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DISEÑANDO TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

JAN CARLOS ALVAREZ

Nombre de la Institución

Programa

Departamento

Fecha.
 2

INTRODUCCIÓN

El marco reglamentario de las NIA radica en la obtención, valoración y tratamiento de la

evidencia de auditoria. Es por ello que la materia prima de la auditoria es la evidencia valida y

suficiente, por lo cual requiere para su buen funcionamiento la aplicación de una correcta

herramienta técnica.[ CITATION MAR \l 2058 ]

El presente trabajo se realizó con el fin de desarrollar en el área correspondiente a nómina

y aportes a seguridad social y parafiscal, procedimientos de auditoria para probar el control

interno, y del mismo modo realizar pruebas sustantivas desarrollando dos técnicas de auditoria.

El control interno nos conduce a tratar las políticas, directrices y reglas fijadas por la

organización, con el propósito de salvaguardar el patrimonio de los propietarios del capital, a

partir del control, de los activos.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente se procede a desarrollar actividad en el ítems

nómina y aportes a seguridad social y parafiscales apoyándonos en la compañía Ecopetrol S.A. la

cual, es una Sociedad de Economía Mixta, de carácter comercial, organizada bajo la forma de

sociedad anónima, del orden nacional, vinculada al Ministerio de Minas y Energía, de

conformidad con lo establecido en la Ley 1118 de 2006, regida por los Estatutos Sociales que se

encuentran contenidos en la Escritura Pública No. 5314 del 14 de diciembre de 2007, otorgada en

la Notaría Segunda del Círculo Notarial de Bogotá D.C., modificados por la Escritura Pública

No. 560 del 23 de mayo de 2011, otorgada en la Notaría Cuarenta y Seis del Círculo Notarial de

Bogotá D.C., la Escritura Pública No. 666 del 7 de mayo de 2013, otorgada en la Notaría Sesenta

y Cinco del Círculo Notarial de Bogotá D.C. y la Escritura Pública No. 1049 del 19 de mayo de

2015, otorgada en la Notaría Segunda del Círculo Notarial de Bogotá D.C.

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La política salarial al interior de Ecopetrol responde a criterios de equidad interna y

transparencia, de acuerdo con las funciones y responsabilidades asignadas al colaborador.

Para ello, se tiene establecida una Estructura de Cargos donde se agrupan los diversos

roles de dirección, técnico y de confianza existentes en la Empresa, de acuerdo con su valoración.

[ CITATION ECO \l 2058 ]

Existe también una Estructura Salarial que establece una delimitación de rangos salariales

por niveles y que permite realizar la asignación salarial del colaborador.

Así mismo, existen cargos escalonados, definidos en el Régimen Convencional, en el que

se determinan las escalas salariales para el respectivo cargo, conforme a la clasificación allí

establecida.

Ecopetrol cuenta con una Política Integral que incluye dentro sus pilares fundamentales

la ética y la transparencia, así:

“Enmarcamos nuestras actuaciones en la ética y la transparencia, por tanto tenemos

cero tolerancia ante la ocurrencia de hechos constitutivos de fraude, corrupción, soborno,

lavado de activos, la financiación del terrorismo y violaciones a la FCPA, dando cumplimiento

a las leyes nacionales e internacionales que nos son aplicables”.

Igualmente, a través de los estatutos de la compañía se declara públicamente el

compromiso del grupo Ecopetrol, sus administradores y trabajadores frente a la política de cero

tolerancia frente a hechos de fraude, soborno, corrupción, violaciones a la Ley de Prácticas

Corruptas en el Extranjero (“FCPA” por sus sigla en inglés), lavado de activos y financiación del

terrorismo y manifiestan el rechazo a cualquier comportamiento que pueda constituir una

trasgresión a la Constitución Política de Colombia y a las leyes locales y extranjeras. [ CITATION

htt \l 2058 ]
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TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

(Nómina y aportes a seguridad social y parafiscal)

A partir de la NIA 500, sobre la cual se soporta las opiniones e informes que el auditor

emite. Tiene por objeto NIA Decreto 2420,2015, inferir en el comportamiento de una población

a partir de la realización de las pruebas, sobre una prueba extraída de dicha población.

OBJETIVO DE AUDITORIA

Verificar el cumplimiento de los requisitos legales, para el procedimiento de liquidación

de nómina y aportes a seguridad social y parafiscal en la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Verificar la elaboración y liquidación de Nómina de acuerdo con los requisitos

legales.

 Verificar el cálculo y registro de la seguridad social y aportes parafiscales de

acuerdo a los requisitos legales.

 Verificar el procedimiento de liquidación de retención en la fuente para

funcionarios de acuerdo a los requisitos legales.

ALCANCE.

El alcance definido para este proceso corresponde a los meses de Enero,

Febrero y marzo del 2019.

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El control interno se extiende a los procesos, procedimientos de la actividad de

la empresa en donde su gran aporte es la medición de la productividad y la eficacia en

la administración de los recursos. (COSO. Preventivos o defectivos).

Técnicas empleadas para el procedimiento de auditoria para obtener

evidencia:

 Recalculo de nómina, aportes y prestaciones sociales.

 Indagación a través de personas dentro de la organización.

Procedimientos Sustantivos.

 Muestreo de Auditoria: objeto (NIA 530), Decreto 2420, 2015, inferir en el

comportamiento de una población.

 Procedimientos Analíticos: (ISA 520) Cuantificar cualquier diferencia que surja

entre las cantidades registradas y los valores esperados considerados aceptables.

 Auditoría de estimaciones contables, incluidas las estimaciones del valor

razonable y revelaciones: (NIA 540) Decreto 2420, 2015, la responsabilidad que

tiene el auditor con relación a las estimaciones contables, incluidas las

denominadas de “valor razonable” y demás estimaciones efectuadas por la

administración y que son objeto de revelación. [ CITATION SIS \l 2058 ]

EQUIPO COLABORADOR DENTRO DE LA EMPRESA: conformado por

NOMBRE CARGO

Álvaro González Pérez Asesor de control interno

Carlos Álvarez Profesional Especializado

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CRITERIOS DE AUDITORIA:

La evaluación estuvo bajo las normatividades expuestas por la organización de los

entes correspondientes: Ley 797 de 2003 Por la cual se reforman algunas disposiciones del

sistema general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre

los Regímenes Pensionales exceptuados y especiales. Decreto 1045 de 1978 por el cual se

fijan las reglas generales para la aplicación de las normas sobre prestaciones sociales de los

empleados. Artículos 383, 384, 385 y 386 del Estatuto Tributario Nacional, donde se definen

los procedimientos de retención en la fuente para asalariados.

METODOLOGIA:

Se solicitó al funcionario responsable de la nómina el reporte de liquidación de la

nómina, seguridad social, parafiscales y retención en la fuente para los meses de Enero,

Febrero y Marzo de 2019.

Se solicitó a la Dirección Administrativa y Financiera el reporte auxiliar detallado de

las cuentas en las cuales se efectuó la causación y pago de la nómina, seguridad social,

parafiscales y retención en la fuente para los meses de Enero, Febrero y Marzo de 2019.

Del total de funcionarios de nómina se seleccionó una muestra de 20, con los cuales

se realizaron los cálculos en hojas para luego ser cotejados con la información suministrada.

RESULTADOS DE EVALUACIÓN.

El resultado de la verificación y evaluación realizada por Control Interno en

cumplimiento a la función de seguimiento y acompañamiento, se muestran los resultados

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obtenidos al proceso de liquidación de nómina, seguridad social, parafiscales y retención en la

fuente para el primer trimestre del 2019.

LIQUIDACION DE NOMINA

La entidad cuenta con el aplicativo para la liquidación de la nómina, el cual permite

realizar el proceso de registro y cálculo de la misma, igualmente permite efectuar la

liquidación mensual de aportes a seguridad social, aportes parafiscales y retención en la

fuente.

DATOS ARROJADOS.

De un total de 82 funcionarios que componen la planta, se tomó una muestra de 20,

equivalente al 24.39%, la cual incluye todos los niveles de la escala salarial. Con la muestra

de 20 funcionarios y las nóminas de los meses de enero, febrero y marzo de 2019, se

procedió a verificar los cálculos y la liquidación efectuados para el primer trimestre de 2.019.

Cálculos que se pueden observar en los cuadros No. 1, 2 y 3 que corresponden a los meses de

enero, febrero y marzo respectivamente.

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VERIFICACION DEL CALCULO DE NOMINA Y APORTES A SEGURIDAD

Informacion entregada por
SOCIAL MES DE ENERO DE 2019 (LOS % DE CALCULO APLICADOS SON

talento humano. REALIZADA POR LOS ESTABLECIDOS EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE)

CONTROL INTERNO

Cuadro No. 1.

Total Nomina: 119.477.581

Fuente: empresa. Funcionario: Juan David Torres. R.H Elaborado

por: Auditor de Control Interno

 9 DEL CALCULO DE NOMINA Y APORTES A SEGURIDAD
VERIFICACION

SOCIAL MES DE ENERO DE 2019 (LOS % DE CALCULO APLICADOS SON

LOS ESTABLECIDOS EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE)

Informacion entregada por
talento humano. REALIZADA POR CONTROL INTERNO

Cuadro No. 2.

Total Nomina: 128.523.946

Fuente: empresa. Funcionario: Juan David Torres. R.H Elaborado

por: Auditor de Control Interno

Informacion entregada por talento humano. REALIZADA POR CONTROL INTERNO

 10

Cuadro No. 3.

Total Nomina: 123.429.042

Fuente: empresa. Funcionario: Juan David Torres. R.H

Elaborado por: Auditor de Control Interno

 11

RESULTADOS.

De acuerdo al ejercicio anterior, se verificaron los cálculos liquidados por nomina en la

aplicación para novedades como.

 Auxilio de transporte

 Horas extras

 Auxilio de alimentación

 Bonificación por servicios prestados

 Primas salariales

Luego de efectuada la verificación de los cálculos y el pago de las novedades

anteriormente enunciadas, se observó que estas se encuentran ajustadas a lo establecido en la

normatividad vigente de la empresa (Cuadros No. 1, 2 y 3.).

Observación: realizada la verificación a las horas extras pagadas al funcionario José

Belarmino , se evidencio que en los reportes de autorización de horas extras de enero y

febrero, se registran 24.5 horas extras diurnas y 39.5 horas extras nocturnas; Cotejando esta

información con la resolución de reconocimiento No. 088 de 15 de Marzo de 2019, en la cual se

ordena pagar 29.5 horas extras diurnas y 39.5 horas extras nocturnas, se presenta diferencia de 5

horas extras diurnas equivalentes a $33.685 pagados de más al funcionario.

 12

HALLAZGOS

Para constatar si la compañía (RECURSOS HUMANOS) tomo las acciones correctivas

frente al hecho mencionado, se realizó prueba de recorrido verificando en las liquidaciones de

nómina de los meses siguientes, logrando establecer que no se ha efectuado la respectiva

corrección.

Hallazgo No.1 Ecopetrol, realizo un pago superior al funcionario por concepto de horas

extras diurnas. La dirección administrativa y financiera debe iniciar el proceso respectivo para

corregir el error causado en la liquidación de las horas extras del funcionario José Belarmino.

Error en la operación y por falta de control en la verificación de la información, que terminó en

un pago superior al que arroja la liquidación.

Recomendación No.1 Instar a la dirección administrativa y financiera a que tome la

medida de exigir el diseño y aplicación de un control de verificación de los registros que elabora

el encargado de la actividad de nómina, según lo dispuesto para el cargo.

Recomendación No.2 Diseñar un control de verificación de los registros que el

encargado de la actividad de nómina debe entregar al siguiente en la cadena con el fin de asegurar

la validez de los datos y el cumplimiento legal según las normas establecidas en Colombia.

Hallazgo No.2 El procedimiento de gestión de nómina Código: 026, hace uso de formatos

que no son controlados por el Sistema de Gestión Integral. De igual manera no relaciona registros

de estos.
 13

Recomendación No.3. Control Interno teniendo en cuenta lo anterior insta al proceso de

recurso humano actualizar el procedimiento de gestión de nómina en lo pertinente a los formatos

a utilizar, así como definir y diseñar (si es necesario y si no se cuentan con ellos) los registros que

den evidencia de las actividades.

APORTES A SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCAL

Con el fin de verificar, si el porcentaje y valores calculados, liquidados y pagados de los

aportes de ley se encuentran ajustados a la norma, se tomó la muestra de 20 funcionarios

incluidos en las nóminas de enero, febrero y marzo de 2019, donde se procedió a realizar los

cálculos de los diferentes aportes, encontrándose que estos se ajustan a lo establecido en la ley,

tal y como se puede observar en los cuadros No.1, 2 y 3.

De igual manera esta información se confronto satisfactoriamente con lo reportado en las

planillas de autoliquidación de aportes de los meses de enero; febrero y marzo respectivamente.

Sin embargo, al realizar el cotejo de los cálculos para el fondo de solidaridad pensional de

los funcionarios de la muestra en el mes de febrero, se evidencio en cuatro de ellos valores

descontados de más. Tal y como se puede observar en el cuadro No.4.

 14

CUADRO VERIFICACION DESCUENTO APORTES SEGUDRIDAD SOCIAL

FEBRERO DE 2019

Cuadro No. 4

Fuente: empresa. Funcionario: Juan David Torres. R.H

Elaborado por: Auditor de Control Interno

La diferencia obedece al porcentaje aplicado por el programa de nómina, el cual difiere

con el establecido para el fondo de solidaridad pensional por el artículo 5 del decreto 510 de

2003. El cual define los rangos de sueldos y los porcentajes de aplicación a cada uno de ellos

dependiendo del rango en el que se encuentren los ingresos del funcionario. (Tabla No. 1).

TABLA No. 1

Fuente: Decreto 510, por: Auditor

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E acuerdo a lo anterior en los 4 casos que presentan diferencia son:

 el Dr. Alejandro Gamboa presenta rango superior a 20 SMLV, el porcentaje a

aplicar era del 2% y se le aplico 2.35% generando una disminución en el valor

neto a pagar al funcionario de $51.933.

 Los tres restantes (Enrique Maruri, Felipe Valencia y Mónica Varona), se

encuentran en el rango de 18 A 19 SMLV, el porcentaje a aplicar debía ser del

1.6% y se le aplico 1.75% generando una disminución en el valor neto a pagar de

$18.505 para cada uno.

Hallazgo No. 3 Ecopetrol, realizo descuentos superiores para el fondo pensional para el

mes de febrero de los funcionarios relacionados en el cuadro No.4.

Recomendación No.4 El proceso de gestión del talento humano (procedimiento nómina)

tendrá que diseñar controles de verificación para asegurar que la entidad cumpla con lo

estipulado en la normatividad vigente. Como buena práctica Control Interno sugiere:

Observación: Aplicar mensualmente cruces de la información que arroja el aplicativo que

se encuentra en uso y contrastar con la herramienta manual (hoja electrónica) tomando los

parámetros de ley, asegurándose de dejar registros de las verificaciones. Actividad que debe

realizar el profesional de talento humano encargado de la función de nómina (según manual de

funciones). Ya que al no efectuar prueba de verificación a los registros arrojados por el sistema

oportunamente, se aumenta la probabilidad de incurrir en errores al momento de realizar los

pagos de estos conceptos.

 16

REGISTRO CONTABLE NOMINA

Realizados los cálculos efectuados por talento humano para la liquidación de la nómina,

con los registros contables se evidencio que los devengos, deducciones y parafiscales son

correspondientes, sin embargo la seguridad social presenta diferencias durante el primer trimestre

de 2019 como se observa en el cuadro No.5.

FUENTE: Empresa. Planillas autoliquidación aportes y reportes

SIIF primer trimestre de 2019. ELABORADO: Auditor Control Interno
 17

Las diferencias presentadas durante el primer trimestre de 2019, obedecen a debilidades

en las actividades de revisión por parte de gestión del talento humano (procedimiento gestión

nómina) y el proceso financiero (procedimiento gestión contable) de los valores que

corresponden a los conceptos de nómina. Derivadas de la no aplicación a lo establecido en el

manual de políticas contables de la entidad, el cual define los controles administrativos y

operativos que mensualmente y de forma permanente se deben aplicar en la entidad.

Por lo anterior, es necesario que la Dirección Administrativa y Financiera verifique la

eficiencia y la eficacia de la aplicación a los procedimientos y políticas establecidas en la parte

contable, así como en la gestión de nómina para determinar su adecuada.

utilización y seguimiento, esto teniendo en cuenta, que analizadas las actas de revisión y

confrontación de saldos contables, elaboradas por contabilidad para los meses de enero, febrero y

marzo respectivamente, como mecanismo de control y seguimiento a posibles diferencias entre

los registros de los procesos, no se evidencia lo ocurrido con las cuentas de aportes a la seguridad

social.

Hallazgo No.4: Ecopetrol, presenta diferencias entre las cifras registradas por

contabilidad y los registros llevados por talento humano de la seguridad social para el primer

trimestre de 2019. Incumpliendo lo establecido en el procedimiento de gestión de nómina

Código: A-PR-026. Así mismo al manual de políticas contables Código: AOT-008 – Versión: 05

Fecha Diciembre 22 de 2018, numerales 10.1.2 y 10.2.12. Adoptado por la entidad.

 18

Recomendación No. 5 Control Interno solicita a la Dirección Administrativa y Financiera

iniciar con las acciones para la depuración ajuste y/o reclasificación de la diferencias presentadas

entre la información reportada por talento humano y lo registros contables para las cuentas de

aportes a seguridad social. Dando aplicación a lo definido en el manual de políticas contables

numerales 10.1 controles administrativos y 10.2.1 verificación y conciliación de información

contable, señalados en el párrafo anterior.

CONTROL INTERNO: en ejercicio de la facultad de advertencia otorgada a las oficinas

de Control Interno o quien haga sus veces, llama la atención sobre las diferencias:

-Los responsables directos del procesamiento de la información contable en la entidad

deben conservar y actualizar la lista de control establecida según procedimiento de calidad, para

verificar la entrega oportuna de información contable por parte de cada una de las áreas, con el

objeto de controlar la inclusión de la totalidad de las transacciones, hechos y operaciones. El

profesional con funciones de contador, revisa, analiza y verifica la información remitida o

procesada por el área de gestión, en caso de encontrar deficiencias o inconsistencias informará

por escrito (memorando, oficio y/o correo electrónico), a las áreas responsables de la información

o la entidad externa remitente para que se efectúen las correcciones, modificaciones y/o ajustes.

El análisis, verificación y conciliación de la información contable debe realizarse

mensualmente y de forma permanente por los funcionarios responsables del registro en cada una

de las actividades del proceso financiero, confrontando la información de las dos fuentes. Deben

realizarse como mínimo conciliaciones de saldos para las cuentas de bancos, cuentas por pagar,

deuda pública, nómina, cartera de impuestos, propiedades, planta y equipo, ingresos de tesorería,
 19

inversiones, obligaciones contingentes, deudores, cuentas de enlace, operaciones

interinstitucionales y cuentas de presupuesto y tesorería. Del resultado de esta actividad puede

generarse la realización de ajustes, reclasificaciones, correcciones y/o modificaciones a que haya

lugar, tanto en las transacciones u operaciones manuales como automáticas.

Proceso: presentadas entre los registros realizados por contabilidad y talento humano en

las cuentas de seguridad social, donde no se observa la aplicación a lo establecido en el régimen

de contabilidad pública, y el manual de políticas contables de la entidad.

Es importante recordar, que las diferencias entre la información contable respecto a otras

áreas ha sido evidenciada anteriormente a través del informe de control interno contable de los

años 2017-2018 y el informe de la auditoria regular de la CGR vigencias 2015-2016. Razón por

la cual, de continuar presentándose estas situaciones, quedaría en evidencia la falta de efectividad

en la aplicación de las acciones definidas en el plan de mejoramiento suscrito con la CGR, lo que

a su vez puede generar riesgos de incertidumbre en la información contable. Mismas causas que

dieron origen al no fenecimiento de la cuenta de la entidad.

PROCEDIMIENTO RETENCION EN LA FUENTE

La retención en la fuente por renta que se debe practicar sobre los ingresos laborales que

perciben las personas naturales, se puede calcular aplicando los procedimientos señalados en los

artículos 3854 y 3865 del Estatuto Tributario, denominados procedimiento 1 y 2,

respectivamente.
 20

Procedimiento 1. Con relación a los pagos “o abonos en cuenta” gravables diferentes de

la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o

de navidad del sector público, el "valor a retener" mensualmente es el indicado frente al intervalo

de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos “o abonos” que se hagan al

trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos “o abonos en

cuenta” se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:

a. El valor total de los pagos “o abonos en cuenta” gravables, recibidos directa o

indirectamente por el trabajador en el respectivo período, se divide por el número de días a que

correspondan tales pagos o abonos y su resultado se multiplica por 30.

b. Se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla frente al valor obtenido

de acuerdo con lo previsto en el literal anterior y dicho porcentaje se aplica a la totalidad de los

pagos “o abonos en cuenta” gravables recibidos directa o indirectamente por el trabajador en el

respectivo período. La cifra resultante será el "valor a retener". Cuando se trate de la prima

mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el "valor a retener"

es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.

Segunda opción frente a la retención.

El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:

Procedimiento 2 Cuando se trate de los pagos “o abonos” gravable distintos de la

cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el "valor a retener" mensualmente es el que resulte

de aplicar a la totalidad de tales pagos “o abonos” gravables efectuados al trabajador, directa o

indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda

al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas: Los retenedores calcularán en
 21

los meses de junio y diciembre de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicarse a

los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes a aquél en el cual se haya

efectuado el cálculo. El porcentaje fijo de retención de que trata el inciso anterior será el que

figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por 13

la sumatoria de todos los pagos o abonos gravables efectuados al trabajador, directa o

indirectamente, durante los 12 meses anteriores a aquél en el cual se efectúa el cálculo, sin incluir

los que correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías. Cuando el trabajador lleve

laborando menos de 12 meses al servicio del patrono, el porcentaje fijo de retención será el que

figure en la tabla de retención frente al intervalo al cual corresponda el resultado de dividir por el

número de meses de vinculación laboral, la sumatoria de todos los pagos o abonos gravables

efectuados al trabajador, directa o indirectamente, durante dicho lapso, sin incluir los que

correspondan a la cesantía y a los intereses sobre cesantías. Cuando se trate de nuevos

trabajadores y hasta tanto se efectúe el primer cálculo, el porcentaje de retención será el que

figure en la tabla frente al intervalo al cual corresponda la totalidad de los pagos o abonos

gravables que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes.

-Efectuada la verificación a los procedimientos de retención en la fuente en las nóminas

del primer trimestre de 2019 se evidencio.

1. . De los 82 funcionarios reportados, a 34 se les está aplicando el procedimiento 1

y a 48 el procedimiento 2.

2. . De los 34 funcionarios que se encuentran en procedimiento 1, 26 han superado

los seis (6) meses requeridos para que se les liquide el porcentaje fijo de retención
 22

y pasen si es conveniente al procedimiento 2, conforme lo establecido en el

artículo 386 del Estatuó Tributario. Ver cuadro No. 6.

CUADRO ANALISIS DE TIEMPO PARA APLICACIÓN PROCEDIMEINTOS DE

RETENCION EN LA FUENTE

Fuente: empresa. Funcionario: Juan David Torres. R.H Marzo 31 2019

Elaborado por: Auditor de Control Interno

3. Verificado el cálculo de la retención en la fuente para los funcionarios de la

muestra, se encontraron diferencias en los valores descontados por concepto de

retención, ver cuadro No.7.

 23

CUADRO No.7

Fuente: empresa. Funcionario: Juan David Torres. R.H Marzo 31 2019

Elaborado por: Auditor de Control Interno.

Como se observa en el anterior cuadro, para el caso del funcionario Ricardo Villalba

en enero se le debió descontar $637.000 y no se le efectuó retención, situación que

contraviene lo establecido en el artículo 370.

En el caso de la funcionaria Mariana Díaz Kraus, calculado el procedimiento de

retención en la fuente para el mes de enero de los 2 valores arrojados, le aplicaron el menor

$221.000. Sin tener en cuenta, que el procedimiento de retención determinado por los

artículos 383 y 384 del Estatuto Tributario Nacional, establece que de los 2 valores que arroje

el procedimiento, se debe aplicar el más alto. En este caso $559.000, por lo anterior a la

funcionaria se le dejaron de retener, declarar y pagar $338.000 para este mes.

En el caso de la funcionaria Aura Malagón para el mes de enero, se le aplicó una

retención de $2.716, realizado el cálculo por procedimiento correspondiente, este arroja un

valor de retención de $66.000 y otro por $311.000, equivalentes a lo liquidado según artículos

383 y 384 del Estatuto Tributario Nacional. Normatividad que establece para el agente
 24

retenedor aplicar de los 2 valores arrojados el más alto. Para este caso $311.000. Por lo

anterior a la funcionaria se le dejaron de retener, declarar y pagar $308.284 para este mes.

Con base en lo anterior Ecopetrol en el mes de enero de 2019 dejó de retener, declarar

y pagar la suma de $1.283.284 a la DIAN.

Hallazgo No. 5 Ecopetrol está aplicando a algunos funcionarios retenciones en la

fuente diferentes, como resultado de la no verificación y falta de control a los cálculos

realizados en los procedimientos de retención en la fuente. Incumpliendo así la obligación

que se tiene como agente de retención de efectuar, declarar y pagar la retención en la fuente

derivada de la correcta aplicación de los procedimientos tributarios, conforme lo establecido

en el artículo 370 del Estatuto Tributario Nacional.

Recomendación. No. 6 Control Interno solicita a talento humano dar claridad a lo

sucedido con las diferencias en las retenciones no practicadas a los funcionarios

anteriormente relacionados, y proceder a realizar las declaraciones de corrección a que haya

lugar, así mismo, reitera la importancia de diseñar e implementar controles adecuados para

los cálculos efectuados en los procedimientos de retención en la fuente a funcionarios, ya que

no solamente se incumple con el deber legal de realizarla, si no que la omisión de estos

valores en las declaraciones puede acarrear a la entidad sanciones por inexactitud del 160%

del valor no declarado, conforme lo preceptua en el artículo 6477.

 25

ADVERTENCIA

Control Interno en ejercicio de la facultad de advertencia otorgada a las oficinas de

Control Interno o quien haga sus veces y en desarrollo de las funciones de asesoría,

acompañamiento, seguimiento y evaluación y como medida preventiva advierte a Ecopetrol.

1 Realizar correctamente el cálculo y la verificación de los procedimientos de

retención en la fuente que se están aplicando a los funcionarios, ya que es obligación de la

entidad como agente de retención el efectuar, declarar y pagar la retención en la fuente

derivada de la aplicación de los procedimientos tributarios.

2- Que el omitir valores de retenciones en la declaración presentada por la entidad,

acarre sanciones por inexactitud, conforme a lo preceptuado en el artículo 647 del Estatuto

Tributario Nacional. Razón por lo cual se debe volver un imperativo, que una vez concluido

el proceso de retención en la fuente se lleven a cabo pruebas para determinar la veracidad de

los valores retenidos.

Observación No.1: En desarrollo de la auditoria se evidenciaron las siguientes

situaciones:

1. Los manuales del usuario no son utilizados por el funcionario responsable

como referente de gestión, quien manifiesta solo contar con una libreta de apuntes que

le sirven de apoyo para trabajar en la herramienta.

 26

2. El servicio de consultas no siempre se presta con la debida oportunidad,

pues se debe contar con la disponibilidad de tiempo del contratista.

3. Desconocimiento en el manejo integral de la herramienta de la persona a

cargo, lo cual implica realizar consultas de manera reiterada.

Lo expuesto en los tres puntos anteriores debe ser considerado como parte del

análisis que el líder del proceso y su equipo efectúen para identificar riesgos a los

procesos de gestión de talento humano y proceso financiero. Es un hecho

materializado y debe ser identificado en la matriz de riesgo de los procesos

mencionados.

Recomendación No.7 Control Interno solicita a la Dirección Administrativa y

Financiera tomar las acciones pertinentes con el fin de contar con los documentos y

referentes técnicos necesarios que permitan el correcto manejo de la herramienta. Esto

con el fin de contar con los elementos suficientes para el adecuado manejo del

aplicativo, disminuir las consultas y evitar ser reiterativos en las mismas. Así mismo,

capacitar y recordar al funcionario que tiene asignada la función de la liquidación de

la nómina el impacto de esta actividad en la entidad; en caso de encontrarse vacante el

cargo, adelantar las gestiones ante la CNSC para la utilización de la lista de elegibles

en aras de disminuir la rotación en el cargo.

 27

CONCLUSIONES

Se presentan debilidades en el procedimiento de gestión de nómina, frente a las

verificaciones y los controles que se deben adoptar para garantizar la correcta

liquidación de los conceptos inherentes a la nómina.

Se requiere que el funcionario encargado de la liquidación de la nómina

conozca adecuadamente la funcionalidad del aplicativo y además cuente con los

elementos suficientes para el uso (manual, instructivo entre otros). Pese a contar con

una herramienta eficiente

Las actividades de control entre el proceso contable y talento humano no son

efectivas, dado que se presentan diferencias entre los valores registrados por cada uno

frente a un mismo periodo de información.

Se sigue evidenciando la No aplicación a lo establecido en el manual de

políticas contables frente a los controles, situación que puede llevar a la entidad a

reincidir en las causas que dieron origen al no fenecimiento de la cuenta en 2017-

2018. Este en un hecho reiterado en informes de auditoría de las vigencias anteriores,

en los informes de Control Interno Contable e igualmente reseñado por la Contraloría.

Además se recuerda que, de continuar omitiendo la aplicación de los lineamientos

institucionales que se definen en el marco de instrucciones legales dados por la

Contaría General de la Nación se incurre en incumplimientos legales. Así mismo, se

considera un factor negativo para el sistema de control interno de la Agencia, que es

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evaluado por el órgano de control superior en sus auditorías regulares y puede incidir

en el concepto de fenecimiento de la cuenta fiscal.

No existen controles efectivos y suficientes para realizar verificaciones a los

procedimientos de retención en la fuente tal y como lo establece la norma.

Como resultado del trabajo desarrollado se determinaron 5 hallazgos, 6

recomendaciones, 1 observación y 2 funciones de advertencia.

RECOMENDACIÓN

Control Interno, urge al proceso para dar aplicación de las anteriores

recomendaciones, ya que estas redundaran en beneficio de la entidad así como de sus

funcionarios, pues del procedimiento exitoso en el cálculo, liquidación y pago de la

nómina los funcionarios tendrán la oportunidad de lograr sus metas personales,

familiares y profesionales. Además de garantizar la correcta utilización de los

recursos.

Finalmente, Control Interno solicita a la Dirección Administrativa y Financiera

formular y presentar el correspondiente plan de mejoramiento atendiendo los

lineamientos establecidos en el procedimiento.

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