INSTRUMENTOS DE APOTO PARA ELABORAR FASE 1 DEL PETI

Primera fase COMPRENDER

Tabla de contenido a poblar

Objetivo del documento
Alcance del documento
Contexto normativo que rige la entidad
Entendimiento estratégico de la Entidad
Objetivos estratégicos de la Entidad
Modelo operativo de la Entidad
Descripción de los procesos de la Entidad
Procesos estratégicos
Procesos misionales
Procesos de apoyo
Procesos de Evaluación y Control
Alineación de TI con los procesos
SE 1 DEL PETI
FASES DEL PETIC MES 1 MES 2
Semanas 1 2 3 4 5 6
COMPRENDER
Preparativos X X
Conformar Equipo PETI X
Contexto Institucional y de TI X X
ANALIZAR
Comprensión Situación Actual (Línea Base) X X X
Identificar Hallazgos X
CONSTRUIR
Formular el escenario futuro para TI (Línea de Destino)
Elaborar el plan para alcanzarlo
Elaborar Portafolio y Roadmap de proyectos para cerrar las brechas
PRESENTAR
Socializar, aprobar, publicar PETI
Implementar Modelo de Monitoreo y Control a la ejecución del PETI
MES 2 MES 3
7 8 9 10 11 12

X X
X X
X X

X X
X
 Grupo para la construc
Área

Planeación

Tecnologías de la Información

Secretaría Agricualtura, Desarrollo Rural y Medio Ambiente

Secretria de Aguas e Infraestructura
Secretaría de Cultura
Secretaría de Educación
Secretaría de Familia
Secretaría de Interior
Secretaría de Salud
Secretaría de Turismo, Industria y Comercio

Secretaría Administrativa
Atención al Ciudadano

Secretaría Hacienda

Despacho Gobernador
Oficina de control interno
Áreas de apoyo
Secretaría Administrativa
Secretaría de Planeación
Secretaría TIC

Otros Participantes
 Grupo para la construcción del PETI
Nombre de las personas

Jose Ignacio Rojas

Jhon Mario Lievano

Julio Cesar Cortez Pulido

Cultura Falta
Jhon Jaber Castro Mancera
Liliana Maria Sanchez Villada
Alba Jhoana Quejada Torres
Eduardo Orozco Jaramillo
Yenny Alexandra Trunillo Alzate
Maria Teresa Ramirez Leon

Jhon Harold Valencia Rodriguez

Líder del proceso de gestión financiera o del área financiera

Juan Miguel

Jose Duvan Lizarazo

Jhon Harold Valencia Rodriguez

Jose Ignacio Rojas
Jhon Mario Lievano

Área Nombre
Líderes de los procesos o áreas de la
Áreas de la entidad
 Función

Garantizar que las acciones y mejoras propuestas estén

alineadas con el Plan estratégico Institucional

Orientar a las áreas en la definición de las acciones de

mejora.

Definir las oportunidades de mejora y posibles soluciones a

cada una

Definir las necesidades de los usuarios de la entidad y

posibles soluciones a cada una
Identificar el presupuesto que se debe asignar para cada
acción.
Coordinar, hacer seguimiento y verificación de la
implementación de las acciones definidas
Controlar y gestionar los riesgos asociados.

Velar por la adopción del modelo de Seguridad y

Privacidad de la Información

Nombre
Líderes de los procesos o áreas de la
entidad
 Ficha
Nombre de la Entidad
Orden o Suborden
Naturaleza Jurídica
Nivel

Tipo de Vinculación
Representante Legal
Estrateg

Misión de la entidad

Visión de la entidad

Objetivos y
Objetivo
ID Nombre

OE1 Actualizar la caracterización de las áreas de talento humano (Prepensión, cabeza de

familia, limitaciones físicas, fuero sindical etc. )
OE1 Actualizar la caracterización de las áreas de talento humano (Prepensión, cabeza de
familia, limitaciones físicas, fuero sindical etc. )

Actualizar, Implementar y socializar Plan Estratégico de Talento Humano que integre -

Plan anual de vacantes.- Plan de Previsión de Recursos Humanos.- Plan Institucional de
Capacitación.- Plan de Bienestar e Incentivos - Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.-
Monitoreo y Seguimiento del SIGEP- Evaluación de desempeño- Inducción y reinducción-
Medición, Análisis y Mejoramiento del Clima Organizacional.
OE2

Medir, analizar y establecer acciones de mejora del clima organizacional de conformidad

con las directrices metodológicas del Departamento Administrativo de la Función Pública
DAFP

Elaborar y evaluar el Plan de Inducción y Reinducción de la Administración Departamenta

de conformidad con las directrices metodológicas del Departamento Administrativo de la
Función Pública DAFP

OE3
Actualizar e imlementar el Plan de Capacitación de la Administración Departamental que
incluya los siguientes temas: Integración cultural, Planificación, desarrollo territorial y
nacional, Relevancia internacional, Buen Gobierno, Contratación Pública, Cultura
organizacional, Derechos humanos, Gestión administrativa, Gestión de las tecnologías de
la información, Gestión documental, Innovación, Participación ciudadana, Servicio al
ciudadano, Sostenibilidad ambiental, Derecho de acceso a la información

Actualizar e implementar el Plan de Bienestar de la Administración Departamental que

incluya los siguientes temas:Deportivos, recreativos y vacacionales, Artísticos y culturales,
Clima laboral, Cambio organizacional, Adaptación laboral, Preparación a los
prepensionados para el retiro del servicio, Cultura organizacional, Trabajo en equipo,
Educación formal (primaria, secundaria y media, superior), día del servidor público.

OE4
OE4

Implementar y/o actualizar la metodología para el análisis del retiro de los servidores de
la Administración Departamental que genere insumos para la provisión del talento humano
de conformidad con los lineamientos metodológicos del Departamento Administrativo de la
Función Pública

Implementar y/o Ajustar Plan de Desvinculación Asistida de la Administración

departamental con el fin de brindar apoyo sociolaboral y emocional a las personas que se
desvinculan por pensión, por reestructuración o por finalización del nombramiento en
provisionalidad, de manera que se les facilite enfrentar el cambio.

OE5

Realizar el diagnóstico del estado de implementación del Código de Integridad a través de

encuestas a los servidores Públicos (debilidades y fortalezas de la implementación del
Código de Integridad)

Socializar el Código de Integridad de la Administración Departamental en las

dependencias de la Administración Departamental.

OE6

Realizar una campaña pedagógica e informativa sobre los temas asociados con la
integridad, los deberes y las responsabilidades logrando la participación activa de los
servidores públicos con el propósito de lograr un cambio cultural orientado a garantizar
la moralidad, la ética y la responsabilidad en el ejercicio de la función pública.
 Actualizar, compilar e implementar la caracterización de ciudadanos, usuarios y grupos
de Interés de competencias de cada una de las Secretarías a través de una
herramienta, en correspondencia con la "Guía de Caracterización de Ciudadanos,
Usuarios y Grupos de Interés".

OE7

Ajustar, implementar y socializar la encuesta de percepción del cliente o usuario de la

Administración Departamental, con respecto a los productos o servicios ofrecidos y si estos
cumplen sus expectativas.

Elaborar, publicar y socializar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con sus

correspondientes componentes.

OE8

Realizar seguimiento y evaluación al Plan del Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano PAAC, con el propósito de evaluar el cumplimiento al PAAC, a través del
Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Administración Departamental.

Realizar seguimiento trimestral al Plan Anuela de Adquisisiones de la Administracion

Departamental

Actualizar la página web de la Administración Departamental e inclusión de pluging para

OE9 uso de teclado, con el cumplimiento de los requisitos de accesibilidad : a. Contenido no
textual; b. Información y relaciones; c. Sugerencia significativa; d. Características
sensoriales; e. Uso del color; f. Teclado; g. Sin trampas para el foco del teclado; h. Tiempo
ajustable. i. Poner en pausa, detener, ocultar, j. Evitar bloques; k. Titulado de páginas; l.
Orden del foco; m. Propósito de los enlaces (en contexto); n. Idioma de la página; o. Al
recibir el foco; p. Al recibir entradas; q. Identificación de errores; r. Etiquetas o
instrucciones; s. Procesamiento; t. Nombre, función y valor.
 Realizar actualización de los link de la página web de la Administración Departamental,
de conformidad con las directrices de usabilidad: a. Rutas de navegación (Ruta de
migas). b. Las URL fáciles de leer (URL limpios). c. Navegación global consistente. d.
Vínculo a página de inicio. e. Independencia de navegador. f. Enlaces bien formulados
g. No existencia de ventanas emergentes en ningún nivel de navegación. h. Uso
adecuado de títulos y encabezados con sus correspondientes etiquetas HTML, por ejemplo
<h1>, <h2> ... l. Inexistencia de tiene vínculos rotos . m. Justificación del texto
n. Ancho del cuerpo de texto . o. No existencia de texto subrayado. p. Desplazamiento. q.
OE10 Pantalla, móvil, impresión .r. Vínculos visitados. s. Campos obligatorios. t. Claridad entre
el título del campo en los formularios y el espacio dispuesto para el ingreso de la
información .u. Ejemplos en los campos de formulario

Implementar la encuesta para medir el nivel de satisfacción para los trámites virtualizados
en la ventanilla única virtual del Departamento.

Actualizar y/o Implementar el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), de

acuerdo con el marco de referencia de Arquitectura Empresarial del Estado Guía para el
diseño de un Plan Estratégico de las Tecnologías de Información.

OE11

Actualizar y/o implementar la estrategia para el intercambio de datos con otras entidades,
de conformidad con la Guía de uso del Lenguaje Común de Intercambio de Información .

Actualizar y/o Implementar la política de seguridad y privacidad de la información de la

Administración Departamental del Quindío de conformidad con la normatividad legal y las
guías metodológicas diseñadas

OE12
OE12

Elaborar documento con los perfiles de abogados externos, considerando los criterios de
litigiosidad, complejidad de los casos y el impacto de los procesos y remitir los perfiles de
abogados externos a la instancia competente de la contratación.

Definir los criterios de procedencia y rechazo de las solicitudes de conciliación sujetas a

estudio por parte del Comité de Conciliación.

OE13

Revisar una vez al año el reglamento dispuesto para el Comité de Conciliación.

Decidir en un término máximo de quince (15) dias contados a partir de su recibo, las
solicitudes de conciliación que se radiquen en la Secretaría.

OE14

Realizar anualmente el estudio y evaluación de los procesos judiciales en los que sea
parte la Administración Departamental del Quindío, dentro del primer trimestre siguiente a
la vigencia del año inmediatamente anterior.

Guardar copia física y/o magnética de toda la información referente al trámite de las
solicitudes de conciliación.

OE15
OE15

Implementar el procedimiento para gestionar préstamos y consultas a documentos

requeridos dentro de los procesos judiciales y que reposen en otras dependencias de la
Administración Departamental.

Socializar los lineamientos de fortalecimiento de la defensa y las líneas jurisprudenciales

que ha contruido la ANDJE para el fortalecimiento de la defensa judicial del Departamento.

OE16

Presentar informes periódicos de las sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones

efectuadas por el Departamento al Comité de Defensa Judicial

Actualizar la identificar los riesgos inherentes al ciclo de defensa jurídica y realizar la

valoración de impacto y probabilidad así como los controles y planes de mitigación de
riesgos para el Departamento.

OE17

Definir estrategias de gestión que permita a los funcionarios que tengan a su cargo
actividades específicas de pago de sentencias y conciliaciones su cumplimiento.
 Identificar y analizar los pagos realizados por concepto de intereses corrientes y moratorios
de sentencias y conciliaciones.

OE18

Decidir la procedencia o improcedencia de la acción de repetición en un término de cuatro

(4) meses.

Medir y evaluar la tasa de éxito procesal en repetición.

OE19
Enviar los reportes de las acciones de repetición al coordinador de los agentes del
Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo.

Informar al Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las

correspondientes decisiones, anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba
de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no
instaurar la acción de repetición.

OE20

Revisar el cumplimiento de las decisiones tomadas en materia de evaluación de la política

pública de prevención.

Medir y evaluar periódicamente los resultados de los indicadores de gestión ( eficiencia,

eficacia y efectividad) de las politicas realizadas en materia de prevención.

OE21
OE21

Actualizar, compilar e implementar la caracterización de ciudadanos, usuarios y grupos

de Interés de competencias de cada una de las Secretarías a través de una herramienta,
en correspondencia con la "Guía de Caracterización de Ciudadanos, Usuarios y Grupos
de Interés".

Ajustar, implementar y socializar la encuesta de percepción del cliente o usuario de la

Administración Departamental, con respecto a los productos o servicios ofrecidos y si estos
cumplen sus expectativas.

OE22 Implementar pendones informativos a la entrada de acceso de la Administraciòn

Departamental que contenga: - Localización física de sede central y sucursales . -
Horarios de atención de sede central y sucursales - Teléfonos de contacto, líneas gratuitas
y fax - Responsable (dependencia o nombre o cargo) de la atención de peticiones, quejas
reclamos y/o denuncias - Correo electrónico de contacto de la Administración
Departamental etc.

Implementar el Reglamento Interno para las Peticiones Quejas y Reclamos PQR que
contenga : Objetivo. alcance, marco, legal, términos de respuesta, presentación y
radicación de peticiones, canales de atención, mecanismos de seguimiento y evauación
etc.
OE23

Implementar el Plan de Seguridad de la Información en el Departamento del Quindío

 Elaborar informes trimestrales de seguimiento y evaluación de las Peticiones Quejas y
Reclamos PQR que involucra un análisis desde su recepción hasta su respuesta
(Registro de los PQRS presentados, tiempo de respuesta, número de solicitudes de
información con respuesta negativa, Recomendaciones de la entidad sobre los trámites y
servicios con mayor número de quejas y reclamos, Recomendaciones de los particulares
dirigidas a: Mejorar el servicio que preste la entidad , incentivar la participación en la
gestión pública y racionalizar el empleo de los recursos disponibles etc.)
OE24

Expedir los actos administrativos de desestimiento tácito de una petición, el cual quedará
normado en el Reglamento interno para las peticiones Quejas y Reglamos de conformidad
con los fundamentos de orden legal

Implementar el Plan Institucional de Capacitación de la Administración Departamental,

incluyendo temas relacionados con la política de Servicio al Ciudadano.

OE25

Actualizar el inventario de trámites de la entidad y otros procedimientos Administrativos a

través del ajuste e implemetación de la misión, procesos y productos que están
dirigidos a los ciudadanos o grupos de valor de la Administración Departamental,
considerando normativa, procedimientos, requisitos, puntos y horarios de atención;
debidamente aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Revisar e identificar el 100% de la información que se encuentra cargada en el Sistema

Único de Información de Trámites SUIT (Trámites y otros procedimientos de cara al
ciudadano OPA,) con el fin de determinar su vigencia y aplicabilidad en la Administración
Departamental

OE26
OE26

Registrar y actualizar los trámites y otros procedimientos administrativos de cara al

ciudadano OPA en el SUIT y que tienen aplicabilidad en la Administración Departamental

Actualizar los trámites de la Administración Departamental cargados en el SUIT en

armonía con lo dispuesto en el artículo 40 del Decreto - Ley 019 de 2012

OE27

Implementar dos acciones de virtualizar de trámites que incorporen el uso de tecnologías

de la información y las comunicaciones

Realizar jornadas de difusión que busquen la apropiación de las mejoras de los trámites
en los servidores públicos de la Administración Departamental responsables de su
implementación.

OE28
Actualizar la identificación y documentación de las debilidades y fortalezas de las
acciones de participación Ciudadana, a partir de los resultados del Formulario Único
Reporte de Avances de la Gestión FURAG y de la evaluación realizada por la Oficina de
Control Interno .

OE29 Realizar el diagnóstico del estado actual de la participación ciudadana en la Administración

Departamental del Quindío
 Conformar y capacitar el equipo de trabajo del proceso de planeación de la participación
OE30 Ciudadana de la Administración Departamental de Quindío (Que cuente con personal de
áreas misionales y de apoyo a la gestión)

OE31 Efectuar la publicidad de la metodología de participación de la Rendición de Cuentas de la

Administración Departamental vigencia 2020

Formular e implementar , previa evaluación por parte de los responsables, plan de

OE32 mejoramiento a la gestión institucional a partir de las observaciones, propuestas y
recomendaciones ciudadanas a los encuentros de doble vía con la ciudadanía realizados

Realizar y Socializar los informes trimestrales de seguimiento y evaluación al Plan de

OE33 Desarrollo con los diferentes equipos de trabajo de la Administración Departamental, con
el fin de que sirvan para aportar al proceso de aprendizaje organizacional.

OE34 Formular y aplicar listas de chequeo de la verificación al diligenciamiento del Formato

Único de Inventario Documental FUID incluidos tiempos de vigencia en cada Secretaría

OE35 Verificar y actualizar los registros de inventarios documentales

OE36 Implementar plan o programa de transferencias documentales y aplicar el cronograma de

transferencias documental anual

OE37 Implementar el modelo del sistema de documentos electrónicos

OE38 Actualizar e implementar las Tablas de Control de acceso de documentos físicos

OE39 Aplicar programas de conservación, producción , manejo documental , monitoreo y contro
de condiciones ambientales y contaminantes biológicos

OE40

Formular, adoptar e implementar el Reglamento Interno para las peticiones Quejas y

Reglamos PQR de la Administración Departamental que contenga : Objetivo. alcance
marco, legal, términos de respuesta, presentación y radicación de peticiones, canal de
atención, mecanismos de seguimiento y evacuación etc.

OE41

Actualizar y/o Implementar el Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), de

OE42 acuerdo con el marco de referencia de Arquitectura Empresarial del Estado Guía para el
diseño de un Plan Estratégico de las Tecnologías de Información

Ajustar, implementar y socializar la encuesta de percepción del cliente o usuario de la

OE43 Administración Departamental, con respecto a los productos o servicios ofrecidos y si estos
cumplen sus expectativas.

Implementar , socializar y publicar el Plan de Atención de Servicio al Ciudadano de la

OE44 Administración Departamental sitio Web de Transparencia y acceso a la información,
debidamente aprobado por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la
Administración Departamental
 Públicar sitio Web de transparencia y acceso la información faltante con respecto a:
OE45 Escalas salariales de funcionarios y contratistas, Informes de Empalme y respuestas de la
entidad a solicitudes de información; con el fin de garantizar el cumplimiento de las
disposiciones legales contenidas en la Ley 1712 de 2014.

Realizar seguimiento y evaluación a gestión del tema de transparencia y acceso a la

OE46 información a través de la medición de indicadores y encuesta de satsifacción del usuario
publicada en la página web de la entidad, con el propósito de generar confianza a la
comunidad sobre el que hacer administrativo

Implementar y divulgar la política de seguridad de la información y de protección de datos

OE47 personales de la Administración Departamental de conformidad con la normatividad legal a
través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Capacitar a los funcionarios y contratistas de las dependencias de la Administración

OE48 Departamental sobre la Política de la transparencia y el acceso a la información como
una herramienta fundamental para mejorar la democracia, la rendición de cuentas, preveni
la corrupción y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos

Implementación de la Política de la Gestión del conocimiento y la innovaciónes con el

propósito fortalecer de forma transversal las dimensiones (Direccionamiento Estratégico y
OE49 Planeación, Gestión para el Resultado con Valores, Evaluación de Resultados, Talento
Humano, Control Interno e Información y Comunicación) en cuanto el conocimiento que se
genera o produce.

OE50 Promover a través de campañas de sensibilización sobre los estandares de conducta y

prácticas de los principios del servicios público, en el marco de la integridad.
OE51 Monitorear, supervisar y evaluar el cumplimiento e impacto del Plan Estratégico de Talento
Humano e implementar planes de mejora

OE52 Elaborar formato de seguimiento a los riesgos de los contratos por parte de la Secretaría
Jurídica y de Contratación con el fin de minimizar el riesgo de incurrir en los mismos

OE53 Realizar seguimiento mensual a los riesgos de los contratos bajo su responsabilidad
( Supervisores e Interventores ) e informar las alertas respectivas en caso de aplicar

Realizar informes trimestrales al Comité de Control Interno sobre la aplicación de la

OE54 Politica de Gestión del Riesgo y Mapa de Riesgos de la Administración Departamental
componente identificación del riesgo , producto de los procesos de auditoria.

Realizar seguimiento a la adopción, implementación y aplicación de controles, con el

OE55 propósito de mitigar los riesgos que puedan incidir en el logro de los objetivos
institucionales

Actualizar los procedimientos de la Administración Departamental con el fin de

OE56 asegurar que el personal responsable investigue y actúe sobre asuntos identificados como
resultado de la ejecución de actividades de control

Realizar informes al Comité de Control Interno sobre la aplicación de la Politica de

OE57 Gestión del Riesgo y Mapa de Riesgos de la Administración Departamental componente
actividades de control , producto de los procesos de auditoria.

Actualizar la página web y la intranet con la información requerida para apoyar

OE58 funcionamiento del Sistema de Control Interno de la Administración Departamental con el
propósito de lograr el adecuado y efectivo componente Información y Comunicación
 Implementar El Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), de acuerdo con e
marco de referencia de Arquitectura Empresarial del Estado Guía para el diseño de un Plan
OE59 Estratégico de las Tecnologías de Información
(https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15399_foto_marquesina.pdf)

Implementar la política de seguridad y privacidad de la información de la Administración

OE60 Departamental del Quindío de conformidad con la normatividad legal y las guías
metodológicas diseñadas

Realizar trimestralmente evaluación a la gestión institucional y resultados a través de los

OE61 instrumentos de planificación con el fin de ser publicada para facilitar el acceso a la misma
de la comunidad, organismos de control y otros externos

OE62 Generar trimestralmente información a través de los instrumentos de planificación con e

fin de apoyar el proceso de evaluación de la gestión institucional

Realizar informes trimestrales al Comité de Control Interno sobre la aplicación de la

OE63 Politica de Gestión del Riesgo y Mapa de Riesgos de la Administración Departamenta
componente prácticas de confiabilidad e integridad de la información de la entidad, con e
objeto de fortalecer aspectos relacionados con la información y la comunicación

Realizar autoevaluaciones continuas y evaluaciones independientes para determinar e

OE64 avance en el logro de las metas, resultados y objetivos propuestos, así como la existencia
y operación de los componentes del Sistema de Control Interno

Analizar las evaluaciones independientes trimestrales para determinar el avance en e

OE65 logro de las metas, resultados y objetivos propuestos, a través de los indicadores de
gestión

OE66 Establecer el plan anual de auditoría basado en riesgos, priorizando aquellos procesos de
mayor exposición

OE67 Elaborar informe sobre las auditorías realizadas a través de hallazgos, estableciendo
recomendaciones
 Ficha de la Entidad
GOBERNACION DEL QUINDIO

DEPARTAMENTAL
PUBLICO

ROBERTO JAIRO BOTERO

Estrategia de la Entidad

Planificar y promover el desarrollo integral del Departamento, mediante la implementación de políticas, p

población; apoyadas en el liderazgo público, la gestión estratégica institucional, el talento humano comprome
procesos y procedimientos; para el desempeño de sus funciones administrativas dentro del marc

Quindío será en el 2032, un Departamento con una administración transparente, eficiente, planificada e inclu
desarrollo, con procesos articulados a través del uso de las TIC, con adecuados sistemas de planeación y ge
territorio ambientalmente sostenible; productivo y competitivo a partir de su vocación y aptitud; socialmen
institucionalidad fundamentada en la gobernabilidad y gobernanza, para construir ciudadanía y democracia,
quindianos.

Objetivos y metas de la entidad

Objetivo Meta
Nombre ID

ME1

n de las áreas de talento humano (Prepensión, cabeza de

imitaciones físicas, fuero sindical etc. )
n de las áreas de talento humano (Prepensión, cabeza de
imitaciones físicas, fuero sindical etc. )

ME2

cializar Plan Estratégico de Talento Humano que integre -

n de Previsión de Recursos Humanos.- Plan Institucional de
star e Incentivos - Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.- ME3
SIGEP- Evaluación de desempeño- Inducción y reinducción-
sis y Mejoramiento del Clima Organizacional.

acciones de mejora del clima organizacional de conformidad

icas del Departamento Administrativo de la Función Pública ME4
DAFP

Inducción y Reinducción de la Administración Departamental

trices metodológicas del Departamento Administrativo de la ME5
Función Pública DAFP

an de Capacitación de la Administración Departamental que

s: Integración cultural, Planificación, desarrollo territorial y
rnacional, Buen Gobierno, Contratación Pública, Cultura ME6
manos, Gestión administrativa, Gestión de las tecnologías de
cumental, Innovación, Participación ciudadana, Servicio al
dad ambiental, Derecho de acceso a la información

Plan de Bienestar de la Administración Departamental que

eportivos, recreativos y vacacionales, Artísticos y culturales,
organizacional, Adaptación laboral, Preparación a los ME7
ro del servicio, Cultura organizacional, Trabajo en equipo,
a, secundaria y media, superior), día del servidor público.
 metodología para el análisis del retiro de los servidores de
tal que genere insumos para la provisión del talento humano ME8
mientos metodológicos del Departamento Administrativo de la
Función Pública

r Plan de Desvinculación Asistida de la Administración

indar apoyo sociolaboral y emocional a las personas que se ME9
or reestructuración o por finalización del nombramiento en
e manera que se les facilite enfrentar el cambio.

ado de implementación del Código de Integridad a través de

Públicos (debilidades y fortalezas de la implementación del ME10
Código de Integridad)

ntegridad de la Administración Departamental en las ME11

cias de la Administración Departamental.

dagógica e informativa sobre los temas asociados con la

s responsabilidades logrando la participación activa de los ME12
opósito de lograr un cambio cultural orientado a garantizar
a responsabilidad en el ejercicio de la función pública.
mentar la caracterización de ciudadanos, usuarios y grupos
cias de cada una de las Secretarías a través de una ME13
ndencia con la "Guía de Caracterización de Ciudadanos,
Usuarios y Grupos de Interés".

lizar la encuesta de percepción del cliente o usuario de la

con respecto a los productos o servicios ofrecidos y si estos ME14
cumplen sus expectativas.

el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano con sus ME15

orrespondientes componentes.

evaluación al Plan del Anticorrupción y de Atención al

opósito de evaluar el cumplimiento al PAAC, a través del ME16
stión y Desempeño de la Administración Departamental.

stral al Plan Anuela de Adquisisiones de la Administracion ME17

Departamental

a Administración Departamental e inclusión de pluging para

limiento de los requisitos de accesibilidad : a. Contenido no
elaciones; c. Sugerencia significativa; d. Características
f. Teclado; g. Sin trampas para el foco del teclado; h. Tiempo ME18
detener, ocultar, j. Evitar bloques; k. Titulado de páginas; l.
o de los enlaces (en contexto); n. Idioma de la página; o. Al
bir entradas; q. Identificación de errores; r. Etiquetas o
s. Procesamiento; t. Nombre, función y valor.
 link de la página web de la Administración Departamental,
ectrices de usabilidad: a. Rutas de navegación (Ruta de
de leer (URL limpios). c. Navegación global consistente. d.
Independencia de navegador. f. Enlaces bien formulados
anas emergentes en ningún nivel de navegación. h. Uso
ados con sus correspondientes etiquetas HTML, por ejemplo ME19
encia de tiene vínculos rotos . m. Justificación del texto
o. No existencia de texto subrayado. p. Desplazamiento. q.
Vínculos visitados. s. Campos obligatorios. t. Claridad entre
formularios y el espacio dispuesto para el ingreso de la
.u. Ejemplos en los campos de formulario

medir el nivel de satisfacción para los trámites virtualizados ME20

ntanilla única virtual del Departamento.

Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), de

erencia de Arquitectura Empresarial del Estado Guía para el ME21
n Estratégico de las Tecnologías de Información.

estrategia para el intercambio de datos con otras entidades, ME22

de uso del Lenguaje Común de Intercambio de Información .

a política de seguridad y privacidad de la información de la

l del Quindío de conformidad con la normatividad legal y las ME23
guías metodológicas diseñadas
erfiles de abogados externos, considerando los criterios de
s casos y el impacto de los procesos y remitir los perfiles de ME24
os a la instancia competente de la contratación.

dencia y rechazo de las solicitudes de conciliación sujetas a ME25

por parte del Comité de Conciliación.

el reglamento dispuesto para el Comité de Conciliación. ME26

mo de quince (15) dias contados a partir de su recibo, las ME27

conciliación que se radiquen en la Secretaría.

dio y evaluación de los procesos judiciales en los que sea

amental del Quindío, dentro del primer trimestre siguiente a ME28
ncia del año inmediatamente anterior.

agnética de toda la información referente al trámite de las ME29

solicitudes de conciliación.
ento para gestionar préstamos y consultas a documentos
cesos judiciales y que reposen en otras dependencias de la ME30
Administración Departamental.

e fortalecimiento de la defensa y las líneas jurisprudenciales ME31

ra el fortalecimiento de la defensa judicial del Departamento.

cos de las sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones ME32

el Departamento al Comité de Defensa Judicial

riesgos inherentes al ciclo de defensa jurídica y realizar la

babilidad así como los controles y planes de mitigación de ME33
riesgos para el Departamento.

ión que permita a los funcionarios que tengan a su cargo ME34

de pago de sentencias y conciliaciones su cumplimiento.
 realizados por concepto de intereses corrientes y moratorios ME35
de sentencias y conciliaciones.

ocedencia de la acción de repetición en un término de cuatro ME36

(4) meses.

uar la tasa de éxito procesal en repetición. ME37

acciones de repetición al coordinador de los agentes del ME38

te la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo.

co ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las

anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba ME39
undamento de la decisión en los casos en que se decida no
nstaurar la acción de repetición.

s decisiones tomadas en materia de evaluación de la política ME40

pública de prevención.

nte los resultados de los indicadores de gestión ( eficiencia, ME41

de las politicas realizadas en materia de prevención.
mentar la caracterización de ciudadanos, usuarios y grupos
e cada una de las Secretarías a través de una herramienta, ME42
Guía de Caracterización de Ciudadanos, Usuarios y Grupos
de Interés".

lizar la encuesta de percepción del cliente o usuario de la

con respecto a los productos o servicios ofrecidos y si estos ME43
cumplen sus expectativas.

formativos a la entrada de acceso de la Administraciòn

nga: - Localización física de sede central y sucursales . -
central y sucursales - Teléfonos de contacto, líneas gratuitas
encia o nombre o cargo) de la atención de peticiones, quejas,
- Correo electrónico de contacto de la Administración ME44
Departamental etc.

Interno para las Peticiones Quejas y Reclamos PQR que

ce, marco, legal, términos de respuesta, presentación y ME45
ales de atención, mecanismos de seguimiento y evauación
etc.

guridad de la Información en el Departamento del Quindío ME46

es de seguimiento y evaluación de las Peticiones Quejas y
cra un análisis desde su recepción hasta su respuesta
sentados, tiempo de respuesta, número de solicitudes de
gativa, Recomendaciones de la entidad sobre los trámites y ME47
de quejas y reclamos, Recomendaciones de los particulares
cio que preste la entidad , incentivar la participación en la
ionalizar el empleo de los recursos disponibles etc.)

vos de desestimiento tácito de una petición, el cual quedará

erno para las peticiones Quejas y Reglamos de conformidad ME48
n los fundamentos de orden legal

onal de Capacitación de la Administración Departamental, ME49

lacionados con la política de Servicio al Ciudadano.

mites de la entidad y otros procedimientos Administrativos a

etación de la misión, procesos y productos que están
o grupos de valor de la Administración Departamental, ME50
rocedimientos, requisitos, puntos y horarios de atención;
s por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

de la información que se encuentra cargada en el Sistema

rámites SUIT (Trámites y otros procedimientos de cara al ME51
determinar su vigencia y aplicabilidad en la Administración
Departamental
ámites y otros procedimientos administrativos de cara al ME52
que tienen aplicabilidad en la Administración Departamental.

la Administración Departamental cargados en el SUIT en ME53

esto en el artículo 40 del Decreto - Ley 019 de 2012

virtualizar de trámites que incorporen el uso de tecnologías ME54

a información y las comunicaciones

que busquen la apropiación de las mejoras de los trámites

de la Administración Departamental responsables de su ME55
implementación.

y documentación de las debilidades y fortalezas de las

Ciudadana, a partir de los resultados del Formulario Único ME56
stión FURAG y de la evaluación realizada por la Oficina de
Control Interno .

ME57

ado actual de la participación ciudadana en la Administración

Departamental del Quindío ME58

ME59
ipo de trabajo del proceso de planeación de la participación
ón Departamental de Quindío (Que cuente con personal de ME60
misionales y de apoyo a la gestión)

todología de participación de la Rendición de Cuentas de la ME61

stración Departamental vigencia 2020

previa evaluación por parte de los responsables, plan de

institucional a partir de las observaciones, propuestas y ME62
a los encuentros de doble vía con la ciudadanía realizados

mes trimestrales de seguimiento y evaluación al Plan de

equipos de trabajo de la Administración Departamental, con ME63
ra aportar al proceso de aprendizaje organizacional.

chequeo de la verificación al diligenciamiento del Formato ME64

ntal FUID incluidos tiempos de vigencia en cada Secretaría

izar los registros de inventarios documentales ME65

de transferencias documentales y aplicar el cronograma de ME66

ansferencias documental anual

tema de documentos electrónicos ME67

Tablas de Control de acceso de documentos físicos ME68

ación, producción , manejo documental , monitoreo y control ME69
es ambientales y contaminantes biológicos

ME70

ntar el Reglamento Interno para las peticiones Quejas y

stración Departamental que contenga : Objetivo. alcance,
espuesta, presentación y radicación de peticiones, canal de
uimiento y evacuación etc.

ME71

Plan Estratégico de Tecnologías de Información (PETI), de

erencia de Arquitectura Empresarial del Estado Guía para el ME72
Estratégico de las Tecnologías de Información

lizar la encuesta de percepción del cliente o usuario de la

con respecto a los productos o servicios ofrecidos y si estos ME73
cumplen sus expectativas.

ublicar el Plan de Atención de Servicio al Ciudadano de la

ntal sitio Web de Transparencia y acceso a la información, ME74
or el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la
Administración Departamental
 parencia y acceso la información faltante con respecto a:
arios y contratistas, Informes de Empalme y respuestas de la ME75
formación; con el fin de garantizar el cumplimiento de las
legales contenidas en la Ley 1712 de 2014.

ME76
uación a gestión del tema de transparencia y acceso a la
dición de indicadores y encuesta de satsifacción del usuario
de la entidad, con el propósito de generar confianza a la
dad sobre el que hacer administrativo
ME77

ME78
ítica de seguridad de la información y de protección de datos
ón Departamental de conformidad con la normatividad legal a
mité Institucional de Gestión y Desempeño

ME79

s y contratistas de las dependencias de la Administración

tica de la transparencia y el acceso a la información como ME80
para mejorar la democracia, la rendición de cuentas, prevenir
mejorar la calidad de vida de los ciudadanos

ca de la Gestión del conocimiento y la innovaciónes con el

ransversal las dimensiones (Direccionamiento Estratégico y
Resultado con Valores, Evaluación de Resultados, Talento ME81
ormación y Comunicación) en cuanto el conocimiento que se
genera o produce.

añas de sensibilización sobre los estandares de conducta y ME82

ios del servicios público, en el marco de la integridad.
 ar el cumplimiento e impacto del Plan Estratégico de Talento ME83
o e implementar planes de mejora

nto a los riesgos de los contratos por parte de la Secretaría ME84

n el fin de minimizar el riesgo de incurrir en los mismos

ual a los riesgos de los contratos bajo su responsabilidad ME85

es ) e informar las alertas respectivas en caso de aplicar

es al Comité de Control Interno sobre la aplicación de la

go y Mapa de Riesgos de la Administración Departamental ME86
ión del riesgo , producto de los procesos de auditoria.

dopción, implementación y aplicación de controles, con el

riesgos que puedan incidir en el logro de los objetivos ME87
institucionales

ientos de la Administración Departamental con el fin de

onsable investigue y actúe sobre asuntos identificados como ME88
de la ejecución de actividades de control

té de Control Interno sobre la aplicación de la Politica de

e Riesgos de la Administración Departamental componente ME89
control , producto de los procesos de auditoria.

y la intranet con la información requerida para apoyar

e Control Interno de la Administración Departamental con el ME90
uado y efectivo componente Información y Comunicación
 ico de Tecnologías de Información (PETI), de acuerdo con el
ectura Empresarial del Estado Guía para el diseño de un Plan
las Tecnologías de Información ME91
al/604/articles-15399_foto_marquesina.pdf)

eguridad y privacidad de la información de la Administración

de conformidad con la normatividad legal y las guías ME92

uación a la gestión institucional y resultados a través de los

on el fin de ser publicada para facilitar el acceso a la misma ME93
de control y otros externos

mación a través de los instrumentos de planificación con el ME94

valuación de la gestión institucional

al Comité de Control Interno sobre la aplicación de la

o y Mapa de Riesgos de la Administración Departamental ME95
nfiabilidad e integridad de la información de la entidad, con el
relacionados con la información y la comunicación

ntinuas y evaluaciones independientes para determinar el

as, resultados y objetivos propuestos, así como la existencia ME96
es del Sistema de Control Interno

ependientes trimestrales para determinar el avance en el

os y objetivos propuestos, a través de los indicadores de ME97

uditoría basado en riesgos, priorizando aquellos procesos de ME98

auditorías realizadas a través de hallazgos, estableciendo ME99

 la Entidad
Municipio ARMENIA

Presupuesto ejecutado en la última vigencia en toda la entidad

Presupuesto de TI ejecutado última vigencia $###.###.###

Fecha de última actualización plan estratégico institucional dd/mm/aaaa

Fecha de última actualización plan estratégico de TI dd/mm/aaaa

de la Entidad

l Departamento, mediante la implementación de políticas, para mejorar las condiciones de vida de la

stión estratégica institucional, el talento humano comprometido y capacitado, la mejora continua de los
esempeño de sus funciones administrativas dentro del marco de la Constitución y las leyes.

na administración transparente, eficiente, planificada e incluyente; con un talento humano en constante

el uso de las TIC, con adecuados sistemas de planeación y gestión; que aúne esfuerzos para lograr un
o y competitivo a partir de su vocación y aptitud; socialmente incluyente, equitativo y plural; con una
dad y gobernanza, para construir ciudadanía y democracia, tendiente a mejorar la calidad de vida de los
quindianos.

etas de la entidad
Meta
Nombre Medición actual

Actualizar la caracterización del 100% de los servidores públicos de

la Administración Departamental
Realizar el análisis y evaluación de la caracterización de los
servidores públicos de la Administración Departamental.

Actualizar e Implementar y Socializar El Plan Estratégico de Talento

Humano de la Administración Departamental

Medir, analizar y establecer acciones de mejora del clima

organizacional de la Administración Departamental

Elaborar y evaluar el Plan de Inducción y Reinducción de la

Administración Departamental

Actualizar e implementar el Plan de Capacitación de la Administración

Departamental de conformidad con los lineamientos del
Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP y las
necesidades del personal .

Actualizar e implementar el Plan de Bienestar de la Administración

Departamental de conformidad con los lineamientos metodológicos
del DAFP y las necesidades del personal.
Implementar y/o ajustar la metodología para el análisis del retiro de
los servidores de la Administración Departamental

Implementar y/o ajustar el Plan de Desvinculación Asistida de la

Administración departamental, de conformidad con los lineamientos
metodológicos del Departamento Administrativo de la Función Púbica
DAFP

Realizar el diagnóstico del estado de implementación del Código de

Integridad, de conformidad con los lineamientos metodológicos del
Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.

Socializar el Código de Integridad en el 100% de las Secretarías y

Dependencias de la Administración Departamental

Realizar una campaña pedagógica e informativa sobre los temas

asociados con la integridad.
Actualizar, compilar e implementar la caracterización de
ciudadanos, usuarios y grupos de Interés de competencias de cada
una de las Secretarías de la Administración Departamental .

Ajustar, implementar el índice de percepción del cliente o usuario

de la Administración Departamental

Elaborar, publicar y socializar el Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano con sus correspondientes componentes

Realizar seguimiento y evaluación cuatrimestral al Plan del

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano PAAC de la Administración
Departamental.

Realizar Seguimiento trimestral al Plan Anual de Adquisiciones de la

Administración Departamental.

Actualizar la página web de la Administración Departamental con la

totalidad de los componentes de accesibilidad .
 Realizar actualización de los link de la página web de la
Administración Departamental, de conformidad con las directrices de
usabilidad.

Implementar la encuesta para medir el nivel de satisfacción para los

trámites virtualizados.

Actualizar y/o Implementar el Plan Estratégico de Tecnologías de

Información (PETI), para la Administración Departamental del
Quindío.

Actualizar y/o implementar la estrategia para el intercambio de datos

con otras entidades de la Administración Departamental del Quindío.

Actualizar y/o Implementar la política de seguridad y privacidad de la

información de la Administración Departamental del Quindío
Elaborar un documento que contenga los perfiles de los abogados
externos para la adecuada defensa judicial de los intereses de la
Administración Departamental.

Definir los criterios de procedencia y rechazo de las solicitudes de

Conciliación.

Revisar una vez al año el reglamento dispuesto para el Comité de

Conciliación.

Decidir en un término máximo de quince (15) días contados a partir de

su recibo, las solicitudes de conciliación que se eleven al
Departamento del Quindío.

Realizar anualmente el estudio y evaluación de los procesos judiciales

en los que sea parte la Administración departamental del Quindío.

Guardar copia física y/o magnética 100% de la información referente

al trámite de las solicitudes de conciliación.
Actualizar y/o Implementar el procedimiento para gestionar préstamos
y consultas a documentos requeridos dentro de los procesos
judiciales.

Socializar los lineamientos de fortalecimiento de la defensa y las

líneas jurisprudenciales que ha contruído la ANDJE para el
fortalecimiento de la defensa judicial del Departamento, a los
integrantes del equipo de trabajo de la Secretaría de representación
Judicial

Presentar informes periódicos de las sentencias, laudos arbitrales y

conciliaciones efectuadas por el Departamento al Comité de Defensa
Judicial

Actualizar la identificar los riesgos inherentes al ciclo de defensa

jurídica y realizar la valoración de impacto y probabilidad asi como los
controles y planes de mitigación de riesgos para el Departamento.

Definir estrategías de gestión que permita a los funcionarios que

tengan a su cargo actividades específicas de pago de sentencias y
conciliaciones, su cumplimiento.
Identificar y analizar el 100% de los pagos realizados por concepto
de intereses corrientes y moratorios de sentencias y conciliaciones.

Decidir la procedencia o improcedencia de la acción de repetición en

un término de cuatro (4) meses.

Medir y evaluar la tasa de éxito procesal de los procesos de

repetición.

Enviar los reportes de las acciones de repetición al Coordinador de los

agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso
Administrativo.

Informar al Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso

Administrativo las correspondientes decisiones.

Revisar el cumplimiento del 100% las decisiones tomadas en materia

de evaluación de la política pública de prevención.

Medir y evaluar periódicamente los resultados de los indicadores de

gestión
Actualizar, compilar e implementar la caracterización de
ciudadanos, usuarios y grupos de Interés de competencias de cada
una de las Secretarías de la Administración Departamental .

Ajustar, implementar el índice de percepción del cliente o usuario

de la Administración Departamental

Implementar pendones informativos a la entrada de acceso de la

Administraciòn Departamental.

Implementar el Reglamento Interno para las Peticiones Quejas y

Reglamos PQR.

Implementar el Plan de Seguridad de la Información en el

Departamento del Quindío
 Elaborar informes trimestrales de seguimiento y evaluación de
Peticiones Quejas y Reclamos PQR.

Expedir el 100% de los actos administrativos en caso de

desestimiento tácito de una petición

Implementar el Plan Institucional de Capacitación de la

Administración Departamental.

Actualizar e implementar la misión, procesos y productos que están

dirigidos a los ciudadanos o grupos de valor de la Administración
Departamental

Revisar e identificar el 100% de la información que se encuentra

cargada en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT
Registrar el 100% de los trámites y otros procedimientos
administrativos de cara al ciudadano OPA que se encuentran
cargados en el SUIT y que tienen aplicabilidad en la Administración
Departamental.

Actualizar el 100% de los trámites de la Administración

Departamental cargados en el SUIT

Virtualizar dos trámites de la Administración Departamental

Realizar una jornadas de difusión que busquen la apropiación de las

mejoras de los trámites en los servidores públicos de la
Administración Departamental responsables de su implementación

Actualizar la identificación y documentación de las debilidades y

fortalezas de la participación en la implementación de las acciones de
Participación Ciudadana.

Actualizar, compiliar e implementar la caracterización de

Ciudadanos, Usuarios y Grupos de Interés de competencia de la
Secretaría del interior a través del diseño de una herramienta, en
correspondencia con la "Guía de Caracterización de Ciudadanos,
Usuarios y Grupos de Interés".

Actualizar el diagnóstico de canales, espacios, mecanismos y medios

utilizados para promover la participación ciudadana, de acuerdo con la
caracterización de grupos de interes.

Realizar socialización de los resultados de actualización del

diagnóstico de las acciones de participación ciudadana al interior de
la Administración Departamental
Conformar y capacitar el equipo de trabajo del proceso de planeación
de la participación Ciudadana de la Administración Departamental de
Quindío

Efectuar la publicidad de los 12 encuentros de doble vía con la

ciudadanía en los municipios del Departamento con el propósito de
generar espacios de interlocución

Formular e implemetar Plan de Mejoramiento a la gestión

institucional a partir de las observaciones, propuestas y
recomendaciones ciudadanas a los encuentros de doble vía con la
ciudadanía realizados

Realizar y Socializar los informes trimestrales de seguimiento y

evaluación al Plan de Desarrollo con los diferentes equipos de
trabajo.

Formular y aplicar listas de chequeo de la verificación Formato Único

de Inventario Documental FUID

Verificar y actualizar los registros de inventarios documentales

Implementar el plan o programa de transferencias documentales y

aplicar el cronograma de transferencias documental anual

Implementar el modelo del sistema de documentos electrónicos

Actualizar e implementar las Tablas de Control de acceso de

documentos físicos
Aplicar dos programas: De conservación, producción , manejo
documental , monitoreo y control de condiciones ambientales y
contaminantes biológicos

Implementar el Reglamento Interno para las Peticiones Quejas y

Reglamos PQR de la Administración Departamental

Informes trimestrales de seguimiento y evaluación de Peticiones

Quejas y Reclamos PQR que involucra un análisis desde su
recepción hasta su respuesta ( Registro de todos los PQRS
presentados, tiempo de respuesta, número de solicitudes de
información con respuesta negativa, Recomendaciones de la entidad
sobre los trámites y servicios con mayor número de quejas y
reclamos, Recomendaciones de los particulares dirigidas a: Mejorar
el servicio que preste la entidad , incentivar la participación en la
gestión pública y racionalizar el empleo de los recursos disponibles
etc.)

Actualizar y/o Implementar el Plan Estratégico de Tecnologías de

Información (PETI), para la Administración Departamental del Quindío

Ajustar, implementar el índice de percepción del cliente o usuario

de la Administración Departamental

Implementar socializar y publicar el Plan de Atención de Servicio al

Ciudadano de la Administración Departamental sitio Web de
Transparencia y acceso a la información.
Públicar sitio Web de Transparencia y acceso la información tres
componentes faltantes: Escalas salariales de funcionarios y
contratistas, Informes de Empalme y respuestas de la entidad a
solicitudes de información.

Realizar seguimiento y evaluación trimestral de la gestión en el tema

de transparencia y acceso a la información pública a través de
indicadores que son medidos periódicamente

Ajustar, implementar el índice de percepción del cliente o usuario

de la Administración Departamental

Implementar y publicar ( link de transparencia) y divulgar política de

seguridad de la información construida de la Administración
Departamental

Implementar y publicar ( Link de Transparencia ) y divulgar la política

de protección de datos personales construida de la Administración
Departamental

Capacitar a funcionarios y contratistas del 100% de las secretarías y

dependencias de la Administración Departamental sobre la Política
de la transparencia y el acceso a la información

Implemetar la política de Gestión del Conocimiento y la Innovación en

la Administración Departamental

Realizar una campaña de sensibilización: los estandares de

conducta y prácticas de los principios del servicios público, en el
marco de la integridad.
Realizar un Monitoreo, supervisión y evaluación trimestral al
cumplimiento e impacto del Plan Estratégico de Talento Humano e
implementar planes de mejora

Elaborar formato de seguimiento a los riesgos de los contratos

Realizar seguimiento mensual a los riesgos de los contratos y

elaborar informe sobre las alertas

Realizar informes trimestrales al Comité de Control Interno sobre la

aplicación de Politica de Gestión del Riesgo y Mapa de Riesgos
Componente identificación del riesgo

Realizar seguimiento trimestrales a la adopción, implementación y

aplicación de controles.

Actualizar en un 100% los procedimientos de la Administración

Departamental que por demanda sean requeridos

Realizar informes trimestrales al Comité de Control Interno sobre la

aplicación de Politica de Gestión del Riesgo y Mapa de Riesgos
Componente actividades de control

Actualizar la página web y la intranet con la información requerida

para apoyar funcionamiento del Sistema de Control Interno de la
Administración Departamental
Implementar El Plan Estratégico de Tecnologías de Información
(PETI), para la Administración Departamental del Quindío

Implementar la política de seguridad y privacidad de la información de

la Administración Departamental del Quindío

Realizar trimestralmente evaluación a la gestión institucional y a

resultados a través de los instrumentos de planificación

Generar trimestralmente información a través de los instrumentos de

planificación

Realizar informes trimestrales al Comité Institucional de Gestión y

Desempeño sobre la aplicación de la Politica de Gestión del Riesgo y
Mapa de Riesgos de la Administración Departamental componente
prácticas de confiabilidad e integridad de la información de la entidad

Realizar autoevaluaciones y evaluaciones independientes

( trimestrales ) para determinar el avance en el logro de las metas,
resultados y objetivos propuestos, así como la existencia y operación
de los componentes del Sistema de Control Interno, a través de los
indicadores de gestión.

Analizar las evaluaciones independientes trimestrales para

determinar el avance en el logro de las metas, resultados y objetivos
propuestos, a través de los indicadores de gestión

Establecer el Plan Anual de Auditoría basado en riesgos

Elaborar informe sobre las auditorías realizadas a través de

hallazgos, estableciendo recomendaciones
ID

S01

S02

S03

S04

S05
S06

S07

S08

S09

S10

S11

S12
S13

S14

S15

S16

S17

S18

S19
S20

S21

S22

S23

S24

S25

S26

S27
S28

S29

S30

S31

S32

S33

S34
S35

S36

S37

S38

S39

S40

S41

S42
S42

S43

S44

S45

S46

S47

S49

S50
S51

S52

S53

S54

S55

S56

S57
S58
Nombre del Servicio

Ampliación del servicio educativo

Ascenso en el escalafón nacional docente

Ascenso o reubicación de nivel salarial en el escalafón docente oficial

Autorización de calendario académico especial

Auxilio funerario por fallecimiento de un docente pensionado

Cambio de nombre o razón social de un establecimiento educativo estatal o privado

Cambio de propietario de un establecimiento educativo

Cambio de sede de un establecimiento educativo

Cesantía definitiva para docentes oficiales

Cesantías definitivas a beneficiarios de un docente fallecido

Cesantías parciales para docentes oficiales

Cierre temporal o definitivo de programas de educación para el trabajo y el desarrollo humano

Clasificación en el régimen de educación a un establecimiento educativo privado

Clausura de un establecimiento educativo oficial o privado

Duplicaciones de diplomas y modificaciones del registro del título

Fusión o conversión de establecimientos educativos oficiales

Licencia de funcionamiento de instituciones educativas que ofrezcan programas de educación formal de ad

Licencia de funcionamiento para establecimientos educativos promovidos por particulares para prestar el s

Licencia de funcionamiento para las instituciones promovidas por particulares que ofrezcan el servicio edu
Pensión de jubilación para docentes oficiales

Pensión de jubilación por aportes

Pensión de retiro de invalidez para docentes oficiales

Pensión de retiro por vejez para docentes oficiales

Pensión post-mortem para beneficiarios de docentes oficiales

Registro de firmas de rectores, directores y secretario(a)s de establecimientos

educativos

Registro o renovación de programas de las instituciones promovidas por

particulares que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el desarrollo
humano

Reliquidación pensional para docentes oficiales

Seguro por muerte a beneficiarios de docentes oficiales

Sustitución pensional para docentes oficiales 

Facilidades de pago para los deudores de obligaciones tributarias

Impuesto al consumo de licores, vinos, aperitivos y similares de origen nacional

Impuesto de registro

Impuesto sobre vehículos automotores

Registro de los sujetos pasivos o responsables del impuesto al consumo

Señalización de los productos gravados con el impuesto al consumo

Sobretasa departamental a la gasolina motor

Apertura y registro de libros de las organizaciones comunales de primero y

segundo grado

Reconocimiento de personería jurídica de los organismos de acción comunal de

primero y segundo grado

Cancelación de la personería jurídica de las organizaciones comunales de primero

y segundo grado 

Inscripción o reforma de estatutos de las organizaciones comunales de primero y

segundo grado 

Inscripción de dignatarios de las organizaciones comunales de primero y segundo

grado

Registro de asistencia 
Aprobación de reformas estatutarias de ligas y asociaciones deportivas
Aprobación de las reformas estatutarias de los organismos deportivos y/o
recreativos vinculados al Sistema Nacional del Deporte (.gov)

Inscripción de dignatarios de ligas y asociaciones deportivas

Inscripción de dignatarios de los organismos deportivos y recreativos vinculados
al Sistema Nacional del Deporte (.gov)

Reconocimiento de la personería jurídica de ligas y asociaciones deportivas

Reconocimiento de la personería jurídica de los organismos deportivos y
recreativos vinculados al Sistema Nacional del Deporte (.gov)

Autorización para capacitar a manipuladores de alimentos

Autorización sanitaria favorable para la concesión de aguas para el consumo

humano
Autorización sanitaria para la concesión de aguas para el consumo humano (.gov)

Cancelación de la inscripción para el manejo de medicamentos de control especial

Carné de protección radiológica

Concepto sanitario para empresas aplicadoras de plaguicidas

Credencial de expendedor de drogas

Curso de manipulación higiénica de alimentos

Licencia de funcionamiento para equipos de rayos x y otras fuentes emisoras de radiaciones

ionizantes (no esta .gov)

Licencia para prestación de servicios en seguridad y salud en el trabajo

Refrendación del carné de aplicador de plaguicidas

Registro y autorización de títulos en el área de la salud

Requisitos Licencias Equipos Rx Medicos

Formato Licencia De Equipos Rx

Facilidades de pago para los deudores de obligaciones tributarias

Impuesto al consumo de cigarrillos y tabaco elaborado de origen nacional

Legalización de las tornaguías

Certificado de paz y salvo

Reporte de novedades al registro especial de prestadores de servicios de salud

Inscripción en el registro especial de prestadores de servicios de salud

Impuesto al consumo de cervezas, sifones, refajos y mezclas de origen extranjero

Licencia de prácticas industriales, veterinarias o de investigación para el uso de

equipos generadores de radiación ionizante

Tornaguía de movilización
Autorización sanitaria para el transporte de residuos especiales

Apertura de los centros de estética y similares

Facilidades de pago para los deudores de obligaciones no tributarias

Inscripción de profesionales para participar en el sorteo de plazas de servicio

social obligatorio

Tornaguía de reenvíos

Concesión de reconocimiento de un establecimiento educativo oficial

Renovación de la habilitación de prestadores de servicios de salud

Concepto sanitario
Impuesto al consumo de cigarrillos y tabaco elaborado de origen extranjero

Licencia de prácticas médicas para el uso de equipos generadores de radiación

ionizante

Devolución y/o compensación de pagos en exceso y pagos de lo no debido

Reconocimiento de personería jurídica de fundaciones, corporaciones y/o

asociaciones de utilidad común y/o sin ánimo de lucro

Cancelación de la personería jurídica de ligas y clubes deportivos

Inscripción, renovación, ampliación o modificación para el manejo de medicamentos de control especial

Anulación de las tornaguías

Autorización de funcionamiento de establecimientos farmacéuticos

Tornaguía de tránsito

Certificado de cumplimiento de las Buenas Prácticas de Manufactura (BPM),

Certificado de Buenas Prácticas de Elaboración (BPE) o Certificado de Buenas
Prácticas de Laboratorio (BPL).

Corrección de errores e inconsistencias en declaraciones y recibos de pago

 Servicios

Descripción del servicio

Obtener autorización para que un establecimiento educativo oficial o privado de educación formal o d
humano, pueda ofrecer el servicio educativo en niveles y programas diferentes a los registrados en la licenc

Aumentar un grado dentro de la escala salarial para los docentes que deseen mejorar sus ingresos

Ascenso de un docente o directivo docente a otro grado dentro del escalafón o reubicación de nivel salarial

Permiso que se otorga a los establecimientos educativos oficiales o privados para laborar en calendario a
por razones de caso fortuito o de fuerza mayor como inundaciones, problemas de orden público u otra eme

Reconocimiento económico otorgado a la persona que compruebe haber sufragado los gastos del sepel
Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio - FNPS, el cual equivale a una mensualidad de la pensión
legal más alto, ni superior a 10 veces, de conformidad con el valor de la factura. Cuando este es menor,
procede el auxilio cuando no se ha reconocido la pensión de jubilación o el docente falleció sin notificarse de
Legalizar ante la Secretaría de Educación de la jurisdicción el cambio de nombre o razón social de un estab

Legalizar el cambio de propietario de un establecimiento educativo estatal o privado.

Autorización para el traslado de la sede de un establecimiento educativo de educación formal o educaci

dentro de la misma entidad territorial.

Obtener el reconocimiento y pago de las cesantías definitivas que tiene todo docente que se retire en forma

Obtener el reconocimiento y pago a los beneficiarios del docente que fallece estando en servicio activo, o qu
ni se realizó pago de esta prestación. En caso de no existir los beneficiarios, la pueden reclamar los hered
los términos de la sucesión.

Obtener el reconocimiento y pago de las cesantías de forma parcial para educación, compra de vivienda o
de vivienda o liberación de hipoteca del inmueble ya sea para el docente oficial, su cónyuge o hijo (s).

Obtener autorización para el cierre temporal o definitivo de uno o varios programas en un establecimiento
humano.
Envío de la evaluación del servicio educativo para autorizar la fijación o reajuste de tarifas de ma
establecimientos educativos privados que ofrezcan los niveles o ciclos de educación preescolar, básica y me
de libertad regulada, de libertad vigilada o en el régimen controlado.

Obtener la autorización para el cierre definitivo de un establecimiento educativo oficial o privado.

Obtener un nuevo ejemplar del diploma en caso de hurto, robo, extravío definitivo o daño irreparable del o
del titular del mismo.

Obtener la autorización para unificar varios establecimientos educativos oficiales o privados de una
institución educativa con estructura administrativa propia.

Autorizar a una institución o centro para ofrecer el servicio educativo a las personas en edad relativamen
educación por niveles y grados del servicio público educativo.

Autorizar a una institución o centro para ofrecer el servicio educativo a las personas en edad relativamen
educación por niveles y grados del servicio público educativo.

Autorizar la creación, organización y funcionamiento de instituciones de educación para el trabajo y el des

Obtener el reconocimiento de la pensión de jubilación que tiene en forma vitalicia todo docente que ac
hombres y 50 años mujeres) y el tiempo de servicio de veinte (20) años continuos o discontinuos de servicio

Obtener el reconocimiento y pago de la jubilación por aportes que tiene todo docente que acredite e
cotizaciones o aportes continuos o discontinuos ante el Instituto de Seguros Sociales o Colpensiones y en u
sector público.

Obtener el reconocimiento de la pensión de invalidez que tiene en forma temporal o vitalicia todo docen
activo se halle en situación de invalidez perdiendo su capacidad laboral en un porcentaje no inferior al 75%

Obtener el reconocimiento de la pensión de retiro por vejez que tienen en forma vitalicia los docentes acti
cumplido 65 años y no reúnen los requisitos necesarios para tener derecho a pensión de jubilación o invalid

Obtener el reconocimiento y pago de la prestación a la que pueden acceder los beneficiarios del docente
Sociales del Magisterio, que fallece habiendo cumplido dieciocho (18) o veinte (20) años de servicio contin
beneficiarios de los docentes que cumplieron 18 años de servicio, tendrán derecho a gozar de esta p
beneficiarios de docentes que cumplieron 20 años de servicio, el derecho a la pensión será vitalicio.

Registrar las firmas de rectores, directores y secretarios (a) de los establecimientos educativos ofici
certificados de estudios, títulos de bachiller y registro de diplomas.

Obtener reconocimiento de los requisitos básicos para el funcionamiento adecuado de un programa de

humano.

Obtener el reconocimiento y pago de la reliquidación pensional que tiene por una sola vez todo docente p
pide el retiro definitivo del servicio público. El valor de la mesada corresponde al 75% de los salarios deve
hace efectivo a partir del día siguiente del retiro definitivo del servicio. No tiene efecto retroactivo sobre las
Obtener el reconocimiento y pago del seguro que se otorga por fallecimiento del docente que se encuent
mensualidades del último salario. Si fallece por accidente de trabajo o enfermedad profesional, el valor s
devengado.

Obtener el reconocimiento y pago de la pensión que tienen los beneficiarios del docente fallecido cuando
docente activo que ha cumplido los requisitos para la exigibilidad de una pensión.

Obtener por el deudor o por un tercero a su nombre, facilidades para el pago de obligaciones tributarias.

Declaración y pago que todo productor de licores, vinos, aperitivos y similares debe realizar, siendo tambi
transportadores y expendedores al detal, cuando no puedan justificar debidamente la procedencia de los p
jurisdicción. El impuesto se causa en el momento en que el productor los entrega en fábrica o en planta
país, o para publicidad, promoción, donación, comisión o los destina a autoconsumo.

Pago que se genera por la inscripción de los documentos que contengan contratos, actos, declaraciones o d
deban registrarse en las oficinas de Instrumentos Públicos o en las Cámaras de Comercio.

Declaración y pago que recae sobre los propietarios o poseedores de vehículos de servicio particular nuevos
en el territorio nacional y motocicletas cuyo cilindraje sea superior a 125 centímetros cúbicos.

Inscripción de los productores, importadores y distribuidores responsables del impuesto al consumo que
jurisdicción.
Obtener la identificación o señalización con la estampilla oficial del Departamento para cada uno de los
ingresados legalmente y que se encuentran gravados con impuesto al consumo (Licores, Cervezas o Cigarri

Declaración y pago que se genera por el consumo de gasolina motor extra y corriente nacional o importad
responsables son los distribuidores mayoristas, los productores e importadores, los transportadores y
justificar debidamente la procedencia de la gasolina que transporten o expendan y los distribuidores minor

Inscripción de los libros de tesorería, inventarios, actas de asamblea, directivas y registro de afiliados d
Vivienda Comunitaria y Asociaciones de Juntas de Acción Comunal.

Acreditar a las Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria y Asociaciones de Juntas d
ánimo de lucro, con capacidad suficiente para contraer obligaciones, ejercer derechos y realizar acti
representan.

Cancelación del reconocimiento legal que se impone a una organización comunal por violación de las norm
la organización.

Aprobación de la adopción o reforma de los estatutos que rigen los asuntos internos de las Juntas de acción
y Asociaciones de Acción Comunal

Reconocimiento de los dignatarios de las Juntas de Acción Comunal, Juntas de Vivienda Comunitaria y As
hayan sido elegidos para el desempeño de cargos en los órganos de dirección, administración, vigilancia, co

NO ESTA EN PAGINA NI EN .GOV

Obtener aprobación de las reformas estatutarias que mediante asamblea realizaron los organismos de
vinculadas al Sistema Nacional del Deporte.

Registro y reconocimiento al Representante Legal y demás dignatarios de los organismos deportivos y/o
Sistema Nacional del Deporte, que hayan sido elegidos para el desempeño de los órganos de administración

Reconocimiento de las ligas y asociaciones deportivas constituidas como corporaciones o asociaciones por
deportivos o de ambas clases, para fomentar, patrocinar y organizar la práctica de uno o varios deportes o
territorial.

Autorización para desarrollar programas de educación sanitaria, que permite capacitar al personal que ma

Obtener la autorización que acredita que las características físicas, químicas y microbiológicas encontra
humano.

Cancelación de la inscripción para el manejo de medicamentos de control especial

Obtener la cancelación de la autorización otorgada para importar, exportar, comprar y vender,dist
sometidas a fiscalización y/o productos que las contengan.

Obtener autorización para el funcionamiento de las empresas dedicadas a la aplicación de plaguicida

productos almacenados o no y área pública
Obtener la credencial que autoriza para ejercer la dirección de una droguería en todo el territorio nacional

Obtener formación en educación sanitaria, principios básicos de Buenas Prácticas de Manufactura

alimentos, con el fin de que se encuentre en la capacidad de adoptar las precauciones y medidas preventiva
deterioro de los alimentos.

Obtener la expedición o renovación de las licencias de salud ocupacional como persona natural o jurídica, p
servicios en seguridad y salud en el trabajo.

Obtener permiso que se otorga a toda persona que aplique plaguicidas.

Obtener autorización para el ejercicio de la profesión, en todo el territorio nacional, en el área de la salud
las profesiones de psicología y gerontología.

Obtener por el deudor o por un tercero a su nombre, facilidades para el pago de obligaciones tributarias.

Declaración y pago que todo productor de cigarrillos y tabaco elaborado debe realizar siendo tambié
transportadores y expendedores al detal, cuando no puedan justificar debidamente la procedencia de los p
jurisdicción. El impuesto se causa para el caso de productos nacionales, en el momento en que el producto
distribución, venta o permuta en el país, o para publicidad, promoción, donación, comisión o los destina a a
Dar fe de que las mercancías amparadas con el certificado expedido han llegado a la entidad territorial de d

Certificado de paz y salvo

Obtener la certificación donde se manifiesta que el deudor se encuentra a paz y salvo con la entidad.

Reportar por parte de los prestadores de servicios de salud ante las direcciones de salud competentes las
ofertados en el momento en que se presenten.

Incorporar y registrar en la base de datos de las Entidades Departamentales y Distritales de Salud la

Instituciones prestadoras de servicios- IPS, profesionales independientes, servicios de transporte o trasla
objeto social diferente a la prestación de servicios de salud.

Declaración que están obligados a presentar los importadores o distribuidores decervezas, sifones, refaj
introducidos para distribución, venta, permuta, publicidad, donación o comisión y por los retiros pa
territorial.

Obtener la expedición, renovación o modificación de la licencia de práctica industrial, veterinaria o de in

titular a hacer uso de equipos generadores de radiación ionizante, móviles o fijos, durante un período deter

Obtener la autorización para el transporte de mercancías gravadas con impuestos al consumo o que sean
entre entidades territoriales que son sujetos activos de dichos impuestos. Estos productos deben estar
Entidad Territorial.
Permiso que se otorga para transportar objetos, elementos o sustancias que se abandonan, botan desechan
tóxicos, combustibles, inflamables, explosivos, radiactivos o volatilizables y los empaques y envases que
cenizas y similares. El transporte de estos residuos puede ser por sistema terrestre, ferroviario, aéreo, fluvia

Obtener autorización para la apertura y puesta en funcionamiento de establecimientos que ofrecen servicio
de estética, institutos de belleza, centros de bronceado y demás establecimientos donde se realicen procedim

Obtener por el deudor o por un tercero a su nombre, facilidades para el pago de las obligaciones no tributa

Asignación de las plazas del servicio social obligatorio de medicina, odontología, enfermería y bacteriología
de salud.

Obtener la autorización para el transporte de mercancías gravadas con impuestos al consumo o que sean
entre entidades territoriales que son sujetos activos de dichos impuestos cuando dichas mercancías habían
territorial de origen.

Obtener la autorización para ofrecer el servicio educativo en un establecimiento de carácter oficial.

Actualizar o mantener vigente la habilitación en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Sal

Servicios, profesionales independientes, entidades de objeto social diferente y empresas de servicios de tran

Acreditar el cumplimiento de las normas sanitarias y condiciones de salubridad.

Declaración que están obligados a presentar los importadores o distribuidores de cigarrillos y tabaco
introducidos para distribución, venta, permuta, publicidad, donación o comisión y por los retiros pa
territorial.

Obtener la expedición, renovación o modificación de la licencia de prácticas médicas, a través de la cual se

hacer uso de equipos generadores de radiación ionizante, móviles o fijos, durante un período determinado.

Obtener la devolución y/o compensación de pagos, si tiene pagos en exceso o lo no debido, es decir, si ha can

Obtener la identificación legal para ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representadas judi
corporaciones y fundaciones o instituciones de utilidad común que tengan su domicilio principal en la juris

Cancelación del reconocimiento legal que se impone a una liga o club deportivo por violación de las norma
organización.

Obtener autorización para realizar cualquier actividad con medicamentos de control especial de uso human

Anular la expedición del certificado único de transporte de mercancías gravadas con el impuesto al consum
(tornaguías), cuando se ha dejado de movilizar los productos antes del vencimiento de su vigencia o en caso
Obtener autorización para el funcionamiento de establecimientos farmacéuticos tales como farmacia-drogu
depósitos de drogas, agencias de especialidades farmacéuticas y servicios farmacéuticos de instituciones pre

Obtener la autorización para el transporte de mercancías gravadas con impuestos al consumo o que sean
interior de la misma entidad territorial, en tránsito hacia otro país, entre aduanas o entre zonas fran
aduaneras pertinentes.

Obtener el certificado que acredite el cumplimiento de Buenas Prácticas de Manufactura (BPM), para est
cosméticos, fitoterapéuticos, homeopáticos, suplementos dietarios y gases medicinales. Obtener certificad
Prácticas de Elaboración (BPE), para establecimientos farmacéuticos contemplados en el inciso segund
Decreto 2200 de 2005. Obtener certificado que acredite el cumplimiento de Buenas Prácticas de La
contemplados en el artículo 2 de la Resolución 3619 del 2013.

Corrección de la información contenida en las declaraciones y/o en los recibos oficiales de pago, que pres
del contribuyente, en datos tales como errores u omisiones en el concepto del tributo que se cancela, año y/o
identificación, errores aritméticos, siempre y cuando la inconsistencia no afecte el valor o liquidación del im
 Caracterización de Servicios

# de
Áreas que Ingresos Costos
Tipo de usuario último año último año
solicitudes
participan último año

Instituciones o dependencias
Educación públicas
Organizaciones

Educación Ciudadano

Educación Docente

Ciudadano
Extranjero
Educación
Instituciones o dependecias públicas
Organizaciones

Ciudadano
Educación
Extranjeros
 Ciudadano
Extranjero
Educación
Instituciones o dependecias públicas
Organizaciones

Ciudadano
Extranjero
Educación
Instituciones o dependecias públicas
Organizaciones

Institucioes o dependencias públicas

Educación
Organizaciones

Educación Docente

Educación Ciudadano

Educación Docente

Instituciones o dependencias
Educación públicas
Organizaciones
 Ciudadano
Extranjero
Educación
Instituciones o dependecias públicas
Organizaciones

Instituciones o dependencias
Educación públicas
Organizaciones

Ciudadano
Educación
Extranjero

Instituciones o dependencias
Educación públicas
Organizaciones

Educación Organizaciones

Educación Institucion Educativa

Educación Organizaciones
 Ciudadano
Educación
Extranjeros

Educación Docente

Ciudadano
Educación
Extranjeros

Ciudadano
Educación
Extranjero

Educación Ciudadano

Instituciones o dependencias
Educación públicas
Organizaciones

Educación Organizaciones

Educación Docente
Educación Ciudadano

Educación Docente

Gestión
Ciudadano
Tributaria

Gestión
Organizaciones
Tributaria

Ciudadano
Gestión Extranjero
Tributaria Instituciones o dependecias públicas
Organizaciones

Ciudadano
Gestión
Extranjeros
Tributaria
Organizaciones

Gestión
Ciudadano
Tributaria
 Ciudadano
Gestión
Extranjero
Tributaria
Organizaciones

Gestión
Persona Juridica
Tributaria

Interior Asociaciones Comunales

Interior Asociaciones Comunales

Interior Asociaciones Comunales

Interior Asociaciones Comunales

Interior Asociaciones Comunales

Interior Asociaciones Comunales

Juridica Organizaciones

Juridica Organizaciones

Juridica Organizaciones

Ciudadano
Extranjero Instituciones o
Salud
dependecias publicas
Organizaciones

Ciudadano
Extranjero Instituciones o
Salud
dependecias publicas
Organizaciones

Ciudadano
Salud Extranjeros
Organizaciones

Salud Persona Juridica

Ciudadano
Extranjero Instituciones o
Salud
dependecias publicas
Organizaciones
 Ciudadano
Salud
Extranjeros

Salud Persona Juridica

Salud Persona Juridica

Ciudadano
Salud Extranjero
Organizaciones

Salud

Ciudadano
Salud
Extranjeros

Salud Persona Juridica

Salud Persona Juridica

Organizaciones
 Ciudadano
Extranjero
Organizaciones

Ciudadano
Extranjero
Intotuciones o dependecias Publicas
Organizaciones

Ciudadano
Extranjero
Intotuciones o dependecias Publicas
Organizaciones
 Ciudadano
Extranjero
Intotuciones o dependecias Publicas
Organizaciones

Organizaciones

Ciudadano
Extranjeros

Ciudadano
 Organizaciones

Organizaciones

Ciudadano
Extranjero
Intotuciones o dependecias Publicas
Organizaciones

Ciudadano
Extranjero
Organizaciones
 Ciudadano
Extranjero
Organizaciones

Ciudadano
Extranjeros
Instituciones o dependencias
públicas
Organizaciones
 Variables
Nivel de Nivel de Nivel de Tiempo promedio
# de PQR Nivel de
satisfacción del complejidad valor al del ciclo del
recibidas criticidad
servicio actual ciudadano servicio

8 dias habiles

15 dias habiles

15 dias
habiles

8 dias habiles

6 meses
45 dias habiles

15 dias habiles

45 dias habiles

3 meses

6 Meses

6 meses

6 meses
 60 dias

6 meses

15 dias habiles

45 dias habiles

6 meses

5o dias habiles

15 dias habiles
 3 meses

3 meses

2 meses

6 meses

6 meses

15 dias habiles

6 meses

6 meses
 6 meses

6 meses

Inmediata

Inmediato

Inmediato

Inmediata

10 dias habiles
5 dias habiles

Inmediata

5 dias habiles

30 dias habiles

5 dias habiles

30 dias habiles

30 dias habiles

69 meses
15 dias habiles

15 dias habiles

15 dias habiles

15 dias habiles

30 dias habiles

30 dias habiles

84 meses

2 meses
3 dias habiles

1 mes

60 dias habiles

20 dias habiles

15 dias habiles

20 dias habiles

99 meses
102 meses

10 dias habiles

Inmediata
 inmediata

Inmediato

8 dias habiles

6 meses

Inmediata

125 dias
habiles

Inmediato
8 dias habiles

8 dias habiles

10 dias habiles

Inmediata

Inmediata

3 meses

inmediata

15 dias habiles
 inmediata

20 dias habiles

50 dias habiles

15 dias habiles

15 dias habiles

1 mes

Inmediato
 1 año

Inmediato

15 dias habiles

Inmediato
 Canales

Canal 1

Canal 2

Canal 3

Canal 4

Canal 5
Nivel de riesgo de Servicio en
corrupción línea

Presencial Telefónico

Presencial

Telefonico
Presencial Telefónico

Presencial Telefónico

Presencial Telefonico

Presencial Telefonico

Presencial Telefonico

Presencial Telefonico
Presencial Telefonico

presencial Telefonico

presencial Telefonico

Presencial

Presencial
Presencial Telefonico

Telefónico

Telefónico

Telefónico

Presencial Telefonico
 Presencial Telefonico

Presencial Telefonico

Presencial

Presencial Telefonico Correo

si Presencial

Presencial
Si Presencial

Correo
Presencial Telefonico
Electronico

Telefonico Presencial

Presencial Telefonico

Presencial
Presencial Telefonico

Presencial

Presencial
 Presencial

Correo Presencial

No Presencial

Presencial

Presencial

Presencial

Presencial
Presencial

Presencial

Presencial
 Presencial

Presencial

Si

Presencial

Presencial

SI

Presencial
Presencial

Presencial

Presencial

Telefónico

Presencial

Presencial
Presencial Telefonico

Presencial
Canal 6

Canal 7

Canal 8

no informa si este tramite tiene algun costo

 Estrategia de TI

Misión de TI

Visión de TI

Objetivos
ID ID Objetivos entidad asociados

Integrar los sistemas de información de las diferentes secretarias de la

OETI01 Gobernación que permitan la toma de decisiones de forma óptima y
eficiente.

Aumentar la calidad y cantidad de servicios en línea ofrecidos a los

OETI02
ciudadanos.

Incentivar la competitividad y la innovación del departamento a través

OETI03 del manejo, la apropiación y la confianza de la ciudadanía en el uso de las
TIC.

Fortalecer la gestión de las tecnologías de la información y

comunicaciones (TIC), que permita la adopción de los estándares y
OETI04 lineamientos de la arquitectura empresarial para un desarrollo incluyente,
sostenido, participativo y transparente dentro de la Gobernación del
Quindío.
 Habilitar las capacidades y servicios de tecnología necesarios para
OETI05 impulsar las transformaciones en el desarrollo de la Gobernación del
Quindío y la eficiencia y transparencia del Estado.

Fortalecer el sistema de mesa de ayuda para gestionar eficientemente las

demandas de la entidad y los requisitos del cliente interno y externo,
OETI06
mejorando cada vez los servicios de TI, de acuerdo con la estrategia y el
presupuesto.

Diseñar y desarrollar las actividades que componen el plan de transición

OETI07 del protocolo de internet, IPv4 a IPv6, que permita la coexistencia de
aplicativos, equipos y servicios, en la infraestructura TI del edificio
administrativo departamental Ancizar López.

Implementar la política de gobierno digital en la Gobernación del

OETI08
Quindío.
 Estrategia de TI

Fortalecer el uso, la innovación y la apropiación de las Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones y la gestión de la información, con el fin de propiciar el cumplimiento de los objetivos
de la institucionalidad gubernamental; promoviendo, aplicando y gestionando el ecosistema digital
departamental, contribuyendo en el acercamiento permanente de la Administración Central
Departamental con los ciudadanos mediante la implementación de la Política de Gobierno Digital.

Para el año 2023 la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, será referente
a nivel departamental en la generación de proyectos tecnológicos, economía digital, disminución de la
brecha digital, promoción y apropiación de las TIC mediante el fortalecimiento del ecosistema digital
regional.

Metas
Nombre ID Nombre
 a innovación y la apropiación de las Tecnologías de la Información y las
tión de la información, con el fin de propiciar el cumplimiento de los objetivos
gubernamental; promoviendo, aplicando y gestionando el ecosistema digital
tribuyendo en el acercamiento permanente de la Administración Central
s ciudadanos mediante la implementación de la Política de Gobierno Digital.

etaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, será referente

n la generación de proyectos tecnológicos, economía digital, disminución de la
ón y apropiación de las TIC mediante el fortalecimiento del ecosistema digital
regional.

Metas
Medición actual
Procesos de la Entidad
Categ. Proceso
Procesos Estratégicos
PE01 Gestión Gerencial
PE02 Gestión de Planeación
PE03 Gestion de tecnologias de la información y las comunicaciones
Procesos claves o fundamentales (Misionales)
PM01 Agricultura, desarrollo rural, medio ambiente.
PM02 Aguas e Infraestructura
PM03 Cultura
PM04 Eduación
PM05 Familia
PM06 Interior
PM07 Salud Púyblica
PM08 Turismo
Procesos de soporte o apoyo
PA01 Gestión Jurídica y Contractual
PA02 Hacienda Pública
PA03 Gestión Admnistrativa
PA04 Representacion Judicial y Defensa del Departamento
Procesos de Evaluación y Control
PV01 Control Interno Disciplinario
PV02 Evaluacion y Mejora Control Interno de Gestión
Objetivo (Tomado del sistema integrado de gestion)
Responsable
Servicios de TIC que asisten o dan cobertura a los procesos de la enti

Procesos de la Entidad

Procesos Estratégicos

PE01 Gestión Gerencial

PE02 Gestión de Planeación

PE03 Gestion de tecnologias de la información y las comunicaciones

Procesos claves o fundamentales (Misionales)

PM01 Agricultura, desarrollo rural, medio ambiente.

PM02 Aguas e Infraestructura

PM03 Cultura
PM04 Eduación

PM05 Familia

PM06
Interior

PM07 Salud Púyblica

PM08 Turismo

Procesos de soporte o apoyo

PA01 Gestión Jurídica y Contractual

PA02 Hacienda Pública

PA03 Gestión Admnistrativa

PA04 Representacion Judicial y Defensa del Departamento

Procesos de Evaluación y Control

PV01 Control Interno Disciplinario

PV02 Evaluacion y Mejora Control Interno de Gestión

procesos de la entidad

Servicio 1 Servicio 2
Servicio 3 Servicio 4
Servicio 5 Servicio 6
Servicio 7
Hallazgos

Que procesos de la entidad no disponen de servicios de TIC que los asistan d

Que servicios de TIC no tienen un proceso claro que asistan ?

ponen de servicios de TIC que los asistan directamente ?

proceso claro que asistan ?

Origen Externo Origen Interno
 Habilitadores
Fortalezas

1. Funcionarios profesionales de carrera, con garantias de estabilidad

laboral.
2. Funcionarios profesionales de Libre nombramientocon garantias de
estabilidad laboral.
3. Interés del personal de la secretaria TIC para manejar los procesos.
4. Apoyo institucional para la actualización tecnológica y modernización de
la infraestructura TIC.
5. Existencia de elevado compromiso de transferencia y acceso a la
informacón, rendicion públicade cuentas y leatad en la institución.
7. Existencia de un buen ambiente de trabajo entre las difetentes áreas de TI.

Oportunidades

1. Captar proyectors del gobierno central enfocándose en la apertura de la

economía naranja.
2. Captar proyectos del gobierno central en el area de las TI.
3. Convenios interinstitucionales con entidades nacionales y territoriales.
4. Programas de capacitación y actualización para las competencias del
personal por parte del gobierno nacional.
5. Desarrollo de nuevas tecnologías que permiten un mejoror desempeño y
simplilficación de procesos.
6. Aprovechamiento de las politicas de gobierno nacional (Gobierno Digital),
para el fortalecimiento de los procesos de la secretaria TIC.
 Barreras
Debilidades

1. Rotación del personal calificado en las diferentes aeras de TI.

2. Estructura organizacional de las diferentes areas de TI.
3. Resistencia al Cambio frente a una nueva cultura institucional.
4. Falta de conocimiento y apropiación de los funcionarios de la entidad en las
nuevas tecnoligias y herramientas tecnológica.
5. Deficiente utilización de los recursos TI.
6. Falta de recursos para la gestión en materia de nuevas tecnologias TI.
7. Poca posibilidad de crecimiento en el entorno laboral.

Amenazas

1. Cambios normativos nacionales y nuevas directivas del Ministerio TIC.

2. Presupuesto limitado para realizar grandes inversiones en tecnologias de la
informacion.
3. Bajo compromiso e interes de alguna dependendia y/o funcionariso en la
apropiación de las politicas de TI.
4. Baja calidad de la prestación de los servicios de terceros.
5. Bajor salarios para la selección de personal calificado en las diferentes areas de
TI.
6. Ambiente politico cambiante, pro transición de gobierno.
7 Desconocimiento de parte de la ciudad y de los usuarios de los servicios que presta
la Secretaria TIC.