Automatización e integración de los procesos administrativos y de

gestión documental Comunicando S.A.S

INFORME DE ANALISIS DEL SISTEMA DE INFORMACION

AP3-AA3-EV1

ADSI-HUILA

SAMIRNA ORTIZ SEPÚLVEDA - APRENDIZ

55112998

PRESENTADO A:
GUILLERMO ALEXANDER BURGOS IBARRA

TUTOR - LÍDER

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

ANÁLISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
2016
 Automatización e integración de los procesos administrativos
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Ficha del documento

Fecha Revisión Autor Verificado dep. Calidad.

Samirna Ortiz Sepúlveda

28/12/2016 1.0
ADSI-HUILA

Documento validado por las partes en fecha: 28/12/2016

Por el cliente Por la empresa suministradora

EDUAR ALFONSO GUZMAN O. Equipo tecnólogo en análisis y

Desarrollo de sistemas de información
-Huila
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1. Propósito

El propósito del presente documento es dar a conocer la forma como

funcionara el sistema TECNHOLOGY.NET, el cual está encargado de
registrar y almacenar la información relativa a los clientes que tiene la
empresa COMUNICANDO S.A.S, con sus respetivos nombres apellidos,
documento de identidad, dirección, correos electrónicos, teléfonos,
fecha de nacimiento, numero de contrato, clase de servicio, valor del
servicio, control de pagos, equipos instalados etc. Una vez digitalizado
estos datos el sistema deberá generar informes periódicos o cuando le
sean requeridos.

2. Alcance

El software TECNHOLOGY.NET será utilizado por empleados de la

empresa COMUNICANDO S.A.S, el alcance que tendrá es facilitar el
registro de información, almacenamiento y consulta. Logrando así una forma
más fácil, confiable, flexible e inmediata para obtener la información que se
requiere, mejorando de esta forma los procesos implementados en la empresa.

3. Identificación empresa

Cliente: COMUNICANDO S.A.S

NIT: xxx-xxx-xxx-x

a. Localización

Departamento: Huila

Municipio: Palermo

Dirección: Calle 14 # 15-27 Palermo Huila

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4. Definiciones, Acrónimos, y Abreviaturas

TECNHOLOGY.NET: Nombre del software que significa Tecnología en

Red.

TIC: Tecnologías de la información y la comunicación

MARKETING: Es un concepto inglés, El marketing analiza la gestión

comercial de las empresas con el objetivo de captar, retener y fidelizar a los
clientes a través de la satisfacción de sus necesidades.

5. Personal involucrado
Nombre Samirna Ortiz Sepúlveda
Rol Líder proyecto
Categoría Técnica en sistemas
profesional
Responsabilidades Elaboración y ejecución Proyecto
Información de Samirna1@hotmail.com
contacto
Aprobación Tutor líder ADSI

6. Situación actual

El factor que afectaría al Software TECNHOLOGY.NET, al tratarse de una

plataforma virtual, este dependerá del servicio de Internet. Que al no contar
por cualquier motivo con el Servicio de Internet este se desconectaría de
todas las dependencias. Pero pensando en esa problemática se abra de
añadir un sistema que con la ausencia del servicio de internet cada usuario
lo pueda operar y que una vez restablecido el servicio se pueda sincronizar
automáticamente.

6.1 Perspectivas del Producto

Este software es en su parte operativa es independiente y

autónomo. En la parte funcional con las demás dependencias solo
depende del servicio de internet.
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6.2 Funciones del Producto

El software TECNHOLOGY.NET, tiene como funciones, mantener una

comunicación en line con todas las dependencias de la empresa,
además de esto se encargaría de controlar la disponibilidad de los
productos y servicios.

6.3 Características de Usuario

La característica que tiene que tener el usuario del Software

TECNHOLOGY.NET, es haber tenido básicamente experiencia con
procesadores de textos, hojas de cálculos, manejo de internet y
presentaciones digitales.

6.4 Tipos de usuarios

Tipo de usuario Administrador
Responsabilidad Mantener actualizado las bases de datos
Formación Ingeniero, tecnólogo en sistemas
Habilidades Conocimientos básicos en TIC
Actividades Administrar la información que se almacena en el
sistema

Tipo de usuario Directivos

Responsabilidad Brindar información
Formación Bachiller
Habilidades Conocimientos básicos en TIC
Actividades Consultar información del sistema y comunicar
novedades a los ingenieros y técnicos.
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PARTICIPANTES
INTERNOS
ID ROL DEFINICIÓN

SHI1 GERENTE Persona encargada de dirigir, coordinar, planificar y controlar

COMERCIAL las operaciones aumentando los procesos de calidad y
producción
SHI2 COORDINADOR Responsable de dirigir a los coordinadores y asesores
GENERAL comerciales y garantizar que cada uno de ellos cumplan sus
funciones
SHI3 Coordinador Encargado de coordinar a los agentes comerciales y verificar
Comercial su desempeño en las ventas
SHI4 Agente Persona encargada de la comercialización de los productos y
Comercial servicios, reportar las guías de consignaciones mediante
fotocopias o vía correo electrónico
SHI5 Técnicos Persona encargada de las Instalaciones y mantenimientos

EXTERNOS
ID ROL DEFINICIÓN CODIGO REQUERIMIENTOS
FUNCIONALES O
SERVICIOS QUE ESPERA
DEL SISTEMA
RFE1 Clientes Persona que solicita RF008 Consultar sus servicios
el producto y/o
servicio
RFE2 Proveedores Entidades que RF009 Relación de proveedores
suministran los RF010 Consulta el estado de los
productos productos

7. Requerimientos
7.1 Requerimientos Funcionales

 El sistema debe permitir al Administrador crear productos y servicios

en la base de datos del sistema.
 El sistema debe capturar los datos del producto y servicio. Los datos
son: Datos básicos del cliente, Código de referencia, nombre del
producto o servicio, unidad de medida, máximo y mínimo.
 El sistema debe permitir al empleado registrar el ingreso y salida de
productos y servicios.
 El sistema debe permitir al empleado la consulta de productos y
servicios.
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 El sistema debe permitir al Administrador modificar los productos y

servicios.
 El sistema debe permitir al Administrador desactivar los productos y
servicios.

7.2 Requerimientos No Funcionales

Servicio de Internet

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES INTERFAZ DE USUARIO

Código Nombre
La información se muestra al usuario en forma clara y
teniendo en cuenta que entiendan los contenidos,
proporciona texto alterno para que el contenido no
sea solamente textual y de tal forma que pueda ser
RNF001 Perceptible
transformado en formatos necesarios para usuarios
con discapacidades. El contenido debe ser adaptable,
para ser presentado en diferentes formas sin perder
información ni estructura.
Los componentes de la interfaz de usuario y su
navegabilidad deben ser manejables. El teclado de
contener todas las funciones activas, el tiempo debe
ser suficiente para que los usuarios puedan leer y
RNF002 Operable
utilizar el contenido, tener en cuenta que el contenido
debe estar diseñado para evitar ataques epilépticos,
debe proporcionar ayudas y búsquedas para los
usuarios
Tanto las operaciones como la información contenida
en la interfaz debe ser comprensible por los usuarios.
RNF003 Comprensible
Legible, previsible y debe evitar y corregir errores de
ingreso de datos
El contenido de las interfaces debes ser interpretado
por diferentes usuarios de acuerdo con su rol en la
RNF004 Robustez
aplicación, adicionalmente debe ser compatible con
los actuales y futuros usuarios

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES PARA EL DESARROLLO,

DESEMPEÑO Y SEGURIDAD
Código Nombre
En el desarrollo del producto se tiene que tener en
cuenta la escalabilidad de la aplicación puesto que
RNF005 Escalabilidad está sujeta a cambios de acuerdo a las necesidades
de los actores del proceso y modificación de las
normas internas y externas
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El sistema de información debe permitir el

mantenimiento de las bases de datos y de los
RNF006 Mantenibilidad
procesos de forma sencilla sin que altere el
desempeño general de la aplicación
La respuesta de la aplicación a la hora de ejecutarse
alguno de sus requerimientos funcionales no debe
RNF007 Rendimiento
alargarse en el tiempo, las respuestas a los eventos
deben ser rápidos
Espacio de El sistema completo deberá ser posible almacenarlo
RNF008
almacenamiento en el mismo equipo y en dispositivos externos
El sistema debe ser fiable, puesto que un error de la
RNF009 Fiabilidad aplicación puede causar penalizaciones a los usuarios
y costos adicionales a la empresa
El acceso a la aplicación está restringido de acuerdo
al rol que desempeñe el usuario. Cada uno debe
tener un usuario y clave de acceso que le permite
RNF010 Seguridad
ingresar a su sesión y realizar únicamente las tareas
permitidas. Las demás seguridades están de acuerdo
con la norma ISO/IEC 27003

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES RELACIONADOS CON HARDWARE Y

SOFTWARE
Código Nombre
RNF011 Impresora Para cumplir con los RF001 y RF004
Computadores con impresora multifuncional para
RNF012 Hardware cada uno de los coordinadores comerciales y coord.
general
La aplicación se desarrolla en JSP por ser un
lenguaje de programación orientado a la web, de uso
libre y multiplataforma. Con MySql como gestor de
bases de datos. Deben estar disponibles los pluggins
de adobe para generación de informes lo mismo que
RNF013 Software Excel para generar reportes de análisis El sistema
operativo debe ser windows 7 o Superior pero la
aplicación puede ser desarollada y ejecutada en
cualquier plataforma La aplicación se debe ejecutar
en cualquiera de los siguientes navegadores Google
Chrome, Mozilla, en sus últimas versiones
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8. REFERENCIAS AVANCES Y CAMBIOS

DIAGRAMA DE CLASES

Cliente Registro

+Nombre +Nombre producto

+Apellidos +Marca

#Identificación +Serial

-Dirección +Capacidad

-Telefono +Cantidad

+Registrarse() +Registrar ingreso producto()

+Dar información() +Registrar egreso producto()

+Registrar estado producto()

Servicio Productos

+Clase +Nombre
+Velocidad +Marca
+Estado +Serial
+Valor +Capacidad

+Ingresar clase de servicio() +Registrar entrada producto()

+Verificar estado del servicio() +Registrar salida producto()
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DIAGRAMA DE CASOS DE USO

Dirigir procesos administrativos

Planificar operaciones
Suministrar productos
GERENTE PROVEEDORES
Aprobar recursos financieros

Dirigir coordinadores

Verificar cumplimiento de funciones personal Solicitar servicio

COORDINADOR GENERAL
Coordinar agentes comerciales

CLIENTES
llevar control contable

Brindar información
Rendir informes contables
COORDINADOR COMERCIAL

Verificar desempeño de ventas

Comercializar productos y servicios

Diligenciar formularios de ventas

AGENTE COMERCIAL

Reportar ventas

Realizar instalaciones

Realizar mantenimientos
TECNICOS

Entregar reportes

Presentar necesidades
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DIAGRAMA DE SECUENCIA

: GERENTE : COORDINADOR GENERAL

: COORDINADOR COMERCIAL : AGENTE COMERCIAL : TECNICOS : CLIENTES : PROVEEDORES

1 : Dirigir procesos()

2 : Solicitar informe()

3 : Entregar informe()

4 : Revisar informe()

5 : Dirigir coordinadores()

6 : Solicitar informes()

7 : Entregar informes()

8 : Validar informes()

9 : Coordinar agentes comerciales()

10 : Llevar control contable()

11 : Comercializar productos y servicios()

12 : Brindar servicios y productos()

13 : Solicitar servicio()

14 : Pedir informacion()

15 : Suministrar información()

16 : Diligenciar formulario()

17 : reportar ventas()
18 : Autorización instalación o servicio()

19 : Instalar servicio()

20 : Elaborar lista necesidades()

21 : Presentar necesidades()

22 : Solicitar aprobacion recursos financieros()

23 : Aprobación recursos financieros()

24 : Realizar compra elementos y equipos()

25 : Entregar elementos y equipos()

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APLICANDO MER (MODELO ENTIDAD RELACIÓN)

AL PROYECTO DE FORMACION

La empresa ISP COMUNICANDO, brinda el servicio de internet en el

departamento del Huila, donde encontramos que un cliente tiene al menos una
línea de internet, cada línea pertenece a un único cliente.

Los clientes de ISP COMUNICANDO tienen un nombre, una dirección y se les

asigna una clave, estos clientes son personas de tipo natural u organizaciones,
donde por parte de la persona necesitamos saber la fecha de nacimiento y su
género y de las organizaciones el tipo de empresa, su representante y número
de empleados.

Todas las líneas de internet tienen un código, un valor mensual y se requiere

saber si es de tipo domiciliario o institucional, si se encuentra activa o inactiva.

La empresa tiene sucursales, cada sucursal se identifica con un nombre,

además tiene una dirección, un teléfono y una ciudad.

Los empleados de la empresa se identifican con un código, también nos

interesa conocer su nombre, fecha de nacimiento, genero, correo electrónico y
la sucursal de la cual dependen.

Identificando Entidades y Atributos

Entidad Atributo
Empresa Identificación
Dirección
Teléfono
Ciudad
Sucursal Nombre
Dirección
Teléfono
Ciudad
Empleado Nombre
Código
Fecha de
Nacimiento
Genero
Correo electrónico
Nombre Sucursal
Cliente Nombre
Dirección
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Clave
Organización Tipo de
Organización
Representantes
# Empleados
Persona natural Fecha de
nacimiento
genero
Línea Código
Valor mensual
Tipo de línea
Activa
Inactiva
Tipo de línea Domiciliaria
Institucional

Definiendo relaciones entre las Entidades

 Empresa Tiene Sucursal

 Sucursal Tiene Empleado
 Sucursal Tiene Cliente
 Cliente Posee líneas de internet