Guía de Control de

Conciliación

www.auditool.org 1
 GUÍA DE CONTROL DE CONCILIACIÓN

La conciliación de cuentas es un proceso de control que, a través de comparaciones

de datos de dos o más fuentes de una entidad, verifica la integridad y razonabilidad
de la información presentada en los registros contables y estados financieros, con
relación a los datos de las diferentes áreas de la entidad y agentes externos
(bancos, proveedores, entre otros). Las conciliaciones permiten detectar diferencias
o errores que pueden representar un riesgo para la entidad, por tanto, deben
realizarse periódicamente para corregirlos a tiempo. Cuando se detecta una
diferencia se debe buscar las causas y determinar las acciones correctivas a
implementar y registros necesarios a realizar.

El control de conciliación es un control de detección, permite identificar eventos en

el momento en que ocurren y prevenir posibles riesgos. Por esta razón las
conciliaciones son una herramienta muy útil para las entidades debido a que
garantizan un control sobre las transacciones y confiabilidad de la información
financiera registrada. Es necesario llevar a cabo el seguimiento a los resultados de
las conciliaciones en forma oportuna con el fin de asegurar los ajustes a que hubiere
lugar. Las conciliaciones se realizan principalmente en las siguientes cuentas:

www.auditool.org 2
 Conciliación Registros y documentos

Bancos - Conciliación Registros módulo de

Estado de cuenta
bancaria bancos de la entidad
Registros módulo de
Obligaciones obligaciones financieras –
Estado de cuenta
financieras proyección/acuerdos de
pagos
Registros – comprobantes
Caja Menor Efectivo
de egreso
Facturas – Relación de Registros módulo de
Cuentas por cobrar
clientes cuentas por cobrar
Facturas y comunicados Registros módulo de
Cuentas por pagar
de proveedores. cuentas por pagar
Registros – inventarios
Inventarios Verificación física
anteriores
Propiedad, planta y
Verificación física Registros
equipo
Desprendibles y registros
Nomina Nomina
de nomina
Revisión de los valores
Inversiones Registros
Certificaciones

Para asegurarse que el control de conciliación esté funcionando en la entidad es

necesario establecer el diseño del proceso con claridad, como se presenta a
continuación:

www.auditool.org 3
 Elementos a tener en cuenta durante el diseño del
Diseño Si No
control de conciliación
1. Establecer las fechas para realizar las
Frecuencia conciliaciones mensual, trimestral, semestral o
anualmente según la cuenta.
2. Determinar los funcionarios a llevar a cabo las
conciliaciones, asegurándose que no tenga la
Segregación de responsabilidad del manejo de las cuentas. De la
funciones misma manera el documento de la conciliación
debe especificar si la conciliación se realiza por
medio del software de la entidad o manualmente.
3. La entidad debe establecer si el proceso es
Tipo de
automático (Lo realiza el sistema), semiautomático
Control/proceso
o manual.
4. Los funcionarios encargados de realizar las
Competencia y conciliaciones deben tener el conocimiento,
experiencia del experiencia y las capacidades necesarias para
personal llevar a cabo el control. Es decir, deben tener claro
el que y como para garantizar un buen resultado.
5. La entidad ha establecido en sus políticas los
Políticas de la procedimientos para desarrollar las conciliaciones,
entidad describiendo las indicaciones, si se realiza
manualmente o por el sistema.
6. Mantener un archivo de las conciliaciones
Archivo
realizadas.
7. Determinar las fuentes de los datos para realizar la
Soportes y
conciliación de la cuenta, verificando la integridad y
fuentes
exactitud de los datos.
8. Establecer el periodo a conciliar, siguiendo el orden
Procedimiento
cronológico.

www.auditool.org 4
 Elementos a tener en cuenta durante el diseño del
Diseño Si No
control de conciliación
9. Cuando se presenten diferencias o errores durante
el proceso de comparación de datos, se deben
Detección de
analizar para conocer las razones y circunstancias
errores y
en las que se generaron, con el fin de determinar
análisis
las acciones correctivas a implementar y así evitar
que se presenten de nuevo.
10. Una vez terminada la verificación y
comparación de datos, se debe realizar el
Procedimiento documento de la conciliación con los datos de la
cuenta, documentos y periodo a conciliar, los datos
verificados, y los ajustes que se deban realizar.
11. Los funcionarios correspondientes y con la
Segregación de autoridad dentro de la entidad (Nivel superior)
funciones, deben revisar y aprobar los documentos finales de
autorización, las conciliaciones, con el fin de verificar que se
revisión de la hayan resuelto las diferencias o errores
gerencia. encontrados en el proceso, para realizar los
registros y asientos necesarios en el sistema.
12. Verificar los correspondientes soportes de las
Procedimiento
conciliaciones.
13. Las conciliaciones deben ser firmadas por el
Procedimiento funcionario que las elaboró, el funcionario que
revisó y aprobó, con la fecha.
14. Evaluar periódicamente el control de
conciliaciones, para determinar si se han
Procedimiento
presentado errores y llevar a cabo las respectivas
acciones correctivas.

Ejemplo:

www.auditool.org 5
Diseño Conciliación bancaria
1. Las conciliaciones bancarias de las cuentas de la entidad se
Frecuencia
llevarán a cabo los primeros cinco días de cada mes.
Segregación 2. El funcionario xxxxxx es el encargado de elaborar la
de funciones conciliación bancaria.
Tipo de
3. Las conciliaciones se realizan de forma manual.
control/proceso
4. El funcionario xxxxxx es la persona encargada de realizar
Competencia y
las conciliaciones bancarias y cuenta con el conocimiento,
experiencia del
experiencia y las capacidades necesarias para llevar a cabo
personal
el control.
5.

Políticas de la Políticas
Empresa XYZ
entidad

6.

Conciliaciones
Archivo bancarias

7. El/los banco(s) mensualmente envían por correo electrónico

los extractos bancarios de las cuentas de la entidad XYZ,
igualmente el 1 de cada mes pueden ser descargados de la
Soportes y página web del banco ingresando con el usuario y clave de
fuentes la entidad, asignados en la apertura de las cuentas.

El funcionario AAAAA designado, debe imprimir el reporte

mensual de la cuenta bancos del sistema.

www.auditool.org 6
Diseño Conciliación bancaria
8. Establecer el periodo a conciliar, siguiendo el orden
Procedimiento
cronológico.
9. El funcionario XXXXX compara los datos de los extractos y
Detección de
registros, y elabora la conciliación, y si detecta algún error o
errores y
diferencia lo deja reportado en el documento de la
análisis
conciliación para ser revisado por su coordinador.
10. Preparación del documento de la conciliación con los
Procedimiento datos de la cuenta, documentos y periodo a conciliar, los
datos verificados, y los ajustes que se deban realizar.
Segregación
11. El coordinador BBBBB (Nivel superior) revisa y aprueba
de funciones,
la conciliación, cerciorándose que se resolvieron las
autorización,
diferencias o errores encontrados en el proceso, para
revisión de la
realizar los registros y asientos necesarios en el sistema.
gerencia.
12. El coordinador BBBBB verifica los correspondientes
Procedimiento soportes de las conciliaciones: extractos bancarios, reportes
del sistema, copias de consignación y de cheques.
13. El funcionario XXXX y el coordinador BBBB firman las
Procedimiento
conciliaciones con fecha.
14. Cada tres meses el coordinador evalúa el diseño y
efectividad del control de conciliación, revisando cada
Procedimiento
procedimiento que se debe realizar, y determina las
acciones a seguir en caso de detectar errores o deficiencias.

www.auditool.org 7
El siguiente diagrama representa el proceso general para realizar una conciliación.
De acuerdo con la cuenta a conciliar algunas actividades se deben adicionar.

Inicio
Conciliación

Recibo e impresión de Registros y

documentos a comparar para el
periodo

Comparación y verificación
de datos

Si
Detección de Determinar las razones de las
diferencias o diferencias o errores.
errores

No

Realizar el documento de la conciliación con

la respectiva firma y fecha para aprobación y
revisión

Envío de la conciliación a nivel

superior para revisión

No
Aprobación de la
conciliación

Si

Realizar los ajustes pertinentes por el

personal responsable, y se procede a la firma
y archivo de la conciliación con los soportes.

www.auditool.org 8
Es importante determinar si el diseño del control es adecuado, o si por el contrario
no cumple con todos los elementos esenciales del diseño y es necesario replantear
los procedimientos, teniendo en cuenta que deben ser dinámicos.

Evaluación del Diseño del control de

conciliación

Inadecuado
Rediseño del control
Parcialmente adecuado

Evaluación de la
Adecuado
efectividad del control

Una vez ha sido diseñado e implementado el control de conciliación

adecuadamente, es necesario que la entidad evalué su funcionamiento y
efectividad, con el fin de obtener los resultados esperados. Para determinar la
efectividad del control se debe verificar cómo se aplicó el control, el grado de
consistencia, y quien lo llevo a cabo. Dependiendo de la evaluación de la efectividad
del control se puede saber si el control está detectando posibles errores que pueden
representar un riesgo para la entidad, y si dichos errores están siendo corregidos.

El auditor puede desarrollar diferentes pruebas al control de conciliación con el fin

de determinar su efectividad. En la implementación de las pruebas se pueden utilizar
diferentes técnicas, como observación, indagación, inspección, repetición; técnicas
que permiten que el auditor evalúe cada procedimiento, y obtenga evidencia de la
efectividad del control.

www.auditool.org 9
 Técnica Control de conciliación
Se observa el desempeño del control. Ej.: Comparación de
Observación datos de los extractos bancarios y registros del sistema de
la cuenta bancos.
Se solicita información al funcionario encargado de la
Indagación conciliación de cada procedimiento que se desarrolla en el
control.
Se revisan y analizan las conciliaciones archivadas con sus
Inspección respectivos soportes, para determinar si se han conciliado
todos los periodos.
Verificar varias veces el funcionamiento del control, para
Repetición
determinar el desempeño de cada procedimiento.
Evaluación de Uso de entrevistas para comprobar el conocimiento de los
conocimientos funcionarios encargados de la conciliación.
Indagación Confirmar la validez y consistencia de la aplicación del
corroborativa control.
Se comprueba en el sistema los accesos a los registros en
relación con la segregación de funciones. Por ejemplo, que
Indagación del
el funcionario encargado de realizar la conciliación bancaria
sistema
tenga solo acceso a la consulta de los extractos bancarios y
cuenta bancos en el sistema, y no al registro de información.

La combinación de estas técnicas permite que el auditor verifique y compruebe cada

procedimiento del control y sus resultados, así como determinar los errores o
diferencias que se están detectando por el control, las acciones que se implementan
para la corrección de los errores, y si esa cantidad de errores que se presentan es
muy alta o razonable.

Teniendo la evidencia de auditoria, el auditor puede determinar si existe o no el

riesgo de que ocurran errores significativos llevando a cabo el control.

www.auditool.org 10
Cuando determina que existe el riesgo puede proceder a implementar
procedimientos sustantivos, que pueden ser procedimientos analíticos o pruebas de
detalle de las transacciones y los saldos.

El siguiente cuadro presenta los principales elementos a tener en cuenta para la

evaluación del control:
Elementos para evaluar la efectividad del control Si No
Pruebas
de conciliación
1. Las conciliaciones de las cuentas se realizan en las
Observación
fechas establecidas por la entidad.
2. Se mantiene un archivo organizado (por fecha,
Observación cuentas) de las conciliaciones realizadas por cuenta,
Inspección disponible para los funcionarios autorizados cuando
necesitan consultarlo.
3. A través de entrevistas y observación de los
procedimientos del control de conciliación se puede
Indagación
determinar que los funcionarios que realizan las
Evaluación de
conciliaciones cuentan con el conocimiento,
conocimientos
capacidades y experiencia para llevar a cabo el
proceso.
Observación 4. Los funcionarios que realizan las conciliaciones no
Indagación tienen la responsabilidad ni acceso a las cuentas a
del Sistema conciliar. Solo tienen acceso de consulta.
5. Para la realización de las conciliaciones, los
funcionarios toman como primera fuente de datos la
Observación conciliación anterior, con el fin de determinar si se
Repetición realizaron los ajustes pertinentes y se conocieron las
razones de las diferencias o errores, en caso de
haberse presentado.

www.auditool.org 11
 Elementos para evaluar la efectividad del control Si No
Pruebas
de conciliación
6. Se verifica la integridad y exactitud de los
documentos y registros fuente utilizados para realizar
Inspección
la conciliación (extractos bancarios, registros del
sistema, facturas, certificaciones).
7. Las conciliaciones son revisadas, aprobadas y
firmadas por funcionarios (nivel superior) con la
Observación
autoridad y responsabilidad para determinar los
ajustes a realizar.
8. Se verifican los correspondientes soportes de las
Observación
conciliaciones, que concuerden con fecha, cuenta, y
Inspección
datos de la conciliación.
9. Evaluar periódicamente el control de conciliaciones,
Observación
para determinar si se han presentado errores y llevar
Repetición
a cabo las respectivas acciones correctivas.

A partir de toda la información recolectada con respecto al control de conciliación,

el auditor puede presentar su informe con los resultados, determinando según dicha
información:
• Entendimiento de todo el proceso – Diagrama de flujo
• Riesgos
• Cómo mitiga los riesgos
• Resultados de la evaluación del diseño del control de conciliación
• Pruebas diseñadas para evaluar la efectividad del control de conciliación
• Resultados de las pruebas
• Recomendaciones para la mejora tanto en el diseño como en la aplicación del
control

www.auditool.org 12
 Evaluación de la efectividad del control de
conciliación

Inefectivo
Corrección de errores y
deficiencias
Presenta deficiencias
Evaluación
Efectivo periódica del
control
Mejora continua

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL DE CONCILIACIÓN

La conciliación consiste en la comparación de dos grupos de datos cuya fuente es

diferente, que tiene un doble propósito como control, puesto que, por un lado, ayuda
a detectar errores o irregularidades en los estados financieros, y por el otro, ayuda
al auditor a probar la razonabilidad del saldo de contabilidad.

De la comparación de los dos grupos de datos pueden surgir diferencias, las cuales
suelen ser denominadas partidas conciliatorias, para las cuales la Administración
deberá iniciar las acciones pertinentes que permitan aclarar dichas partidas en el
menor tiempo posible, pues de no hacerlo podría estar expuesta a la materialización
de fraudes que se oculten en dichas partidas; en el caso del auditor, deberá analizar
el efecto de estas partidas en los estados financieros y, si es necesario, proponer
ajustes y/o emitir recomendaciones.

Dentro de los ejemplos de conciliación realizados por las organizaciones tenemos

estos:
• Conciliación bancaria: se compara el auxiliar de bancos (fuente contabilidad) con
el extracto bancario (fuente banco).
• Conciliación de cartera: se compara el auxiliar de cartera (fuente contabilidad)
con el reporte del sistema de cartera (fuente cartera).

www.auditool.org 13
 I. ¿Para qué sirve el proceso de conciliación?
La conciliación ayuda a las organizaciones a asegurar la integridad, existencia y
exactitud de la cuenta probada, ya que permite identificar desviaciones en los
resultados financieros de la organización. Por lo anterior, se sugiere realizar la
conciliación para todos aquellos aplicativos que deben transmitir información a
contabilidad, así como para las cuentas bancarias.

II. Aspectos a considerar para el diseño del control de conciliación

Para determinar el correcto diseño del control, se sugiere responder las siguientes
preguntas:
1. ¿En qué consiste el proceso de conciliación?, ¿qué fuentes utiliza?
2. ¿Se prepara manualmente, la prepara el sistema, o es una combinación de
ambos?
3. ¿Cómo se asegura que toda la información de base (p. ej., cuentas bancarias,
cuentas por cobrar, etc.) se ha capturado en el proceso de conciliación?
4. ¿Qué busca prevenir o detectar la conciliación?
5. ¿Con qué frecuencia se debe realizar el proceso de conciliación?
6. ¿Quién realiza el proceso de conciliación?, ¿la persona que realiza la
conciliación posee la competencia y el conocimiento necesarios?
7. ¿La persona que prepara la conciliación puede realizar ajustes a las fuentes?
8. ¿La conciliación es revisada por un nivel superior de la persona que la
prepara?, ¿la persona que realiza la revisión posee la competencia y el
conocimiento necesarios?
9. ¿Qué tipo de evidencia se deja del proceso de conciliación?

www.auditool.org 14
 III. ¿Cómo hacer la conciliación?
Las organizaciones deben considerar, entre otros, las siguientes actuaciones para
realizar la conciliación:
1. Siempre debe dejarse registro documentado y/o evidencia de su realización.
2. Debe establecerse un formato estándar para la conciliación, que contenga la
información y los aspectos que las partes interesadas requieren ver al
momento de su revisión.
3. Se debe establecer una fecha límite para la entrega de la conciliación, según
corresponda en cada caso, de acuerdo con las fechas de cierre relacionadas.
4. Debe asegurarse que las fuentes de información para la conciliación están
libres de errores o modificaciones.
5. Se deben comparar los registros de contabilidad con los registros reportados
por los bancos y/o las aplicaciones objeto de conciliación, a un corte específico
que debe ser igual tanto en contabilidad como en los extractos bancarios o las
aplicaciones, que en este último caso es después de haber realizado la interfaz
de datos.
6. Identificar las diferencias generadas como resultado de la conciliación.
7. Investigar las diferencias presentadas, determinando las posibles causas y
acciones para su solución.
8. Para las partidas que no pueden ser normalizadas después de la primera
investigación y quedan como partidas pendientes por identificar, se deberá
hacer un seguimiento y establecer fechas para la entrega de resultados, hasta
que las mismas sean normalizadas.
9. Siempre que se identifiquen las razones de la diferencia, se deberán
implementar las acciones correctivas, tales como ajustes o reclasificaciones,
para normalizar dichas partidas.
10. Las conciliaciones se deben hacer mensualmente para las aplicaciones y
diariamente para las cuentas bancarias.
11. Toda conciliación debe registrar la fecha de su realización y la firma del nivel
que la aprobó.

www.auditool.org 15
 12. Se deberá mantener un archivo de todas las conciliaciones realizadas, según
las políticas de archivo y custodia.

IV. Segregación de funciones en el proceso de conciliación

Se debe asignar en el área de contabilidad el nivel responsable de preparar las
conciliaciones y los niveles que revisan y aprueban las mismas.

Para las conciliaciones de los aplicativos, el área responsable de administrar la

información de éstos debe designar un funcionario que no realice el registro de
transacciones, de tal forma que dicho funcionario revise con contabilidad los
resultados de la conciliación.

Los responsables de preparar las conciliaciones y aprobarlas no deben tener

permisos o funciones para el registro de operaciones asociadas con la conciliación,
por ejemplo, quien hace la conciliación bancaria no debe hacer registro de
operaciones de tesorería.

V. ¿Cómo determinar la efectividad del control del proceso de conciliación?

La Administración podrá inspeccionar la conciliación y determinar la eficacia
operativa del control, para lo cual se sugiere considerar los siguientes aspectos
básicos:

1. ¿Los saldos de la conciliación se cruzan con los saldos de las fuentes?

2. ¿Los soportes de las fuentes son confiables? Por ejemplo, extractos bancarios
originales, auxiliares bajados directamente del sistema, etc.
3. ¿La fecha de preparación de la conciliación es oportuna?
4. ¿Las partidas conciliatorias existen? (Esto se verifica con el soporte de la
partida conciliatoria, por ejemplo: consignación en extracto no en contabilidad,
para lo cual se debe revisar que la partida conciliatoria efectivamente aparezca
en el extracto y no está en el auxiliar del banco).

www.auditool.org 16
 5. ¿Se observan partidas conciliatorias con efecto significativo en los estados
financieros?, ¿es necesario ajustarlas al cierre?
6. ¿Se observan partidas conciliatorias con antigüedad superior a 60 días?
7. ¿Cuál es la gestión que está realizando la compañía para ajustar las partidas
conciliatorias significativas y antiguas?
8. ¿Las conciliaciones están revisadas por un nivel superior a la persona que las
prepara?

VI. Señales sobre desviaciones en el funcionamiento del control

A continuación, se relacionan algunos factores que indican que el control no funciona
correctamente:

1. Partidas conciliatorias con antigüedad superior a 60 días,

2. Diferencias no identificadas,
3. Partidas conciliatorias falsas (pueden indicar que la conciliación no se ejecuta
correctamente. Normalmente, las partidas falsas se usan para que las
conciliaciones se encuentren cuadradas).
4. La persona que elabora la conciliación puede realizar ajustes para modificar
alguna de las dos fuentes.
5. Partidas conciliatorias significativas con efecto en los estados financieros. Por
ejemplo: devoluciones y descuentos por contabilizar; efecto: menor valor del
ingreso y la cuenta por cobrar.
6. La conciliación no es revisada por un nivel superior a la persona que la prepara.

VII. Riesgos y controles en el proceso de conciliación

A continuación, se relacionan algunos riesgos y controles que puede afectar el
proceso de conciliación, los cuales deben ser revisados de acuerdo con cada
organización:

www.auditool.org 17
Riesgo 1: modificación de la información de los archivos y/o extractos con los cuales
se debe realizar la conciliación.
• Posibles controles
1. Los extractos bancarios son generados directamente desde el portal
bancario, tienen una única estructura que no requiere cambios y se
encuentran encriptados para el cargado automático.
2. Los archivos de las aplicaciones con los cuales se realizan las
conciliaciones son verificados en relación con la fuente origen de estos al
momento de aprobar la conciliación.

Riesgo 2: conciliación de partidas de periodos que no corresponden.

• Controles:
3. El sistema no permite que se carguen archivos ya conciliados o de fechas
que no corresponden al periodo.
4. Los saldos de las conciliaciones de los aplicativos son confirmados por el
nivel aprobador desde la fuente origen de la información; así mismo, se
debe adjuntar el reporte del sistema.

Riesgo 3: modificaciones no autorizadas.

• Control:
5. El único personal con acceso a los módulos de conciliación es el personal
de contabilidad del cargo de .

Riesgo 4: inadecuada conciliación de partidas pendientes por identificar.

• Control:
6. El analista del área de responsable de la conciliación debe
tomar una a una las partidas pendientes, y una vez identificadas reportarlas
para su registro por parte de , y en caso de mantenerse la
diferencia, debe reportarla en el informe de partidas pendientes por
identificar.

www.auditool.org 18
Riesgo 5: partidas pendientes por identificar con un período mayor a .
• Controles:
7. El sistema genera un reporte automático de las partidas que no han sido
identificadas, lo que permite que el nivel aprobador de las conciliaciones
realice un monitoreo continuo a las acciones de investigación,
manteniendo registro de dichas investigaciones.
8. Es responsabilidad del nivel aprobador verificar para la conciliación de
aplicativos la investigación de las partidas pendientes, así como reportarlas
a cuando las mismas superan más
de .
9. En la tercera semana del mes se reúnen , , , quienes
analizan las partidas pendientes no identificadas, así como las acciones
de investigación desarrolladas y determinan un nuevo plan de acción para
su identificación. Dicha reunión queda documentada por medio de
.

CONCILIACIÓN BANCARIA

Concepto

Las entidades controlan tanto sus ingresos como egresos a través de la caja menor
y de sus cuentas bancarias, ya sean cuentas de ahorro y corrientes. Todas las
transacciones de la entidad quedan registradas en los bancos y en la
documentación de la entidad, con fecha y descripción de la transacción. Como es
manejo de dinero es importante que la entidad implemente controles que le permitan
reducir los riesgos de posibles errores o fraude.

A diario la entidad está recibiendo pagos de sus clientes y efectuando pagos a sus
proveedores, es decir el dinero está en constante movimiento.

www.auditool.org 19
Es importante que cada movimiento sea registrado y sea manejado mediante las
cuentas bancarias, evitando al mínimo el manejo de grandes cantidades de dinero
en efectivo.

Cada mes la entidad recibe su estado de cuenta con la descripción de todos los
movimientos del mes, por lo que es necesario verificar los datos con los registros
contables. Dicho proceso recibe el nombre de conciliación bancaria, y permite tener
un control sobre el dinero de la entidad y verificar la veracidad de los saldos, así
como detectar cualquier error como la generación de cheques sin fondos o
transacciones no contabilizadas en el banco o en la entidad.

El estado de cuenta o extracto bancario enviado por el banco mensualmente ya sea

en físico o vía correo electrónico a la entidad, contiene los movimientos de la cuenta
de ahorro o corriente. Inicia con los saldos, y va presentando con fecha y lugar los
depósitos, los cheques pagados, los cobros del banco a nombre de la entidad,
transferencias, pagos automáticos, las deducciones por el pago de los servicios
prestados por la entidad y demás cargos.

Conciliación
bancaria anterior

Extracto
Conciliación
bancario /
bancaria
Estado de cuenta

Registros
contables de la
empresa

www.auditool.org 20
Una vez se tiene tanto el estado de cuenta del banco como los registros de la
entidad al cierre del mes, se procede a realizar la conciliación bancaria, proceso que
se puede llevar a cabo a través del software que maneje la entidad o manualmente.
En cualquier caso, es importante que la conciliación bancaria sea realizada por un
empleado/funcionario que no tenga la responsabilidad de hacer los registros de las
transacciones, firmar los cheques o manejar efectivo.

Puede suceder que los saldos de los extractos bancarios no coincidan con los
saldos que tiene la entidad en sus registros, por lo que es necesario realizar una
revisión y ajustes a los saldos teniendo en cuenta:

• Los cheques girados por la entidad y que no han sido cobrados por el
beneficiario, denominados cheques en tránsito.
• Consignaciones registradas en las cuentas contables, pero que aún no han sido
abonadas a la cuenta de la entidad en el banco porque fueron realizadas a final
de mes y no fueron acreditadas por el banco en ese corte, denominadas
Depósitos en tránsito.
• Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la entidad no
ha registrado en las cuentas contables. Las Notas de Débitos son cargos
efectuados por el banco a la entidad por concepto de cobro de intereses,
comisiones, cargos por cheques sin fondos, entre otros.
• Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la entidad y que no han
sido registradas en las cuentas contables de la entidad. Las Notas de Crédito
son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de
descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la entidad,
entre otros.
• Transacciones electrónicas, efectuadas en tiempo real para el banco, y
registradas en la entidad hasta que es notificada de la transacción.
• Errores en los libros de la entidad. Estos errores se deben a equivocaciones por
parte de la entidad, algunos ejemplos son:

www.auditool.org 21
 o Cheques de diferentes cantidades, cheques que se abonan con un monto
por encima o por debajo del monto de emisión.
o Depósitos de diferentes cantidades, son los depósitos que se cargan con
un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
o Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se
cargaron.
o Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron
abonados en los libros de la entidad.
o Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se
cargan en vez de abonarse y viceversa.
o Depósitos o Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se
cargan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o
banco.
o Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha
de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que
hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

• Errores del banco. Contemplan los ajustes de todas las omisiones, errores y
equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales están:

o Cheques de diferentes cantidades.

o Depósitos de diferentes cantidades.
o Cheques Omitidos o no registrados: son los cheques que se emitieron
realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
o Depósitos Omitidos o no registrados: son los depósitos que se emitieron
realmente pero no fueron asentados en el banco.
o Cheques mal ubicados.
o Depósitos mal ubicados.
o Notas de Débito y Crédito mal ubicadas.

www.auditool.org 22
 o Depósitos o Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se
cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta,
puesto que un banco posee diversos clientes.

Proceso para la realización de la conciliación bancaria

La conciliación bancaria debe realizarse durante el periodo determinado por la

entidad cada mes por el personal y área encarga. La conciliación contempla los
siguientes pasos, que permite realizarla de manera correcta:
• Revisión de la conciliación anterior, para conocer las transacciones que
quedaron pendientes, como por ejemplo cheques que no han sido cobrados y
que deben incluirse en esta nueva conciliación.
• Verificación del registro de los depósitos de la entidad en el estado de cuenta.
• Determinar si todos los cheques emitidos fueron cobrados.
• Verificar los cheques en tránsito que quedaron de la liquidación anterior.
• Determinar las notas crédito y débito generadas por el banco.
• Verificar que todo crédito o débito efectuado en la cuenta este justificado y
soportado.
• Detectar los errores que pudieron cometerse tanto en los registros de la entidad
como en el banco. Con respecto a los errores cometidos por el banco, se deben
realizar las solicitudes necesarias ante el banco para que se lleven a cabo las
respectivas devoluciones o descuentos de recursos según sea el caso, y se
establezcan las acciones correctivas y prevenir que se vuelvan a cometer estos
errores. De la misma manera en la entidad se debe informar a los entes
encargados de los errores detectados para llevar a cabo las acciones
correctivas, realizar los informes correspondientes y determinar y establecer los
controles necesarios para evitar dichos errores. Las solicitudes e informes de los
errores deben ser soportadas y documentadas para el archivo de la conciliación,
así como las respuestas recibidas.
• Realizar los ajustes del saldo del estado de cuenta bancario al saldo correcto.

www.auditool.org 23
 Ajustes:
o Sumar: Depósitos en tránsitos
o Restar: Cheques en transito
o Sumar / restar: Errores del banco
o Resultado: Saldo ajustado en el
estado de cuenta del banco

• Realizar los ajustes del saldo en los registros de la entidad.

Ajustes:
o Restar: Cargos por servicios
bancarios
o Restar: Cheques sin fondos y sus
cargos
o Sumar: Intereses ganados
o Sumar: Cuentas por cobrar
cobradas por el banco
o Sumar o restar: Errores del banco
en la cuenta de la entidad
o Resultado: Saldo ajustado en
libros

• Comparación de saldos ajustados: Los dos saldos ajustados deben ser iguales,
y esta es la cantidad correcta en efectivo disponible a la fecha de la elaboración
de la conciliación bancaria. Si los saldos no son iguales, se debe determinar la
razón y dejar una nota para la realizar la respectiva corrección de los errores.
• Realizar los asientos contables.
• Una vez realizado el ajuste se debe realizar un documento que avale la
elaboración de la conciliación. El documento debe contener:

www.auditool.org 24
 o Encabezado: Nombre de la entidad o razón social, nombre del documento,
fecha de elaboración, nombre del banco y número de cuenta a conciliar,
nombre de la persona que elabora el documento, método a utilizar.
o Cuerpo del documento: Saldos correctos y saldos encontrados.
o Pie del documento: Autor del documento, y firma de quien revisa y aprueba
el documento.

EMPRESA X
CONCILIACIÓN BANCARIA
PERIODO: DEL XX DE XXXXX AL XX DE XXXXX DE XXXX
Estado de Cuenta del Banco XXX
Cuenta de ahorros/corriente No. XXXXXXX
Periodo: Desde xx de xxx hasta xx de xxx de xxxx

Saldo Anterior: $1.000.000.00

Créditos: $1.657.800.00
Débitos: $1.185.000.00

FECHA MOVIMIENTO CREDITO DEBITO

SALDO
01-XX Depósito Nº xxxx 250.000.00
1.250.000.00
02-XX Cheque Nº xxxx 350.000.00
900.000.00
05-XX Depósito Nº yyyy 250.000.00
1.150.000.00
06-XX N.C. Intereses 7.800,00
1.157.800.00
06-XX N.D. Gastos de cobranza 35.000,00
1.122.800.00

www.auditool.org 25
 EMPRESA X
CONCILIACIÓN BANCARIA
PERIODO: DEL XX DE XXXXX AL XX DE XXXXX DE XXXX
15-XX Cheque Nº zzzz 550.000.00
572.800.00
20-XX Transferencia 250.000.00
322.800.00
25-XX Depósito Nº bbbb 650.000.00
972.800.00
30-XX Depósito Nº cccc 500.000.00
1.472.800.00
EMPRESA X
LIBRO MAYOR DE BANCOS – CUENTA DE BANCOS
PERIODO: Desde xx de xxx hasta xx de xxx de xxxx

Saldo Anterior: $1.000.000.00

Créditos: $1.650.000.00
Débitos: $1.450.000.00

FECHA MOVIMIENTO CREDITO DEBITO

SALDO
01-XX Depósito Nº xxxx 250.000.00
1.250.000.00
02-XX Cheque Nº xxxx 350.000.00
900.000.00
05-XX Depósito Nº yyyy 250.000.00
1.150.000.00
06-XX Cheque Nº zzzz
550.000.00 600.000.00
15-XX Cheque Nº aaaa 300.000.00
300.000.00

www.auditool.org 26
 EMPRESA X
CONCILIACIÓN BANCARIA
PERIODO: DEL XX DE XXXXX AL XX DE XXXXX DE XXXX
20-XX Transferencia 250.000.00
50.000.00
25-XX Depósito Nº bbbb 650.000.00
700.000.00
30-XX Depósito Nº cccc 500.000.00
1.200.000.00
SALDO FINAL SEGÚN LIBRO MAYOR DE BANCOS – EMPRESA
$1.200.000.00
(+) Notas Crédito $
7.800.00
(-) Notas debito $
35.000.00
= Saldo a conciliar $1.172.800.00
SALDO FINAL SEGÚN ESTADO DE CUENTA – BANCO
$1.472.800.00
(-) Cheques girados y no cobrados $
300.000.00
(+) Depósitos en tránsito $
0.00
= Saldo a conciliar $1.172.800.00
Elaboró: Revisó:
Aprobó: Aprobó:

• Presentación de la conciliación para la revisión y aprobación correspondiente.

• Archivo de la conciliación bancaria por banco y fecha de elaboración y del
periodo conciliado, con los respectivos soportes.

1.1.1 Métodos para realizar la conciliación bancaria

www.auditool.org 27
• Saldos correctos: Se compara el estado de cuenta enviado por el banco con los
registros asentados en el libro mayor de la entidad, para luego proceder a ajustar
las diferencias hasta lograr que los saldos sean iguales.
• Saldos encontrados: Se determinan las diferencias entre los registros de la
entidad y los del banco. La conciliación se realiza partiendo del saldo final del
estado de cuenta para llegar al saldo final que muestran los libros de la entidad.

Controles sobre el manejo de las cuentas bancarias

CONTROL SI NO
La entidad debe abrir el número necesario de cuentas bancarias de
acuerdo con sus actividades, a nombre de la misma entidad.
Se debe realizar un documento donde se designe a los funcionarios
titulares y suplentes para el manejo de los recursos en las cuentas,
quienes no deben ser responsables del manejo de la caja menor,
registros en el sistema contable, y recepción o distribución de
materiales, suministros e inventarios.
Una vez designados los funcionarios responsables del manejo de las
cuentas se deben registrar las firmas para la emisión de los cheques.
Cuando se realice cambio de funcionarios responsables de las cuentas
bancarias, se debe comunicar oportunamente al banco y dejar los
soportes necesarios.
Los egresos de las cuentas se deben realizar por medio de cheques o
transferencias electrónicas, dejando los soportes necesarios.
Los cheques deben ser girados a personas naturales o jurídicas, según
corresponda, nunca deben ser girados al portador o en blanco.
Todas las transacciones deben ser autorizadas y realizadas por el
personal correspondiente.
Para las transferencias electrónicas se deben usar contraseñas, con
acceso restringido y autorización solo para el personal designado.

www.auditool.org 28
 CONTROL SI NO
Todas las operaciones y transacciones deben ser justificadas y
documentadas.
Se debe llevar el archivo con orden de fecha y tipo de documento, así
como debe estar protegido y controlado su acceso solo a personal
autorizado.
Se debe determinar periódicamente las cuentas abiertas de la entidad,
verificando las cuentas activas e inactivas.

Controles sobre la conciliación bancaria

CONTROL RESPONSABLE SI NO
Envío de los estados de cuenta de por parte del
Bancos
banco, los primeros 5 días de cada mes.
Recibido de los estados de cuenta en la entidad por
Tesorería
tesorería.
Impresión del estado contable de la cuenta bancos en
la entidad.
Revisión de los desprendibles de los cheques
Revisión de las copias de los
depósitos/consignaciones.
Archivo de los estados de cuenta de las cuentas de
ahorro y corriente.
Revisión de los estados de cuenta de los bancos, Auxiliar contable
verificando cuentas de ahorro y corriente.
Revisión de los registros contables de la entidad –
Libros cuenta bancos.
Comparación de los estados de cuenta del banco con
los registros contables del mes.
Elaboración de la conciliación bancaria tan pronto
sean recibidos los estados de cuenta y registros

www.auditool.org 29
 CONTROL RESPONSABLE SI NO
contables, para la detección de cualquier error, tomar
decisiones y aplicar las acciones correctivas
necesarias.
Revisión de los ajustes para la conciliación.
Aprobación de la conciliación bancaria.
Dirección
Revisión y aprobación del documento de la
conciliación bancaria con sus respectivos soportes.
Revisión, validación y registro de los ajustes en el
Contabilidad
sistema contable de la entidad.

OBLIGACIONES FINANCIERAS

Las obligaciones financieras representan el valor de las obligaciones adquiridas por

la entidad a través de créditos o préstamos, para financiarse a corto o mediano
plazo. Periódicamente se debe verificar si los saldos de las obligaciones financieras
contraídas por la entidad son iguales a los saldos informados por las entidades
financieras. Para esto se comparan los registros de la entidad y la proyección de
pagos con los informes enviados por la entidad financiera. Una vez verificados los
valores, se realizan los ajustes y asientos respectivos.

www.auditool.org 30
 CONTROL SI NO
Revisar el listado de obligaciones financieras para el periodo a
conciliar.
Verificar los detalles de los préstamos y acuerdos de pago.
Revisar los documentos soporte de las obligaciones financieras.
Determinar la exactitud de los valores registrados en el sistema de
las obligaciones financieras con respecto a los documentos soporte
(extractos).
Verificar los cálculos de los intereses y amortizaciones.
Verificar los pagos realizados, comparando pagos y fechas con los
acuerdos de pago realizados con la entidad financiera.
Verificar el cumplimiento de los acuerdos de pago, para evitar el
pago de intereses de mora y demás inconvenientes para la entidad.
Verificar los saldos de las obligaciones financieras.
Realizar documento de conciliación y archivar con los debidos
soportes.

CONTROL DE CAJA MENOR

Las entidades pueden establecer una caja menor para el manejo de efectivo de
acuerdo con las necesidades que se presenten. Esta caja debe tener unos fondos
establecidos y manejada por un empleado autorizado y que debe realizar los
comprobantes y registros pertinentes.

El manejo de la caja menor permite ahorrar tiempo y responder rápidamente ante

una necesidad; sin embargo, este dinero no se puede disponer para las operaciones
normales de la entidad, solo ante una situación inesperada. Para comprobar el buen
uso y manejo de la caja menor, periódicamente se deben realizar arqueos
sorpresivos, llevados a cabo por un empleado diferente a quien(es) manejan la caja,
y se realiza un informe del mismo.

www.auditool.org 31
Algunos elementos para tener en cuenta para el manejo de caja menor son:
CONTROL SI NO
Selección de un funcionario responsable de custodiar y manejar los
fondos de caja menor.
Establecer un fondo de caja menor fijo.
Arqueos sorpresivos, dejando constancia de los mismos firmada y con
fecha.

CUENTAS POR COBRAR

Las cuentas por cobrar son las cantidades que deben los clientes por la venta de
mercancías o la prestación de un servicio, y se deben clasificar de acuerdo con la
categorización de los ingresos de la entidad, y ser manejadas con los debidos
soportes (Cuentas por cobrar, documentos por cobrar y otras partidas por cobrar).
Periódicamente se debe realizar la conciliación de cuentas por cobrar con el fin de
verificar si los saldos del libro mayor auxiliar concuerdan con el saldo de la cuenta
del libro mayor general. La conciliación debe ser realizada por un funcionario
diferente a quien se encarga de los registros de las cuentas por cobrar y es
importante elaborar un documento de la conciliación.

A parte de la conciliación es necesario realizar un análisis periódico de las cuentas

por cobrar con el fin de determinar la eficiencia del recaudo y el cobro de las cuentas
vencidas.

CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar se originan de las operaciones de compras, servicios

recibidos, gastos, y adquisición de activos. Estas cuentas deben estar registradas y
clasificadas con el fin de tener un control sobre las mismas.

www.auditool.org 32
Periódicamente se deben efectuar conciliaciones de los registros auxiliares de las
cuentas por pagar con el libro mayor y documentos soporte, este proceso permite
alertar sobre el cumplimiento de los pagos, y conocer sobre los saldos y fechas de
vencimiento oportunamente, evitando así pago de intereses o sanciones.

INVENTARIOS

Es importante que las entidades por lo menos una vez al año verifiquen físicamente
el inventario, con el fin de determinar la existencia real, su estado y cualquier
diferencia con los reportes del sistema. Este proceso lo debe llevar a cabo un
funcionario que no tenga la responsabilidad del control y registro del inventario.

En caso de pérdidas, daños u obsolescencia de las mercancías o productos, se

debe presentar un informe describiendo detalladamente la situación para proceder
a la baja o descargo de bienes materiales de la entidad con la debida autorización.

Así mismo, la entidad debe realizar la conciliación de inventarios, con el fin de

identificar las posibles diferencias entre el inventario físico y los registros del
sistema; diferencias que pueden representar faltantes o sobrantes de mercancías,
por razones como daños, errores de registro, perdida, entre otras. Una vez
identificadas las razones, se deben realizar los ajustes. Para esto se debe realizar
el documento de la conciliación con los soportes (registros, facturas, entradas y
salidas y formatos de devolución) y solicitar la revisión y aprobación.

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

Los activos fijos deben registrarse y clasificarse para llevar a cabo un adecuado
control de su asignación, uso, traslado o descargo. Así mismo es necesario asignar
funcionarios responsables de la custodia y mantenimiento de los activos.

www.auditool.org 33
Los activos fijos tienen las siguientes características:
• Existen físicamente, son activos tangibles.
• Pertenecen a la entidad y son utilizados en las operaciones normales.
• No están disponibles para ventas.

Periódicamente un funcionario, que no tenga la responsabilidad de custodiar o

realizar el mantenimiento de los activos, debe realizar una verificación física de los
activos fijos para comparar los datos con lo registrado en los libros auxiliares de
activos fijos. De la misma manera, los costos de los activos fijos (a excepción el
terreno) deben registrarse como gasto durante su vida útil, debido a que con el
tiempo pierden la capacidad para proporcionar servicios, esta es la depreciación,
que puede ser por factores físicos como desgastes, o por factores funcionales
porque pueden estar obsoletos o dañados.

NÓMINA

La entidad debe conciliar la nómina periódicamente para conocer los pagos reales
que ha realizado a sus empleados. Para este proceso se reciben los registros de la
nómina semanal, quincenal o mensualmente, de acuerdo con la forma de pago que
maneje la entidad. Una vez se tienen los registros se procede a revisar los pagos
realizados por nómina y los correspondientes desprendibles firmados por los
empleados.

También se revisan los cheques cancelados y los cambios realizados en la nómina

con respecto al mes anterior, para realizar los respectivos ajustes. Se verifica toda
la nómina con los soportes y se realiza documento de conciliación para aprobación
y archivo.

www.auditool.org 34
 INVERSIONES

Cuando la entidad realiza inversiones debe llevar un registro con los detalles de
cada inversión para tener un control sobre las mismas. Periódicamente funcionarios
independientes del manejo de las inversiones deben realizar constataciones físicas
de los valores para conciliar los registros con el libro mayor.

www.auditool.org 35