1 interlinea libre

Código TRD

2 interlineas libres

Lugar de origen y fecha de elaboración

4 a 5 interlineas libres
CARGO

4 a 5 interlineas libres
CERTIFICA QUE:
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

2 interlineas libres
Texto:
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1 a 2 interlinees (según la extensión del texto)
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4 a 5 interlineas libres
REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES

3 a 4 interlineas
Transcriptor:

Carrera 20 N° 8-02, Cód. Postal 850001, Tel. 6336339, Ext. _______________, Yopal, Casanare 1 de 3
www.casanare.gov.co - ___________________@casanare.gov.co
 INSTRUCTIVO DE ELABORACIÓN

CERTIFICACIÓN: El certificado es un documento de carácter probatorio, público o

privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne
(acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto
judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial). Se recomienda que la
comunicación se escriba en letra Arial tamaño entre 10 y 12, utilizados en los
procesadores de texto y no utilizar negrilla.

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

- Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos

- Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y
- Becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos,
documentos de identidad, entre otros.

La certificación al igual que la constancia tiene como objetivo fundamental dar a conocer
información de carácter personal.

Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

- Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- Usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortes;
- Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;
- Distribuir el texto de acuerdo a su extensión;
- Suministrar la información en forma personalizada;
- Expedir siempre en original;
- Utilizar el formato establecido en el sistema MECI-CALIDAD.

PARTES

Código: Sistema convencional que identifica la sección que produce el documento con
su respectiva serie. Corresponde al sistema de clasificación que documental
establecido en las Tablas de Retención Documental.

Lugar de origen Se escribe al comienzo del documento después del código y no al final del
y fecha de texto. Se registra en forma completa en el orden de: nombre del lugar de
elaboración: origen (mayúscula inicial), día, mes (en letras y minúscula), y año (sin
separarlo con punto.

Cargo: Cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida,

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www.casanare.gov.co - ___________________@casanare.gov.co
 centrado, precedido de los artículos el o la, también en mayúscula sostenida.
Los nombres de cargos muy extensos se pueden escribir en dos líneas para
guardar proporción visual con los otros datos. Ejemplo:

EL SECRETARIO DE AGRICULTURA,
GANADERIA Y MEDIO AMBIENTE

Identificación Se escribe en mayúscula sostenida y centrado, la palabra certifica seguida de

del documento: dos puntos (:). Ejemplo:
CERTIFICA:

Texto: Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción “Que”, escrita en mayúscula
inicial. En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del
solicitante en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.
En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el
tratamiento y en apellido. En el último párrafo se especifica el motivo por el
cual se expide la certificación y de preferencia se escribe el destinatario.

Remitente y Escribir el nombre y apellidos completos del responsable, en mayúscula

firmas sostenida, sobre el margen izquierdo.
responsables.

Transcriptor: Nombre y apellido de la persona responsable de elaborar, digitar o transcribir

la comunicación

Carrera 20 N° 8-02, Cód. Postal 850001, Tel. 6336339, Ext. _______________, Yopal, Casanare 3 de 3
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