PROCEDIMIENTO NORMALIZADO DE OPERACIÓN

Sección : CONTROL DE PROCESO Clave: TTD032

TITULO: Versión :
ACCESO A LOS ARCHIVOS ELECTRÓNICOS 001
QUE APLICAN AL ÁREA DE FORMULACIONES
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Ninguno

1.- OBJETIVO

Establecer el manejo de los archivos electrónicos de documentos vigentes para un acceso claro de
un usuario autorizado.

2.- ALCANCE

Este procedimiento aplica al personal involucrado en la elaboración y manejo de documentación

emitida por el Departamento de Desarrollo y Tecnología, Área de Formulaciones.

3.- FLUJOGRAMA

Ver anexo 1.

4.- DEFINICIONES

Documento Vigente.- Aquel del que ya se tiene copia controlada y el archivo electrónico que se
tenga de respaldo deberá ser idéntico a la copia controlada con la ausencia de firmas.

Documento en Tránsito.- Documento que se ha elaborado y que está en el proceso de revisión y

firma por todos los indicados al pie de página del documento.

Documento obsoleto.- Documento que ha sido remplazado por una versión actual del mismo y
cuya copia debe ser destruida o apartada de los archivos de respaldo.

Lista Maestra De Documentos.- Es donde se listan los procedimientos controlados vigentes hasta
la fecha de su envío; Es emitida semanalmente por correo electrónico interno por la Jefatura del
Sistema de Calidad y será guardada en la siguiente ruta D:\DOCTOS\.

5.- ACTIVIDADES

RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD

5.1 Usuario autorizado. El Acceso a Archivos electrónicos de documentos

vigentes bajo responsabilidad del departamento de
Desarrollo y Tecnología, Área de formulaciones se
realizará con la autorización previa de la Jefatura de
Desarrollo y Tecnología.

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5.2 Usuario autorizado Los archivos electrónicos para su búsqueda se tienen

almacenados en la unidad D de Disco Duro de la
computadora LDT – 116; Se tienen organizados de
acuerdo a estatus y tipo y subtipo de documento como se
indica en el anexo 2 figura 2. Para acceder: Con el
ordenador encendido e iniciado en dominio abrir el
explorador de Windows desde el menú inicio o
haciendo doble clic en el icono correspondiente
presente en el escritorio como se indica en el anexo 2
figura 1 posteriormente se accederá a la unidad D a la
carpeta D:\RESPALDOCS.

5.3 Usuario autorizado De los tipos de documentos que se manejan de forma

oficial pueden ser Procedimientos de Fabricación, de
Acondicionado, Procedimientos Normalizados de
operación. Fórmulas Maestras; definir qué documento se
requiere consultar; si es un procedimiento emitido para
producción ir a 5.4; si es un Procedimiento normalizado
de operación ir a 5.5, si es una fórmula maestra ir 5.6.

5.4. Usuario autorizado Si es un procedimiento emitido para producción.

Acceder a la carpeta D:\RESPALDOCS\VIGENTES y
pasar a 5.4.1.

5.4.1. Usuario autorizado Es un procedimiento emitido para producción que es

VIGENTE pasar a 5.4.2, si el documento está EN
TRÁNSITO pasar a 5.7.

5.4.2. Usuario autorizado Es un procedimiento emitido para producción que es

VIGENTE Acceder a la carpeta
D:\RESPALDOCS\VIGENTES\ACTUALES.

5.4.3. Usuario autorizado Por el número de documento acceder a la carpeta que lo

contiene según la figura 1 del anexo 2 y siguiendo el
orden indicado en el anexo 3. Considerar además que en
procedimientos para producción el número de documento
lleva una letra adicional de acuerdo al proceso para el
que se hizo este procedimiento según la tabla ECD O11.
Y pasar al Punto 5.7.

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5.5. Usuario autorizado Si es un Procedimiento Normalizado de Operación.

Acceder a la carpeta D:\RESPALDOCS\PNOS y pasar a
5.5.1.

5.5.1. Usuario autorizado Es un Procedimiento Normalizado de Operación que

es VIGENTE pasar a 5.5.2, si el documento está EN
TRÁNSITO pasar a 5.8.

5.5.2. Usuario autorizado Es un Procedimiento Normalizado de Operación que

es VIGENTE Acceder a la carpeta
D:\RESPALDOCS\PNOS\VIGENTES.

5.5.3. Usuario autorizado Acceder por el número de documento al archivo. Y pasar

al Punto 5.10

5.6. Usuario autorizado Si es una Fórmula Maestra emitida para producción.

Acceder a la carpeta D:\RESPALDOCS\FORMAEST y
pasar a 5.6.1.

5.6.1. Usuario autorizado Es una Fórmula Maestra emitida para producción que
es VIGENTE pasar a 5.6.2, si el documento está EN
TRÁNSITO pasar a 5.9

5.6.2. Usuario autorizado Es una Fórmula Maestra emitida para producción que
es VIGENTE Acceder a la carpeta
D:\RESPALDOCS\FORMAEST\FORMAESACTUALES.

5.6.3. Usuario autorizado Por el número de documento acceder a la carpeta que lo

contiene según la figura 1 del anexo 2 y siguiendo el
orden indicado en el anexo 3.
Y pasar al Punto 5.10.

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5.7 Usuario autorizado El documento se tiene en tránsito acceder a la carpeta

D:\RESPALDOCS\VIGENTES\ENPROCESO.

5.8 Usuario autorizado El documento se tiene en tránsito acceder a la carpeta

D:\RESPALDOCS\PNOS\En proceso.

5.9 Usuario autorizado El documento se tiene en tránsito acceder a la carpeta

D:\RESPALDOCS\FORMAEST\EN PROCESO.

5.10 Usuario autorizado Se hará la revisión requerida del documento como hacer
impresión para el estatus de DOCUMENTO NO
CONTROLADO, SOLO PARA INFORMACIÓN, copia del
documento para actualizar, revisión de información
contenida en el documento etc.

5.11 Usuario autorizado Cerrar el documento sin guardar los cambios a menos
que se reciba autorización para ello.

5.12 Usuario autorizado Cerrar el Explorador de Windos.

REFERENCIAS

ISO0505 Elaboración de Procedimientos Normalizados de Operación y Administrativos

ECD009 Claves Para Los Procedimientos De Fabricacion Y Acondicionamiento

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7.- ANEXOS
ANEXO 1
FLUJOGRAMAS
UA
5.1 Autorización de acceso por
JDT

UA
UA Acceder al Explorador de Windows y abrir la
5.2 carpeta D:\RESPALDOCS.

UA
5.3
Que tipo de
documento se
Proc. Para Producción requiere: Fórmula Maestra

PNO

UA Acceder a la carpeta Acceder a la carpeta Acceder a la carpeta

D:\RESPALDOCS\VIGENTES UA D:\RESPALDOCS\PNOS UA D:\RESPALDOCS\FORMAEST
5.4 5.5 5.6

UA El documento está El documento está El documento está

en tránsito o es UA en tránsito o es UA
5.4.1 en tránsito o es
vigente 5.5.1 vigente 5.6.1 vigente
Doc en tránsito
Doc en tránsito Doc en tránsito
Doc Vigente
Doc Vigente Doc Vigente
Acceder a la carpeta
UA
5.4.2 D:\RESPALDOCS\VIGENTES\ACTUAL UA Acceder a la carpeta UA Acceder a la carpeta
ES 5.5.2 D:\RESPALDOCS\PNOS 5.6.2 D:\RESPALDOCS\FORMAEST

Por el número de documento acceder a

UA la carpeta que lo tenga.
5.4.3 1 UA Acceder a la carpeta 2 UA Por el número de documento acceder a
5.5.3 D:\RESPALDOCS\PNOS\VIGENTES 5.6.3 la carpeta que lo tenga. 3

4
4 4

UA =Usuario Autorizado
JDT = Jefe de desarrollo y Tecnología
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1 2 3

Documento en tránsito acceder a la carpeta: Documento en tránsito acceder a la carpeta: Documento en tránsito acceder a la carpeta:
UA D:\RESPALDOCS\VIGENTES\ENPROCESO. UA D:\RESPALDOCS\PNOS\En proceso UA D:\RESPALDOCS\FORMAEST\EN PROCESO.
5.7 5.8 5.9

4 4 4

4
5

Seleccionar el documento y abrirlo para

5.10
UA consulta.

5.11
UA Cerrar el documento sin guardar cambios.

5.12 Cerrar el explorador de

UA Windows

UA =Usuario Autorizado
JDT = Jefe de desarrollo y Tecnología

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ANEXO 2 FIGURAS
FIGURA 1
PANTALLA DEL ESCRITORIO QUE SEÑALA LOS ICONOS DE ACCESO AL EXPLORADOR DE
WINDOWS

Acceso al explorador de
Windows por doble click en el
icono correspondiente.

Acceso al explorador de
Windows por medio del menú de
INICIO, Programas y click en el
icono correspondiente.
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ANEXO 2 FIGURAS
FIGURA 1 DESCRIPCIÓN DEL ÁRBOL DE CARPETAS QUE CONTIENE LAS COPIAS ELECTRÓNICAS
DE DOCUMENTOS OFICIALES Y EN PROCESO.

Carpeta General de Fórmulas Maestras FMA, FMF, FMI

Carpeta de Fórmulas Maestras en proceso o Tránsito
Carpeta de Fórmulas Maestras Vigentes
Carpeta de Fórmulas Maestras Vigentes de acondicionado (0XXXXXX)
Carpeta de Fórmulas Maestras Vigentes Alternas (XXXXXXX-01)
Carpeta de Fórmulas Maestras Vig. Alt Acond.(XXXXXXX-01)
Carpeta de Fórmulas Maestras Vig. Alternas Fabr. (XXXXXXX-01)

Carpeta de Fórmulas Maestras Vig. Alternas Muesmedi.(XXXXXXX-01)

Carpeta de Fórmulas Maestras Vigentes de Fabricación (7XXXXXX)

Carpeta de Fórmulas Maestras Vigentes de Impresión (4XXXXXX)
Carpeta de Fórmulas Maestras Vigentes de Muestra Médica (9XXXXXX)
Carpeta de Fórmulas Maestras Vigentes de Sector Salud (2XXXXXX)

Carpeta General de Procedimientos Normalizados de Operación

TTD’s, GEN, Formatos de estos procedimientos
Carpeta General de Proc. Norm. de Op. TTD’s, En proceso
Carpeta General de Proc. Norm. de Op. TTD’s, Vigentes
Carpeta General Procedimientos para Producción

Carpeta de Procedimientos Vigentes de Acondicionado (0XXXXXX)

Carpeta de Procedimientos Vigentes de Fabricación (7XXXXXX)

Carpeta de Procedimientos Vigentes de Muestra Médica (9XXXXXX)

Carpeta de Procedimientos Vigentes de Sector Salud (2XXXXXX)

Carpeta de Procedimientos en proceso o Tránsito

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ANEXO 3

En lo referente a Fórmulas Maestras y Procedimientos emitidos para Producción por los números de clave
que pueden llevar son

Documentos para Productos de PRESENTACIÓN VENTA

0 XXXXXX

Documentos para Productos de PRESENTACIÓN EXPORTACIÓN

1 XXXXXX

Documentos para Productos de PRESENTACIÓN SECTOR SALUD

2 XXXXXX

Documentos para MATERIAL DE IMPRESIÓN Y TERMOFORMADO

4 XXXXXX

Documentos para FABRICACIÓN

7 XXXXXX

Documentos para Productos de PRESENTACIÓN MUESTRA MÉDICA

9 XXXXXX

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