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GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Cuadro de clasificación documental
Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

GESTIÓN
DOCUMENTAL
Escuela Superior de Administración Pública Unidad didáctica

ESAP. Cuadro de clasificación
documental.
Pedro Eugenio Medellín Torres
Director Nacional Autor
Javier Augusto Mayor Forero
Fernando Guzmán Rodríguez
Subdirector Académico Corrección de estilo, acompañamiento
pedagógico, diseño instruccional, diseño
Jairo Díaz Pinzón gráfico y virtualización.
Subdirector de Alto Gobierno
Equipo Componente 1
Mauricio Vasco Moscovith Fortalecimiento del proceso de
Subdirector de Proyección Institucional capacitación virtual
Proyecto ESAP – CMA
Ruby Maritza Gerena Useche
Jefe Departamento de Capacitación Fecha última versión
Junio 2019
ESAP - CMA ha verificado, hasta donde es posible, que el contenido de los enlaces web
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UNIDAD DIDÁCTICA
CONTENIDO
RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA 4
Competencia 4
ELEMENTOS CONCEPTUALES 5
Propósitos 8
Benéficios 9
Características 10
Elementos constructivos 12
Modelos 15
Etapas metodológicas 23
GLOSARIO 36
REFERENCIAS 39
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RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA
Los documentos que son producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (de-
pendencias) de las organizaciones, como resultado de la ejecución de actividades realizadas en virtud
del cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones legalmente asignadas, constituyen el
conjunto orgánico de documentos sobre los cuales resulta necesario desarrollar la operación archi-
vística de clasificación documental.
En la presente unidad didáctica, se presenta un instrumento archivístico denominado cuadro de cla-

sificación documental, una herramienta esquemática que permite la identificación y codificación de
las unidades administrativas y funcionales (dependencias), es decir, las secciones y subsecciones do-
cumentales y, por otra, la identificación y la codificación de los documentos producidos y/o recibidos
en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones legalmente asignadas y en desarrollo de
procesos, procedimientos y actividades formalmente establecidas, es decir, las series, subseries y uni-
dades documentales.
Palabras clave. clasificación documental, clasificación funcional, clasificación orgánica, clasificación

orgánico-funcional, cuadro de clasificación, modelos.
Competencia
Reconoce los elementos conceptuales y metodológicos del cuadro de clasificación documental para
aplicarlos en el proceso de organización de los documentos producidos y/o recibidos por las entida-
des públicas, empresas privadas y organizaciones sociales y/o comunitarias, contribuyendo al desa-
rrollo, posicionamiento y fortalecimiento de una gestión administrativa orientada hacia la transpa-
rencia y la democratización de la información.
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ELEMENTOS CONCEPTUALES
La clasificación documental es representada codificación de los documentos producidos

en un instrumento archivístico denominado y/o recibidos en cumplimiento de las compe-
cuadro de clasificación documental, que es tencias, las atribuciones y las funciones legal-
esencialmente una herramienta esquemática, mente asignadas y en desarrollo de procesos,
basada en un proceso de jerarquización, cla- procedimientos y actividades formalmente
sificación y descripción que permite, por una establecidas, es decir, las series, subseries y
parte, la identificación y codificación de las unidades documentales (Schellenberg, 1987;
unidades administrativas y funcionales (depen- Roberge, 1990; Heredia, 1991; Lodolini, 1993;
dencias), es decir, las secciones y subsecciones Cruz, 1996; Arévalo, 2003 y Alberch, 2003)
documentales y, por otra, la identificación y la (Figuras 1 y 2).
A JERARQUIZACIÓN B
CLASIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN
Figura 1. Consideraciones generales Fuente: elaboración propia.
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Desde la perspectiva de la gestión y administración de documentos y archivos, el término “cuadro

de clasificación documental”, presenta diferentes acepciones, como se indica a continuación.
AG
RU
PA
N
CIÓ
MI
CARACTERÍSTICAS DIFERENCIAS
EN
CA
TO
I
TIF
ELEMENTOS
Una estructuraINDIVIDUALES
jerárquica y lógica que reflejo los funciones y los actividades de una or-
EN
ID
ganización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en

ORDENACIÓN
suma de un sistema que organizo intelectualmente la información y que permite situar

los documentos en sus relaciones los unos con los otros para constituir eso que se llama
generalmente expedientes. El sistema de clasificación es un modelador de información,
irremplazable por un índice, por más sofisticado que sea. Elaborado a partir de las fun-
ciones de la organización, el sistema de clasificación tiene igualmente como ventaja
normalizar la denominación de los expedientes. El requisito previo indispensable para
la elaboración de un sistema de clasificación es, pues, un perfecto conocimiento de las
funciones del organismo que genera los documentos. Michel Roberge, 1990
El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y el

único que permite una visualización conjunta de los fondos y las relaciones jerárquicas
entre los grupos, así como de la institución y de la actividad que desarrolla. Asimismo,
es el elemento que permite planificar de manera sistemática todas las operaciones de
tratamiento del archivo, desde la transferencia y la evaluación y eliminación, hasta la
realización de los instrumentos de descripción y de los calendarios de conservación.
Ramón Alberch, 2003
Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación

producida por una institución. En ellos, se registran jerárquicamente las secciones, sub-
secciones, series y subseries documentales. Julia Godoy de Lozano y María Imelda
López Ávila, 2001
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Las definiciones relacionadas anteriormente Un primer nivel relacionado con la identifi-

permiten analizar y comprender que el cuadro cación jerarquizada de la estructura orgánica
de clasificación documental es un instrumen- de las organizaciones, específicamente de las
to archivístico de carácter eminentemente unidades administrativas y funcionales (de-
técnico y que refleja jerárquica y lógicamente pendencias) responsables de la producción y/o
la estructura orgánica de las organizaciones recepción de los documentos, determinando
estableciendo criterios de diferenciación, es- la codificación de las secciones y subsecciones
tratificación y relacionamiento de las agrupa- documentales; y un segundo nivel referente a
ciones documentales producidas y/o recep- la identificación analítica y sistematizada de las
cionadas por las unidades administrativas y competencias, atribuciones, funciones, pro-
funcionales (dependencias) en cumplimiento cesos, procedimientos y actividades de las uni-
de competencias, atribuciones y funciones dades administrativas y funcionales (depen-
legalmente asignadas y en desarrollo de los dencias), y que guarda correspondencia con la
procesos, los procedimientos y las actividades codificación jerarquizada y lógica de las series,
formalmente establecidas. subseries y unidades documentales (Figura 2).
Es importante mencionar que el cuadro de cla-

sificación documental presenta dos (2) niveles
de identificación.
IDENTIFICACIÓN Y SECCIONES Y SUBSECCIONES

CODIFICACIÓN DOCUMENTALES
IDENTIFICACIÓN Y SERIES, SUBSERIES Y

CODIFICACIÓN UNIDADES DOCUMENTALES
Figura 2. Niveles de identificación. Fuente: elaboración propia.
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Dado lo anterior, es necesario tener presente que la importancia del cuadro de clasificación docu-
mental radica fundamentalmente en el hecho de que se trata de un instrumento técnico que posibilita
la organización de los archivos, proporcionando una estructura jerarquizada y lógica que permite la
representación sistematizada de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades admin-
istrativas funcionales (dependencias) en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones
y en desarrollo de procesos, procedimientos y actividades, por una parte, facilitando la localización
conceptual de los mismos, es decir, las condiciones de acceso y consulta y, por otra parte, facilitando
la localización física, es decir, las condiciones de control y manejo.
Propósitos
El cuadro de clasificación documental, como y funciones y en desarrollo de procesos, pro-
instrumento técnico, tiene tres (3) propósitos cedimientos y actividades; en segundo lugar,
fundamentales, a saber. facilitar la localización conceptual de los doc-

umentos, garantizando las condiciones de ac-
En primer lugar, identificar y caracterizar ceso y consulta de la información contenida en
una estructura lógica de jerarquización, cla- los mismos y, en tercer lugar, facilitar la local-
sificación y descripción de los documentos ización física de los documentos, garantizando
producidos y/o recibidos por las unidades ad- la organización, administración, control y con-
ministrativas funcionales (dependencias) en servación de los mismos (Schellenberg, 1987;
cumplimiento de competencias, atribuciones Heredia,
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LOCALIZACIÓN
FÍSICA DE
ÍDOCUMENTOS
ESTRUCTURACIÓN
JERÁRQUICA
Y LÓGICA DE
DOCUMENTOS
LOCALIZACIÓN
CONCEPTUAL DE
DOCUMENTOS
Figura 3. Propósitos. Fuente: elaboración propia.
Beneficios
El cuadro de clasificación documental es un organizaciones tienen la posibilidad de dispon-
instrumento de carácter técnico, cuya elabo- er de una herramienta archivística que permite
ración y aplicación trae consigo significativos facilitar y optimizar las condiciones de organi-
beneficios para el proceso de organización de zación, administración, control, consulta y con-
los documentos producidos y/o recibidos por servación de los documentos (Schellenberg,
las unidades administrativas funcionales (de- 1987; Heredia Herrera, 1991; Lodolini, 1993;
pendencias) en cumplimiento de competen- Cruz Mundet, 1996; Arévalo Jordán, 2003;
cias, atribuciones y funciones y en desarrollo Alberch, 2003 y Archivo General de la Nación
de procesos, procedimientos y actividades, te- -AGN-, 2004) (Figura 4).
niendo en cuenta que por medio del mismo, las
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A. HOMOGENIZAR
TÉCNICAS, B. ESTANDARIZAR
HERRAMIENTAS ACTIVIDADES
Y CONCEPTOS ARCHIVÍSTICAS
D. FACILITAR C. REGULAR Y
LOCALIZACIÓN CONTROLAR
DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS
Figura 3. Propósitos. Fuente: elaboración propia.
Características
El cuadro de clasificación documental está fun-
damentado en la identificación y aplicación de Alberch, 2003 y Archivo General de la Nación
los principios teóricos que han orientado el de- -AGN-, 2004).
sarrollo de la disciplina archivística, es decir, el

principio de procedencia y el principio de orden Dicho cuadro tiene las siguientes característi-
original (Schellenberg, 1987; Heredia, 1991; cas (Archivo General de la Nación -AGN-,
Lodolini, 1993; Cruz, 1996; Arévalo, 2003; 2004) (Figura 5).
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6 1
SIMPLIFICACIÓN FLEXIBILIDAD
5 2
ESTABILIDAD ESPECIFICIDAD
4 3
UNICIDAD DELIMITACIÓN
Figura 5. Características. Fuente: elaboración propia.
• Flexibilidad. El cuadro de clasificación do- • Delimitación. El cuadro de clasificación do-

cumental debe estructurarse permitiendo cumental debe estructurarse teniendo en
la inclusión de nuevas agrupaciones docu- cuenta la identificación de los documentos
mentales producidas y/o recibidas por las producidos y/o recibidos por las unidades
unidades administrativas y funcionales (de- administrativas funcionales (dependen-
pendencias), así, por una parte secciones cias), independientemente de las tipologías
y susbsecciones documentales y, por otra, documentales o la época de producción y/o
series y subseries documentales. recepción, evitando la inclusión de seccio-
nes y subsecciones documentales y series
• Especificidad. El cuadro de clasificación y subseries documentales de procedencia
documental debe estructurarse teniendo externa.
en cuenta la identificación de series y sub-
series documentales de carácter específico, • Unicidad. El cuadro de clasificación docu-
es decir, la clasificación y la jerarquización mental debe estructurarse teniendo en
concreta y precisa de los documentos pro- cuenta el principio de unidad del fondo do-
ducidos y/o recibidos por las unidades ad- cumental, es decir, delimitando de manera
ministrativas funcionales (dependencias), clara y concreta la estructuración y jerar-
evitando la inclusión de series y subseries quización de los documentos producidos
documentales confusas o ambiguas.
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y/o recibidos por las unidades administra- lugar, la modificación y actualización de las
tivas funcionales (dependencias) sin esta- secciones y subsecciones documentales
blecer como criterios o características de y las series y susbseries documentales sin
estructuración y jerarquización del fon- romper su estructura.
do los límites temporales y la edad de los
documentos. • Simplificación. El cuadro de clasificación
documental debe estructurarse teniendo
• Estabilidad. El cuadro de clasificación do- en cuenta la identificación de subdivisiones
cumental debe estructurarse teniendo en precisas y concretas de jerarquización de
cuenta competencias, atribuciones, fun- los documentos producidos y/o recibidos
ciones, procesos, procedimientos y activi- por las unidades administrativas funcio-
dades de las unidades administrativas fun- nales (dependencias), es decir, la identifi-
cionales (dependencias), cuya permanencia cación de subdivisiones necesarias en la
permite, en primer lugar, el desarrollo de estructuración de las secciones y susbsec-
una operación archivística de clasificación ciones documentales, sin extralimitarse en
documental segura y estable y, en segundo la jerarquización.
Elementos constitutivos
La estructura del cuadro de clasificación documental de los documentos producidos y/o recibidos por
las unidades administrativas funcionales (dependencias) de las organizaciones, como herramienta ar-
chivística, de acuerdo con los planteamientos metodológicos del Archivo General de la Nación -AGN-
(2004), debe responder básicamente a la identificación de criterios de jerarquización, diferenciación y
estratificación de las agrupaciones documentales (Figuras 6 y 7, Tabla 1).
La estructura del cuadro general de clasificación archivística será jerárquica y atenderá a los con-
ceptos básicos de fondo, sección y serie que establece un principio de diferenciación y estratifi-
cación de las diversas agrupaciones documentales que conforman el acervo de una dependencia
o entidad. De esta manera, los documentos se reúnen en agrupaciones naturales, a saber: fon-
do, sección, serie, subserie, expediente, unidad documental (Archivo General de la Nación -AGN-,
2004, p. 10).
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FONDO A
SECCIÓN B F UNIDAD
SERIE C
E EXPEDIENTE
D SUBSERIE
Figura 6. Elementos. Fuente: elaboración propia.
A continuación, son presentadas las agrupaciones documentales que constituyen elementos del
cuadro de clasificación documental.
Tabla 1 . Elementos constitutivos.
ELEMENTO DESCRIPCIÓN
FONDO
DOCUMENTAL
SECCIÓN
DOCUMENTAL
SERIE
DOCUMENTAL
SUBSERIE
DOCUMENTAL
EXPEDIENTE
UNIDAD
DOCUMENTAL
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UNIDAD DIDÁCTICA
FONDO
SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN
SERIE SERIE
SUBSERIE SUBSERIE UNIDAD UNIDAD UNIDAD
EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE

EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE UNIDAD UNIDAD
UNIDAD UNIDAD UNIDAD
Figura 7. Elementos. Fuente: elaboración propia.
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Modelos
Existen cuatro (4) modelos de cuadro de clasificación documental, los cuales se estructuran de
acuerdo con las características y necesidades identificadas en relación con los documentos que son
producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (dependencias) de las organi-
zaciones en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones y en desarrollo de procesos,
procedimientos y actividades.
• Cuadro de clasificación orgánico. El cuadro de clasificación orgánico se fundamenta en la identi-

ficación y la caracterización de la estructura orgánica de las organizaciones, es decir, las unidades
administrativas funcionales (dependencias) responsables de la producción y/o recepción de los
documentos y/o expedientes. Es importante señalar que dicho cuadro de clasificación documen-
tal tiene una desventaja y se trata básicamente de su rigidez, situación que indiscutiblemente
constituye un inconveniente en el proceso de estructuración de las organizaciones administra-
tivas modernas, teniendo en cuenta que, tal como lo expresa Schellenberg (1987) “la estructura
orgánica de las dependencias gubernamentales modernas es demasiado fluida para proporcio-
nar una base segura en la clasificación” (p. 106).
Al respecto, Sierra (2006) expresa que:
(…) tiene como base la estructura orgánica y el orden jerárquico preestablecido para cada or-
ganización (organigramas) en el cual se parte de la idea que cada unidad administrativa define
las unidades mayores (secciones y subsecciones), y su aplicabilidad en la mayoría de los casos
es para fondos cerrados y/o organizaciones que no varíen mucho en el tiempo. El inconveniente
de este tipo de cuadros es el que las organizaciones no son estáticas en el tiempo, sino por el
contrario, cambiantes estructuralmente de acuerdo con sus propias necesidades, ocasionando
la modificación y actualización constante del CCD (p. 89).
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MINISTERIO DE CULTURA
1. DESPACHO DEL MINISTRO
1.1. Asesorías
1.1.1. Asesorías de Circulación Internacional de Artistas
1.1.2. Asesorías de Circulación Nacional de Artistas
1.2. Cooperación Internacional
1.2.1. Cooperación Internacional Bilateral
1.2.2. Cooperación Internacional Multilateral
1.3. Cooperación Nacional
1.3.1. Cooperación Privada
1.3.2. Cooperación Pública
2. DESPACHO DEL VICEMINISTRO
2.1. Derechos de Petición
2.2. Informes Institucionales
3. SECRETARÍA GENERAL
3.1. Actos Administrativos
3.1.1. Circulares
3.1.2. Resoluciones
3.2. Historias
3.2.1. Historias de Inmuebles
3.2.2. Historias de Vehículos
3.3. Inventarios
3.3.1. Inventarios de Elementos de Consumo
3.3.2. Inventarios de Elementos Devolutivos
Fuente: elaboración propia.
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MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

1. DESPACHO DEL MINISTRO
1.1. Informes
1.1.1. Informes de Gestión
2. OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
2.1. Actas
2.1.1. Actas de Comité de Gerencia
2.1.2. Actas de Comité del Fondo de Compensación Ambiental
2.2. Derechos de Petición
2.3.1. Informes de Gestión Institucional
2.3.2. Informes de Requerimiento Legal
3. OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES
3.1. Acuerdos Internacionales
3.1.1. Acuerdos Bilaterales
3.1.2. Acuerdos Bilaterales de Cooperación Internacional
3.1.3. Acuerdos Multilaterales
3.1.4. Acuerdos Multilaterales de Cooperación Internacional
3.1.5. Acuerdos Regionales
3.2.1. Informes de Gestión Institucional
3.2.2. Informes de Requerimiento Legal
3.3. Tratados Internacionales
3.3.1. Tratados Bilaterales
3.3.2. Tratados Multilaterales
3.3.3. Tratados Regionales
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• Cuadro de clasificación funcional. El cuadro de clasificación funcional se fundamenta en la

identificación y caracterización de las funciones sustantivas y facilitativas que son cumplidas por
las unidades administrativas funcionales (dependencias) que integran la estructura orgánica de
las organizaciones; es decir, las funciones que determinan la estructura de las secciones y las
subsecciones documentales que integran el fondo documental, partiendo de la identificación y
caracterización de las funciones genéricas, es decir, de carácter administrativo, y continuando
con la identificación y caracterización de las funciones específicas, es decir, de carácter técnico
directamente relacionadas con la prestación de servicios o la provisión de bienes propios del
cumplimiento de la misión de una entidad. Es importante señalar que, si bien es cierto, las fun-
ciones pueden modificarse, surgir y desaparecer, proporcionan una base que representa mayor
seguridad y estabilidad para mantener la construcción clasificatoria.
En este sentido, Cruz (1994) señala que:
(…) las funciones varían de magnitud a Uno de los problemas que plantea este sis-
lo largo de la historia de una entidad (...). tema, quizá el que requiere más agudeza,
También se puede dar el caso de que una o radica en la perfecta diferenciación entre
más funciones desaparezcan o surjan otras los órganos y las funciones (p. 243).
nuevas, en el primero darán lugar a series
cerradas que a partir de una fecha dejarán Complementando lo anterior, Sierra (2006) ex-
de crecer, y en el otro de nuevas series que presa que:
incorporaremos a la clasificación. Por tan- (…) se encuentra ligado con las funciones
to, el problema de la supresión, de la crea- de la entidad y de las unidades mayores
ción y de la ampliación de competencias (secciones y subsecciones), siguiendo
es, -como dijera Duchein- desde el punto el criterio de lo general a lo específico
de vista archivístico, un falso problema (...). partiendo de lo misional, pasando por
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lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades propias encomendadas a cada

unidad administrativa. Se considera uno de los modelos más estables en el tiempo, ya que los
Cuadros funcionales no varían tan rápidamente como los orgánicos. En cuanto a su elaboración
este modelo tiene una debilidad bastante clara, parte de las funciones actuales o para cada mo-
mento del desarrollo institucional de la organización, estableciendo cronologías e impidiendo
la relación de la documentación activa, semiactiva e histórica y restringiendo el diseño de un
modelo común o tratamiento estándar para todas las fases de archivo, dando lugar a que su
aplicabilidad por lo regular sea para fondos acumulados sin querer decir que este modelo no
funcione en otro tipo de fondo (p. 89 - 90).
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MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

1. PLANEACIÓN
1.1. Planes
1.1.1. Planes de Acción
1.1.2. Planes de Mejoramiento
1.1.3. Planes Estratégicos Institucionales de Desarrollo Administrativo
1.1.4. Planes Estratégicos Sectoriales de Desarrollo Administrativo
2. GESTIÓN JURÍDICA
2.1. Acciones Constitucionales
2.1.1. Acciones de Cumplimiento
2.1.2. Acciones de Grupo
2.1.3. Acciones de Tutela
2.1.4. Acciones Populares
3. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3.1. Registros
3.1.1. Registros de Entrada de Bienes
3.1.2. Registros de Salida de Bienes
3.1.3. Registros de Bienes Inmuebles
3.1.4. Registros de Bienes Muebles
4. ATENCIÓN DE ENFERMEDADES TRANSMISIBLES
4.1. Programas
4.1.1. Programas de Promoción, Prevención y Control de Chikungunya
4.1.2. Programas de Promoción, Prevención y Control de Dengue
4.1.3. Programas de Promoción, Prevención y Control de Leishmaniasis
4.1.4. Programas de Promoción, Prevención y Control de Malaria
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD

FÍSICA Y EL APROVECHAMIENTO DELTIEMPO LIBRE-COLDEPORTES
1. CONTROL INTERNO
1.1. Auditorías
1.1.1. Auditorías Externas
1.1.2. Auditorías Internas
1.2.1. Informes de Contraloría General de la República - CGR
1.2.2. Informes de Seguimiento y Evaluación
1.3. Planes y Programas
1.3.1. Planes de Mejoramiento de Procesos
1.3.2. Planes de Mejoramiento Institucional
2. GESTIÓN CONTRACTUAL
2.1. Contratos Estatales
2.1.1. Contratos de Arrendamiento
2.1.2. Contratos de Comodato
2.1.3. Contratos de Compraventa
2.1.4. Contratos de Cooperación
2.1.5. Contratos de Prestación de Servicios
2.1.6. Contratos de Suministros
2.1.7. Contratos Interadministrativos
3. GESTIÓN DEPORTIVA Y RECREATIVA
3.1. Planes y Programas
3.1.1. Programas de Campamentos Juveniles
3.1.2. Programas de Escuelas Deportivas
3.1.3. Programas de Festivales Escolares
3.1.4. Programas de Juegos Deportivos, Tradicionales y Comunitarios
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• Cuadro de clasificación orgánico-funcional. El cuadro de clasificación orgánico-funcional es re-

sultado de la interacción de la clasificación orgánica, es decir, la identificación y la caracterización
de la estructura orgánica de las organizaciones y consecuentemente de las unidades adminis-
trativas funcionales (dependencias) responsables de la producción y/o recepción de los docu-
mentos y/o expedientes; y la clasificación funcional, es decir, la identificación y la caracterización
de las funciones que determinan el funcionamiento de las unidades administrativas funcionales
(dependencias) que integran la estructura orgánica de las entidades y que producen y/o reciben
en su tramitación administrativa documentos específicos.
Al respecto, Sierra (2006) expresa que:
(…) ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, e incluso es el esquema
preestablecido para los archivos del orden público colombiano, como la opción más valida al in-
teractuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades
mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades inter-
medias (series y subseries) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada
unidad administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radi-
ca en dos puntos fundamentales: el primero, es que solo registra las series que le corresponden
a cada oficina de acuerdo con unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series
que no se encuentren registradas en el propio Cuadro. Y segundo, su actualización y/o modifi-
cación es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya
existente en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy
día se trasladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra ( p. 90).
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• Cuadro de clasificación uniforme-integral. El cuadro de clasificación uniforme-integral, de acuer-

do con Sierra (2006):
(…) ha sido trabajado por diversos archivistas en el ámbito mundial, e incluso es el esquema
preestablecido para los archivos del orden público colombiano, como la opción más valida al
interactuar conjuntamente con los dos modelos anteriores y caracterizarse por ser las unidades
mayores (secciones y subsecciones) definidas por la estructura orgánica y las unidades interme-
dias (series y subseries) por las funciones encomendadas por norma o reglamento a cada unidad
administrativa. Su aplicación en la actualidad es para fondos abiertos y su debilidad radica en
dos puntos fundamentales: el primero, es que solo registra las series que le corresponden a
cada oficina de acuerdo con unas funciones, no siendo muy flexible a la utilización de series que
no se encuentren registradas en el propio Cuadro. Y segundo, su actualización y/o modificación
es más o menos constante, en la medida en que cierra o crea nuevamente una serie ya existente
en unidades administrativas diferentes, lo cual se agrava teniendo en cuenta que hoy día se tras-
ladan con gran facilidad funciones de una oficina a otra (p. 90).
Etapas metodológicas
El proceso de elaboración del cuadro de clasificación documental parte de la identificación y siste-

matización de las competencias, atribuciones y funciones de las unidades administrativas funcio-
nales (dependencias) responsables de la producción y/o recepción de documentos. Adicionalmente
considera, por una parte, las disposiciones normativas que reglamentan el funcionamiento de las
dependencias; y por otra parte, los esquemas de clasificación documental existentes. Dicho Proceso
contempla el desarrollo de dos (2) etapas (Figura 8).
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- Identificación
DISEÑO Y - Jerarquización
FORMULACIÓN - Codificación
- Validación
- Formalización
INSTRUMENTACIÓN - Supervisión
- Capacitación
Figura 8. Etapas metodológicas. Fuente: elaboración propia.
• Primera etapa: Diseño y formulación. Esta etapa tiene como propósito establecer un modelo
de tratamiento de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas
funcionales (dependencias) en cumplimiento de competencias, atribuciones y funciones y en
desarrollo de procesos, procedimientos y actividades permitiendo, mediante la identificación,
jerarquización y codificación, la obtención de categorías de agrupamiento documental estables,
específicas, delimitadas, universales y flexibles (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004). Di-
cha etapa contempla el desarrollo de las siguientes subetapas.
• Identificación. Consiste en identificar las categorías administrativas y archivísticas de agru-

pamiento de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas fun-
cionales de las organizaciones (dependencias). Dicha identificación contempla, en primer
lugar, la identificación de las competencias, atribuciones y funciones generales (naturaleza
facilitativa) (Schellenberg, 1987) y, en segundo lugar, la identificación de las competencias, las
atribuciones y las funciones específicas de las dependencias (naturaleza sustantiva) (Sche-
llenberg, 1987), permitiendo determinar los criterios de diferenciación entre las organizacio-
nes y las dependencias (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004).
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UNIDAD DIDÁCTICA
COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES OFICINA ASESORA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE

Y FUNCIONES GENERALES JURÍDICA Y FINANCIERA TALENTO HUMANO
COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE GOBIERNO DIRECCIÓN DE DEMOCRACIA,

Y FUNCIONES ESPECÍFICAS DERECHOS HUMANOS Y GESTIÓN TERRITORIAL PARTICIPACIÓN Y
ACCIÓN COMUNAL
COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES ACCIONES ESTADOS HISTORIAS

Y FUNCIONES GENERALES CONSTITUCIONALES FINANCIEROS LABORALES
COMPETENCIAS, ESTUDIOS E ESTUDIOS E ESTUDIOS E

ATRIBUCIONES INVESTIGACIONES INVESTIGACIONES INVESTIGACIONES DE
Y FUNCIONES DE DERECHOS DE GOBIERNO Y DEMOCRACIA, PARTICIPACIÓN
ESPECÍFICAS HUMANOS GESTIÓN TERRITORIAL Y ACCIÓN COMUNAL
25
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Al respecto, el Archivo General de la Nación -AGN- (2004) señala que:
(…) El proceso de identificación también incluye una serie de mecanismos de semejanza e integra-
ción entre categorías, teniendo en cuenta que existe un gran número de tareas comunes a todas las
dependencias o entidades y que, por esta razón, se antoja más adecuado para el manejo de las ca-
tegorías de agrupamiento, lograr la unificación paulatina de las que tienen gran similitud, no de tipo
semántico, sino, incluso de contenido (p. 8).
• Jerarquización. Consiste en establecer los niveles de relación y/o coordinación de las categorías
administrativas y archivísticas de agrupamiento documental identificadas y los elementos de se-
mejanza y diferenciación entre las mismas con el propósito fundamental de compararlas, permi-
tiendo la ubicación en el lugar correspondiente (fondo, sección, serie), de acuerdo con criterios
de ordenación y relación específicos (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004).
OFICINA ASESORA OFICINA ASESORA OFICINA DE

JURÍDICA DE
DE PLANEACION
PLANEACIÓN CONTROL INTERNO
CONTRATOS BANCO DE AUDITORÍAS

ESTATALES PROYECTOS
26
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Al respecto, el Archivo General de la Nación -AGN- (2004) señala que:
En la jerarquización, el modelo debe dar cabida en forma lógica a todas nuestras categorías de agru-
pamiento. Esto se hará a partir de la utilización de elementos que incorporen características gene-
rales de “aglutinamiento de la acción administrativa” (función-actividad-asunto) en torno a las cuales
sea posible ubicar racional, continua y sistemáticamente a dichas categorías documentales (p. 9).
• Codificación. Consiste en establecer la ordenación y la distribución de las categorías de agru-

pamiento documental identificadas, mediante la asignación de un código con el propósito de
sistematizar y ubicar los documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas
funcionales de las organizaciones (dependencias) permitiendo el establecimiento de relaciones
documentales e interconexiones características de los documentos (Archivo General de la Na-
ción -AGN-, 2004).
A la codificación se le interpreta como la clasificación archivística en sí misma, y no como la ima-

gen y representación de cifras o símbolos (códigos), de tal forma que estos, por sí solos, no son
la solución a los problemas de la clasificación. Se ha insistido en determinar cuál tipo de códigos
o símbolos es el más idóneo (decimal, sectorial, numérico simple, etc.) cuando es el proceso más
sencillo de solucionar después de haber identificado y jerarquizado las categorías de agrupa-
miento documental.
Asignar un código permite sustituir el nombre propio o título de la categoría de agrupamiento

para fines de abreviatura o identificación, y denotar la importancia del propio código para sos-
tener y controlar el lugar ocupado por la categoría de agrupamiento (p. 9).
27
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
DESPACHO
DEL MINISTRO
OFICINA ASESORA OFICINA ASESORA

DE PLANEACIÓN JURÍDICA
DESPACHO DEL SECRETARÍA

VICEMINISTRO GENERAL
Oficina de Control
Interno
UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESPECIAL MUSEO ESPECIAL BIBLIOTECA
NACIONAL DE COLOMBIA NACIONAL DE COLOMBIA
Dirección de Dirección Dirección de Dirección de Dirección de Dirección de

Patrimonio de Artes Comunicaciones Cinematografía Fomento Regional Poblaciones
Fuente: Ministerio de Cultura.
28
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
100- DESPACHO
DEL MINISTRO
110 - OFICINA ASESORA 120 - OFICINA ASESORA

DE PLANEACIÓN JURÍDICA
200 - DESPACHO DEL 300 - SECRETARÍA

VICEMINISTRO GENERAL
210 - Oficina de
Control Interno
400- UNIDAD ADMINISTRATIVA 500- UNIDAD ADMINISTRATIVA

ESPECIAL MUSEO ESPECIAL BIBLIOTECA
NACIONAL DE COLOMBIA NACIONAL DE COLOMBIA
600 - Dirección 700 - Dirección 800- Dirección de 900 - Dirección de 1000 - Dirección de 1100 - Dirección
de Patrimonio de Artes Comunicaciones Cinematografía Fomento Regional de Poblaciones
29
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
CÓDIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONAL (DEPENDENCIA)
100 DESPACHO DEL MINISTRO
110 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
120O FICINA ASESORA JURÍDICA
200 DESPACHO DEL VICEMINISTRO
210O FICINA DE CONTROL INTERNO
300 SECRETARÍA GENERAL
400 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL

MUSEO NACIONAL DE COLOMBIA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL
500 BIBLIOTECA NACIONAL DE COLOMBIA
600 DIRECCIÓN DE PATRIMONIO
700D IRECCIÓN DE ARTES
800 DIRECCIÓN DE COMUNICACIONES
900 DIRECCIÓN DE CINEMATOGRAFÍA
1000 DIRECCIÓN DE FOMENTO REGIONAL
1100D IRECCIÓN DE POBLACIONES
30
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
DESPACHO
OFICINA ASESORA OFICINA ASESORA

DE PLANEACIÓN DE CONTRATACIÓN
OFICINA ASESORA DE OFICINA ASESORA

COMUNICACIONES DE CONTROL INTERNO
SECRETARÍA DE
SECRETARÍA DE
GOBIERNO,
GESTIÓN HUMANA SECRETARÍA SECRETARÍA SECRETARÍA SECRETARÍA
SEGURIDAD Y
Y DESARROLLO
CONVIVENCIA DE HACIENDA PLANEACIÓN DE EDUCACIÓN DE SALUD
ORGANIZACIONAL
CIUDADANA
Dirección de Dirección de
Dirección de Dirección de
Dirección de Planeación Calidad, Dirección de
Talento Humano Justicia, Seguridad
Presupuesto y Socioeconómica Pertinencia, Aseguramiento y
y Apoyo de y Convivencia
Contabilidad y Ordenamiento Cobertura y Salud Pública
la Gestión Ciudadana
Territorial Permanencia
31
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
1000 - DESPACHO

DE PLANEACIÓN DE CONTRATACIÓN

DE COMUNICACIONES DE CONTROL INTERNO
1100 - SECRETARÍA 1200 - SECRETARÍA

DE GESTIÓN DE GOBIERNO,
1300 - SECRETARÍA 1400 - SECRETARÍA 1500 - SECRETARÍA 1600 - SECRETARÍA
HUMANAY SEGURIDAD Y
DESARROLLO CONVIVENCIA DE HACIENDA PLANEACIÓN DE EDUCACIÓN DE SALUD
ORGANIZACIONAL CIUDADANA
1410 - Dirección 1510 - Dirección

1110 - Dirección de 1210 - Dirección de
1310 - Dirección de Planeación de Calidad, 1610 - Dirección
Talento Humano Justicia, Seguridad
de Presupuesto Socioeconómica Pertinencia, de Aseguramiento
y Apoyo de y Convivencia
y Contabilidad y Ordenamiento Cobertura y y Salud Pública
la Gestión Ciudadana
Territorial Permanencia
32
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
ALCALDÍA MUNICIPAL DE MACONDO
CÓDIGO UNIDAD ADMINISTRATIVA FUNCIONAL (DEPENDENCIA)
1000 DESPACHO
1010 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
1020 OFICINA ASESORA DE CONTRATACIÓN
1030 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
1040 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
1100 SECRETARÍA DE GESTIÓNHUMANAY

DESARROLLOORGANIZACIONAL
1110 DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO

Y APOYO DELA GESTIÓN
SECRETARÍA DE GOBIERNO, SEGURIDAD Y
1200 CONVIVENCIA CIUDADANA
1210 DIRECCIÓN DEJUSTICIA, SEGURIDAD

Y CONVIVENCIA CIUDADANA
1300 SECRETARÍA DE HACIENDA
1310 DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD
1400 SECRETARÍA PLANEACIÓN
1410 DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN SOCIOECONÓMICA

Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL
1500 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN
1510 DIRECCIÓN DE CALIDAD, PERTINENCIA,

COBERTURA Y PERMANENCIA
1600 SECRETARÍA DE SALUD
1610 DIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO Y SALUD PÚBLICA
33
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
SERIE DOCUMENTAL: ACCIONES CONSTITUCIONALES
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL COD SUBSERIE DOCUMENTAL
01 Acciones de Cumplimiento
02 Acciones de Grupo
01 ACCIONES
CONSTITUCIONALES
03 Acciones de Tutela
04 Acciones Populares
SERIE DOCUMENTAL: ACCIONES CONTENCIOSO ADMINISTRATIVAS
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL COD SUBSERIE DOCUMENTAL
01 Acciones de Nulidad Simple
ACCIONES Acciones de Nulidad y

03
02 CONTENCIOSO Reestablecimiento del Derecho
ADMINISTRATIVAS 04 Acciones de Reparación Directa
05 Acciones de Repetición
34
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
• Segunda etapa: instrumentación. La etapa de instrumentación tiene como propósito desarrollar

las actividades necesarias para implementar el cuadro de clasificación de los documentos produ-
cidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (dependencias) en cumplimiento
de competencias, atribuciones y funciones y en desarrollo de procesos, procedimientos y activi-
dades. Dicha etapa contempla el desarrollo de las siguientes subetapas.
• Validación. Consiste en reconocer, verificar y aprobar el cuadro de clasificación de los docu-

mentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (dependen-
cias) (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004).
• Formalización. Consiste en implementar el cuadro de clasificación en la organización de los

documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (depen-
dencias) (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004).
• Supervisión. Consiste en monitorear y evaluar, mediante el desarrollo de una estrategia

de supervisión, orientación y asesoría, la implementación del cuadro de clasificación de los
documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales (depen-
dencias) (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004).
• Capacitación. Consiste en el diseño, la elaboración y la socialización del material para el

desarrollo de las operaciones y los procedimientos de implementación del cuadro de clasifi-
cación de los documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcio-
nales (dependencias) (Archivo General de la Nación -AGN-, 2004).
35
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
GLOSARIO
Clasificación documental: operación archivística que tiene como propósito, en primer lugar, la
identificación y el agrupamiento sistemático de los documentos que son producidos y/o recibidos
por las unidades administrativas funcionales (dependencias) de una entidad y, en segundo lugar, el
establecimiento de un sistema de ordenación lógico para garantizar la organización, conservación,
control y recuperación de los mismos.
Codificación documental: asignación de un conjunto de caracteres numéricos, alfabéticos o alfanu-

méricos con el propósito de identificar los niveles de clasificación de la estructura orgánica de una
entidad (fondo documental), es decir, la identificación de las unidades administrativas funcionales
responsables de la producción, recepción y conservación de documentos y/o expedientes.
Cuadro de clasificación documental: instrumento archivístico de carácter esquemático, basado

en un proceso de jerarquización, clasificación y descripción, que permite, en primer lugar, identificar
y codificar las unidades administrativas y funcionales (dependencias), es decir, las secciones y sub-
secciones documentales y; en segundo lugar, los documentos que producen, reciben y conservan
en cumplimiento de las funciones legalmente asignadas, es decir, las series, subseries y tipologías
documentales.
Cuadro de clasificación funcional: instrumento archivístico de carácter esquemático que se funda-

menta en la identificación y caracterización de las funciones sustantivas y facilitativas cumplidas por
las unidades administrativas funcionales que integran la estructura orgánica de la entidad.
Cuadro de clasificación orgánico: instrumento archivístico de carácter esquemático que se fun-

damenta en la identificación y caracterización de la estructura orgánica de una entidad, es decir, las
unidades administrativas funcionales responsables de la producción, recepción y conservación de
los documentos y/o expedientes.
36
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Cuadro de clasificación orgánico-funcional: instrumento archivístico de carácter esquemático que

resulta de la interacción de la clasificación orgánica; es decir, la identificación y caracterización de la
estructura orgánica de la entidad y la clasificación funcional, es decir, la identificación y caracteriza-
ción de las funciones que determinan el funcionamiento de las unidades administrativas funcionales
que integran la estructura orgánica de la entidad.
Fondo documental: conjunto de documentos producidos, recibidos y conservados por una persona
natural o persona jurídica (productor documental) en cumplimiento de competencias, potestades,
funciones y actividades administrativas (trámites) reguladas por disposiciones de carácter jurídico
o procedimental.
Identificación: reconocimiento de las categorías administrativas y archivísticas de agrupamiento de

los documentos producidos y/o recibidos por las unidades administrativas funcionales de las organi-
zaciones (dependencias).
Jerarquización: establecimiento de los niveles de relación y/o coordinación de las categorías admi-
nistrativas y archivísticas de agrupamiento documental y los elementos de semejanza y diferencia-
ción entre las mismas.
Sistema de clasificación funcional: sistema que permite agrupar los documentos producidos y/o
recibidos reflejando las acciones desarrolladas por las organizaciones, es decir, las funciones sustan-
tivas y facilitativas de las unidades administrativas funcionales (dependencias).
Sistema de clasificación orgánico: sistema que permite agrupar los documentos producidos y/o re-
cibidos reflejando la estructura orgánica de las organizaciones, posibilitando establecer criterios de
jerarquización que relacionan las subdivisiones de clasificación o categorías identificadas con las uni-
dades administrativas funcionales (dependencias).
37
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Sistema de clasificación por asuntos o materias: sistema que permite agrupar los documentos
producidos y/o recibidos reflejando las temáticas o contenidos concretos y particulares desarrolla-
dos en los mismos.
Serie documental: conjunto de unidades documentales o archivísticas de estructura y contenido

homogéneo producidas y/o agrupadas de manera repetitiva y continuada por una persona jurídi-
ca o persona natural (productor documental) en cumplimiento de competencias, potestades, fun-
ciones y actividades administrativas (trámites) reguladas por disposiciones de carácter jurídico o
procedimental.
Subserie documental: conjunto de unidades documentales que conforman una serie documental, y
que se encuentran jerarquizadas e identificadas separadamente del conjunto de unidades documen-
tales que conforman la serie documental por el contenido y características específicas de las unidades
documentales derivadas del cumplimiento de las competencias, potestades, funciones y actividades
administrativas (trámites).
38
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
REFERENCIAS
Acevedo, G, F. (2004). Introducción a la organización de archivos. Ciudad de México, México: Archivo

General de la Nación -AGN-.
Alberch, I., y Fugueras, R. (2004). Los archivos entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento.
Barcelona, España: Editorial de la Universitat Oberta de Catalunya -UOC-.
Archivo General de la Nación -AGN- (2004). Cuadro general de clasificación archivística: instructivo
para su elaboración. Ciudad de México, México: Archivo General de la Nación -AGN.
Arévalo, J., V. (2002). Teoría, fundamentos y práctica de la archivología. Buenos Aires, Argentina: e-li-
bro.net.
Cruz, J. R. (1996). Manual de archivística. Madrid, España: Fundación Germán Sánchez Ruipérez /
Editorial Pirámide S. A.
Godoy, J., y López, Á. M. (2001). Cartilla de clasificación documental. Bogotá, Colombia: Archivo Ge-
neral de la Nación -AGN.
Heredia, H., A. (1991). Clasificación de un fondo de archivo. En: Archivística general: teoría y práctica
(Cap. 9). Sevilla, España: Diputación Provincial de Sevilla.
Lodolini, E. (1993). Archivística. Principios y problemas. (Trad. Costa Paretas). Madrid, España: Fede-
ración Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Do-
cumentalistas - Anabad.
Mikelerena, P., F., y Cruz, M. J. (1998). Información y documentación administrativa. Madrid, España:
Editorial Tecnos.
39
GESTIÓN
DOCUMENTAL
UNIDAD DIDÁCTICA
Montejo, U., Á (1997). La clasificación de fondos archivísticos administrativos. Revista Métodos de In-
formación (MEI), 4(17-18).
Páez, G., M. A. (2004). El Cuadro de clasificación integrado: normalización de la clasificación archi-

vística. Revista PH, 47.
Roberge, Michel (1990). Le Systéme de Classification des Documents Administratifs. En Lligall: Re-
vista Catalana d’Arxivística. Número 2. Barcelona, España.
Schellenberg, T. R. (1987). Archivos modernos: principios y técnicas. Ciudad de México, México: Archi-
vo General de la Nación.
Sierra, E., L. F. (2006). Consideraciones generales sobre cuadros de clasificación documental (CCD).
Códice, 2(29).
40

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GESTIÓN

Subdirección de Proyección Institucional -ESAP-

Escuela Superior de Administración Pública Unidad didáctica

RESUMEN DE LA UNIDAD DIDÁCTICA

En la presente unidad didáctica, se presenta un instrumento archivístico denominado cuadro de cla-

Palabras clave. clasificación documental, clasificación funcional, clasificación orgánica, clasificación

La clasificación documental es representada codificación de los documentos producidos

Figura 1. Consideraciones generales Fuente: elaboración propia.

Desde la perspectiva de la gestión y administración de documentos y archivos, el término “cuadro

ganización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en

suma de un sistema que organizo intelectualmente la información y que permite situar

El cuadro de clasificación es el primer instrumento de descripción de un archivo y el

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación

Las definiciones relacionadas anteriormente Un primer nivel relacionado con la identifi-

Es importante mencionar que el cuadro de cla-

IDENTIFICACIÓN Y SECCIONES Y SUBSECCIONES

IDENTIFICACIÓN Y SERIES, SUBSERIES Y

Figura 2. Niveles de identificación. Fuente: elaboración propia.

El cuadro de clasificación documental, como y funciones y en desarrollo de procesos, pro-

fundamentales, a saber. facilitar la localización conceptual de los doc-

En primer lugar, identificar y caracterizar ceso y consulta de la información contenida en

sificación y descripción de los documentos ización física de los documentos, garantizando

ministrativas funcionales (dependencias) en servación de los mismos (Schellenberg, 1987;

cumplimiento de competencias, atribuciones Heredia,

Figura 3. Propósitos. Fuente: elaboración propia.

Figura 3. Propósitos. Fuente: elaboración propia.

los principios teóricos que han orientado el de- -AGN-, 2004).

sarrollo de la disciplina archivística, es decir, el

Lodolini, 1993; Cruz, 1996; Arévalo, 2003; 2004) (Figura 5).

Figura 5. Características. Fuente: elaboración propia.

• Flexibilidad. El cuadro de clasificación do- • Delimitación. El cuadro de clasificación do-

Figura 6. Elementos. Fuente: elaboración propia.

Tabla 1 . Elementos constitutivos.

SECCIÓN SECCIÓN SECCIÓN

SUBSERIE SUBSERIE UNIDAD UNIDAD UNIDAD

EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE

UNIDAD UNIDAD UNIDAD

Figura 7. Elementos. Fuente: elaboración propia.

• Cuadro de clasificación orgánico. El cuadro de clasificación orgánico se fundamenta en la identi-

Al respecto, Sierra (2006) expresa que:

Fuente: elaboración propia.

MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

Fuente: elaboración propia.

• Cuadro de clasificación funcional. El cuadro de clasificación funcional se fundamenta en la

En este sentido, Cruz (1994) señala que:

lo dispositivo o reglamentario y terminando en las actividades propias encomendadas a cada

MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

Fuente: elaboración propia.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL DEPORTE, LA RECREACIÓN, LA ACTIVIDAD

Fuente: elaboración propia.

• Cuadro de clasificación orgánico-funcional. El cuadro de clasificación orgánico-funcional es re-

Al respecto, Sierra (2006) expresa que:

• Cuadro de clasificación uniforme-integral. El cuadro de clasificación uniforme-integral, de acuer-

El proceso de elaboración del cuadro de clasificación documental parte de la identificación y siste-

Figura 8. Etapas metodológicas. Fuente: elaboración propia.

• Identificación. Consiste en identificar las categorías administrativas y archivísticas de agru-

COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES OFICINA ASESORA SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE

COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES DIRECCIÓN DE DIRECCIÓN DE GOBIERNO DIRECCIÓN DE DEMOCRACIA,

Fuente: elaboración propia.

COMPETENCIAS, ATRIBUCIONES ACCIONES ESTADOS HISTORIAS

COMPETENCIAS, ESTUDIOS E ESTUDIOS E ESTUDIOS E

Fuente: elaboración propia.

Al respecto, el Archivo General de la Nación -AGN- (2004) señala que: