Directiva Permanente 021 Del 2007 (Por La Cual Se Implementa El Archivo)

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
ARMADA NACIONAL
Copia No____de_____Copias
ARMADA NACIONAL
Bogotá D.C.
No. /SECAR-AYGAR-23.1
DIRECTIVA PERMANENTE
No. 021 -2007
ASUNTO: Implementación del nuevo sistema de organización y administración de

archivos de la Armada Nacional.
AL:
I. OBJETIVO Y ALCANCE
A. Finalidad.
Impartir ordenes e instrucciones a los Señores Oficiales, Suboficiales y

empleados civiles que en desarrollo de su función son responsables de la
tenencia o administración de Archivos de las diferentes unidades de la
Armada Nacional, para la recuperación, organización, administración y
conservación de los archivos de manera concordante con la legislación
vigente, los planes y políticas del Archivo General de la Nación.
El principal objetivo es, apoyar la misión de la Armada Nacional, en cada

Unidad y su Comandante, así mismo salvaguardar los documentos que en
forma inmediata o a futuro se constituyen en prueba de las correctas
actuaciones tanto de la Fuerza como de sus integrantes, por lo tanto
buscamos que los documentos necesarios se conserven por el tiempo
correcto y requerido.
“Con eficacia y transparencia construimos paz y futuro en los mares, costas y ríos de la Patria”
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“Línea Anticorrupción Armada Nacional 01 8000 11 69 69 – 24 Horas”
Implementación nuevo sistema de organización y administración de archivos de la Armada Nacional Hoja No. 2
B. Referencias.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Artículos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 313.
LEYES
Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los

4 de 1913.
documentos de los archivos.
47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico.
45 de 1923. (art.99) prescripción de actos acciones y contratos.
2527 de 1950 El Microfilm como medio de guarda y su valor probatorio
3354 de 1954 La microfilmación de documentos activos y su valor probatorio
39 de 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos.
23 de 1981. Regula archivos de las historias clínicas.
6 de 1992. (art.74) Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios.
80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.
190 de 1995. (arts. 27 y 79) Estatuto Anticorrupción.
734 de 2002. (arts 34 y 35) Código Disciplinario Único.
(art. 95) Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración
270 de 1996.
de Justicia.
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
527 de 1999 de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las
entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
594 de 2000
disposiciones.
DECRETOS
Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la

1382 de 1995.
Nación de Colombia.
Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohíbe exigir
copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe
2150 de 1995.
copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza
el uso de sistemas.
1748 de 1995. Archivos laborales informáticos.
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los
Decreto 998 de
archivos de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA
1997.
NACIÓN, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
1571 de 1998 (art 12) Archivos de Historias Laborales.
Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas
del orden nacional. art. 39 Conservación de los Archivos según disposiciones
254 de 2000
del AGN y disponibilidad de recursos para su preservación, y art. 40
Expediente de liquidación.
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ACUERDOS
07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

08 de 1995 Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los
organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
Ordenada por el Decreto 1382 de 1995
09 de 1995 Por el cual se reglamenta la presentación de las tablas de retención
documental al Archivo General de la Nación. Ordenadas por el Decreto 1382
de 1995
012 de 1995 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994"
Reglamento General de Archivos", "Órganos de dirección, coordinación y
asesoría".
02 de 1996 Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7
de 1994.
06 DE 1996 Por el cual se crea el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General
de la Nación.
011 de 1996 Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de
documentos
02 de 1997 Por el cual se prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la
presentación de las Tablas de Retención Documental de los Organismos
Nacionales.
022 de 2000 Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994
"Reglamento General de Archivos","Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría".
047 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del capítulo V "Acceso a los documentos
de Archivos", del Archivo General de la Nación del Reglamento General de
Archivos sobre "Restricciones por razones de conservación".
048 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 59 del capítulo VII "Conservación de
Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre " Conservación
preventiva, conservación y restauración documental".
Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Condiciones de
Edificios y locales destinados a archivos".
Documentos", del Reglamento General de Archivos sobre "Prevención de
deterioro de los documentos de archivo y situación de riesgo".
056 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 45, "Requisitos para la consulta", del
capítulo V, "Acceso a los Documentos de Archivo", del Reglamento General de
Archivos
017 de 2001 Por el cual se adopta el estatuto interno del Archivo General de la Nación.
060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas.
16 de 2002 Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones
para el manejo de los archivos públicos de las Cámaras de Comercio.
037 de 2002 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la
contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y
conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14
y sus Parágrafos
038 de 2002 Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de
2000
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039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la aplicación de las Tablas de
Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000
041 de 2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las
entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y
su parágrafo, de la ley 594 de 2000
042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los
artículos 21, 22, 23 y 26 de
015 de 2003 Por el cual se adiciona un parágrafo al artículo primero del Acuerdo 041 del 31
de octubre de 2002
02 de 2004 Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de
fondos acumulados.
RESOLUCIONES
Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica

147 de 1997
al Archivo General de la Nación.
Por la cual se modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de
068 de 1998
1996
Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación
013 de 2003
cobrará por concepto de la venta de bienes y servicios que ofrece.
CIRCULARES
Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en

01 DE 1997
Colombia
Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías
02 DE 1997
en los archivos públicos
01 DE 1998 Creación y desarrollo del Archivo General del municipio
01 DE 2001 Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental
Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades
07 DE 2002
de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
04 DE 2003 Organización de las Historias Laborales
Orientaciones para el cumplimiento de la Circular Nº 004 de 2003
012 DE 2004
(Organización de las Historias Laborales)
01 DE 2004 Inventario de Documentos a Eliminar
DISPOSICIONES CONTENIDAS EN OTROS CODIGOS
Código de Procedimiento Artículos: 175, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259, 261,
Civil. 262, 263, 264, 268, 269, 272, 273, 279, 281, 282
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Artículos: 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 287, 289, 291, 292,
Código Penal.
293, 294, 309, 192, 194.
Código de Procedimiento
Artículos: 424 al 434.
Penal Ley 906 de 2004
Artículos: 17, 18, 19 Subrogado artículo 12 de la Ley 57 de
Código Contencioso
1985, 21, 24 Subrogado artículo 17 de la Ley 57 de 1985, 25,
Administrativo.
29.
Código de Régimen Político
Artículos: 289, 316, 320, 337.
Municipal (Ley 4 de 1913)
Artículos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68, 69, 70,
Código de Comercio.
619.
Código Sustantivo del
Artículos: 39, 41, 42, 46, 151, 162, 264, 393, 488, 489
Trabajo.
C. Vigencia.
A partir de la fecha de su Expedición
II. INFORMACION
A. Antecedentes.
La ley 80 de 1989, mediante la cual se creó el Archivo General de la

Nación, prohíbe la destrucción de todo tipo de documento Oficial, hasta
tanto no se elaboraren las Tablas de Retención Documental (TRD),
derogando toda Ley, Decreto, Resolución, Disposición o Norma que le
fuese contraria, por lo tanto, la Disposición 014 de 1988 que trata del
manual de Archivo y Correspondencia está derogada y consecuentemente
en los términos del manual 3-25 no es lícito efectuar ningún tipo de
descarte documental.
Para corregir esta situación, en el año 2.000 se inició el desarrollo de las

Tablas de Retención Documental (TRD) en el Comando General de las
FFMM y a fin de mantener un proceso homogéneo, conceptual y
estructural se unieron esfuerzos con el Cuartel del Comando Armada a
partir del año 2.002 para la realización de las mismas y la posterior
aprobación de las mismas el 16 de diciembre de 2004.
B. Generalidades.
Efectuada una revisión general sobre el tema de Archivística en la

Institución, se determinó que no existe ningún manual que indique la
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metodología y procedimientos ajustados a la legislación vigente,

convirtiéndose en prioridad el desarrollo de las herramientas con criterios
unificados para el cumplimiento de la ley.
La Fuerza se beneficia con la aplicación de estas herramientas y el nuevo

sistema de las Tablas de Retención Documental (TRD) ya que garantizan
la conservación de los documentos que contienen las pruebas de las
buenas actuaciones, en las diferentes fases de archivo, y por los tiempos
adecuados; Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados; Permiten proporcionar un
servicio eficaz y eficiente; sirven de apoyo para la racionalización de los
procesos administrativos.
Todo lo referente al manejo de seguridad, siglas y formatos para

elaboración de documentos continúan vigentes. Por ser compatible y
conservar los estándares de nuestros modelos de documentos, el
programa para administración de archivos SIGOV puede ser usado para
aplicaciones de elaboración y registro.
III. EJECUCION
A. Misión General
Las unidades de la Armada Nacional desde el nivel unidad táctica, inician

el proceso de implementación de las normas vigentes relacionadas con el
manejo, administración y conservación de los documentos producidos y
recibidos por cada dependencia, para ser aplicados a partir del 01 de
enero de 2005.
B. Misiones Particulares
1. Inspección General
a. Supervisa el cumplimiento de la presente Directiva

Permanente.
b. Elabora las listas de verificación y evaluación a

tener en cuenta para las revisitas de inspección programadas a
las unidades.
c. Programa revistas periódicas para evaluar los

avances en la implementación del nuevo sistema de archivo durante
el presente año, ya que desde el año 2006 se viene implementando
este nuevo sistema de archivo.
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2. Jefaturas Comando Armada
a. Disponen la asistencia del personal que maneja los

archivos de las diferentes oficinas y dependencias del cuartel
general para que asistan a las diferentes capacitaciones
programadas.
b. Ordena una capacitación dictada por el Jefe de

Archivo de cada oficina y dependencia, donde participen todos los
responsables de manejo de documentación, con el propósito de
unificar criterios.
c. Programa revistas que permitan medir el nivel de

cumplimiento y avances del presente plan en todas sus unidades
subalternas.
3. Comandos de Fuerza –Escuelas de Formación – Bases Navales –

Brigadas de I.M.- Unidades Tácticas
a. Disponen la asistencia de los Jefes de Archivo y/o

aquellos que manejan documentación a las diferentes
capacitaciones programadas por el Comando Armada.
b. Organiza capacitaciones dictadas por los Jefes de

Archivo y/o aquellos que manejan documentación a todo el personal
de funcionarios responsables del manejo de documentación de las
diferentes oficinas y dependencias con el propósito de unificar
criterios.
c. Determina la asignación de un área adecuada, con

las suficientes medidas de seguridad y preparación para el
almacenamiento de documentación, la cual será utilizada como
Archivo Central de la Fuerza.
d. Coordinan capacitaciones al personal con el

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, en administración
documental y manejo de archivos.
4. Ayudante General Comando Armada
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a. Se desempeña como delegado de la Fuerza ante el Comité Técnico

de Archivo de MDN.
b. A través del Comité de Archivo de la Armada Nacional canaliza las

solicitudes y requerimientos que al respecto vayan surgiendo
durante el desarrollo del proceso de aplicación del nuevo sistema de
archivo.
c. El Comité de Archivo de la Armada Nacional deberá velar por que

se realicen los ajustes pertinentes y se dé aplicación a las tablas de
retención documental de la entidad.
5. Jefes de Archivo
a. Recopila en una carpeta A-Z, la documentación referente a

legislación de la materia, especificada en el ítem de referencia.
b. Estudia e interpreta la documentación de referencia, ajustándola a

los textos anexos.
c. Accede a las capacitaciones que en esta materia dicta el Archivo

General de la Nación.
d. Organiza los archivos existentes en la unidad con el propósito de

recuperar nuestra memoria histórica institucional. ANEXO I.
e. Capacita al personal de su unidad para que cada funcionario a su

nivel esté en capacidad de aplicar los procedimientos y técnicas de
archivo, cumpliendo en especial lo ordenado en la Tablas de
Retención Documental.
f. Orienta el desarrollo de las encuestas necesarias en las diferentes

dependencias de la unidad táctica, para que cada funcionario
efectúe una valoración propia de sus documentos que origina.
g. Con base a las encuestas plantea un borrador de las Tablas de

Retención Documental a ser utilizadas por la unidad, de acuerdo al
ANEXO II. y lo envía por correo electrónico al Archivo General
Comando Armada con copia a la Ayudantía.
h. Aplica de manera centralizada y coordinada con todas las oficinas y

dependencias las tablas de retención documental aprobadas para
tal fin.
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C. Instrucciones de Coordinación
1. Todos los Comandantes de unidad en todos los escalones del mando

deberán nombrar por la orden semanal al funcionario “Jefe de
Archivo”, responsable de implementar, organizar y administrar el
nuevo sistema de archivo. De igual manera deberán facilitar a este
personal la posibilidad de adquirir capacitación con el Archivo General
de la Nación u otras entidades.
2. El Mencionado funcionario dependerá de las Ayudantías de las

unidades.
3. En las unidades operativas menores deberán construir o acondicionar

de acuerdo a la disponibilidad, unas instalaciones que se ajusten a las
condiciones mínimas para guardar los archivos. Anexo 3.
4. Para unificar criterios se ha desarrollado un texto especial, el cual será

la herramienta primaria para la conformación y organización básica de
los archivos de las diferentes unidades de la Armada. Con la
herramienta propuesta se pretende recuperar los principios de
administración documental definiéndola como el soporte de la gestión
institucional con el reconocimiento como área de servicio de mayor
importancia dentro de los procesos administrativos que desarrolla la
Institución. ANEXO 1
IV. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS
Cada una de las unidades que requiera desplazar su personal hasta el lugar
de las capacitaciones, deberán proporcionar los medios logísticos para que
esta actividad sea posible.
Las unidades que por necesidades y limitación de instalaciones, deban

construir infraestructuras para tal fin, deberán ser sometidos a los procesos
normales ante la Dirección de Ingenieros del Comando Armada.
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Vicealmirante CARLOS HUMBERTO PINEDA GALLO

Segundo Comandante Armada Nacional
AUTENTICA
Capitán de Navío HECTOR ALFONSO MEDINA TORRES

Ayudante General Comando Armada
ANEXOS: Generalidades
Capitulo 1. Administración de archivos
Capitulo 2. Guía para levantamiento de las TRD
Capitulo 3. Guía para el manejo documentos de gestión
Capítulo 4. Requerimientos mínimos áreas de archivo
Glosario.
DISTRIBUCION:
JONA CIMAR DENSB CBAFLIM20 DEFIM CBAFLIM60 CBAFLIM40 CUTFG CBINIM3
IGAR JEMFTCO CBN1 CFSUPA CESUP CBN3 CBFEIM CBAFIM3 CESCOFLU
JEDHU JINEN JEMIN CFSUCA CBPNM1 CBAFLIM30 CBAFLIM70 CBASFLIM1 CBINIM2
JINA COGAC CBN2 CFSUBCA CBAFLIM80 CBACAIM2 CBASEGIM CBAFLIM10 CAFEUR1
JOLA CFNS CBRIFLIM2 CBN4 CBACAIM3 CGUCA CBACIM2 CBASFLIM3 CGAULA SU
CFNP CFNC CBRIM1 CGTF CBAFIM4 CBACAIM1 BINIM1 CGAMA GAULA BU
COTECMAR DENAP CCFENIM CCALOGIM CAVNA CBAFIM2 CBAFLIM50 C.ARC FTCS CAFEUR2
DIMAR CESYP CBRIFLIM1 CFFS CGAPO CBACIM1 CBASFLIM2 CUTFC
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GENERALIDADES
1. Perfil y funciones del personal que labora en la Sección de Archivo:

El personal asignado para realizar tareas de Administración de Archivos ya sea
Suboficial, IMP, o Civil, requiere además de destrezas básicas, conocimiento de
los aspectos legales vigentes, de la filosofía de archivista, conceptos básicos y en
especial, conocimiento de los aspectos administrativos, además de poseer los
atributos de integridad, juicio, madurez y reserva del secreto para el manejo y
manipulación de documentos, para facilitarle proceder con mucha responsabilidad
y sentido común.
El personal de Administración de Archivos debe mantener la disciplina del secreto

y estar al tanto y actualizar los cambios que sucedan en cuanto a la organización
y administración de documentos, a fin de mantener un registro real y actualizado
de acuerdo a las normas legales vigentes.
Por la naturaleza de su función debe conocer y tener actualizada la base de datos

de archivo y registro de documentos, con el fin de facilitar su consulta y búsqueda
de los mismos, tendiente a contrarrestar la guerra jurídica que día a día buscan
de manera decidida quebrantar la estabilidad organizacional de la institución
castrense. La observación estricta de la normatividad aplicable, en especial de la
Ley General de Archivos, con el propósito de salvaguardar la información de cada
unidad y disponer los medios para prestar una respuesta en forma rápida y
oportuna es el fundamento de la administración de archivos.
El personal de administración de archivo es el encargado de ejercer las

tareas, operaciones, acciones y trámites regladas por las normas de
procedimiento de archivo para la organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una
unidad.
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El personal de Administración de Archivos tiene por lo tanto la misión de asesorar

al Comandante en cuanto al manejo adecuado de documentos, su organización,
almacenamiento y administración del archivo de la unidad. Además debe
establecer y mantener las relaciones directas con la Ayudantía General del
Comando de la Armada y el Archivo General del Ministerio de Defensa en cuanto
a la transferencia de documentos se refiere.
Son sus funciones:
 Suministrar información en forma oportuna y precisa de acuerdo con los

niveles de acceso permitido.
 Mantener la documentación contenida en expedientes y aquella otra de tipo
administrativa, debidamente organizada y administrada.
 Evitar la duplicidad y conservación de documentos innecesarios, según las
TRD de su unidad.
 Difundir los procedimientos relacionados con la recepción, catalogación,
mantenimiento y consulta de los archivos.
 Disponer de los correctos registros.
Capitán de Navío HECTOR ALFONSO MEDINA TORES

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CAPÍTULO I.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Sin lugar a duda todos alguna vez hemos tenido que guardar documentos y con el
tiempo, necesitado recuperarlos. Este texto pretende aportar el marco general de
acción, que conduzca a que esta simple operación de guardar y recuperar no sea
una odisea al aumentar de tamaño. Bajo el esquema de pregunta / respuesta y
tareas generales, nos ubicaremos en el tema, teniendo como propósito también,
aportar unos conocimientos básicos que nos permitirán entendernos y adelantar
mejor las tareas que debemos emprender; a lo practico:
QUE ES UN ARCHIVO?
Para saber a que nos enfrentaremos, primero definamos lo que no es:
 No es un botadero de paquetes o cajas.

 No es la bodega alterna a los depósitos de intendencia.
 No es su karma ni un castigo.
Un Archivo, según el Reglamento General de Archivos del Archivo General de la

Nación es “Un conjunto de Documentos, sea cual fuera su fecha, forma o soporte
material, acumulados en un proceso natural, por una persona o institución, en el
transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como
testimonio e información a las personas e instituciones que lo producen”.
Concluimos entonces que el archivo, está es a nuestro servicio, para respaldarnos,

para conservar por los tiempos adecuados los documentos que prueban las acciones
individuales y de la unidad; un archivo está para rendir testimonio a los historiadores
de las acciones que en conjunto adelanta nuestra institución.
En los anexos encontrará los requisitos mínimos a tener en cuenta desde el punto de
vista locativo.
POR QUE SI ES TAN IMPORTANTE, ES TAN DESCUIDADO?
Porque solo hasta ahora nos hemos dado cuenta, no solamente que es un requisito
legal, sino de las ventajas que conlleva para las personas, la unidad y la Institución,
conservar adecuadamente la información y su registro, dentro del concepto de
gestión documental. Debemos procurar así sea con los mas mínimos recursos, que
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el archivo también refleje el espíritu de la unidad, estando consecuentemente a la

altura de nuestra Institución.
La administración documental se ha definido como el soporte de la gestión
institucional y como tal, debe dársele el reconocimiento como área de servicio de la
mayor importancia dentro de los procesos administrativos que desarrolla la
Institución.
QUE DEBEMOS “GUARDAR” EN EL ARCHIVO QUE VAMOS ADMINISTRAR?
Primero hay que tomar conciencia que vamos es a conservar la memoria de la

unidad expresada en papeles, por lo tanto debemos mantener presente que
administrar un archivo no es, de ninguna manera, un almacenamiento a granel o un
simple control de prestamos, sino que involucra aquello que vamos a “guardar” como
son: La unidad primaria o documento, en su primera forma de almacenamiento
generalmente denominada expediente, durante el tiempo que permanece junto a
quien lo crea para servir a su propósito como es facilitar información, y finalmente su
transferencia al archivo donde se hará la agrupación homogénea de los expedientes
de un mismo tema lo que nos conforma una serie, y ese conjunto de series
debidamente ordenadas es lo que se denomina un archivo.
Definamos estos términos:

 Documento: es una unidad de información electrónica, sonora, visual o escrita
como diploma, carta relación etc, que ilustra acerca de un hecho, o en general
cualquier cosa que sirve para demostrar algo.
 Expediente: conjunto de todas las tramitaciones y documentos
correspondientes a un asunto o negocio.
 Serie: conjunto de documentos de estructura y contenidos homogéneos
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especificas.
Al archivo solo deben llegar transferencias de documentos y expedientes,

debidamente identificados, que han terminado su ciclo en la oficina (lo que
generalmente corresponden al lapso anual anterior), y que es necesario conservarlos
por unos lapsos mínimos definidos en las Tablas de Retención Documental.
¿CÓMO SE CONFORMA UN ARCHIVO?
Cuando Usted sea designado para administrar el archivo de su unidad, este puede
ya existir o estar en proceso de conformación; sin embargo, los principios básicos
son los mismos:
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Primera tarea:
Infórmese, consiga un organigrama de su unidad y copia del documento (resolución,

disposición, decreto, orden etc) que dio origen a la Unidad: Según el primero
(organigrama) verá que la estructura del archivo se asocia con la estructura de su
Unidad, la cual está conformada por las divisiones administrativas creadas para el
desempeño de la función, y dentro de las jerarquías de la Institución. Estos
organigramas son la representación de la organización interna y jerárquica de las
dependencias, según las funciones que a cada uno le han sido asignadas; en
consecuencia, el que hacer diario de cada uno se refleja en la producción
documental propia de cada oficina, siendo estos el conjunto de documentos
generados en ejercicio de sus funciones y clasificados bajo criterios orgánico
funcionales, respetando el principio de procedencia.
Con el segundo documento que debe conseguir, la copia del documento que dio
origen a la Unidad, usted podrá conocer desde cuando debe existir archivo, y
teniendo todas las series ordenadas (lo de cada tema agrupado y ordenado), usted
puede determinar que tiene y que le falta.
Segunda tarea:
Lo anterior nos indica, por ejemplo, que los expedientes de personal civil que labora
en la unidad no deben mezclarse con los informes de Operaciones y estos con la
Contabilidad de los Casinos, ni tampoco adjuntarse a los inventarios. Cada uno
deberá estar conformando la serie que corresponde y por lo tanto hay que agrupar
todas las carpetas, expedientes, legajos, AZ o cualquier unidad de empaque, de un
mismo “tema” en un mismo lugar e internamente de acuerdo a su orden jerárquico si
procede: Esto es lo que se denomina, conformar una serie documental y no es mas
que reunir físicamente todo lo que se llame igual: reunir todos los expedientes, toda
la contabilidad junta, todos los informes, todos los radiogramas, todas las actas,
todos los oficios juntos y, colocarlos en orden jerárquico y/o cronológico,
reuniéndolos en un mismo sitio físico. Precaución: no hay que re-archivarlos ni
mezclarlos, ni unificarlos; solo reúna los legajos o carpetas que le mandan o
encuentre en el archivo, en un mismo sitio físico por el momento. La guía de aquellas
ya designadas la encontrará en el Anexo 1; consúltela para mantener unificado el
criterio de denominación o nombres de cada una.
Ordene entonces cada serie documental (grupo de documentos homogéneos) por

año o por el criterio original, en forma consecutiva e independiente de las demás,
como por ejemplo: Ordenes Semanales, del año 2000, del mes de enero, febrero, etc
hasta diciembre, 2001, del mes de enero, febrero, etc hasta diciembre, 2002, del mes
de enero, febrero, etc hasta diciembre,2003, del mes de enero, febrero, etc hasta
diciembre; luego oficios del Comandante, Segundo comandante, Ejecutivo, del año
2000, 2001, 2002 etc.
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Tercera tarea:
A este punto usted debe tener los documentos agrupados por temas o asuntos
(Oficios, Actas, etc, según su procedencia, y ordenados en secuencia por
dependencia, por año y por numero o consecutivo. A fin de proteger el material
durante el tiempo que debe permanecer en el archivo, en lo posible debe
proporcionársele un empaque apropiado en cajas, ojalá especiales para archivo, las
cuales conservarán el orden que hemos dado y se ubicarán de tal forma,
preferiblemente en estantería metálica, que permita su identificación clara y fácil
consulta.
Vea en los anexos para guiarse mejor sobre este punto.
Cuarta tarea:
Aquí, debemos levantar un inventario (Vea formato único de inventario), de cada una
de las series para conocer que tenemos y en que condición; esto nos permitirá saber
si están consecutivos los documentos de cada serie, si hay faltantes y establecer sus
limites (desde – hasta).
El inventario facilitará la entrega de las dependencias (es un requisito legal), y el

control de tiempos de retención en cada uno de los estados que tiene cada serie. Es
necesario llevar a cabo una sistematización en forma correcta los inventarios y a su
vez contar con una herramienta de administración.
Concluida la aplicación de las tareas propuestas, usted contará con un archivo en

condiciones adecuadas para aplicar los conceptos y movimientos que ordenan las
Tablas de Retención y Transferencias Documentales (TRD), las cuales son un
instrumento que se desarrolla para cada Unidad productora de documentos, en la
que se señalan las bases legales, las pautas y los procedimientos para el manejo de
cada serie; mayor información encontrará en los documentos de referencia
producidos por el Archivo General de la Nación, o puede consultar con el Archivo
General del Comando Armada.
Señor Jefe de Archivo o encargado del manejo de documentación, no olvide:
 Deben foliarse los expedientes, carpetas, legajos antes de prestarlos o

transferirlos.
 Debe mantener actualizado el control de préstamos.
 Regrese al sitio original el documento o expediente que han devuelto y

cancele la boleta de “afuera”.
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 El único tipo de descarte de documentos que puede hacerse es el de copias o

fotocopias, previa confrontación. Usted no está autorizado a descartar,
incinerar o botar ningún papel o expediente: hacerlo es un delito: esto solo
puede hacerse en los términos de las TRD, previo levantamiento del acta y
autorización del Archivo General del Ministerio de Defensa.
 Cuando deba hacer transferencias de documentos internamente o al archivo

de la Unidad superior o al archivo general del Ministerio de Defensa, además
del debido inventario deje copia de los oficios remisorios y, REGISTRELO en
el Software administrador.

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CAPITULO 2.
GUIA PARA ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
(Adaptación metodológica para las FFMM de los instructivos del A.G.N.)
Concordante con lo expresado, las Tablas de Retención Documental son la

herramienta que nos dirige los trabajos de conservación de los diferentes
documentos, orientada por los principios legales que para cada caso en particular
(para cada documento) le son aplicables.
Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un listado de los diferentes

documentos que manejamos, series (conjunto de documentos iguales) y sus
correspondientes tipos documentales o clase de documentos que la conforman,
producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las TRD pueden ser generales o especificas de acuerdo a la cobertura de las
mismas.
La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la estructura

orgánico-funcional de cada Unidad y se apoya en los inventarios de los archivos, con
el fin de identificar las series documentales cualquiera sea el soporte de la
información.
Como se mencionó, en ellas se expresa el proceso de conservación de cada uno,

siendo posible la conservación por periodos determinados, su trascripción a otros
medios, la eliminación o, su transferencia. Estas, las Transferencias Documentales,
se definen como la remisión de documentos de los archivos de gestión de oficina
al archivo central y de este al archivo histórico del Ministerio de Defensa Nacional,
de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas por el
Comité Técnico de Archivo de la Fuerza.
Metodológicamente, para la elaboración de las Tablas de Retención se cumplen las

siguientes etapas:
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PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre su Unidad. (A cargo del Jefe

de Archivo de cada Unidad)
Compilar la información contenida en disposiciones legales (Resolución, Disposición,

Orden Semanal, etc. Advertencia: lo anterior no es equivalente a la TOE) relativas a
la creación y cambios de la estructura de la Unidad, organigrama vigente,
resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y
manuales de procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las
unidades documentales que producen y/o tramitan; la numero I una por oficina
productora y la numero II por cada serie documental.
SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. (A

cargo del Jefe de Archivo de cada Unidad)
El Jefe de archivo estudiará las encuestas recogidas y desarrollará en la medida de

sus posibilidades lo siguiente:
Analizará la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones

asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificará los valores primarios de la documentación o sea los administrativos,

legales, jurídicos, contables y/o fiscales.
Conformará las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Fundamentado en la opinión de los usuarios, propondrá los tiempos de retención o

permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo:
gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la
protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se
produce el documento hasta su disposición final.
Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la

consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.
Propondrá y justificará el destino final de la documentación ya sea para su

conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a
documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo
contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales
cuyo valor informativo no exige su conservación total.
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TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención

Documental para su aprobación.
El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la

Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada
dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el
proceso y los criterios empleados en su elaboración, y la enviará a la Ayudantia
General del Comando Armada, quien revisará y de ser el caso ajustará para
presentarlas a consideración del Comité Técnico de Archivo del MDN, quien hará el
estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta. Posteriormente
se llevará al Archivo General de la Nación.
CUARTA ETAPA. Aplicación
Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, se

ordenará su difusión en todas las Unidades, para garantizar su aplicación.
El Jefe de Archivo con apoyo de la Ayudantía General del Comando Armada

capacitará a todos los Funcionarios de la Unidad, para la aplicación de las TRD, así
mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los
documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias
documentales.
La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión,

central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en

cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención
Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación,
eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro.
El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se

destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del
Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención

Documental.
La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento

para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las
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modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas

organizacionales y funciones.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del

seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la
Ayudantìa General a través del Comité Técnico de Archivo.
La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de

referente para la organización y conformación de series y subseries de los
documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando
correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la
elaboración de las TRD.

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CAPITULO 3.
ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS

DE GESTIÓN.
Todas las Unidades deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con
sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de
procedimientos y funciones respectivos.
Cada productor debe con fundamento en la tabla de retención documental aprobada,

velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de
gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística. El respectivo Jefe de la oficina
será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia
del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad
señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público.
Los criterios para la organización de archivos de gestión son:
1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de

Retención Documental debidamente aprobada.
2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los
expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha
más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al
abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.
4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las
series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su
ordenación, consulta y control.
5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha
información general será: Unidad, Sección, oficina, serie, subserie, número
de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y
número de caja si fuere el caso.
6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo
estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un
plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que
sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato
único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.
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7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de

la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección,
legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso,
identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de
caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
NOTA: Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención

Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando
pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo
jefe de dependencia.
Respecto a la Consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de

otras dependencias o Unidades, deberá efectuarse respetando todos los protocolos
de seguridad, efectuando los debidos registros y de acuerdo con las autorizaciones
de seguridad. Excepto con autorización específica, no pueden consultarse
documentos de un área que no le corresponda. Se llevara el registro de préstamo y
de forma opcional una estadística de consulta.
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad

de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se
consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total
de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su
devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá
hacer exigible su devolución inmediata.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Todas las unidades deben adoptar el Formato Único de Inventario Documental, para
los trabajos donde se hace referencia y en general para la administración y procesos
de transferencia de archivos; Su instructivo y formato son los siguientes:
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la Unidad responsable de la

documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse la descripción completa de la línea de

mando (ARMADA NACIONAL, FUERZA, BASE, BATALLON, UNIDAD A FLOTE,
ESCUELA DE FORMACIÒN) de la Unidad que produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa

que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
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5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:

Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos
Acumulados, Fusión y Supresión de unidades y/o dependencias, Inventarios
individuales por vinculación, traslado, desvinculación.
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se

registrara el total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día). En NT
se anotará el número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente

a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad
de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las

oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el

nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o

supresión de dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de
conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos
tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará S.F.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada

unidad de almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada

unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc.
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15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra

un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en
cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de
dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario
de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado
en las columnas anteriores.
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,

memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes,
saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,

memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos
debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo,
ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número
consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y
requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información.
Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de

páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la

documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y
biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la

persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
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FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE HOJA No. DE

ENTIDAD PRODUCTORA
UNIDAD ADMINISTRATIVA REGISTRO DE ENTRADA
OFICINA PRODUCTORA AÑO MES DIA N.T.
OBJETO
N.T. = Número de Transferencia
NÚMERO DE CÓDIGO Nombre de las Series, subseries o Asuntos FECHAS EXTREMAS Unidad de Conservación Número de Soporte Frecuencia de Notas
ORDEN Inicial Final Caja carpeta Tomo Otro Folios Consulta
Elaborado por______________________________ Entregado por__________________________ Recibido por_____________________________

Cargo____________________________________ Cargo________________________________ Cargo__________________________________
Firma____________________________________ Firma________________________________ Firma___________________________________

Lugar_________________ Fecha ______________ Lugar_________________ Fecha__________ Lugar_____________ Fecha_________________

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CAPITULO 4.
REQUISITOS GENERALES DE LAS ÁREAS DE ARCHIVO.
Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las
condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de
mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos
documentales. La edificación debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Ubicación.
 Características de terreno sin riesgos de humedad subterránea o problemas

de inundación y que ofrezca estabilidad.
 Deben estar situados lejos de industrias contaminantes y en lugares que
disminuyan el posible peligro por atentados.
 Prever el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su
natural incremento.
Aspectos Estructurales.
- Si se utilizan estantería de 2.20 m de alto, la resistencia de las placas y pisos

deberá estar dimensionada para soportar una carga mínima de 1200 k/m2,
cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantería compacta o de
mayor tamaño señalado.
- Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material
ignífugos de alta resistencia mecánica y desgaste mínimo a la abrasión.
- Las pinturas utilizadas deberán igualmente poseer propiedades ignifugas, y
tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentación.
Capacidad de almacenamiento.
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
- La manipulación, transporte y seguridad de la documentación.

- La adecuación climática a las normas establecidas para la conservación del
material documental.
- El crecimiento documental de acuerdo con los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y valoración documental.
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Distribución.
- Las áreas destinadas para la custodia de la documentación deben contar con

los elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los
acervos.
- Las zonas de trabajo archivístico, consulta y prestación de servicios estarán
fuera de las de almacenamiento tanto por razones de seguridad como de
regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en las áreas de
depósito.
- Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando en cuenta el
necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la función desarrollada, así
como las relaciones de éstas con las zonas de custodia, recepción,
organización y tratamiento de los documentos.
Áreas de depósito. El almacenamiento de la documentación, deberá establecerse a

partir de las características técnicas de los soportes documentales, considerando los
siguientes aspectos:
Estantería:
- Diseño acorde con las dimensiones de las unidades que contendrá,

evitando bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.
- Los estantes deben estar construidos en láminas metálicas sólidas,
resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento
horneado químicamente estable:
- Deberá tener una altura de 2.20 m y cada bandeja soportar un peso de
100kg/m lineal.
- La estantería total no deberá tener más de 100 m de longitud.
- Si se disponen módulos compuestos por dos cuerpos de estanterías, se
deben utilizar los paráles y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas
de fijación a piso.
- La balda superior debe estar a un máximo de 180 cm, para facilitar la
manipulación y el acceso del operario a la documentación.
- La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso.
- Las baldas deben ofrecer la posibilidad de distribuirse a diferentes
alturas, para posibilitar el almacenamiento de diversos formatos,
permitiendo una graduación cada 7 cm. o menos.
- Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser
redondeados para evitar desgarres en la documentación.
- El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de
almacenamiento de documentos ni de ningún otro material.
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Distribución de Estanterías.
- La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un

espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
- El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
- La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.
- Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas se
recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el
deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.
Archivadores verticales
Utilizados como mobiliario de oficina, deben elaborarse en materiales estables

para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.
Mobiliario para documentos en otros formatos.
Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas

fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o
digital como disquetes, CD. principalmente, se deben contemplar sistemas de
almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños
desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los
recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
Contenedores
- Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren

sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las
características de tamaño y función.
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar
contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos,
legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de
una manera considerable la conservación de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se
dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la
acidificación por contacto. Si usted no maneja documentos de carácter
histórico, puede utilizar cajas de archivo corrientes; pero en ningún
caso utilice las *recicladas*
- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de
almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se
utilizará adhesivo o materiales metálicos.
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- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior

debe ser mínimo de 4 cm.
- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas
fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre
otros y digitales como disquetes y CD, se tendrá en cuenta lo siguiente:
- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales
y en cajas de PH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada
rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el
formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su
preservación.
- Los diskettes y CD podrán contar con una unidad de conservación
plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no
desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su
estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o
CD.
Condiciones ambientales y técnicas:. Los edificios y locales destinados a albergar

material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen
manejo de temperatura, humedad relativa, ventilación, contaminantes atmosféricos e
iluminación, así:
Condiciones Ambientales para Soporte en papel.
- Temperatura de 15 a 20 grados C con una fluctuación diaria de 4 grados.
- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.
Estas condiciones son en resumen un lugar muy fresco, seco y con muy
buena ventilación.
Otros medios especiales tales como fotografías, microfilmes, grabaciones,

medios magnéticos, medios digitales y otros, deben ser preservados en forma
muy especial, para lo cual se sugiere consulte la normatividad que al respecto
ha sacado el Archivo General de la Nación.
Ventilación.
- El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire

de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con
las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al
espacio.
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- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá

permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Deberá en lo posible contar con medios de filtración del aire de ingreso

tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los
niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la
edificación.
Iluminación y seguridad en depósitos.
- Debe evitarse el uso de luz incandescente y preferirse la fluorescente,

pero tomando en cuenta que los balastros estén fuera del deposito.
- Debe evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y
contenedores.
- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de
CO2, Solkaflan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con
el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades
deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad
de almacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
- Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de
evacuación y rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento.
- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto

que no incremente la humedad ambiental.
- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza
en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.

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GLOSARIO
A.G.N.: Archivo General de la Nación.
ARCHIVO DE GESTIÓN: corresponde a aquellos que están en tramite, en su

puesto de trabajo, y que continúan vinculados a un flujo predeterminado.
ARCHIVO ACTIVO es el conjunto de Documentos que han terminado su

gestión y en ese momento inician su vigencia la cual puede ser un acto o
acción administrativa.
ARCHIVO INACTIVO Conjunto de documentos que ha terminado su vigencia

porque ha terminado su plazo establecido, o porque desaparece el objeto
físico de su razón de ser, que son conservados por requisito legal por unos
Términos determinados.
SERIE Testimonio documental continuado de actividades repetitivas en

cumplimiento de una función determinada; también se puede definir como un
conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos.
SUBSERIE conjunto de documentos que, derivándose de una serie y siendo

similar a esta, se particulariza por determinados rasgos distintivos. (ejemplo:
Serie Pólizas Automóviles, subseries: productos específicos.)
TIPO: son una expresión de actividad administrativa o personal, reflejadas en

un determinado soporte.
FONDO DOCUMENTAL CERRADO: totalidad de las series documentales de

una misma procedencia o de una Compañía o institución, en desarrollo de sus
funciones o actividades. Los puede haber de dos tipos: Abiertos, cuando a
estos se continua integrando unidades documentales o están relacionados
con la continuidad del negocio, y los cerrados que son aquellos donde su
función cesa y las obligaciones derivadas de sus creadores también.
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL: conjunto de estrategias soportadas en

conceptos jurídicos que propenden por el mantenimiento de la información por
los tiempos en que esta puede ser de interés o necesaria para los intereses de
quien los origina.
DUPLICIDAD: conjunto de dos o más unidades de archivo idénticas, o

replicadas, con los mismos contenidos de información y huellas de tramite.
SALVAGUARDAR: Conservar con el mayor de los recelos para impedir hasta

la degradación de un documento, medio o pieza probatoria.
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TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: acto de registro, cambio de ubicación y

estatus o nivel de piezas de archivo, donde principalmente se infiere en la
accesibilidad.
OBLIGATORIA GUARDA: documentos que en arreglo a la ley deben ser

conservados por Términos precisos, garantizando el acceso a la información
que contiene.
PLAZO PRECAUCIONAL: es un tiempo adicional que se le concede a una

unidad documental con el objeto de garantizar la consolidación del cambio en
su ciclo vital; puede ser entendido también como un Lapso de tiempo adicional
que se otorga a los documentos antes de su descarte, con el objeto de
atender posibles reclamaciones, servir de antecedente o soporte jurídico.
TIEMPO DE RETENCIÓN: Periodo de tiempo durante el cual se conserva un

documento, el cual inicia con el mismo acto que da fin a la vigencia y concluye
con la prescripción de derechos.

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Directiva Permanente 021 Del 2007 (Por La Cual Se Implementa El Archivo)

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Directiva Permanente 021 Del 2007 (Por La Cual Se Implementa El Archivo)

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FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA

No. 021 -2007

ASUNTO: Implementación del nuevo sistema de organización y administración de

Impartir ordenes e instrucciones a los Señores Oficiales, Suboficiales y

El principal objetivo es, apoyar la misión de la Armada Nacional, en cada

CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA

Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los

Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la

07 de 1994 Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica

Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en

DISPOSICIONES CONTENIDAS EN OTROS CODIGOS

A partir de la fecha de su Expedición

La ley 80 de 1989, mediante la cual se creó el Archivo General de la

Para corregir esta situación, en el año 2.000 se inició el desarrollo de las

Efectuada una revisión general sobre el tema de Archivística en la

metodología y procedimientos ajustados a la legislación vigente,

La Fuerza se beneficia con la aplicación de estas herramientas y el nuevo

Todo lo referente al manejo de seguridad, siglas y formatos para

Las unidades de la Armada Nacional desde el nivel unidad táctica, inician

a. Supervisa el cumplimiento de la presente Directiva

b. Elabora las listas de verificación y evaluación a

c. Programa revistas periódicas para evaluar los

2. Jefaturas Comando Armada

a. Disponen la asistencia del personal que maneja los

b. Ordena una capacitación dictada por el Jefe de

c. Programa revistas que permitan medir el nivel de

3. Comandos de Fuerza –Escuelas de Formación – Bases Navales –

a. Disponen la asistencia de los Jefes de Archivo y/o

b. Organiza capacitaciones dictadas por los Jefes de

c. Determina la asignación de un área adecuada, con

d. Coordinan capacitaciones al personal con el

4. Ayudante General Comando Armada

a. Se desempeña como delegado de la Fuerza ante el Comité Técnico

b. A través del Comité de Archivo de la Armada Nacional canaliza las

c. El Comité de Archivo de la Armada Nacional deberá velar por que

a. Recopila en una carpeta A-Z, la documentación referente a

b. Estudia e interpreta la documentación de referencia, ajustándola a

c. Accede a las capacitaciones que en esta materia dicta el Archivo

d. Organiza los archivos existentes en la unidad con el propósito de

e. Capacita al personal de su unidad para que cada funcionario a su

f. Orienta el desarrollo de las encuestas necesarias en las diferentes

g. Con base a las encuestas plantea un borrador de las Tablas de

h. Aplica de manera centralizada y coordinada con todas las oficinas y

1. Todos los Comandantes de unidad en todos los escalones del mando

2. El Mencionado funcionario dependerá de las Ayudantías de las

3. En las unidades operativas menores deberán construir o acondicionar

4. Para unificar criterios se ha desarrollado un texto especial, el cual será

IV. DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

Las unidades que por necesidades y limitación de instalaciones, deban

Vicealmirante CARLOS HUMBERTO PINEDA GALLO

Capitán de Navío HECTOR ALFONSO MEDINA TORRES

1. Perfil y funciones del personal que labora en la Sección de Archivo:

El personal de Administración de Archivos debe mantener la disciplina del secreto

Por la naturaleza de su función debe conocer y tener actualizada la base de datos

El personal de administración de archivo es el encargado de ejercer las

El personal de Administración de Archivos tiene por lo tanto la misión de asesorar

Son sus funciones:

 Suministrar información en forma oportuna y precisa de acuerdo con los

Capitán de Navío HECTOR ALFONSO MEDINA TORES

Para saber a que nos enfrentaremos, primero definamos lo que no es:

 No es un botadero de paquetes o cajas.

Un Archivo, según el Reglamento General de Archivos del Archivo General de la