Calendarios con excepciones

Aprender cómo se establecen excepciones en los calendarios, sirve para fijar

situaciones que escapan al patrón semanal mediante el cual MS Project permite
establecer la espina dorsal de los calendarios. Abordamos a continuación la
elaboración del calendario que denominaremos COSTUMBRE NACIONAL con el
fin de dominar esta prerrogativa de programación. Este nombre significa que el
calendario incluirá las principales festividades tanto religiosas como patrias,
festividades que existen en mayor o menor medida en todos los países del mundo.
Para nuestro trabajo, utilizaremos el caso colombiano, pero por supuesto que el
lector, podrá realizar el ejercicio con base en las festividades propias de su país de
origen o en el país en donde labora, si así lo prefiere.
Antes de iniciar el ejercicio presentamos una tabla en donde hemos seleccionado
a nuestro criterio, las cinco principales festividades en Colombia. Sin embargo, es
importante advertir que en este país, existen muchas más y usaremos estas sólo
para evitar que nuestro ejemplo se torne muy tedioso. Es conveniente que antes
de iniciar la personalización de un calendario, mediante el empleo de la ficha o
pestaña Excepciones, el usuario elabore una tabla similar a la mostrada aquí
como Tabla N° 5, con el objetivo de describir en lenguaje sencillo y natural la regla
que debe seguir para lograr posteriormente la configuración en MS Project de los
festivos que desee incluir.

Festividad Carácter Patrón de repetición

Año Nuevo Religiosa El primer día (1) de

enero de cada año.
Navidad Religiosa El 25 de diciembre de
cada año.
Independencia Nacional El 20 de julio de cada
año.
Reyes Religiosa El lunes 6 de enero o el
lunes siguiente después
del 6 de enero de cada
año, cuando el 6 de
enero no coincida con el
día lunes.
Día de la Raza Cívica El lunes 12 de octubre o
el lunes siguiente
después del 12 octubre
de cada año, cuando el
12 de octubre no
coincida con el día
lunes.
 Tabla N° 5. Algunos días festivos en Colombia.

Para comenzar, crearemos un Calendario nuevo con el nombre COSTUMBRE

NACIONAL 9H X 5D, con este nombre, recordaremos fácilmente que se trata del
calendario de oficina, modificado para incluir los festivos que deben incorporarse
por fuerza de la costumbre o por mandato de la ley. Después de seguir los pasos
que ya conocemos y que hemos explicado en ejercicios anteriores, el nuevo
calendario deberá quedar disponible para la aplicación de las excepciones según
se muestra en la figura 65.

Figura 65. Formulario Cambiar calendario laboral.

Para la configuración de las excepciones, se usa la ficha Excepciones que como

en la ficha Semanas laborales, se trata de una tabla donde en cada renglón
podremos escribir el nombre de la excepción y configurarla con ayuda del botón
Detalles. Iniciemos la obtención de las excepciones con la correspondiente al
AÑO NUEVO, por ende, digitaremos este nombre en el primer renglón de la
columna respectiva.
Note que cuando nos desplazamos a la celda siguiente de la derecha (sobre la
columna Comienzo), con la intención de ingresar esta fecha, el MS Project nos
sale adelante y nos sugiere como intervalo la fecha actual (Intervalo de un día). El
resultado que observaremos en la pantalla debe resultarnos similar al ilustrado en
la figura 66. Obviamente, el rango sugerido no es de nuestro interés, porque este
sólo sirve para definir la excepción únicamente en esa fecha. Por consiguiente,
deberemos sobrescribirlo tal y como se detalla enseguida.

Figura 66. Formulario Cambiar calendario laboral con la excepción AÑO

NUEVO.

Dado que esta festividad (AÑO NUEVO) ocurre todos los años (pasados,
presentes y futuros), le daremos como fecha de comienzo el primero de enero de
1984, entonces digitamos esta fecha en la columna Comienzo utilizando el
siguiente formato; 01/01/1984 ó01/01/84, es muy probable que el ingreso de la
fecha le genere alguna dificultad y entonces el MS Project le presente un aviso de
advertencia como el mostrado en la figura 67. En realidad, no es de preocuparse,
la mayoría de aprendices del MS Project y hasta los usuarios mas
consuetudinarios, suelen encontrar tropiezos con el ingreso de fechas, lo
aconsejable es trabajar con mucho cuidado y paciencia.
Figura 67. Mensaje de advertencia asociado a un error en el ingreso de una fecha.

Una vez ha logrado digitar la fecha en la columna de comienzo y precisamente en

frente del nombre AÑO NUEVO en la ficha Excepciones, se deberá ver en la
pantalla el cuadro Cambiar calendario laboral con la información que se observa
en la figura 68. Notará que permanece en la columna Fin la fecha 13/10/2010 (en
su caso la fecha actual), este dato también puede sobrescribirse antes de pasar a
los detalles, pero no es perentorio hacerlo, aprenderemos que la fecha de fin del
período considerado para la excepción, es la consecuencia del arreglo con el cual
determinemos su patrón de repetición.

Figura 68. Fechas de Comienzo y Fin en la ficha Excepciones.

El paso siguiente es oprimir el Botón Detalles…, y proceder del modo siguiente:

1. Presenciar la apertura del cuadro Detalles de ‘AÑO NUEVO’ y
examinarlo cuidadosamente para darse cuenta que por defecto, el
MS Project ha determinado lo siguiente: el período es No laborable,
el patrón de repetición es diario, el número de veces que ocurrirá
cada día es uno (1) y por lo tanto ocurrirá 9.783 veces, que son los
días comprendidos entre el primero de enero de 1984 y el 13 de
octubre de 2010. Todo según la vista de la figura69.
 Figura 69. Formulario Detalles de…
2. Como esto no es lo que pretendemos, debemos verificar o
seleccionar el período como No laborable oprimiendo el botón
correspondiente. En consecuencia, no requerirá anotar ninguna hora
en la tabla horaria que aparece enseguida.
3. Seleccionar el Patrón de repetición Anual y observar que hay dos
formas para definir el día del año en el cual ocurrirá la excepción: la
primera sólo requiere digitar el día y el mes (01 enero), y es la que
usaremos para este caso, debido a que nuestro festivo siempre se
repite el primer día del primer mes del año y durante todos los años.
La segunda se caracteriza porque se basa en un día de la semana
(lunes, martes,…) que se ubica ordinalmente (primero, segundo,
tercero, cuarto y último) dentro de un mes dado y no en un número
específico dentro del mes, como se define en la primera opción.
4. Finalmente, debemos decirle al MS Project en qué intervalo de
fechas se hace efectiva la excepción. Este Intervalo de repetición
debe definirse a partir de una fecha de Comienzo, como ya hemos
digitado este dato en la columna Comienzo de la tabla Excepciones,
entonces se nos sugiere tomar este mismo valor. Mientras que el fin
puede definirse a su vez de dos formas a saber:
Indicar las veces que debe repetirse el festivo, o establecer
una fecha de terminación. Es casi siempre más práctico
definir la cantidad de repeticiones, en este caso serán 66
porque el intervalo es de 66 años, es decir, desde 1984
(incluido en el intervalo) y hasta 2049 también incluido en
el intervalo. El cálculo del número de repeticiones debe
realizarlo el usuario por fuera del MS Project, por ejemplo,
empleando Excel y restando 1983 de 2049 para obtener la
cantidad de años del rango considerado.
 Seleccione entonces la opción Terminar después de: y el
valor 66 debe sobrescribirlo para eliminar el valor 9.783 en
el campo veces, que aún permanece a pesar de los
cambios realizados. De no hacer esto, el MS Project
protestará enérgicamente y se lo comunicará mediante un
aviso de advertencia semejante al de la figura 70.

Figura 70. Mensaje de error para un patrón de repetición no válido.

5. Preste atención en la manera como el MS Project calcula la fecha de

terminación indicando que este evento será el 01/01/2049 y no la
fecha que en principio teníamos en el campo de Fin en la tabla de
Excepciones. Estas alternativas son mutuamente excluyentes,
cuando escogemos una de ellas como dato de entrada, la otra se
calcula automáticamente.
Tenga especial cuidado en el manejo del cuadro Detalles de ‘AÑO
NUEVO’, sobre todo en hallar plena consistencia en la configuración del
patrón de repetición, el número de repeticiones y el intervalo de
repetición. Estas variables deben ser comprendidas cabalmente por el
usuario a nivel práctico y validado, suficientemente con cálculos básicos
muy sencillos pero muy necesarios cuando se trata de determinar
número de años, de meses o de días, según sea el caso. El resultado
final debe lucir como en la figura 71. Y una vez oprima Aceptar, nuestro
cuadro Cambiar calendario laboral tendrá que mostrarnos la definición
de la excepción con las características que aparecen en la figura 72.
 Figura 71. Configuración de la excepción AÑO NUEVO en el formulario Detalles
de…

Una de las singularidades que se debe tener en cuenta es observar como el MS

Project ubica el “almanaque” de acuerdo con la fecha de inicio del intervalo
programado para la excepción, por ejemplo, en la figura 72, el mes mostrado es
enero de 1984 porque esa es la fecha de inicio del período.
 Figura 72. Calendario COSTUMBRE NACIONAL con la excepción AÑO NUEVO
configurada.

Sin embargo, es perfectamente posible explorar en cualquier otro tiempo y por

ejemplo, precisar que nuestro primero de enero de 2010 corresponde a un día
viernes, lo que encaja muy bien con el fin de semana de descanso que le sigue.
Ver con entusiasmo la figura 73:

Figura 73. Excepción Año nuevo en enero de 2010.

La siguiente excepción que configuraremos es la NAVIDAD, la registraremos con

este nombre en la columna Nombre de la ficha Excepciones y a renglón seguido
de AÑO NUEVO. Digitamos como fecha de Comienzo del rango de aplicación el
01/01/1984 ó también el 25/12/1984 y abrimos Detalles de ‘NAVIDAD’ mediante
el botón Detalles…, observe que el MS Project abre el cuadro trayendo el nombre
de la excepción que estamos configurando con el propósito de evitarnos
equívocos. Seguidamente, elegimos o confirmamos que la excepción es No
laborable e indicamos que el patrón de repetición es Anual. Continuamos con
escribir25 diciembre en el campo donde se define la excepción por número de día
en el mes, lo que no es muy explícito en el formulario (ver figura 74 a modo de
guía) y finalizamos con ingresar 66 en el campo Veces, seleccionando
previamente la opción Terminar después de.

Figura 74. Configuración de la excepción NAVIDAD en el formulario Detalles de…

El resultado de esta labor debe semejar lo ilustrado en la figura misma 74.Una vez
verificado que todo esté a conformidad, oprimimos en Aceptar para cerrar el
cuadro Detalles de ‘NAVIDAD’ y nos encontraremos con el cuadro Cambiar
calendario laboral mostrando esta nueva excepción. Como en el caso de AÑO
NUEVO, podremos ver que el 25 de diciembre aparece como día no laborable,
tanto en el mes de diciembre de 1984, como en el mes de diciembre de 2010. Ver
las figuras 75 y 76, respectivamente. Recuerde que podemos recorrer el
“Almanaque” para ver la excepción en cualquier año.
 Figura 75. Excepción NAVIDAD en diciembre de 1984.

Vale la pena resaltar que las excepciones se muestran en el “Almanaque” sea que
estén dentro de días ordinariamente laborables o festivos, en la figura 76, la
excepción del 25 de diciembre de 2010, coincide con un sábado no laborable pero
de todas maneras aparece resaltada mediante la convención establecida por el
MS Project para los días de excepción.

Figura 76. Excepción NAVIDAD en diciembre de 2010.

Nuestro nuevo esfuerzo por adquirir el mejor dominio posible en el tema de

calendarios, consistirá en crear el día de REYES, la diferencia de este festivo con
el AÑO NUEVO y con la NAVIDAD, en Colombia, es que no corresponde siempre
al 6 de enero de cada año, como ocurre en la mayoría de países católicos, sino
que es solamente el lunes 6 de enero o el siguiente lunes después del 6 de enero
de cada año cuando no cae en lunes. La única manera de programar esta
excepción en el MS Project es la siguiente: una vez creado el nombre y el rango
como lo hicimos en los casos anteriores y tengamos abierto el cuadro Detalles de
‘REYES’, confirmamos que la excepción es No laborable y el patrón de repetición
Anual, en esto tampoco hay diferencia con las excepciones anteriores. Lo
siguiente, es seleccionar la opción que permite optar por un día de la semana
según el orden en el que se presente en el mes elegido (ver paso 3 de la
excepción AÑO NUEVO), en este caso configuraremos mediante las pestañas el
segundo lunes de enero. Para entender mejor este procedimiento examine la
leyenda que hemos incluido en la figura 77. Termine la operación definiendo 66
repeticiones como ya lo hemos hecho antes y cierre el cuadro Detalles de
‘REYES’ con Aceptar.

Figura 77. Configuración de la excepción REYES en el formulario Detalles de…

El resultado de nuestra programación para este festivo podemos revisarlo

mediante el “almanaque” del cuadro Cambiar calendario laboral. Debemos
esperar una vista del mismo semejante a la mostrada en la figura 78, en donde
además del AÑO NUEVO y la NAVIDAD, aparece ahora la excepción REYES
ubicada en el mes de enero de 1984.
 Figura 78. Calendario COSTUMBRE NACIONAL con las excepciones: AÑO
NUEVO, NAVIDAD y REYES configuradas.

También en la figura 79 se muestra esta misma excepción para el mes de enero

de 1985, notemos cómo en este año, el MS Project cumpliendo el patrón definido
por nosotros, señala el 14 de enero como fecha asignada, cuando en realidad este
festivo ocurrió el 7 de enero, esta diferencia nos obliga a proponer la discusión que
presentamos a continuación.

Figura 79. Excepciones: AÑO NUEVO y REYES en enero de 1985.

Para el día de REYES, conviene revisar si efectivamente, hemos podido reflejar
fielmente el modo como se ha establecido legalmente este festivo, para ello
revisemos el mes de enero de los años que van de 1986 a 1991, mediante el
“Almanaque” del cuadro Cambiar calendario laboral y elaboramos la Tabla N°6
con los datos que arroja el MS Project. El resultado obtenido es el siguiente: de los
seis años incluidos en la serie, el festivo se presenta el segundo lunes del mes de
enero, excepto en el año de 1991 cuando cumpliendo el mandato legal, se fija el 7
de enero, porque este es el siguiente lunes después del 6 de enero (ver Tabla
N°6). Pero con el MS Project, no se logra este mismo resultado para el año de
1991, porque la regla establecida sólo dice que el festivo ocurre el segundo lunes
de enero, obviamente estamos hablando de reglas diferentes, porque el MS
Project no nos ofrece los medios para fijar este festivo exactamente como lo pide
la ley. Por lo tanto, lo que hemos propuesto es un patrón que apenas se aproxima
al requerimiento real. En este caso, de seis años analizados el patrón configurado
sólo falla en un año.
Un análisis más detallado de la diferencia que tendríamos entre los dos métodos
utilizados para establecer el día de REYES (el legal y el utilizado en el MS
Project), nos indica que en un intervalo de 28 años que va desde 1986 a 2013,
existen ocho ocasiones en donde el segundo lunes de enero no coincide ni con el
día 6,ni con el día 7 (días que están dentro de la definición legal del festivo), lo que
nos señala claramente que en el 8/28(28,6%) de las oportunidades, nuestra regla
del MS Project falla con respecto a lo que realmente debería poderse programar
con fidelidad.

DIA DE REYES
(Comparación entre la fecha real y la excepción programada en el MS
Project entre 1986 y 1991)
Festivo Año Día de Día de Primer Segundo
Nº enero enero lunes de lunes de
según la según el enero enero
ley MS
Project
1 1986 13 lunes 13 lunes X
2 1987 12 lunes 12 lunes X
3 1988 11 lunes 11 lunes X
4 1989 9 lunes 9 lunes X
5 1990 8 lunes 8 lunes X
6 1991 7 lunes 14 lunes X

Tabla N° 6. Programación del DIA DEREYES.

Como conclusión, vale decir que no todos los festivos existentes en los
calendarios reales son fáciles de reproducir en el MS Project empleando un patrón
único de repetición, lo que recomendamos en aras de la sencillez de nuestras
programaciones es emplear los modelos que mejor se aproximen a la realidad,
aceptando cierto margen de error, normalmente estas diferencias no son
significativas para los buenos resultados del proyecto. Sin embargo, el usuario
puede realizar las modificaciones que considere pertinentes, sobre todo si
adquiere un dominio pleno de las herramientas disponibles en el MS Project para
lograr una mayor fidelidad en sus programaciones.
Dejamos a iniciativa del lector el desarrollo de las dos excepciones restantes de
este ejercicio. El día de INDEPENDENCIA se debe configurar con la misma
metodología explicada para el día de AÑO NUEVO o el de NAVIDAD, mientras
que el DÍA DE LA RAZA, debe tratarse como en el caso del día de REYES. En
todo caso, es muy provechoso que el usuario del MS Project intente escudriñar al
menos con el nivel de detalle que hemos mostrado aquí, las diferencias que
encuentre entre lo que se logra en el MS Project y lo que acontece realmente. Las
figuras 80, 81, 82 y 83 servirán de guía para validar los hallazgos de este ejercicio.

Figura 80. Configuración de la excepción INDEPENDENCIA en el formulario

Detalles de…
 Figura 81. Calendario COSTUMBRE NACIONAL con las excepciones: AÑO
NUEVO, NAVIDAD, REYES e INDEPENDENCIA configuradas.

Cuando haya terminado de elaborar las excepciones, el cuadro cambiar

Calendario laboral, debe ser semejante a la figura 83, lo importante en este
resultado es verificar que se encuentran registradas todas las excepciones que se
requerían para definir nuestro calendario y que los rangos de aplicación son los
necesarios para cubrir los proyectos que desarrollemos con base en su aplicación.
No olvide cerrar el cuadro Cambiar calendario laboral mediante el botón
Aceptar, porque de lo contrario perderá el trabajo realizado.
Figura 82. Configuración de la excepción DIA DE LA RAZA en el formulario
Detalles de…
 Figura 83. Calendario COSTUMBRE NACIONAL 9H X 5D con las excepciones:
AÑO NUEVO, NAVIDAD, REYES, INDEPENDENCIA y DIA DE LA RAZA.

En la figura 84, se muestra la excepción DIA DE LA RAZA en el mes de octubre

de 2013, para hacer notar que la regla implementada en el MS Project no se
cumplirá en esa ocasión, porque el tercer lunes de octubre es posterior al lunes 14
de octubre que es el día correcto, según la definición establecida en la ley
colombiana y cuyo patrón se indicó en la Tabla N°5. Circunstancias de esta
naturaleza, nos permiten concluir que, a pesar de la flexibilidad que existe en el
software para diseñar a la medida las excepciones, hay situaciones reales que no
son fácilmente reproducibles mediante el empleo de un patrón general. En tales
casos, lo más aconsejable en términos de programación, es crear las excepciones
que mejor se aproximen a la periodicidad del festivo real.

Figura 84. Excepción DIA DE LA RAZA en octubre de 2013.

Si se ha adquirido suficiente destreza en la configuración de excepciones con la

complejidad que estamos proponiendo, crear una excepción única en una fecha
dada como puede ser la celebración de los 50 años de la empresa, en donde por
su puesto la junta directiva autoriza la interrupción de los proyectos que se
adelantan para festejar el acontecimiento, se convierte en una operación muy
sencilla que describimos a continuación.