OFICINA COMERCIALIZADORA DE EVENTOS

BLANCO VELÁZQUEZ NARELIS GISELLE

COLON BERRIO GINA PAOLA

MUÑOZ REYES STEFANY PAOLA

QUINTERO LLANOS WENDY LORRAINE

CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL

TÉCNICO PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN DE HOTELERIA Y

TURISMO

NOVIEMBRE 28 DEL 2013 BARRANQUILLA

1
 OFICINA COMERCIALIZADORA DE EVENTOS

BLANCO VELÁZQUEZ NARELIS GISELLE

COLON BERRIO GINA PAOLA

MUÑOZ REYES STEFANY PAOLA

QUINTERO LLANOS WENDY LORRAINE

Proyecto realizado,

Trabajo final de grado

PROFESOR DE PROYECTO

Mr. Jo Rincón

Director de programa de Hotelería y turismo

CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL

TÉCNICO PROFESIONAL EN ADMINISTRACIÓN DE HOTELERIA Y

TURISMO

NOVIEMBRE 28 DEL 2013 BARRANQUILLA

Nota de aceptación:

2
 -----------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------

Firma del presidente del jurado

------------------------------------------------------------------------

Firma del jurado

------------------------------------------------------------------------

Firma del jurado

------------------------------------------------------------------------

Barranquilla, 28 de noviembre del 2013

TABLA DE CONTENIDO

3
Tabla de contenido
IDENTIFICACION 3
PROBLEMAS E IDEAS DEL NEGOCIO 4
TITULO 5
NOMBRE………………….…………………..………………………………………………………………………………………6

LOGOSIMBOLO………..…….………………..…….……………………………………………………………………………7

SIGLAS………….……………………………….…………………………………………………………………………………….9

ESLOGAN………….……………….……………………………………………………………………………………………...10

LOCALIZACION……….………….……………………………………………………………………………………………...11

MAPA……………………….…………………………………………………………….……………………………………..…..12

ENTIDADES SOLISITA.…………………………………………………………………………………………………………13

ANTECEDNTES…………………………………………………….……………………………………………..................15

JUSTIFICCACION………………………………………….…………….……………………………………………………….16

BENEFICIARIOS…………………………………………….…………………………………………………………………….17

OBETIVOS………………………………………………..………..……………………………………………………………….18

CRONOGRAMA…………………………………………..……….……………………………………………………………..19

ESTUDIO DE MERCADO20
CONCEPTO 21
SELECCIÓN DE PREGUNTAS 22
FORMATO DE ENCUESTA…………………….……………………………………………………………………………..23

RESPONSABLES…………………………………………………………………………………………………..……………..25

TABULACION………………….……………………………………………………………………………………….…..…….26

ANALISIS DE LA DEMANDA……………..………………………………………………………………………………….31

GLOSARIO

4
PROYECTO: Trabajo elaborado como grado…….

5
IDENTIFICACION
CAPITULO 1

1. PROBLEMA E IDEAS DE LA EMPRESA

6
Luego de una investigación realizada por los integrantes del grupo, en donde
se analizo el campo de la planificación de eventos, como resultado observamos
que en la ciudad de Barranquilla, se encuentra muchísimas casas de eventos,
sin embargo, notamos que personas encargadas o que ofrezcan el servicio de
toda la planificación de eventos de cualquier tipo, se cuentan con una mano; y
las que están son personas disponibles para la clase alta de la ciudad. Lo
anterior porque son personas que ofrecen este servicio por una muy alta suma
de dinero, y que generalmente son eventos exclusivos que se realizan en los
clubs sociales de la ciudad, disponibles para los estratos más altos.

Por todo lo anterior, hemos decido presentar como propuesta y base de

nuestro proyecto la realización de una oficina comercializadora de eventos, en
la cual, cuatro profesionales altamente capacitadas , ofreceríamos nuestros
servicios para la planificación y realización de eventos de pequeña, mediana o
grande escala, con costos muy cómodos y accesibles a cualquier persona que
tenga esta necesidad. Para esto realizaremos convenios con empresas
distribuidoras de todo lo que un evento necesita, catering, salones, discoteca-
bar, restaurantes, servicio de alquiler de mesas y sillas, tarjetería, entre otros.
Es importante mencionar que inicialmente nuestra oficina funcionara en el
departamento de una de las integrantes del equipo de trabajo, lugar que está
dotado de lo necesario para la realización de base de datos y sistema, tiene
computadoras, teléfonos, internet, en pocas palabras todos los implementos
básicos que necesitaríamos para poner en marcha inicialmente nuestra
comercializadora de eventos.

2. TITULO

7
 PROYECTO PARA LA CREACION Y
PUESTA EN MARCHA DE UNA OFICINA
COMERZIALISADORA DE EVENTOS EN
BARRANQUILLA, ATLANTICO,
COLOMBIA.

3. NOMBRE

8
 C.D.E
(COMERCIALIZADORA
DE EVENTOS)

4: LOGOSIMBOLO

9
5. SIGNIFICADO DEL LOGO

10
Un logotipo es un elemento gráfico, verbo-visual o auditivo y sirve para que
nuestra empresa se represente ante el público y sea mayor mente conocida.
Para ello nuestro logo representa el tipo de empresa que somos, es el pilar de
toda la identidad visual que lo identificará por toda su vigencia.

Nuestro logo tiene características propias de la empresa como son las tres
copas que inmediatamente ante el público lo visualizara como fiesta, además
tiene escrito el nombre de la empresa (C.D.E) también encontraremos los
puntos específicos de lo que brinda nuestra empresa.

La importancia del logo es Que comunique a la perfección el giro y la filosofía

(visión, misión, objetivos, valores) de nuestra empresa. Que logre diferenciar la
empresa del resto de los competidores directos. Que tenga todas las
posibilidades de una buena reproducción en diversos soportes.

Nuestro logotipo es capaz de tener fácil asimilación. Esto se logra utilizando la

menor cantidad posible de formas gráficas y principalmente la certera
utilización de elementos cromáticos (no es recomendable más de tres colores
para un logotipo) para el público al que va dirigido. El énfasis está en un
gráfico que representa de manera bastante explícita el aspecto de la actividad
de la empresa.

6. SIGLAS

11
C.D.E

7. ESLOGAN

12
EL ÉXITO DE TU EVENTO

8. LOCALIZACION

13
Inicialmente la oficina se encontrara funcionando en el departamento de una de
las creadoras del proyecto, ubicado en la CARRERA 49C #99-106 EDIFICIO
MYKONOS – BLOQUE 2 APTO 904. Pensando en aprovechar al máximo los
recursos que ya tenemos y ahorrar el dinero de alquiler de una oficina
independiente.

8.1 MAPA BOSETO

14
Ubicación de nuestra oficina comercializador de eventos; al norte de la ciudad,
en el barrio Villa Santos en los alrededores del centro comercial Buenavista.

9. PERSONAS O ENTIDADES SOLISITADAS

15
9.1 CORPORACION EDUCATIVA DEL LITORAL:

Los Directivos , el Rector, el Director Académico, los Directores de Programas,

los profesores y administrativos, declaramos: que estamos voluntaria y
responsablemente comprometidos, a que la Corporación, mediante nuestro
esfuerzo formador de elementos capaces de impulsar la transformación en la
producción y en la cultura, cree espacios de formación e instrucción técnica,
social y cultural que propicien en el futuro profesional una capacidad de
liderazgo en el contexto de la realidad colombiana para que pueda emplear a
fondo su potencial humano e intelectual en la comprensión de la dinámica de
nuestro país y participe activamente en la solución de los problemas urbanos,
departamentales, regionales y nacionales.

Para lo cual, nosotros, estimulamos al estudiante en la búsqueda del saber,

gracias al estudio y a la investigación, dentro de los criterios de responsabilidad
personal y profesional conseguidos en virtud de principios éticos y de una alta
exigencia académica aunadas a una experiencia lograda directamente en
prácticas vivida en lugares de trabajo.

Corporación Educativa del Litoral (CEL)

Dirección: Cl 79 Nº 42F-110
Atlántico, Barranquilla
Teléfonos: (57)(5)3580240, (57)(5)3588620, (57)(5)3453949, (57)(5)3605362,
(57)(5)3588204, (57)(5)3605361, (57)(5)3605363, (57)(5)3605364
E-mail: litoral@metrotel.net.co

9.2 FONDO EMPRENDER:

16
Es un Fondo creado por el Gobierno Nacional para financiar iniciativas
empresariales que provengan y sean desarrolladas por alumnos del SENA que
haya finalizado la etapa lectiva de un programa de formación, alumnos o
egresados de cursos del SENA en el programa jóvenes rurales y línea de
formación de líderes del desarrollo, estudiantes que se encuentren cursando
los dos (2) últimos semestres en un programa de educación superior
reconocido por el Estado de conformidad con las Leyes 30 de 1992 y 115 de
1994, personas que hayan concluido materias dentro de los últimos doce (12)
meses, profesionales universitarios cuyo primer título haya sido obtenido
durante los últimos 24 meses, estudiantes o egresados que se encuentren
cursando especialización y/o maestría que hayan culminado y obtenido la
certificación dentro de los últimos 12 meses. Las condiciones de beneficiarios
del Fondo Emprender se establecen ampliamente en el Acuerdo 004 del 26 de
marzo de 2009.

El Fondo Emprender se rige por el derecho privado, y su presupuesto está

conformado por el 80% de la monetización de la cuota de aprendizaje de que
trata el artículo 34 de la ley 789 del 2002, así como por los aportes del
presupuesto general de la nación, recursos financieros de organismos de
cooperación nacional e internacional, recursos financieros de la banca
multilateral, recursos financieros de organismos internacionales, recursos
financieros de fondos de pensiones y cesantías y recursos de fondos de
inversión públicos y privados.

9.3 EQUIPO DE TRABAJO

 NARELIS LIZETH BLANCO VASQUEZ CELULAR: 3116732525

 GINA PAOLA COLON BERRIO CELULAR: 3002456355
 STAFANY PAOLA MUÑOS CELULAR: 3014767304
 WENDY LORRAINE QUNTERO LLANOS CELULAR: 310657180

10 ANTECEDENTES

17
10.1 “Eventos Del Norte” funciona como una empresa de entretenimiento y
mercadeo interactivo, encargada de llevar a sus clientes diversión y
organización de eventos, para independientes y empresas.
Creada en el año 2004. Se encuentra ubicado en la Calle 94 No. 53 - 153
Parque Bosques del Norte, en la ciudad de Barranquilla.
Teléfonos 3576242 - 3571719 - 3008384950. www.eventosdelnorte.com

10.2 “Art-Kangel” realizan el diseño, planeación y organización de eventos,

además desarrolla diseños individuales para cada cliente moldeándose a sus
necesidades. Cuentan con un equipo profesional altamente capacitado para
logística, coordinación y operación de su evento. Creada en el año 2003.
Ubicado en la calle 79B No. 42 – 49 Teléfono 358 6439 - info@artkangel.com.

10.3 “Icopormanía” Especialistas en decoración de toda clase de eventos

empresariales, infantiles, fiestas temáticas, sociales, comerciales,
institucionales, todo lo referente a la organización, distribución, planeación de
tus fechas especiales. Ubicada en la Calle 75 Nº44-06 LC-1
Teléfonos 3531370 310-350-3072.

11 JUSTIFICACION

18
Queremos aplicar los conocimientos adquiridos como estudiantes de
hotelería y turismo, creando una oficina comercializadora de eventos
que nos brinde crecimiento económico, posicionamiento y
reconocimiento en el mercado, para esto encontramos la oportunidad en
la planificación de eventos, la cual nos permite ofrecer todos nuestros
conocimientos y brindar a los clientes un servicio innovador, facilitándole
así el proceso de buscar varias empresas que cumplan con lo que
nosotros le ofrecemos que básicamente son:
Servicio de bar y personal, decoración, mantelería, música, cristalería,
entre otros.

De esta manera evitamos preocupaciones con el fin que el cliente

disfrute su evento.

Todo este proyecto con el fin de mejorar e innovar el concepto de que

las mejores fiestas son solo para personas de clase alta, si no que todas
las personas pueden estar al alcance de un excelente evento con
precios cómodos, no solo en un salón de eventos si no en su propia
casa, con todo lo necesario para que su fiesta o evento sea un éxito.

12 BENEFICIARIOS

19
12.2 TURISTAS

12.3 EL EQUIPO DE INVESTIGACION

12.4 ESTADO COLOMBIANO

12.5 PROVEEDORES:

12.6 CIUDAD

13 OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar los cinco estudios básicos para crear y poner en marcha una
oficina comercializadora de eventos.

20
 14 OBJETIVOS ESPECIFICOS

14.2 Identificar las necesidades la idea del proyecto y fundamentarlo para

crear y poner en marcha una oficina comercializadora de eventos.
14.3 Estudiar la viabilidad de proyecto y ponerlo en marcha para la creación
de una oficina comercializadora de eventos.
14.4 Realizar la ingeniería necesaria para la creación del proyecto.
14.5 Desarrollar estudios necesarios de administración para crear la
estructuración de la empresa.
14.6 Proyectar un estudio financiero de acuerdo a las necesidades del
proyecto.
14.7 Sustentar los estudios investigados para la creación de la oficina
comercializadora de eventos.

15 CRONOGRAMA

21
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

22
 1 2 3 5 12 19 2 3 1 1 3 7 1 2 28
5 2 0 6 0 7 1 4 1
Elección del x
proyecto
Planteamient x
o del
problema
Elaboración x
de: nombre,
siglas,
eslogan y
logo
Boceto y X
mapa
(localización)
Personas y X
entidades
solicitadas
Antecedente X
s
Justificación x
y
beneficiarios
Objetivos x
Estudio de x
mercado
Encuestas x x
Tabulación x
Estudio x
técnico
Estudio
administrativ
o
Estudio
financiero
Estudio de
factibilidad
Sustentación
del proyecto

23
ESTUDIO DE MERCADO
CAPITULO 2

16. CONCEPTO

24
El Estudio de Mercado es básicamente un análisis que se da gracias a una
recolección de información y datos acerca del mercado actual, oferta,
demanda, competidores y clientes; todo esto con el fin de visualizar y confirmar
la viabilidad de algún tipo de actividad comercial o económica.
Un estudio de mercado se realiza para determinar varios aspectos, tales como,
qué porcentaje de la población empleara o comprara un producto o servicio,
basándose en variables como el género, edad, ubicación, conocimientos del
producto, entre otros. De la misma forma este estudio ayuda al diseño y
creación de un plan de negocios, lanzar al mercado un nuevo producto, mejorar
servicios o productos ya posesionados en un mercado establecido.
El estudio de mercado consta de 4 análisis de vital importancia;
1. Análisis de la Demanda
Este tiene como objetivo principal demostrar y cuantificar la existencia
de personas o entidades que sean consumidoras o clientes potenciales
del producto o servicio que se piensa ofrecer en el mercado.
2. Análisis de la Oferta
En este análisis se busca la forma de conocer a fondo las necesidades
de la comunidad, o en pocas palabras, cuan alto seria la cantidad de
consumidores dispuestos a comprar el producto, y ya que las empresas
posicionadas en el mercado muchas veces son celosas y se niegan a
publicar esta información por miedo a la competencia, la forma más
veraz y practica de obtenerla, es por medio de encuestas, directas o
indirectas, con el propósito de lograr obtener esa información o por lo
menos la mayor cantidad de datos reales que nos permitan visualizar el
mercado actual y futuro.
3. Análisis de los Precios
Por medio de este se espera analizar los precios que tienen los
productos o servicios ya posicionados, que sean como el que se piensa
lanzar al mercado, con la finalidad de establecer un precio cómodo tanto
para el ofertante como para el consumidor, al mismo tiempo que se
determina el impacto por una alteración al precio ya posicionado.
4. Análisis de la Comercialización
En esta parte se establece la forma en que los creadores logran que el
producto llegue a manos de los consumidores, y que mantenga un ritmo
constante. Es decir, se crean formas innovadoras y contundentes para la
promoción del producto. creando técnicas practicas de publicidad y
propaganda que logren mantener el producto en los primeros lugares.

17. Selección de preguntas y diseño de encuesta

25
Encuesta para fortalecer mi conocimiento de mi proyecto; fue realizada en
base a los objetivos de este proyecto, tiene como fin el determinar  las
necesidades especificas de los posibles clientes, teniendo en cuenta que
conocimiento tienen de este tipo de servicio y sus expectativas frente al mismo,
con lo que se establecerá un porcentaje de viabilidad del servicio de
planificación de eventos y/o banquetes en el mercado actual, por otro lado se
busca visualizar a mediano y largo plazo el impacto de la incorporación de una
oficina comercializadora de eventos a un mercado especifico en la ciudad de
barranquilla, estudiar los posibles canales de promoción y distribución de
nuestros servicios, hacer un comparativo  entre las expectativas que tenemos
como negocio y la realidad del mercado, de manera, que los parámetros,
políticas, precios y servicios de este negocio se establezcan en base a datos
reales.

Escogimos un diseño elaborado en preguntas cerradas con el fin que las

personas que nos llenaran las encuestas nos dieran puntos claves para tener
en cuenta al momento de sacar al mercado nuestra empresa como tal, de esta
manera fue escogido 16 preguntas estilo icfes para mayor rapidez de los
encuestadores.

18. Formato de encuesta

26
Encuesta para conocer la percepción de la comunidad acerca de la creación de
una oficina comercializadora de eventos en la ciudad de barranquilla.
Solicito su amable colaboración para responder a las preguntas de esta
encuesta, por favor marque con una (X) en el espacio que corresponda la
opción que se ajuste a su criterio.
1: Conoce usted una oficina comercializadora de eventos?
Si ___ No ___ Cual _______________
2: Que entiende usted por oficina comercializadora de eventos:
A: planificación de eventos____ B: logística de eventos____
C: casa de eventos____ D: todas las anteriores____
3: De los siguientes servicios, cual contrataría para su evento?
A: eventos familiares – sociales ___ B: eventos empresariales___
C: eventos académicos ___ D: todas las anteriores ___
4: En algún momento ha solicitado los servicios de planificación y organización
de eventos?
Sí ___No ___
5: Usted contrataría a un planificador de eventos?
Si ___ No ___
6: Que tiene en cuenta usted al momento de decidirse a contratar un servicio
de planificación de eventos?
A: Precio ___ B: Innovación de ideas ___ C: reconocimiento del lugar ___
D: Servicio ___ E: audio visuales-animación ____
7: Cuál cree usted que sería el lugar más adecuado para consultar una oficina
comercializadora de eventos?
A: Centro comercial ___ B: Hotel ___ C: Local ___ D: Otro ___

27
8: A través de qué medio le gustaría recibir información de una oficina
comercializadora de eventos.
A: E-mail ___ B: Televisión ___ C: Anuncios ___ D: radio ___E: directo____
9: Al momento de presupuestar un evento social, según su criterio cuál de
estos valores se ajustaría mas a sus necesidades?
A: entre 500.000 y 1.000.000 ___ B: entre 1.000.000 y 3.000.000 ___
C: 3.000.000 y 10.000.000 ___ D: 10.000.000 o mas ___
10: Según su criterio cuales son las variables que determinan el precio de un
evento?
A: alimentos y bebidas ___ B: decoración ____ C: Salón ___
D: capacidad de invitados ___ E: música ___ F: Todas las anteriores ___
11: si encuentra una oficina comercializadora de eventos que llene sus
expectativas económicas, motivaciones y necesidades, estaría dispuesto a
adoptarlo a partir de este momento.
Si ___ No ___
12: alguna vez ha comprado un servicio promocionado en internet
Si ___ No ___
13: en caso de ser cliente frecuente de nuestra empresa que beneficios le
gustaría adquirir:
A: descuento especial ___ B: regalos ___ C: sorteos ___
14: Al momento de escoger el lugar para la realización de su evento, qué tipo
de lugares prefiere.
A: club_____ B: Hotel_____ C: Casa de eventos_____
15: por cual medio le gustaría ser atendido para la orientación de la
planificación de su evento:
A: vía telefónica____ B: visitar la empresa ____ C: visita domiciliaria_____
16: como le pareció la encuesta:
A: interesante____ B: poco interesante___

19: Responsables y ubicación de cada encuesta

28
19.1: Gina Paola Colon Berrio con c.c 1129582546 de barranquilla tomo
ubicación en las afueras del hotel smart suites royal el día 22 de octubre del
2013 en este lugar realizo 25 encuestas a las personas que salían del hotel.

19.2: Stefany Paola Muñoz reyes c.c 1140860241 de barranquilla tomo

ubicación en las afueras del hotel puerta del sol el día 21 de octubre del
2013 en este lugar realizo 25 encuestas.

19.3: Narelis Giselle Blanco Velázquez c.c 1045721225 de barranquilla

tomo ubicación los alrededores del centro comercial portal del prado el día
19 de octubre del 2013 en este lugar realizo 25 encuesta.

19.4: Wendy Lorraine Quintero Llanos c.c 1140853043 de barranquilla tomo

ubicación en los alrededores de la carrera 49c No.99-106 villa santos, que
es donde estará ubicada la oficina comercializadora de eventos, los día 18 y
19 de octubre del 2013 en este lugar realizo 25 encuesta.

20. TABULACION

29
20.1: Conoce usted una oficina comercializadora de eventos?
Si= 44% No= 66

PREGUNTA 1
SI
NO

20.2: Que entiende usted por oficina comercializadora de eventos:

A=23% B=16% C= 19% D=42%

PREGUNTA 2
50
40
30
20
10
0
A B C D

20.3: De los siguientes servicios, cual contrataría para su evento?

A=56% B=12% C=9% D=23%

PREGUNTA 3
60
50
40
30
20
10
0
A B C D

20.4: En algún momento ha solicitado los servicios de planificación y

organización de eventos?
SI= 54% NO=46%

30
 PREGUNTA 4
60
50
40
SI
NO

20.5: Usted contrataría a un planificador de evento?

Si=80% NO=20%

PREGUNTA 5
SI
NO

20.6: Que tiene en cuenta usted al momento de decidirse a contratar un

servicio de planificación de evento?

A= 43% B=24% C=17% D=14% E=2%

PREGUNTA 6
50
40
30
20
10
0
A B C D E

20.7: Cuál cree usted que sería el lugar más adecuado para consultar una
oficina comercializadora de eventos?
A=21% B=39% C=38% D=2%

31
 PREGUNTA 7
40
30
20
10
0
A B C D

20.8: A través de qué medio le gustaría recibir información de una oficina

comercializadora de eventos.
A=25% B=13% C=28% D=18% E=16%

PREGUNTA 8
E
D
C
B
A
0 5 10 15 20 25 30

20.9: Al momento de presupuestar un evento social, según su criterio cuál de

estos valores se ajustaría mas a sus necesidades?
A=30% B=43% C=21% D=6%

PREGUNTA 9
A
B
C
D

20.10: Según su criterio cuales son las variables que determinan el precio de
un evento?
A=7% B=11% C=9% D=7% E=5% F=61%

32
 PREGUNTA 10
70
60
50
40
30
20
10
0
A B C D E F

20.11: si encuentra una oficina comercializadora de eventos que llene sus

expectativas económicas, motivaciones y necesidades, estaría dispuesto a
adoptarlo a partir de este momento.
Si=78% No=22%

PREGUNTA: 11
100
80
60
40
20
0
SI NO

20.12: alguna vez ha comprado un servicio promocionado en internet

Si=36% No=64%

PREGUNTA: 12
80
60
40
20
0
SI
NO

20.13: en caso de ser cliente frecuente de nuestra empresa que beneficios le

gustaría adquirir:
A=58% B=33% C=9%

33
 PREGUNTA: 13
60
40
20
0
A
B
C

20.14: Al momento de escoger el lugar para la realización de su evento, qué

tipo de lugares prefiere.
A=26% B=32% C=42%

PREGUNTA:14
C
B
A
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

20.15: por cual medio le gustaría ser atendido para la orientación de la

planificación de su evento:
A=19% B=39% C=42
20.16: como le pareció la encuesta:
A=89% B=11%

PREGUNTA :15 PREGUNTA:16

50
40 SI
30 NO
20
10
0
A B C

21: Análisis de la demanda

34
En la actualidad el mercado del entretenimiento ya no se toma tan a la deriva, y
encontramos que se le da mucho más valor al evento, la decoración, la música
y las innovaciones que este ofrece que al mismo anfitrión. Es por ello que
ahora todo evento por pequeño que sea, se planifica con meses o incluso año
de anterioridad, sin dejar ningún detalle al azar. Gracias a esto los anfitriones
deciden ahora contratar a un organizador o planificador de eventos, al cual le
delegan toda la responsabilidad de dirigir la planificación y materialización del
mismo. Cabe resaltar que existen los clientes que organizan el evento de la
mano del planificador, y los que sencillamente pagan y dejan todo a manos y
gusto del planificador.
Como se menciono anteriormente, hoy en día los eventos no se toman a la
ligera, y todos desean ofrecer uno tan grandioso que sea el tema de
conversación por semanas o incluso el evento del año, y es por eso que ahora
nace la necesidad de contratar un planificador de eventos para cualquier
véneto que se piense realizar. Sin embargo, en la ciudad de Barranquilla, que
es en donde inicialmente desarrollaremos nuestra oficina comercializadora de
eventos, existen pocas empresas o personas capacitadas y dispuestas a
ejercer un cargo y responsabilidad como esta; de hecho, las que existen
ofrecen este servicio casi que exclusivamente a la clase alta de la sociedad
barranquillera, precisamente por las altas sumas de dinero que piden a cambio
de sus servicios, dejando a un lado personas que desean o necesitan el
servicio pero a precios mas cómodos para sus bolsillos.
Es entonces cuando gracias al análisis de mercado que realizamos
previamente nos dimos cuenta que había una gran demanda del servicio de
comercialización de eventos, con ideas innovadoras, portafolio con mejoras y
perfeccionamiento, y sobretodo precios mucho más cómodos que los que están
establecidos en el mercado. Dicho esto, entraremos al mercado con mejoras,
precios cómodos con planes para todo tipo de presupuestos y eventos,
portafolio amplio de servicios, con ideas innovadoras, aprovechando al máximo
los conocimientos de cuatro mujeres jóvenes profesionales recién graduadas y
con los conocimientos necesarios para tomar la responsabilidad que acarrea
una oficina comercializadora de eventos.

21.1: oferta:

35
En la actualidad en el mercado del entretenimiento existen muy pocas oficinas
o personas encargadas de diseñar, planificar y dirigir eventos completos,
puesto que los que existen se especializan en alguna área especifica; tales
como decoración, iluminación o montaje. Gracias a ello decidimos entrar en
este mercado ofreciendo un servicio de primera calidad y cubriendo todas las
aéreas que un evento requiere para su realización. Por lo anterior
mencionaremos detalladamente lo que ofreceremos en nuestra oficina
comercializadora de eventos a los clientes, comparándolo con lo que ya ofrece
una de las competencias directas de nuestro negocio.
En nuestra oficina comercializadora de eventos ofrecemos servicios para la
planificación y realización de eventos de pequeña, mediana o grande escala,
para cualquier persona que tenga esta necesidad. Para esto realizaremos
convenios con empresas distribuidoras de todo lo que un evento necesita,
catering, salones, discoteca-bar, restaurantes, servicio de alquiler de mesas y
sillas, tarjetería, entre otros; por lo tanto nosotros ofrecemos un servicio
intangible. Cabe mencionar que nuestros precios van a variar y ser
establecidos dependiendo del paquete de características de cada evento, tales
como cantidad de personas, tipo de evento, y si el servicio es solo para orientar
o implica toda la realización del evento como tal.
Por otro lado seleccionamos a una de las oficinas que están señaladas en los
antecedentes, “Eventos del Norte” que encontramos como una de las
competencias directas para nosotros cuando se materialice el proyecto.
Ellos funcionan como una empresa de entretenimiento y mercadeo interactivo,
ofrecen diversión y planificación de eventos, una diferencia entre nosotros y
ellos es que, eventos del norte manejan principalmente actividades infantiles, y
entre su portafolios ofrecen atracciones inflables y saltarines, atracciones
mecánicas, ferias de pueblo, carpas tradicionales y climatizadas , mobiliario,
luces, gimnasio infantil, payasos, magos, zanqueros, entre otros.

21.2: producto más precio

PORTAFOLIO DE SERVICIOS

36
C.D.E es una empresa comercializadora de eventos dedicada a la asesoría y
logística de celebraciones. Cuenta con un amplio portafolio de servicios lo cual
permite ofrecer una gran variedad de productos de la más alta calidad
garantizando así el éxito de todos sus eventos.
EVENTOS SOCIALES:

 Bodas
 Quince Años,
 Bautizos,
 Primeras Comunión,
 Fiestas Infantiles
DECORACION:

 Centros de mesa
 Decoración del salón
 Decoración de la iglesia
OTROS:

 Carpas
 Tarimas
 Pistas de baile
 Mesas
 Sillas tipo rimax
 Sillas tiffany
 Manteles
 Cubre manteles
 Caminos de mesa
 Velos
 Forros para silla
 Fajones
SALONES DE EVENTOS:

 Casa club
 Fincas
 Hoteles
 Casa

21.3 Comercialización

37
NARELIS????????????????

22. conclusiones del estudio de mercado

Se determina que el estudio realizado a través de las 100 encuesta arrojo el
siguiente resultado; e viable montar y colocar en funcionamiento el proyecto de
oficina comercializadora de eventos con el anterior portafolio de servicios.
Que estará ubicada con un área de 20.80 metros

38
ESTUDIO TECNICO
CAPITULO III

23. introducción

39
El estudio técnico conforma la tercera etapa de proyectos de inversión, en el
que contemplan los aspectos técnicos operativos necesarios en el uso eficiente
de los recursos disponibles para la producción de un bien o servicio deseado y
en el cual se analizan la determinación del tamaño optimo del lugar de
producción, localización, instalaciones y organización de requeridos.
La importancia de este estudio se deriva de la posibilidad de llevar a cabo una
oficina comercializadora de eventos de las variables técnicas del proyecto, que
permitan una apreciación exacta o aproximada de los recursos necesarios para
el proyecto; además de proporcionar información de utilidad al estudio
económico-financiero.
Todo estudio técnico tiene como principal objetivo el demostrar viabilidad
técnica del proyecto que justifique la alternativa técnica que mejor se adapte a
los criterios de optimización.
En particular, el objetivo del estudio técnico para el presente proyecto son los
siguientes:
 Determinar la localización más adecuada en base a factores que
condicionen su mejor ubicación
 Enunciar las características con que cuenta la zona de influencia donde
se ubicara el proyecto.
 Especificar el presupuesto de inversión, dentro del cual queden
comprendidos los recursos materiales, humanos y financieros
necesarios para su operación.
 Incluir un cronograma de de inversión de las actividades que se
contemplan en el proyecto hasta su puesta en marcha.
 Enunciar su estructura legal aplicable al proyecto.
 Comprobar que existe la viabilidad técnica necesaria para instalación del
proyecto en estudio.
En virtud de que el estudio de mercado (capítulo II) se comprobó que realmente
existe demanda satisfecha que justifica la creación de una oficina
comercializadora de eventos en el municipio de barranquilla, Estado de
Colombia; se procederá al estudio y análisis de los factores que intervienen en
el Estudio técnico.

24. TIPO DE NEGOCIO

40
 La oficina comercializadora de eventos estará ubicada en el negocio de
planificación, venta y comercialización de eventos en la ciudad de barranquilla-
atlántico, Colombia.

25. TAMAÑO DEL NEGOCIO

La determinación del tamaño de la empresa, esta dado por la capacidad

instalada de producción de bienes y/o servicios de la misma, dicha capacidad
de producción es expresada en términos de productos elaborados por ciclo,
turno, año, según el sistema adoptado para trabajar.
La determinación y análisis de este punto resulta importante para la posterior
realización y evaluación del proyecto porque permitirá en primer instancia llevar
a cabo una aproximación de costos involucrados en las inversiones necesarias
para la realización y puesta en marcha del proyecto, que conlleven a un grado
óptimo de aprovechamiento conforme a lo requerido por un tamaño y
capacidad determinados.

El tamaño y capacidad de este proyecto en particular, se debe a dos aspectos

principalmente: la porción de demanda insatisfecha que se pretende sea
cubierta por el proyecto y a la dimensión del área total con que cuenta el lugar
disponible para la instalación de la oficina comercializadora de eventos.
Tanto la determinación del tamaño como la capacidad que tendrá el negocio,
serán de mucha utilidad para la estimación de las inversiones necesarias que
mejor se ajusten a las necesidades del mismo y para cálculos futuros en las
siguientes etapas del proyecto (Estudio económico-financiero y evaluación
económica).
Por tanto, como previamente se señaló, el tamaño de la oficina deberá
ajustarse al tamaño del terreno de que se dispone para su instalación (en 30
m2.), el cual tendrá una capacidad promedio para 3 personas, sin contar al
personal que labore en la oficina, lo que en total cubrirá la demanda
insatisfecha actual.
La disponibilidad en el suministro de recursos, tanto materiales como humanos
y financieros no representan en este caso, factores que condicionen o limiten el
tamaño y capacidad planteados puesto que existe disponibilidad deseada de
los mismos en cuanto a tiempo, cantidad y calidad se refiere; lo que reduce el
riesgo de enfrentar un incremento en los costos por dificultades en su
abastecimiento.
 

26. PORTAFOLIO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

41
27. LOCALIZACIÓN EFECTIVA DEL PROYECTO

42
Ubicación de nuestra oficina comercializador de eventos; al norte de la ciudad,
en el barrio Villa Santos en los alrededores del centro comercial Buenavista.

43
44