Objetivo de la Serie ABC de la

ABC DIRECCIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DSA

SUBSECRETARIA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
Acercar la gestión de la Dirección de
Servicios Administrativos de la
Subsecretaría de Gestión Institucional,
a los funcionarios del nivel central
TRANSFERENCIAS para dar a conocer los servicios
prestados y recibir una

DOCUMENTALES PRIMARIAS retroalimentación oportuna de los

usuarios para realizar mejoras
continuas.

Consiste en la remisión técnica y controlada de los documentos de los Archivos de Gestión u Oficina al Archivo
Central de la SED, de conformidad con las Tablas de Retención Documental (TRD).

¿Cómo acceder al servicio?

La Dirección de Servicios 3. Solicitar al Archivo Central

Administrativos atiende las 1. Seleccionar los expedientes el rango de numeración para
solicitudes de Transferencia que han cumplido el tiempo las cajas de archivo que serán
Documental Primaria de las de retención en Archivo de transferidas.
oficinas del Nivel Central y Gestión, establecido en la
Direcciones Locales de TRD de cada oficina. 4. Numerar las cajas y
Educación, permitiendo el diligenciar el Formato Único
adecuado uso de espacios en 2. Verificar que los expedientes de Inventario Documental –
oficinas y garantizando la a transferir estén organizados, FUID.
correcta administración del según lo dispuesto en el
patrimonio documental de la Instructivo de Trabajo de 5. Solicitar mediante
SED. Organización y comunicación al Archivo
Manipulación de Archivos Central la transferencia de los
Para la realización de una de Gestión (17-02-IT-001). documentos, adjuntando el
transferencia documental, la
FUID.
oficina debe:

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ASPECTOS A TENER EN CUENTA SOBRE EL SERVICIO

  Las transferencias documentales siguen un
cronograma anual previamente definido por el
Archivo Central, en el que se establece un
período específico para cada oficina durante el
cual deben adelantar este procedimiento.
En las
 La documentación debe entregarse en las Transferencias al
unidades de conservación (cajas y carpetas) Archivo Central, solo
adoptadas oficialmente por la entidad.
se recibirá la
 El procedimiento detallado de Transferencias documentación
Primarias se encuentra disponible en
ISOLUCIÓN (17-02-PD-020), si requiere
registrada en las
alguna orientación sobre el mismo, puede TRD que haya
solicitarla al grupo de Archivo Central, al correo cumplido su tiempo
electrónico archivo-intermedio@sedbogota.edu.co o a la ext. de retención en el
3116.
Archivo de Gestión
de la oficina.

RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS DEL SERVICIO

Para una adecuada administración documental, los usuarios deben tener en cuenta:

 La organización de los archivos de gestión

corresponde a cada oficina productora de documentos,
aplicando los procedimientos e instructivos Para mayor información, por favor
aprobados. comunicarse con la extensión 3115 o al
 Los jefes de las oficinas deben velar por que las correo electrónico
transferencias se realicen dentro de las fechas acolmenaresv@sedbogota.edu.co
definidas en el cronograma anual de transferencias.

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