PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Guía No.3 DOCUMENTOS COMERCIALES

● Denominación del Programa de Formación: TÉCNICO EN CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES

COMERCIALES Y FINANCIERAS
● Código del Programa de Formación: 133100
● Nombre del Proyecto: CREACIÓN DE EMPRESAS DIDÁCTICAS EN LOS PROGRAMAS DE
FORMACIÓN CONTABLES Y FINANCIEROS DEL SENA
● Fase del Proyecto: Planeación
• Actividad de Proyecto: ESTRUCTURAR LA EMPRESA DIDÁCTICA SIMULADA DE ACUERDO A
LOS REQUERIMIENTOS CONTABLES, LEGALES Y ADMINISTRATIVOS SEGÚN DEL TIPO DE
ORGANIZACIÓN
● Actividad de aprendizaje: AA 6: Estructurar los documentos legales, administrativos, contables
requeridos para la constitución de la unidad productiva teniendo en cuanta la normativa, las políticas de
atención al cliente, de protección ambiental, a partir del respecto a la dignidad humana.
● Competencia 210201501 Ejercer derechos fundamentales del trabajo en el marco de la constitución
política y los convenios internacionales
● 210303022 Reconocer recursos financieros de acuerdo con metodología y normativa

● Resultados de Aprendizaje Alcanzar o 210201501-1 Valorar la importancia de la ciudadanía laboral

con base en el estudio de los derechos humanos y fundamentales del trabajo.

Duración de la Guía: 96 horas

2. PRESENTACIÓN
Apreciado aprendiz:

Cada vez que un nuevo integrante llega a la familia, el primer paso que realizan los padres es formalizar su
nacimiento, a partir de ahí se debe continuar con diferentes trámites ante las entidades correspondientes que le
den una identidad.

Así mismo, las organizaciones requieren formalizar su existencia a través de unos formatos que deben solicitar
con las autoridades respectivas que le garanticen su sostenibilidad y le facilite su planeación y ejecución de
objetivos.

De la misma manera, las organizaciones requieren de unos documentos con los cuales pueden desarrollar sus
actividades diarias. A través de esta guía, usted obtendrá los conocimientos y habilidades necesarias para lograr
la formalización de una organización y parame trizar los diferentes documentos que se requieren para el
desarrollo de sus actividades.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexión inicial
Duración de la actividad: 1 hora

Teniendo en cuenta su entorno de convivencia familiar y de amigos, por grupos compartan si han
escuchado:
¿Cómo se debe legalizar una empresa?

¿Qué pasos se deben seguir?

R// 1. Proceso de legalización de una empresa en Colombia Cristian Roger lozano reyes grupo: 4e Ricardo padilla
UDI Programa de ingeniero electrónica Bucaramanga Octubre 28 del 2011
2. ANTE CAMARA DE ANTE LA DIAN: ANTE LACOMERCIO: ANTE LA NOTARIA: SECRETARIA DE
HACIENDA DE LA1. Verificar la 1. Escritura Pública. (Esta 1. Inscribir el RUT deberá ser presentada ALCALDIA:
disponibilidad del (Registro Único Nombre. ante Cámara de Comercio Tributario).2. Diligenciar el en el momento
del 1. Registro de 2. Obtención del formulario de Registro) Industria y Tener en Cuenta: Todo tipo NIT (Número de
Registro y Matricula. Comercio. De sociedad comercial, si Identificación3. Diligenciar el 2. Registro de Uso Anexo
de Solicitud tienen menos de 10 Tributaria). Del Suelo, del NIT ante la DIAN. Trabajadores o hasta 500 salarios
mínimos de Condiciones (También se puede Sanitarias y de hacer en la DIAN). Activos al momento de la4. Pagar
el Valor de constitución, no necesitan Seguridad. Registro y Matricula escritura pública para constituirse
3. Paso 1: Verificar la disponibilidad del nombre en la Cámara de Comercio Paso 2: Presentar el acta de
constitución y los estatutos de la sociedad en una notaría. Paso 3: Firmar escritura pública de constitución de la
sociedad y obtener copias.
4. Paso 4: Inscribir la sociedad y el establecimiento de comercio en el registro mercantil (en la Cámara de
Comercio de Paso 5: Obtener copia del Certificado de existencia y Representación Legal, en la Cámara de
Comercio. Pasó 6: Obtener número de identificación tributaria (NIT) para impuestos del orden nacional. Paso 7:
Abrir una cuenta bancaria y depositar la totalidad del capital social.
5. Paso 8: Inscribir libros de comercio ante la Cámara de Comercio. Paso 9: Inscribirse ante la Administración de
Impuestos Distritales. Paso 10: Obtener concepto favorable de uso del suelo de Planeación Distrital o la Curaduría
Urbana. Pasó 11: Inscribir compañía ante Caja de Compensación Familiar, SENA e ICBF .Paso 12: Inscribir la
compañía ante una Administradora de Riesgos Profesionales
6. Paso 13: Inscribir empleados al sistema de pensiones. Paso 14: Inscribir empleados al sistema nacional de
salud. Paso 15: Obtener certificado de higiene y sanidad de la Secretaría Distrital de Salud. Paso 16: Obtener
certificado de Bomberos. Paso 17: Notificar apertura del establecimiento comercial a Planeación Distrital (enviar
carta por correo)
7. • Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o
custodia de bienes, o para la prestación de servicios.• La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza
industrial o productiva, comercial o de prestación de servicios.
8. • Pueden constituir empresa las personas naturales y las personas jurídicas. Persona natural es todo individuo
de la especie humana cualquiera sea su edad, sexo, estirpe o condición. Ejemplo: Pedro Pérez; persona jurídica
es todo ente ficticio, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones y de ser representado judicial y
extrajudicialmente por su representante legal o apoderado. Ejemplo: Coca Cola, Carulla, Microsoft, entre otros.
9. • 1. CONSULTA DE NOMBRE La selección del nombre es un paso fundamental al inicio de su nueva empresa.
Con este Servicio podrá enterarse si el nombre consultado está registrado o si por el contrario no hay existencia
del mismo. Si no aparece ninguna empresa después de realizada la búsqueda, estará confirmando que su
nombre aún no presenta registro, y podrá seleccionarlo.
10. 2. IMPUESTO DE REGISTRO Rentas Departamentales: La Cámara de Comercio le facilita a los
comerciantes, el proceso de pago en nuestras sedes del impuesto de Rentas Departamentales de la Gobernación
de Antioquia, integrado al proceso de creación de empresas.3. INSCRIPCIÓN – CONSTITUCIÓNMATRICULA
PERSONA NATURAL Virtuales, los empresarios pueden desde cualquier parte, matricularse virtualmente de
manera rápida y sencilla ahorrando tiempo, contactos y dinero. El empresario ingresa al servicio de la Matrícula
Virtual y diligencia la información sobre el comerciante y el establecimiento de comercio y finalmente efectúa el
pago por los medios que allí se indican. Se completa la información adicional solicitada por la DIAN y las
Secretarias Municipales.
11. • MATRÍCULA PERSONA JURÍDICA Suscripción y Protocolización de la Escritura de Constitución: Los
empresarios que deseen constituir una sociedad deben contactar previamente una notaría, con el fin de diligenciar
la suscripción de la minuta de constitución de la sociedad. La Cámara ha desarrollado un aplicativo en Internet
que permite ingresar la información necesaria para la construcción de la minuta, teniendo en cuenta las
validaciones internas del aplicativo, y una vez revisada y aprobada por los socios y por el Notario, enviarla a la
Cámara de Comercio. Una vez diligenciada la escritura, se debe dirigir a cualquiera de las sedes de la Cámara de
Comercio de Medellín para Antioquia, y diligenciar el formulario de Matrícula de Persona Jurídica y el anexo
DIAN-SM. Esta información debe estar firmada por el Representante Legal.
12. • 4. INSCRIPCIÓN LIBROS DE COMERCIO De acuerdo con la ley los comerciantes deben registrar sus libros
contables en la Cámara de Comercio de su jurisdicción. El destino de los mismos es suministrar un fundamento
razonable a la fidelidad de los asientos o del contenido de éstos. El proceso de registro de los Libros en la
Cámara lo pueden realizar los comerciantes en el momento de la matrícula, para ello sólo basta diligenciar un
formato y efectuar el pago respectivo. Podrá traerlos físicamente marcados con la solicitud correspondiente o
adquirirlos en cualquiera de las taquillas del Centro de Atención Empresarial.
13. • 5. MATRÍCULA DE INDUSTRIA Y COMERCIO El impuesto de Industria y Comercio es un gravamen de
carácter obligatorio, recaerá sobre todas las actividades industriales, comerciales, de servicios y financieras, que
se ejerzan o realicen dentro de la jurisdicción del Municipio, que se cumplan en forma permanente u ocasional, en
inmuebles determinados, con establecimiento o sin ellos.
14. • 6. DIAN Inscripción en el Registro Nacional de Vendedores y asignación del Número de Identificación
Tributario NIT el Registro Único Tributario, RUT, es la base de datos que lleva la Administración Tributaria a nivel
Nacional de los contribuyentes, la cual comprende la información básica de los mismos, con fines estadísticos y
de control. Con el RUT a cada contribuyente se le asigna un NIT. El Número de Identificación Tributaria, NIT, es la
expresión numérica eminentemente tributaria o fiscal que identifica ante impuestos nacionales, así como ante
otras entidades públicas y privadas a los contribuyentes y declarantes.
15. • 7. VISTO BUENO DE Salud para el cumplimiento de normas sobre protección y conservación de la audición
en lo referente al control de las emisiones de ruido además, de un control de la contaminación del aire con
elementos tóxicos, en estos casos, se presenta un supervisor de la entidad para constatar lo anterior y dar el visto
bueno.
16. • 8. INFORMATIVO DE USOS DEL SUELO Permite conocer en tiempo real los usos permitidos o no para el
ejercicio de una actividad económica determinada en una dirección específica de la ciudad de acuerdo con el Plan
de Ordenamiento Territorial P.O.T. y la reglamentación existente. La reglamentación nacional decreto 2150/95
suprimió las licencias de funcionamiento y reformó los procedimientos para poder ejecutar una actividad en el
territorio nacional. Mientras opere el establecimiento ha de cumplir con los requisitos para su ubicación definidos
en la normativa que los regula y de las entidades competentes en materias tales como: La racional mezcla de
usos, respecto y manejo del espacio público, parqueaderos, control de impactos ambiéntales, intensidad y
conflictos funcionales, horarios, condiciones locativas.
17. • 9. INFORMAR A LA OFICINA DE PLANEACIÓN CORRESPONDIENTE EL INICIO DE LAS ACTIVIDADES
Para dar cumplimiento a la ley 232 de 1995, los comerciantes deberán reportar a la oficina de planeación
correspondiente la apertura de la actividad económica, indicando la ubicación y actividad a desarrollar.
18. • 10. SEGURIDAD DE ESTABLECIMIENTOS ABIERTOS AL PÚBLICO Consiste en un certificado que expide
el Cuerpo de Bomberos donde consta que el local donde funcionará la empresa o establecimiento de comercio
reúne normas mínimas de seguridad.
¿Cómo se debe legalizar una empresa?
R//
¿Qué documentos se deben diligenciar?

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

Duración de la actividad: 2 horas

Estimado aprendiz tenga presente que su Formación Profesional Integral en el SENA es por proyectos, el cual se
denomina, CREACIÓN DE EMPRESAS DIDÁCTICAS EN LOS PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTABLES Y
FINANCIEROS DEL SENA y que las actividades que se proponen en esta Guía no. 3 tienen como propósito
“Reconocer el marco teórico según normativa legal vigente” como algunos de los requisitos a los que se le debe
dar cumplimiento dentro de los aspectos legales de una empresa.

Una de las primeras cosas que se aprende acerca de la contabilidad es el principio de que todo asiento contable
debe tener un sustrato documental que lo justifique. La organización de la documentación es una de las bases para
una contabilidad adecuada.

Tenemos distintos tipos de justificantes según la operación económica que se realice.

Para la compra de bienes o servicios, recibimos una factura con el importe a pagar. Para la venta de bienes o
servicios, creamos una factura que nuestros clientes abonan. Para la transferencia de salarios tenemos la nómina
y un extracto bancario.

Dependiendo del origen de los documentos, también podemos distinguir entre documentos internos y externos.

1. Documentos internos

Los documentos internos los emite la propia empresa. Facturas salientes, copias de recibos, listas de sueldos y
salarios, etc., son algunos ejemplos.

2. Documentos externos

Los documentos externos son emitidos por los agentes con los que realizamos cualquier operación económica.
Incluyen facturas de proveedores, recibos, extractos de cuenta, etc.

3. Las copias de documentos por seguridad

En caso de pérdida de un documento original, se debe solicitar una copia, o emitirla nosotros si nos la pide un
cliente para su contabilidad. Con la implantación de las nuevas tecnologías, cada vez hablamos menos de soporte
físico para las copias y archivo de documentos y más de soporte digital.

4. Procesamiento de documentos en la contabilidad

Todos los documentos deben estar verificados y correctamente archivados.

La verificación incluye confirmar si la operación que refleja el documento es real y el importe el correcto. Si hay
varios documentos para la misma transacción comercial, se deben evitar confusiones que lleven a una
contabilización duplicada.

Podemos establecer una lista de los tipos de documentos más comunes:

 • Facturas emitidas.

• Facturas rectificativas o de abono a clientes.

• Facturas emitidas.

• Documentos de anticipo a proveedores.

• Nóminas.

• Documentos bancarios.

• Documentos postales.

• Otros recibos que nos sean facturas (como los tickets).

• Justificantes de ingresos / depósitos privados.

• Otros documentos.

Una vez realizado el asiento contable, los documentos que lo respaldan deben recibir un número no siendo
necesario, aunque si conveniente, que sea consecutivo dentro de su tipo de operación realizada.

Al finalizar la lectura, realice un comentario mínimo de 20 renglones y participe en el panel que será dirigido
por el instructor.

Recuerde tener las actividades resueltas dentro de su portafolio de evidencias y esté atento a la
retroalimentación de su instructor a las actividades antes planteadas.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Duración de la actividad: 87 horas

Para ampliar sus conocimientos sobre este tema apóyese en el siguiente video “Soportes
Contables” https://www.youtube.com/watch?v=eTYwvELdmhU&t=18s

Consulta material de apoyo en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/document/d/1xzAyMDlq64un_HDW_DzVEvwpt1en06fhcEM0Xda3P78/edit

3.3.1 Teniendo en cuenta los términos de Título valor, documento comercial y soporte contable elabore en un cuadro c
omparativo donde mencione: definición, diferencia y semejanzas entre:
Título Valor Documento Comercial Soporte Contable
Definición
 Diferencias
Semejanza

Para desarrollar la anterior actividad de aprendizaje lo invitamos a que revise el Código de Comercio
Colombiano Título III. DE LOS TÍTULOS VALORES – Art. 619 al Art. 733

Mediante un panel y bajo la orientación de su instructor socialice las respuestas.

3.3.2 A continuación, de forma individual realice un cuadro sinóptico donde evidencie la clasificación de los
distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes criterios: contables / no contables; internos /
externos; quien compra / quien vende;
salida dinero / entrada dinero, sin movimiento de dinero;
Negociables / no negociables

El instructor seleccionará la metodología adecuada para la socialización de la presente actividad.

3.3.3 Elabore, un folleto informativo donde indique la definición, función, clasificación de los siguientes documentos:
• Cotización
• Factura
• Recibo de caja
• Orden de Compra
• Cheque
• Comprobante de egreso
• Extracto Bancario
• Letras de cambio
• Recibo Consignación
• Remisión
• Nota débito o nota crédito comercial
• Nota débito o nota crédito bancaria
• Reembolso Caja menor
• Tarjeta Kárdex

Al finalizar, el instructor dará los lineamientos para que sea socializado mediante una mesa redonda.

Recuerde guardar las actividades realizadas en el portafolio de evidencias

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Duración de la actividad: 4 horas

Estimados aprendices:
Después de haber desarrollado el presente instrumento junto a su instructor y compañeros de aprendizaje para
alcanzar nuevos saberes de manera colaborativa, le animamos que alrededor de este tema aplique sus
nuevos conocimientos con el desarrollo del siguiente numeral:

3.4.1. Desarrolle el taller práctico a su proyecto propuesto por su instructor y consérvelo dentro de su portafolio
de evidencias. Este atento a la estrategia de revisión y valoración de esta actividad por parte de su instructor.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Duración de la actividad: 4 horas

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos

de
Evaluación
Evidencias de Producto: ● Elabora comprobantes de Técnica: Observación sistemática
• Cuadro comparativR diario, aplicando los principios de Instrumento: lista de chequeo
(Actividad 3.3.1) contabilidad ●Identifica y registra
• Cuadro los libros auxiliares y
sinóptico mayores conforme a la normativida
(Actividad 3.3.2) d vigente Técnica: Observación del producto
• Folleto ● Identifica la estructura y Instrumento: lista de chequeo
informativR clasifica las
(Actividad 3.3.3) cuentas, basado en el PUC
acorde con la actividad
desarrollada por la
organización.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

CLASIFICAR: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes.

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para

garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

DOCUMENTOS COMERCIALES: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos
por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.

INFORMALIDAD: Llevar a cabo un negocio o actividad económica sin estar sujetos a las normas del Estado,
como tener el registro mercantil, afiliar a los trabajadores a la seguridad social, pagar impuestos, entre otros; y
por lo tanto no obtener los beneficios que brinda el Estado y las diversas instituciones económicas tanto
públicas como privadas.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Se define como el conjunto de acciones orientadas a
la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.

Tomado de: https://debitoor.es/glosario

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Gudiño,E,.Coral,L.(2016). Contabilidad plus. México D.F: McGraw-Hill. Coral–Gudiño. Contabilidad

Universitaria, Editorial McGraw Hill. Última edición. Estatuto Tributario Ley 1231 del 2008
Resolución 8934 del 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio

INFOGRAFIA
Biblioteca virtual SENA Ingrese a la base de datos SENA. Puede acceder a colecciones de libros, revistas,
artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en texto completo en inglés y español, que pueden ser
consultadas desde la red del SENA. http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en bases de datos y puede acceder
a:
e-brary, Gale, Galé Cengage Learning, Océano para administración, Knovel, Océano universitas

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre C arg o Dependen ci a Fe c ha

Aut or (es)

R evisi ón

Apr oba c ión

8. CONTROL DE CAMBIOS
 Nombre C arg o Dependen ci a Fe c ha Razón de l C ambio

Aut or (es)