Informe "Administración Documental"

EVIDENCIA 3. Informe Administración Documental. Cada aprendiz entregará un informe del paso a
Paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.

1.1. RECEPCIÓN

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de

administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los
servicios de recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte
integral del Programa de gestión Documental.
En este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del
documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o jurídicas
teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación personal.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios,  tales

como correo tradicional, fax, revistas, plegables,  invitaciones, correo electrónico, entre
otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene los
anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se encuentra
en buen estado.

1.1. Apertura:

Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se revisa el

sobre y verificar los anexos.

Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:

 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.

 Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en
el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir firmada, se considera
anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva
investigación.

1.2. Registro y radicación:

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,  se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de gestión documental
de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:

 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos.

1.3. Radicación e impresión de rótulo:

Según ICONTEC, (2009) en la Guía técnica Colombiana, el espacio para colocar el sello

radiador en la elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que
corresponde al extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el
documento para  grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el
aplicativo automáticamente asigna el número de radicación del documento.  

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad,
(SGD), se hace con el fin de  de velar por la transparencia  de la actuación administrativa
asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando
con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.

1.4. Distribución o reparto:

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto hacia las

oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas  en
carpetas, por dependencias.
 Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas. Hace
entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a su
distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero, verificando
que los datos de la planilla de  relación de correspondencia coincidan con la
correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido, relaciona el
formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el recorrido, hace el
recorrido.
 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el
formato para verificación y control del recibido.

1.5. Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se  Coloca sello a la

correspondencia para controlar la fecha de recibido  encasilla la correspondencia con el
formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero  se verifica el aval del envío por
parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo electrónico).
Se Diligencia Guía,  se registra: Nombre, dirección ,empresa, teléfono contenido ,Ciudad a
la que  va , tipo de servicio, Peso, volumen, forma de pago , Observación, Centro de costo
y departamento que envió.  Llamar al Operador para programar recogida de
Correspondencia.

2.    COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en

cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de
retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución,
se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación  y se
continúa el  procedimiento de registro y radicación, igual que para las comunicaciones
oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva.

3.   MEMORANDOS

Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que
la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o
administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física

por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con
 el formato Comunicaciones internas  despachadas,  relacionando en el Asunto, el número
de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento.

 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato

antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del
envío.

4.   PETICIONES QUEJAS, RECLAMOS

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y
deben contener la siguiente información.

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

 Nombres  completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado  verificará el

cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los documentos
deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

PROCEDIMIENTO: 

 La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única  o de otra

dependencia.

 Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben

atenderse, en los términos definidos anteriormente.

 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia entrega

el documento al funcionario competente para  que proceda con las
respectivas anotaciones de chequeo y control.
 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de
respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia
para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.   

 El auxiliar administrativo  aplica el procedimiento para la distribución y envío de

documentos externos o internos según sea requerimiento.

 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento  en la serie correspondiente.

5.   CORREO ELECTRÓNICO

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos, para

su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes medios y soportes de la
entidad. Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la entidad
haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la planilla de
control de comunicaciones internas en el documento señalando datos como el (nombre y
código de la dependencia remitente, número de radicación, fecha y hora de recibido,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta, si lo
amerita), y adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en
procedimientos vigentes.

Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la dependencia
destinataria.
La dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.