Modulo 1 Dirección y organización

de proyectos

Gestión del Tiempo del Proyecto

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

Contenido

1. Introducción
2. Que es Gestión del Tiempo del Proyecto
3. Procesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto
3.1. Definir las Actividades
3.2. Secuenciar las Actividades
3.3. Estimar los Recursos de las Actividades
3.4. Estimar la Duración de las Actividades
3.5. Desarrollar el Cronograma
3.6. Controlar el Cronograma

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

1. Introducción

 Gestionar el cronograma del proyecto es importante para

alcanzar la fecha final comprometida en el proyecto.

 Este área de conocimiento contiene los procesos para

desarrollar el cronograma del proyecto, estimar tiempo,
identificar los recursos necesarios así como controlar el
cronograma.
 Conforme se van ejecutando las actividades del proyecto, la
mayor parte del esfuerzo se realizará durante el proceso
Controlar el Cronograma para asegurar que el trabajo del
proyecto se complete a tiempo.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

1. Introducción

 Antes de aplicar los procesos de la gestión del tiempo, el equipo

del proyecto planifica y genera el Plan de Gestión del
Cronograma.

 El Plan de Gestión del Cronograma describe la metodología para

desarrollar el cronograma, las herramientas de soporte (ej.
project), los formatos a usar, así como define los criterios para
controlar el cronograma.

 El Plan de Gestión del Cronograma forma parte del Plan de

Dirección del Proyecto.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

2. Que es la Gestión del Tiempo?

Que es la gestión del Tiempo?

 La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos

necesarios para desarrollar y controlar el cronograma
real del proyecto.

Objetivo de la gestión del Tiempo?

 El objetivo principal de la Gestión del Tiempo del

Proyecto es alcanzar la fecha final comprometida en el
proyecto.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3. Procesos de la Gestión del Tiempo del Proyecto

 Los Grupos de Procesos de la Gestión del Tiempo son:

1. Definir
actividades

 Definir las actividades

 Secuenciar actividades 6.Controlar
cronograma
2.Secuenciar
actividades
 Estimar recursos de las actividades
 Estimar la duración de las actividades
 Desarrollar el cronograma
 Controlar el cronograma
5.Desarrollar 3. Estimar
cronograma recursos

4.Estimar
duración

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.1. Definir actividades

Definir actividades consiste en identificar las

acciones necesarias a ser realizadas para
elaborar los entregables del proyecto

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.1. Como hacerlo ?

Descomposición (Esta tecnica la hemos

usado para crear la EDT del proyecto)
Consiste en subdividir los paquetes de
trabajo del proyecto en componentes
más pequeños y más fáciles de
manejar, llamados actividades.

Suele tener como base a la EDT y el

diccionario de la EDT para el desarrollo
de la lista final de actividades pero
estas pueden elaborarse de manera
simultánea.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.1. Como hacerlo ?

Planificación Gradual
Consiste en planificar a detalle el trabajo que se desarrollará en el corto
plazo, y el trabajo futuro se planifica a grandes rasgos en un nivel
superior dentro de la EDT.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.1. Resultado

Lista de actividades, incluye:

• Identificador de la actividad y
• Descripción del alcance del trabajo para cada actividad, con el nivel de detalle
suficiente para que los miembros del equipo del proyecto comprendan el
trabajo que deben realizar.

Atributos de la Actividad
Los atributos de una actividad amplían la descripción de la actividad, identificando
sus múltiples componentes. Ej:

• Identificador, nombre y descripción de la actividad,

• Identificador de la EDT,
• Actividades predecesoras y actividades sucesoras,
• Requisitos de recursos,
• Fechas impuestas, las restricciones y los supuestos,
• Etc.

Lista de hitos

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.2. Secuenciar las actividades

 Consiste en identificar y documentar las

relaciones entre las actividades del
proyecto. Cada actividad e hito, a
excepción del primero y del último, se
conecta con al menos un predecesor y un
sucesor.

 La secuencia puede establecerse

utilizando un software de gestión de
proyectos o empleando técnicas
manuales o automatizadas.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.2. Como hacerlo ?

Método de Diagramación por Procedencia (PDM)

• Las actividades son representadas en los nodos

• Es el método utilizado por la mayoría de los paquetes de
software de gestión de proyectos
• Esta técnica también se denomina actividad en el nodo
(AON). Ej:

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.2. Como hacerlo ?

• Este método incluye cuatro tipos de dependencias o relaciones lógicas

Siendo la relación final a inicio, la más utilizada y la relación inicio a final, la menos
utilizada.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.2. Ejemplo

 Diagramar la red del proyecto ABC

Actividad Precedencia Días

A - 2

B - 3

C - 3

D A 4

F B 4

E B 5

G C 6

H D,E 4

J G,F,H 3

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.2. Como hacerlo ?

Respuesta

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.2. Como hacerlo ?

Aplicación de Adelantos y Retrasos

Un adelanto (lead) permite una aceleración de la actividad sucesora.
Ej.
X
 En un proyecto de capacitación a nivel nacional, puede planificar
adelantar la búsqueda y selección de los entrenadores hasta dos Z
semanas antes para asegurar los recursos necesarios cuando
empiece su ejecución. -n días

Un retraso (lag) ocasiona una demora en la actividad sucesora. Ej.

 Un equipo de redacción técnica puede comenzar a editar el
borrador de un documento extenso quince días después de X Z
haber comenzado a escribirlo. Esto puede mostrarse como
una relación lógica inicio a inicio con un retraso de 15 días. +n días

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.3. Estimar los Recursos de las Actividades

 Estimar los recursos de las actividades es el proceso que

consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales,
personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada
actividad. Ej:
Para el desarrollo de un proyecto de software, se requiere definir el perfil
profesional requerido, nivel de conocimiento y experiencia, cuantos serán
necesarios y por cuanto tiempo será contratados o transferidos por otra área de la
misma entidad.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.3. Resultado

Requisitos de Recursos de la Actividad

Mediante el cual se identifica los tipos y la cantidad de recursos necesarios para cada
actividad de un paquete de trabajo.

Estructura de Desglose de Recursos

Es una estructura jerárquica de los recursos, identificados por categoría y tipo de
recurso (ejemplos en la siguiente página).

 Ejemplos de categorías de recursos son la mano de obra, el material, los equipos y

los suministros.
 Ejemplos de tipos de recursos pueden incluir el nivel de habilidad, el nivel de
formación u otra información apropiada para el proyecto

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.3. Resultado

Ejemplos de Estructura de Desglose de Recursos

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.4. Estimar la Duración de las Actividades

 Estimar la Duración de las Actividades es el proceso

que consiste en establecer los períodos de trabajo
necesarios para finalizar cada actividad con los
recursos estimados.

 El proceso Estimar la Duración de las Actividades

requiere que se estime la cantidad de esfuerzo de
trabajo requerido y la cantidad de recursos para
completar la actividad; así determinar la cantidad de
periodos de trabajo (duración de la actividad)
necesarios para completar la actividad.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.4. Como hacerlo?

Estimación Análoga

• Utiliza parámetros (duración, presupuesto, tamaño,

complejidad, etc.) de un proyecto anterior similar para
realizar la estimación del nuevo proyecto.
• Esta estimación es menos costosa y requiere menos
tiempo que las otras técnicas, pero también es menos
exacta.
• Puede aplicarse a todo un proyecto o a partes del
mismo.
• Puede utilizarse en conjunto con otros métodos de
estimación.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.4. Como hacerlo?

Estimación Paramétrica
La estimación paramétrica utiliza una relación estadística
entre los datos históricos y otras variables para calcular
una estimación de parámetros de una actividad tales
como costo, presupuesto y duración. Con esta técnica
pueden lograrse niveles más altos de exactitud

 Por ej., para un proyecto de construcción, la duración

de la actividad puede estimarse multiplicando el
número de metros cuadrados por la cantidad de horas
requeridas para cada metro cuadrado.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.4. Como hacerlo?

Estimación por Tres Valores

• La precisión de la estimación de la duración de la actividad puede
mejorarse tomando en consideración el grado de incertidumbre y de riesgo
de la estimación.
• Tal como lo señala la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas
(método PERT), toma tres estimaciones de tiempo para cada actividad.

Siendo: M = Más probable, O = Optimista, P = Pesimista

 Duración esperada = (O + 4M + P) /6

• La duración esperada del proyecto = suma de la duración esperada de

todas las actividades en la ruta crítica.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.5. Desarrollar el Cronograma

 Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el

orden de las actividades, su duración, los requisitos de recursos y las
restricciones para crear el cronograma del proyecto.

 A menudo, el desarrollo de un cronograma es un proceso iterativo

para definir las fechas de inicio y fin de las actividades e hitos del
proyecto que se está planificando.

 La revisión y el mantenimiento de un cronograma continúan a lo largo

del proyecto. Conforme el trabajo avanza, algunos parámetros del
proyecto cambian por tanto el plan para la dirección del proyecto
cambia.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.5. Como hacerlo?

Análisis de la Red del Cronograma

Emplea diversas técnicas analíticas, con el propósito de calcular las fechas de
inicio y finalización tempranas y tardías de las partes no contempladas de las
actividades del proyecto:

• El método de la ruta crítica

• El método de la cadena crítica
• El análisis “¿Qué pasa si…?” y
• La nivelación de recursos

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.5. Como hacerlo?

Método de la Ruta Crítica

• El método de la ruta crítica determina la ruta de duración más larga a través
del diagrama de red del cronograma sin considerar las limitaciones de
recursos.
• Las rutas críticas tienen una holgura total igual a cero o negativa
• Las actividades del cronograma en una ruta crítica son conocidos como
“actividades críticas”.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.5. Como hacerlo?

Compresión del Cronograma

La compresión del cronograma reduce el tiempo total del proyecto sin modificar el
alcance del mismo.

Compresión (crashing). Es una técnica mediante el cual se analizan las concesiones

entre costo y cronograma para determinar cómo obtener la mayor compresión con el
menor incremento de costo.

• Contrata recursos adicionales a la ruta crítica

• Incrementa el costo del proyecto
• Se espera que los costos directos sean incrementados
• Es probable que se generen más rutas críticas

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.5. Resultado

Como resultado del este proceso, tenemos:

Cronograma del Proyecto, la cual puede presentarse en diferentes formas:

• diagramas de hitos,
• diagramas de barras,
• diagramas de red del cronograma del proyecto

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.6. Controlar Cronograma

Es el proceso mediante el cual:

• Se realiza el seguimiento al cronograma del proyecto
• Gestiona los cambios a la línea base del cronograma
• Identifica los cambios, incluso antes que se presenten
• Asegura que los cambios sean realmente necesitados
• Asegura que todo cambio sea para mejorar la situación actual
• Influye en los factores que crean cambio
• Se realizan los ajustes necesarios para alcanzar la fecha final
comprometida del proyecto.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.6. Como hacerlo?

Revisiones del Desempeño

 Medir, comparar y analizar el desempeño del cronograma
 El objetivo es identificar las variaciones en el cronograma y determinar si es necesario
aplicar acciones correctivas o preventivas.

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.6. Como hacerlo?

Análisis de Variación
 Las mediciones del desempeño del cronograma se utilizan para evaluar la
magnitud de variación con respecto a la línea base original del cronograma.

 Es necesario determinar la causa y el grado de variación del cronograma actual

con respecto a la línea base para tomar decisiones de aplicar o no acciones
preventiva o correctivas.

Resultado
 Análisis del tiempo: atrazado o adelantado
 Análisis del costo: ahorros o sobrecostos
 Conclusióm:
• Atrazado con ahorros
• Atrazado con sobrecostos
• Adelantado con ahorros
• Adelantado con sobrecostos

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos

 Modulo 1 Dirección y organización
de proyectos

3.6. Resultado

Mediciones del Desempeño del Trabajo

 Variación del cronograma (SV)
 Índice de desempeño del cronograma (SPI)
Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
 Línea base del cronograma
 Plan de gestión del cronograma
 Línea base de costo

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto (cronograma del proyecto,

otros)

Diplomado en Gestión Inteligente de Proyectos