Autor: Jhonatan Stiven Rodriguez Huertas – Programa: Controles y Seguridad Informática

Incidencia de los procesos en las empresas

En cualquier empresa, existe un tipo de organización el cual hace que haya una
división de responsabilidades, que genera en consecuencia fragmentar a la
empresa en diferentes áreas con el fin de facilitar los objetivos propuestos por la
compañía. Cada área tiene (o debe tener) a una persona especializada en las
tareas correspondientes a dicha área, además de contar con herramientas
específicas para la realización de sus actividades. Como cada área representa
una parte de la organización, y todas por igual son de vital importancia para
determinar el éxito y supervivencia de la empresa, procederemos a desglosar
cada una de las áreas que componen a la organización.
No es un secreto que una empresa necesita de una persona (o grupo de
personas) que la organice y le de vida, por ello existe un área especializada en
hacer que las demás áreas funcionen correctamente, aparte, le da un sentido a la
empresa, ya que es la encargada de plantear objetivos y además debe tomar las
decisiones importantes para que la empresa siga en pie, a esta área se le conoce
como dirección general. Por lo tanto es considerada “la cabeza de la empresa”.
Pero es necesario de otros componentes aparte de la “cabeza”, entre ellos,
encontramos el área administrativa, de producción, de ventas y de contabilidad y
finanzas. Así como un humano tiene cabeza, necesita de un cuello que la
sostenga y la conecte con el resto del cuerpo, por lo tanto el área administrativa es
la encargada de hacer esto ya que efectúa las órdenes generales dadas por la
dirección general, y también cumple la tarea de administrar la empresa, esto
mediante acciones como el pago de salarios y las contrataciones, entre otras.
Siguiendo con la idea de la representación del ser humano, encontramos que el
resto del cuerpo está conformado por el área de producción, la cual podemos
representar como los miembros superiores, ya que se encargan de producir los
bienes que la empresa comercializa. Por otra parte los miembros inferiores son
interpretados por el área de ventas que se ocupa de la relación que tiene la
empresa con el exterior, en otras palabras se especializa en la parte de marketing
y en las relaciones con proveedores y clientes. Y el área de finanzas y contabilidad
que es una obligación de las empresas, ya que deben tener un registro de
contabilidad y de beneficios, gastos y movimientos que se generan en el
presupuesto de la compañía.
Es también importante resaltar que además de que cada área tiene gente
especializada en ella, también cuenta con herramientas que hacen más fácil el
trabajo de sus integrantes. Muchas de estas herramientas están relacionadas con
la tecnología. Las más populares en la actualidad son: El internet, el
almacenamiento en la nube, la Big Data y los softwares (ya sea de contabilidad o
para registrar clientes, etc.), esto se debe tanto a la popularidad como a la
eficiencia de estos elementos.
La internet es la “puerta digital” al mundo exterior por lo que es indispensable para
toda aquella empresa que desee ser reconocida y que necesite algún tipo de
información que se encuentre en este medio.
El almacenamiento en la nube es algo reciente que las empresas están decidiendo
utilizar ya que la información almacenada en equipos o servidores propios, a
veces puede llegar a su límite, o no posee tanta seguridad, o también puede
ameritar costos mayores que en comparación de tenerla almacenada en la nube
donde solo hay que alquilar los servidores que se necesiten por un módico costo y
sin problema de que la información se pierda.
Para empresas de gran tamaño y tiempo de vida, la Big Data es algo más que
necesario ya que la cantidad de datos que la empresa posee es probablemente
gigantesca, así que el acceso a esos datos se puede convertir en una pesadilla,
por lo cual la Big Data busca facilitar tanto el tratado de los datos haciendo más
eficiente la búsqueda de la información.
En cuanto a tareas que no necesiten esfuerzo físico, y las cuales hacen uso de
computadoras o dispositivos similares, se necesita del uso de softwares
especializados en esas tareas, para volverlas más fáciles y rápidas de hacer,
porque es bien sabido que las herramientas TIC hacen más sencillas algunas
acciones de quienes las usan correctamente.
Otro punto a destacar es que las áreas necesitan tener un tipo de regulación, la
cual no solo dependa de los manda más de la compañía, por ello se efectúan
controles de diferentes tipos para que el área funcione correctamente y no afecte
el desempeño general de la empresa. Los controles que se deben efectuar para el
orden de cada área son los siguientes: los controles administrativos, que evalúan
la administración del área evaluada, los controles de aplicación nos permiten
garantizar la integridad de los datos y los controles de seguridad evitan que malas
manos obtengan información importante de la organización. Sin ellos
probablemente las cosas en cada área no vayan bien y terminen generando un
caos en toda la compañía.
Para concluir, una empresa se compone principalmente de herramientas TIC,
personas y sistemas de información. También, las empresas necesitan que las
personas especializadas en un campo, lo puedan ejercer para mejorar su
eficiencia y competitividad, además necesitan de un orden y por su puesto de una
buena dirección, por ello se crean las áreas de trabajo. Cada una de estas es
importante y a la vez no puede faltar, y junto con controles que las regulen y
herramientas que les ayuden en sus funciones y a mantener un buen ritmo,
pueden llevar a la empresa a lo más alto.
Referencias
https://es.wikipedia.org/wiki/%C3%81reas_funcionales_de_la_empresa
https://www.gestiopolis.com/areas-funcionales-de-una-empresa/
https://elcomercio.pe/especial/zona-ejecutiva/negocios/10-herramientas-claves-
era-digital-empresas-noticia-1980307
https://www.elfinancierocr.com/pymes/seis-herramientas-tecnologicas-que-no-
pueden-faltarle-al-iniciar-su-
emprendimiento/RHK7YPYF6NARNKZXCIRDYLD7IQ/story/