ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

CÓDIGO: 122121

BRIKNEY J. REYES BARRERA

SENA
YOPAL – CASANARE
2020

ACTIVIDAD 1: “Evento Empresarial”

Responda las siguientes preguntas:
1. ¿Cuál es la forma de hacer un evento empresarial memorable?

Crear un evento de empresa es una de las principales estrategias de marketing

utilizadas hoy en día para impulsar los negocios. Crear un espacio de networking
es una de las mejores formas para conectar a las marcas con sus clientes y
usuarios, en un ambiente distendido en el que generar sinergias y establecer nuevas
alianzas.
Los eventos corporativos son muy útiles para mejorar el ambiente laborar y
transmitir con ello los valores de la empresa. De esta forma, además, puede
aumentar la imagen de marca de su empresa.
No obstante, a la hora de celebrar un evento es imprescindible tener en cuenta todos
los detalles, pues un evento mal organizado puede surtir el efecto contrario y
desprestigiar a su compañía.
Para celebrar su evento corporativo con éxito le ofrecemos tres claves infalibles que
ha de poner en práctica.
 Contenido
El contenido es la piedra angular de su evento. Por ello, es imprescindible que defina
previamente qué es lo que quiere transmitir a los asistentes. ¿Busca presentar un
nuevo producto?, ¿explicar alguna novedad relativa a la empresa?, ¿hacer un
evento sobre el sector que involucre a otras compañías?
Para hacer llegar su mensaje al público de la forma más efectiva es necesario que
cuente con expertos en la materia que sepan transmitir la filosofía de su compañía.
Los ponentes pueden atraer la atención de los asistentes y aportar un valor añadido
a su evento.
 Creatividad
Cada día más empresas apuestan por crear eventos. Para diferenciar el suyo de los
de la competencia hay un elemento clave que debe explotar: la creatividad. En este
campo todo vale, y queda completamente a gusto del consumidor. Intente hacer de
su evento un momento memorable para todo el mundo. Para ello, puede crear una
temática específica entorno a la que gire el evento, la decoración será un elemento
a tener muy en cuenta, pues le ayudará a conseguirlo fácilmente.
 Mejore la experiencia de usuario
Los asistentes a su evento son quienes determinarán el triunfo de su evento, pues
de ellos dependerá que vuelva a celebrarse o no. Por este motivo es indispensable
cuidar todos lo detalles que puedan mejorar su experiencia. El primero paso será
invertir en personal que atienda a sus invitados en todo momento.
Algunas cosas sencillas que pueden mejorar la experiencia de los usuarios de sus
eventos son, por ejemplo, los wellcome pack y los regalos corporativos. Para
conseguirlo de una forma económica puede colaborar con otras marcas que le
ofrezcan sus productos a cambio de tener presencia en el evento.

2. ¿Por qué las organizaciones contratan a otros para que realicen sus
eventos?

 Experiencia
Los organizadores de eventos profesionales ya han hecho lo que tú estás tratando
de hacer, lo que quiere decir que no estarán haciendo ensayos y errores en tu
evento, sino que apelarán a los conocimientos que ya tienen y han puesto en
práctica en repetidas ocasiones previamente. Cuando no tienes experiencia pierdes
muchos recursos debido a que estás transitando un camino que no conoces, lo que
te puede hacer malgastar tiempo (realizando cosas una y otra vez), dinero, paz
mental, entre muchas otras cosas.
Por esta razón cuando un evento termina muchas personas se sienten antes que
satisfechas aliviadas, lo cual no es la razón por la cual celebramos.

 Te ahorrarás dinero
Cuando no tienes experiencia organizando eventos, se nos pueden escapar
muchas cosas de las cuales ni estamos conscientes. Con la ayuda de un profesional
puedes planificar desde un primer día estableciendo un presupuesto general y
específico para cada uno de los rubros del evento.
Así podrás saber un estimado más preciso de o que gastarás antes, durante y
después y mantenerte apegado al mismo en la medida de lo posible, lo que harás
que evites malgastar dinero.

 Alianzas
En este punto se juntan los dos anteriores porque los profesionales en la
organización de eventos al contar con experiencia y estar empapados de su área,
normalmente tienen importantes convenios con distintos proveedores para eventos,
entre los que destacan catering, decoración, mobiliario, música, logística y más.
Estas alianzas pueden hacer que los precios disminuyan en comparación a cuando
vas por tu cuenta a presupuestarlos porque no gozarías de ningún descuento
especial.
  Control de la logística
Este es uno de los puntos más importantes en una fiesta en la que muchas personas
fallan, principalmente al no tener una planificación efectiva que cubra no solo las
cosas esperadas, sino también las inesperadas que en muchas oportunidades son
las que pueden hacer que una celebración se convierta en un infierno para sus
organizadores.
El área de logística es una de las principales en las cuales se requiere apoyo y en
la cual la asesoría o guía de un profesional en el tema puede hacer una vital
diferencia.

 Garantías
Cuando eres tú quien se encarga completamente de organizar el evento, puede que
te queden muchos cabos sueltos, pero al contratar una empresa o un organizador,
este debe hacerse responsable de que nada quede en el aire, lo que te da ciertas
garantías de tranquilidad antes e incluso durante el evento.

3. ¿Por qué las empresas destinan rubros para organizar eventos?

El presupuesto es una herramienta de planificación, la cual ayudará a tener una

visión más clara y realista de los recursos económicos y materiales que se
requerirán para el desarrollo del evento. Desde el momento en que se plantea la
ejecución de un presupuesto, existen una serie de inquietudes que se deben
responder:

-El presupuesto se ajustará al evento" o si "el evento se ajustará al presupuesto"

-Contará con ingresos de los participantes (inscripciones, donaciones, compra de
boletas)
-Si contará con el apoyo de patrocinadores
-Estimar la cantidad y perfil de los participantes
-Tipo de evento, duración y agenda tentativa
-Evaluar opciones de lugar o espacio físico que alojará el evento
Tal como indica el portal Economía y Dinero, en su artículo "La importancia del
presupuesto en un evento especial": "Sin un presupuesto, usted no tiene manera de
administrar sus gastos. No sabe si habrá fondos suficientes para cubrir los gastos
de los eventos, lo que puede resultar como una deuda después del evento. A través
del presupuesto, el plan de un límite para cada gasto es importante"
El éxito del evento podría depender en gran parte del detalle de la planificación y de
cómo manejemos nuestro presupuesto, el cual debe incluir la inversión en:
 Promoción
 Renta o alquiler de espacio físico
 Gastos técnicos y operativos (luces, tarima, sonido, decoración)
 Fotografía y video
 Alimentos y Bebidas
 Viáticos
 Transporte áereo/ terrestre
 Alojamientos
 Cobertura de Seguro
 Seguridad
 Limpieza
 Honorarios de servicios profesionales (abogados, community manager, entre
otros)
 Material promocional y regalos
 Herramientas gráficas e impresiones (letreros, señalización, carpetas,
libretas)
 Imprevistos

4. ¿Por qué las empresas realizan eventos?

Siempre han formado parte de la estrategia de marketing de cualquier empresa.

Hoy en día se siguen celebrando y eso es porque son claves para que el negocio
crezca y se desarrolle en sus diferentes áreas. Las razones pueden ser muy
variadas. Hay empresas que los realizan para presentar a sus trabajadores, clientes
y proveedores nuevos productos. Es usual realizar este tipo de actividades para
aumentar la rentabilidad y productividad de sus empleados. Actualmente, es una
tendencia muy usual celebrar este tipo de eventos para que surjan nuevas ideas
para mejorar la propia empresa desde los propios empleados. Estas ideas pueden
ser nuevos modelos de negocios, nuevas ideas para la comunicación empresarial
e incluso para mejorar tareas del día a día de la empresa.
Los objetivos de un evento empresarial pueden ser tan variados como puedas
imaginar.
5. ¿porque un evento se debe personalizar el público objetivo?

La clave para determinar su público objetivo es saber lo más posible sobre ellos.
Cuanta más información detallada pueda obtener sobre ellos, más fácil será
promocionar su evento.
La atención personalizada y el “engagement” de un contacto físico difícilmente
pueden replicarse en un webinar o evento online. Al contrario, un evento presencial
permite construir confianza entre todas las partes. En un evento con mucha gente,
tendrá contacto en un día con más gente que podría tener organizando reuniones
durante varias semanas.

6. ¿Qué debe tener en cuenta una empresa u organización al contratar una empresa
organizadora de eventos?
Elegir una agencia de organización de eventos puede resultar en algunas ocasiones
una tarea compleja. Por ello, consideramos que merece una reflexión. Cuestiones
como los factores de contratación de una u otra agencia o las condiciones de los
concursos son puntos que, a menudo, preocupan al cliente.
Criterios que debemos valorar a la hora de contratar una agencia de organización
de eventos. Dos de los principales factores que deberían seguirse en el momento
de contratar una agencia son la creatividad y el pensamiento estratégico. Las
agencias deben ser capaces de presentar el mensaje estratégico a través de un
trabajo y una propuesta creativa. El objetivo es precisamente llamar la atención del
público objetivo y guiarlo a través de los elementos creativos e innovadores a una
llamada a la acción, en este caso, a la participación en el evento.
La estrategia debe estar bien definida y tiene que ser capaz de ofrecer una
propuesta de valor al cliente que le permita diferenciarse de su competencia. Una
vez presentadas las propuestas de las agencias, el cliente debe evaluar la
creatividad y la propuesta de valor de cada una y ver la consonancia con la visión
de su empresa.

ACTIVIDAD 2: “Conceptos de Organizar Eventos”

Consulte e investigue en las diferentes fuentes bibliográficas los siguientes
conceptos sobre el tema de Eventos.

1. Defina que es un evento

Un evento es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a un

determinado número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que
desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo objetivo
para estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.
 2. Como se clasifican los eventos

Los eventos son considerados como los hechos que tienen a lugar en la naturaleza
y que de una forma u otra marcan un antes y un después en la vida de la persona
quien lo percibe. En el marco social, los eventos vienen a ser considerados como
una reunión en la que se departe una gran parte de saberes y conocimientos
viniendo todos estos a ser parte de la gran interrelación intelectual y cognitiva que
se celebra hoy en día entre las personas, hechos tan característicos de las
sociedades modernas.
Los eventos se clasifican en aquellos que poseen intercambio de ideas, reuniones
que tienen como objetivo la capacitación, macro-reuniones, eventos gastronómicos,
eventos sociales y eventos empresariales.
 3. Cuáles son los agentes que intervienen en un evento

1. ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos responsables
de la ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen
comités para alcanzar el éxito deseado.

2. 2. CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica

3. PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

4. Cuáles son las etapas de un evento y explique cada una de ellas.

1. Creación del briefing del evento

El briefing de la organización del acontecimiento es una buena herramienta para
garantizar una buena gestión del evento, dándote una idea clave de lo que
realmente espera el cliente al contratarte. En él se detalla el público objetivo, los
objetivos del evento, la fecha, el lugar, el tipo de acto que se espera.
Hay que tener en cuenta que existen diversos tipos de eventos que se pueden llevar
a cabo, como puede ser por ejemplo festivales, congresos, exposiciones, actos
corporativos, etc.

2) Marcar los objetivos

Para realizar un objetivo con éxito es imprescindible estar alineado con la empresa
o persona que nos ha contratado para la realización del evento. Es muy importante
saber qué objetivos espera conseguir una vez se haya realizado, cuál es su filosofía
y el mensaje que quiere transmitir a los invitados.

3) Invitados
Sin invitados no hay evento. Una de las acciones más importantes a la hora de
organizarlo es la creación y definición de la lista de invitados, así como la creación
de la propia invitación y difusión y la confirmación de la misma. Fuera de la gran
variedad de diseños y formatos existentes para invitaciones, todas ellas tienen las
siguientes pautas o información en común:
4) Elegir el lugar y la fecha del evento
Uno de los factores más importantes es encontrar un lugar que nos ayude a
transmitir el mensaje objetivo del evento y elegir una fecha que favorezca a la
mayoría de nuestros invitados.

Como recomendación diremos que los mejores días para una asistencia alta son
los miércoles o jueves, siempre y cuando no coincida con días especiales como
pueden ser festivos, o días que coincidan, por ejemplo, con algún partido de fútbol
importante.
También habrá que analizar los pros y los contras del espacio escogido, como
pueden ser el parking, rampa para minusválidos, acceso para los invitados, la
capacidad de almacenamiento, etc.

5) Presupuesto
La organización de eventos requiere de un presupuesto. Una estimación inicial que
nos sirva de aproximación para nuestro balance final.
Te recomendamos hacer un inventario de todo lo que necesitarás para tu acción y
que el espacio no disponga de ello, como por ejemplo equipos de sonido, proyector,
asientos, atriles, la decoración, el personal, el catering, además del montaje y
desmontaje del evento, de los carteles, acreditaciones, etc.

6) Promoción del evento

Ya están todos los pasos generales para la preproducción, ahora hay que conseguir
que nuestro público objetivo se entere del evento que estás organizando. Convoca
a medios de comunicación, visita a patrocinadores, prepara una landing específica
para el evento, haz campañas en redes sociales como LinkedIn, Facebook o
Instagram.

7) Planificación y ejecución del evento

Todas las acciones y actividades que has planificado para el acontecimiento se
hacen realidad. Antes del día del evento te recomendamos que hagas un ensayo
general para asegurar que todo sale como habías planeado. También es
recomendable tener una reunión con todos los involucrados para revisar toda la
coordinación del evento con los diferentes profesionales que intervendrán en la
misma.
 5. Estructura general de un evento (organigrama)

6. Población objetivo en los eventos.

Conjunto de individuos de los que se quiere obtener una información. La población

objeto se ve como el grupo de personas al cual va a ser destinado determinada
investigación, proyecto o evento a realizar.
ACTIVIDAD 3: “Como organizar un evento”
Con el material video “CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO Y LAS CLAVES PARA
TENER
EXITO” presentado por la Instructora en clase responda de manera clara y
argumentada las siguientes preguntas:
1. Cuáles son los eventos internos de la organización que se puede realizar?

Son actos específicamente pensados para empleados, accionistas y socios. En

ellos, se informa del funcionamiento de la empresa, de noticias e informaciones
relevantes, de posibles cambios en la compañía, etc.
2. Cuál es el departamento de la organización, encargado de realizar los eventos
Internos?
Departamento de Protocolo, en donde, su presencia se ve en grandes empresas,
aunque las medianas van poco a poco viendo la necesidad de tener uno de estos.
En resumen, el departamento de protocolo es el que se responsabiliza de que todos
los eventos tantos internos como externos que organice la empresa (o que participe
la empresa en el caso de algunos externos), presente los debidos procedimientos y
acciones que hagan identificar los valores de las empresas, es decir, que muestre
la identidad de la empresa frente a los asistentes del evento.

3. Quien es su público objetivo en la organización de eventos internos?

Los eventos internos: destinados a públicos directamente relacionados con el
funcionamiento de la empresa, como por ejemplo, los empleados y los accionistas.
... Sus objetivos son la comunicación de valores, informar sobre cambios en la
compañía o motivar a los trabajadores.

4. Cuáles son los eventos externos que puede realizar una organización?

Eventos externos: Están pensados para dirigirnos a clientes (potenciales o

actuales), proveedores, medios de comunicación y otros públicos externos a la
empresa. Se usan para darse a conocer, fidelizar clientes o comunicar la imagen de
marca, por ejemplo.
 5. Cuales son los objetivos al realizar tanto eventos internos y externos?

Los eventos internos: destinados a públicos directamente relacionados con el

funcionamiento de la empresa, como por ejemplo, los empleados y los accionistas.
... Eventos externos: destinados a clientes (tanto actuales como potenciales),
proveedores y medios de comunicación, entre otros

6. Cuál es el departamento encargado de los eventos externos?

En resumen, el departamento de protocolo es el que se responsabiliza de que todos

lo eventos tantos internos como externos que organice la empresa (o que participe
la empresa en el caso de algunos externos), presente los debidos procedimientos y
acciones que hagan identificar los valores de las empresas.

7. Cuál es el objetivo o el público objetivo del evento externo?

Eventos externos: destinados a clientes (tanto actuales como potenciales),

proveedores y medios de comunicación, entre otros. Sus objetivos pueden ser darse
a conocer, premiar y fidelizar clientes potenciales o comunicar la imagen de marca,
entre otros muchos.

8. Que opciones cuenta la empresa para hacer los equipos de organización de

eventos?
 Definir el objetivo y el formato
 Planificar
 Priorizar el contenido
 Elaborar el presupuesto
 Utilizar la tecnología
 Comprobar la ubicación
 Comunicar el evento

9. En el proceso de planificación de un evento que actividades se realizan?

Hacer una lista de verificación – Crear una lista de verificación para proporcionar
una guía paso a paso para organizar y ejecutar un evento especial.
• Desarrollar un presupuesto – Esto le proporcionará un «plan» financiero para el
evento. El presupuesto debe ser específico e incluir oportunidades de ingresos
(patrocinio, venta de entradas, donaciones, etc.), así como gastos tales como
impresión, permisos, seguros, altavoces, alimentos, suministros y seguridad.
Mantener buenos registros, manteniendo un registro de todos los ingresos y gastos.
Además, espere que lo inesperado, los gastos adicionales se presentarán para
planificar con anticipación.
• Horario de las instalaciones – La ubicación y el lugar de su evento es fundamental
para el éxito. Seleccionar un sitio es más que encontrar las habitaciones disponibles.
Hay muchos factores a considerar, incluyendo la capacidad del salón, si usted está
teniendo un evento al aire libre, si hay necesidades especiales para rampas /
ascensores, si usted necesita un podio, escenario o equipo especial, y cuántas
mesas y sillas serán necesarias para los huéspedes.
• Tenga un montón de comida y bebidas – ¿Qué tipo de comida va a servir?
¿Almuerzo? ¿Merienda? ¿Cena? ¿Buffet? ¿Sentados? ¿Qué tipo de bebidas
estarán disponibles? ¿Serán servidos en un tazón de fuente, o cualquier otra
manera? Si tiene la intención de servir alcohol, asegúrese de que haya suficientes
conductores designados para transportar a aquellos que no puedan conducir a su
casa.
• Plan de publicidad / marketing – Invertir en publicidad y marketing son la clave
para un evento exitoso. Hay muchos métodos diferentes que puede utilizar para
obtener la difusión sobre su programa. Determine a quién desea asistir y, a
continuación, dirija su publicidad en consecuencia. Considere la posibilidad de
complementar la publicidad pagada con volantes económicos, folletos, mensajes de
correo electrónico y marketing de boca en boca.
• Reservar un orador / maestro de ceremonia – Considere los siguientes factores si
está planeando tener un orador, un entretenimiento o un facilitador para un evento:
¿Quién es el maestro de ceremonia? ¿El orador atrae a una amplia audiencia?
¿Cuántas personas se espera que asistan? ¿El orador tiene requisitos técnicos
especiales para su presentación? ¿El artista requiere alojamiento o transporte?
• Organización para el estacionamiento – Si usted está esperando un gran número
de invitados, asegúrese de que hay un amplio estacionamiento. El aparcamiento
que seleccione debe ser fácilmente accesible a la ubicación del evento.

10.Cuáles son las actividades del proceso de preproducción del evento?

Fase de preproducción o fase de antes del evento: Esta fase incluye todas las
acciones de preparación y planificación realizadas de cara al evento. Aspectos
como, por ejemplo, la definición de objetivos que queremos alcanzar, el briefing y la
planificación del espacio.

11.Que debemos tener en cuenta en el día del evento?

El tipo de empresa que tengas marcará definitivamente cómo debe ser el evento.
Ten claro el estilo en la oficina, el trato con los trabajadores, los clientes… Y sobre
todo a qué te dedicas. Hay muchos sectores de actividad, y una idea perfecta es
introducir de alguna manera tu sector en el evento. No será lo mismo crear una
fiesta que un meeting motivacional, pero tampoco crearlo para una startup de
tecnología que para una empresa de la industria química. Cada uno tiene sus
peculiaridades, y debemos aprovecharlas y sacarles el máximo partido.

12.Cuáles son las acciones a realizar cuando termina el evento?

El evento ha concluido y has sobrevivido ¡bien! Ahora hay que evaluar, analizar y
redactar el informe.
Después de organizar un evento, debes:
 Dar las gracias
 Recopilar datos
 Repasar el informe financiero
 Hacer una reunión con los equipos
 Trabajar las redes sociales
 Crear el informe final.

13.Cuáles son las claves para tener éxito en una organización del evento?

 Tener claro el objetivo principal por el que se realiza el evento

 Conocer bien los valores de la empresa
 Ponte en el lugar del cliente
 Elaborar un plan detallado
 Generar experiencias
 Cuidar todos los detalles
 Promociona el evento
 Actúa como gran anfitrión