En este documento se presente hacer una introducción a la estructura documental.

Existen muchas formas de dar respuesta a la forma en que se deben presentar los
documentos normalizados en una organización.

En principio se hace referencia a consideraciones desde la teoría administrativa, luego

desde las propuestas presentadas en normalización técnica y finalmente algunos ejemplos
de aplicaciones en el país.

Manuales (Münch, 2010, pág. 71)

Los manuales son documentos que contienen en forma sistemática, información acerca de
la organización.

• Son un medio para lograr que se observen y se respeten la estructura formal

y los procesos
• Promueven la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que debe
hacerse y cómo debe hacerse.
• Son una fuente de información y capacitación.
• Evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
• Son una base para el mejoramiento de sistemas, procesos y operaciones.

Organizacionales

Departamentales Técnicos

MANUALES
De puesto Procedimientos

Específicos Políticas
Diagramas de proceso (Münch, 2010, pág. 72)

También se les conoce como flujogramas. Algunos de los diagramas de proceso más
usuales son:
• Flujo de operaciones.
• Ubicación de equipo.
• Procedimientos.

SIMBOLOGÍA

En los diagramas de flujo se utilizan distintos símbolos para indicar ciertos procesos,
el siguiente cuadro nos muestra la simbología más usual.

Un procedimiento es una serie de actividades de carácter repetitivo que se realiza en forma

cronológica y secuencial.
Anexo un ejemplo (Münch, 2010, pág. 73)
En el anexo A de la GTC-ISO/TR 10013 (INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS
TÉCNICAS, 2002, pág. 14) establece la jerarquía documental

Procedimientos documentados (INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS

TÉCNICAS, 2002, pág. 7)

“Los procedimientos documentados pueden hacer referencia a instrucciones de trabajo…

generalmente describen actividades que competen a funciones, mientras las instrucciones
de trabajo generalmente se aplican a las tareas dentro de una función.

Contenido.
1. Título.
2. Propósito.
3. Alcance.
4. Responsabilidad y autoridad.
5. Descripción de actividades.1 … pueden ser descritas … en forma de diagrama de
flujo y textos descriptivos, según sea apropiado
6. Registros
7. Anexos.”

1
Recomendaría hacer uso de un flujograma respondiendo al qué, quién, cuándo, cómo, dónde y por qué
Aún existe el uso de la Norma Fundamental que sirve como ejemplo para comprender la
estructura de los documentos y la manera de presentarlos. A continuación, se relacionan
algunas páginas WEB:

Procesos documentados (Pontificia Universidad Javeriana Bogotá, 2020)

https://www.javeriana.edu.co/of-organizacion-y-metodos/documentacion

Macroproceso: Gestión de la información (Universidad Nacional de Colombia, 2020)

https://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/SIGA/SIGA-
Mayo30/U.PR.11.005.020_Procedimiento_para_la_Elaboracion_Control_de_Documentos
V6.pdf

Elaboración de procesos, Sugerencia de una metodología (DIGIGNOS, 2013), Video,

https://youtu.be/-U-RQKJ9KKg?t=78

Mapa de procesos (Gallego, 2017) Video

https://youtu.be/3TKTHBXwZ2M

Qué es un proceso y un mapa de procesos (Gestor Calidad . SSOMA, 2020), video

https://youtu.be/xzbYQV1cEqM

Diagramación. Diagrama de Flujos-Tipos-Ejemplos (lepatru007, 2020)

https://youtu.be/iyenz8RQHwY

Software de gestión documental (Enterprise Content Management –ECM) libre:

Athetnto (Athento, 2020) : https://www.athento.com/es/software-de-gestion-documental/

Nuxeo (Nuxeo, 2020): https://www.nuxeo.com/es/products/document-management

Software ERP recomendado para sistemas de gestión ISO:

Isotools (ISOTools Excellence, 2020)

https://www.isotools.org/colombia

Referencias
Athento. (13 de 10 de 2020). Sofware de Gestón Documental. Obtenido de
athento.com/es/software-de-gestion-documental/:
https://www.athento.com/es/software-de-gestion-documental/

DIGIGNOS. (6 de diciembre de 2013). Elaboración de procesos, Sugerencia de una metodología.

Obtenido de https://youtu.be/-U-RQKJ9KKg

Gallego, J. (21 de noviembbre de 2017). Mapa de procesos. Obtenido de

https://youtu.be/3TKTHBXwZ2M
Gestor Calidad . SSOMA. (18 de abril de 2020). Qué es un Proceso y un Mapa de Procesos/Cómo
implementarlos para cumplir el 4.4 de ISO 9001-2015. Obtenido de
https://youtu.be/xzbYQV1cEqM

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS. (2002). GTC-ISO/TR 1013. Directrices para la

documentación del sistema de gestión de la calidad. Bogotá: ICONTEC.

ISOTools Excellence. (15 de 10 de 2020). ISOTools Colombia - Software ISO. Obtenido de

Plataforma tecnológica para la fgestión de la excelencia:
https://www.isotools.org/colombia

lepatru007. (4 de marzo de 2020). Diagramación: Diagrama de Flujos-Tipos-Ejemplos. Obtenido de

https://youtu.be/iyenz8RQHwY

Münch, L. (2010). ADMINISTRACIÓN. Gestión organizacional, enfoques yproceso administrativo.

México: PEARSON EDUCACIÓN.

Nuxeo. (13 de 10 de 2020). Gestión de documento.Nuxeo. Obtenido de

nuxeo.com/es/products/document-managemant//:
https://www.nuxeo.com/es/products/document-management/

Pontificia Universidad Javeriana Bogotá. (9 de 10 de 2020). javeriana.edu.co. Obtenido de

Procesos documentados: https://www.javeriana.edu.co/of-organizacion-y-
metodos/documentacion

Universidad Nacional de Colombia. (9 de 10 de 2020). unal.edu.co. Obtenido de Macroporceos:

Gestión documental. Proceso: Gestión Documetnal:
https://unal.edu.co/fileadmin/user_upload/SIGA/SIGA-
Mayo30/U.PR.11.005.020_Procedimiento_para_la_Elaboracion_Control_de_Documentos
V6.pdf