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PROYECTO EMPRESARIAL

CANTERO COGOLLO SINDY PAOLA

LÓPEZ SAEZ YISEL NATHALIA
RODRIGUEZ NOVA ANGELA LIZAETH

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MATEO

FACULTADA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES
DOCUMENTACION Y ARCHIVO
SEGUNDO SEMESTRE
BGOTÁ MAYO, 2020
Tabla de contenido
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Introducción---------------------------------------------------------------------------------------------3
Objetivos generales-------------------------------------------------------------------------------------4
Objetivos específicos-----------------------------------------------------------------------------------4
Justificación---------------------------------------------------------------------------------------------5
Historia de la empresa----------------------------------------------------------------------------------6
Organigrama---------------------------------------------------------------------------------------------8
Perfiles---------------------------------------------------------------------------------------------------9
Manual de funciones----------------------------------------------------------------------------------10
Listado de unidades-----------------------------------------------------------------------------------11
Tipo de archivo----------------------------------------------------------------------------------------12
Archivo sugerido--------------------------------------------------------------------------------------14
Tabal de retención documental-----------------------------------------------------------------------
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Formato de correspondencia enviada---------------------------------------------------------------18
Formato de correspondencia recibida---------------------------------------------------------------
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Leyes----------------------------------------------------------------------------------------------------20
Conclusiones-------------------------------------------------------------------------------------------23
Bibliografía---------------------------------------------------------------------------------------------
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Introducción

En este documento nos permite reconocer la importancia de la organización de la

dependencia de archivo de una empresa como los son la importancia de la cantidad de
documentos que se maneja sin importar si son de entidades públicas o privadas, en esta
parte del proyecto definiremos las pautas a seguir para que el archivar de esta información
perfiles, el manual de las funciones que tiene un auxiliar y un director, el organigrama de la
empresa, sus unidades, y como ciertas leyes, acuerdos podemos generalizarla con la
compañía, para esto hay que tener en cuenta que las herramientas informáticas nos ayudan
a la gestión documental y otros aspectos sobre la gestión del cambio y la cultura
informacional de la compañía ya que un eficiente sistema documental ayudará a la empresa
aumentar su ordenamiento y su productividad para que no haya problemas con la
información y así este sistema funcione de la mejor manera adecuada porque existen
diferentes empresas que sus dependencias están mal organizadamente y si una de ellas es la
dependencia de archivo nunca se podrá encontrar un documentos o si lo consiguen es
después de un gran esfuerzo y otras, sin embargo, localizan al instante un documento que
alguien les ha solicitado, aunque ese documento sea de varios años atrás. así pues, se hace
necesario habilitar un lugar donde depositar todos los documentos que se llevan en la
empresa, siguiendo el proceso de decepcionar, ordenar, clasificar, y conservar
adecuadamente los documentos con el fin de localizarlos fácil y rápidamente,
protegiéndolos de pérdidas y deterioros.
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Objetivo general

Ordenar el archivo general de la empresa, mediante la gestión documental para su óptimo

funcionamiento.

Objetivos específicos

Implementar el ordenamiento documental para una rápida localización de los documentos

y/o archivos generados y recibidos por la empresa

Instalar una sede archivística que cumpla con todas las condiciones exigidas por la ley, para
la conservación documental de la empresa.

Resultado de los objetivos

Resultado del objetivo específico 01

La implementación del ordenamiento documental, permitió la elaboración de una
estructura lógica y ordenada de todos los documentos expedidos y recibidos por las
diferentes áreas de la empresa SETT BROKERS. Se llevó a cabo un cuadro de clasificación
y selección para definir fondos y tipos de documentos para cada archivo, para lograr su
organización de manera correlativa y por orden alfabético, permitiendo así una fácil y
rápida localización de los documentos.

Resultado del objetivo específico 02

La instalación de la sede archivística le permitió a la empresa SETT BROKERS, tener

un espacio adecuado, amplio que permite albergar toda la documentación generada y
recibida por las diferentes áreas de la empresa, con el fin de mantener la conservación, el
aislamiento y la custodia de la documentación, garantizando así la seguridad de todos los
archivos de la empresa; y con el cumplimiento del acuerdo 049 de 2000
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Justificación

La presentación del siguiente trabajo se hace imprescindible para la carrera de

administración de empresas puesto que como se exponía al principio de las clases la
materia de Documentación y Archivo era vista como algo sin importancia, no obstante, la
Fundación Universitaria San Mateo destaca a esta materia por el valor que tiene en la
Normativa Colombiana en cuanto a las empresas públicas y privadas, así mismo, esta
asignatura cumple con el propósito de Internacionalización de la FUS, puesto que estas
normas también tienen vigencia en las empresas a nivel internacional.
Mediante este trabajo se destaca la importancia de la gestión documental en las
empresas explicado a través de un ejemplo de empresa que ejerce actualmente SETT
BROKERS, este análisis se propone para cualquier organización que quiera mejorar su
imagen y fidelizarse ante sus clientes tanto en el ámbito archivístico, como en el legal.
Las empresas actualmente buscan reducir los tiempos y llegar a esa cultura automatizada
o estandarizada, y por ende, es evidente que un trabajador se demora y se estresa gran parte
de su tiempo buscando entre montón de papeles sin orden alguno, de ahí nace lo
fundamental de no solo recordar sino en lo posible hacer que la persona que se encargue del
archivo sea profesional en el área documental, o por lo menos de que exista un comité de
archivo que le dedique tiempo a crear un plan que se ajuste de acuerdo al flujo documental
que gestiona la empresa, y así mismo que busque en pro de una actualización, cambiar su
sistema de archivo físico al digital con el objetivo de ayudar al medio ambiente.
Finalmente, el porqué de la realización de este proyecto empresarial, no solo se limita a
las empresas puesto que la documentación y el archivo también están presente en la vida de
cada ser humano desde su nacimiento con su registro civil hasta su muerte con su acta de
defunción, los documentos actúan como soporte de la acción humana y memoria histórica
mundial.
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HISTORIA DE LA EMPRESA SETT BROKERS S.A.S.

SETT BROKERS S.A.S es una empresa que trabaja con la solución de trámites de
tránsito y transporte como: Chatarrización, Regrabación, Trámites ante tránsito en general,
Asesoría en siniestros, Asesoría en indemnizaciones por pérdida total autos, Asesoría
Jurídica y Hoja de vida del vehículo ubicada en la única oficina de Teusaquillo Calle 30 N
34-17.

La empresa gestiona la Información Financiera de un vehículo, es decir, cuando un

vehículo tiene prenda la empresa SETT hace la solicitud ante las financieras de la Carta de
Levantamiento de Prenda y el Certificado de paz y salvo.
Para conocer esta información es necesario los Certificados que expide la Secretaría de
Tránsito y Transporte de cada ciudad, por ende, se hace la solicitud ante las Secretarías de
Tránsito del Certificado de Libertad y Tradición ya que en este se describe el historial
básico del vehículo.

Ahora bien, esta es una empresa de origen familiar, por el señor Javier Lozano y su hija
Mariana, esta iniciativa la conformaron padre e hija con algunos pocos clientes de la
aseguradora SURA pero esta microempresa sin constituirse por los últimos años no daba
frutos, al ver el estado de la empresa familiar la hija mayor de del señor Javier Lozano,
Sofia Lozano quien era administradora de empresas que laboraba en un restaurante en el
centro de Bogotá, decide apoyar, aplicando sus conocimientos profesionales y enfocando
sus esfuerzo a SETT BROKERS dejando de lado su actual trabajo, registrándose así el día
28 de Julio de 2017 ante la Cámara de Comercio. Sofía en poco tiempo asumió la máxima
jerarquía dentro de esta organización, logrando contrataciones de colaboradores asociados
con los cargos de tránsito, atrayendo nuevos clientes como; ICOLSA procesos S.A.S.,
Seguros del estado S.A. y Allianz S.A. con estos cambios logró reconocimiento, y prestigio
dentro del mercado ya que logró fidelizar a sus clientes. Estos cambios y progresos dieron
frutos que llevaron a la expansión de la organización a nivel nacional, de esta forma está
conformada por padres, hijos, hermanos, primos y tíos.
El nombre de la empresa SETT BROKERS: hace referencia a los trabajadores de
seguros, proveniente de una tradición inglesa, de esta forma SETT significa Servicios
Especiales de Tránsito y Transporte.
Debido al rápido crecimiento de la empresa, fue necesario generar un mejor servicio
contable, ya que Sofía como la Directora de Operaciones tenía otras ocupaciones así que
decidió contratar a su primo Juan David quien era recién egresado de Contaduría Pública
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por lo cual el decidió apoyar manejando un Software Contable Online llamado Siigo,
potenciando el uso de herramientas tecnológicas que automaticen generando más rapidez
en los procesos.
Finalmente, los clientes se fueron llevando una buena imagen de SETT BROKERS por
lo cual siguen haciendo un mayor número de asignaciones, por ende, el reto actual que
busca potenciar esta joven microempresa familiar es reducir los tiempos y costes de cada
trámite con el propósito de lograr una mayor fidelización de los clientes.
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ORGANIGRAMA SETT BROKERS

* JUNTA DIRECTIVA. 100

*GERENTE GERNERAL. 200

*
SECRETARÍA GENERAL. 210

* * * * DIR. DE
ARCHIVO. 600
DIRECCIÓN DE OPERACIONES. 300 DIRECCIÓN JURÍDICA. 400 DIR. ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA. 500
* * EMBARGOS. 410 *HUMANOS.
DTO. RECURSOS
510
*GESTIÓN.
ARCH. DE

610

A NIVEL BOGOTÁ Y
* CUNDINAMARCA. 310 *FISCALES
PROCESOS
420 * *CENTAL.
ARCH.
620

*ARCVIVO. *HISTÓRICO.
ARCH.

*NACIONAL.
AVALLE
NIVEL DEL CAUCA Y
330
ANTIQUIA. 320
AUXILIAR DE
430 * DTO. CONTABLE Y
FIANCIERO. 520 630

*ARCHIV0.
AUXILIAR DE
340
*ARCHIVO.
AUXILIAR DE
540
FACTURACIÓN Y
REEMBOLSOS. 530
GESTIÓN ESTRATEGICA

GESTIÓN OPERATIVA
GESTIÓN DE APOYO
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Perfiles

Profesional de archivo:
Se requiere profesional con competencias en; organización, Captar instrucciones
orales y escritas, Liderazgo, comunicación, eficiente y responsable para cumplir
funciones de; Resguardar y restaurar documentos, expedientes y demás información
de interés para la empresa, mantener información organizada a disposición de la
compañía, prestar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de los
documentos, según la normativa vigente.
 Educación: Profesional en Administración o carrera a fines con
especialización en archivo
 Experiencia: 1 año liderando grupos de trabajo

Auxiliar de archivo:
Funciones; Clasificar, codificar, registrar y archivar la entrada y salida de
correspondencia, Mantener índices para sistemas de clasificación, apoyar
técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo, realizar las
operaciones técnicas de organización de documentos de archivo, aplicar las normas
archivísticas, buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario.
Educación: Técnico o Tecnólogo en Administración, auxiliar de archivo carrera a
fines
Experiencia: 6 meses en cargos relacionados.
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Manual de funciones del auxiliar de archivo

1. Recibir, revisar, clasificar, actualizar y controlar registros físicos y electrónicos
con la oportunidad requerida.
2. Levantar y controlar los registros de carácter técnico y demás correspondientes a
inventarios de tipo documental
3. Efectuar labores de valoración documental y traslado de documentación para
conservación y descarte
4. Adelantar las actividades relacionadas con préstamos de documentos y consulta de
información
5. Cuidar los recursos físicos y de información que le sean asignados, buscando su
adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten
6. Las demás que le sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de
desempeño

Manual de funciones de un director de archivo

1. Apoyar todos los procesos y procedimientos relacionados con la implementación y
administración del Programa de Gestión Documental de la Unidad.
2. Llevar a cabo la recepción, distribución, organización, clasificación, digitación y
custodia de los documentos que conforman los expedientes.
3. Brindar asesoría a los empleados públicos de la Unidad, para implementar los
procesos y procedimientos de administración documental de acuerdo los parámetros
establecidos para ellos.
4. Velar por la custodia y administración de los documentos, implementando
mecanismos de control de préstamos y devolución de los mismos.
5. Propiciar una organización archivística que permita conservar permanentemente
localizables los documentos gestionados, a través del orden lógico de los
antecedentes para garantizar su fácil localización y consulta.
6. Velar porque se haga la adecuada aplicación y seguimiento de las Tablas de
Retención, atendiendo los criterios establecidos por la Institución a nivel nacional

PRIMERA UNIDAD SEGUNDA UNIDAD

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PRIMER SEGUNDO PRIMER SEGUNDO

ELEMENTO ELEMENTO ELEMENTO ELEMENTO
ALARCON SUAREZ, María Teresa,
AZA MONTES, Michel Antonia,
BAUTISTA GOMEZ, Brandon Steven,
D` CUEVA RIOS, Alberto,  
DE LA CRUZ VERA, Olga,  
DE LA TORRE,   Andrés Leonardo,
DEL CARMEN,   Andrea Lucia,
GALINDO ORTIZ, Maicol Herney,
GALVIS RIOS, Kevin Andrés,
GARCIA,   María Dolores,
GARZON MENDOZA, Jenny Lorena,
GELVIS MORENO, Juan Manuel,
LOPEZ SAEZ, Yisel Natalia,
NARVAEZ SOTO, Luisa Fernanda,
NAVARRETE RODRIGUEZ, Kevin Julián,
NOVA de RODRIGUEZ, Carmen Oliva,
PEREZ MARTINEZ, Tatiana,  
RODRIGUEZ MENA, Sebastián Andrés,
RODRIGUEZ NOVA, Héctor Alexander,
SUAREZ NAVARRO, Julio  
VELASQUEZ ALZATE, Omar,  

Sistema de archivo de la empresa: Descentralizado con control central

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El sistema de archivo actual de la empresa es descentralizado con control central, así

mismo se destaca que la empresa en lo posible trata de que no haya demasiados
documentos en físico en el archivo permanente ya que todo se maneja de forma digital y la
única oficina disponible no cuenta con espacio de almacenamiento suficiente.

Los documentos disponibles están en digital y físico. Son seriados en temas de

reembolsos de facturación para los clientes de ICOLSA, SEGUROS DEL ESTADO, R Y R
LÓPEZ, Y ALLIANZ se usan consecutivos. Exclusivos porque son únicos puesto que cada
uno se relaciona con la placa del vehículo. Originales ya que los expide el Ministerio de
Transporte y las Secretarías de Tránsito a nivel nacional.

Dependencias
Se manejan las siguientes dependencias
Dependencia Administrativa y Cartera General (Control Central con copias)
Dependencia Bogotá DC
Dependencia Valle del Cauca
Dependencia para el resto del país
Dependencia de Contabilidad
Dependencia Seguros del Estado, ICOLSA, R y R López
Dependencia de Reembolsos y Certificados de Tradición
Los documentos que maneja la empresa para cada trámite son Públicos aquellos que se
expiden por el Ministerio de Transporte y las Secretarías de Tránsito a nivel nacional, así
como Derechos de Petición al Archivo General de la Nación, y Entrega Definitiva del
Vehículo por parte de la FISCALÍA en caso de limitaciones a la propiedad, o
levantamientos de embargos. Y Privados, aquellos documentos básicos generados por la
misma empresa, notificaciones, correos a clientes y demás personas naturales o jurídicas,
según el trámite o caso a conveniencia.

Organización actual
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Edad administrativa (un mes): El archivo de gestión contiene documentos con vigencia
de un mes como lo son los certificados de tradición y sobre todo aquellos de origen público
ya que la idea no es generar procesos y costos en cuanto a segundas solicitudes de
documentos.
Edad intermedia (un año): El archivo central contiene documentos de consulta frecuente
con respecto a documentos de los clientes o los asegurados, disponibles en digital por
correos y en físico organizados alfabéticamente con las placas de los vehículos y
almacenadas bolsas de colores, es decir, cada dependencia maneja un color. También de
forma cronológica con los certificados de tradición en cuanto a la fecha de generación del
documento y numérico en cuanto al consecutivo de la facturación de reembolsos. Cabe
resaltar que de todos los documentos en físico disponibles en la oficina se hace una
depuración y cobranza a fin de mes.

Edad histórica (dos años) :El archivo permanente está organizado alfabéticamente en
cajones aparte con los trámites no finalizados que generalmente son de embargos y
limitaciones a la propiedad ya que la fecha del levantamiento de estos no depende de
procesos internos de la empresa sino de los órganos públicos como la FISCALÍA y las
fechas de las audiencias del Órgano Judicial como tal. Así mismo, están documentos de
contactos fallidos, es decir que por datos erróneos jamás se contactó al cliente y por ende se
quedó el pendiente, cabe mencionar que este suceso se da cuando el trámite excede los 5
meses y las empresas principales dejan la asignación por tiempo indeterminado.

Sistema de archivo sugerido

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Es conveniente seguir con el sistema de archivo si no, ¿Por qué? ¿Qué cambios harías
para optimizar la gestión archivística?
En realidad si es conveniente seguir con el archivo ya que esta parte no puede ser
exonerada porque es fundamental para la empresa, esto quiere decir que si se llega hacer un
cambio de archivo se tendría que modificar todas los documentos hasta el día presente y
esto tomaría mucho tiempo y complicaciones, lo que se debe hacer si hay alguna falla es
darle una nota de anexo, para esto se haría un cambio de método de planificación de los
documentos, ser revisados antes de que vayan a la parte de archivo y concluir que el fólder
esté en perfecta instancia.

No obstante, se genera una propuesta que comprende los siguientes aspectos:

Se sugiere tener bien especificados los 3 archivos a trabajar dentro de la empresa:

Gestión, Central e Histórico.

Archivos sugeridos

Los niveles de Gestión y Central se propone trabajarlos a nivel de cada dependencia o

sucursal, mientras que el histórico se puede implementar en la ciudad donde se encuentra la
oficina principal (Bogotá).

· El archivo de gestión debería contener la información de los trámites o negocios

vigentes cuya duración sea máxima de un año.

· El archivo Central debería contener los negocios o trámites vigentes cuyo curso o
finalización es superior a un año. (Demandas, reservas de dominio, etc.).
Adicionalmente, dicho archivo se propone que contenga las carpetas de los clientes, los
archivos comerciales y los archivos administrativos incluidos los de personal.

· El Archivo Histórico debe contener aquellos archivos de negocios terminados que

deben ser conservados por política y exigencia de retención documental.Medios de
almacenamiento sugeridos

Los medios de almacenamiento que se sugieren son los actualmente utilizados es decir
físico y digital. Este último medio se recomienda especialmente a archivos históricos para
permitir una fácil y rápida consulta. Igual se puede hacer uso de este medio en los archivos
de gestión si la empresa cuenta con una herramienta de BPM (Bussines Process
Management ) o Flujo de Trabajo.

Organización en carpetas
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Las carpetas deberían ser organizadas por placa como la gran llave de consulta y
búsqueda de los trámites y negocios en gestión pendientes o los finalizados.

Con base en la Placa se propone que el almacenamiento se haga por tipo de trámite. En
el caso del almacenamiento físico se propone que cada trámite sea almacenado en carpetas
de un color distintivo para el mismo y almacenados en orden cronológico dentro de la
misma:

Como se mencionó cada trámite se sugiere sea almacenado en color de carpeta diferente
para una rápida identificación. El rótulo de la misma debe contener el código de la ciudad a
la que pertenece el trámite
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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TABLA DE CORRESPONDECIA ENVIADA

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Tabla de correspondencia recibida

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Ley 594

La LEY 594 DE 2000 en relación con la empresa no se implementaría ya que esta ley
tiene como objetivo establecer reglas y principios que regulan la función archivística de
cada ente y por la tanto, como no se cuenta con un espacio apropiado de la empresa para los
documentos y el tipo de archivo que utiliza la empresa es central, el almacenamiento de los
documentos no son frecuentemente consultados pero de igual forma si son vigentes es por
esto que la función de esta ley la estaría incumpliendo la empresa porque una de las
funciones principales es que los documentos cumplan su ciclo vital
Y de acuerdo con el sistema que maneja la compañía no se implementaría con esta ley
594 de 2000 ya que en esta importante ley también establece artículos a los Archivos
Públicos pertenecientes a entidades oficiales, Archivos Privados donde este refleja
documentos históricos, de cultura, de ciencia y Archivos Totales en donde los documentos
cumplen con sus ciclo vital y por lo tanto como los documentos que genera la compañía no
son públicos, ni históricos, ni totales; por esta razón no cumpliría con la regulación y
monitoreo por la ley perteneciente como se debe de hacer

Propuesta 1
Para esto sería muy bueno que en la empresa manejara otro sistema de archivo para que
los documentos sean consultados frecuentemente y su trámite sea constante
Propuesta 2
Que la empresa implementara reglas y principios que regulen la función archivística
Propuesta 3
Que se implementara más orden, control e importancia en los archivos que se generen ya
que así sea una microempresa se debe tener un monitoreo constante de los documentos por
si hay algún problema e inconveniente con alguna aseguradora
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Acuerdo 049 DE 2000

La empresa no cuenta con la implementación de este acuerdo, una vez instaurado el

reglamento general de archivos sobre condiciones de edificios y locales se obtendrá una
alta eficiencia en la adecuación para el cuidado y conservación de los documentos en estado
de almacenamiento, dentro de este acuerdo de redactan artículos que exponen los siguientes
parámetros;

Artículo 01 : Edificios de archivo.

Dentro de la organización se cuenta con un reducido espacio destinado al área de
retención de archivos este no cuenta con parámetros de cuidado.
Propuesta:
1. Adecuar el área de documentación con el fin de que sea un adecuado aislado
2. Establecer parámetros de reducción de flujo de colaboradores que ingresan
para evitar contaminación sobre estos
3. Realizar mantenimiento cada 6 meses
Artículo 02:
La organización cuenta con la distribución de entidades de envíos.
Propuesta :
1. El área destinada debe estar lejos del área de los baños, se deberá tomar 10
cm de distancia de las paredes.
2. Ampliar el área de documentación para tener suficiente espacio para el
crecimiento de los documentos.
Articulo 3:
Propuesta :
1. Altura de 2 metros.
2. Se diseñará en material metálico, resistente y estable.
3. Solo el personal autorizado ingresara.
Articulo 5:
Propuesta :
1. Se protegerá las paredes con pinturas y pisos ignífugos.
2. La iluminación será fría por medio de ampolletas.
3. Controlar las entradas de rayos solares con el fin de evitar daños a los
documentos.
4. Hacer mantenimientos anuales sobre humedad y ventilación.
  
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Analizando la LEY 527 DE 1999

La Ley 527 se utiliza en el ámbito del uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones con el fin de establecer las reglas básicas pero esenciales del
marco jurídico que debe soportar cada documento de un ente público y privado.
La LEY 527 en relación con la empresa no se implementa, por ello se hace esencial
hacer la propuesta ya que uno de sus objetivos es establecer las firmas digitales, lo cual se
podría hacer automatizada mente ahorrando tiempo para los colaboradores, actualmente
esto se maneja manualmente, pero es importante ir adaptando a la empresa a las
actualizaciones digitales.
Los mensajes de datos en la empresa se hacen a través de medios electrónicos por
correo, por ello adaptar las firmas digitales sería un beneficio legal para la empresa debido
a que con el código y clave que se genere se aumentará la seguridad en el trato de
información confidencial de la empresa como lo son los derechos de petición, procesos
fiscales, embargos, limitaciones a la propiedad, y confirmaciones firmadas por la empresa
para proceder con una acción de índole jurídico.
Actualmente esto no se implementa debido a que es una mediana empresa, con poco
tiempo en el mercado, por lo cual una razón sería el desconocimiento de la Ley 527 y la
otra, porque en realidad para la empresa esto no es prioridad por ahora y se defiende con el
uso manual de firmas. No obstante, la empresa presenta un margen de riesgo grave en lo
virtual, ya que no está actualizada con respecto a la Ley 527 por lo cual, si en el futuro
ocurre un incidente este hecho podría ser usado como justificación para adelantarse en
materia de firmas digitales.
En cuanto a la facturación electrónica, esta es manejada por un software contable
llamado Siigo el cual soporta de forma legal estos aspectos, no obstante, no todas las
facturas son procesadas por este software por lo cual dificulta el objetivo principal de la
Ley 527 con respecto al comercio electrónico. Se hace la recomendación urgente a la
empresa que comience lo más pronto posible con la implementación de la facturación
electrónica de forma total para que unifique sus procesos conforme a la neutralidad
tecnológica que tanto exige y reitera la Ley 527 para fomentar la universalización e
internacionalización.
Como conclusión, se hace la sugerencia a la empresa de que se actualice sus sistemas de
seguridad de la información ya que esto permitirá dotar de validez legal toda información,
correo electrónico y documento bien sea, en su ámbito privado y para ser soporte legal en
lo público, los beneficios que recibe la empresa es asegurar y proteger su información de
acuerdo a la normatividad vigente, además de legalizar completamente su comercio
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Conclusiones

1. Es importante que la empresa se actualice y genere gran parte de su archivo de

forma digital con un software especializado con el fin de ayudar con el medio
ambiente, reducir los costes de producción, aumentar la productividad de sus
trabajadores y aumentar espacio en la oficina.

2. La implementación de las leyes 594, 527 y el acuerdo 049 se hace imprescindible

para mejorar el aspecto legal de la empresa, mejorar su imagen y lograr la
fidelización de sus clientes.

3. Al ser una mi pyme es necesario del apoyo profesional de al menos una persona que
gestione toda el área de documentación y archivo puesto que hay evidente desorden
en el manejo de éste debido a la organización empírica de sus trabajadores. En lo
posible establecer un comité de archivo que se encargue de la toma de decisiones.

4. La normativa colombiana vigente se hace fundamental tanto en las empresas

públicas como en las privadas asegurando que los documentos recibidos y enviados
cumplan los parámetros establecidos por la ley.

5. Las tablas de retención y el ciclo de vida del documento son decisiones críticas en
las empresas, que buscan mejorar sus archivos de gestión, central e histórico
dándoles un correcto manejo del espacio y tiempo.

6. La creación de un organigrama ayuda a la distribución adecuada del personal de las

empresas de forma organizada en pro de sus funciones principales.
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Referencias bibliográficas

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Redacción de occmundial, Junio 2017, Descripciones de roles, Occmundial
https://www.occ.com.mx/perfiles-laborales/177-auxiliar-de-archivo-administrativos
Redacción de corporación syspro le damos el mejor curso a su vida, Técnico Laboral por
Competencias en Auxiliar Archivo, corporación syspro le damos el mejor curso a su vida,
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https://es.calameo.com/read/004212052a838b2d3ff89
Valladolid. (junio de 2014).Catalogo de funciones del personal de los archivos universitarios.
http://cau.crue.org/wp-content/uploads/RRHHcatalogovalladolid2004.pdf