Cómo Hacer Una Caracterizacion de Procesos - Paso A Paso PDF

23/9/2020 Cómo hacer una Caracterizacion de Procesos - Paso a Paso
Cómo hacer una Caracterización de

Procesos Paso a Paso
por Iván Torres | Gestión empresarial, ISO 9001 | 10 Comentarios
Quizás no tengas ni idea de lo que es caracterizacion de procesos

pero créeme que es una de las cosas más importantes que puedes
hacer en tu negocio para poder mejorar tus procesos.
¿Te gustaría tener un conocimiento y control absoluto de tus

procesos?
https://iveconsultores.com/caracterizacion-de-procesos/ 1/19
Si te quedas aquí y lees artículo completo sabrás como hacerlo te lo

aseguro. Te enseñaré a construir y trabajar con una cha de
procesos desde cero, desde tu hoja en blanco. Tan sólo tendrás que
dedicarle tiempo para aplicarlo a tu negocio.
Así que toma papel y lápiz que empiezo…
Contents [Ocultar]
1 Que es la caracterizacion de procesos

2 Para que sirve una caracterización de procesos
3 Cómo se hace una caracterización de procesos
3.1 Antes de la caracterización de procesos prepara esto:
3.2 Durante la caracterización de procesos haz esto:
3.3 Después de la caracterización de procesos haz esto:
4 Bene cios de caracterizar procesos
4.1 Accede GRATIS a este Curso ISO 9001.
4.2 El Más Completo del Mercado. Con este fragmento Gratuito
tendrás acceso a:
4.3 SÓLO disponible por unos días.
4.4 Accede GRATIS ahora a este fragmento del Curso ISO 9001.
4.5 Te aseguro que te sorprenderá.
5 Optimiza tu empresa y hazla rentable ahora
Que es la caracterizacion de procesos
Antes de explicarte qué es la caracterización de procesos tengo que

decirte que debes tener bien claro que es un proceso para poder
entender luego que es una caracterización de procesos.
La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis

profundo de los procesos teniendo en cuenta los elementos que
originan que estos procesos tengan un principio y un nal.
Estos elementos pueden ser:
elementos de entrada que originan que comience un proceso

como por ejemplo la solicitud de un servicio/producto de un
cliente,
elementos de salida que originan que nalice un proceso como

por ejemplo la realización de una cotización/presupuesto.
En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la

solicitud de un cliente y el elemento de salida fue una
cotización/presupuesto.
¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?
Efectivamente: La Realización de la cotización/presupuesto
Por lo tanto todos los procesos tienen elementos de entrada y de

salida. Estos elementos de entrada y de salida son los que se
identi can cuando caracterizas procesos.
Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una

caracterización de procesos también estudias:
Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese

proceso.
Quién/es es/son los responsables de ese proceso.
Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en

un proceso.
Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que

se lleva a cabo de manera correcta (pueden ser controles
documentales o controles visuales)
Qué documentos o registros de control (controles

documentales) están asociados al proceso para asegurar que el
proceso se lleva a cabo correctamente
Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que

ayudan a conocer el rendimiento y desempeño del proceso.
Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás

de la otra que conforman el propio proceso en sí.
Qué riesgos puede existir de que falle el proceso
Como puedes ver, una caracterización de procesos implica

estudiar en profundidad los procesos. Se trata de una herramienta
muy potente junto con el diagrama de ujo.
Para que sirve una caracterización de

procesos
Sirve para estudiar los procesos de una organización en profundidad

como te comenté anteriormente.
Y estudiar un proceso implica:
analizar si es posible hacerlo más ágil.

plantear alguna posibilidad de automatizar algún paso.
detectar posibles riesgos de que falle el proceso.
descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo tal y

como se habían planteado de un principio.
incluir nuevos controles, registros de control o indicadores del

proceso.
Cuando caracterizas un proceso tienes una visión 360º de lo que pasa

alrededor de ese proceso y de ahí que sea una herramienta tan
exigente y potente a la vez.
Estudias todo: como comienza, cómo termina, quién/qué da la orden

para que comience o termine, que documentos existen para controlar
y analizar ese proceso, etc.
Por lo tanto, una caracterización de procesos es una herramienta

básica para realizar una analisis de procesos dentro de una
organización lo que te llevará a llevar una mejor gestion empresarial
de tu negocio.
Cómo se hace una caracterización de

procesos
El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es la

Ficha de proceso. Esta Ficha de proceso la puedes construir mediante
una hoja de cálculo o un documento de texto.
Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté

anteriormente en la caracterización de procesos dentro del
documento. Algo así:
Antes de la caracterización de procesos

prepara esto:
Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso

evidentemente tienes que de nir qué proceso vas a estudiar.
Comunica posteriormente a la persona o personas responsable/s

de ese proceso lo que quieres hacer y cuándo quieres hacerlo
para que reserven un día y hora en su agenda.
Prepara la cha de proceso posteriormente. Hazla tuya con

anotaciones de preguntas que tengas o partes críticas en las que
debes de indagar sabiendo el proceso que vas a estudiar.
Durante la caracterización de procesos

haz esto:
Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante de

la persona/s con las que vas a estudiar el proceso y tienes abierto
delante de ti la cha del proceso.
A la hora de cumplimentar la cha, te voy a enumerar los pasos que

doy yo para ir entendiendo y estudiando el proceso.
Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese

proceso?) esa es la pregunta que debes hacerte y hacérsela al
responsable del proceso.
Paso 2. De no, por puestos de trabajo, quién/es son los

responsables del proceso.
Paso 3. Indico el inicio y el nal del proceso. Esto es importante

porque aquí es dónde estoy acotando el proceso. Arranca y termina
en un punto para luego unirse a otro proceso o entregarse al cliente
nal. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en detectar

cuál es el nal del proceso. Yo de no el inicio y el nal del proceso
como una “acción” (ejem: el departamento xxx envía un formulario
por email con los datos para facturar).
Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está totalmente

relacionado con el inicio y nal del proceso. Pero aquí no de no la
acción sino los elementos asociados a esa acción (ejemplo anterior:
formulario con los datos para facturar) ¿ves la diferencia?.
Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en este

proceso. Por partes interesadas me re ero a las partes implicadas.
Y ahora no sigo al siguiente punto de la cha sino que voy al apartado

de “Descripción de Actividades”. ¿Por qué hago esto? Porque ya tengo
su ciente información general del proceso. Ahora quiero entrar en
detalle y saber exactamente los pasos que se dan para desarrollar ese
proceso de principio a n.
Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo

durante el proceso. Para hacer esto de forma ordenada realizo
siempre, dentro de este apartado, una división del proceso que estoy
estudiando en subprocesos.
Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una

empresa que tiene un departamento especí co para ello, este proceso
de “facturación” yo lo dividiría en los siguientes 4 subprocesos:
solicitud de facturación, emisión y registro de la factura, envío de la
factura, archivo físico y digital.
¿Por qué hago esto? para hacer más sencillo el estudio y su posterior
descripción. Al dividir el proceso en subprocesos ayuda más a la
lectura de este apartado “descripción de actividades” que si describo

todas las actividades juntas sin división alguna.
Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes

subprocesos y lo indiques en este campo como un pequeño título
para cada uno de los subprocesos.
Una vez que termino de describir todas las actividades del proceso ya
entiendo con todo detalle el mismo. Es el momento en que mi cabeza
empieza a hacerse estas preguntas:
¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?
¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no

fallar en este proceso?
¿quizás tienen algún indicador para medir el rendimiento de
este proceso?
Y es entonces cuando paso a la parte nal del análisis de este proceso

y la cumplimentación de la cha del proceso.
Paso 7. Identi co los controles al Proceso que existe en la

organización. Todos los procesos tienen siempre algún control (podrá
ser visual o mediante un documento/registro).
Como ya he entendido cual es el objeto del proceso (para qué existe) y

las actividades que se realizan, la pregunta que les hago es ¿y cómo
controlas este paso, este momento? La respuesta que te de la persona
escríbela pero plantéate tú si es su ciente ese control o le haría falta
algún otro o mejorar el existente.
Paso 8. Anoto los Registros Asociados al proceso. Muchas veces los

controles que se hacen al proceso están basados en la
cumplimentación de un registro. Pregunta por ellos y anota los que te

digan. Igual que antes, plantéate si ese registro es su ciente o
necesita otros o mejorar el existente.
Paso 9. Pregunto por Indicadores del Proceso. Muchos procesos

tienen indicadores de gestión para medir su desempeño, su
rendimiento. Siguiendo con el ejemplo del proceso de facturación,
puede que la empresa tenga una métrica tal que así “número de
abonos realizados al mes”. Si una empresa realiza abonos (o facturas
recti cativas) signi ca que el cliente no está de acuerdo con la factura
que se ha emitido. Habría que analizar el por qué ocurre ese abono
pero igual puede ser una mala comunicación entre el departamento
de producción y el de facturación.
Este indicador “número de abonos realizados al mes” puede que valga

la pena invertir tiempo en medirlo para conocer posibles errores de
fondo en la empresa y por eso se mantiene como indicador. Para eso
existen los indicadores.
Paso 10. Pregunto por Riesgos de que falle el proceso. Este análisis
es importante porque hace pensar a la persona que tiene delante de
posibles suras en sus procesos. Si detecto alguna la anoto para que
se analice posteriormente la probabilidad de que se materialice y la
gravedad que tendría en la empresa si se materializa.
Después de la caracterización de
procesos haz esto:
Entrégalos al responsable de la organización para que estudie:
¿qué se puede mejorar?
la probabilidad y consecuencia de los riesgos detectados de que

falle el proceso para saber si se toma acción o no.
si se está desarrollando el proceso como estaba establecido.
Bene cios de caracterizar procesos
Realizar una caracterización de procesos es un trabajo que te dará

enormes bene cios en tu organización. Entre ellos yo destacaría:
Posibilidad de entender en profundidad el qué se hace y cómo

se hacen las cosas.
Comparar el cómo se hacen las cosas con lo que está
establecido por parte de la alta gerencia (dirección, gerencia).
Oportunidad para detectar aspectos a mejorar.

Detectar posibles riesgos de que falle el proceso y analizar
posteriormente la gravedad de ese riesgo.
Establecer nuevos controles al proceso, registros, indicadores de
gestión o mejorar los existentes.
Hacer partícipe a los responsables de esos procesos en la
mejora de los mismos.
Bueno pues esto es todo lo que quería contarte acerca de la

caracterización de procesos.
Y ahora dime, ¿has hecho ya una caracterización de algún proceso en

tu organización?
Te espero en los comentarios.
APRENDE ISO 9001 COMO UN

CONSULTOR EXPERIMENTADO
Accede GRATIS a este Curso ISO 9001.
El Más Completo del Mercado. Con este fragmento
Gratuito tendrás acceso a:
Una Agenda de trabajo descargable para implementar ISO

9001
Cómo formular el alcance de un Sistema de Gestión de la
Calidad
Cómo identi car procedimientos y procesos de trabajo
Cómo describir un procedimiento de trabajo
Ejemplo completo sobre cómo describir un procedimiento de

trabajo
SÓLO disponible por unos días.

Accede GRATIS ahora a este fragmento del Curso ISO
9001.
Te aseguro que te sorprenderá.
¡ LO Q U I E R O !
Foto: Papel en blanco
Fuente: Pixabay
Iván Torres
Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, colegiado
nº1498 por el colegio de economistas de Las Palmas de Gran
Canaria, IRCA Certi ed ISO 9001 Lead Auditor con nº ENR-
00555531
En mi web podrás encontrar información gratuita de mucho valor que comparto

para mejorar la gestión de las empresas.
También encontrarás otros recursos como libros y otras herramientas que

ofrezco al mercado para profundizar en las áreas que conozco y ayudar así a las
organizaciones a ser más competitivas.
Autor del libro Como Implantar ISO 9001:2015 Paso a Paso.
OPTIMIZA TU EMPRESA Y HAZLA

RENTABLE AHORA
Descarga mi TEST gratuito y analiza ahora dónde falla tu negocio
Tu nombre
Tu email (para enviarte el Test)
¡QUIERO EL TEST AHORA!
Acepto la política de privacidad
 Ver información de privacidad
10 Comentarios
Alexander el 31 marzo, 2020 a las 5:21 pm
buen dia, Ivan quería felicitarte por compartir tu

conocimiento con el mundo, te comento que soy
colombiano y en estos momentos estoy caracterizando los
procesos de la empresa pero se me ha di cultado mucho
realizar una caracterización ¨perfecta¨ perfecta entre

comillas por que se que en la vida no hay nada perfecta
….ivan me gustaria que depronto me ayudaras con mas
información…para poder seguir a anzando mis
conocimientos …..mis caracterizaciones ademas de lo que
explicas tienen el proceso PHVA (Planear, Hacer, Veri car,
Actuar) también tiene proveedores y clientes…y eso no se
como llevarlo a la caracterización. gracias
RESPONDER
Iván Torres el 31 marzo, 2020 a las 9:27 pm
Hola Alexander,
Muchas gracias por tu comentario.
Exacto, la perfección no existe y la excelencia es un
camino que siempre se anda.
Cuenta con mi ayuda Alexander.
Si estás caracterizando procesos en los que

intervienen proveedores y clientes no debería de ser
muy diferente al análisis que realizas del resto de
procesos.
Piensa en qué procesos son los que estás

estudiando con los clientes: comunicación,
prospección, entrega del producto o servicio… al
nal todo son procesos y los puedes estudiar como
el resto de ellos.
Lo mismo ocurre con los proveedores. ¿Qué proceso

quieres analizar con ellos?: evaluación inicial,
evaluación periódica, auditorías de tus
proveedores…
Espero haberte ayudado.

Escríbeme si quieres a ivan.tv@iveconsultores.com
si necesitas mi opinión con algo muy especí co.
saludos y gracias por comentar.
RESPONDER
Maria del Pilar Ramos Pacheco el 7 abril, 2020 a las 4:54 pm
felicitaciones por la, Excelente la explicación sobre

catacterizacion de procesos, me gustaría tener contacto
directamente con Ud, para compartir desde la experiencia
que uno tiene en las diferentes empresas.
RESPONDER
Iván Torres el 7 abril, 2020 a las 8:43 pm
Hola Maria,
Muchas gracias por tu comentario y tus palabras.
Por supuesto, estaré encantado de contactar
contigo.
Escríbeme por favor a
ivan.torres@iveconsultores.com
saludos y gracias
RESPONDER
Maria Claudia el 8 abril, 2020 a las 2:32 pm
Cordial saludo Ivan
Muy buena y detallada tu explicación. Quisiera

comentarte que me resulta un poco más fácil para mi
detallar mis actividades primero y luego detallar mis
entradas y mis salidas y las partes interesadas, creo que
en el grueso de todo está en las actividades y si sabemos
las sabemos bien, sabemos el resto.
Saludos!
RESPONDER
Iván Torres el 8 abril, 2020 a las 2:50 pm
Hola Maria Claudia,

Muchas gracias por tu comentario.
Perfecto¡ Este es un artículo lo escribí para ayudar a
hacer este ejercicio en función de cómo lo hago yo.
Pero si tu empiezas por otra parte también es
válido.
Lo importante, como dices, es conocer bien la
actividad para luego analizar bien el proceso.
RESPONDER
Oscar Gonzalez el 18 mayo, 2020 a las 12:43 am
Buenas noches, Respetado licenciado Ivan, es una

excelente explicación sobre caracterización de procesos,
soy Colombiano, en estos momentos desarrollo la
caracterización de los procesos, pero tengo una consulta
no se si me puedes ayudar con ella, y es que no se si todas
las actividades deben tener un proveedor e insumo, así
mismo si deben tener una salida y cliente, te agradezco

por su excelente aporte.
RESPONDER
Iván Torres el 18 mayo, 2020 a las 6:50 am
Hola Oscar,
Gracias por tu comentario.
Sí, por actividades te re eres a procesos o
subprocesos, sí todas ellas tienen unas entradas y
salidas siempre.
Espero haberte ayudado.
RESPONDER
Maria Lilia Guerrero Betancourt el 26 junio, 2020 a las 4:59 pm
queri preguntar si tiene algun formato especi co para

realñizar este proceso de caracterizacion que me lo pueda
compartir. gracias.
RESPONDER
Iván Torres el 1 julio, 2020 a las 9:07 am
Hola María,
Tenemos material al respecto para estudiar los
procesos pero esos materiales están dentro de
nuestros recursos de pago.
Acerca de la cha de procesos, cómo usarla y cómo
estudiar procesos es una lección que está dentro de
nuestro programa formativo «Curso ISO 9001 –

Desde el Desconocimiento a la Experiencia». Puedes
echar un vistazo al curso por dentro en este enlace
http://www.iveacadamy.com
RESPONDER
Cookies Legalidad Privacidad Condiciones Calidad
© Copyright IVE Consultores · Todos los derechos reservados · Diseño Web

por Pedro Suárez
Esta obra está bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-
CompartirIgual 4.0 Internacional

Cómo Hacer Una Caracterizacion de Procesos - Paso A Paso PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Cómo Hacer Una Caracterizacion de Procesos - Paso A Paso PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

23/9/2020 Cómo hacer una Caracterizacion de Procesos - Paso a Paso

Cómo hacer una Caracterización de

Quizás no tengas ni idea de lo que es caracterizacion de procesos

¿Te gustaría tener un conocimiento y control absoluto de tus

Si te quedas aquí y lees artículo completo sabrás como hacerlo te lo

Así que toma papel y lápiz que empiezo…

1 Que es la caracterizacion de procesos

Que es la caracterizacion de procesos

Antes de explicarte qué es la caracterización de procesos tengo que

La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis

originan que estos procesos tengan un principio y un nal.

Estos elementos pueden ser:

elementos de entrada que originan que comience un proceso

elementos de salida que originan que nalice un proceso como

En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la

¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?

Efectivamente: La Realización de la cotización/presupuesto

Por lo tanto todos los procesos tienen elementos de entrada y de

Pero aparte de estos elementos de entrada y salida, con una

Cuál es el objeto del proceso, es decir, por qué se crea ese

Quién/es es/son los responsables de ese proceso.

Qué partes interesadas, es decir, qué personas intervienen en

Qué controles existen asociados al proceso para asegurar que

Qué documentos o registros de control (controles

Qué indicadores de gestión están asociados al proceso y que

Cuáles son las tareas o actividades que se realizan una detrás

Qué riesgos puede existir de que falle el proceso

Como puedes ver, una caracterización de procesos implica

muy potente junto con el diagrama de ujo.

Para que sirve una caracterización de

Sirve para estudiar los procesos de una organización en profundidad

Y estudiar un proceso implica:

analizar si es posible hacerlo más ágil.

detectar posibles riesgos de que falle el proceso.

descubrir ciertos pasos que no se están llevando a cabo tal y

incluir nuevos controles, registros de control o indicadores del

Cuando caracterizas un proceso tienes una visión 360º de lo que pasa

Estudias todo: como comienza, cómo termina, quién/qué da la orden

Por lo tanto, una caracterización de procesos es una herramienta

Cómo se hace una caracterización de

El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es la

Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté

Antes de la caracterización de procesos

Antes de ponerte a trabajar en la caracterización de un proceso

Comunica posteriormente a la persona o personas responsable/s

Prepara la cha de proceso posteriormente. Hazla tuya con

Durante la caracterización de procesos

Esta es la parte más importante. Cuando estás sentado delante de

A la hora de cumplimentar la cha, te voy a enumerar los pasos que

Paso 1. Comienzo por cumplimentar el objeto (¿para qué existe ese

Paso 2. De no, por puestos de trabajo, quién/es son los

Paso 3. Indico el inicio y el nal del proceso. Esto es importante

nal. Teniendo claro el objeto no suelo tener problema en detectar

Paso 4. Anoto los Elementos de Entrada y de Salida: Está totalmente

Paso 5. Señala las partes interesadas que están implicadas en este

Y ahora no sigo al siguiente punto de la cha sino que voy al apartado

Paso 6. Describo los pasos o actividades que se llevan a cabo

Por ejemplo, para estudiar el proceso de “facturación” en una

lectura de este apartado “descripción de actividades” que si describo

Por lo tanto te aconsejo que dividas el proceso en diferentes

¿y cómo controlarán este paso xx que yo veo que es crítico?

¿tendrán algún registro de control para apoyarse en él y no

Y es entonces cuando paso a la parte nal del análisis de este proceso