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Objetivos del curso
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Contenido
Introducción
Auditando los requisitos de las Normas ISO
Gestión del proceso de auditorias
Técnicas de auditoria
Competencia y evaluación de los auditores
Certificación
Examen.
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Introducción
AUDITORIA
“Proceso (3.4.1) sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias
objetivas (3.8.3) y evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar el grado en que se cumplen
los criterios de auditoría (3.13.7)
ISO 9000:2015
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Introducción
Objetivo de la auditoría
Determinar conformidad
Determinar eficacia (resultados)
Proveer la oportunidad de mejorar
Cumplir requisitos regulatorios
Para certificación
Beneficios
Dar confianza a la gerencia
Dar confianza a las partes interesadas
Dar confianza del cumplimiento legal
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Etapas de la Auditoria
• Entender el SGC
• Asistir en el planeamiento de la auditoria
• Identificar aplicabilidad a los requisitos de la Norma
• Iniciar la preparación de Listas de Verificación
• Identificar necesidad de especialistas (3ra. Parte)
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Etapas de la Auditoria
2. Auditoria de Conformidad – Etapa 2
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AUDITANDO LA NORMA ISO 9001:2015
Enfoque de auditoria
Modelo del Sistema SIG
Mejoramiento Continuo
Política de SIG
Revisión por parte
de la gerencia
Planificación
Verificación y A P
acción correctiva
V H Implementación y
Operación
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Estructura de las norma ISO
9001:2015
6. Planificación
7. Apoyo
8. Operación
9. Evaluación del desempeño
10. Mejora
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Ciclo PHVA
PLANEAR HACER
Preparación AUDITORIA
de la auditoria: DE CAMPO
(Incl. Informe)
Equipo auditor, R
Plan de la E
Auditoria, S
Listas de U
Verificación L
T
A
D
VERIFICAR O
S
Seguimiento
ACTUAR y revisión de
resultados del
Acciones Proceso de
de mejora auditoria
del Proceso
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Distribución típica del tiempo
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Planificación de la Auditoria
Programa de Auditoría
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Planificación de la Auditoría
Alcance de la auditoria
“Extensión y límites de una auditoria”.
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Ejecución de la Auditoria
Plan de Auditoría
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Prueba de suficiencia
DEPARTMENTS
P
STANDARD REFERENCE or r T
QUALITY MANUAL REFERENCE or o o
SUBJECT REFERENCE j t
Auditoria vertical 4
5.1
Quality system
Management commitment
X
X
5.2 Customer focus
5.3 Quality policy X
5.4 Planning X
5.5 Administration X
5.6 Management review X
6.1 Provision of resources X
6.2 Human resources X
6.3 Facilities X
6.4 Work environment X
7.1 Planning of realisation X
processes
7.2 Customer related processes X
7.3 Design and development X
7.4 Purchasing X
7.5 Production and service X
operations
7.6 Control of measuring and X
monitoring devices
8.1 Planning X
8.2 Measurement & monitoring X
8.3 Control of nonconformity X
8.4 Analysis of data
8.5 Improvement
TOTALS
FINAL TOTALS MAJOR MINOR
COMMENTS
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Recomendación final auditoria 1° Etapa
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Ejecución de la Auditoria
Relación auditor auditado
ANTES DE EMPEZAR …. UNA REFLEXIÓN
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ELIMINAR BARRERAS
Físicas
Intelectuales
Psicológicas
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BARRERAS DE LA COMUNICACION
TOMAR EN CUENTA:
Ponga cómodo al auditado
Elimine temores
Explique el Objetivo
Explique sobre las notas
Mantenga al auditado informado de sus decisiones
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BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
A- ESPACIO
• Lugar correcto.
• Asignación de sillas.
• Distracción física mínima.
• Una mesa entre personas puede ser
una barrera.
• Auditor y auditados deben ser un
equipo
• Considerar el espacio personal
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BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
B- TIEMPO
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BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
C- CONTACTO VISUAL
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BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
D- LENGUAJE CORPORAL
Comunica información
Indumentaria acorde a la situación
Accesorios necesarios para el auditor
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
E. LENGUAJE GESTUAL
•Tos
•Entonación de la voz
•Suavidad de la voz
•Gestos / Movimientos
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Ejecución de la Auditoria
Auditoria de Campo
Agenda de la reunión de apertura
Presentar al equipo Calificación de reporte de no
conformidad
Confirmación del alcance y criterios de
la auditoria Confirmar logística, recursos y
facilidades necesarias para el equipo
Revisar PLAN de auditoría
Auditores acompañantes
Confirmar tiempos y areas para las
reuniones. Incluyendo la reunión de Confirmación de la disponibilidad de
cierre guias de la organización
Explicar sobre muestreo Preguntas
Confidencialidad
RECOGIENDO LA INFORMACIÓN
Entrevistas
Revisión de documentos
Auditar con los sentidos
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Entrevistas – Técnicas de indagación
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas y directas
Preguntas aclaratorias
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Preguntas abiertas
¡Muéstreme!
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Preguntas aclaratorias
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Preguntas cerradas y directas
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Revisión de documentos - Muestreo
SELECCIÓN DE LA MUESTRA:
•Al azar
•En base a no conformidades anteriores
•Por ocurrencia de incidentes
•Por resultado de inspecciones
REGISTROS - Muestreo
MIRAR Entorno
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Recomendaciones para la recolección de
información
PROCESO DE ENTREVISTA
Muy emotivo
Situación No usual
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Enfoque exitoso de la auditoria
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RECOMENDACIÓN: Tomar en cuenta en cada auditoria
Efectividad de AC/AP
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Ejecución de la Auditoria
Calificación de No Conformidades
Ejecución de la auditoria
HALLAZGOS Y CONCLUSIONES
NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito
OBSERVACIÓN
Cuando la evidencia no es clara y/o precisa.
La evidencia es muy escasa.
La falta o incumplimiento ha sido ocasional.
Pueda darse una potencial no conformidad.
HALLAZGO DE
OBS LA AUDITORÍA NC
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Ejecución de la auditoria
EVIDENCIA OBJETIVA
“Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo”
Ejemplos
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Análisis de hallazgos y conclusiones
• El equipo auditor debe revisar sus apuntes buscando las evidencias que
sustenten su decisión a fin de comprobar si existen errores al respecto.
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Ejecución de la auditoria
FORMA DE REDACTAR NO CONFORMIDADES
En forma clara y concisa
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Ejecución de la auditoria
•H ECHO
•M AGNITUD
•E VIDENCIA
• I NCUMPLIMIENTO
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Redacción de No Conformidades
Ejemplo :
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Reporte de la auditoria
• Objetivo y alcance
• Área auditada
• Lugar y Fecha
• Equipo de Auditoría
• Participantes
• Documentación aplicable
• Objetivo , Alcance y Conclusiones
• Resumen de los resultados: fortalezas y debilidades del SGA
• No conformidades y observaciones
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Reporte de la auditoria
• Opiniones subjetivas.
• Información confidencial.
• Crítica a individuos.
• Declaraciones ambiguas.
• Detalles triviales.
• Observaciones, Hallazgos, No conformidades que no
fueron discutidos en la reunión de cierre (cuando la
presentación es posterior) / o que no fueron comunicadas
al Representante de la Dirección.
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Informe de auditoria
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Informe de auditoria
Otras recomendaciones:
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Reunión de cierre
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Reunión de cierre
• Saludo
• Presentación del equipo
• agradecimiento
• Confirmación del alcance y de los objetivos
• Presentación de las fortalezas del Sistema
• Presentación de los hallazgos (por auditores)
• Fortalezas / No conformidades / Observaciones / OM
• Conclusiones
• Existe un sistema de SGC
• Esta implementado?
• Es eficaz?
• Acordar fechas para verificación de AC
• Aclaración de dudas
• Despedida.
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Evaluación de los Auditores
Métodos de evaluación:
La evaluación puede ser llevada a cabo por una persona o por un equipo
utilizando uno o varios métodos seleccionados de los indicados en las
tablas 2, 3. ISO 19011 (7.6.5)
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Evaluación de los Auditores
Tabla 2 – Métodos de evaluación
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Mejora del Proceso de Auditoria
Mapa del proceso de auditoria
A P
C D
1
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TÉCNICAS DE AUDITORIA
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Cuestiones a investigar y secuencia
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Seguir la pista
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Seguir la pista (algunas recomendaciones)
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Auditando por Procesos
Identificar el proceso
Identificar las entradas P A
Identificar la salida propuesta
Establecer flujo de actividades
¿Qué recursos se usan? H V
¿Cuáles son los controles?
¿Cómo se monitorea? Controles
(p.e.
Seguir el proceso mediante los medios procedimientos)
pertinentes
¿Se realizaron bien todas las actividades? Entradas Proceso Salidas
¿Fueron efectivos los controles? Actividades
Entender las interacciones entre los procesos
Recursos
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Competencia de los auditores
CONOCIMIENTOS CONOCIMIENTOS
ESPECÍFICOS GENERICOS
Y REGLAS
ATRIBUTOS PERSONALES
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Atributos Personales
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Competencia de los auditores
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Competencia de los auditores
• Ciencia y tecnología
• Impacto de las actividades humanas
• Las técnicas de seguimiento y medición
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Auditores Líderes de Equipo
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Certificación
Auditorías de Tercera Parte
Auditoría de certificación
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Beneficios de la certificación
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21/05/2016 Ponente: Ing. Michel Tejeda