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De manera atenta me permito dar respuesta a sus inquietudes relacionadas con las
sociedades de responsabilidad limitada:
R/ El máximo órgano social es la Junta de Socios (artículo 358 y 359 del Código de
Comercio).
2. ¿En una sociedad limitada puede coexistir como órgano social la Junta de Socios o una
Asamblea General Anual?
Lo anterior no obsta para que estatutariamente los socios creen otros cuerpos colegiados
con las funciones que allí se consagren.
R/ Sí es obligatorio, en las actas deberá consignarse como mínimo, el número del acta,
nombre de la sociedad, órgano que se reúne, en este caso Junta de Socios, naturaleza de
la reunión, fecha y hora de la reunión, lugar de la reunión (de acuerdo con el Código de
Comercio (Artículos 186 y 190, la junta de socios, se reunirá en el domicilio de la
sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas, las
decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces), nombre de la
persona que preside la reunión, convocatoria, lista de asistentes, número de votos
emitidos a favor o en contra, nombramientos efectuados, constancia de aprobación del
texto de acta, fecha y hora de la clausura, firma de presidente y secretario.
4. En una sociedad limitada ¿puede tener actas de junta de socios, elevadas a escritura
pública e inscrita en cámara de comercio, que no existan en el libro oficial de acta de
juntas?
R/. Como se mencionó las actas deben ir organizadas de manera cronológica, luego, si se
han generado alteraciones a los registros, responderán por los perjuicios ocasionados los
socios o administradores que se hayan designado para representar a la sociedad.
6. ¿Pueden distribuirse en una sociedad limitada utilidades que no han sido decretadas?
R/ No es posible, se repite, las mismas deben estar incluidas en el balance general de fin
de ejercicio, luego no es posible causarlas contablemente sin que se hayan generado,
(Artículo 445 del Código de Comercio).
8. Un socio de una sociedad limitada que cumpla una jornada de trabajo, que desempeñe
un oficio o cargo dentro de la misma sociedad ¿puede ser remunerado por su trabajo?
R/ Son distintas la relación laboral y la relación de socio, aunque pueden coexistir en una
misma persona. El tema de la remuneración laboral se examina bajo los principios
laborales, ajenos a nuestra competencia.
10. ¿Toda distribución de utilidades en una sociedad limitada debe estar aprobada por los
socios en el acta de Junta de Socios?
R/ Toda distribución de utilidades, debe estar incorporada en el estado financiero y deberá
ser sometida a la aprobación o improbación de la Junta de Socios (Artículo 240 del
Código de Comercio).
11. Si en los Estatutos Sociales, se establece que las actas de junta de socios debe ser
firmada por todos los socios presentes,¿ esa disposición podrá omitirse?
R/ Si es una disposición estatutaria, debe ser cumplida por los socios, no obstante lo
anterior, quienes tienen esta responsabilidad, también deberán velar por su estricto
cumplimiento, esto es facilitar la suscripción del acta, no sobra advertir que en caso de
que no se suscriba o firme, las decisiones adoptadas por la Junta de Socios, tienen plena
validez, lo que ocurre es que se dificulta su carácter probatorio.
12. Un acta de la junta de socios de una sociedad limitada que no está firmada por el
presidente y el secretario o le falta la firma de alguno de estos, ¿qué validez tiene?
13. ¿Qué importancia tiene la Cronología de las actas de Junta de Socios y la Inscripción
y registro del libro de Actas en la Cámara de Comercio?
R/ Sobre el particular, es importante señalar que en el artículo 131 del Decreto 2649 de
1993, se establecen los requisitos mínimos que debe contener el libro de actas, el cual
debe llevarse respetando una numeración sucesiva o cronológica, de manera que más
que la importancia que tiene el llevarlo de manera organizada, el orden obedece a una
disposición legal.
Respecto al registro del libro de actas en la Cámara de Comercio, al igual que el anterior
señalamiento, es un requisito legal establecido en el artículo 8 del Código de Comercio,
norma según la cual se establece que, deberán inscribirse en el registro mercantil los
libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas
de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles, para ello las
Cámaras de Comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello
de seguridad impuesto en cada una de ellas, para asegurar que se lleven en orden
cronológico.
14. Una remuneración mensual fija y variable que pague una sociedad limitada a uno de
sus socios (…), bajo el concepto de anticipo de utilidades, que no han sido generadas y
quizá no se generen pero que tampoco son decretadas por la Junta de Socios ¿siguen
siendo utilidades anticipadas para periodos fiscales posteriores?
R/ Como se señaló las utilidades debe registrarse en el balance general de cada fin de
ejercicio, de manera que esta práctica en indebida y sancionable por lo que los
administradores responderán de manera solidaria por los perjuicios que ocasionen a la
sociedad y a terceros (artículo 23 de la Ley 222 de 1995).
15. ¿Cuál es el procedimiento para que un socio de una sociedad limitada se le paguen
dividendos por el ejercicio social de la sociedad limitada?
16. ¿Si la sociedad limitada no tiene asamblea general de accionista u órgano máximo
diferente a la junta de socios, puede un órgano denominado asamblea general, que no
lleva libro de actas, decretar el Anticipo de Utilidades?
17. ¿Cómo opera el anticipo de utilidades respecto de las obligaciones tributarias del
ejercicio social?
18. Un socio de una sociedad limitada, tiene la obligación de trabajar para tener derecho a
dividendos?
R/ A través del contrato social, los socios se obligan a hacer un aporte en dinero, en
trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse las utilidades
obtenidas en la empresa o actividad social.
De manera que el trabajo personal puede ser objeto de aporte a una sociedad, lo que
origina una relación jurídica entre ésta y quien efectúa tal aporte, llamado socio industrial,
en virtud de la cual surge para éste la obligación de realizar el trabajo o industria aportado
y correlativamente los derechos señalados en la ley.
19. Un socio de una sociedad limitada si trabaja en la misma sociedad ¿tendría derecho a
su salario, y adicionalmente a recibir los dividendos?
R/ Dichos servicios pueden originarse en la relación sociedad socio industrial, caso en el
cual dicha relación se sustenta en el contrato de sociedad que es el que genera las
obligaciones y los derechos previstos en la ley para el socio industrial, o también puede
generarse en la relación sociedad trabajador, la cual tiene su origen en el contrato de
trabajo que da lugar para el socio al ejercicio de los derechos propios de esta relación
contractual.
Así las cosas, cuando el trabajo prestado por el socio industrial a la sociedad, lo es en
razón del contrato de sociedad por constituir aquél, precisamente su aporte, no hay lugar
al reconocimiento y pago de las prestaciones sociales que se desprenden del contrato de
trabajo, entre ellas, las cesantías, por no ser éste el que dio origen a la obligación de
prestar el trabajo referido.
No obstante, puede darse el caso de que un socio esté obligado a prestar diferentes
servicios a la compañía, situación que deberá estar sustentado en un contrato laboral
para evitar confusiones.
20. Una persona que ejerce la revisoría fiscal ¿es una persona subordinada de los socios
de la sociedad limitada?
R/ Para comenzar cuando la figura del Revisor Fiscal es obligatoria o es adoptada en los
estatutos, señala la Ley, para el caso de las sociedades de responsabilidad limitada que
se debe elegir por la Junta de Socios, una vez elegido y registrada el acta que da cuenta
de su nombramiento en la Cámara de Comercio, procede la vinculación del mismo a la
compañía, por parte del representante legal.
Frente a esta vinculación no existe una subordinación del revisor fiscal con los socios de
la compañía, su designación se produce con el objeto de cumplir con funciones legales
específicas, las cuales se encuentran consagradas en el artículo 207 del Código de
Comercio.
21. ¿En una Junta de Socios, ¿puede omitirse o no involucrarse socios que participaron
en la mencionada junta?
R/ Desde luego que no, en el acta debe consignarse el nombre de los socios que
participaron en la misma.
22. ¿Puede en un acta de junta de socios, involucrarse una persona en calidad de socio, y
tomar decisiones, cuando la reforma social aún no se ha aceptado en la junta de socios y
no se ha elevado a escritura?
24. ¿Un contrato en cuentas en participación suscrito con algunos de los socios y
empleados de una sociedad limitada, impide que al socio de la sociedad limitada le
paguen dividendos?
25. Al socio que le pagan con Anticipo de Utilidades, en forma mensual al final cuando
son menores, ¿pueden mantenerse en el excedente al socio, por el buen cumplimiento de
sus labores?
R/ No tendría por qué existir, en tanto que el revisor fiscal debe actuar para cumplir los
deberes legales que le corresponden señalados en el artículo 207 del Código de
Comercio, en caso de no cumplir con los mismos podrá verse incurso en sanciones
disciplinarias y penales (artículo 212 del Código de Comercio)
27. ¿Qué implicaciones tiene la obligación del representante legal y contador de certificar
los estados financieros?
28. Una certificación emanada del reviros fiscal puede entenderse que no goza de
independencia funcional y legal respecto de la sociedad?
R/ No, El artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, señala que son estados financieros
certificados aquellos que están firmados por el representante legal, el contador público y
el revisor fiscal, si lo hubiere, en constancia de que la información en él contenida es
fielmente tomada de los libros, y hacen parte del ejercicio de funciones del revisor fiscal.
32. Los Dividendos sociales en una sociedad limitada ¿se pagan en forma de
remuneración fija o variable?
R/ El artículo 156 del Código de Comercio señal que las utilidades que se repartan se
pagaran en dinero efectivo, dentro del año siguiente a la fecha en que se decreten.
Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere
consultar la página de Internet (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de
Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la
misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo
28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.