DESCRIPCIÓN BREVE

Plataforma digital,
Comfaca en línea es una
herramienta
fundamental que
permite la ejecución y
facilita el proceso de
afiliación en línea de los
trabajadores y su núcleo
familiar.
PROPUESTA DE TRANSFORMACIÓN
USUARIO
DIGITAL Dependencia de Aportes y
Subsidio.
 INTRODUCCION
Las Cajas de Compensación Familiar, en Colombia, son entidades privadas, sin
ánimo de lucro, de redistribución económica y naturaleza solidaria, el objetivo de
su creación es mejorar la calidad de vida de las familias de los trabajadores. Entre
sus funciones están brindar beneficios en:
Distribución de subsidios.
 Salud.
 Educación.
 Recreación.
 Cultura.
 Turismo.
 Deporte.
 Vivienda.
 Crédito.
Se financian al recibir el 4% de los aportes de seguridad social que pagan los
empleadores sobre el salario de sus trabajadores, los empleadores deben afiliar a
sus trabajadores permanentes o que realicen actividades para un patrono por más
de cuatro horas diarias o más de 93 horas mensuales.
Un trabajador afiliado recibe también la afiliación de sus hijos menores de 18
años, hermanos huérfanos menores de 19, y padres mayores de 60 años o con
50% de su capacidad de trabajo disminuida, que no reciban renta, pensión o
salario.
En Colombia hay más de 40 Cajas, tienen jurisdicción todos departamentos y una
cobertura en servicios a 22 millones de colombianos, incluidos los trabajadores y
beneficiarios indica Cada caja de compensación no suele abarcar todo el país,
sino que está ubicada en uno o unos pocos departamentos.
Una gran cantidad de Cajas de Compensación están afiliadas a Asocajas. La
Superintendencia de Subsidio Familiar inspecciona y vigila las entidades
encargadas de pagar el subsidio familiar y recaudar los aportes.
Los afiliados se dividen en categorías de acuerdo al número de salarios mínimos
que ganen así:
• Categoría A. Hasta 2 smmlv.
• Categoría B. Entre 2 y 4 smmlv.
• Categoría C. Más 4 smmlv.
Los subsidios suelen asignarse para quienes reciban hasta 4 salarios mínimos,
casi el 90% de los afiliados ganan menos de 2 smmlv.
 PRESENTACION

La plataforma digital Comfaca en línea es una herramienta fundamental que

permite la ejecución y facilita el proceso de afiliación en línea de los trabajadores y
su núcleo familiar, dando a los usuarios la posibilidad de acceder y realizar sus
respectivas afiliaciones. El objetivo de plataforma Comfaca en línea, es mejorar el
proceso de gestionamiento y funcionamiento del registro de las afiliaciones de
todos los trabajadores y beneficiarios afiliados a la Caja y de esta manera
reducimos los desplazamientos del personal de las empresas afiliadas a nuestras
oficinas de registro de afiliación Subsidio.
Comfaca en línea permite realizar una gestión moderna y transparente, facilitando
a empresas, trabajadores y particulares acceder a los tramites, servicios y
consultas que brindan las Cajas de Compensación Familiar sin desplazarse de su
casa u oficina de forma ágil, efectiva y segura con solo un click. 
➢ Comfaca en línea consta de 2 Módulos a los cuales se debe tener acceso
y gestión constante.

1. Modulo administrativo (acceso por parte de la caja)

En el módulo Administrativo Mercurio se encarga de asignar un responsable del

radicado realizado por el afiliado, para que la persona se encargue de revisar la
información y los documentos para así poder realizar o rechazar el radicado,
dando aviso al afiliado por medio de un correo electrónico. 
Las opciones del Módulo son parametrizables, estas pueden variar dependiendo
de las necesidades da la Caja en el momento.
Se debe controlar que se esté cumpliendo con los tiempos de respuesta de las
solicitudes, y analizar los indicadores para el mejoramiento continuo del proceso
de afiliación en línea.

2. Modulo portal (para acceso de los afiliados)

Su funcionamiento es a través de la página web www.comfaca.com en la

selección Comfaca en línea, donde se ingresan los datos personales del usuario.
Y una vez realizado este proceso pueden acceder a la siguiente información:
 Registro de trabajadores
 Registro de Conyugue
 Registro de beneficiarios
 Certificado de afiliación
 Consultar saldo- Movimientos de Subsidio familiar
 Consulta núcleo familiar
 Actualización de datos básicos
 Anexo de certificados de estudio y Eps (Beneficiarios Padres)
 Consulta de planilla
 Consulta de Giro
 Histórico de tarjeta Multiservicio.

Actividades que se deben realizar en la plataforma Comfaca en línea:

 Registro de trabajadores; en el cual para el ingreso y validación de cada
trabajador el tiempo estimado para el registro es de 10minutos.
  Registro de trabajador con todo su núcleo familiar y validación en SISU el
tiempo estimado para el registro es de 15min.

 Proceso de activación masiva de los trabajadores que se encuentran ya con

un registro con la misma empresa y que desea volverlos afiliar.

 Se debe dar respuesta en el trascurso de 3 días hábiles para el registro de

afiliación en línea.

 Cargues de certificados de estudios en línea

 Validación en SISU y en la ficha de afiliación, que el registro de afiliación

quede exitosamente con sus respectivos datos.

 Actualización de tarjetas de identidad

 Aprobación de datos actualizados de los trabajadores y empresa.

 Novedades de retiros de trabajadores.

 Adición de Cónyuges

Se requieren para el desarrollo del proyecto los siguientes recursos

administrativos:
Con la implementación del proyecto de Comfaca en Línea en la Caja de
Compensación, deseamos satisfacer necesidades encontradas en los usuarios y
empresas y adicional transformar de acuerdo a los avances tecnológicos la forma
de acceder a su registro y con ello, se debe fortalecer el proceso de capacitación
para los usuarios de la siguiente manera:
 Crear talleres virtuales para acercar a las empresas, con los cual se les
permita facilitar el uso de plataforma a quienes ya tienen usuario creado, o
dar a conocer Comfaca en Línea a quienes no han interactuado con ella
para que sea el medio de gestión de todas sus afiliaciones.
 Para la realización y ejecución del registro de los trabajadores en la
plataforma en línea será necesario disponer de máximo 3 personas para
dar cumplimiento en menos de 3 días, con el proceso de registro de los
trabajadores y su núcleo familiar.
 Realizar primeramente el proceso de actualización de datos del empleador,
con el propósito de ser registrados en Comfaca en línea.
 Crearles a todas las empresas, su registro en línea, facilitando el proceso
de afiliación en cualquier parte del país.
 Solucionar necesidades monetarias de los afiliados.
 Incrementar el uso de la plataforma en línea
 Evitar el desplazamiento de los afiliados a las oficinas de la Caja de
Compensación
 Reducción del uso del papel
 Mejorar la reputación de la caja de compensación.
 Incrementar la cantidad de usuarios que utilizan el servicio de Comfaca en
línea.
 Asegura la conservación de la información de por vida.

Inicialmente se deben crear los materiales y organizar los talleres

virtuales

 Hacer 1 evento semanal de 5 a 10 empresas, teniendo en cuenta

que se tendrá que dedicar tiempo posterior a los talleres a estas
empresas para resolver dudas al momento de usar la plataforma.

 Compartir el video didáctico como manual de usuario, que permita a

los trabajadores ver de forma sencilla como se hace el registro y
acceso inicial, para posteriormente poder navegar por todas las
opciones que podrían tener acceso dentro de la plataforma.

 Antes de iniciar el contacto de capacitación virtual con los

trabajadores se debe dedicar tiempo para crear el video tutorial
didáctico, y así poder luego crear grupos de afiliados o usuarios por
las distintas redes sociales o página web de la caja, para divulgar
dicho contenido, al mismo tiempo crear un foro para interactuar con
los usuarios que queden con dudas o inquietudes al momento de
usar o interactuar con la plataforma, con lo cual es claro que se
tendrá contacto casi diario con los usuarios después de montar los
contenidos multimediales en la red.

 Después de evaluar el avance con estos contenidos, se evaluará

programar un taller virtual con algunos trabajadores previamente
citados, conociendo que no es fácil comprometer a estos usuarios a
que participen, pero se puede programar un evento cada 15 días,
con un grupo de mínimo 5 a máximo 15 participantes.
Ejecución de Actividades hasta la fecha
 Desde Marzo a Septiembre de 2020 se esta realizando solo el proceso de
aprobación y registro de trabajadores en la plataforma Comfaca en Línea.
 Se estima que para junio del 2021 la caja de compensación tenga el 70%
de sus trabajadores haciendo uso adecuado de la plataforma Comfaca en
Línea.

RECOMENDACIONES

Para mantener el proceso de afiliación y gestión en línea de empresas y

trabajadores es importante constantemente aportar ideas y reportar errores al área
de las TICS para implementar mejoras continuas en la plataforma, que permitan
que el proyecto COMFACA EN LINEA crezca como abanderado de la caja.

Se debe difundir y/o dar a conocer la transformación digital que ofrece la caja de
compensación.

Presentado por:
Nataly Monsalve Ordoñez
Aux de Apoyo Administrativa