ESPECIFICACIÓN DE SOFTWARE

DE ACTIVOS FIJOS

SEGÚN NORMA IEEE - 830

1
CONTENIDO

Objetivo general 3
Objetivos Específicos. 3
Planteamiento del problema. 3
Metodología y procesos de desarrollo de software. 3
Alcance del proyecto. 4
Marco teórico. 4
Activos Fijos 4
Activos Intangibles 5
Depreciación de Activos Fijos 5
Depreciación basada en el tiempo 5
Depreciación basado en unidades producidas 5
Control de Activos 6
Solución. 7
Personal Involucrado. 7
Acrónimos y abreviaturas. 8
Referencias. 8

Desarrollo técnico 9
Tecnicas de recoleccion de informacion. 9
Requerimientos funcionales - No funcionales. 19
Requerimientos funcionales 19
Requerimientos no funcionales 25
Mapa de procesos 27

Requerimiento de la interfaz externa 28

Usuarios 28
Requisitos comunes de la interfaces. 29
Interfaces de usuario. 29
Interfaces de hardware. 29
Interfaces de software. 29
Interfaces de comunicación. 29

2
 1. Objetivo general

Desarrollar un sistema que permita registrar y controlar los activos fijos de la

institución de educación San Basilio.

1.1. Objetivos Específicos.

● analizar los requerimientos del cliente

● diseñar interfaces y bases de datos del sistema
● realizar pruebas correspondientes
● descentralizar la administración del control de los activos
● agilizar la captura de datos en nuestros procesos
● generar informes periódicos según requerimientos del
cliente

1.2. Planteamiento del problema.

El Instituto San Basilio de Suba, en la actualidad no cuenta con un software

especializado en el control de sus activos fijos: La información se registra a través
de una hoja en Excel. La no actualización y/o control de los datos evidencian riesgos
en la administración de los activos.
En conclusión, al no tener una correcta administración de la información de los
activos del colegio, no permite tomar oportunamente decisiones para sus
inversiones futuras.

1.3. Metodología y procesos de desarrollo de software.

En la actualidad la metodología de Proceso Unificado (UP), es la mejor

opción para el desarrollo del ciclo de vida de software dado que este presenta
el énfasis real en los ciclos de vida iterativo e incremental.

3
 Fig. 1. Proceso unificado de Desarrollo de Software.

1.4. Alcance del proyecto.

El proyecto está dirigido al desarrollo de un software especializado para el control de

los activos fijos; este sistema ayudará en actualización y/o control de los datos al
administrador de una manera rápida y eficaz

1.5. Marco teórico.

Activos Fijos

El activo fijo se define como todo aquel activo tangible con una vida útil no
menor a un año los cuales son adquiridos para emplearse en las operaciones
de un negocio determinado con la finalidad de obtener ingresos. Este tipo de
activos son realmente importantes dado que representan una inversión y por
ende se convierten en el medio por el cual se obtienen los ingresos. El activo
fijo tiene los siguientes objetivos:

○ El uso o usufructo de los mismos activos fijos en beneficio de la

entidad.
○ La producción de artículos para su venta o uso.
○ La presentación de servicios de la entidad a su clientela o al público en
general.
○ La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no
venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.

4
Los activos fijos se pueden clasificar principalmente de acuerdo a los
siguientes parámetros:

○ Terreno.
○ edificio.
○ Maquinaria y equipo.
○ Recursos naturales.

Activos Intangibles

Los activos intangibles se definen como aquel activo que no tiene una
naturaleza física, es decir, no se puede ver ni tocar; generalmente tiene el
carácter de ser un activo no monetario, pero colabora igualmente en la
generación de ingresos en una organización.

Depreciación de Activos Fijos

A medida los activos se van deteriorando o gastando debido al transcurso de

tiempo o uso, la disminución de su valor se carga a un gasto llamado
depreciación. Existen dos métodos para identificar la depreciación de los
activos fijos:

Lineales.
Acelerados.

Depreciación basada en el tiempo

Este tipo de depreciación es lineal (Línea recta) basado en el tiempo se

supone que el activo se desgasta por igual durante cada periodo contable,
para su determinación se emplea la siguiente fórmula:

Costo−Valor de desecho
=Monto por depreciación por año
Años de vidaútil

Depreciación basada en unidades producidas

El método de las unidades producidas para la depreciación de un activo se

basa en el número total de unidades que se usarán, en las unidades se

5
puede producir el activo, en la cantidad de horas que trabajará el activo o en
el número de kilómetros que recorre de acuerdo con la fórmula:

Costo−Valor de desecho
=¿Costos de la depreciación por unidad de asignación
Unidades de uso , horas o km

X Número de unidades hrs o kms usados durante el periodo

Control de Activos

En la contabilización y control de los activos fijos se gobiernan de la siguiente

forma:

Compra: Al adquirir el activo fijo se le dará registro de su valor de costo, esto

según factura de compras más los desembolsos realizados por estas
compras (Transporte, seguros, entre otros...).

Control: Cada cuenta general de activos será desglosada en fichas que

indiquen el movimiento de la misma, es decir, la hoja de vida de cada uno del
activo fijo.

Depreciación: La depreciación es un procedimiento de distribución y tiene por

objeto distribuir las pérdidas de valores de los activos sujetos a depreciación
entre el periodo en el cual se realicen estas pérdidas. La depreciación puede
considerarse por dos causas diferentes: Normales y Anormales/Eventuales.

Existen 5 sistemas de depreciación los cuales son los más importantes:

1. Sistema de línea recta.
2. Sistemas decrecientes.
3. Sistema creciente.
4. Sistema del tiempo de trabajo realizado.
5. Sistema de reemplazo o retiro.

Venta o desincorporación: Al realizar la compra de un activo fijo se le asigna

un número de meses o años de vida útil para desempeñar la función para la
cual fue adquirido. La organización puede venderlo o cambiarlo antes o
después de dicho tiempo por ello se presenta esencialmente tres casos:
1. El valor contable es igual al valor real.
2. El valor contable es mayor que el valor real.
3. El valor contable es menor que el valor real.
El valor contable = Precio de adquisición - Amortización acumulada -
Deterioros de valor

6
 1.6. Solución.

Se debe implementar un sistema encargado del control de los activos fijos de

una institución educativa, el sistema deberá administrar los activos, realizar
seguimientos de los mismos, generar informes periódicos, administrar los
usuarios, deberá realizar copia respectiva de seguridad, control y seguimiento
entre otros.

1.7. Personal Involucrado.

Nombre Carolina Caro

Rol Administrador de Proyecto
Categoría TPS - Informática
Profesional Aprendiz Etapa Lectiva
Administrar y controlar los recursos asignados al
Responsabilidad proyecto
Información de
contacto caroje3012@gmail.com

Nombre Jhon Alba

Rol Analista
Categoría TPS - Informática
Profesional Aprendiz Etapa Lectiva
Estudiar el problema y descomponerlo para dar
Responsabilidad solución
Información de
contacto jhones07@gmail.com

Nombre Paola Pardo

7
Rol Diseñador
Categoría TPS - Informática
Profesional Aprendiz Etapa Lectiva
Genera el diseño del sistema (Arquitectónico y
Responsabilidad Diseño del sistema)
Información de
contacto wpreyes8@misena.edu.co

Nombre Leonardo Menza

Rol Tester
Categoría TPS - Informática
Profesional Aprendiz Etapa Lectiva
Encargado de la detección y la eliminación de
Responsabilidad errores/defectos del sistema
Información de
contacto leonardo.menxa@gmail.com

1.8. Acrónimos y abreviaturas.

UP: Proceso unificado
TPS: Aprendiz etapa lectiva
RF: Requisito funcional

1.9. Referencias.

Aguilar J. Luis. Fundamentos de Programación. Algoritmo, estructura

de datos y objetos. Cuarta edición, Madrid (España), McGraw-Hill
Interamericana de España S.A.U.

Capecchi, M. G. (2009). Contabilidad. Retrieved from

https://ebookcentral-proquest-com.proxy.umb.edu.co

Norma IEE830. Requisitos estándar de los requerimientos de

Software.

8
2. Desarrollo técnico

2.1. Técnicas de recolección de información.

Para la determinación de los requerimientos se emplean tres técnicas

de recolección de información:

1. Entrevista.
2. Encuesta.
3. Observación.

Entrevista

➻ ¿Qué cargo tiene en la institución educativa?

Rectora

➻ Describa brevemente cual es la necesidad de su colegio con respecto a los

activos fijos. (la idea es dejar que el cliente se exprese, escuchar
atentamente su punto de vista.)
Mantener un mejor o mayor control en los elementos con los que
cuenta el colegio, con el fin de hacer inversiones acordes, reales a las
necesidades.

➻ ¿Cuenta la institución con alguna herramienta que haga el proceso de control

en los activos fijos?
No.

➻ ¿Estaría usted de acuerdo en adquirir un software que le ayude a controlar

los activos fijos de su Institución educativa?
Siempre y cuando cumpla con las expectativas, y el precio sea
cómodo, si, si estaría de acuerdo en adquirir.

➻ Podríamos hacer una lista de los activos fijos que considere relevantes en su
colegio:
Si.

➻ ¿Quién o quiénes son las personas encargadas de llevar el control de los

activos fijos?
El administrador y las personas encargadas del mantenimiento.

9
➻ ¿Los activos fijos son asignados a empleados o estudiantes?
Si, en su mayoría. (pupitres, escritorios, tableros, mesas, sillas etc)

➻ ¿Describa brevemente las áreas que conforman el colegio?

Oficinas, salones, baños, patio, zonas de juego, biblioteca.

➻ ¿Entre estas áreas se comparten los activos fijos entre sí?

Si

➻ ¿Actualmente cuenta con las facturas de los activos fijos?

No en su totalidad, en especial de inventario antiguo.

➻ ¿El colegio cuenta activos intangibles?

Si.

➻ ¿En que suelen emplear la información recolectada de los activos fijos?

En la toma de decisiones de inversión, cambio, análisis de durabilidad,
precios etc.

➻ ¿Con qué tipo de hardware cuenta la entidad para llevar a cabo la aplicación
del software?
Ninguno (se lleva un control en sistema desde un archivo Excel)

➻ ¿Qué requerimientos específicos desea que tenga el software de control?

Conteo exacto y creíble, que permita tomar decisiones de cambio,
inversión y rotación de elementos o productos

➻ ¿Qué nivel de control desea brindarles a los usuarios del software?

El necesario para que se pueda llevar a la práctica y tenga el efecto
necesario.

➻ ¿Requiere algún tipo de informe periódico de los activos fijos?

Si, por lo menos anualmente

➻ ¿Desea algún tipo de alerta en caso de presentarse inconsistencias en los

registros?
Si, por supuesto, sería de gran ayuda, así se evita por ejemplo el
despilfarro y mala inversión

➻ ¿Tiene alguna recomendación que quiera indicar?

Sin comentarios

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11
12
Tabulación de la encuesta realizada:

13
14
15
16
17
 Informe de observación

este informe es para reportar, todo lo sucedido dentro de la jornada de

observación que se llevó a cabo durante el día 29 de mayo de 2019, todo fue
realizado en el INSTITUTO SAN BASILIO ubicado en la calle 136ª # 152ª –
77 del barrio Lisboa en la localidad de Suba.
La finalidad de la visita fue hacer un primer acercamiento a las instalaciones
del colegio para poder observar con qué activos fijos cuenta la institución y
así mismo poder trabajar en el desarrollo de la implementación de un
software que pueda ayudar a solucionar las necesidades que tienen allí en
cuanto al manejo de la información de sus activos fijos.

Se realizó una inspección en el proceso realizado encontrando que nuestro

cliente maneja un archivo en Excel, en el cual se registran los ingresos de
nuevos activos fijos, el daño de algún activo y daños y cambios en los
mismos. Se encuentra que no hay una alerta o cómo medir los tiempos de la
vida útil de un activo, debido a la forma en que se realiza este proceso, este
archivo de Excel manejado por la rectora del colegio debe enviarlo por vía
correo electrónico a las otras personas que también manejan la información
de los activos fijos de la institución para poder ser actualizado.
Pudimos evidenciar que no es segura la forma en que manejan la información
de los activos fijos de la institución, ya que es un archivo de Excel y también
el cual utilizan por vía correo electrónico, esta información está expuesta a
que cualquier otra persona pueda tener control sobre ella.

2.2. Requerimientos funcionales - No funcionales.

Requerimientos funcionales

Identificación del
RF01
requerimiento
Nombre del
Agregar activos
requerimiento
El usuario debe ingresar los datos del archivo adquirido por la
Características
institución.
El sistema permitirá al usuario ingresar nombre del activo,
marca, breve característica, fecha de compra, datos de la
Descripción del
garantía, si requiere o no mantenimiento y si lo requiere con sus
requerimiento
fechas respectivas. Asignando un código que identifique el
activo.

18
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RF02
requerimiento
Nombre del
Eliminar activos
requerimiento
El perfil usuario debe tener un módulo para dar de baja al
Características
activo.
El software permite eliminar activos del inventario
Descripción del
seleccionando la posible causa: "Cumplió su vida útil", "Daño",
requerimiento
Pérdida", "Robo" y "Otras Causas"
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RF03
requerimiento
Nombre del
Modificar activos
requerimiento
El usuario operador debe poder cambiar datos específicos del
Características
activo.
Descripción del El sistema permitirá cambiar datos que se hayan ingresado en
requerimiento forma errada.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Media
requerimiento

Identificación del
RF04
requerimiento
Nombre del Asignar activo al personal

19
requerimiento
El usuario tendrá un módulo para asignar de forma temporal el
Características
activo fijo al personal autorizado de la institución.
El sistema asignará el activo a la identificación del personal
Descripción del ingresando fecha de entrega y una fecha aproximada de
requerimiento devolución. Se adicionará casilla de observación, en donde se
describe el estado actual del activo.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RF05
requerimiento
Nombre del
Traspasar activo
requerimiento

Características El usuario podrá reasignar un activo a otro personal.

El software permitirá al usuario reasignar un activo sin

Descripción del
necesidad de designar, pero un campo de OBSERVACIONES,
requerimiento
aclarando el estado actual del activo.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Media
requerimiento

Identificación del
RF06
requerimiento
Nombre del
Categorizar activo
requerimiento

Características El usuario debe categorizar cada activo fijo en el módulo.

Descripción del El sistema tendrá las opciones para categorizar los activos fijos
requerimiento al área al que será destinado.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Media
requerimiento

20
Identificación del
RF07
requerimiento
Nombre del
Generar alertas de mantenimientos
requerimiento
El perfil usuario ingresará al sistema la periodicidad en la que
Características se deberán realizar los mantenimientos a los diferentes activos
fijos, si aplica.
El usuario recibirá alertas al correo institucional y durante la
Descripción del
autenticación al sistema, sobre la programación de
requerimiento
mantenimientos a los diferentes activos.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RF08
requerimiento
Nombre del
Depreciación anual del activo
requerimiento

Características El usuario podrá ingresar el nuevo valor del activo fijo.

Descripción del El sistema permitirá al usuario cambiar el valor del activo fijo,
requerimiento dando un porcentaje sugerido de depreciación.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Media
requerimiento

Identificación del
RF09
requerimiento
Nombre del
Registrar usuario
requerimiento
Los usuarios deberán registrarse en el sistema para poder
Características
ingresar.
Descripción del El software permitirá realizar un registro por usuario, donde el
requerimiento sistema asigna por default su usuarios de Login y solicitará

21
 contraseña de 8 caracteres.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RF10
requerimiento
Nombre del
Modificar usuario
requerimiento

Características El perfil Administrador realizará modificaciones a los usuarios.

El sistema permitirá al usuario administrador modificar

Descripción del
identificaciones, teléfonos de contacto y reseteo de clave de los
requerimiento
usuarios.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Media
requerimiento

Identificación del
RF11
requerimiento
Nombre del
Eliminar usuario
requerimiento
El usuario administrador realizará la eliminación de los usuarios
Características
que ya no usen el software
Descripción del El sistema permitirá eliminar usuarios que no estén vigentes en
requerimiento la institución o a cargo del software.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Media
requerimiento

Identificación del
RF12
requerimiento
Nombre del
Generar respaldo de datos
requerimiento

22
Características Los usuarios podrán generar respaldo de datos.

Descripción del El sistema generará semanalmente respaldo de datos y la

requerimiento información general.
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RF13
requerimiento
Nombre del
Restaurar datos
requerimiento

Características El administrador podrá restaurar la información del sistema.

Descripción del
El software permitirá la restauración hasta de 6 meses atrás.
requerimiento
Requerimientos
RNF01, RNF02, RNF03, RNF04, RNF05
No funcionales
Prioridad del
Alta
requerimiento

Requerimientos no funcionales

Identificación del
RNF01
requerimiento
Nombre del
Módulo de ayuda
requerimiento

Características
El sistema debe tener un botón de ayuda para el usuario

Descripción del
El usuario puede consultarlos cuando tenga dudas se presente
requerimiento
una novedad.
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del RNF02

23
 requerimiento
Nombre del
requerimiento Manuales al usuario

Características
Se presentan manuales en el brochure
Descripción del
Debe tener el logo de la empresa e imágenes de la aplicación.
requerimiento
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RNF03
requerimiento
Nombre del
Seguridad informática
requerimiento
El sistema debe contar con roles de usuario y un súper usuario
Características administrador el cual podrá modificar los datos de usuario si es
necesario realizarlo.
Descripción del Los permisos de acceso al sistema podrán ser cambiados
requerimiento únicamente por el administrador de acceso de datos.
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RNF04
requerimiento
Nombre del
Interfaz gráfica
requerimiento
El diseño debe ser un diseño amable con el usuario para que
Características
este pueda familiarizarse fácilmente con el mismo.
Descripción del
EL usuario debe sentir cómodo con la aplicación.
requerimiento
Prioridad del
Alta
requerimiento

Identificación del
RNF05
requerimiento
Nombre del
Confiabilidad continua del sistema
requerimiento

24
 El sistema debe estar en la facultad de estar en funcionamiento
Características
las 24 horas del día, los siete días de la semana.
La disponibilidad del sistema debe ser continua, garantizando
Descripción del
un esquema adecuado en el caso de presentar alguna falla
requerimiento
determinada esta debe contar con un plan de contingencia.
Prioridad del
Alta
requerimiento

Mapa de procesos

Fig. 2. Mapa de proceso general

25
Fig. 3. Mapa de proceso del administrador

fig. 4. Mapa de proceso del operador.

3. Requerimiento de la interfaz externa

3.1. Usuarios

Tipo de usuario SUPER Administrador

Formación Tecnólogo en Desarrollo de Software
Actividades Soporte del sistema en general

Tipo de usuario Administrador

Formación Administración

26
Actividades Control y veedor del Sistema en general

Tipo de usuario Operador

Formación Tecnólogo
Actividades Uso del aplicativo

3.2. Requisitos comunes de las interfaces.

3.2.1. Interfaces de usuario.

La Interfaz del usuario llevará una Interacción directa con los objetos
de la pantalla, rápida e intuitiva. Ésta deberá ser diseñada
específicamente con los parámetros adecuados para el sistema.

3.2.2. Interfaces de hardware.

Es necesario disponer de equipos de cómputos en buen estado con las

siguientes características:

· Procesador de 1.60GHz o superior.

· Disco Duro con espacio disponible.
· Memoria RAM mínima de 2Gb.
· Mouse.
· Teclado.
· Acceso a Internet

3.2.3. Interfaces de software.

· Sistema Operativo: Windows 7 o superior.

3.2.4. Interfaces de comunicación.

. Los equipos de cómputo del cliente y el software se comunicarán
entre sí; accesos remotos, estándares en internet, siempre que sea
posible y con mucha seguridad en la información.

27