1.

Gestión del proyecto

Se entienden por gestión de proyecto a las acciones en el planeamiento, ejecución, supervisión y control que
nos conducirán a lograr el objetivo central del proyecto por la UEI. La ejecución eficiente es un aspecto
crítico en el ciclo de inversión.

1.1. Fase de ejecución

En esta fase se pretende lograr conformar la UP en el diseño, plazo y costo que se planifique. Se debe
desarrollar el análisis para las alternativas técnicas factibles.

1.1.1. Organización
La UEI será la encargada de la conducción, coordinación y el desarrollo de los aspectos técnicos de la
ejecución, por ello debe tener capacidad técnica, administrativa y financiera. La UF será quien
observará las condiciones que debe reunir la UEI, y la encaminará a una adecuada ejecución del
proyecto. Si se es necesario más de una UEI, es conveniente hacer arreglos institucionales y la
repartición de responsabilidades y establecer el alcance de cada una de ellas. Se deberá evaluar a las
UEI desde los siguientes criterios:

 Competencias y funciones en el campo de acción en el proyecto

 Capacidad técnica (equipos, experiencia, organización, instrumentos de gestión, etc.)
considerando también la modalidad de ejecución que puede ser de administración directa e
indirecta.
 Capacidad profesional, observando si cuenta con disponibilidad del recurso humano con las
capacidades consideradas en la programación del proyecto.

1.1.2. Plan de implementación

Se debe detallar las actividades y tareas para el logro de las metas del proyecto, se debe hacer una
programación realista de las actividades por ejecutar en la fase de inversión (debe haber una
adecuada articulación con los sistemas administrativos de inversiones, presupuesto y
contrataciones). Para su elaboración se debe seguir los siguientes pasos:

1.1.2.1. Paso 1: Establecer el plazo de ejecución

En este paso se desagregan las actividades para la ejecución y el tiempo que demanda cada una
de ellas, así como las de cada tarea y acción. Se debe minimizar los riesgos de desfase en la
culminación por ello debe tomarse en cuenta periodos de espera, aprobaciones, autorizaciones,
entre otros. La UF puede validar las estimaciones con las UEI que hayan ejecutado proyectos
similares. Para establecer el plazo de ejecución debe tomarse en cuenta lo siguiente; Si el
proyecto se ejecutará por etapas, la modalidad de ejecución y las posibilidades reales para la
obtención de recursos financieros.

1.1.2.2. Paso 2: Analizar interdependencia entre actividades y tareas

Determinar la relación que existe entre las actividades y tareas, si estas se pueden ejecutar de
forma paralela o secuencial.
 1.1.2.3. Paso 3: Elaborar el cronograma
El cronograma mostrará el avance esperado en la ejecución del proyecto.

1.1.2.4. Paso 4: Determinar requerimientos de recursos

En este paso se identificará los recursos (humanos y físicos) necesarios y considerarlos en la
organización de la UEI a cargo.

1.1.2.5. Paso 5: Elaborar la síntesis del plan de implementación

1.1.3. Modalidad de ejecución
Puede ser por contrata que es ejecución indirecta o por administración directa que es de ejecución
directa, como también puede haber la combinación de estas y es pertinente analizarlas.

1.1.4. Condiciones previas a la ejecución

Son aspectos técnicos y regulatorios que garantizarán el oportuno inicio de la ejecución de la PI.
Tales como autorizaciones para la ejecución, el saneamiento físico legal de la propiedad
(documentos necesarios para la declaración de viabilidad de acuerdo a los términos de propiedad),
licencia de construcción, el CIRA, la certificación ambiental de acuerdo al SEIA, entre otros.

1.2. Fase de Funcionamiento

Se realiza un análisis y descripción de la entidad que se hará cargo de la O&M, así como un análisis de la
disponibilidad de recursos para su financiamiento y otro de la capacidad de gestión del operador. Debe
contener los siguientes temas:

1.2.1. Entidad que se hará cargo de la O&M y la organización que se adoptará

Se precisa UP encargado de la O&M. Si se trata de uno existente se debe plantear los adecuados
ajustes; si es uno nuevo es pertinente observar las características de la organización; en caso sea una
entidad privada se debe observar la ley vigente.

1.2.2. Instrumento y recursos para la gestión de la UP

Si es un nueva UP se debe identificar los instrumentos que apoyan la gestión, así como los recursos
humanos y activos propios de esta. Sin embargo se tratase de una la existente se debe plantear
ajustes en los instrumentos de la gestión. También se analizará la falta de recursos humanos de la
unidad de gestión de la entidad encargada. En caso de la existencia de riesgo residual es necesario
aumentar la resiliencia de la UP por medio de los instrumentos de gestión.

1.2.3. Condiciones previas relevantes para el inicio de la operación

Se identifica las acciones previas que garantizarán la disponibilidad del servicio. Medidas tales como:

 Pruebas y la puesta en marcha.

 Difusión del inicio de operaciones a la población.
 Asignar el recurso humano entrenado para la operación.
 Constatar que la entidad a cargo disponga con los recursos para el inicio de la prestación del
servicio.
 Elaborar o mejorar los instrumentos de gestión de la fase de ejecución
 Establecer los procesos y protocolos de prevención y corrección.

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 1.3. Gestión integral de riesgos en la ejecución y funcionamiento
La UF debe identificar los riesgos y proponer las medidas de gestión de estos, el cual se debe
sistematizar cuyo contenido será la descripción, la posibilidad de ocurrencia, el impacto y medidas de
mitigación. Los riesgos se pueden clasificar en internos (propias de la gerencia del proyecto) y externas
(involucran al medio ambiente o del entorno del mismo). En el análisis de riesgos se propone una matriz
de posibilidad e impacto y como resultado se tiene una lista de riesgos priorizados, para estos riesgos se
adoptan medidas que eviten las causas que lo genere y contrarresten los efectos, si estos persisten
entonces son riesgos residuales, el cual es inevitable. Pero se debe conocer y de ser posible proponer
acciones en el proyecto para mitigar su impacto.

2. Costos del proyecto

Se estima los costos a precios de mercado sobre la base de las metas físicas de cada alternativa técnica
factible, por ello se recomienda:

 Tener cuidado con los costos de inversión inicial para minimizar modificaciones significativa en la
fase de ejecución y retraso en alcanzar los objetivos planteados.
 Precisar las fuentes de información las cuales sustenten los costos a fecha, estos pueden ser
cotizaciones, proyectos ya ejecutados por la UEI, revistas especializadas en costos de construcción,
etc.
 Uniformizar costos históricos a una sola fecha, esta debe ser la del momento inicial del flujo de
costos.

2.1. Estimación de costos de inversión

Para estimar los costos de inversión del proyecto se debe seguir los siguientes pasos.

2.1.1. Paso 1: Articulación de metas físicas y los precios unitarios

En base a las metas físicas establecidas para las alternativas técnicas factibles se debe obtener los
precios unitarios. La estructura del costo directo se realiza de acuerdo a las acciones y los indirectos
consideran gastos generales, utilidades e impuesto general separado del costo directo. Para iniciar el
proceso de estimación tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

 Los costos por posibles imprevistos no se incluyen ya que pueden o no ocurrir, en caso surja
algún imprevisto se procederá según lo establecido para el tratamiento de modificaciones.
 Es posible preestablecer acciones con el fin de que algún servicio no se vea interrumpido
durante la ejecución como parte de la inversión.
 No se debe incluir el incremento de costos ya que las inversiones se estiman a una fecha
determinada.
 Se debe estimar los costos para mitigar los impactos ambientales negativos dentro de los
costos de inversión.
 Es importante incluir en anexos el detalle de los cálculos realizados para la estimación de
costos.

2.1.2. Paso 2: Estimación del costo total de inversión del proyecto

El costo directo del proyecto resulta de la multiplicación de las metas físicas por precio unitario,
luego se debe añadir los costos indirectos (Gastos generales, utilidad y el IGV). También se debe

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 incluir costos que no son acciones pero deben ser incluidos en el costo del proyecto tales como
gestión del proyecto, elaboración del ET o equivalente, supervisión de la obra y liquidación. En la
estimación del costo total se debe abordar todos los costos necesarios para la finalización oportuna
del proyecto, existen casos en las que intervienen otros factores de producción y generan gastos
generales, utilidades entre otros y no están asociadas a la construcción de obra.

2.2. Estimación de los costos de inversión en la fase de funcionamiento

Corresponde a la intervención sobre los activos cuya vida útil culminan dentro del horizonte de
evaluación para que continúe promoviendo la cantidad de servicios previstos, estos costos no
intervienen en el costo inicial de inversión pero si debe incluido en el flujo de costos para que la UP siga
operando. Para estimar los costos para esta fase se debe seguir los siguientes pasos.

2.2.1. Paso 1: Identificación de los activos requeridos

Se debe estimar la vida útil o vigencia tecnológica de los activos más importantes en el cual se
invertirá en el horizonte de funcionamiento, de esta manera identificar inversiones que no
constituyen proyectos y mantener la capacidad de producción del servicio.

2.2.2. Paso 2: Estimación del costo de las inversiones en la fase de funcionamiento

Se asume el mismo costo estimado para la fase de ejecución. Los costos relativos serán los mismos
asumidos en momento inicial del proyecto, ante una evidente variación se estimará y sustentará el
costo.

2.2.3. Paso 3: Identificación del periodo de inversiones en la fase de funcionamiento

Se debe identificar cuándo un activo necesitará ser reemplazado y de acuerdo a ello prever de tal
manera que no se interrumpa el servicio, una vez identificadas se procede a registrarlos como se
muestra en la Ilustración 17.- Programación por inversiones en la fase de funcionamiento.

2.3. Estimación de los costos de operación y mantenimiento incrementales

Los costos de operación son aquellos que inciden en el proceso de producción de los bienes y servicios a
cargo de la UP (costo destinado a sueldos y salarios, materiales e insumos), en cambio los costos de
mantenimiento son aquellos incurridos para preservar y mantener la capacidad de producción. Es
pertinente una adecuada estimación de este costo dado que es un elemento crítico para el
sostenimiento del proyecto por lo cual se debe definir la fuente de financiamiento, todo supuesto y/o
parámetro utilizado debe ser sustentado en la parte de los anexos. En cuanto a los costos incrementales
es necesario tener un cálculo de los costos son proyecto y sin proyecto. Antes de este proceso de
estimación se debe tener en cuenta lo siguiente:

 El costo incremental se genera solo si el proyecto se ejecuta, por otro lado puede darse el caso
de incurrir en ahorro debido a mejoras en la eficiencia del proyecto.
 En caso de que el proyecto se trate de una creación, no existe costos incrementales, pero en
caso se trate de una ampliación o recuperación es necesario el análisis con y sin proyecto para su
determinación.
 Existen proyectos en los que se estimará solo los costos de mantenimiento y otros en las que se
estimará tanto de operación como de mantenimiento.

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 En el caso de que la O&M de la UP la asuma otra entidad, terminada la ejecución, se debe
observar la estimación de los costos de O&M en la fase de funcionamiento y su viabilidad.
 Se debe evidenciar y documentar la conformidad y el compromiso de la entidad responsable de
la O&M de la UP intervenida con el PI, ya que es esencial para declarar la viabilidad del PI.

2.3.1. Paso 1: Estimación de los costos O&M en la situación con proyecto

Se estima todos los costos de O&M en la fase de funcionamiento los cuales incluye las destinadas a
reducción de riesgos y mitigación de impacto ambiental negativo.

2.3.1.1. Tarea 1: Requerimiento de insumo por unidades de medida

Se establece el requerimiento de personal, servicios e insumos que garantizarán la prestación
del servicio. Para poder estimar estos requerimientos se aplicará un indicador de rendimiento, la
cantidad de producción corresponderá a la demanda del PI. Para todos los requerimientos se
debe determinar su correspondiente cantidad y unidad de medida.

2.3.1.2. Tarea 2: Estimar los costos de operación en la situación con proyecto

Mediante la siguiente fórmula se calcula los costos de operación en la fase de funcionamiento.

costo anual=cantidad de insumos∗PU ∗periodos alaño

Ciertos flujos de costos de operación dependen del incremento de la demanda, por esto se
espera que no tengan los mismos costos a lo largo del horizonte de evaluación.

2.3.1.3. Tarea 3: Estimar los costos de mantenimiento en la situación con proyecto

Se calcula los costos de mantenimiento (preventivo, correctivo, rutinario o periódico) anual
mediante la siguiente fórmula:

costo anual=cantidad∗PU∗periodos al año

2.3.1.4. Tarea 4: Estimar los costos de la O&M de las medidas de reducción de riesgo y de
las medidas de mitigación ambiental durante la fase de operación
Se estiman los costos de O&M asociado a la disminución de riesgos de desastre y mitigación de
los impactos ambientales negativos con carácter recurrente en la fase de funcionamiento, se
estima en base a informaciones pertinentes para cada situación.

2.3.2. Paso 2: Estimación de los costos O&M en la situación sin proyecto

Se estima todos los costos que seguirán incidiendo en la UP en caso de no ejecutarse el proyecto. En
caso de existir documentos sobre costos de O&M históricos de la UP se tomará para estimar los
costos de O&M por año para la fase de funcionamiento.

2.3.3. Paso 3: Estimación de los costos incrementales

Se determina mediante la diferencia de los flujos de los costos de O&M en la situación con proyecto
y sin proyecto.

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 2.4. Flujo de costos incrementales a precios de mercado
Se elabora los flujos de costos incrementales para cada una de las alternativas técnicas factibles con las
estimaciones de los costos (a precio de mercado) durante el horizonte de evaluación, esta se puede
organizar por activo.

3. Anexos

Ilustración 1.- Contenido del acápite de gestión del proyecto, fase de ejecución

Ilustración 2.- Pasos para la elaboración del plan de implementación

Ilustración 3.-Actividades y tareas/acciones para establecer el plazo de ejecución

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 Ilustración 4.- Cronograma de actividades y tareas

Ilustración 5.- Responsables de actividades/acciones - plan de implementación

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 Ilustración 6.- Plan de implementación

Ilustración 7.- Modalidad de ejecución del PI

Ilustración 8.- Condiciones previas a la ejecución relevantes

Ilustración 9.- Contenido de acápite de gestión del proyecto, fase de funcionamiento

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
Ilustración 10.- Gestión integral de los riesgos para un proyecto de limpieza pública

Ilustración 11.- Gestión integral de riesgos para un proyecto de limpieza pública

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
Ilustración 12.- Pasos para estimar el costo total de inversión del proyecto

Ilustración 13.- Ejemplo de partidas de costo de un reservorio de 5500 m3

Ilustración 14.- Precios unitarios por acción - ejemplo

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 Ilustración 15.- Detalle de la estructura de costos - costo total de inversión - ejemplo

Ilustración 16.- Pasos para la estimación de los costos de inversión en la fase de funcionamiento

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 Ilustración 17.- Programación por inversiones en la fase de funcionamiento.

Ilustración 18.- Costos de inversiones y O&M incrementales en la fase de funcionamiento

Ilustración 19.- Pasos para la estimación de los costos de O&M incrementales

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
Ilustración 20.- Requerimientos de operación y mantenimiento por tipología

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
Ilustración 21.- Requerimientos de insumos para la operación y mantenimiento - ejemplo

Ilustración 22.- Costos de operación anuales de PI (soles) - ejemplo

Ilustración 23.- Costos de mantenimiento anuales del PI (soles) - ejemplo

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
Ilustración 24.- Costos de medidas de reducción del riesgo de desastre y de mitigación ambiental del proyecto

Ilustración 25.- costos de operación y mantenimiento sin proyecto (soles) - ejemplo

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Gestión y Costos de proyecto - resumen
 Ilustración 26.- Costos incrementales de operación y mantenimiento

Ilustración 27.- Flujo de costos incrementales a precios de mercado

4. Bibliografía
 Guía General para la Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión – MEF –
invierte.pe

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Gestión y Costos de proyecto - resumen