Conceptos Básicos de la Legislación

Dennise Marcela Hincapie Campos

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
Legislación Documental en el Entorno Laboral
2020
Actividad 1: Ensayo “Conceptos Básicos de la Legislación”

La Importancia de los Archivos

Dennise Marcela Hincapie Campos

Instructor
Claudia Victoria Suarez Castro
Administradora de Empresas

Servicio Nacional de Aprendizaje

SENA
Legislación Documental en el Entorno Laboral
2020
 ENSAYO “CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN”

En el ámbito jurídico y archivístico de la república de Colombia se conoce como

Legislación Documental al conjunto de normas y obligaciones recogidas en leyes
específicas, a fin de regular el manejo de documentos importantes, tanto en entes
privados como públicos, a fin de resguardar, manipular y consultar
adecuadamente los documentos que constituyen la memoria colectiva o
institucional de este país.
La Legislación documental son las normas impuestas por el Archivo General de la
Nación y la constitución política “Estado” que hacen que una entidad jurídica
responda y cumpla los estatutos más sencillos para la gestión documental. Se
manejan unas leyes acordes a cada necesidad de salvaguardar la Documentación
en una empresa y al mismo tiempo dar respuesta a las diferentes oficinas y
personas que lo necesiten para la toma de decisiones.
El Estado surge como respuesta a necesidades de organización, se ve precisado
a fijarse en la necesidad de buscar sus decisiones en las normas que rigen la
conducta humana. La autoridad no podrá hacer que reinen el orden y la paz, si no
comienza por concebir las relaciones de los hombres entre sí sobre las bases de
justicia.
Para comprender el entorno legal dentro del cual se envuelve la documentación y
la información, que son de estudio dentro de este curso, se es necesario entender
que es estado, como se decide, su clasificación, el concepto de legalidad, que es
la documentación y su diferencia con la información.
Dentro de este proceso podemos divisar que el estado se estructura dentro de
tres ramas. El estado se divide en:
Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio aéreo y las aguas, en que se
lleva a cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el
lugar geográfico en el que habita una población determinada; es el soporte físico
de la Nación y del Estado.
Población: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo
implica una multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo
territorio con interese comunes, es decir, hace referencia de simple agrupación de
seres humanos dentro de un territorio donde un estado ejerce su poder político.
Soberanía: Es el poder político supremo que corresponde a un Estado
independiente, sin interferencias externas. En teoría política, la soberanía es un
término sustantivo que designa la autoridad suprema que posee el poder último e
inapelable sobre algún sistema de gobierno.
Estos anteriores conceptos son básicos para entender sobre la legislación
documental ya que dentro de la documentación legal se estructuran o identifican
estas figuras dentro de lo plasmado en la documentación.
Ya que hablaremos de legalidad, dentro de este se integra el concepto de derecho
y ley, por los cuales nos regimos todos y debemos vigilar que no exista una
contravención dentro de la función legal y manejo propio de la documentación con
el derecho y la ley, es decir que estén dentro del marco legal tanto la información
como la documentación.
El Derecho propiamente dicho significa un conjunto de leyes y normas que
establecen un funcionamiento propio con fundamentos en la libertad y equidad con
el fin de promover un estado garantista y solidario. Este derecho se divide en dos;
primero es el derecho natural el cual habla de la prevalencia del bien común y la
participación de la población en la ley divina esta se caracteriza por su
funcionalidad inclinada al lado moral y religioso. Y el segundo es el derecho
positivo el cual se regula por las disposiciones escritas y vigentes de un estado y
que son de carácter obligatorio y participativo para los habitantes del territorio
nacional.
Históricamente se ha advertido sobre la absoluta libertad de la población para
hacer o no hacer según sea su intención, la ley de alguna u otra forma se muestra
para poder restringir esa libertad con el fin de garantizar la protección de los
demás habitantes del estado.
En el caso tratado en Legislación Archivística tiene que ver con la necesidad de
velar y cuidar la historia propia tanto nueva como antigua de la documentación que
discurre a través de las instituciones de una sociedad, ya que cuando estos
empiezan a ser desencuadernados con otros fines diferentes, impidiendo ser
conocidos dentro de su contexto por las generaciones siguientes, nace en lo que
llamamos DELITO, el cual debe ser reprimido a través del imperio de la ley que se
transmite por medio de documentos escritos o grabaciones orales.
Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante
subestimada en la mayoría de las empresas, debemos decir que la misma es tan
importante como cualquier otra área de la empresa, ya que gracias a los archivos
que se poseen, correspondientes a la información pasada de la empresa y sus
movimientos económicos y financieros; el cuerpo ejecutivo correspondiente, puede
utilizar la gestión de archivos como un arma de defensa frente a todos aquellos
inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solución.
Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del
control y almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan
poseer de la empresa desde su nacimiento hasta la actualidad.