Recomendaciones que debemos tener en cuenta para la preparación de las reuniones

Los detalles sobre la preparación de las reuniones podrán parecer irrelevantes y, a veces, tendemos
a no darles importancia, sin embargo, de esto depende en gran medida el éxito del proceso y, en
ese sentido, requiere toda nuestra atención. A continuación, se presentan los aspectos a tener en
cuenta para la preparación de los espacios de diálogo:

 Tiempo: cuándo se harán las reuniones, cuántos días y en qué horarios.

 Lugar: en dónde se llevarán a cabo las reuniones.

 Recursos: qué recursos humanos y económicos se requieren para llevar a cabo la reunión.

 Estrategia: definir el proceso y los pasos requeridos. El proceso puede constar de una sola
reunión, con eventuales reuniones previas. Pero también pueden ser necesarias una serie de
reuniones con objetivos específicos: analizar conjuntamente el conflicto y la situación actual;
intercambio de percepciones; la negociación en sí; reuniones de seguimiento. Sobre todo, en
situaciones complejas puede ser necesario usar una primera reunión para que las partes se
escuchen y para la construcción de confianza.

 Objetivos: se deben formular los objetivos del proceso y de cada reunión, ayudando a dar
respuesta a la pregunta: ¿cuáles son los resultados que se quieren obtener de la reunión?

 Agenda: cuáles son los temas que se van a tratar, en qué orden y en qué momentos, en cada
reunión. Esta es la hoja de ruta de la reunión, es elaborada por los organizadores o el facilitador
y acordada con los participantes. Normalmente se prepara una agenda “anotada” que describe
con minuciosidad las actividades, el tiempo asignado a cada una, el responsable de su ejecución
y unas observaciones generales. Este es un documento de uso exclusivamente interno de la
facilitación que guiará al equipo durante toda la reunión. De ésta se desprenderá la agenda
para participantes, que es un documento menos detallado, que presenta las actividades a
realizarse de manera general y sin especificaciones de tiempos exactos para permitir
flexibilidad en el trabajo.

 Pre-diálogo: ¿van a haber reuniones previas por separado con cada actor? ¿Quiénes se van a
reunir previamente? ¿El facilitador se reúne con los actores? ¿Cuántas reuniones de pre-
diálogo se necesitan? Las reuniones de pre-diálogo dependen de cómo se haya pensado el
proceso, y sirven para hacer simulaciones y análisis de alternativas de resultados posibles. Se
pueden organizar, por ejemplo, grupos focales a los que se les van a plantear preguntas para
conocer sus reacciones; si se ve que la dinámica funciona, se aplica luego en la reunión
ampliada.

La preparación tiene que ver además con los siguientes aspectos:

 Organizadores: estas son algunas de las características que deben tener los organizadores,
coordinadores y convocantes a los espacios de negociación: objetividad, conocimiento y
acceso a la información, creatividad, capacidad de organización, credibilidad, afinidad o
interés en el tema, poder de convocatoria, compromiso, relación e interés en el tema y
capacidad de exigir cumplimiento de acuerdos.
 Facilitador: en este momento del diseño del proceso es importante definir si se va a contar
con el apoyo de un tercero imparcial o un facilitador. El facilitador debe contar con estas
competencias generales: escuchar y responder, preguntar, parafrasear, clarificar, sintetizar,
observar, tener responsabilidad, respeto, sensibilidad y equidistancia. Se debe decidir si
nosotros podemos asumir la facilitación, revisando si tenemos la aceptación o el mandato.

 Logística: también es necesario definir el espacio donde se realizará la negociación, definir

cómo se realizará la convocatoria, definir si es necesario movilizar transporte y provisión de
alimentos. Para todo ello es necesario saber si se cuenta con los recursos necesarios para la
implementación del proceso.

 Divulgación: el nivel de publicidad y divulgación al que se debe exponer el diálogo debe ser
un tema de discusión por parte de los participantes y dependerá en gran medida del
objetivo de dicho diálogo. Es importante tener un manejo consensuado para para evitar
susceptibilidades en otros sectores para ello se debe contar con una estrategia de
comunicación, donde se aclare el papel de los medios de comunicación en el diálogo.
También es importante aclarar si se puede filmar o tomar fotos del proceso.

 Relatoría: designar a una o más personas responsables para realizar la memoria del
proceso, puede ser útil escribir un análisis sobre obstáculos que se presentaron y qué
recomendaciones se pueden hacer para el futuro.
 Documento base: ¿va a existir un documento de referencia para los actores con información
clave sobre el tema a tratar? Este es un documento útil para igualar el nivel de información
entre los actores. Normalmente lo que se hace es contar con un experto en el tema, que
entrega un documento resumido con información técnica pero muy gráfica, que brinda un
panorama general sobre lo que está pasando y por qué es importante tratar el tema, y con
información diversa, objetiva y concreta. Sirve, entonces, para que todos quienes están en
la mesa lo revisen previamente, puedan tener información de base sobre la cuestión, y
lleguen a la discusión en igualdad de condiciones y con un entendimiento común de lo que
se va a tratar.