PROCESO DE GESTIÓN DE HSEQ

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y CONTROL DE

DOCUMENTOS DEL SGI

CÓDIGO: GH-PR-01 VERSIÓN 01 FECHA: 17 / 04 / 2020

:

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. REGISTROS

7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

8. CONTROL DE DISTRIBUCION

Elaboro: Revisado: Aprobó: Fecha:

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DOCUMENTOS DEL SGI

CÓDIGO: GH-PR-01 VERSIÓN 01 FECHA: 17 / 04 / 2020

:
1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para la elaboración y presentación de los documentos

asociados al Sistema de Gestión integral de las Normas Técnicas Colombianas
ISO 9001, 14001 y OHSAS 18001 de NAILS SPA PELUQUERÍA.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos internos que soporten los procesos de Gestión de
las Normas Técnicas Colombianas ISO 9001,14001 y OHSAS 18001 de NAILS
SPA PELUQUERÍA.

3. DEFINICIONES

Caracterización: Documento que tiene como finalidad describir cada proceso,

estableciendo entre otros, el objetivo, alcance, responsables, normativa aplicable y
los indicadores necesarios para garantizar su control.

Documento: Información y su medio de soporte.

Documento interno: Documento generado dentro de Gestión de las Normas ISO

9001, 14001 y OHSAS 18001 de NAILS SPA PELUQUERÍA. Ej.: Procedimiento,
guía, instructivo, entre otros.

Documento externo: Documento generado por entidades externas a NAILS SPA

PELUQUERÍA pero que es requerido en los procesos. Ej.: normas,
especificaciones técnicas, leyes, decretos, resoluciones externas, entre otros.

Ficha técnica: Documento que contiene características técnicas de un producto,

elemento, proceso, maquina o material.

Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignación o anotación de

datos.

Guía: Documento que establece observaciones y lineamientos a seguir para

asegurar el cumplimiento de los objetivos.

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Instructivo: Descripción escrita y detallada sobre cómo efectuar las actividades y
procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.

Manual: Documento que contiene información válida y clasificada sobre un

aspecto determinado. Es un compendio de información fácilmente accesible.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

Programa: Documento que describe el conjunto de actividades, objetivos, metas

de la organización, incluida su planificación en el tiempo, los recursos necesarios y
el personal responsable de la implementación.

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman

elementos de entrada en resultado.

Protocolo Laboratorios: Documento en el cual se establece un conjunto de

normas y procedimientos para los laboratorios, que garantizan el control de
riesgos procedentes de agentes biológicos, físicos o químicos que afectan la salud
y seguridad de las personas y el medio ambiente.

Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas

o de resultados alcanzados.

Diagrama de flujo: secuencia de las actividades de forma gráfica.

4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

4.1. ELABORACION DE DOCUMENTOS

4.1.1 ENCABEZADO

El encabezado de los documentos del Sistema Gestión de las Normas Técnicas

Colombianas ISO 9001,14001 y OHSAS 18001 de NAILS SPA PELUQUERÍA,
debe configurarse de la siguiente manera:

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:
B

A C

D E F

A: Logotipo de la empresa

B: Proceso al cual pertenece según mapa de proceso

C: Tipo y nombre del documento

D: Código del documento

E: Versión al que pertenece el documento

F: Fecha al que pertenece el documento

A. LOGOTIPO DE LA EMPRESA: En este recuadro se plasma el logotipo

definido por la organización.

B. PROCESO AL CUAL PERTENECE SEGÚN MAPA DE PROCESO: Se

escribe el proceso asociado que realizó el documento (si aplica). según
mapa de proceso Debe ir centrado y el tipo de letra preferiblemente Arial.

C. TIPO Y NOMBRE DEL DOCUMENTO: Denominación con la cual se titula

el documento. Debe ir centrado, y en mayúscula.

D. CÓDIGO: Los documentos del sistema de gestión establecido en los

procesos de NAILS SPA se codifican de la siguiente forma:
Las dos primeras Letras AB de la codificación son los procesos al que pertenece
el documento generados en NAILS SPA y debe ir en letra Mayúscula. Como se
muestra a continuación en la siguiente tabla.

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NOMENCLATURA DE LOS PROCESOS

GG: Gestión Gerencial

GP: Gestión de prestación de servicios de belleza

GM: Gestión de máquinas y equipos

GT: Gestión del recurso humano

GH: Gestión de HSEQ

GC: Gestión de Compras

Las dos segunda Letras AB son los tipos de documentos, como se muestra a
continuación en la siguiente tabla.

FO: Formatos GU: Guías PL: Plan

MA: Manuales IN: Instructivos PR: Procedimientos

La Tercera Letra AB es el consecutivo de dos dígitos iniciando en 01.

Ejemplo de la codificación:

GCC-GU-001 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS.

E. VERSIÓN: Número de veces que se ha actualizado el documento. Con un

solo digito iniciando con el número 01.

F. FECHA: Se asigna la fecha de elaboración y/o modificación del documento,

en formato día/mes/año (numérico).

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G. PÁGINA: Se trata de la numeración de cada una de las páginas del

documento, X de Y.

4.1.2. TABLA DE CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

4.1.3. Procedimientos generales

El cuerpo de los procedimientos debe estar configurado de la siguiente manera:

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6. REGISTROS

7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

8. CONTROL DE DISTRIBUCION

OBJETIVO: Describe el propósito para el cual va hacer diseñado el

procedimiento.

ALCANCE: Es el campo de aplicación del procedimiento.

DEFINICIONES: Se describen las palabras con sus respectivas interpretaciones

que serán nombradas en el procedimiento. Se deben definir aquellos términos
que puedan presentar dificultad para quienes ejecutan el proceso.

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DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES: Se describe el paso a paso o las
actividades para lograr el producto o el servicio.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Se especifican los documentos que se
relaciona para la elaboración del procedimiento.

REGISTRO: Se establecen los registros que genera el procedimiento

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO: Se define la identificación de los

cambios que ha sufrido el documento. Tal como se estipula en la tabla anexa.

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

Versión
Se describe los cambios que se le Fecha en que se
actual del
realizan al documento realiza el cambio
documento

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN: Se identifica el control de entrega del

procedimiento tal como se estipula en la tabla anexa.

FECHA
VERSION ENTREGADO A: DE FIRMA DE RECIBIDO
ENTREGA

Fecha en
Versión
Persona que recibe el que se Firma de quien recibe el
actual del
documento entrega el documento actualizado
documento
documento

Para los procedimientos guías instructivos, manuales y planes (excepto los

formatos) la primera hoja del documento en la parte inferior debe llevar el
siguiente recuadro:

A B C D

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A. ELABORÓ: describe el personal encargado de la elaboración del

documento.
B. REVISÓ: Describe el cargo de quien revisa el documento de acuerdo al
proceso.
C. APROBÓ Describe el cargo de quien aprueba el documento de acuerdo al
proceso, coordinador del SGI.
D. FECHA: Día en que se firmó los documentos.

FORMATOS
Para los Formatos generado dentro del Sistema de Gestión de las Normas ISO
9001,14001 y OHSAS 18001 de NAILS SPA PELUQUERÍA, deben llevar el
encabezado como se estipula en el numeral 5.1.1.

En la última hoja de cada uno de los documentos (excepto formatos), se adiciona

el siguiente recuadro que contiene:

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 ISO 9001
 ISO 14001
 OHSAS 18001

6. REGISTROS

Formato de creación y/o anulación de documentos.

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7. CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA

8. CONTROL DE DISTRIBUCION

FECHA
VERSION ENTREGADO A: DE FIRMA DE RECIBIDO
ENTREGA

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