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Ley 594 de 2000 Nivel Nacional
Ley 594 de 2000 Nivel Nacional
i=4275
Secretaría
Jurídica Distrital
(Julio 14)
El Congreso de Colombia
DECRETA:
TITULOI
ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.
ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes
conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o
como fuentes de la historia.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la
investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el
legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
conservación.
ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función
archivística son los siguientes:
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los
de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el
control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la
ley;
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función
probatoria, garantizadora y perpetuadora;
T I T U L O II
COORDINADORES Y EJECUTORES
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las
entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que
para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
subsidiariedad;
ARTÍCULO 6º. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema
Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de
planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución,
control, seguimiento y coordinación, así:
b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos
territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso
humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;
T I T U L O III
ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se
clasifican en:
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTÍCULO16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las
entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual
o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los
archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad
y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su
organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la
obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas
relacionadas con su labor.
ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar
tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando
cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la
validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos
por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la
información.
PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán
ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante
cualquier medio.
TITULOV
GESTION DE DOCUMENTOS
PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y
eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su
integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las
entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Ver Acuerdo Archivo General de la Nación 39 de 2002
T I T U L O VI
ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen
derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de
los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.
ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2o. del artículo
13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier
documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento
por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier
ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a
quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del
Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que
amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las
correspondientes medidas preventivas y correctivas.
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas
cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la
Ley 200 de 1995;
T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General
de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos
TITULOX
ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico
declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario
los ofreciere en venta.
Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía
administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos
TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o
copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de
acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas
por el Archivo General de la Nación.
T I T U L O XII
T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
Publíquese y ejecútese.