UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE

HONDURAS

MONOGRAFIA
Honduras C.A.
 II

UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE HONDURAS

VICE-RECTORÍA ACADÉMICA
VICE-RECTORÍA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
(VED)

MONOGRAFÍA
Automatización del sistema de inventario
de materiales en Consignación:
Departamento de compras.
“Pantaleón Ingenio la Grecia”
PRESENTADO POR:
KATERIN IBETH JOYA RUBIO
NUMERO DE CUENTA
201500057

PREVIA OPCIÓN AL TITULO DE:

Ingeniero de Negocios en el Grado de Licenciatura

Choluteca, Choluteca Honduras, C.A.

Abril, 2019
III
 IV

AGRADECIMIENTO

En primer lugar, doy infinitamente gracias a Dios, por haberme dado fuerza y valor para
culminar está etapa de mi vida.

Agradezco también la confianza y el apoyo brindado por parte de mi madre, que sin duda
alguna en el trayecto de mi vida me ha demostrado su amor, corrigiendo mis faltas y
celebrando mis triunfos.

A mi padre, que siempre ha estado presente en mi vida ayudándome tanto

económicamente como emocionalmente. Y sé que está orgulloso de la persona en la
cual me he convertido gracias a él y a sus buenos consejos y apoyo.

También agradezco a mis tías Maritza Joya y Xiomara Rubio quienes con su ayuda,
cariño y compresión han sido parte fundamental de mi vida.

Cada uno de ellos son muy importante en mi vida y fueron motivadores para poder lograr
este éxito profesional.

MUCHAS GRACIAS.
 V

DEDICATORIA

Este logro profesional lo dedico a mi querido abuelo José María Joya quien fue como mi
segundo padre el cual siempre me inspiro a seguir adelante y que soñó que mi persona
lograra este éxito académico. Hasta al Cielo envió este logro.

A mi Padre Alfredo Joya que fue un pilar fundamental para poder culminar este éxito
profesional.

A mi madre Carmen Rubio que estuvo siempre motivándome, apoyándome en todo

momento.

A mi hermano Noel Joya por siempre apoyarme moralmente dándome fortaleza para
llegar hasta el final.

A todos muchas gracias por su gran apoyo y cariño incondicional de todo corazón les
dedico este gran triunfo profesional y primero Dios espero tener siempre su apoyo, así
como hasta ahora.
 VI

INDICE
INTRODUCCION 1
1. MARCO REFERENCIAL DE LA EMPRESA 2
1.1 DATOS GENERALES 2
1.2 Reseña Histórica. 3
1.3 Filosofía empresarial. 4
1.3.1 Misión 4
1.3.2 Visión 4
1.3.3 Valores 4
1.4 Productos y servicio que ofrece. 4
1.9 Características de la empresa. 5
1.10 Objetivos de la empresa 6
1.11 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 7
1.5 Contexto Socio-Económico Local. 8
1.6 Contexto Socio-Económico Regional. 9
1.7 Contexto Socio-Económico Nacional. 10
1.8 Contexto Socio-Económico Internacional. 12
1.12 Departamento o área de la práctica. 13
1.12.1 Departamento de Compras. 13
CAPITULO II 14
2. SISTEMATIZACION DE LA PRACTICA 14
2.1 Diagnostico organizacional. 14
2.1.2. ANALISIS FODA DE LA EMPRESA 16
MATRIZ FODA 18
2.1.5. Quienes participaron en el diagnóstico. 22
2.1.4. Resultados fundamentales del diagnóstico. 22
2.1.5. Necesidades encontradas. 22
2.2 Plan de ejecución de propuesta. 23
2.2.1. Objetivo General. 24
2.2.2 Objetivos Específicos. 25
2.2.3 Beneficiarios. 25
2.2.4 Cobertura. 25
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2.2.5. Procedimiento de ejecución de la propuesta. 26

2.3 Resultados obtenidos. 31
2.3.1. Principales cambios observados o esperados. 31
2.3.2. Objetivos alcanzados. 31
2.3.3. Juicio critico. 32
3 CONCLUSIONES 33
4 RECOMENDACIONES 34
5 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 35
6 GLOSARIO 36
7 ANEXOS 37
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INTRODUCCION

En las últimas décadas la automatización de los sistemas de información son

implementados por sus controles, análisis de información, agilidad en las operaciones y
trazabilidad en la información, son parte estratégicas en las empresas, para lograr el
desarrollo organizacional como parte del crecimiento de la misma empresa.

El presente trabajo expone la propuesta de un diseño de sistema automatizado para

el control de inventario de Consignación en el área de compra, se basa en mejorar
el proceso, procedimientos, automatización y estabilidad en la operación. El mismo
tiene como objetivo general Proponer un proyecto definido en las metas de la empresa,
utilizando la herramienta de un sistema integrado como lo es SAP. Este proyecto
enmarca un logro en su implementación, alcanzando los objetivos propuestos.

En el cual se analizará cada una de las operaciones del área, así como, sus alcances
revisando cada uno de los contratos de proveedores, actualizando inventarios y
reorganizando cada uno de ellos a fin de eliminar materiales innecesarios, valorizando
listas de productos a fin de reducir costos.
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1. MARCO REFERENCIAL DE LA EMPRESA

Pantaleón Ingenio la Grecia se especializa en la producción de diferentes tipos
de azúcar, mieles y alcoholes, así como en la generación de energía eléctrica.

Los ingenios han sido auditados por diversos clientes que buscan productos
que se adhieran a los más altos estándares de calidad, lo cual ha permitido a la
organización acreditarse como proveedor Premium Mundial y por ende competir
en el mercado global.

Rubro económico al que pertenece: Cultivo y producción de azúcar y energía

eléctrica.

1.1 DATOS GENERALES

NOMBRE DE LA EMPRESA: Pantaleón Ingenio la Grecia.

DIRECCION: km. 21 carretera a Cedeño, Marcovia

, Choluteca, Honduras

TELEFONO: PBX (504) 2705-3900

RUBRO: Azucarero y Energía

Tipo de empresa:

Azucarera La Grecia es una empresa Agroindustrial en Hondura, pertenece a al

Grupo Pantaleón, actualmente produce Azúcar para venta local y Exterior, también se
caracteriza por producir Energía, utilizando el bagazo del cultivo de la caña y producto de
Biomasa, es una Empresa integrada por varias fincas con el cultivo de la caña, empaque
y exportación de nuestros productos. Esto nos permite asegurar un alto nivel de control
de calidad.
 3

UBICACIÓN:

Azucarera La Grecia está ubicada en el municipio de Marcovia, en el departamento

de Choluteca, en Honduras. Sus límites geográficos son:

 Al norte colinda con los municipios de Choluteca y San Lorenzo.

 Al sur colinda con el Golfo de Fonseca.
 Al este colinda con el municipio de Choluteca.
 Al oeste colinda con el Golfo de Fonseca.

1.2 Reseña Histórica.

La Empresa Azucarera Central, S.A. de C.V. (ACENSA), que era una entidad de tipo
estatal, constituida por capital de las empresas Mitsubishi, CONADI y un grupo de
empresarios hondureños, fue fundada en el año de 1974 comenzando sus operaciones
de producción el 10 de abril de 1978. La administración gubernamental finalizo en
noviembre de 1992 en donde CONADI a través de la Comisión liquidadora licitó y vendió
ACENSA, la cual se convirtió en la empresa Azucarera La Grecia, S.A. de C.V. La Grecia,
fue constituida como sociedad anónima el 2 de diciembre de 1992.

El 16 de septiembre de 1994 se inician operaciones y el 24 de enero de 1994 se inicia

la primera zafra de Azucarera La Grecia S.A. de C.V., la cual contó con la colaboración
de otras empresas, contratistas y productores independientes.

En el año 2008 el Grupo Pantaleón asume la administración de Azucarera La Grecia

S. A. de C.V en Honduras. La Empresa Azucarera la Grecia S. A. de C.V. Está ubicada
en la zona sur de Honduras.

Azucarera La Grecia es un ingenio que cuenta aproximadamente con 13,500 ha

de caña de azúcar en producción y que produce 2, 600,000 quintales de azúcar blanco y
crudo, siendo este su principal producto, además produce melaza como subproducto de
la producción de la azúcar y genera aproximadamente 36 Mwh de energía eléctrica
utilizando biomasa y carbón mineral como combustible y una generación de 5400
empleos al año.
 4

1.3 Filosofía empresarial.

1.3.1 Misión
Propósito de Pantaleón:
 Promover el desarrollo, transformando los recursos responsablemente

1.3.2 Visión
 En el año 2030, serán una de las 10 organizaciones más importantes del mundo
en la industria azucarera y productos relacionados.

1.3.3 Valores

 Respeto. El respeto será la base fundamental en todas las relaciones de la empresa.

Cada una de las personas relacionadas será tratada con equidad y cortesía.

 Liderazgo. Seremos líderes en todo lo que hacemos siendo creativos para obtener
ventajas competitivas. Afrontaremos las metas y objetivos con tenacidad y haremos
del trabajo en equipo una prioridad para alcanzarlas.

 Responsabilidad. Seremos responsables de nuestras acciones guiándonos por una

mentalidad de largo plazo y buscando el compromiso de la empresa con nuestros
valores.

1.4 Productos y servicio que ofrece.

Somos una organización agroindustrial, dedicada al procesamiento responsable de

caña de azúcar para la producción de azúcar, mieles, alcoholes y energía eléctrica. Con
más de 165 años de operación, nos hemos posicionado como líderes en producción de
azúcar en Centro América y entre los diez grupos azucareros más importantes de
Latinoamérica. Nuestra casa matriz está ubicada en Ciudad de Guatemala y tenemos
operaciones en seis países: México, Guatemala, Honduras, Nicaragua, Chile y Brasil.
 5

1.9 Características de la empresa.

Somos el productor de azúcar No. 18 a nivel mundial y el No. 7 a nivel

latinoamericano. Nuestra reputación, diversificación geográfica y portafolio de productos
nos permite fomentar relaciones duraderas con nuestros clientes y colaboradores. Nos
distingue nuestras capacidades de comercialización y experiencia logística.

Somos una empresa agro industrial dedicada al procesamiento responsable de la

caña de azúcar para producción de azúcar, mieles, alcoholes y energía eléctrica. Nuestro
equipo de más de 29,000 colaboradores en México, Guatemala, Honduras, Nicaragua y
Brasil Contribuye alcanzar una producción anual de 1.1. Millones de toneladas de azúcar
y productos derivados.

Somos líderes de la región centroamericana en la producción de azúcar y nos

posicionamos entre las 10 más importantes de Latinoamérica. Nuestros productos
participan en los mercados locales e internacionales, con más de 40 destinos de
exportación, en donde abastecemos a industrias alimenticias y refinerías.

Desarrollo responsable
Tenemos compromiso con el mundo, el desarrollo responsable es parte de nuestra
cultura estratégica de negocios, significa garantizar nuestro éxito a largo plazo y cumplir
con nuestra visión de un mundo mejor. Aseguramos el bienestar de nuestra gente,
promovemos el desarrollo, cuidamos el medio ambiente, y generamos productos de
calidad.

Innovamos constantemente en los procesos para superar los entandares de calidad

nacionales e internacionales y generar un alto impacto positivo al medio ambiente y a las
comunidades cercanas de nuestras operaciones.

Cantidad de Sucursales o Agencias

 6

El Holding “Grupo Pantaleón” es un grupo azucarero que está compuesto por cinco
operaciones ubicadas en 5 países diferentes y Azucarera La Grecia es una de esas
operaciones que en términos de agencias o sucursales sería la única en Honduras

Las demás operaciones del Grupo son: “Pantaleón y Concepción en Guatemala”, “Monte
Rosa en Nicaragua”, “Panuco en México” y “Vale de Paraná en Brasil”

1.10 Objetivos de la empresa

 Garantizar el cumplimiento con los requisitos legales aplicables y requerimientos

por parte de clientes y otras partes interesadas.
 Satisfacer las necesidades de nuestros clientes al proveerles productos inocuos y
de calidad.
 Optimizar el uso de los recursos naturales y disminuir nuestra huella ambiental.
 Promover un ambiente de trabajo seguro y saludable y prevenir incidentes y el
deterioro de la salud.
 7

1.11 ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Fuente: La Grecia S.A.

 8

1.5 Contexto Socio-Económico Local.

Por sus condiciones climatológicas, tierra fértil y recursos hídricos la zona sur
cuenta con dos ingenios azucareros, ubicados dentro de un área geográfica.

Pantaleón Ingenio La Grecia S.A. tiene una capacidad instalada para procesar
12,000 toneladas de caña por día, procesando más de 18,000 manzanas de caña
de azúcar. Su producción final para la zafra 2016-2017 fue de 2.3 millones de
sacos de azúcar. Fundada en 1976 como Azucarera

Central (ACENSA). Cuenta actualmente con una planta de producción de

energía a base del bagazo de caña y carbón, mejor sustanciales en su aparato
productivo con sistemas de riego por goteo en el 30% de su área, el resto de su
producto lo obtienen a través de productores independientes que generalmente
no cuentan con sistema de riego, pero la empresa les presta el servicio ya sea por
aspersión o gravedad, donde hay acceso a las aguas de rio o de pozos de la
misma compañía. (Grecia)

Azucarera La Grecia se especializa en la producción de diferentes tipos de

azúcar, mieles y alcoholes, así como en la generación de energía eléctrica. Los
ingenios han sido auditados por diversos clientes que buscan productos con los
más altos estándares de calidad, lo cual ha permitido a la organización acreditarse
como proveedor Premium mundial y por ende competir en el mercado global.

Azucarera Choluteca S.A. – Grupo CAHSA: tiene una capacidad instalada para
procesar 6,000 toneladas de caña por día. Procesando más de 9,000 manzanas
de caña de azúcar. Su producción final para la zafra 2016-2017 fue de 1.1 millones
de sacos de azúcar. Fundada en 1966.

Esta empresa cuenta con el 34% del área de producción, su tecnología está
en constante avance, procesa 1,100,000 sacos de azúcar anualmente de los
cuales exporta el 39% del total de su producción, los servicios de riego para
 9

mantenimiento de las fincas son por aspersión, gravedad, goteo y una parte a
través del invierno. Los servicios de preparación de tierras y transporte de caña
son llevados a cabo en su mayoría con el equipo con que cuenta la
superintendencia de operaciones y otra parte del equipo es de tercerización. La
caña que se industrializa en Azucarera Choluteca procede en un 70% de fincas
propias y un 30% de productores independientes.

La industria Azucarera dentro de la región sur del país de Honduras, está

desarrollando grandes proyectos sociales en las zonas de influencia beneficiando
a un gran número de familias, con donaciones de víveres.

La economía de la región sur se ve fortalecida con la presencia de los dos

ingenios existentes, Azucarera La Grecia y Azucarera Choluteca ambas generan
gran cantidad de fuentes de empleos para toda la región, mantienen el mercado
nacional abastecido de azúcar, con el cultivo de la caña de azúcar se genera
oxígeno, llevan a cabo proyectos de protección al ambiente como es el proyecto
manglar que se está conservando en la isla de Guipo como una reserva forestal,
en general ambas empresas son un pilar de gran importancia para la zona sur por
todo lo que representan para la economía y la proyección social en toda la región.

1.6 Contexto Socio-Económico Regional.

En la región Sur de Choluteca existen varias empresas grandes de Producción y

Exportación generadoras de empleos y beneficios para la comunidad estas empresas
luchan día a día con mejorar la calidad de sus productos para poder ser más reconocidas
a nivel nacional como internacional para esto van mejorando sus estrategias de
producción y exportación en la Región Sur.

Entre las grandes empresas de la zona sur en la producción y comercialización de

azúcar podemos encontrar:
 10

1. Pantaleón Ingenio La Grecia

2. Azucarera Choluteca

Azucarera Choluteca S.A. Grupo CAHSA: tiene una capacidad instalada para
procesar 6,000 toneladas de caña por día. Procesando más de 9,000 manzanas de caña
de azúcar. Su producción final para la zafra 2016-2017 fue de 1.1 millones de sacos de
azúcar. Fundada en 1966.

Pantaleón Ingenio La Grecia S.A. tiene una capacidad instalada para procesar
12,000 toneladas de caña por día, procesando más de 18,000 manzanas de caña de
azúcar. Su producción final para la zafra 2016-2017 fue de 2.3 millones de sacos de
azúcar. Fundada en 1976 como Azucarera Central (ACENSA)

1.7 Contexto Socio-Económico Nacional.

La primera responsabilidad de la industria azucarera hondureña es abastecer el

mercado nacional y no es sino hasta que este, esta teóricamente cubierto (inventario
versus consumo estimado), que se atienden en otros mercados.

La estructura de mercado de la industria del azúcar en Honduras obedece a un modelo

de características oligopólicas, donde existen 7 ingenios productores Azucarera
Choluteca, S. A de C.V (ACHSA); Compañía Azucarera Chumbagua, S.A.
(CHUMBAGUA); Azucarera del Norte S.A de C.V. (AZUNOSA); Azucarera la Grecia S.A
de C.V (LA GRECIA); Compañía Azucarera Hondureña S.A. (CAHSA); Azucarera Yojoa,
S.A de C.V. (AYSA); Compañía Tres Valles, S.A. (TRES VALLE) y una empresa
comercializadora, vale decir, Central de Ingenios (CISA).

El compromiso que la industria azucarera hondureña tiene con la calidad y el

mejoramiento continuo de los procesos se ven reflejados en los procesos de certificación
que mejore la cadena de valor.

La agroindustria azucarera es hoy una de las industrias mejor afianzadas en Honduras

con una historia que la respalda y un futuro prometedor. La globalización del mundo
 11

moderno exige que la agroindustria se mantenga a la vanguardia para poder competir

con los países vecinos, modernizando nuestras fábricas, capacitando a nuestra gente,
diversificándonos y además atendiendo a nuestra población más cercana con políticas
de responsabilidad social que hacen de nuestra industria una de las más exitosas.

La agroindustria azucarera cuenta aproximadamente con 80,000 manzanas de caña

de las cuales el 60% pertenece a la Industria y el 40% pertenece a los productores
independientes. Estas 80,000 manzanas producen cerca de doce millones de quintales
de azúcar anualmente. Se paga en concepto de impuestos arriba de los 1,000 millones
de lempiras al año y por compra de caña a los productores independientes más de 932
millones de lempiras. Siendo la industria azucarera uno de los más grandes
contribuyentes del estado, pagando impuestos y generando divisas.

Azucarera del Norte, AZUNOSA, Es el ingenio azucarero de Cervecería Hondureña,

subsidiaria de SABMiller en Honduras, se convirtió en el primero en obtener la
certificación de Bonsucro en América Central y el Caribe. Hasta ahora es el único en el
mundo en hacerlo bajo el nuevo estándar V.4., que actualiza los anteriores.

La certificación es un esfuerzo global por establecer mediciones en 53 indicadores que

cubren aspectos específicos de la industria azucarera, para certificar que la agricultura y
el procesamiento de azúcar se realizan de manera sostenible.

Compañía Azucarera Tres Valles cuenta con la certificación sistema de gestión de

la calidad (SGC) ISO 9001:2000; Agosto, 2007 Y Re-Certificación; ISO 9001:2008; Año
2010 y con la certificación FSSC 22000 año 2016 para una mejor gestión de la inocuidad
del azúcar.

CAHSA se ha acreditado con la norma HACCP y con la acreditación KOSHER que es

un sistema de control de calidad de los alimentos según las normas judías. Y con las
normas de calidad ISO 9000-2008

Compañía Azucarera Chumbagua es un complejo agro energético radicado en

Honduras y se dedican a la producción de azúcar y energía eléctrica renovable, haciendo
uso de prácticas modernas e innovadoras con un fuerte componente de protección medio
ambiental, certificado con las normas ISO 9000 y con las normas HACCP.
 12

Azucarera del Norte S.A.: tiene una capacidad instalada de para procesar 6,500
toneladas de caña por día, procesando más de 11,000 manzanas de caña de azúcar.
Fundada en 1974. (Grecia I. A.)

Compañía Azucarera Hondureña S.A.: tiene una capacidad instalada para procesar
13,000 toneladas de caña por día, procesando más de 15,000 manzanas de caña azúcar
siendo el ingenio más grande de Honduras. Fundada en 1938.

Compañía Azucarera Chumbagua: tiene una capacidad instalada de 5,500

toneladas de caña por día, procesando más de 8,500 manzanas de caña de azúcar.
Fundada en 1948.

Azucarera Yojoa S.A.: Aporta cerca del 7% de la producción nacional de azúcar, con
más de 5,000 manzanas de caña de azúcar. Fundada en 1976.

Compañía azucarera Tres Valles S.A.: tiene una capacidad instalada para procesar
4,800 toneladas de caña por día, procesando más de 7,000 manzanas de caña de azúcar.
Fue fundada en 1976, como Azucarera Cantarranas S.A. (ACANSA). (Asocian de
productores de caña de azucar de Honduras, 2017).

1.8 Contexto Socio-Económico Internacional.

Pantaleón ingenio la Grecia además de ser una empresa líder nacional es una de los
ingenios azucareros reconocido internacionalmente con ingenios en 6 países como ser;
Honduras, Guatemala, Nicaragua, México, Brasil y Chile, con exportaciones en 43 países
en los continentes de América, África, Europa y Asia. Con 10 nuevos mercados en las
2016 y 9 variedades de productos ofrecidos.

Para tener un mayor alcance y generar un mayor impacto en los países y comunidades
de operación se trabaja en conjunto con otras organizaciones nacionales e
internacionales.

Actualmente se tiene relaciones institucionales o alianza con más de 40

organizaciones en diferentes países como Guatemala, Honduras, Nicaragua y México.
Dentro de dichas organizaciones se pueden mencionar universidades, centros de
 13

investigación, fundaciones, asociaciones, comités y gremios de la iniciativa privada.

(pantaleon, n.d.)

1.12 Departamento o área de la práctica.

1.12.1 Departamento de Compras.

La mayoría de las empresas e incluso algunas organizaciones gubernamentales

poseen un departamento de compras o Logística, como parte de sus operaciones diarias.
Este departamento maneja las contrataciones de Proveedores de Servicio, como también
las compras de Insumos que se necesita en la operación del procesamiento y producción
de Azúcar y Energía, es reconocida como una de las empresas Industriales y fuente de
trabajo en la Costa Sur.

Aprovisionamiento de materiales
El principal rol del departamento de compras es cumplir con el abastecimiento de todos
los materiales que se utilizan en las distintas áreas de la empresa en la rama del cultivo
y procesamiento de la azúcar y energía, también realiza la contratación de proveedores
de servicio como trasporte, contrataciones y distintos trabajos realizado en sus
operaciones.

Evaluación de precios
Los departamentos de compras también se encargan de evaluar continuamente si se
encuentran recibiendo estos materiales al mejor precio posible para maximizar las
ganancias. Esto puede ser desafiante para una empresa pequeña que puede comprar en
menores cantidades que una grande y que, por lo tanto, puede no recibir el mismo tipo
de descuentos por compras en cantidad.
 14

Trabajo administrativo y contabilidad

Los departamentos de compras manejan todo el trabajo administrativo relativo a

la compra y la entrega de suministros y materiales. Compras se asegura de realizar la
entrega de los materiales de los proveedores a tiempo, genera y sigue órdenes de compra
y trabajos conjuntamente con el departamento de recepción y el de contabilidad para
asegurarse de que las entregas prometidas se reciban en su totalidad y sean abonadas
a tiempo.

Cumplimiento de políticas

El departamento de compras también debe asegurarse de que se cumplan todas las

políticas de la empresa y la aplicación del código de ética.

CAPITULO II

2. SISTEMATIZACION DE LA PRACTICA
2.1 Diagnostico organizacional.

Este desarrollo de mejora continua, se da por la necesidad del número de

transacciones generadas a diario, semanal y mensualmente, debe considerar lo
siguiente:

 Analizar la información de cada proveedor, para realizar la depuración

considerando en el historial de consumo de los años 2016, 2017 y 2018 y sacar
todos los ítems que a esa fecha no tienen un consumo en la empresa.

 Revisión de toda la información eliminando todos los duplicados que existen

actualmente, materiales que se tiene con más de un proveedor y revisar las
descripciones que actualmente maneja el proveedor con el catálogo que
maneja actualmente la empresa.
 Realizar un acercamiento con cada proveedor, para revisar en conjunto la
información que actualmente ellos están manejando comparando con la
información que actualmente se tiene en la empresa.
 15

 Respaldar la depuración y selección de la información, con cuadros

comparativos con la herramienta en Excel.

 Unificar las descripciones de los ítems que actualmente se tiene definido y

pactados con cada proveedor de Consignación.

2.1.1 Como se hizo el diagnostico.

Para la recolección y organización de la información se utilizaron la siguiente

metodología que indica la secuencia de las actividades, por medio de la cual se llegará a
la comprensión de la situación actual del departamento de compras de la empresa
Pantaleón Ingenio la Grecia, con respecto a la automatización a implementar.

 I: Formulación del Problema (análisis FODA)

 II: Trabajo de Campo (Revisión de contratos)

 III: Análisis y Presentación de los Resultados (Presentación del Diagnóstico)

La aplicación de la herramienta FODA, nos ayuda a identificar las Fortalezas y

Debilidades internas, así como las oportunidades y amenazas externas a las que está
sometida la empresa, dicha información se recopilo gracias a la colaboración del jefe del
departamento de compras y colaboradores del área de consignación la cual fue de suma
importancia en la investigación.
 16

2.1.2. ANALISIS FODA DE LA EMPRESA

Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas

1. Equipo de Trabajo 1. Aumento del porcentaje de 1. La fibra óptica falla a 1. Costos no competitivos.
comprometido. ventas en el mercado menudo. 2. Cambios adversos en los tipos
2. Personal capacitado de 2. Existencia de una cartera 2. Recursos insuficientes de cambio y en políticas
manera Integral en todas las áreas muy amplia de proveedores limitan la investigación y no comerciales de otros países.
3. Excelente comunicación entre 3. Empresa reconocida a nivel permiten brindar una mayor 3. Incremento de ventas en
los integrantes del equipo. Internacional cobertura de servicios y productos sustitutos.
4. Integrantes del equipo son 4. Certificación de procesos seguimiento al Sector 4. Cambios en las necesidades y
responsables con sus mediante normas Azucarero. gustos de los consumidores.
asignaciones internacionales. 3. Sistema SAP este 5. Campos sensibles a desastres
5. Clima laboral en el área 5. Ejecución de programas de fusionando demasiado lento climáticos
6. Contar excelentes calidad e inocuidad y no se puedan realizar los 6. Competencia en el mercado de
instalaciones. aceptados en el mercado registros en tiempo. productos establecidos.
7. Manejo de tecnología de 6. Eliminación de barreras 4. No existen manuales de 7. Conflictos sociales latentes.
punta comerciales en los mercados puesto en ninguna de las
8. Horarios accesibles para sus exteriores atractivos. áreas
empleados. 7. Ampliación de la cartera de 5. Cuando existen rotaciones
9. Contar con el sistema SAP. productos en área nacional. se le tiene que explicar paso
10. Programas de cumplimiento 8. Integración vertical a paso de las actividades
de los objetivos de puestos. 9. Reingeniería administrativa relacionadas al puesto.
 17

6. Que la fibra óptica falle y se

caiga el sistema.
7. No todos tienen
conocimientos de los
indicadores de retención
para los diferentes servicios.
8. Desorden, y mala
presentación en las áreas
de trabajo.

Fuente: Elaboración propia


MATRIZ FODA
FORTALEZAS
Equipo de Trabajo comprometido.
Personal capacitado de
Integral en todas las áreas
Excelente comunicación entre los
integrantes del equipo.
Integrantes del equipo
MATRIZ FODA responsables con sus asignaciones
Clima laboral en el área
Cuenta con excelentes instalaciones.
Manejo de tecnología de punta
Contar con el sistema SAP.
Programas de cumplimiento de los
objetivos de puestos.
18
OPORTUNIDADES
manera 1. Aumento del porcentaje de ventas en el
mercado
2. Existencia de una cartera muy amplia de
proveedores
son 3. Empresa reconocida a nivel Internacional
4. Certificación de procesos mediante normas
internacionales.
5. Ejecución de programas de calidad e
inocuidad aceptados en el mercado
6. Ampliación de la cartera de productos en
área nacional.
7. Integración vertical
8. Reingeniería administrativa

DEBILIDADES
Desperdicio.
Recursos insuficientes limitan la
investigación y no permiten brindar
una mayor cobertura de servicios y
seguimiento al Sector Azucarero.
Sistema SAP este fusionando
demasiado lento y no se puedan
realizar los registros en tiempo.
No existen manuales de puesto en
ninguna de las áreas
Cuando existen rotaciones se le
tiene que explicar paso a paso de las
actividades relacionadas al puesto.
Que la fibra óptica falle y se caiga el
sistema.
No todos tienen conocimientos de
los indicadores de retención para los
diferentes servicios.
Desorden, y mala presentación en 3. equipo de trabajo de alta calidad humana,
las áreas de trabajo.
19
ESTRATEGIA (FO) ESTRATEGIA (DO)
1. Contar con una estructura organizativa 1 Establecer alianzas estratégicas con
sólida y laboralmente estable, lo cual instituciones público-privadas calificadas,
permita incursionar en áreas de trabajo que posibiliten impartir las capacitaciones
ante una eventual demanda de productos requeridas. (D2, D4, D7, O3, O6, O9)
con alto potencial de valor agregado, 2. Operar un plan de actualización y
como son: alcohol carburante, licores, mejoramiento de la fibra óptica que
azúcar líquido, aprovechamiento de permita al personal mantenerse al día en
cachazas y vinazas; así como la tópicos relacionados directamente con las
cogeneración eléctrica resultado del diferentes necesidades propias de la
aprovechamiento de la biomasa de la gestión que desarrolla. (D3, D6, D7, O5,
caña de azúcar. (F1, F2, F7, O1, O2, O7, O9,)
O8, O9) 3. Implementación de un sistema que
2. Al contar con una buena credibilidad, permita mejorar las condiciones de trabajo
prestigio e imagen en el sector, se podrá evitando accidentes y mejorando la
fácilmente hacer frente a una eventual eficiencia y eficacia en los procesos
demanda de productos tanto a nivel productivos y administrativos mediante la
nacional como internacional (F3, F1O, creación de manuales de orientación al
O3, O6,) personal. (D4, D5, D8, O8, O9,)
responsable, muy profesional, con
 20

excelente comunicación, solidaridad y

compañerismo, permite tomar ventaja
para ofrecer servicios técnicos de alta
calidad en producción sostenible y otras
actividades en el nivel nacional e
internacional. (F3,F5,F7,O4, O5)

AMENAZAS ESTRATEGIA (FA) ESTRATEGIA (DA)

1. Costos no competitivos. 1. Generar capacitación y movilización de 1. Crear convenios con el Instituto Meteorológico,
2. Cambios adversos en los tipos de recursos financieros, que permitan brindar organizaciones que posean estaciones
cambio y en políticas comerciales de un apoyo a los planes operativos para privadas para disponer de información
otros países. investigación, disponibilidad de recursos y detallada y oportuna del comportamiento
3. Incremento de ventas en productos generación de tecnologías. (F1, F3, F4, F7, climático a nivel de las diferentes zonas
sustitutos. A1, A2, A3 ) cañeras del país. (D2, D7, A5,)
4. Cambios en las necesidades y 2. Incrementar y posicionar la presencia de 2. Crear conciencia y compromiso ante los
gustos de los consumidores. nuestros productos en todas las empresas representantes y el sector productivo en general,
5. Campos sensibles a desastres relacionadas con el sector azucarero, sobre las necesidades reales de presupuesto a
climáticos inclusive las que representan competencia. corto, mediano y largo plazo para la institución.
6. Competencia en el mercado de (F2, F10, A3, A6,) (D2, D7, A1, A2, A3)
productos establecidos.
 21

7. Conflictos sociales latentes. 3. Desarrollar campañas de información y 3. Promover el uso de los subproductos, residuos
motivación hacia el productor cañero, en el y derivados de la caña para incrementar el valor
sentido de buscar la unión e integración del agregado de la materia prima. Además, mejorar
sector en momentos de crisis como la la productividad a través de la tecnología de
actual.(F3, F9, A5, A7,) punta. (D1, D2, A3, A4, A6)

Fuente: Elaboración propia

 22

2.1.5. Quienes participaron en el diagnóstico.

Participaron los proveedores donde se les dio a conocer las nuevas clausulas propuestas
en el contrato donde se determinaron los nuevos precios de los materiales en consignación
con el fin de reducir el inventario de productos repetidos, en segunda instancia se contó con
la dirección de jefe de compras el Lic. Luis Rosales Lemus, como parte fundamental en la
automatización del sistema de compras.
Fue un excelente provecho conocer las opiniones porque fue de acá donde se parte para
implementar la mejora entre muchas debilidades encontradas, pero tomando en cuenta una
de las más importante para que este proceso se convierta más eficiente y más expedito.

2.1.4. Resultados fundamentales del diagnóstico.

 Se logró implementar un sistema de consignación en la nueva plataforma.

 Se logró agilizar el proceso de consignación mediante la implementación de este
sistema.
 Ingreso de nuevos ítems al sistema de consignación.
 Actualización de precios por proveedor de todos los ítems.
 Mejor control de la documentación recibida por los usuarios.
 Descarga de reportera para revisión y control de entradas y salidas.
 Seguimiento con los diferentes procesos de los consumos en el sistema.

2.1.5. Necesidades encontradas.

Actualmente el manejo de consignación en la empresa, está conformado por 15

proveedores, donde se manejan alrededor de 4,500 ítems, de los cuales por muchos años
no se realiza una actualización de la información, encontrado productos que en la
actualidad no son de consumo para la empresa. Además del ingreso de nuevos ítems al
sistema conllevara actualización de precios que si bien es cierto no se ha renovado los
contratos y desactualizado los precio por varios años, este será el momento propicio para
realizar los ajustes necesarios para mitigar los problemas que se tienen en la operación,
 23

todos los escenarios se realizan en conjunto con los requirentes y proveedores que
participan en el proceso de compras.

El ordenamiento de la información y la clasificación de los materiales en el área de

Consignación, así como agrupar y seleccionar la información que debe preparase y
adjuntarse al nuevo contrato con el proveedor de Consignación. Donde la empresa y
proveedor deberán llegar a un acuerdo en la selección y depuración de la información
que se maneja actualmente en la Consignación.

Creando un sistema que permita el manejo de la información de forma clara

mejorando así la eficiencia y eficacia en los procesos donde además se evitara el
desperdicio de materia y gastos innecesario.

2.2 Plan de ejecución de propuesta.

Desarrollar varias actividades en el desarrollo de la automatización de dos sistemas

de Inventario con el que cuenta el área de Consignación, lo que consiste en definir
Estrategias de negocio, Consolidaciones y Depuración, los dos tipos de inventarios son
los siguientes:

1. Inventario de materiales en Consignación.

2. Inventario de Compras Repetitivas por Cotizaciones y Órdenes.

Las actividades del proyecto a realizarse en Azucarera La Grecia consiste que

automatizar los proceso que actualmente se realizan manuales, utilizan consolidaciones
y depuraciones en la información que se maneja en cada uno de ellos, Las actividades
que se deben realizar son las siguientes:
 24

1.- Consignación:

 Revisar toda la información que actualmente está registrada en este esquema.

 Definir las descripciones repetitivas (duplicadas) en la información registrada por
Proveedores.
 Asignación de nuevos códigos de inventario en los casos que sea necesario por
mala codificación existen en la información.
 Determinar en la información de todos los proveedores la rotación del inventario
en los últimos 3 años a partir del 2016 al 2018.
 Depurar y definir los ítems del volumen que deben quedar registrados por alta
rotación en cada producto.
 Completar los formatos con la información para determinar los insumos que
deben cotizarse para el nuevo periodo y renovación de contratos.
2.- Compras Repetitivas:

 Analizar todas las compras registradas por cada gestor de compras durante el
periodo 2016 al 2018.
 Consolidación de ítem por Proveedor, considerando la rotación del inventario y
eliminando la duplicidad de un ítem con más de dos proveedores.
 Realizar por mes las compras repetitivas para realizar el agrupamiento de
consolidación de compras e integrar nuevos ítems que actualmente no están en
Consignación.
 Agrupar los ítems por categorías de productos.

2.2.1. Objetivo General.

 Automatizar el proceso de la Consignación de materiales, mediante la

actualización de contratos de cada proveedor y salir en vivo en la implantación,
garantizando seguridad e integridad en la formación en los controles de la empresa
y del proveedor.
 25

2.2.2 Objetivos Específicos.

 Mejorar el control de inventarios selectivos en el nuevo sistema.
 Facilitar consulta de la información por cada proveedor y producto.
 Mantener un respaldo de la información en el sistema.
 Realizar con facilidad las operaciones como ajustes, conteos físicos, cotizaciones
y facturaciones.
 Agilizar los despachos de materiales y las aprobaciones respectivas para las
facturaciones.

2.2.3 Beneficiarios.

La automatización del sistema de inventario en consignación beneficiará y tendrá un

impacto positivo para los siguientes involucrados en el proceso.

 Como beneficiarios principales está todo el personal y el jefe del departamento

de Compras.
 Los proveedores de la empresa Azucarera la Grecia.

2.2.4 Cobertura.

La cobertura de la Automatización del sistema de inventario de materiales en

Consignación es únicamente aplicada en el departamento de compras de Azucarera la
Grecia, con la finalidad de mejorar y agilizar el control del inventario de materiales en el
nuevo sistema.
 26

2.2.5. Procedimiento de ejecución de la propuesta.

2.2.5.1. Se identificó los contratos que actualmente se encontraban en consignación

para revisar las negociaciones vigentes con los proveedores, seleccionar y archivar en
su respectivo cartapacio.
Tabla de contratos

Elaboración propia.
 27

2.2.5.2 Definir todos los materiales que actualmente están en consignación en la

empresa Azucarera la Grecia.
Mediante la revisión de listados donde se obtuvieron los materiales en Consignación
por proveedor, Identificando los ítems duplicados con dos o más proveedores.

En el siguiente cuadro se muestra un ejemplo del listado que se revisó donde se

obtuvo con detalle los materiales que actualmente están en consignación con su
respectivo proveedor.

tabla de materiales

Elaboración propia
 28

Cuadro de Ítems de materiales duplicados con dos o más proveedores, identificados en

color azul.

Elaboración propia

2.2.5.3. Se determinó todos los materiales que en los últimos tres años han tenido
movimiento y validar que cada proveedor tenga definido su contrato del material en
Consignación.

También se definió los ítems de los materiales que se consumieron en los tres últimos
años, se hiso un análisis del inventario y precios de Consignación, se consensuo con
cada proveedor de Consignación para la eliminación de ítems con poco consumo y así
negociar y pactar un mejor precio, y por último se actualizo los contratos para cada
proveedor.
 29

Cuadro de ítems con poco movimiento durante los tres últimos años. (exceltotal, n.d.)

Elaboración propia

Cuadro de Ítem que se han consumido en los últimos tres años por proveedor. (exceltotal,
n.d.)

Elaboración propia
 30

Cuadro de Análisis de Inventario y Precios de Consignación. (exceltotal, n.d.)

Elaboración propia

Cuadro donde se identificó los ítems que se eliminaron y se definió los nuevos precios
pactados con los proveedores.

Elaboración propia
 31

2.3 Resultados obtenidos.

 Uno de los principales resultados ha sido el registro de todas las operaciones en
línea.
 Agilizar en tiempo todas las consultas del inventario de materiales en Consignación
y en línea.
 Llevar control de todos los despachos realizados en tiempo real.
 Manejo de la existencia en línea, rebajando en el sistema todas las operaciones
de ingresos y salidas de materiales.
 Lograr tener la información actualizada para generar reportes de KPI.
 Depuración de ítems ociosos dentro de Consignación.

2.3.1. Principales cambios observados o esperados.

 Reducción de materiales repetidos.

 Mejor ordenamiento en el área de almacén.
 Fácil acceso a la información.
 Orden de compras más claras.
 Control de inventario más efectivo.
 Manejo eficiente de contratos de los proveedores.

2.3.2. Objetivos alcanzados.

 Ahorro en tiempo y personal.

 Nuevo rol del gestor de compras, por la nueva gestión en el sistema.
 Agilidad en los despachos que se realizan a diario.
 Llevar un mejor control en los presupuestos de cada proceso que retira los
materiales.
 Generación de reporte por cada proceso de los materiales retirados
semanalmente.
 Seguimiento mensual de KPI´S.
 Control en facturación y pagos al proveedor.
 32

2.3.3. Juicio crítico.

Una de las funciones principales de hacer la Automatización del Sistema de

inventarios de materiales del área de Consignación, es mejorar el control del inventario
de materiales en el nuevo sistema, para obtener con facilidad la consulta de la información
por cada proveedor y así poder agilizar los despachos de materiales y facturación en
Consignación. El desarrollo de este proyecto es de gran importancia tanto como para el
área de Consignación, así como la empresa Pantaleón Ingenio La Grecia.

Su implementación fue aprobado y supervisado directamente por el Jefe de Compras

siendo de gran utilidad, mejorando la eficiencia y eficacia de dicha Área.

La implementación de este proyecto será de gran utilidad para el departamento de

inventarios, así como para toda la empresa, ya que su aplicación vendrá a mejorar la
eficiencia y eficacia de área mencionada.
 33

3 CONCLUSIONES

 La realización de este proyecto, permitió elaborar una propuesta de un sistema

automatizado de las mercaderías en consignación, el cual fue desarrollado como
una manera de darle solución a las fallas que se presentan al realizar el control de
inventario que se ejecutaba manualmente, cuyo planteamiento del problema se
originó de la observación directa de las tareas y actividades que se cumplen en el
área de almacén.

 La automatización del sistema de inventarios de los productos en consignación,

trae consigo optimización del tiempo y datos, se evita la duplicidad de datos, y
ofrece seguridad de la información, brindando una interfaz amigable entre el
usuario y el sistema

 Esta propuesta, se convierte en una herramienta esencial que permitirá de una

manera eficiente y confiable incrementar la continuidad de las obras existentes y
a futura para esta área y otras que requieran este beneficio tecnológico.
 34

4 RECOMENDACIONES
 Seguimiento continuo de la información en el sistema automatizado que puedan
agilizar los procesos manuales.

 Adquisición de equipos de computación el cual tenga como característica principal

un software y hardware actualizado que permite un buen desenvolvimiento del
sistema automatizado.

 Diseñar un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los datos en caso de
cualquier eventualidad.

 Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del sistema

automatizado de control de inventario.

 Adiestramiento a los usuarios que van a utilizar el sistema, para un mejor

funcionamiento del mismo.

 Mantenimiento constante al sistema, como a la base de datos.

 35

5 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

(Ingenio La Grecia, Pantaleón, 2018)

Asocian de productores de caña de azucar de Honduras. (2017). APAH.

exceltotal. (n.d.). Retrieved from https://exceltotal.com/funcion-vlookup-en-excel/
Grecia, P. I. (n.d.).
David, Fred R., Conceptos de Administración Estratégica, Novena Edición, Pearson
Educación, México, 2003

Robbins, Stephen P. y Mary Coulter, Administración, Décima Edición, Pearson Educación,

México
,2010

pantaleon. (n.d.). Retrieved from https://www.pantaleon.com

 36

6 GLOSARIO

CSG: Consignación.
SAP: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos y Manuales
ITEMS: Generación del nuevo catálogo de ítems, con requerimiento de más
información.
KPI´S: Generación de indicadores de gestión
AUTOMATIZACION: Agilizar la operación con registro de información en tiempo y
agilidad en las entradas y salidas como también el análisis de la información
operada en el sistema.
PROVEEDOR: Es un profesional o empresa que abastece a otros profesionales o
empresas con existencias o servicios dirigidos directamente a la actividad.

FODA: Es una herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución,

proyecto o persona, analizando sus características internas (Debilidades y
Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en una matriz
cuadrada.

INVENTARIO: Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que pertenecen

a una persona, empresa o institución.
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7 ANEXOS

Contrato de proveedor.
Revisando contratos.

Análisis de Consumo.
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Seleccionando el consumo por Proveedor. Eliminando materiales sin consumo.