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GUIA - N - 3 - DOCUMENTOS - CONTABLES - JEBV - 715fa468ddad2d5 - Yoneisa Manotas
GUIA - N - 3 - DOCUMENTOS - CONTABLES - JEBV - 715fa468ddad2d5 - Yoneisa Manotas
2. PRESENTACIÓN
Apreciado aprendiz:
Cada vez que un nuevo integrante llega a la familia, el primer paso que realizan los padres es formalizar su
nacimiento, a partir de ahí se debe continuar con diferentes trámites ante las entidades correspondientes que le
den una identidad.
Así mismo, las organizaciones requieren formalizar su existencia a través de unos formatos que deben solicitar
con las autoridades respectivas que le garanticen su sostenibilidad y le facilite su planeación y ejecución de
objetivos.
De la misma manera, las organizaciones requieren de unos documentos con los cuales pueden desarrollar sus
actividades diarias. A través de esta guía, usted obtendrá los conocimientos y habilidades necesarias para lograr
la formalización de una organización y parame trizar los diferentes documentos que se requieren para el
desarrollo de sus actividades.
Teniendo en cuenta su entorno de convivencia familiar y de amigos, por grupos compartan si han
escuchado:
¿Cómo se debe legalizar una empresa?
Estimado aprendiz tenga presente que su Formación Profesional Integral en el SENA es por proyectos, el cual se
denomina, CREACIÓN DE EMPRESAS DIDÁCTICAS EN LOS PROGRAMAS DE FORMACIÓN CONTABLES Y
FINANCIEROS DEL SENA y que las actividades que se proponen en esta Guía no. 3 tienen como propósito
“Reconocer el marco teórico según normativa legal vigente” como algunos de los requisitos a los que se le debe
dar cumplimiento dentro de los aspectos legales de una empresa.
Una de las primeras cosas que se aprende acerca de la contabilidad es el principio de que todo asiento contable
debe tener un sustrato documental que lo justifique. La organización de la documentación es una de las bases para
una contabilidad adecuada.
Para la compra de bienes o servicios, recibimos una factura con el importe a pagar. Para la venta de bienes o
servicios, creamos una factura que nuestros clientes abonan. Para la transferencia de salarios tenemos la nómina
y un extracto bancario.
Dependiendo del origen de los documentos, también podemos distinguir entre documentos internos y externos.
1. Documentos internos
Los documentos internos los emite la propia empresa. Facturas salientes, copias de recibos, listas de sueldos y
salarios, etc., son algunos ejemplos.
2. Documentos externos
Los documentos externos son emitidos por los agentes con los que realizamos cualquier operación económica.
Incluyen facturas de proveedores, recibos, extractos de cuenta, etc.
En caso de pérdida de un documento original, se debe solicitar una copia, o emitirla nosotros si nos la pide un
cliente para su contabilidad. Con la implantación de las nuevas tecnologías, cada vez hablamos menos de soporte
físico para las copias y archivo de documentos y más de soporte digital.
• Facturas emitidas.
• Nóminas.
• Documentos bancarios.
• Documentos postales.
• Otros documentos.
Una vez realizado el asiento contable, los documentos que lo respaldan deben recibir un número no siendo
necesario, aunque si conveniente, que sea consecutivo dentro de su tipo de operación realizada.
Al finalizar la lectura, realice un comentario mínimo de 20 renglones y participe en el panel que será dirigido
por el instructor.
Recuerde tener las actividades resueltas dentro de su portafolio de evidencias y esté atento a la
retroalimentación de su instructor a las actividades antes planteadas.
Para ampliar sus conocimientos sobre este tema apóyese en el siguiente video “Soportes
Contables” https://www.youtube.com/watch?v=eTYwvELdmhU&t=18s
3.3.1 Teniendo en cuenta los términos de Título valor, documento comercial y soporte contable elabore en un cuadro c
omparativo donde mencione: definición, diferencia y semejanzas entre:
Título Valor Documento Comercial Soporte Contable
Definición
Diferencias
Semejanza
Para desarrollar la anterior actividad de aprendizaje lo invitamos a que revise el Código de Comercio
Colombiano Título III. DE LOS TÍTULOS VALORES – Art. 619 al Art. 733
3.3.2 A continuación, de forma individual realice un cuadro sinóptico donde evidencie la clasificación de los
distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes criterios: contables / no contables; internos /
externos; quien compra / quien vende;
salida dinero / entrada dinero, sin movimiento de dinero;
Negociables / no negociables
3.3.3 Elabore, un folleto informativo donde indique la definición, función, clasificación de los siguientes documentos:
• Cotización
• Factura
• Recibo de caja
• Orden de Compra
• Cheque
• Comprobante de egreso
• Extracto Bancario
• Letras de cambio
• Recibo Consignación
• Remisión
• Nota débito o nota crédito comercial
• Nota débito o nota crédito bancaria
• Reembolso Caja menor
• Tarjeta Kárdex
Al finalizar, el instructor dará los lineamientos para que sea socializado mediante una mesa redonda.
Estimados aprendices:
Después de haber desarrollado el presente instrumento junto a su instructor y compañeros de aprendizaje para
alcanzar nuevos saberes de manera colaborativa, le animamos que alrededor de este tema aplique sus
nuevos conocimientos con el desarrollo del siguiente numeral:
3.4.1. Desarrolle el taller práctico a su proyecto propuesto por su instructor y consérvelo dentro de su portafolio
de evidencias. Este atento a la estrategia de revisión y valoración de esta actividad por parte de su instructor.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Duración de la actividad: 4 horas
5. GLOSARIO DE TERMINOS
CLASIFICAR: Ordenar o poner por clases o conjuntos de elementos con características comunes.
DOCUMENTOS COMERCIALES: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos
por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de
acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de la ley.
INFORMALIDAD: Llevar a cabo un negocio o actividad económica sin estar sujetos a las normas del Estado,
como tener el registro mercantil, afiliar a los trabajadores a la seguridad social, pagar impuestos, entre otros; y
por lo tanto no obtener los beneficios que brinda el Estado y las diversas instituciones económicas tanto
públicas como privadas.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Se define como el conjunto de acciones orientadas a
la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.
6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
INFOGRAFIA
Biblioteca virtual SENA Ingrese a la base de datos SENA. Puede acceder a colecciones de libros, revistas,
artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en texto completo en inglés y español, que pueden ser
consultadas desde la red del SENA. http://biblioteca.sena.edu.co/ dar clic en bases de datos y puede acceder
a:
e-brary, Gale, Galé Cengage Learning, Océano para administración, Knovel, Océano universitas
Aut or (es)
R evisi ón
8. CONTROL DE CAMBIOS
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