena de suministro; así
como todos los servicios e información asociados al mismo, desde el punto de origen hasta
el punto de consumo y con el objeto de satisfacer los requerimientos del cliente. (Zona
Logística, 2016), por lo que se requiere de un buen equipo de trabajo y de herramientas
adecuadas para obtener los mejores resultados según sus necesidades
De este modo se busca crear una herramienta de manual de procesos de
importaciones, que de manera detallada, no solo describa procedimientos y procesos
acerca de la importación, sino que también resuelva dudas que tengan los auxiliares de
operaciones , logrando un procedimiento más exitoso y ágil, ya que se evidencio que la
organización carece de documentación de los procesos detallados de la cadena de logística
desde el contacto con el proveedor en origen, hasta la entrega de la carga nacionalizada al
cliente final, siendo fundamental para los cargos correspondientes en el área de dirección
de operaciones, el manual permite el teniendo acceso a la forma en cómo se realizan las
tareas de su competencia, contando como material de apoyo que permita ajustes, mejoras y
capacitaciones en la cadena interna de operaciones y siendo guía orientadora en la

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consecución de los resultados, que contribuyan en los procesos logísticos de Global
Support Group.
“El hecho de hacer una simplificación de los procesos y procedimientos al
comercio exterior es lo que finalmente contribuye al desarrollo de una nación”.
(Bustamante & Mercado, 2014) Los manuales de procedimientos son de suma
importancia ya que estos son garantes de control interno, donde se plasma toda
información que se requiera para cada proceso específico que ayude y soporte al personal
en el desarrollo de sus actividades.
1.2 Objetivo General.
Elaborar un manual de procesos de la operación logística de la empresa Global
Support Group en la ciudad de Bucaramanga Santander.
1.3 Objetivos Específicos.
 Realizar un diagnóstico de los procesos de la operación logística de Global Support
Group.
 Proponer un manual de los procesos de la operación logística de Global Support
Group.
 Establecer las oportunidades competitivas con la elaboración del manual de los
procesos de la operación logística.
 Socializar con la dirección de la empresa Global Support Group el manual de procesos
de la operación logística para su implementación.

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1.4 Justificación.
La dinámica de la logística global y la realidad del mercado han convergido en una
globalización logística, es decir, el proceso de la estandarización logística internacional
con las distintivas necesidades en el caso colombiano, los empresarios presentan dos tipos
de dificultades, la principal dificultad es el tema logístico, de carencias de las
condiciones básicas equivalentes en áreas metropolitanas, carreteras, puertos y
aeropuertos, la segunda dificultad es la infraestructura del transporte inadecuado siendo
este el factor más notable de la logística, afectando el desempeño de las compañías y
repercutiendo indudablemente, en el desarrollo eficiente de las operaciones de los 3PL.
“Third Party Logistics o Tercera Parte Logística los 3PL, son una práctica de la
cadena de abastecimiento, donde uno o más procesos logísticos de una firma son
tercerizados a un proveedor externo”(Portafolio, 2011) estos son los encargados de la
prestación de servicios integrales, siendo una modalidad que viene posicionándose en el
mercado gracias a la eficiencia de las misma ya que estos simplifican la cadena logística
de sus clientes y por esta razón las empresas dejan estas actividades a un tercero
especializado llamado operador logístico para enfocarse en su propio negocio y reducir
costos. El concepto ha evolucionado, ahora un 4PL (Fourth Party Logistics) el cuál ejerce
la actividad de planificación y de coordinación del flujo de información desde proveedores
hasta clientes. (Abrego M. , 2012)
Una estrategia de importación, es un mecanismo vital en un contexto de mejora de
la competitividad; permite a las empresas diversificar en sus productos y ofrecer al
consumidor la oportunidad de adquirir bienes que simpaticen por la difusión tecnológica y
una mayor innovación; a través del manual de procedimientos para el departamento de
operaciones y logística habrá mejores controles en la organización y toma de decisiones; la

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logística es fundamental para el óptimo funcionamiento de las compañías que dan servicio
directo a clientes empresariales. (Zambrano, 2011).
La realización del manual de procesos logísticos de importaciones de Global
Support Group ubicada en Bucaramanga Santander, es de gran valor para la empresa ya
que este sirve de guía para realizar las actividades del área de dirección de operación y así
estar consistente de la planificación, organización y control de los flujos de las actividades.
Pese a que se posea gran experiencia laboral y un alto grado de madurez profesional, es
imprescindible contar con un manual que permita dar mejoras en la práctica y
conocimiento de las funciones; este manual será de gran ayuda para la empresa ya que a
través de él se constituirá una guía de procesos, procedimientos y soluciones, con la
realización del manual de procesos de importación se podrá reducir el margen de error en
las fallas, a través de un acople aplicativo, de fácil acceso para la empresa.
El manual permite tener claridad sobre la responsabilidad de las tarea y como las
acciones de todos en la empresa se articulan para llevar a cabo los procesos cotidianos,
ayudando a que siempre se realicen las labores y acciones de la misma forma,
independientemente de quien las realice, pues de lo que se trata es de comunicar el
conocimiento con las empleados que llegan o son de la empresa y que no poseen
conocimiento del cómo se realiza el proceso o tarea, o para aquellos a los que se les
encomienda una nueva responsabilidad en su cargo; el manual de procesos adecuadamente
elaborado, permite al empleado de la empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo,
cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo así los recursos y requisitos necesarios para
complementar una determinada tarea, esta investigación se realiza con el objetivo de crear
el manual de procesos logísticos de las importaciones de Global Support Group, que
represente una guía utilizada como herramienta práctica y que soporte las labores del área
de dirección de operaciones, con información metódica y sistemática, en la cual se

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establecen objetivos, normas de los procedimientos, lo que genera gran utilidad para unos
resultados eficientes.
El manual se debe compartir y difundir en la empresa, para que lo conozcan los
miembros encargados del proceso y así puedan trabajar como un equipo, en donde los
involucrados están al corriente de las que tareas les compete y como sus éstas se
relacionan con las del resto del personal quedando claro el objetivo y la dirección que se
pretende con el manual. El manual de procedimientos, como se puede ver, es una
importante herramienta para asegurar que la empresa opere siempre bajo los mismos
criterios, además de asegurar que las personas no se lleven el conocimiento generado que
es propiedad intelectual de la empresa. (Salinas Santano, 2013) Lo que causaría una
discrepancia en las actividades al no tener un juicio exacto, y esta nueva herramienta
dispone de un conocimiento que asienta las actividades de importación de la empresa.
1.5 Diseño Metodológico.
El tipo de metodología es Descriptiva ya que el fin del estudio es describir los
procesos de importación que lleva a cabo la organización.
Para desarrollar la investigación se abordará la información de forma metódica,
procediendo a describir la información, que se plasmará en un manual, de manera que la
empresa y el personal encuentre en ella una orientación y guía de manera clara, sintetizada
para lograr un proceso exitoso con todos los requerimientos procedimentales y
documentales. (Hernández Sampieri, 2006) Las técnicas de recolección de información
son:
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 Recopilar información para realizar un diagnóstico de los procesos de la operación
logística de Global Support Group.
 Plasmar la información obtenida en un manual de los procesos de la operación
logística de Global Support Group.
 Exponer las oportunidades competitivas que Global Support Group tendrá con la
elaboración del manual de los procesos de la operación logística.
 Socializar con el departamento de Dirección de Operaciones el manual de procesos

logísticos de las importaciones
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2. Resultados de la investigación.
2.1 Realizar un diagnóstico de los procesos de la operación logística de Global

Support Group.
En Colombia la actividad aduanera está regulada por el Estatuto Aduanero, Decreto
2685 de 1999, el cual contiene las políticas generales para realizar operaciones de
comercio exterior. (MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, 1999)
El servicio ofrecido busca cubrir la mayor parte de la cadena logística, dependiendo de
la negociación entre el comprador y el vendedor. El portafolio de servicios incluye el
transporte terrestre desde origen, el flete aéreo o marítimo, trámites aduaneros, bodegaje y
transporte terrestre local. Para prestar estos servicios las agencias de aduanas cuentan con
empresas aliadas y obtienen una ganancia por cada operación realizada a lo largo de la
cadena logística. Teniendo en cuenta esta información, para los operadores logísticos los
clientes más atractivos son los importadores debido a que se pueden ofrecer los servicios
desde el puerto de origen en el exterior hasta el lugar de entrega en cualquier parte del
país. (Zuluaga Eraso, Londoño Franco, & Moreno Santos, 2013)
Global Support Group es una empresa constituida legalmente en la prestación de
servicios de carga y fletes como operador, multimodal, fletador, consolidador de carga
internacional por vía marítima, aérea, terrestre, fluvial férrea y multimodal, siendo su
mayor operación las importaciones, por lo que cumple a cabalidad todos los procesos de
esta, Global tiene convenios con agentes de carga y agentes de aduanas quienes son los
encargados de dar soporte en la operación de cada mercancía.
Para realizar el diagnóstico de los procesos de la operación logística de la empresa,
reuní información por medio de mi práctica realizada con el cargo de auxiliar de

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operaciones en dicha empresa en un tiempo de 4 meses 672 horas, permitiéndome estar en
el medio y efectuar un análisis previo de proceso con lo que se concluye lo siguiente:
Las actividades de transporte internacional y transporte nacional en su totalidad
han sido concertadas a terceros, por lo que Global no dispone de personal y medios para
esta operación.
La gerencia tiene la responsabilidad de la dirección de principales actividades
logísticas, de la toma de decisiones como la estrategia de distribución, estrategia de
transporte (medio propio o contratado), negociación con los clientes y proveedores para
tarifas especiales.
El director del departamento operaciones tiene la responsabilidad de realizar la
negociación de las condiciones de entrega de la mercancía al cliente, transmisión y
preparación de pedidos, y elección de agentes de carga y aduana según sus proveedores
para la entrega de la mercancía al cliente.
Los costos de la intervención de los agentes aduaneros componen, los costos de
almacenamiento del depósito de aduana, el costo se estima por el tiempo que permanece
la carga en el depósito, al igual que el servicio de agenciamiento, el costo del alquiler del
espacio físico en bodega y sus instalaciones, el costo del personal de vigilancia así como
de los sistemas de seguridad y el valor asegurado de la mercancía y los anticipos que se
generen por parte del agente de aduana y de los que Global gira para que se realicen los
debidos procesos en puerto, siendo este un pago a terceros de los gastos en puerto.
La certificación de fletes contiene el costo de transporte internacional, el costo
nacional se factura en otra cuenta, como el monto correspondiente al seguro de la
mercancía en ambos casos, liquidándose con base en el volumen y el peso de la mercancía
transportada y de acuerdo a la tarifa de la empresa transportadora contratada.

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Global posee fortalezas que representan una trayectoria de más de 14 años en el
mercado, cuenta con un portafolio de servicios para satisfacer las necesidades de los
clientes y alianzas estratégicas con bodegas en zona franca y agencias de aduana y carga.
Posee oportunidades de tendencia, a la creciente de las importaciones colombianas,
creación de zonas francas, apertura económica debido a la firma de nuevos acuerdos
comerciales, y con esto el auge de nuevos clientes.
Amenazas debido a sanciones económicas que pueden surgir por el desarrollo de la
actividad frente al ente de dirección de impuestos y aduanas nacionales (DIAN), Instituto
nacional de vigilancia de medicamento (Invima), Instituto colombiano agropecuario (ICA)
y demás entes reguladores para visto bueno de la mercancía, demandas que se pueden
presentar al momento del incumplimiento de alguna cláusula de un contrato, y más cuando
se trata de la parte de pago, incumplimiento por parte de los proveedores en cuanto a
fechas de entrega de mercancía en puertos o en planta del cliente.

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2.2 Proponer un manual de los procesos de la operación logística de Global Support

Group.
Introducción.
Se estableció un procedimiento documentado de las actividades necesarias para
desarrollar el proceso de la cadena de importación de la operación logística de Global
Support Group; la elaboración del manual ha contemplado criterios en forma autodirigida,
y así satisfacer las necesidades y expectativas de los diferentes agentes de la cadena
logística.
Se busca que exista un documento de consulta, que establezca un método estándar para
ejecutar el trabajo en el departamento de Dirección de operaciones.
En este sentido, el manual de procesos logísticos de las importaciones de Global
Support Group S.A. está dirigido a todas las personas que, bajo cualquier modalidad, se
encuentren vinculadas al proceso y constituyan el manual un elemento de apoyo útil, para
el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar conjuntamente con
el control interno, en la consecución de las metas de desempeño y rentabilidad, asegurar la
información y consolidar el cumplimiento normativo.
El usuario encontrará las orientaciones necesarias para realizar los procedimientos que
se deben seguir en la realización del proceso
El presente manual está orientado a:
 Identificar y comprender cada uno de los procedimientos propios del proceso de
importación.
 Ejecutar conforme a parámetros de trazabilidad, agilidad, y efectividad los
diferentes procedimientos inherentes al proceso.

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 Utilizar los servicios informáticos electrónicos dispuestos por Global, (GLOPET –
OPEN COMEX), DIAN de acuerdo con el rol que desempeña dentro del proceso.
 Concebir y estandarizar los procedimientos de una manera dinámica en función de
la gestión y el servicio.
PASOS DE PROCESOS LOGÍSTICOS DE LAS IMPORTACIONES DE GLOBAL

SUPPORT GROUP S.A.
 Se recibe la solicitud de servicio del cliente, con los documentos de la operación,
información con origen, destino, término de negociación, peso, dimensiones, cuidados
de manipulación de la mercancía y medio de transporte por la que se traerá marítima,
aérea o terrestre la cual es enviada vía e-mail.
 Revisión de la solicitud de servicio por parte de Global, para determinar los costos y
responsabilidades a cargo de cada una de las partes y los proveedores que intervendrán
en el servicio.
 Global procede a solicitar tarifa a los agentes de carga con los cuales se tiene convenio.
 El agente de carga envía tarifa a Global.
 Preparar cotización y enviar formato diligenciado al cliente para su respectiva revisión
y/o aprobación, en la cual se simula el costo del servicio bajo condiciones normales.
No obstante, es importante dar a conocer al cliente las posibles demoras en el servicio
causadas por variables ajenas. (ver anexos cotización)
 Crear D.O, es el número asignado por Global para identificar la mercancía (ver anexos
D.O).
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- Asignar número de embarque, es el código entre el cliente y Global.
 Nota: Todas las mercancías deben poseer un D.O y solo unas mercancías se les
asigna número de embarque, dependiendo de los acuerdos con el cliente.
 Enviar formato de orden de servicio cliente, una vez acepta los términos y condiciones
de la cotización. (ver anexos orden de servicio cliente)
 Nota: para unas operaciones se contrata una agencia de aduanas a la que se le
envían los documentos de la operación para su debida verificación
- Registro de importación
- Cartas de uso y destino
- Descripciones mínimas
- Posición arancelaria
 Enviar trazabilidad al cliente de acuerdo a lo consultado con el agente de carga, donde
se informa:
- Fecha de contacto con el proveedor.
- Fecha programa de recogida de la carga.
- Fecha de reserva de la carga.
- Despacho de la carga.
(Ver anexos registro de trazabilidad)
 El transporte interno en el país de origen será coordinado según los términos
ICONTERMS con un Agente de Carga y en colaboración con el agente aduanero que
prestan servicios a Global.
- Si la carga es termino de negociación EXW o FCA se procede a organizar con
el agente de Global en el país de origen el pick up acordado con el proveedor
del cliente o por el cliente.

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- Si la carga es término de negociación FOB se espera a que el proveedor del
cliente indique la fecha de llegada de la mercancía a las bodegas del agente de
Global en origen para su debido embarque o almacenamiento.
- El agente confirma el Booking, por lo que se debe tener presente el cierre de la
naviera para que la mercancía salga a tiempo.
 Reportar la carga en tránsito al cliente por medio del seguimiento de la naviera y/o
número de contenedor que informa el Documento de transporte o el agente.
 El agente reporta la prealerta de la llegada de la carga y se reporta al cliente.
 Los documentos originales son enviados a Global por el cliente.
 Diligenciar el formato de Check list. (ver anexo de Check list.)
- revisar la documentación de la carga comprobando que los documentos se
encuentren ok.
 Global o el cliente envían documentación original de la carga con carta remisoria al
agente de Aduanas en su respectivo puerto de ingreso de la carga al país.
- Factura comercial
- Lista de empaque
- Certificado de origen si aplica
- Documento de transporte
- Vistos buenos si aplica

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 Para unos clientes se contrata un agente de aduana quien realiza las formalidades
aduaneras en puerto; al llegar la mercancía a puerto el agente de carga confirma el
número de manifiesto, y una vez se cuente con la documentación completa el agente
de aduana se encarga de realizar la consulta de inventario y del proceso de
nacionalización de la mercancía.
- Pagar cuenta de manejo para liberar el documento de transporte, preferible
antes que llegue la carga a puerto.
- Dependiendo del tipo de mercancía a importar tiene que ser verificada de
manera sanitaria, por lo que se debe programar una cita para inspección a sus
respectivos entes.
- cuando la mercancía cumple todas las inspecciones se hace entrega de un
certificado para proceder con la declaración de importación en banco.
 Al iniciar la operación el agente, solicita:
- anticipo a Global
- Global solicita anticipo al cliente. (ver anexo solicitud anticipo cliente)
- Se informa proceso de trazabilidad. (ver anexo registro de trazabilidad
 Al obtener el anticipo del cliente, elaborar un memorando para girar al agente de
aduana con el que se realizaran pagos en puerto, pago de cuenta de manejo, impuestos
y pagos a terceros para liberar la carga. (ver anexo Memorando)
 Si el cliente ha solicitado servicio de Transporte Nacional a Global se procede a
planillar a las agencias aliadas y se coordina despacho, entregando:
- Orden de servicio proveedor.

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- Carta porte (entregada por el agente de aduana en puerto) siendo el documento
que soporta y/o evidencia fecha y hora de entrega de la mercancía a la
transportadora.
- Orden de despacho que firma el cliente una vez reciba la carga.
(ver anexos orden de servicio proveedor, carta porte del agente de aduanas y orden
de despacho nacional)
 Si el cliente tiene su propio Transporte, se procede planillar a su trasportadora, junto
con:
- Carta porte (entregada por el agente de aduana en puerto) (ver anexos carta
porte del agente de aduanas).
 NOTA: Para unos clientes se contrata un servicio extra de un funcionario para
que supervise el vaciado del contenedor en puerto y se tenga mejor control de
la mercancía.
 Se procede a Facturar, el departamento de Dirección de operaciones solicita a los
proveedores del servicio la relación de gastos y soportes generados, con esta
información se procede a facturar todos los servicios prestados por parte de Global y
enviar las facturas correspondientes a cada cliente. (Ver anexos de cuenta gastos)
 Finaliza la operación de Global.
 Si Global es quien realiza las formalidades aduaneras en puerto, el agente de carga
confirma número de manifiesto, y Global procede a realizar:
- consulta de inventario
- Declaración de transito aduanero DTA si aplica
- Declaración de importación
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- proceso de nacionalización (agente de aduana en puerto)
 Global realiza certificación de fletes conforme a la cotización y/o factura del proveedor
de flete internacional, para realizar los documentos de DTA Y declaración de
importación. (ver anexo de Certificación de flete)
 NOTA: Se envía al cliente para su aprobación, al igual que el DTA y borrador
de la declaración de importación para posteriormente trasmitirla en la página de
la DIAN.
 Se procede a realizar un DTA (Declaración de transito aduanero) mediante la página de
Open Comex.
DTA se aplica a mercancías que indica el Cliente.
 Nota: el DTA es cuando la carga viaja en tránsito, con suspensión de tributos
aduaneros, desde el puerto de entrada, hacia una ciudad en el interior del país o
un puerto de salida configurándose la operación.
 Ingresar en la página de Open Comex.
http://opencomex2.opentecnologia.com.co/produccion/index.php
 Seleccionar la opción módulo de importaciones, como se ve a continuación.
 Seleccionar la opción Control DO.

30
 Para crear el DO en el sistema de Open, se requiere conocer el número de un embarque
anterior del proveedor que se va a trabajar, para que el sistema arrastre toda la
información.
- Nombre de proveedor en el exterior
- Código
- Condición
- País
- Cuidad
- Teléfono
- Sucursal en Colombia
- Importador
El sistema arrastrara información del embarque anterior, que se debe cambiar una vez
se tenga el nuevo embarque.
- Tasa de cambio
- Manifiesto
- Doc. Transporte
- País de procedencia
- Flete
- Exw si aplica el término

31
 Seleccionar en la opción Criterio (DO / IMP) y en la opción Texto a buscar se ingresa
el número del embarque.
- Se verifica en la opción registro, para confirmar que embarque corresponde al
mismo proveedor del nuevo embarque que se desea crear.
- Para regresar a la ventana anterior se debe dar click en la opción nivel anterior,
y no en la flecha de retroceder del navegador por lo que generaría un error y no
se guardarían los cambios efectuados.
- Seguido dar click en la opción clonar.
- Se escribe el número del embarque nuevo con el cual se trabajará.

32
 Una vez se allá creado el DO se procede a buscar el número del embarque
- Seleccionar en la opción Criterio (DO / IMP) y en la opción Texto a buscar se
ingresa el número del embarque nuevo

33
 Seleccionar la opción Editar.
 Editar en esta ventana la información del embarque.
- Las casillas en color verde son las que se deben editar de acuerdo a la
información obtenida de:
La consulta de inventario por documento de transporte informa:
- No. manifiesto
- Transportador/representante
- Deposito
- consignatario
- Fecha del manifiesto
- Peso y cantidad disponible. (peso y cantidad se escriben lo que diga la
consulta de inventario y no el BL documento de transporte.)
Finalización informa:
- Fecha exacta del documento de transporte.
Se debe Seleccionar la casilla DTA

34
- GRUPO MODALIDAD se escoge la opción 7 IMPORTACIÓN PARA

TRANSFORMACIÓN O EMSAMBLE
- DECLARANTE AUTORIZADO la persona que esté autorizada en cámara de
comercio de la empresa.
- DOCUMENTO SOPORTE elegir la opción 1 DOCUMENTO DE
TRANSPORTE MARITIMO.
- TIPO DE DECLARACION elegir la opción 1 INICIAL
- BANDERA: se selecciona de acuerdo a la nacionalidad de la motonave que se
registra en el documento de transporte.

35
 Editada toda la información dar click en la opción Guardar, nivel anterior y nivel
anterior nuevamente hasta estar en la siguiente ventana y seguido dar escoger la
opción CONTROL DTA
 Una vez en esta ventana se escribe el número embarque que se está manejando, y
dar click en el lápiz para editar la información.

36
 En el siguiente formato únicamente diligenciar las casillas en color verde
- Datos Declarante: Datos del cliente.
- Datos Transportador: Editar información como lo muestra la imagen.
- Garantía: Editar información como lo muestra la imagen.
 Una vez editadas las casillas, se procede a guardar la información y
automáticamente la página lo lleva a la ventana anterior, donde se selecciona el
cuarto icono (Ítems Dta)

37
 Seleccionar la opción Nuevo Ítem, la cual muestra el siguiente formato en el que se
deben diligenciar las casillas sombreadas con color verde.

38
- La casilla precintable se debe seleccionar la opción SI
- Al guardar la información, la página lo lleva a la ventana anterior donde muestra
los ítems creados (los ítems se crean de acuerdo a la información contenida en el
documento de transporte HBL)
 Creados todos los ítems, dar click en nivel anterior y seleccionar el sexto icono
(imprimir Dta, Res.100)

39
 Se muestra el formato DTA con el número del formulario.

40
 Realizar la Declaración de importación.
Se realiza la declaración de importación, desde la página de Open Comex, para trasmitirla ante la
página de la DIAN.
Nota: Para los embarques que se realiza la Declaración de importación sin tener DTA se
requieren elaborar los primeros pasos del DTA. en este último paso editar la casilla grupo
modalidad por opción 9 IMPORTACIÓN ORDINARIO dependiendo de la modalidad de la
mercancía, una vez editada la información se guarda.
Para la declaración de importación de una mercancía aérea tener presente el medio de transporte.
 Buscar la opción Factura, como se clono de un embarque anterior la información que allí
aparece es la factura del embarque clonado.
- Seleccionar el segundo icono (clonar)

41
- En el siguiente formato de deben editar las casillas de color verde, guardar y dar click en
nivel anterior.
42
- Una vez creada la primera factura seleccionar la factura del embarque anterior y borrar
dando click en el quinto icono (borrar) (por cada factura del embarque se crea una en el
sistema de igual forma en que se creó la primera) dando click en clonar, cabe aclarar que
estas no se borran puesto que son las facturas del embarque.
- Creadas todas las facturas pertenecientes al embarque dar click en nivel anterior allí se
regresa a la pantalla principal.
 seleccionar la opción Ítems.
- Seleccionar la opción nuevo ítem antiguo
- Se editan las casillas que están en color verde
- La primera casilla en editar es la de código de producto
- Estado mercancía se selecciona 1 NUEVO

43
- AñoF es el año de fabricación de la mercancía
- Por cada ítem de las facturas se elabora un formato de NUEVO ITEM ANTIGUO
- Tener en cuenta que el valor de los ítems debe ser igual al valor de todas las facturas
del embarque, lo que indica que el embarque está ok.

44
- Dar click en nivel anterior
 seleccionar la opción subpartida.
- saldrá un formato semejante, si en la columna de factura contenidas no sale ningún

número esa subpartida se borra, seleccionando la casilla y dando click en el cuarto
icono (Borrar subpartida)
45
- una vez se hayan borrado las subpartidas sin número de factura, dar click en nivel
anterior.
- Dar click en Liquidar: para que el sistema realice el prorrateo en la declaración de
importación.
 Seleccionar la opción Archivo EDI.

46
- Seleccionar la opción generar, dar click derecho en el nombre del embarque y
seccionar guardar enlace como.
 Ingresar a la página de la DIAN.

https://importaciones.dian.gov.co/sigloxxi/comun/asp/COMEX.asp
 Si la mercancía es DTA se ingresa a la página de la Dian por la ciudad en la cual se

nacionalizará la mercancía, si no lo es, se ingresa por la cuidad por la que ingreso la
mercancía a Colombia.
47
 Buscar la siguiente ruta.
UAP / Declaraciones / Declaración de importación / Transmitir Edi factura
 Seleccionar el embarque guardado del archivo de Open Comex y dar click en Trasmitir
Documento Edi.
 Seleccionar la opción Radicar Documentos Soporte, solo cuando el documento no tiene
errores.
48
- Seleccionar la casilla factura comercial, Documento de transporte y escribir su

respectivo número y fecha.
49
- Seleccionar presentación manual declaración de valor y dar click en salvar.

50
 Verificar cada una de las pestañas desde Ítem en la opción modificar.
- Verificar el valor FOB, peso, piezas correctas y seleccionar la opción salvar.

51
 Entrar en la opción Descripción, modificar.
- Seleccionar la opción Modificar
- En esa opción agregar número del embarque y/o el tratado si aplica. Posteriormente dar
click en la opción salvar.

52
- Seleccionar la opción Totales, modificar.
- No modificar nada y seleccionar salvar.

53
 Seleccionar la opción Doc. Soporte Informar/ Informar en la que sale la declaración de
importación en estado 50 que es un borrador modificable, verificar para detectar algún
posible error de las casillas.
- Si el sistema de la DIAN se cae, se ingresa y se busca por el número de radicación

54
 Si la declaración se encuentra correcta, confirmar para que se genere el número de

aceptación de la declaración.
55
 En la pantalla se generará el número de aceptación de la declaración, que es el número de la
declaración de importación, tomar nota del número.
 Buscar la declaración de importación por medio de la siguiente ruta: UAP / Declaración/

Declaración de importación / Consultar imprimir.
 Escribir el número de la declaración, y dar click confirmar.

56
 Guardar la declaración de importación, el número de aceptación se encuentra en el lado
superior derecho.
- La declaración se encuentra lista para firma y posteriormente pago el en banco.

57
 Nota: para guardar la declaración seleccionar la opción archivo – vista previa de
impresión -formato normal-expandir- tamaño carta- imprimir- opción pdf y guardar.
 Selectividad de la Declaración de Importación.
- Una vez se allá presentando en banco la declaración se tiene que dar levante en la página
de la DIAN
- Tener número de aceptación de la declaración y el número de autoadhesivo que se le
adhieren a la declaración cuando se presenta en banco.

58
- ingresar con el usuario con el cual se trasmitió la declaración en la DIAN, Para solicitar
levante.
- Seguir ruta /UAP, Declaraciones, Declaración de importación, Solicitud levante.
- Escribe el número del autoadhesivo, con la fecha en la que fue pagado en el banco, y el
número de la aceptación de la declaración con la fecha de aceptación y solicitar levante.

59
- Solicitado el levante guardar el pantallazo de autorización levante automático.
- Seguir la ruta UAP/ Declaración/Declaración de importación, escoger la opción consultar

imprimir
- Escribir el número de levante otorgado seleccionar confirmar y en pantalla se mostrará

la declaración de importación con numero de levante.
 Nota: Dar levante una vez en la página de la DIAN y esperar que cargue, porque si se
insiste varias veces, el sistema envía la mercancía automáticamente a inspección física

60
 Declaración Andina de Valor.
- La declaración andina de valor aplica para embarques que su valor FOB es igual o
superior a USD $ 5.000,00 y modalidad C100.
- Ingresar en la página de Open Comex (realizar pasos del DTA)
- Seleccionar opción Ajustar Dav.
En el siguiente formato editar las casillas en color rojo, de acuerdo a la o las declaraciones de
importación.
- No. Declaración de importación
- Fecha de aceptación de importación
- Valor FOB Total de la declaración de importación

61
- si la declaración de importación tiene regalías realizar la siguiente operación, el
resultado escribirlo en la casilla de color rojo
- (Precio neto según factura + Gastos de transporte, manejo y entrega en el exterior
hasta el lugar de embarque) * 0.021
- si es más de una DAV para una declaración de importación con regalías la suma del
prorrateo debe ser igual a la regalía de la importación.
- Formato DAV con regalías

62
 Formato DAV sin regalías.

63
- Guardar, y elaborar de la misma forma todas las DAV una vez terminadas, seleccionar la
opción Nro/Pdf y seguido la opción Imp DAV en la que se despliega otra ventana con las
DAV proceder a Guardar.
 Una vez la mercancía es liberada del proceso aduanero se procede al despacho y cargue de la
mercancía al transporte. (Ver ítems de transporte)
 Terminado el servicio el departamento de operaciones solicitara a los proveedores del servicio
la relación de gastos y soportes generados, con esta información se procede a facturar todos
los servicios prestados por parte de Global aduana, flete y servicio in house DTA y enviar las
facturas correspondientes a cada cliente. (Ver anexos de cuenta gastos)
 Finaliza la operación de Global.

64
2.3 Establecer las oportunidades competitivas con la elaboración del manual de los procesos
de la operación logística.
Al realizar el manual de procesos logísticos se evidenciaron oportunidades competitivas de
mejora en la cadena de importación, por ello el punto de partida para el proceso de mejoramiento
fue la organización de todas las funciones de la empresa basándose en un enfoque de procesos,
para ello, se estudió en una primera instancia el funcionamiento de la compañía y los procesos
que la integran.
A. Adquirir un software con las características adecuadas, para realizar un proceso más
completo evitando tareas repetitivas, garantizando así la integración de todas las áreas
de mayor productividad del equipo de trabajo, permitiendo al cliente conocer en
tiempo real la información, informes de cuentas, movimientos, procesos suministrados
correspondiente a cada operación.
B. Capacitación de los procesos internos, con el propósito de tener idoneidad y soporte
para cada actividad.
C. Establecer protocolos de comunicación entre el personal para mejorar la operación.
D. Contratar personal para cumplir con los nuevos requerimientos de los clientes, debido
a su crecimiento.
E. Implementar una política de gestión documental con el cliente que permita llevar a
cabo los procesos y trámites pertinentes de manera oportuna.

65
F. Reunión semanal, con los miembros del departamento de dirección de operaciones,
para socializar los procesos de cada embarque.

66
2.4 Socializar con la dirección de la empresa Global Support Group el manual de procesos
de la operación logística para su implementación
El día jueves 4 de mayo del 2017 se realizó la socialización del manual de procesos logísticos
de las importaciones de Global Support Group con la dirección de la empresa en el que se indica
paso a paso los procesos para realizar las importaciones de G.S.G, así de esta manera todo el
equipo está y estará informado de la funcionalidad del manual y este será una base del sistema
de calidad y de mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, manifestando que el manual
de procesos es una herramienta que permite a la organización integrar acciones en pro de agilizar
las actividades realizadas por el departamento de dirección de operaciones, mejorando la calidad
del servicio y comprometiéndose con la mejora de la satisfacción del cliente.
El manual genero gran expectativa ya que es un soporte para la realización de los procesos
del departamento de dirección principalmente para el nuevo personal y practicantes como para el
personal actual, a pesar de existir los procesos, estos aún no habían sido documentados ni
estructurados de una manera explícita, por lo que es una herramienta de gran ayuda y permite que
las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que
ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo. (ver anexo N, anexo O y anexo P)

67
3. Recomendaciones.
Efectuar una constante capacitación al personal siendo una rentabilidad en el futuro,
mejorando el conocimiento de las funciones reales de trabajo, y presteza en la toma de decisiones
y procedimiento de problemas.
Dada las características de la operación, existe una gran diversidad de procesos y
procedimientos que son independientes del tamaño del pedido que el cliente realiza y por ende
pueden resultar muy rentables para grandes pedidos/clientes y no rentables para Global, por lo que
se recomienda a la gerencia realizar una segmentación basada, en la facturación de costos,
ubicación, la frecuencia de servicio y tamaño del pedido.
Actualizar el manual de procesos logísticos de las importaciones con el fin de que este sea
una herramienta constante y actualizada de los procesos, conforme al desarrollo y necesidades de
la operación en G.S.G.
68
4. Conclusiones.
En el desarrollo del proceso logístico de las importaciones de Global Support Group S.A.
se expone la información de una manera detallada en relación al proceso de importación, por lo
que es importante que la compañía cuente con un sistema que enlace todos los procesos de las
importaciones ya que es vital para poder lograr competitividad, rentabilidad y sobre todo para la
planificación estratégica.
Los procesos operativos son aquellos que tienen como fin último generar valor en las
partes interesadas, clientes y asociados; aprovisionamiento, relaciones con el cliente y
distribución física, son el sistema logístico de la empresa y corazón de la misma.
En la administración de negocios internacionales, la realización de actividades que vinculen
el estudiante con el mundo empresarial es de vital importancia para fortalecer todo lo aprendido
durante la carrera profesional; Las prácticas empresariales logran profundizar estos conceptos y
fortalecer competencias de formación tanto a nivel personal, como a nivel profesional, esta
habilidades son adquiridas con los cargos, actividades y compromisos que se asignan, durante las
diferente funciones a desempeñar en la empresa. En Global Support Group S.A, el estudiante en
práctica propone y brinda soluciones a conflictos, enfocados a la cadena logística internacional,
cargo administrativo y atención al cliente.

69
La práctica empresarial permite al estudiante crear un camino lleno de oportunidades,

generando una vinculación entre las bases teóricas tomadas en la universidad, la vida real, y el
ámbito laboral, para formar profesionales eficientes y eficaces en el momento de tomar decisiones.
La práctica empresarial es la opción de grado, más acertada para finalizar nuestra
formación profesional, puesto que permite al estudiante universitario demostrarse a sí mismo
todas las capacidades y habilidades obtenidas durante su carrera, da conocimientos a nuevos
conceptos y le abre las puertas a un mundo laboral lleno de éxitos.
La práctica profesional permite al estudiante crear lasos interpersonales con toda la
cadena jerarca de la compañía, brindando así al estudiante un comportamiento asertivo al dirigirse
a cualquier persona con la que socializa a diario desde sus jefes hasta sus compañeros de trabajo.
70
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http://repository.urosario.edu.co/bitstream/handle/10336/4225/1020738665-
2013.pdf?sequence=1
73
Anexos
Anexo A. Cotización
COTIZACION REVISÓ JAC
Registro de Calidad APROBÓ COMCAL

02 En uso desde
GLOBAL SUPPORT GROUP S.A. VERSIÓN
10/06/10
PÁGINA 1/2
CÓDIGO RC-02
Bucaramanga, Cotización No. 1.12.069

Sr.(a)
Respetado(s) Sr.(a)
De acuerdo a la información suministrada por su empresa y teniendo en cuenta los requerimientos hechos presentamos
la siguiente oferta económica:
Servicio Cotizado: Importación,

Producto:
Posición Arancelaria:
Origen: Pais: Ciudad: Recoger en:
Destino: Pais: COLOMBIA Ciudad: Entregar en: Incoterms:
Modalidad: FCL -LCL Volumen: Peso: Dimension: , No. de Piezas:
Tipo de Importación:
Cuenta Valor
Observaciones:
La presente oferta Comercial tiene carácter ejecutivo y se entenderá aceptada cuando recibamos de ustedes las instrucciones para proceder.
GLOBAL SUPPORT GROUP S.A. actúa en calidad de mandatario en cada una de las operaciones asignadas por usted a su nombre y cuenta.
Las anteriores tarifas se encuentran vigentes a la fecha de presentación de esta cotización.
Tarifa vigente hasta el 6 de diciembre de 2012
Cordialmente,
FIRMA AUTORIZADA GSG
DEPARTAMENTO COMERCIAL
Global Support Group S.A., 2017

74
Anexo B. Orden de Servicio Cliente
CODIGO R-COM-08
ORDEN DE SERVICIO CLIENTE

VERSIÒN 2
FECHA 20/05/2016
Fecha: Orden de Servicio No.
DATOS DEL CLIENTE

Nit: Razón Social:
Dirección: Ciudad:
Contacto: Cargo Contacto:
Teléfono: () () ext. e-mail:
Fax: () () ext.
SERVICIO SOLICITADO
Exportación Importación Transporte Nacional Almacenamiento
Manejo de Inventarios y Distribución Investigación Productos en el Exterior Compra Productos Consultoria
Incoterms:
Modalidad:
FCL - Tipo de Contenedor: - No. de Contenedores: - Peso : Kgs
Tipo de Importación: Tipo de Carga:
Tipo de Mercancía : No. Factura Proveedor de la Mcia:
Valor Declarado de M/cias: Documento de Transporte:
Tipo de Transporte: Forma de Pago al Proveedor:
Pago del Flete: Datos Proveedor de la Mcia:
Contacto Recogida/Entrega: Datos Contacto:
Tiem po estim ado para la ejecución del servicio:
Origen: País: Ciudad: Recoger en:

Destino: País: Ciudad: Entregar en:
Condiciones de Manejo y Manipulación: Observaciones:
VALOR DEL SERVICIO Y CONDICIONES DE PAGO
Según Cotización: Fecha: Elaborada por: Direccion Operaciones
Agenciamiento Aduanero: 0,17% sobre el valor CIF de la carga, con un mínimo de $250.000 Para maquinaria, con tarifa máx $1.200.000 - Agenciamiento Aduanero: 0,19% sobre el valor CIF de la carga,
con un mínimo de $250.000 Para materia prima, máx $1.100.000 - Servicio Descargue Directo: $ 120.000 - Gastos Varios: $ 50.000 - Elaboracion Declaracion de Importacion: $ 6.500 - Elaboracion
Declaracion de Valor: $6.500 - Elaboracion de Registros de Importacion: $ 30.000 - Movilización: $ 450.000 Para las preinspecciones no se cobra el servicio, solo se cobra movilización . -
Observaciones: Trámite para obtención de vistos buenos con las diferentes entidades no genera costo, sólo se cobrarán los pagos a terceros.
Clasificación arancelaria no se cobra.
Correcciones en declaración de importación: si es dentro de la operación sólo se cobra la elaboración de la declaración de importación. Si se genera posterior a la operación y es por error en
información dada por el cliente se cobra toda la operación.
FIRMA Y SELLO DEL CLIENTE FIRMA AUTORIZADA GSG
Agenciamiento Aduanero: 0,17% sobre el valor CIF de la carga, con un mínimo de $250.000 Para maquinaria, con tarifa máx $1.200.000 -
Agenciamiento Aduanero: 0,19% sobre el valor CIF de la carga, con un mínimo de $250.000 Para materia prima, máx $1.100.000 - Servicio
Descargue Directo: $ 120.000 - Gastos Varios: $ 50.000 - Elaboracion Declaracion de Importacion: $ 6.500 - Elaboracion
Declaracion de Valor: $ 6.500 - Elaboracion de Registros de Importacion: $ 30.000 - Movilización: $ 450.000 Para las preinspecciones no
se cobra el servicio, solo se cobra movilización . - Observaciones: Trámite para obtención
de vistos buenos con las diferentes entidades no genera costo, sólo se cobrarán los pagos a terceros.Clasificación arancelaria no se
cobra.Correcciones en declaración de importación: si es dentro de la operación sólo se cobra la elaboración de la declaración de
importación. Si se genera posterior a la operación y es por error en información dada por el cliente se cobra toda la operación.

75
Anexo C. D.O

76
Anexo D. Check List

CODIGO R-TI-04
LISTA DE CHEQUEO DE IMPORTACIONES VERSION 2
FECHA 28/03/2017
SUCESIVO D.O
1.1. CARACTERÍSTICA ESPECIAL Cliente

Ordinaria
Plan Vallejo Asesor/In House
Temporal
Anticipada Fecha hora apertura
Parcial
UAP Auxiliar
Otro: Cual? Cuál?

Prioridad
1.2. MERCANCÍA EN:

1.3 Y 1.4. ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE INSTRUCCIONES(*) SI NO NA OBSERVACIONES
Se apertura el D.O. desde la orden de compra?
Hay remisión de documentos?
La fecha de la remisión es consistente con los demás documentos?
Tiene número o se identifica el pedido?

1 El cliente cuenta con Poder Mandato?
2 Tiene FACTURA COMERCIAL o nota de despacho?
Es original?
Tiene el nombre del exportador?
Tiene dirección y teléfono del exportador?
Tiene número y fecha?
Tiene término INCOTERM y Ciudad?
Incluye el desglose?
Tiene moneda negociación?
Tiene descripción de la mercancía?
Tiene cantidad y unidad comercial?
El valor de la factura es exacto?
Tiene forma de pago?
Tiene Declaración de cambio u otro soporte de pago? (Opcional)
Es Mercancía usada, reparada, remanufacturada o saldo?. Incluye
año de fabricación, valor cuando nueva y valor actual?
3 Tiene lista de empaque?
Es original?
Consistente con los demás documentos?
4 Tiene documento de transporte?
Es original?
Tiene número y fecha?
Tiene descripción de la mercancía?
Registra como consignatario a quien va a oficiar como importador?
5 Tiene cuenta de manejo?
* Quién cancela la cuenta de manejo?
6 Tiene certificación/ factura de fletes?
7 Requiere poder ante la naviera?
Si requiere el poder lo tiene?
* Está exonerado de depósito?
* Cancela Drop off?
* Documento de transporte se reclama en?
Informa la Agencia de Carga o Naviera?
8 Tiene Póliza o cotización de seguro actualizada?
77
9 Presenta Certificado de Origen

Es original?
Aplica acuerdo comercial?
La descripción es consistente según factura, PA y documento de
transporte?
Fecha igual o posterior a la factura?
Tiene posición arancelaria?
Tiene el número de la factura del fabricante o del comercializador
según sea el caso y si tiene factura de un tercer país encuentra la
nota respectiva en la casilla de observaciones?
Está firmado?
Coinciden los valores según el Incoterm frente al acuerdo comercial?
CODIGO R-TI-04
LISTA DE CHEQUEO DE IMPORTACIONES VERSION 2
FECHA 28/03/2017
1.3 Y 1.4. ANÁLISIS DOCUMENTAL Y DE INSTRUCCIONES(*) SI NO NA OBSERVACIONES
10 Requiere Registro de Importación o Licencia Previa?
Tiene registro?
Auxiliar de Aduana
Guía para la elaboración de la declaración SI NO NA OBSERVACION
Se declara des cripción m ínim a?
El pes o bruto coincide con el SYGA?
Nacionalización parcial?
Pres entación m anual?
Se tiene los vis tos buenos ? (ICA - INVIMA - OTROS)
Docum entos com pletos para radicar SYGA?
Requiere declaración del valor?
Nom bre Auxiliar de Aduana Fecha y Hora de finalización de la elaboración
Revisor
Guía para la revisión de la declaración SI NO NA OBSERVACION
Docum entos com pletos ?
Des cripción m ínim a com pleta?
La Subpartida es correcta?
Se acogen a algún acuerdo?
Coinciden los valores y la m atriz de datos ?
La m odalidad corres ponde?
Es cons is tente la inform ación del PV? Firm a res pons able PV:
Nom bre de quien revis a la declaración Fecha y Hora de finalización de la revis ión
Auxiliar de Aduana
Guía para la radicación de la declaración SI NO NA OBSERVACIÓN
La m atriz es ta correcta?
Se verificaron las correcciones ?
Se radicaron los docum entos s oporte en s is tem a DIAN?
Nom bre Auxiliar de Aduana Fecha y Hora de finalización de la radicación

78
Anexo E. Registro de Trazabilidad
CODIGO R-CE-01
REGISTRO DE VERSION 02
TRAZABILIDAD FECHA 20/05/2016
D. O. No. D.O. Cliente:

Nit Cliente: Razón Social:
Proveedor de la mercancía:
Carga:
Modalidad
Documento de Transporte
Factura del Proveedor:
Fecha Estimada de Zarpe:
Fecha Estimada de Arribo:
Fecha Observación
Firma de quien lo realizo.

79
Anexo F. Anticipo Cliente
CODIGO R-COM-10
SOLICITUD ANTICIPO CLIENTE

VERSIÒN 02
FECHA 20/05/2016
Fecha: D.O. No. D.O. Clie nte
DATOS DEL CLIENTE

Nit:
Teléf ono: () () ext. Contacto:
Dirección:
Orige n: País : Ciudad: Pue rto de Salida: Re coge r e n:
De s tino: País : Ciudad: Pue rto de Entrada: Entre gar e n:
Proveedor de la Mercancía:
Documento de Transporte:
Producto:
Factura No. Porcentaje Arancel: Porcentaje IVA:
Posición Arancelaria: Tasa del Dólar:
DATOS GENERALES VALOR DOLARES VALOR PESOS
Valor FOB Producto
Flete Internacional
Otros Gastos
Seguro Internacional
Valor CIF Producto
Tributos Aduane ros
Arancel
IVA
Total Tributos Aduane ros
OTROS GASTOS VALOR PESOS NOTAS

Almacenamiento Pto/Zona Aduanera
Cuenta de Manejo
Certif icacion Tramite Invima, Minsalud, ICA
Deposito de Contenedor
Formulario Electronico Registro de Importacion
Sellos de Seguridad-Precintos
Uso Instalaciones Portuarias
Agenciamiento Aduanero
Elaboracion Declaracion de Importacion
Elaboracion Declaracion de Valor
Gastos Varios
Preinspeccion Aduana
Operador
Total Otros Gas tos de Nacionalización
VALOR TOTAL DEL ANTICIPO
Obs e rvacione s : FAVOR CONSIGNAR EN EL BANCOLOM BIA Cue nta Ahorros No. 29132399725, A NOM BRE DE
GLOBAL SUPPORT GROUP S.A., Nit: 804.011.684-1. FAVOR ENVIAR SOPORTE VIA CORREO
ELECTRONICO.
FIRM A AUTORIZADA GSG

80
Anexo G. Memorando
REVISÓ JAC
APROBÓ COMCAL
02 En uso desde
MEMORANDO VERSIÓN
10/06/10
1/2
GLOBAL SUPPORT GROUP S.A. PÁGINA
CÓDIGO RC-02
Bucaramanga,
PARA:
DE:
ASUNTO:
Solicito el favor de girar un cheque para cancelar ______________________________ de la mercancía de nuestro cliente
______________________________________________________.
BENEFICIARIO:
VALOR: $
D.O. No.:
Observaciones:
Cordialmente,
Encargada de la Operación

81
Anexo H. Orden de Servicio Proveedor
CÓDIGO R-GC-13
ORDEN DE SERVICIO PROVEEDOR VERSIÓN 05
FECHA 20/05/2016
Fecha: Orden de Servicio No.

Nombre Cliente:
DATOS DEL PROVEEDOR
Nit: Razón Social:
Dirección: Ciudad:
Contacto: Teléfono: () () ext.
e-mail: Fax: () () ext.
SERVICIO SOLICITADO
Exportación Importación Transporte Internacional Transporte Nacional
Transporte Urbano Consultoria Servicio de Escolta Almacenamiento
Seguros Agenciamiento OTM Manejo y
Incoterms: Distribución
Modalidad:
FCL - Tipo de Contenedor: - No. de Contenedores: - Peso : Kgs
Tipo de Importación: Tipo de Carga: General
Tipo de Mercancía : No. Factura Proveedor de la Mcia:
Valor Declarado de M/cias: Documento de Transporte:
Tipo de Transporte: Forma de Pago al Proveedor:
Pago del Flete: Datos Proveedor de la Mcia
Contacto Recogida/Entrega: Datos Contacto:
Tiempo estimado para la ejecución del servicio:
Origen: País: , Ciudad: , Recoger en:
Destino: País: , Ciudad: , Entregar en:
Condiciones de Manejo y Manipulación: Observaciones:
VALOR DEL SERVICIO Y CONDICIONES DE PAGO
Según Cotización: Fecha: Elaborada por: Auxiliar Operaciones
Agenciamiento Aduanero: 0,15% sobre el valor CIF, con una tarifa mínima de $180.000 - Gastos Consolidados Importacion: $ 80.000 - Elaboracion Declaracion de
Importacion: $ 10.000 - Elaboracion Declaracion de Valor: $ 10.000 - Transmision Electronica Importaciones Syga-Muisca: $ 11.000 - Servicio Descargue Directo: $ 100.000 -
Temporales Pagos Semestrales, Prorrogas: $ 220.000 - Temporales Finalizacion, Cambio de Modalidad: $
180.000 - Elaboracion y Tramite Certificados Vistos Buenos: $ 70.000 - Registro Importacion Vuce-Elaboracion hasta 1800 caracteres: $ 50.000 - Registro Importacion Vuce-
Elaboracion hasta 1800 caracteres Adiciona: $ 50.000 - Registro Importacion Vuce-Elaboracion Modificacion: $ 50.000 - Registro y Tramite Licencia Previa-Mincomercio: $
120.000 - Elaboracion Registro de Productor de Bienes Nacionales: $ 100.000 - Elaboracion y Tramite Declaracion Juramentada: $ 100.000 - Elaboracion y Tramite Certificado
de Origen: $ 30.000 - Transmision Electronica Vuce-Fuce: $ 5.000 - Servicios Extraordinarios: $ 100.000 -
FIRMA Y SELLO DEL PROVEEDOR FIRMA AUTORIZADA GSG

82
Anexo I. Carta Porte

83
Anexo J. Cuenta Gastos
CODIGO R-COM-14
VERSION 02
CUENTA GASTOS FECHA 20/05/2016
FECHA: D.O. No. D.O. del Cliente:
Nit del Cliente: Razón Social:

Dirección: Teléfono: (() ()
Proveedor de la Mercancía: No. de Factura:
Producto: Incoterms:
Modalidad:
Origen: País:
Destino: País:
Documento de Transporte: Declaración de Importación:
Declaración de Valor: Total de Declaraciones:
Porcentaje Arancel: Porcentaje IVA:
Posición Arancelaria: Tasa Dolar:
Valor FOB Dólares: Valor FOB Pesos Col.:
Valor CIF Dólares: Valor CIF Pesos Col.:
DETALLE INGRESO PARA TERCEROS

TERCEROS GRAVADOS
Descripción Proveedor No de Val
Factura or
Subtotal Ingresos Terceros Gravados

IVA Terceros Gravados
Total Ingresos Terceros Gravados
TERCEROS NO GRAVADOS
Descripción Proveedor No de Val
Factura or
Total Ingresos de Terceros No Gravados

Total Ingresos Terceros
84
INGRESOS PROPIOS GLOBAL SUPPORT GROUP

INGRESOS PROPIOS G.S.G. GRAVADOS
Descripción Valor
Subtotal Ingresos Propios Gravados

IVA Ingresos Propios Gravados
Total Ingresos Propios Gravados
INGRESOS PROPIOS G.S.G. NO GRAVADOS
Descripción Valor
Total Ingresos Propios No Gravados

Total Ingresos Propios Global Support Group
Total Ingresos Terceros + Ingresos Propios
Anticipo Recibido del Cliente
Saldo()
RELACION DE IMPUESTOS
Arancel: 0,00 IVA: 0,00
Observaciones:
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

85
Anexo K. Certificación de Fletes
CERTIFICACIÓN FLETES INTERNACIONALES
CONCEPTO CERTIFICACION DE FLETE Nª TH17000.00 UNIDAD

BL
ORIGEN (PAIS)
PESO 0 KGS
VOLUMEN 0 M3
CANTIDAD 0 BOX
EMBARQUE 0
D.O
GASTOS EN ORIGEN
RUBRO MONEDA VALOR
USD 0,00
USD 0,00
USD 0,00
USD 0,00
SUB TOTAL USD 0,00
FLETE INTERNACIONAL USD 0,00
SUB TOTAL USD 0,00
GASTOS EN DESTINO
USD 0,00
USD 0,00
USD 0,00
USD 0,00
USD 0,00
USD 0,00
SUB TOTAL USD 0,00
TOTAL USD 0,00

86
Anexo L. Simbología
NOMBRE SIMBOLO DETALLE
Muestra la direccion y el sentido del flujo

LINEAS DE FLUJO
del proceso, conectando los símbolos.
Indica el inicio o la terminación del flujo del

INICIO/FINAL
proceso.
ACTIVIDAD Representa una etapa del proceso.
DOCUMENTO Documento utilizado en el proceso.
Representa la acción de archivo de un

ARCHIVO
documento.
Empleado para aquellas acciones que

INSPECCION/FIRMA
requieren una supervision.
CONECTOR DE Enlaza con otro procedimiento diferente,

PROCESO en la que continua el diagrama de flujo.
Representa una conexión con otra hoja

CONECTOR DE
diferente, en la que continua el diagrama
PAGINA
de flujo
Moreno, 2017
87
Anexo M. Diagrama de Flujo del Proceso Logístico de Importación de G.S.G

88
Moreno, 2017
89
Anexo N. Control de Asistencia Presentación Manual de procesos

90
Anexo O. Evidencia Sustentación Manual de Procesos

91
Anexo P. Entrega del manual de procesos logísticos de las importaciones de Global Support
Group S.A

Manual de Procesos Logísticos de La Importaciones de Global Support Group S.A PDF

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1

Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de Global Support Group S.A.

Wendy Tatiana Moreno Calderón

Universidad de Santander UDES.

Facultad de Ciencias Administrativas Económicas y Contables.

Administración de Negocios Internacionales.

Manual de Procesos Logísticos de las Importaciones de Global Support Group S.A.

Wendy Tatiana Moreno Calderón

Trabajo de grado presentado para optar al título de

Administrador de Negocios Internacionales

Esp. Ricardo Bustamante Hoyos

Mg. Yesid Ramos Pérez

Universidad de Santander UDES.

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Contables.

Administración de Negocios Internacionales.

carrera, es demasiado poco, el decir gracias, y les estaré eternamente agradecida.

fuerzas para seguir adelante y no desfallecer en las dificultades que se presentaban,

enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el

mi perseverancia, mi coraje para alcanzar mis objetivos.

A mis demás familiares por estar siempre dispuestos a ayudarme cuando lo

A mis amigos por su apoyo incondicional, consejos, y sabiduría que me transmitieron en

el desarrollo de mi formación personal.

A Dios por permitirme estar aquí.

A mis padres por apoyarme siempre y ser mi motor.

A mi familia que siempre me motivo para lograr este sueño.

A mis amigos que siempre estuvieron con su apoyo absoluto.

A Global Support Group quien deposito su confianza y me permitió realizar la

aportaron conocimiento y demás factores fundamentales para el desarrollo del

1. Descripción del proyecto ............................................................................................. 14

1.1 Descripción del problema ..................................................................................... 14

1.2 Objetivo General................................................................................................... 15

1.3 Objetivos Específicos. .......................................................................................... 15

1.4 Justificación .......................................................................................................... 16

1.5 Diseño Metodológico ........................................................................................... 18

2. Resultados de la investigación. .................................................................................... 20

2.1 Realizar un diagnóstico de los procesos ............................................................... 20

2.2 Proponer un manual de los procesos .................................................................... 23

2.3 Establecer las oportunidades competitivas ........................................................... 64

2.4 Socializar con la dirección de la empresa Global ................................................. 66

Referencias Bibliográficas .................................................................................................. 70

Anexo A. Cotización ........................................................................................................... 73

Anexo B. Orden de Servicio Cliente ................................................................................... 74

Anexo C. D.O ..................................................................................................................... 75

Anexo D. Check List ........................................................................................................... 76

Anexo E. Registro de Trazabilidad ..................................................................................... 77

Anexo F. Anticipo Cliente .................................................................................................. 79

Anexo G. Memorando ......................................................................................................... 80

Anexo H. Orden de Servicio Proveedor .............................................................................. 81

Anexo I. Carta Porte ............................................................................................................ 82

Anexo J. Cuenta Gastos ...................................................................................................... 83

Anexo K. Certificación de Fletes ........................................................................................ 85

Anexo L. Simbología .......................................................................................................... 86

Anexo M. Diagrama de Flujo del Proceso Logístico de Importación de G.S.G ................. 86

Anexo N. Control de Asistencia Presentación Manual de procesos ................................... 89

Anexo O. Evidencia Sustentación Manual de Procesos ...................................................... 90

Autores: Wendy Tatiana Moreno Calderón

Palabras claves: Manual, importaciones, logística, procesos, Incoterms, agencia de

aduanas, agente de carga, operador logístico.

Un operador logístico es aquella empresa encargada de la cadena de suministro

(transporte, almacenaje, importaciones de productos y demás) de otra compañía que

terceriza sus funciones; El operador logístico responde directamente ante su cliente

organizando, gestionando y controlando dichas operaciones utilizando para ello

infraestructuras físicas, tecnología y sistemas de información propios o ajenos,