PROCESO DE COMPRA

El proceso de compras implica saber a ciencia cierta hasta donde llegan las características de los
proveedores que forman parte de ella, su finalidad es poder tener control de los productos y
servicios suministrados por fuera de la organización. Cada una de ellas debe asegurarse de que los
procesos, productos y servicios que son suministrados externamente sean de acuerdo a los
requisitos que se establecerán previamente.

Para la organización es muy importante poder controlar el proceso de compra, teniendo una
metodología adecuada.

Actividades del proceso de compra:

Necesidad que tiene la organización de compra

1. Seleccionar los proveedores externos. Toda organización debe disponer de un listado de

proveedores externos los cuales satisfagan sus necesidades. Estos proveedores deben
cumplir con algunos criterios como; tener certificaciones, acreditaciones, historia ect, para
poder ser incluidos en el listado. Se recomienda identificar productos críticos.
2. Definir el producto y sus especificaciones. Estas especificaciones pueden ser calidad,
material, forma, medida, cantidad.
3. Planear a compra. Se relaciona con los pronósticos de la demanda o de lo que puedo
vender y se crea un programa de compras en donde se establecen los productos, la
cantidad de compra y el momento que lo debo hacer. Todo esto con el fin de negociar con
el proveedor descuentos, disminuir stock de inventarios y mejorar el tratamiento que se le
brinda al producto.
4. Evaluar y seleccionar proveedores. Toda organización periódicamente debe reevaluar el
comportamiento de sus proveedores, todo esto con el fin de obtener un índice de calidad
de cada proveedor. Algunas organizaciones tienen cientos de proveedores, sin embargo,
los clasifican por proveedor crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de
gestión de calidad.
5. Realizar el trámite de la compra. se elabora una orden de compra asegurándose de contar
con la aprobación debida.
6. Verificación del producto que se ha comprado. El pedido debe ser supervisado e
inspeccionado antes de ser incluidos en los procesos de la organización, siempre se debe
realizar esta acción al recibir lo solicitado, realizándose una inspección, prueba, ensayo,
entre otros aspectos necesarios del producto.
7. Reevaluar los proveedores. serán reevaluado para determinar cómo ha sido su
desempeño a través del periodo en cuestión, y del resultado de esta evaluación se define
si el proveedor continúa, si debe mejorar o si se va. En caso de que tenga que mejorar, es
común que algunas empresas soliciten planes de mejoramiento a sus proveedores para
que estos aumenten su calificación de desempeño y se mantengan como proveedores.
Esta evaluación debe hacerse por lo menos una vez al año.
8. Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora). La medición
del proceso de compras nos permitirá tomar acciones correctivas y de mejora que
contribuyan al equilibrio de la empresa. De igual forma, tener riesgos asociados a la
compra nos permitirá las acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
 DOCUMENTOS INTERNOS
Requisición del producto o servicio,
características de producto
Inspección de calidad al producto
Entradas para diseño y desarrollo
Proceso de diseño y desarrollo
Salidas del diseño y desarrollo
Evaluación, selección, seguimiento
desempeño
Reevaluación de los proveedores
Liberación de productos y servicios
Factura
DOCUMENTOS EXTERNOS
Datos del pedido, requisitos legales
Normas NTC ISO 9001: 2015
Catálogo del producto
Requisitos para descripción del pedido
del
Normas NTC ISO 9001: 2015
FActura