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7 FALLAS EN EL CONTROL DE GASTOS DE UNA EMPRESA QUE DETERMINAN

FRACASO
   Nueve de cada diez empresas en México son Pymes. El 80% de las que hoy existen no
llegará a 2020. Y en todos los casos el fracaso será por razones que ya se conocen.
La consultora internacional Salles, Sainz Grant-Thornton definió en un completo estudio
los problemas históricos que aquejan a pequeños y medianos negocios, que las han
llevado a reducir de 52% a 34% en la última década su aportación a la economía
mexicana.
El análisis confirma precisamente una tendencia sostenida en el tiempo: los problemas
son los mismos de siempre.
Los más graves son falta de experiencia en el manejo del gasto (94% de los casos que
quiebran) falta de planeación (93%), falta de capital (93%), falta de sistemas de
información y control confiable de los gastos operativos (83%).
En resumen: 8 de las 10 empresas que desaparecerán en México en los próximos 5 años
van a cometer estos errores. ¿Cómo ser parte del 20% con posibilidades de
sobrevivir? ¿Cómo tener el control de gastos de una empresa? ¿Por qué es tan
importante el cuidado en los gastos de viajes empresariales?

Inexperiencia
La falta de experiencia tanto en la administración de empresas como incluso en detalles
de la actividad que se ha de desarrollar comporta un elevado riesgo para los  propietarios
de Pymes.
Esa falta de experiencia constituye en sí la base fundamental de todas las demás causas
que llevan al fracaso.
Se insiste mucho en que no basta con contar con experiencia en materia de negocios, es
necesario contar también con experiencia en el ramo en particular a la cual se dedique.

Falta de enfoque
Querer serlo todo para todos es algo insostenible en el tiempo.
La incapacidad de atender eficaz y eficientemente todos los rubros y clientes, se debe en
ocasiones a la falta de recursos humanos y materiales para atenderlos de manera óptima.
Generalmente ésta falta de enfoque lleva, entre otras cosas, a un mal manejo de
inventarios y  descontrol en los gastos operativos, donde se toman decisiones que no
hacen otra cosa que bajar los niveles de rentabilidad y quitan liquidez a la empresa.

Desinformación
Los datos inexactos, poco confiables y fuera de tiempo, llevan no sólo a adoptar
decisiones a destiempo, sino que además transforman cualquier estrategia en una mala
toma de decisión.
Este es un aspecto fundamental a la hora tanto de evaluar el control interno, como el
control de gestión y presupuesto.
Ejemplo básico: en una pequeña maquiladora es de fundamental importancia un sistema
de información que permita realizar el mantenimiento preventivo de forma tal de evitar
daños en dichos activos.
Las empresas que carezcan o posean información poco precisa y / o fuera de tiempo, o
que contando con ella, la misma se limite a datos patrimoniales y financieros, dejando de
lado datos de carácter operativo que están más vinculados a los procesos y a niveles de
satisfacción de los clientes, tendrán graves inconvenientes a la hora de adoptar
decisiones efectivas, dejando a la competencia mejor informada la capacidad de quitarle
participación en el mercado.

Descontrol
Los errores o fallas  en los controles internos son  fundamentales tanto a la hora de evitar
los fraudes internos, como externos.
Una importante cantidad de empresas quiebran todos los años producto de dichos
fraudes. Este es un punto vinculado directamente con las equivocaciones  en materia de
seguridad.
Cabe mencionar además que al hablar de controles internos no sólo estamos haciendo
referencia a evitar fraudes o robos, también se trata de evitar cometer errores   que lleven
a importantes pérdidas para la empresa, como podrían ser las fallas de planeación fiscal.

Mala planeación
Producto tanto de la falta de experiencia y/o de la ausencia de capacidades técnicas
puede llevar al empresario o directivo a no fijar correctamente los objetivos, no prever
efectivamente las capacidades que posee la empresa y aquellas otras que debe
conseguir, desconocer las realidades del entorno y las posibilidades reales del
negocio  dentro de su ámbito de acción.
Debe recordarse una famosa frase que al respecto dice “quien no planifica, planifica para
el desastre”.
Es fundamental conocer cuáles son las demandas o necesidades de los consumidores y
nuestra capacidad para cubrirlas, o dicho de otra forma, debemos conocer el portencial
real  de nuestros productos o servicios.

Presupuesto sin fundamento

Hoy más que nunca es fundamental hacer un seguimiento constante de la actuación de la
empresa mediante un efectivo control de gestión, además de presupuestar
convenientemente de manera tal de mantener en todo momento la situación bajo control.
Dentro de éste factor de riesgo debemos mencionar claramente los errores de previsión.
Este puede dar lugar a un exceso de inversión o gastos previendo ingresos o ventas que
luego terminan causando irreversibles daños patrimoniales y financieros al negocio.

Alto nivel de despilfarro

La falta de control de gastos empresariales redunda en una reducción del flujo de fondos,
e inclusive llegan a pasar a un flujo de fondos negativos.
El no detectar los errores  propios de los procesos y actividades, generan costos que no
agregan valor para el cliente y terminan siendo factores que condicionan el futuro de la
empresa.