Módulo 2

Modelo Metodológico de Proyectos de Energía.

ETAPA DE INICIO

La primera etapa de la Gestión de Proyectos se ocupa de declarar el inicio

formal del Proyecto. Establecer la Visión: el ¿qué?; la Misión: objetivos, justificación,
restricciones y supuestos. Se determinan quienes son los involucrados y se realiza el
Acta de Constitución del Proyecto, una suerte de partida de nacimiento. El
Patrocinador del Proyecto es quién lidera esta etapa.

Esta fase es vital, ya que de la profundidad con que se lleve a cabo la

planificación y la precisión con que se prepare la Gestión dependerá el éxito en la
consecución de las metas de Proyecto. Entre las mejores prácticas aplicables se
encuentran las que tienen que ver con la adquisición de conocimiento, con base en la
información de que será necesario construir siempre a partir de datos objetivos, fiables
y contrastados.

Cierto es que algunos fallos a lo largo de la ejecución del Proyecto pueden ser
subsanados a tiempo y errores de seguimiento pueden ser detectados sin perder el
margen de reacción, pero las faltas cometidas durante la etapa de inicio tienen efectos
tan nocivos para el Proyecto que resultan de difícil solución. Por eso, para evitar las
consecuencias negativas que de ellos se derivarían, lo mejor es prevenirlos y evitarlos.
Especialmente en lo referente a:
• Alcance: la Visión y el propósito deben quedar definidos de forma adecuada,
con el detalle necesario, y nunca excesivo.
• Alineación:  la estrategia de Proyecto y el fin de la Gestión son concluir a
tiempo, en los términos pactados y en las condiciones de calidad necesarias. El
propósito del Proyecto debe emplearse como guía en este proceso para no
perder el ajuste a lo largo del avance.
 • Riesgos: el estudio de los riesgos tiene un valor tan crítico que puede incluso
incidir en la viabilidad del Proyecto. La precisión ha de ser muy importante.
• Visibilidad:  sobre las oportunidades y los supuestos, pero también sobre las
partes interesadas. La Visión aporta información que, a su vez, se transforma en
conocimiento capaz de generar valor, orientando la toma de decisiones hacia
las metas.
• Precisión: en la documentación del plan general de ejecución pero también en
la definición de roles y responsabilidades.

El documento que recoge toda esta información es El Acta de Constitución del

Proyecto. Con la aprobación del Acta de Constitución del Proyecto se puede hacer la
verificación de grado del Alcance del Proyecto y se puede tener la aprobación de
fondos para continuar a la Etapa de Planificación.

A continuación se presentan los procesos imprescindibles para desarrollar el

segundo nivel de la etapa de Planificación.

Gráfico Nº 9. Procesos de Segundo Nivel para la Etapa de Inicio en Proyectos de Energía.

ETAPA DE PLANIFICACIÓN
Esta etapa es fundamental para el desarrollo del proyecto puesto que marca y
delimita todo el accionar que deberá llegarse a cabo para lograr los objetivos de
manera que óptima, dentro de las limitaciones del Proyecto y para satisfacción de
todos los involucrados. Esta etapa se compone de varios momentos:

• Preparación de la etapa de planificación

o Es la fase clave del Proyecto, de la cual depende absolutamente toda la

ejecución y el resultado del mismo, es aquí donde se hace el mayor esfuerzo
en determinar todo lo necesario para cumplir con los objetivos del Proyecto
en cuanto a Alcance, Tiempo, Recursos y Calidad.
o Tiene como propósito desarrollar un plan que ayude a prever cómo se
cumplirán los objetivos.
o Es en este espacio donde se establecen las estrategias.
o En cada fase se busca avanzar en el detalle de la planificación del Proyecto,
prepararla minuciosamente antes de comenzar con su ejecución es esencial.
o En esta etapa se contemplan las siguientes fases: Diseño Conceptual,
Diseño Básico y Diseño Detallado.
o Su resultado final es el Plan de Ejecución del Proyecto, una suerte de
manual para el desarrollo de todas las actividades subsecuentes.

• Desarrollo del diseño conceptual

o Es la primera fase formal de la epata de Planificación. En ella se fijan los

objetivos deseados por el cliente, se establece qué tipo de tecnologías se
aplicarán, se definen el marco de normas técnicas que regularan los diseños
y se establecen los criterios de evaluación económica y de cálculo de
rentabilidad.

o Una vez definidos todos los elementos antes mencionados se procede a

conciliar los criterios de norma de las entidades financieras o crediticias para
el desarrollo de varias opciones de los diseños y las evaluaciones de
rentabilidad del Proyecto o tasa de retorno. Estos datos son necesarios para
elegir la opción con la cual se procederá a desarrollar la siguiente fase o se
define la cancelación del Proyecto en función a su rentabilidad.
 o En esta fase se logra establecer una base para la planificación, en este punto
se realiza la evaluación y la selección de las mejores opciones en cuanto a
técnicas a considerar en el diseño para determinar cuál será el curso de
acción para la ejecución del Proyecto. También es este el espacio para
investigar el capital intelectual de la corporación y analizar otros Proyectos
similares hechos en la empresa. Se hace un sondeo de información
estadística, catastro, datos geológicos, mapas y demás puntos de interés, y
se identifican posibles recursos.

• Desarrollo el diseño básico

El diseño básico se desarrolla en dos etapas: la primera consiste en la toma

de datos y elaboración de requerimientos del usuario. La segunda etapa es más
compleja y en ella se recopila la siguiente información y se realizan las siguientes
actividades:

o Revisión detallada de los resultados de la conceptualización y

requerimientos del usuario para su validación.

o Hojas de datos de todas las salas, críticas y no críticas.

o Cálculo de cargas térmicas y caudal de aire en cada una de las salas.

o Diagrama básico de Tuberías de aguas y condiciones de temperatura,

humedad y limpieza del aire.

o Distribución de puntos de uso de servicios.

o Revisión de diseños de salas, incluyendo áreas de servicios.

o Listas de consumos.

o Lista de equipos.

La recopilación apropiada de esta información establece una sólida base para

el desarrollo posterior de la fase de Diseño Detallado y es el momento crítico para
recabar los elementos necesarios para la ejecución. Los documentos de la ingeniería
básica son el punto de partida para la ejecución de la ingeniería de detalle para
generar planos constructivos.

• Desarrollo el Diseño Detallado

 En esta etapa se hace todo el desglose del proyecto y se establecen las
necesidades materiales, de recursos humanos y de tiempo. Se sondean costos,
espacio de trabajo al mayor grado de detalle posible, pues esta información es la
que se utilizará para la ejecución del Proyecto. Es decir, en este apartado se
desglosa paso a paso las actividades a cumplir para lograr los objetivos planteados:

o Primero se revisan los resultados de la fase anterior.

o En esta fase se ultiman los detalles finales el Proyecto, y se lleva a la mayor

especificidad posible el plan de ejecución. Se crea también un estimado de
costos clase II, el cual se caracteriza por contar con información más
detallada y data concreta, y un cronograma del Proyecto detallado. Se tiene
la Ingeniería para la procura (detallada) y la finalización de la definición del
Alcance del Proyecto, se hace Alcance detallado del Proyecto. Es decir, en
este punto se definen las etapas del Plan de Proyectos al mayor nivel de
detalle posible, se cubren todas las áreas y se plantean todas las
limitaciones.

o Para este momento de a Planificación se reconoce que existe un conjunto

suficiente de empresas proveedoras de bienes y servicios a ser contratadas y
queda configurada la estrategia de contrataciones. Se hacen solicitudes de
información a proveedores (RFI), solicitudes de cotizaciones presupuestarias
a proveedores (RFQ) y requerimientos de propuestas a proveedores (RFP).
Además se desarrolla el componente técnico de los pliegos, para así
desarrollar especificaciones detalladas.

o Se coordinan los trámites de componentes legales, financieros y

ambientales necesarios para iniciar con las obras. Se tiene el sitio del
proyecto y los contratos de compras definidos, además de los permisos
ambientales otorgados y requerimientos de SHA aprobados. Se consolida el
PEP (Plan de Ejecución del Proyecto), estableciendo la línea Base del
Proyecto a ser ejecutada.

o En este período también se arma el Paquete de Documentación del

Proyecto, que contiene toda la documentación legal e información
pertinente que se ha recopilado en esta fase. Esa información debe ir con
fechas, actividades detalladas, planos, maquetas y todos los datos
relevantes dar inicio a la ejecución.
 Para poder pasar a la fase de Ejecución se somete el PEP (Plan de Ejecución
del Proyecto) a aprobación del Comité de Gestión y que las salidas esperadas estén
culminadas en su totalidad. En la gráfica a continuación se encuentran los procesos
imprescindibles para desarrollar el segundo nivel de la etapa de Planificación:
 Gráfico Nº 10. Procesos de Segundo Nivel para la Etapa de Planificación de Proyectos de Energía
(Partes 1 y 2).

ETAPA DE EJECUCIÓN

Esta etapa tiene como objetivo coordinar a las personas y gestionar los recursos
necesarios para realizar todo el trabajo definido en el Plan de Ejecución del Proyecto
(PEP) y cuenta con dos macro-procesos que en algunas ocasiones pueden llegar a
confundirse o mezclarse en el propósito de esta etapa. Estos macro procesos son:
Realizar Procura y Realizar Ejecución.

En esta etapa ocurren varias cosas:

o Se realizan ajustes al diseño.
o Se define la lista de empresas que participarán del Proyecto. Esta selección se
realiza a través de la solicitud de propuestas a proveedores (RFP), se hacen
procesos de licitaciones, y rigurosos procesos de evaluación de beneficios y
costos de cada empresa, así como su imagen, reputación y calidad para
 encontrar la que más se ajusta a las necesidades del Proyecto. Todo esto con la
finalidad de tener todo listo para el arranque de la ejecución del Proyecto.
o Se hace la revisión y la firma de contratos con las empresas seleccionada. Así
como la posterior administración de esos contratos.
o Se tiene lista y a mano todo el detalle del área técnica del Proyecto, también se
desarrollan los equipos, se asignan los recursos y se administran estos recursos
entre los distintos involucrados en el Proyecto..
o Se ejecuta lo estipulado en el Plan de Ejecución del Proyecto (PEP),
o Se adquiere y se instalan los equipos que se hayan planificado.

Se entiende entonces que esta es la etapa de mayor consumo financiero y por

ello requiere de un riguroso control del tiempo, precisión en el seguimiento de la
ejecución del proyecto y sobre todo control de los gastos. Teniendo en cuenta la
complejidad de este momento en la Gestión de Proyectos de Energía se ha elaborado
una guía específica para la Etapa de Ejecución.

Esta etapa es también el espacio donde se verifica el cumplimiento de

objetivos, metas, impacto, dificultades y éxitos alcanzados con el Proyecto, tanto a
nivel general como a nivel de actividades específicas. Esta evaluación permite analizar
la eficiencia en el uso de los recursos, la eficacia del cumplimiento de metas y objetivos
y la efectividad en la satisfacción de las expectativas, y permite la retroalimentación
para la optimización de los procesos y el mejoramiento general del Proyecto.

Para pasar a la Etapa siguiente o Etapa de Cierre, se debe tener la aprobación

de los involucrados y que las etapas y actividades previas hayan concluido en su
totalidad, lo que todas las actividades de la etapa que se acaba de desglosar, Etapa de
Ejecución, deben cumplirse. Lo más recomendable es hacer una sesión de trabajo con
todos los involucrados para garantizar el cierre de las actividades y etapas previas,
siendo esta la manera más eficaz de garantizar la culminación de la Etapa de Ejecución
y aprobar el inicio de la Etapa de Cierre.
En la gráfica presentada a continuación se describen los procesos
imprescindibles para desarrollar el segundo nivel de la Etapa de Ejecución.
Gráfico Nº 11. Procesos de Segundo Nivel para la Etapa de Ejecución en Proyectos de Energía (Partes I
Y II)
ETAPA DE CIERRE

La Etapa de Cierre es donde se ejecutan todas las actividades para finalizar el

Proyecto tanto en actividades como legalmente. Del mismo modo que la Etapa de
Ejecución, es bastante compleja y requiere de precisión para realizarse de manera
acertada. Es por ello que tiene dos macro procesos:

• El cierre Técnico-administrativo/contable.
• El cierre de Proyecto.

En esta etapa se hacen las evaluaciones técnicas para determinar si se han

cumplido los objetivos propuestos, se miden los resultados, se elabora toda la
documentación de cierre y se finiquitan los contratos que aún continúen vigentes.
Asimismo esta Etapa incluye todas las acciones y actividades necesarias para lograr los
objetivos de Calidad y el éxito general del Proyecto y se deja el servicio, producto o
resultado en manos del cliente. Por consiguiente el objetivo de esta Etapa es asegurar
que se han completado todas las tareas del Proyecto.

Para lograrlo se deben tener en cuenta los siguientes procesos concluidos:

• Finiquito de los contratos con proveedores: se concreta el cierre de los
compromisos  asumidos con los distintos proveedores de servicios o recursos.
Se deben efectuar las facturaciones y los pagos correspondientes a cada caso.

• Conclusión de las tareas del equipo de trabajo: no solo de las tareas

generales, sino de las tareas individuales de cada integrante del equipo para
que pueda ocurrir de manera oficial la liberación del personal a partir del cierre
del Proyecto.

• Cierre económico y financiero:  muy relacionado con el finiquito de los

contratos con los proveedores, también se debe asegurar que todas las
facturas están pagas y los registros contables al día.

• Cierre de carácter administrativo: consiste en la imputación de los pagos y su

ejecución pertinente. Asimismo, se procede al  balance administrativo del
Proyecto.

• Evaluación de la Gestión del Proyecto:  este paso es beneficioso

principalmente para la gestión de futuros Proyectos.  debido a
las oportunidades de mejora que se detectan a partir de este análisis. Se logra
 mediante la evaluación de los logros y objetivos recogidos en el Acta de
Constitución del Proyecto.

• Entrega del Alcance: se hace un informe completo de los resultados del

proyecto, comparándolos con los logros planteados en la Etapa de
Planificación para establecer el nivel de éxito de la Gestión e informarlo a
todos los interesados.

• Se determina si los interesados han alcanzado o superado sus expectativas

y se firma del acta de aceptación de los productos entregados. Si el
Proyecto se ha cancelado anticipadamente también es necesario proceder a un
cierre formal del Proyecto y se realizaría un acta de cancelación.

• Aceptación por parte de cliente: se debe lograr la aceptación externa de las

actividades propias del Proyecto realizado.

• Se documenta y comparten lecciones aprendidas, con la participación de

todo el equipo del Proyecto deberá de ser uno de los registros más
importantes de la Gestión de Proyectos para cualquier organización, pues así
los errores y aciertos de los Proyectos quedan registrados para ser usados en
futuras iniciativas, y de esta manera la organización aprenda y mejore
continuamente. para un futuro uso.

A continuación presentamos la Gráfica Nº 12 que describe los procesos

imprescindibles para desarrollar el segundo nivel de la etapa de Cierre.
Gráfico Nº 12. Procesos de Segundo Nivel para la Etapa de Cierre en Proyectos de Energía (1ª
parte).

Gráfico Nº 12. Procesos de Segundo Nivel para la Etapa de Cierre en Proyectos de Energía (2ª parte)