GUIA TeCNICA GTC

COLOMBIANA 14

ADMINISTRACION DE LA CAUDAD Y ELEMENTOS

DEL SISTEMA DE CAUDAD. DIRECTRICES PARA
COMPRAS Y APROVISIONAM NTOS

QUALITY NAGEMENT o QUALITY SYSTEM

ELEMENTS. G ERN NG PURCHASES AND
SUPPLIES

stracion; administracion
calidad; compras;
ntos; relacion c1iente-

Editada por el Instituto GJlombiano de Normas Tecnicas y Certificaci6n (ICONTEC)

Apartado 14237 Santafe de Bogota, D.C. - Tel. 2218912 - Fax 2221435
 o Colombiano de Normas Tecnicas y Certificaci6n, ICONTEC, es el organismo nacional
alizaci6n, segun el Decreto 2269 de 1993.

= ICONTEC es una entidad de caracter privado, sin animo de lucra, cuya Misi6n es fundamental
ara brindar soporte y desarrallo al productor y pratecci6n al consumidor. Colabora con el sector
bemamental y apoya al sector privado del pais, para lograr ventajas competitivas en los
e cados interno y externo.

s los sectores involucrados en el proc de Normalizaci6n Tecnica

mites Tecnicos y el periodo de ulta Publica, este ultimo
, del publico en general.

o TEC cuenta con un Centra de Informaci6n que pone a disposici6n de los interesados
. emacionales, regionales y nacionales.
STRACION DE LA CAUDAD Y ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CAUDAD.
RICES PARA COMPRAS Y APROVISIONAMIENTOS

or parte de la empresa q a obtener y asegurar la

'siones con el fin de log ntener la calidad de sus

en os generales respecto al cono .

r.

Iucfa todos los sectores encargados de las actividades de compras y suministros.

;:,-:c. e e las directrices y requisitos para

empresa que ejercen influencia sobre las posibilidades

rador
 as interrelaciones necesarias que obligan al proveedor y al usuario a especificar,
(as necesidades de precisi6n respecto a la calidad de los productos y/o servicios
comprados y sobre las fluctuaciones de la demanda con el fin de responder alas
necesidades de los clientes internos 0 externos de la empresa.

:== ~::!-ponsabilidad del personal relacionado con la funci6n de compras adaptar y definir las
:odologfas practicas de aplicaci6n de esta gufa, de acuerdo con la situaci6n propia de la
c presa y apoyandose, si es necesario, en los documentos legislativos necesarios.

,.. 300: Organisation et Gestion de la Production Industrielle - Sous - Traitance Industrielle-

laire.

;:::-- 0: Organisation et Gestion de la Production Industrielle - Concept Fondamentaux de la

duction - Definitions.

s et Definitions des Elements Constitutifs et de Leurs Approvisionnements

=. ::.-- : _"3 les.
 --es desarrolladas dentro del cielo de calidad del producto con el objeto de poner a
- ---- "on de la empresa los recursos necesarios para la actividad de esta, de acuerdo con sus
- -:;:-en es necesidades.

sa tiene como objetivo el satisfac

que le permita su propio desarrollo.

e ales exigencias, las que se relacionan con el desemperio, los plazos y los precios no se
en satisfacer sin un dominio de las compras y suministros necesarios para la entrega de los
os y/o servicios de la empresa.

- - as y suministros representan frecuentemente para la empresa los principales

- "':: e costo y ejercen, en consecuencia, una gran influencia sobre sus resultados en la
- :- : <> las mejores compras sean verdaderamente el primer medio para asegurar la

:: - presa.

=. =-~fesa es responsable de los suministros ordenados para sus clientes y

- =- - -- :::: ps a con respecto a la calidad se extiende hacia sus propios proveedores.
 - ~~e as que la empresa prevea, evalue y administre los riesgos en el campo de las
ministros, tal como 10 hace en las otras actividades necesarias para su
o.

racion eficaz del subsistema de administracion de compras y suministros da a la

a sus clientes la confianza en la organizacion y el dominio en el proceso de compras y
- 5~ s. Dicha administracion permite un desarrollo coherente de las actividades internas y
-=--a~ de la empresa.

_3 ncion compras y suministros interviene en la elaboracion de la politica general y en la

~a "0 de las estrategias de la empresa. AI asegurar una administracion eficaz de los recursos
·0 contribuye al mejoramiento de la competitividad de la empresa.

ministros se halla en el campo de las relaciones

an con la adquisicion de los p servicios que son
resa.

s), esta funcion permite r las estrategias de la

icas apropiadas. Con a los proveedores, la
e el respeto al codig a definido con base en

urar que el producto y/o

lIeva, entre otras, las

r relaciones con los proveedore

(mediano, largo plazo)

Desarro ar las fuentes de compras/suministros m iante la busqueda y seleccion

de los proveedores y de los productos y participar en la calificacion de los mismos

Asociar la asistencia tecnica con toda idea 0 accion que pueda contribuir a mejorar
el desempeno de los productos 0 servicios comprados

ar las propuestas de proveedores, asi como sus sugerencias para reducir

mejorar el desempeno
-- - -:::~ a los encargados de otros subsistemas de administracion de la empresa
- --_"-caciones de toda indole (tecnica, economica, reglamentaria, etc.) que
"a sobre el entorno
 esolver, de acuerdo con su ingerencia, los problemas y los desacuerdos que
edan surgir con los proveedores.

:-- 0 etico comun y reconocido para las dos partes debe regir las relaciones
oveedor, as! como la posible suspension de relaciones. La seleccion del tipo de relacion
- ida entre las dos partes, comun 0 de sociedad, debe ser explfcita.

=:a elaciones lIevan, a mediano 0 a largo plazo, a la satisfaccion de las necesidades

e la empresa, las cuales estc'm caracterizadas normalmente por niveles de
·da lazos y precios, a partir de los datos q rovienen de proveedores en

ocasionadas, por ejemplo por ctividad, el desempefio

la necesidad de innovaci' den lIegar a modificar
acer necesario el buscar aboracion mas estrecha

voluntad recfproca de
s intereses comunes y

realizar med ante una declaracion de

e]emploa:

de produccion que imponen

a tiempo)

:- := :::- elaciones de sociedad, mediante la celebracion de un contrato, puede inciuir

- :- :--= a eparticion de riesgos y la reparticion de ganancias.

az de satisfacer estas expectativas no se de be considerar como

eniente cuidar con mas enfasis la salud de este tipo de sociedad.
::- - -:=.;~;ar un mejor dominio de los procesos, las compras se deben c1asificar en funci6n de
=. -- ertinentes, de acuerdo con la naturaleza de los productos y/o servicios implicados.
Je 0 de establecer esta tipologfa, es conveniente tener en cuenta los riesgos
=- -:: .z os con

::> ODUCTOS PARA ALMACENAMIENTO Y

I RIBUCION

=: :- _Ea ue se trate de compras nacionales 0 de compras internacionales, la problematica es la

que conviene tener en cuenta la diversidad de legislaciones, reglamentaciones y usos
cumplir.

:.:.Je-;::=;, __ -:~: - 10 se pueden realizar en la medida en que haya conocimiento preciso de

='-2- 'un perfecto conocimiento de los medias disponibles, especialmente en
_ ercado y el capital de trabajo de la empresa.
 a compras/suministros tiene como funci6n el analizar cuales son las necesidades
implicitas de los clientes internos 0 externos (personas que ordenan, usuarios) e
re otros,

internas de suministro que

. as que se integraran.

iento de los product omprensi6n de su uso,

cuantitativas), asf la administraci6n de los

Evaluar disponibilidad del mercado teniendo en cuenta el desempeno tecnico,

las cantidades, los plazos y los costos requeridos

Evaluar las condiciones econ6micas de recepci6n, inspecci6n, usa y disposici6n

mediante la actualizaci6n de ficheros sobre articulos y proveedores. El costa
global del suministro esta constituido por el numero de gastos que contrae la
empresa hasta el momento en el cual el c1iente usa el suministro e incluye
:::.e entos externos y elementos internos tales como
 aptacion entre las prestaciones que
es

'on previa de los proveedores GTC 19) en funcion de

nto a la identificacion empresas coma a la
ades, alas calificacion ificaciones eventuales,
o de las auditorias r s alas proveedores 0
nces.

de modo que incluya

Iidad, 0 10 mas abierta
e podran de este modo

do, el precio a pagar, el

parametro esencial de

n precision las funciones esperadas tlucto y/o servicio, 0 de uno

mponentes, expresados exclusivamente n terminos de finalidades 0 de

• ncional de condiciones (GTC 12) que expresa las exigencias en terminos de

e medias, constituye el fin de la formulacion de la necesidad y permite elaborar
- - =. -- c erfsticas requeridas par el comprador.

:--- en este documento permiten obtener propuestas para la obtencion de un

- -a.- adecuado, con el fin de presentar las propiedades y las caracterfsticas
o que satisfaga las condiciones previstas.
proveedores a competir, de tal for que propongan diferentes
las necesidades expresadas. Un e o de tales soluciones en
debe desarrollarse para seleccio s proveedores en cada

gir por procedimient

vas a:
 de seleccion de las propuestas recibidas se debe someter a procedimientos
entados que inciuyan, entre otros:

o dado para determinar

cificadas.

nza del com prador en la

el registro, calificacion 0

e su sistema, bien sea

ion de las necesidades

con el respeto de n establecido que inciuya

onsabilidades, dis industrial e intelectual,
za. ransparencia.

=.-~ aluacion se efe tua enumerando los elementos que per en que el comprador se haga
ea de la capacidad del proveedor para soportar los cambios en la situacion economica, asi
e la capacidad para resolver /os aspectos relacionados con /a comercializacion. Esta
=- ;= 'on se relaciona con:

a identificacion de la empresa: Razon social, status juridico, filiaciones, vfnculos

~ e sociedades, accionistas, estructura del balance, capital, actividades,
:- "esionalismo de bs principales directivos, distribucion de responsabilidades,
=.-- a e social, informacion interna, entrenamiento y rotacion del personal

ia del proveedor frente al mercado relacionado con la compra:

del mercado del cliente, programacion de actividades, innovaciones,
 ejes de desarrollo, apoyo sobre centros tecnologicos regionales 0 internacionales,
renovacion de la c1ientela, posicion frente a la competencia

La polftica comercial: prioridades comerciales, redes de distribucion,

profesionalismo de los equipos comerciales y/o tecnico-comerciales, precios,
actitud al negociar, muestreo, rapidez de reaccion

La capacidad del proveedor para cumplir con sus compromisos: tasas de

gravamen, capacidad de inversion, importancia y naturaleza de los puntos de
discrepancia, acatamiento de los plazos, precios, desempefios, contenido y
aplicacion de garantfas, capacidad de mantenimiento.

re las exigencias de aseguramiento a calidad que incumban al

ede fundamentar sobre uno de 10 . ntes elementos 0 sobre

ones de aseguramiento
on y la seleccion efectuada

-3 ;:,:>. l:>-
•• y I cion de un modelo para asegur ropiada para un tipo de
o y/o serv do deben generar beneficios an omprador como para el
eedor. El analisl riesgos, costos y beneficios para las es determina la extension y
a raleza de la inf macion necesaria, asi como las disposl ones que cada parte tiene la
acion de implementar para asegurar la ob encion de la calidad que se pretende.
- -~- un modelo para asegurar la calidad (NTC-ISO 9001, NTC-ISO 9002, NTC-ISO 9003)
evaluacion de todos los proveedores existentes 0 potenciales. Las necesidades de
- -- ~- - 0 se deben acomodar alas necesidades relativas a la actividad del comprador.

- - - - =-es de las auditorfas de calidad (NTC-ISO 10011-1), formalizadas en un informe de

:-~-:.... en elementos fundamentales de administracion para alcanzar los objetivos
- ::::: c empresa. Tales conclusiones se sacan de cuestionarios que el proveedor
- -- ~ de verificaciones, del analisis documental (referencias, argumentos, etc.).

c conclusiones de auditorfas de calidad debe facilitarle al comprador la

- evaluacion de proveedores que reunan todos los datos necesarios.
 eedor presente un certificado con validez vigente de su sistema de calidad, que
- a ercera parte 0 de un tercer organismo reconocido, puede constituir una base
- - .::..L;- el sistema de calidad del proveedor.

- == e expresan en terminos de requisitos las disposiciones descritas en los modelos para el

iento de la calidad, el comprador puede desear verificar, para productos y/o servicios
:: == -cos, como se seleccionan 0 se adaptan los medios tecnicos para obtener las
:erlsticas y las propiedades requeridas.

general el personal tecnico es el encargado de suministrar los resultados de esta

a .. . Es os ultimos conciernen, ademas de los elemen os del procedimiento de realizacion
~-::>. .• del producto y/o servicio comprado, alas capacidades de produccion, al grupo de
ie s medios de manejo, produccio ,e ins ccion, la competencia tecnica
n.

erramientas de decision
tes a las que presentan

pacidad de estos para

elativas a la calidad. El
e producto y/o servicio
y al desempeno de 105

adaptar los criterios de seleccion de los proveedores segun la naturaleza del producto
mprador (por ejemplo sobre el catalogo, sobre la especificacion, etc.).

-~. ro, la evaluacion de este consiste en apreciar su capacidad de satisfacer

segun un pliego de condiciones 0 un conjunto de especificaciones.
_~ 'adas tecnica 0 economicamente, deben ser objeto de un pedido 0 de
- ~ e aluaci6n tiene par abjeto asegurar, para el suministro interno, que el suministro adquirido
::.6 ajusta a sus exigencias y que, en caso de falla, se tomaran acciones correctivas.

~ iente externo puede exigir tal evaluaci6n, la cual puede constituir un media para respetar la
= _c rmidad del producto y/o servicio esperado de acuerdo a sus exigencias.

_-: usuarios, los servicios internos 0 terceros organismos que poseen todos los datos del
= - ato necesarios para la evaluaci6n, pueden realizar la evaluaci6n del suministro.
:= ivel de evaluaci6n posiblemente se fija de modo contractual mediante los terminos del pedido.
bservese que es necesaria un coherencia entre las exigencias frente a los suministros y los
niveles de riesgo aceptados por sus usuarios. Los niveles de evaluaci6n se deben adaptar a cada
actividad en funci6n de los suministros, el tipo de clientela, el modo de distribuci6n, transporte,
etc.

_as acciones de control implican la elaboraci6n de un plan de inspecci6n que estipule, entre
:- os, los aspectos particulares que se verificaran, las personas, los servicios u organizaciones
-c i1itados, las frecuencias de inspecci6n, los plazos que se observaran, los criterios de
~== aci6n, las posibles acciones correctivas que se tomaran y la documentaci6n.

=- =,.. de inspecci6n se puede ejecutar mediante tres modelos de aseguramiento de la calidad,

- - e rate de la inspecci6n y 105 ensayos finales (NTC-ISO 9003), en la producci6n, instalaci6n
- io posventa (NTC-ISO 9002) 0 desde el disefio hasta el servicio posventa (NTC-ISO 9001).

medios de inspecci6n, ya sean del c1iente 0 pertenezcan a terceros, deben ser objeto de
~_~e dos con el proveedor, tanto en su naturaleza como en su utilizaci6n, con el fin de facilitar las
:- - -etaciones y convenir metodos de verificaci6n y contraste.
-B expresi6n de los resultados de la evaluaci6n prevista en el pedido puede aparecer bajo la
: a de

etodos, los medios y la expresi6n d

ra considerada.

Es necesario id gregarlos antes de que

se tomen las ac proceso para lograr la
con 0 idad, de

o mediante contrato a
o de las caracterfsticas
I plan de inspecci6n

alesquiera que sean los metodos de evaluaci6n y la expresi6n de los resultados, la

--., onsabilidad del proveedor con el suministro queda sometida a la legislaci6n vigente.

CONDUCCION DEL ACTO DE COMPRA

TOMA DE LA EXPRESION DE LA NECESIDAD

- conveniente cerciorarse que la necesidad del usuario, expresada perfectamente al interior de

~ e presa, sea transmitida al proveedor sin duda alguna por las partes involucradas. Si es
- - --~ '0. se deben consultar todas las personas implicadas con el fin de facilitar la expresi6n de
-=. '0 ad.
.
:::~=. "" exis ir diferentes formas de expresar una sola necesidad, por 10 cual sera necesario
=_-- er sus equivalencias para poder asf efectuar las conversiones mas apropiadas y unificar
ecesidad.

En los sectores industriales y/o tecnicos (Ienguaje, unidades de medida,

especificaciones tecnicas, c6digos de use, etc.)

- - pues de las . aciones, y despues de un n detenido de estas, se

e e comenzar con el fin de seleccionar a roveedores con base en
a evaluaci6n del

Durante esta fa
respe ar odas la

ienda no pasar por alto

u bre, incomprensi6n 0
proveedores.

unque la form
ueden celebrar
un valor jurfdi na evidencia en 10 que
especta a la cali os de la compra.

El examen y la decisi6 de tener en cuenta ciertos datos del acu

consciente y con conocimiento de causa.

::: funci6n de la naturaleza de la compra, los documentos de compra, sea cual sea el soporte,
:= en contener datos que se relacionen, en todo 0 en parte, con la lista no exhaustiva que se
-~ ciona a continuaci6n:
Objeto del acuerdo: tipo, modelo, clase 0 cualquier otra identificaci6n precisa;
referencias a licitaci6n, referencias a compromisos anteriores, referencias a
muestras, c6digo (codificaci6n interna), referencia del proveedor, etc.)

Contratantes: nombres de los encargados de la elaboraci6n del pedido,

direcciones completas, nombres de los firmantes, nombres de los representantes

Demoras de las diferentes fases de ejecuci6n del acuerdo: suministro de

documentos de disposiciones, de despacho, de embarque, de entrega, de puesta
en servicio

ado, que se pueda revisar, formula de r isi6n, actualizable, ajustable),

ecisando las condiciones), infra aciones (precisando las
orte (multiples precios de cantid porte total del contrato,
paridad mone aria (tasa de con enumerada en la lista),
s (IVA, di ersos impuestos, t

(producci6n, montaje,
• de entrega, de puesta en

tilizados para la reda

ciones
namiento: embalaje, pre condicio es tecnicas, embalaje
embalaje consignado, (plan d paletizaci6n, paletas
, paletas consignadas)

Unida : de necesidad, de producci6n, de a

almacen miento, de facturaci6n

Recepci6n: provisional, en perfodo de prueba, definitiva, con inspecciones

cuantitativas, cualitativas, administrativas

Inspecci6n: tipo (destructivo, no destructivo), condiciones, responsabilidades

(proveedor, cliente, terceros organismos), normas de referencia, informes de
inspecci6n (medidas), certificados de conformidad, Iistos para imprimir
Aduana: requisitos de operaciones aduaneras, oficinas de aduana utilizadas,
lugares de transito

Direcciones: de entrega, de facturaci6n, de transmisi6n de documentos, de

devoluci6n de documentos, de transmisi6n de informaci6n

Acuses de recibo y/o confirmaci6n de acuerdo y, mas generalmente, el modo de

publicaci6n de los acuerdos emitidos

Garantfas: de medios, de resultados, de desempefios, de adaptaci6n tecnica, de

defectos ocultos, de responsabilidad por defectos en el producto (seguridad)

to con normas y con la legislaci6n en . or de los parses de destino 0

n los titulos, los numeros y las edici de los documentos)

las exigencias del usuario, i do la metodologra de

ncias en a eria de asegura de la calidad

nsferencia de riesgos,
lectual, patentes

Condiciones especiales de compra (referencias al derecho aplicable a la

jurisprudencia)

Firmas, delegaci6n de representaci6n y/o de compromiso de la empresa

ecesidad imperiosa de una verificaci6n que asegure que el documento expedido
'" valido)
 artes deben examinar y aprobar los documentos de compra antes de divulgarlos, para
;-- -:acer las exigencias especificadas.

- _ ~-:o la celebraci6n del acuerdo (pedido 0 contrato) las disposiciones previamente negociadas
,=:.=- on precisar de modo imperativo. Estas pueden tratar de certificaci6n de la empresa, de un
_- _ ,0 y/o un servicio, una hoja de especificaciones, una relaci6n de las norm as par aplicar,
- - emas, las clausulas especfficas de aseguramiento de la calidad pueden expresar de modo
-~actual las exigencias del comprador.

si servicio al uso de este en las

uiar la selecci' n de las clausulas de

", ebe dar precisi urante la redacci6n del acuerdo con

levar sobrecostos ue ambas partes tend ran que sufragar.

-:_"':.ar las recomendaciones contenidas en esta guia para la redacci6n del acuerdo constituye
- :<::-8 para desarrollar las acciones necesarias que dan confianza apropiada al acto de
- ::: = caso de litigio 0 de juicio por parte de una instancia exterior, es vital la validaci6n de
-=- ::: -::; 0 que los contratantes han deseado mas profundamente). Precisamente porque un
al en el marco de la legislaci6n y con la fuerza de la formalizaci6n impartida tiende

n- se debe dar preferencia a un arreglo amistoso, a la vez que se reserva la

o brar peritos aceptados por las partes, 0 arbitros peritos. Hasta el final de la
el arreglo amistoso, el comprador es dueno de las decisiones aun cuando este
;:::.- a someterse alas decisiones del arbi ro. A pa 'r del recurso de los tribunales el
::. =-'''' <> capa del comprador y las decisio es ya 0 le incumben, salvo la transacci6n.
:::a~a evitar cualquier litigio en ca so de apelacion a la justicia, es indispensable precisar las
=:.. sulas del derecho aplicable y nombrar el tribunal competente y el lugar de su asiento.

-3 circulacion interna de informacion y comunicacion con respecto a los acuerdos se debe

s.::ablecer segun las necesidades y las practicas de la empresa. Esta debe favorecer la rapidez
:- 31 flujo de documentos y en la toma de decisiones.

=) conjunto de las acciones desarrolladas 0 generadas despues del establecimiento del acuerdo
ara tratar de que la otra parte respete Jas condiciones contractuaJes, segun el ultimo documento
a eptado por las partes, se debe aceptar como una operacion excepcional. Con el fin de aliviar el
echo de que haya inf acion insuficiente de parte del proveed acia su cliente, el comprador
::ebe favorecer la ion preventiva respecto a la modifi 'correctiva, con el fin de
:: . ar conflictos n el respeto a los compromisos c ales.

rdo puede ser objeto de rea n: el acuse de recibo, la

, de documentos tecnicos, os, la actualizacion 0 la

vacion que va a utilizar.

cuerdo, fax, telecopia,
rica, un seguimiento al

iscrepancias relativas a
ratamiento de asuntos

n aspecto muy po ante de tales procedimientos se r las disposiciones para

ejorar los canales comunicacion entre el comprador y eedor en los factores que
. ciden sobre la calida

e la celebracion del acuerdo se deben precisar de modo imperativo el modo de pago y los
s de pago.

~ ate obliga al comprador a pagar segun los vencimientos y las condiciones previstas en el
_ e do.
~ - ncion compras/suministros debe tomar todas las medidas para permitir el seguimiento del
~" de compra y la conservacion de documentos de compra, en el marco de las disposiciones
::13 es.

CUADRO DE CONTROL DE COMPRAS/SUMINISTROS

CONFORMACION DEL CUADRO DE CONTROL

el fin de determinar si el funcionamiento del subsistema de administracion de

pras/suministros se adapta a los objetivos fijados por los centros de decision de la empresa,
- conveniente elaborar, a partir de un conjunto de indicadores, un cuadro de control de la
L cion de compras/s . istros.

herramien a de sin esis que perm r una vision clara de los

os resul ados ob e idos, para r ar rapidamente a las no
ecer co araciones.

eguimiento mienta de ayuda en la

ision impresc s compras y suministros
ara medir las os.

Ele ant s relativos a los movimientos indu • ompras que involucran,

igual te, a un subsistema interno de adminl n diferente a compras, por
ejemplo s indicadores relativos a los movimiento de tesorerfa y a sus demoras.

-::"cadores se deben seleccionar con buen juicio en funcion de los objetivos a los cuales
esponder. Los indicadores basicos deben aparecer en la elaboracion del tablero de

----a "on transmitida por los indicadores son, 0 bien datos brutos, 0 desviaciones, 0
. Dicha informacion debe ser representativa de la situacion 0 de una actividad dada
_:=c' - elmente la realidad, debe estar actualizada a in ervalos determinados, y ser susceptible
-=-
e resada facilmente en datos economicos.
 Igaci6n de la informaci6n debe estar regida por procedimientos ya establecidos. Las
~ ...•
alizaciones se deben determinar en funci6n de la meta perseguida. Los indicadores deben

- a la informaci6n relativa a los acuerdos celebrados, al subsistema de administraci6n de

pras/suministros, 0 a los sistemas de administraci6n internos diferentes pero que requieren
-;= ejo comun, debe aparecer en el tablero de control de compras/suministros. Para una buena
=:; inistraci6n de este tablero es necesario definir sus objetivos, las responsabilidades para el
anejo de la informaci6n que entra y sale, as! como los medios necesarios para su manejo y
nsulta.
 .. n del almacenamiento de la informaci6n del ablero de control debe ser igual 0 superior
-::: arlOS.

- alia de la simple fotograffa de las actividades relativas a compras/suministros, la gesti6n del

- e 0 de mandos debe permitir consolidar la memoria interna de la funci6n
ras/suministros.

nveniente cerciorarse, antes de la publicaci6n, de que todos los datos necesarios para el
~ eedor aparecen en el acuerdo y se pueden identificar facilmente, bien sea

as por el proveedor, se
o las bases del nuevo

ve toda la informaci6n
uministro. Por 10 menos

ecibo, la informaci6n cuantitativa 0 cualitativa relativa al acuerdo se debe registrar en

= -- :::-. apropiado del tablero de control.

nicaciones generales en caso de li igio se deben catalogar y dirigir 10 mas pronto

e al proveedor. Es imperativo ponerse rapida en e en contacto con el proveedor para
ar el problema amistosamente si e si le.
 D INISTRACION DE LA INFOR ACIO
SUMINISTROS

Por el proveedor, que debe certificar en un documento los resultados de las

inspecciones realizadas al interior 0 cedidas en el subcontrato

Por el cliente (comprador 0 destinatario), que debe registrar tal informacion, as!
como la comunicada por el proveedor y que concierne al control de no
conformidades 0 de fallas que el c1asifica por media de procedimientos
documentados para determinar 10 siguiente:

racion promedio de los

al de acuerdos,

_ e elaborar la factura es con e 'e ciorarse de que todos los terminos de esta
~:: _ con el acuerdo y comparar la ~a •...
0 los elementos del acuerdo, la remision y los
= :::'enidos al momento de la rece '0

sario establecer y lIevar permane '8 en e registros de los proveedores aceptables por
~ '0 de un archivo que de indicacio es, 0 menos, sobre los desempeiios, los plazos, los
s y los volumenes de ven a . _a -~ caciones se deben actualizar.
 ador de be establecer junto con cada proveedor una colaboraci6n estrecha y un sistema
aci6n reciproca con el fin de permitir una mejora continua de la calidad.

luci6n de la informaci6n se realiza en funci6n del mejoramiento, especilamente en los

:;;; ::: es puntos:
 ministraci6n de la reseiia hist6rica de los precios es indispensable. Esta debe ser objeto de
dimientos internos documentados. A cada precio debe corresponder una cantidad y una
E a de referencia. En ciertos casos es conveniente aiiadir gastos diversos (vease el numeral 6.2.)
-""3 acilitar la determinaci6n del costo total.

de 105 compradores con las otras

intemo5 0 extemIDS.

prador as gur~
E- esa relacio a~

= entrenamiento del personal de compras/suministros varfa segun las responsabilidades

_ nadas y el campo de actividad. Es e entrenamiento se puede relacionar con:
Aspectos jurfdicos: reglamentaciones de transporte, de existencias, de
documentos de aseguramiento, de modalidades de pago
 criterios de selecci6n y c1asificaci6n del personal de compras /sum inistros se pueden
-= a ·onar, segun el cargo ocupado y la actividad, con todas 0 parte de las siguientes cualidades:

En la disponibilidad de anim que es necesari para mantener buenas

onas, sobre la estabilidad emo 'onal y sobre el respeto a la etica

:e deben asignar los recursos necesarios en funci6n de la impo ncia que representa el valor de
a compras y suministros en la empresa. Es conveniente estudiar las proporciones adecuadas
ara determinar ellimite de los recursos 6ptimos .

. aci6n del subsistema de compras/suministros mediante la distribuci6n de los recursos

permite realizar economfas muy superiores a su costa de funcionamiento .

.. n de compras/suministros es funci6n de la estructura general de la empresa. Dicha

~ -e puede definir, especialmente, de acuerdo con:
= el marco de la tendencia de la empresa, el subsistema de compras/suministros se relaciona
- erentemente con los otros subsis emas y con el entorno. Para este prop6sito, aquel se de be
nsiderar como un subsistema de ejecuci6n, de administraci6n y de informaci6n.

secuenci
'as dentr

os que correspond en tal subsistema, es con eniente buscar y utilizar

pertinen es actualizados xactos.

=1 personal de ir, tratar y transmitir la

ormaci6n sobrr con sus componentes
merciales, econ

=s conveniente apoy rse en sistemas de comunicaci6n pa adaptar el subsistema de

mpras/suministros al entorno interno y externo cuya situaci6n esta en continua evoluci6n. Tales
-istemas le permiten, mediante la reducci6n del tiempo de respuesta, desarrollar mas
apidamente las previsiones necesarias, mejorar la flexibilidad de sus estructuras e incrementar la
-lcacia de sus recursos.

:...;:,oelATION FRAN<;AISE DE NORMALlSA TIO . Gestion de la qualite et elements de

e qualite. Lignes Directrices pour les Acha set les Approvisionnements. Paris. 1990,24 pp
- 128).