ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE

RIVERA

TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL
(Actualización)

RIVERA, 2016

INTRODUCCIÓN
La Ley General de Archivos Ley 594 de 2000, está orientada básicamente a
racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública; promover
la organización técnica de los archivos de gestión; garantizar la conservación de
los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la
conservación y consulta de los archivos históricos.

En virtud de las disposiciones contenida en la Ley y la reglamentación que expide

el Archivo General de la Nación, se registra en este documento las pautas básicas
que deben conocer y aplicar los funcionarios de las diferentes dependencias de la
administración central del municipio de Rivera, para la organización de los
archivos de gestión y el procedimiento para las transferencias documentales al
archivo central y al histórico.

Hay que tener en cuenta que la dinámica de la administración pública es

cambiante; por tal razón el Archivo General de la Nación establece el seguimiento
y actualización de las Tablas de Retención Documental de la entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas en uno de sus apartes del acuerdo 039
de 2002, etapa quinta del procedimiento o metodología para la elaboración y
aplicación de este documento, que al tenor dice: “La unidad de Archivo de cada
entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la
aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de
mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las
modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento
o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de
Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma”.

Al tener en cuenta lo expuesto anteriormente, se elabora este documento de

actualización de la Tabla de Retención Documental, pretendiendo dar
cumplimiento a los parámetros dados por el Archivo General de la Nación y
atendiendo la modificación en la estructura orgánica de la entidad y del ajuste en
el manual de funciones establecida con el Acuerdo 013 de 2012, donde se
redistribuyen las funciones en la entidad.

Con la aplicación de las TRD, se pretende difundir una cultura archivística con
pautas claras y precisas, teniendo en cuenta el orden procedencia y el ciclo vital
de los documentos dando la importancia que ellos representan como memoria
institucional, garantía de trato y manejo, permitiendo acceder fácilmente a los
métodos avanzados de administración informática o digitalización de documento.

METODOLOGIA

Los estudios para el seguimiento y actualización de la Tabla de Retención

Documental del Municipio de Rivera, se basó en la estructura orgánico funcional
actual de la Alcaldía de Rivera y siguiendo los lineamientos dados por el Archivo
General de la Nación, mediante el Acuerdo 039 de 2002 y el Mini manual “Tablas
de Retención Documental y transferencias Documentales. Se siguieron las
siguientes etapas:

 PRIMERA ETAPA.

INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES

DOCUMENTALES.

Se realizó una compilación de la información institucional que incide en la

producción, trámite, conservación y disposición final de los documentos,
enmarcando las disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la
estructura organizacional, tomando para la elaboración de la Tabla de Retención
Documental, el Organigrama vigente, Actos Administrativos de creación de grupos
de trabajo y manuales de funciones y procedimientos; ya que de este ejercicio se
identifican las secciones y subsecciones a presentar, con sus respectivas series
documentales.

Para el conocimiento de las fuentes documentales se procedió a entrevistar a los

productores de los documentos, lo establecido en la Encuesta de Unidad
Documental definida por el Archivo General de la Nación, para identificar las
tipologías documentales de cada dependencia.

 SEGUNDA ETAPA.

ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA.

Partiendo del concepto que la Tabla de Retención Documental es la base para la

elaboración del Programa de Gestión Documental y que además son el resultado
del análisis e interpretación de la investigación realizada sobre la Institución y su
manejo documental, en esta etapa se efectuó un análisis responsable sobre la
situación actual de los documentos de la Entidad y se entró a presentar una
propuesta racional para su manejo, de tal manera que se apliquen los principios y
procesos archivísticos con el fin de dar protección al patrimonio documental desde
su producción hasta su disposición final. Se realiza el seguimiento y actualización
de la Tabla de Retención Documental a cada una de las unidades administrativas
descritas en la estructura orgánica actual.

Los documentos de apoyo no se registran en la Tabla de Retención Documental,

ya que la información que contienen, no inciden en el cumplimiento de funciones
específicas de la gestión administrativa y no forman parte de las series
documentales de las oficinas. La Tabla de Retención Documental, es una
propuesta de reorganización de los archivos, de tal manera que se mejore la
gestión documental de la Entidad, por tal motivo, se plantea desde esta propuesta
que la documentación original esté bajo la responsabilidad de las unidades
administrativas que tienen las funciones de ejecutar y velar por el cumplimiento de
las obligaciones adquiridas (productores de los documentos) y en las demás
oficinas que reposen copias de los mismos documentos se manejen, si se
considera necesario como documentos de apoyo (por tal motivo no se reflejan en
la Tabla de Retención Documental).

Lo anterior con el fin de que la documentación de un expediente esté completa en

la misma unidad de conservación, cuidando así no fraccionar las unidades
documentales y aplicar los principios archivísticos de procedencia y orden original
de los documentos. Con el fin de revisar y confrontar el trabajo, en la medida en
que se presentaron avances del proceso, se solicitó a los jefes de las oficinas
productoras de la documentación, su aprobación en primera instancia.

 TERCERA ETAPA.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA MODIFICACIÓN DE LA TABLA DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN.

En esta etapa se presenta al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta

de modificación de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la
información resultante de las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la
entidad hace el estudio correspondiente y produce un Acta, aprobando el
documento. Después de aprobada la modificación de la Tabla de Retención
Documental por el Comité Interno de Archivo, se iniciará su aplicación en las
diferentes dependencias.

 CUARTA ETAPA.

APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Una vez que el Comité Interno de Archivo apruebe la modificación de la Tabla de

Retención Documental, el Municipio de Rivera (administración central), deberá
implementarla y establecer las estrategias de difusión que permitan su aplicación
de tal forma que se logre la organización de los archivos de gestión, como
principio de un proceso de normalización de la gestión de documentos para cada
una de las dependencias de la Entidad.

1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN Y FUENTES

DOCUMENTALES.

1.1 Investigación preliminar

Su naturaleza jurídica la establece la Constitución Nacional de 1991 en el artículo

311 “Al municipio como entidad fundamental de la división político administrativa
del Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley,
construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su
territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural
de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asigne la constitución y las
leyes”.

El municipio verde de Colombia nació en sector de Aguas Calientes en 1888 con

el nombre de San Mateo por iniciativa de Vicente Poveda, quien construyó las
primeras casas con el apoyo de los vecinos y posteriormente fue adjuntado como
corregimiento de Neiva.

La Asamblea del Huila en reconocimiento al magnífico desenvolvimiento del

corregimiento de San Mateo resolvió elevarlo a la categoría de municipio,
independizándolo de Neiva, lo cual se hace por Ordenanza número 4 de 1943 que
le da el nombre de Rivera, en honor del escritor José Eustasio Rivera y señala sus
límites; además Rivera fue el primer municipio del Huila que construyo su
carretera para comunicarse con la capital.

Hoy 70 años después, Rivera es uno de los municipios ecoturísticos por

excelencia contando con una extensión de 435 km cuadrados, con una
temperatura de 25 grados centígrados y ubicado a tan solo 20 km de Neiva,
cualidades que lo han convertido en uno de los de mayor crecimiento y desarrollo
del departamento, siendo así mismo un abanderado por el rescate de los valores
socio culturales de la región. En los territorios de este municipio se encuentran dos
regiones diferentes: una al oriente: montañosa, perteneciente a la vertiente
occidental de la cordillera oriental; la otra al occidente: plana, comprendida en el
valle del río magdalena. Por su formación presentan los pisos térmicos cálido,
medio y frío, regado por las aguas de los ríos Arrayanal, Blanco, Frío, Negro y
Magdalena, además de varias corrientes menores.

Límites del municipio:

Norte: el municipio de Neiva; Sur: el municipio de Campoalegre; Oriente: el

departamento del Meta y el municipio de Algeciras; Occidente: el municipio de
Palermo.

Extensión total:435 Km2

Extensión área urbana:211 Km2
Extensión área rural:224 Km2
Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 700
Temperatura media: 25º C
Distancia de referencia: 20 Km a Neiva

RIVERA; TIERRA DE PROMISORIA.

Hablar de la tierra de José Eustasio Rivera, implica muchas cosas como recordar
aquellos momentos de su fundación, describir su acelerado crecimiento y
obviamente conocer todo lo que acontece alrededor de ella hoy.
Rivera esconde en la memoria de su gente, sobre el colorido de sus montañas, en
el azul de sus cielos y bajo sus cristalinas aguas; inolvidables momentos de su
historia, como aquel pasado protagonizado por los primeros pobladores del
municipio en los años 1800, cuando esta Tierra de Promisión no tenía nombre, era
ingenua, pequeña y tan tímida que se escondía arriba en la montaña. En aquellos
tiempos los habitantes de Rivera eran los indígenas Tamas, quienes se
caracterizaban por su belicosidad.

Según cuentan los abuelos, esta comunidad indígena huyó de la montaña, porque
sintió pánico del hasta hoy supuesto volcán situado por los lados del Salado y
Agua Caliente. Fue así, como en el año de 1888 esas personas que venían de la
montaña, se unieron con unos colonizadores comerciantes y misioneros
agustinianos para fundar a San Mateo. Así se llamó por primera vez este territorio,
que ahora conocemos como Rivera en honor al escritor de La Vorágine. Mientras
los pobladores de San Mateo se dedicaban a la agricultura, día a día el patrimonio
cultural de los riverenses se espesaba más y más, y fueron naciendo las leyendas
del “pollo malo”, “la mujer sin cabeza”, “la madre monte”, “la pata sola”, entre otros
mitos que, con el tiempo, se quedarían en la tradición oral de nuestro municipio.
Estas historias, junto con los rajaleñas, los tamales, el pan chicha y bizcochos, Las
aguas termales, las artesanías, la literatura, el Reinado Infantil del San Juanero
Huilense, entre otros aspectos fueron enriquecieron las tradiciones y el patrimonio
cultural de esta “Tierra de Promisión”. Fue en el año 1943, mediante la ordenanza
No 4 que se declaró el corregimiento de San Mateo como municipio, el cual
llevaría por nombre Rivera, en honor al escritor de La Vorágine. Con el paso de los
años, Rivera llegaría a ser reconocido como el “Municipio Verde de Colombia”, y
aunque hoy por hoy, ya no goza de tan distinguido reconocimiento, para esta
administración Rivera CON LA GENTE, devolverle al municipio este calificativo es
uno de sus mayores retos. Para ello, la inversión en temas ambientales será una
realidad, que, junto al desarrollo turístico, su clima, la hospitalidad de su gente, El
Reinado Departamental Infantil del San Juanero Huilense, Las Aguas Termales y
su gastronomía, le permitirán posicionarse una vez más, como destino turístico por
excelencia. A pesar de que Rivera está ubicada en zona de conflicto y de haber
vivido algunos momentos violentos como los originados por el bogotazo que se
extendió a todos los rincones del país, el intento de toma por parte de la Guerrilla
aquel 13 de agosto de 1987, los asesinatos de algunos líderes y políticos del
municipio, incluida la masacre de los Concejales, entre otros; Rivera vive tranquila,
pues sabe que estos brotes de violencia han sido asilados y no se pueden
comparar con la situación de orden público que se vive en otras regiones del país.

Día a Día, los Riverenses sueñan con un mejor futuro para su pueblo y se sienten
orgullosos de la tierra que los vio nacer. Y ahora, todo se ve más cerca, pues esta
administración que encabeza el doctor Néstor Ramiro Barreiro Andrade, tiene
firmes propósitos de ofrecerle a los riverenses en mejores condiciones de vida,
todo ello, enmarcado en políticas sociales, de desarrollo económico y seguridad,
pilares del Gobierno Rivera CON LA GENTE.

1.2 investigación preliminar sobre las fuentes documentales

1.2.1 Encuesta Estudio Unidad Documental

Previo conocimiento de la Institución se procedió a identificar las tipologías y

unidades documentales dentro de cada unidad administrativa. En este punto se
trabajó la entrevista con los productores documentales, según la encuesta que
aparece como anexo y se aplicó siguiendo los pasos descritos en el instructivo
para el estudio de tipos documentales, de tal manera que en la primera etapa se
persiguió el conocimiento de la unidad productora del documento y en la segunda
se recogieron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre la
generación, trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los
documentos, con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera
realizar una adecuada y acertada valoración documental en este proyecto. La
entrevista fue realizada a cada jefe de la unidad administrativa teniendo en cuenta
la primera parte de la encuesta (Estudio de Oficina Productora) y la segunda parte
(Estudio de la Unidad Documental).

2. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA

Se realizó un análisis a la investigación realizada sobre la Institución y sus fuentes

documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, los actos
administrativos, el organigrama y las encuestas como materia prima fundamental
en el análisis e interpretación, ya que la Tabla de Retención Documental
propiamente es un instrumento que se genera a partir del análisis e interpretación
de una investigación de la Institución y sus fuentes documentales. En esta etapa
se contemplaron varios aspectos a saber:

2.1 conformación de series y subseries

Para la conformación de las series y subseries documentales, se analizó la

relación entre las series, las funciones y actividades de las oficinas productoras de
la documentación. Las series y subseries de cada oficina productora de
documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los
trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de
los objetivos que les ha sido asignado.

La conformación de series y subseries bajo la responsabilidad de unidades

administrativas, permite conservar unidades documentales completas, ya que se
regulará la generación, trámite y conservación de las mismas, acorde a la
necesidad de la institución y siguiendo los principios de la archivística sobre
procedencia y orden original de los documentos.

2.1 .1 Codificación

Después de estudiar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la

conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:
El primer digito corresponde al Fondo, el segundo dígito corresponde a la sección
y el tercer dígito a la subsección.

Ejemplo:

FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIVERA

SECCION DESPACHO DEL ALCALDE
SUBSECCION DESPACHO DEL ALCALDE 100

FONDO ALCALDÍA MUNICIPAL DE RIVERA

SECCION DESPACHO
SUBSECCION SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO 110

FONDO ALCALDÍA MUNICIPALDE RIVERA

SECCION DESPACHO
SUBSECCION SECRETARIA DE PLANEACION VIAS E
INFRAESTRUCTURA 120

FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA

SECCION DESPACHO
SUBSECCION SECRETARIA DE HACIENDA 130

FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA

SECCION DESPACHO
SUBSECCION SECRETARIA DE SALUD Y ASUNTOS
SOCIALES 140

FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA

SECCION DESPACHO
SUBSECCION COMISARIA DE FAMILIA 150

FONDO ALCALDIA MUNICIPAL DE RIVERA

SECCION DESPACHO
SUBSECCION SECRETARIA DE TURISMO YCULTURA 160

2.1 .1.1 Codificación unidades administrativas

Las oficinas productoras de los documentos se identifican con la codificación

sugerida por el Archivo General de la Nación el cual consiste en asignar a las
oficinas principales tres dígitos partiendo del número 100 con intervalo de 10 para
las secciones o dependencia y para subsección u oficinas el número consecutivo
del intervalo.

Por lo tanto, la codificación es la siguiente:

CODIGO SECCION Y SUBSECCION

100 Despacho del alcalde
110 Secretaria general y de gobierno
120 Secretaria de planeación vías e infraestructura
130 Secretaria de hacienda
140 Secretaria de salud y asuntos sociales
150 Comisaria de familia
160 Secretaria de turismo y cultura

2.1.1.2 Codificación de series y subseries

La codificación de las series y las subseries documentales constan de cinco

dígitos, así: Los dos primeros corresponden a la serie y los tres siguientes a las
subseries.

Ejemplo:

SERIE CODIGO SERIE

ACTAS 2
CONTRATOS 3

El código para una subseries corresponde a un número de dos dígitos, los cuales
se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, dependiendo
del orden alfabético.

Ejemplo: SUBSERIE CODIGO SUBSERIE

ACTAS DE COMITÉ DE
SEGURIDAD 1
ACTAS DE CONSEJO DE
GOBIERNO 2

En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de

cuatro dígitos, así: Los dos primeros corresponden a la serie y los dos siguientes a
la subseries.

Ejemplo: SERIE SUBSERIE CODIGO

ACTAS CONSEJO DE
ACTAS GOBIERNO 02-02

2.2 VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL

Al proponer los tiempos de conservación a cada serie o subseries se realizó el

proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales
como el valor administrativo, jurídico-legal, fiscal, contable, técnico y para
establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos
teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. De igual
manera, en este proceso se tuvo presente los conceptos de valor mediato
predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y
establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos,
atendiendo a la normatividad jurídica existente y para aquellos casos en los que la
norma no regula, se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de
los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité Interno de
Archivo de la Entidad. También se tuvo en cuenta como criterio de valoración la
frecuencia de consulta por parte de los usuarios internos y externos. La valoración
documental permite establecer la propuesta de retención para cada serie o
subseries documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el
tiempo de conservación y disposición final en el Archivo de Gestión, Archivo
Central y Archivo Histórico.

2.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CENTRAL E

HISTÓRICO

Al tener en cuenta el ciclo vital de los documentos, el Municipio de Rivera

conformará y organizará sus archivos de gestión central e histórico, aplicando la
Tabla de Retención Documental propuesta, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original de los documentos.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a
los asuntos iniciados.

La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es

allí donde se inician los procesos archivísticos y desde esta perspectiva y con
fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se aplicará la
guía establecida que tendrá como fin, disponer de una herramienta que permita
desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del
archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas,
normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad,
relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención,
almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental. Dicha guía
se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de
quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de
oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán
los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales
presentadas en la TRD de cada oficina productora de documentos. Y en cuanto a
ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los
expedientes de una serie o subseries, facilite la localización y recuperación de la
información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las
necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Alfabético, Numérico,
Cronológico y Geográfico. Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se
destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural,
ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité Interno de
Archivo de la Entidad está facultado para realizar eliminaciones documentales.
Una vez organizado el archivo de gestión de cada oficina productora a partir de la
implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos
documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se
constituyen en los llamados documentos de apoyo.

Archivo Central: Se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos

de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente y se conservarán
durante un tiempo precaucional, con la finalidad de atender posibles
reclamaciones o consultas por parte de las entidades de control y los ciudadanos.
La organización de los archivos centrales e históricos, obedece a lo estipulado en
la TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención
establecidos, entendiendo que los documentos de conservación permanente
integrarán el Archivo Histórico.

Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los

documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se
realiza selección.

2.4 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Al implementar la aplicación de la Tabla de Retención Documental, surgen las

trasferencias documentales primarias, que consiste en la remisión de los
documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central, una vez hayan cumplido su
tiempo de retención; y las transferencias documentales secundarias, que
consisten en la remisión de los documentos del Archivo Central al Archivo
Histórico.

Las Trasferencias documentales primarias, deberán efectuarlas los jefes de cada

una de las dependencias de la Entidad, remitiendo al Archivo Central los
expedientes o carpetas, con sus respectivos tipos documentales. Los cuales
deberán estar ordenados respetando la secuencia de su producción y trámite,
previamente depurados, eliminando sus duplicados, fotocopias, invitaciones entre
otros; es decir todo aquel material que no sea documento de archivo.

Por definición es el proceso archivístico mediante el cual la unidad administrativa

de la entidad transfiere series documentales al archivo central, una vez cumplido
el tiempo de retención estipulado en la TRD para el archivo de gestión.

Para efectuar las transferencias se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Tenga en cuenta la fecha programada en el calendario de transferencias
 Solicite asesorías a la oficina de Secretaría General y de Gobierno.
  Seleccione los expedientes de las series y subseries Documentales que
según la TRD deben transferirse.
 Realice la selección natural, retire documentos que no son esenciales en el
expediente como son: impresos o publicaciones periódicas (revistas,
folletos, periódicos, impresos), formatos y hojas en blanco, borradores,
copia o fotocopias cuyos originales se encuentren en expediente, fotocopia
de leyes y decretos, cuando no hagan parte integral del expediente entre
otros.
 Ordenación de tipo Documentales. Los documentos se ubican uno a tras de
otro en el orden en que se van generando o recibiendo, de tal manera que
el último documento recibido aparezca al final del total de documentos que
contiene la carpeta.
 Foliación. Debe efectuarse diariamente en orden ascendente en atención a
la cronología siendo el número uno el documento más antiguo, y el número
mayor el documento más reciente.
 Ordene los expedientes por años y de manera secuencial siguiendo el
código y la cronología en forma ascendente.
 Utilice carpetas desacidificadas para conformación de expedientes
 Cuando tenga en orden las carpetas, proceda a enumerarlas de (1) hasta
(n) tanta carpeta vaya a transferir.
 Ubique las carpetas en cajas para archivo, siga el orden ascendente del
número de carpetas
 Diligencie el formato único documental registrando cada uno de las series a
transferir.

2.5 DISPOSICIÓN FINAL

En la disposición final se plantea en la Tabla de Retención Documental para

algunas series o subseries documentales, teniendo en cuenta la frecuencia de
consulta y su importancia para soportar la información en medios magnéticos,
concretamente se recomienda la digitalización. Así mismo, para la disposición final
y teniendo en cuenta el resultado del proceso de valoración documental, se
propone realizar selección, no solo para conservar en otros soportes, sino también
para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso.

Para normalizar estos procesos se plantea:

 Eliminación Documental: Es la destrucción de los documentos que han

perdido su valor primario y que no reúnen las características para ser
valorados como poseedores de valores secundarios, para realizar dicho
proceso se implementará el formato de autorización para la eliminación en
archivos de gestión y central, emitido por al Archivo General de la Nación.
 Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada
y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones
documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de la Tabla
de Retención Documental.

Las eliminaciones documentales harán partes del proceso de transferencias

documentales primarias y secundarias, anotando que en las transferencias
primarias los archivos de gestión solo estarán facultados para eliminar
documentos de apoyo y selección natural.

Así mismo para las transferencias secundarias se aplicarán las

modalidades de muestreo descritas a continuación:

 Muestreo: En la columna disposición final del cuadro de Tablas de

Retención Documental para cada subseries en que se requiera realizar
selección documental, se explicará cual es la modalidad de muestreo a
aplicar. En el desarrollo de esta propuesta se trabajó el muestreo aleatorio y
el sistemático. Y dentro del muestreo sistemático se contempló el muestreo
cronológico y el muestreo por polos de interés.

 Muestreo Aleatorio: Cuando la muestra se toma al azar y no depende de

pautas o períodos. Se parte del supuesto de que cualquier unidad de la
serie tiene todas las posibilidades de representar a la serie. Mientras más
homogénea sea la base menor ha de ser la muestra.

 Muestreo Sistemático: Cuando la muestra depende del criterio o

establecimiento de una pauta predeterminada de selección (geográfico,
alfabético, sociológico, etc.).

 Muestreo cronológico: Consiste en tomar como criterio especifico la fecha

de los documentos, así: el día tal, el mes tal, etc. y eliminar los demás de la
serie.

 Muestreo por polos de interés: Consiste en seleccionar de la población

de muestra aquellos documentos que tienen un interés particular para la
entidad.

2.6 RETENCIÓN DOCUMENTAL

Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en

cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores
de la documentación.

La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como

para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los
plazos empezarán a contar desde el momento en que la serie o subseries ha
cumplido su trámite en la oficina productora, es decir a partir de la fecha en que
han perdido vigencia.

2.7 APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La modificación de la Tabla de Retención Documental será aplicada a partir de

que sea aprobada por el Comité Interno de Archivo, según lo establecido en el
acuerdo 039 de 2002. Esta constituirá la base y el referente para la organización
de los archivos, podrá aplicarse a los documentos producidos con anterioridad a la
aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional
sobre la cual se basó su elaboración, para el resto de la documentación deberán
elaborarse las Tablas de Valoración Documental.

2.7.1 Actualización y Seguimiento de la Tabla de Retención Documental

El Jefe o responsable del Archivo realizará un cronograma de seguimiento junto

con el Comité Interno de Archivo, para la verificación de la aplicación de la Tabla
de Retención Documental en las dependencias y elaborará según las necesidades
un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones
suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y
funciones. Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan
del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos,
deberán ser evaluadas por el Jefe o responsable del Archivo y presentadas al
Comité Interno de Archivo de la Entidad para su estudio y aprobación. Es
importante tener en cuenta que la Tabla de Retención Documental requiere
revisión y actualización periódica, por lo que de no solicitarse modificaciones a la
misma en un periodo mínimo de un año se recomienda estudiar y evaluar si
efectivamente no han surgido cambios en la producción documental.

2.8 EXPLICACIÓN DEL FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental para el Municipio de Rivera, consiste

básicamente en un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos
documentales de la documentación tramitada por cada una de las dependencias
en cumplimiento de sus funciones específicas, a las cuales se les asigna el tiempo
de permanencia en el archivo de gestión, en el archivo central y una vez cumplida
su vigencia, se determina su disposición final, bien sea su eliminación, selección o
conservación total. El ejercicio de asumir la ciencia Archivística de una forma
objetiva es compromiso de todos por tal razón, es importante que todos los
servidores públicos se ilustren de los diferentes componentes integradores de la
Tabla de Retención Documental, para su aplicabilidad en el ejercicio de la
eficiencia y eficacia de la gestión pública. En la Tabla de retención documental se
identifican con letra mayúscula fija y negrilla las series documentales; las
subseries con mayúscula fija; mientras que los tipos documentales se identifican
con un guion. 2.8.1 Cómo interpretar la Tabla de Retención
2.8.1 Cómo interpretar la Tabla de Retención Documental

El primer elemento que aparece es el nombre de la entidad y la dependencia

productora, esta última acompañada de su respectivo código de identificación.

Ejemplo:

 Entidad Productora: Se registra el nombre de la Alcaldía Municipal de

Rivera (H).

 Oficina Productora. Aparece el nombre de la unidad administrativa de la

Alcaldía Municipal de Rivera Huila, que conserva la documentación
tramitada en ejercicio de sus funciones.

Posteriormente el control del número de hojas que conforman la Tabla de

Retención Documental para cada una de las dependencias que componen la
estructura orgánica de la Entidad.

Ejemplo:

Hoja No. 1 de (n) = número total de hojas de la TRD

Hoja No. 1 de 10
Hoja No. 2 de 10

 Código. Sistema convencional que identifica tanto las unidades

productoras de documentos como sus series respectivas. Este debe
responder al sistema de Clasificación documental establecido en la
Alcaldía Municipal de Rivera Huila.

Ejemplo:

100 Despacho del Alcalde - (sección)

110 Secretaria de Gobierno y desarrollo Comunitario - (sección)
120 Secretaria de Planeación - (sección)
130 Secretaria de Hacienda - (sección)
140 Secretaria de Salud - (sección)
150 Comisaria de Familia - (sección)
160 Secretaria de Cultura y Turismo - (sección)

Posteriormente aparecen dos dígitos que identifican la serie documental y los

dos siguientes señalan la subseries documental.

 Serie. Registra el nombre asignado al conjunto de Unidades

Documentales emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
 consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. De ser
pertinente también se listarán las Subseries correspondientes.

Ejemplo:

110. 14 CONTRATOS – (Serie)

110.14.01 Contratos de Obra – (Subserie)

 Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el Archivo Central. Esta
permanencia está determinada por la valoración derivada del estudio de
la documentación producida en las oficinas.

Ejemplo:

CÓDIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCIÓN

ARCHIVO ARCHIVO
D S SB GESTIÓN CENTRAL
230 10 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 2 8
COMPROBANTES DE EGRESO
Egreso
Orden de pago
Disponibilidad presupuestal
230 10 2
Registro
Cotización
Acta de recibo
Factura
D: DEPENDENCIA S: SERIE SB: SUBSERIE

 Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en

trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras
que la soliciten.

 Archivo Central. Es en el que se agrupan documentos transferidos por

los distintos archivos de gestión de la contraloría Departamental, cuya
consulta no es muy frecuente.

 Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,

resultado de la valoración con miras permanente a su eliminación,
selección por muestreo y/o microfilmación.

En esta columna se establece el destino final para la respectiva Serie o Subserie

documental, una vez cumplido su tiempo de retención en el Archivo Central y
está estructurado así:
  CT. (Conservación Total o Permanente): Se marca esta casilla con una
equis (X), para señalar que la serie o Subserie documental se debe
conservar permanentemente por su valor cultural, científico e histórico.

SERIES Y TIPOS DISPOSICION

CODIGO DOCUMENTALES RETENCION FINAL
D S Sb Archivo Gestión Archivo Central CT E M S
100 45 RESOLUCIONES 2 2 X

D: Dependencia S: Serie Sb: Subserie

 Conservación Total. Se aplica en aquellos documentos que tienen valor

permanente, es decir, los que tienen por disposición final o los que por su
contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos
y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su
actividad y trascendencia. Así mismo son Patrimonio Documental de la
sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación la
ciencia y la cultura.

 Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que

han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor
histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la
tecnología.

Ejemplo:

Se debe Interpretar: La Serie CONSECUTIVOS DE CORRESPONDENCIA

DESPACHADA, se debe eliminar totalmente, una vez cumplido el tiempo de
retención en el Archivo de Gestión.

Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la

documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación
por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o
DISPOSICION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES RETENCION FINAL
Archivo Archivo
D S Sb Gestión Central CT E M S
CONSECUTIVOS DE
100 12 CORRESPONDENIA DESPACHADA 2 2 x
Correspondencia
especial durante la selección con criterios alfabéticos numéricos, cronológicos,
topográficos, temáticos entre otros.
Ejemplo:

SERIES Y TIPOS DISPOSICION

CODIGO DOCUMENTALES RETENCION FINAL
Archivo Archivo
D S Sb Gestión Central CT E M S
100 10 COMPROBANTES DE 2 8 x
CONTABILIDAD
100 10 2 COMPROBANTE DE EGRESO
Egreso
Orden de pago
Disponibilidad presupuestal
Registro
Acta de recibo

Microfilmación. Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener

pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican otros
soportes electrónicos o magnéticos.

Ejemplo:

SERIES Y TIPOS DISPOSICION

CODIGO DOCUMENTALES RETENCION FINAL
Archivo Archivo
D S Sb Gestión Central CT E M S
100 18 DECRETOS 2 20 X X

D: Dependencia S: Serie Sb: Subserie

Se debe interpretar: La serie DECRETOS, se puede conservar totalmente y

microfilmar, una vez haya cumplido los 20 años en el archivo central, pero no se
puede destruir el soporte físico por tratarse de una serie con valor histórico.
(Parágrafo del artículo 2º de la ley 80 de 1989 y artículo 49 de la ley 594 de
2000).
Procedimientos. En esta columna se consigna los procesos aplicados en
modalidad de muestreo microfilmación y eliminación.

3. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA MODIFICACIÓN DE LA

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PARA SU APROBACIÓN.
En esta etapa se presenta al Comité Interno de Archivo de la Entidad, la propuesta
de modificación de la Tabla de Retención Documental, acompañada de la
información resultante de las etapas uno y dos. El Comité Interno de Archivo de la
entidad hace el estudio correspondiente y produce un Acta, aprobando el
documento.
Después de aprobada la modificación de la Tabla de Retención Documental por el
Comité Interno de Archivo, se iniciará su aplicación en las diferentes
dependencias. Con la información recopilada y debidamente tabulada, analizada,
evaluada y con base en el cuadro de clasificación, se construyó la versión 2 de la
Tabla de Retención Documental, adoptando el formato establecido por el Archivo
General de la Nación. Desarrollados los estudios para la elaboración de la Tabla
de Retención Documental, esta se remitió a cada una de las unidades
administrativas para que fuera revisada, estudiada, analizada por los productores
y se hicieran las recomendaciones necesarias.
Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de
las Unidades Administrativas descritas en la estructura orgánica vigente; teniendo
en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.

4. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental para el Municipio de Rivera se enmarca
teniendo como referencia la Normatividad Colombiana en materia de
Administración Pública y Archivística.

 En Primer lugar, se tuvo en cuenta la Constitución Política de Colombia,

que establece en el título I, dentro de los Principios Fundamentales: “Es
obligación del Estado y de las Personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación” Art 8.
 “El Patrimonio cultural de la Nación está bajo la Protección del Estado. El
Patrimonio Arqueológico y otros bienes culturales que conforman la
identidad Nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables,
inembargables e imprescriptibles.” Art 72.
 “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos Públicos
salvo en los casos que establezca la ley.” Art 74.
 La ley General de Cultura el título II, el artículo 4 define el patrimonio
cultural de la Nación.
 “El Patrimonio Cultural de la Nación está constituido por todos los bienes y
valores culturales que son expresión de la Nacionalidad Colombiana, tales
como las Tradiciones, las costumbres y los hábitos, así como el conjunto
de bienes inmateriales y materiales, muebles e inmuebles, que poseen un
especial interés histórico, artístico, estético, arquitectónico, urbano,
arqueológico, ambiental y ecológico, lingüístico, sonoro, audiovisual,
fílmico, testimonial, documental.”
 Ley 4 de 1913. Que en su artículo 289 establece que los jefes de las
oficinas vigilarán que los secretarios reciban los Archivos por inventario y
que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo de sus
funciones.
 Ley 57 de 1985. Por el cual se ordena la publicidad y el acceso de los
actos y documentos oficiales.
 Ley 80 de 1989. Por medio del cual se crea el Archivo General de la
 Nación.
 Ley 27 de 1992. Por la cual se expiden normas sobre administración de
personal al servicio del Estado.
 Ley 87 de 1993. Normas para el ejercicio de control interno.
 Acuerdo 07 de 1994 “Reglamenta General de Archivos.” Tiene como
ámbito de aplicación a todos los Archivos oficiales, del orden Nacional,
Distrital y Municipal, así como las entidades territoriales indígenas,
entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y
a los Archivos Históricos especiales. Así mismo el reglamento contiene
elementos teóricos y técnicos que regulan los procesos Archivísticos
dentro de las entidades que intervienen en su aplicación.
Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la
organización y funcionamiento de los municipios modificada parcialmente
por la ley 617 de 2001.
 Circular 02 de 1997. Por medio del cual se establecen los requisitos,
procedimientos y recomendaciones para la adopción de nuevas tecnologías
en los Archivos Públicos dirigida a los Alcaldes y Gobernadores.
 Ley 388 de 1997. Ley de desarrollo territorial.
 Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
 Acuerdo 049 de 2000. Fija los parámetros que se deben tener en cuenta
como condiciones de construcción y dotación de los edificios para archivo.
 Acuerdo 038 de 2002. Establece el formato del inventario documental.
 Acuerdo 039 de 2002. Regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las Tablas de Retención Documental.
 Acuerdo 042 de 2002. Establece criterios para la organización de los
archivos de gestión de las entidades públicas y las privadas que cumplan
funciones públicas.
 Decreto-Ley 019 de 2012. Por medio del cual se dictan normas para
suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios en
la Administración Pública.
 Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto
4124 de 2004.
 Decreto 2609 de 2013. Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594
de 2000 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental
para todas las entidades del Estado.
 Circular externa No. 001 del Archivo General de la Nación. Establece
directrices para el cumplimiento e implementación del decreto 2578 de
2012.
 Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamenta parcialmente los decretos
2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración,
presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de
Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.
Cuadro de clasificación
documental

Rivera, 2016
CODIGO SERIES DOCUMENTALES SUBSERIES DOCUMENTALES TIPO DOCUMENTAL

1 ACCIONES 1 ACCIONES DE TUTELA Demanda

CONSTITUCIONALES Notificaciones
Contestacion
Fallo
2 ACCIONES POPULARES Demanda
Notificaciones
Contestacion
Fallo
2 ACTAS 1 ALMACEN Citacion, actas y anexos
2 POSESION Citacion, actas y anexos
3 DE COMISION DE PERSONAL Citacion, actas y anexos

4 DE COMITÉ COORDINACION CONTROL Citacion, actas y anexos

INTERNO

5 DE COMITÉ DE ATENCION DE DESASTRES Citacion, actas y anexos

6 DE COMITÉ DE ATENCION HUMANITARIA Citacion, actas y anexos

7 DE COMITÉ DE CREDITO EDUCATIVO Citacion, actas y anexos

8 DE COMITÉ DE LICITACIONES Y CONTRATOS Citacion, actas y anexos

9 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ATENCION Citacion, actas y anexos
PSICOSOCIAL A LA POBLACION DEL
CONFLICTO ARMADO

10 DE COMITÉ DE SANEAMIENTO CONTABLE Citacion, actas y anexos

11 DE COMITÉ DE SISBEN Citacion, actas y anexos

12 DE COMITÉ LOCAL DE AREAS PROTEGIDAS Citacion, actas y anexos

13 DE ESTILOS DE VIDA SALUDABLES Citacion, actas y anexos

14 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DIRECTIVOS Citacion, actas y anexos

DOCENTES
15 DE COMITÉ MUNICIPAL DE DISCAPACIDAD Citacion, actas y anexos

16 DE COMPROMISO Citacion, actas y anexos

17 DE CONSEJO JUSTICIA TRANSICIONAL Citacion, actas y anexos

18 DE CONCILIACION JUDICIAL Citacion, actas y anexos

19 DE CONSEJO CONSULTIVO DE Citacion, actas y anexos

ORDENAMIENTO TERRITORIAL

20 DE CONSEJO DE GOBIERNO Citacion, actas y anexos

21 DE CONSEJO DE SEGURIDAD Citacion, actas y anexos

22 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO Citacion, actas y anexos

23 DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA Citacion, actas y anexos

24 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION Citacion, actas y anexos

25 DE NUTRICION Citacion, actas y anexos

26 DE CONSEJO MUNICIPAL DE POLITICA SOCIAL Citacion, actas y anexos

27 DE CONSEJO TERRITORIAL DE SEGURIDAD Citacion, actas y anexos

SOCIAL EN SALUD

28 DE CONSEJO TERRITORIAL DE PLANEACION Citacion, actas y anexos

29 *Actas de consejo municipal de cultura Citacion, actas y anexos

30 DE DEMOLICION Citacion, actas y anexos

31 DE ENTREGA Y RECIBO Citacion, actas y anexos
32 DE INSPECCION OCULAR Citacion, actas y anexos
33 DE CONCILIACION JUDICIAL Citacion, actas y anexos
34 DE CUSTODIA Citacion, actas y anexos
35 ACTAS DE CONSEJO MUNICIPAL DE TURISMO Citacion, actas y anexos

36 DE PRESENTACION Citacion, actas y anexos

37 DE COMITÉ DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA Citacion, actas y anexos
(COVE)
38 DE VISITA Citacion, actas y anexos
 39 DE PREVENCION Y CONTROL DE SUSTANCIAS Citacion, actas y anexos
PSICOACTIVAS
40 DE CERTIFICACION MUNICIPAL Citacion, actas y anexos

41 DE SEGUIMIENTO DE PAGO Citacion, actas y anexos

42 DE COMITÉ DE ADULTO MAYOR Citacion, actas y anexos

43 PROGRAMACION DE JORNADA DE Citacion, actas y anexos

VACUNACION
44 DE ASEGURAMIENTO DE LA POBLACION NO Citacion, actas y anexos
AFILIADA AL MUNICIPIO

45 LESION DE MADRES LIDERES Citacion, actas y anexos

3 ACUERDO DE PAGO 1 PREDIAL Emplazamiento

copia de cedula
Copia de NIT
Letras de cambio
Declaraciones
2 INDUSTRIS Y COMERCIO Resoluciones
Emplazamiento
copia de cedula
Copia de NIT
Letras de cambio
Declaraciones
4 AUTORIZACIONES Y 1 CONSTRUCCION Solicitud,anexos y respuestas
 LICENCIAS 2 DE FUNCIONAMIENTO Solicitud,anexos y respuestas

3 EVENTOS EN EL MUNICIPIO Solicitud,anexos y respuestas

4 TRANSPORTE DE SEMOVIENTES Y MUEBLES Solicitud,anexos y respuestas

5 USO DE BIENES PUBLICOS Solicitud,anexos y respuestas

6 USO DE SUELOS Solicitud,anexos y respuestas

5 BOLETINES 1 CONTABLES Boletin

2 DE PRENSA
6 CIRCULARES 1 INFORMATIVAS Circular
2 NORMATIVAS Circular
7 COBRO COACTIVO Titulo contribuyente moroso

Notificacion al deudor del titulo

Edicto
Recursos de apelacion, consignacion o
comprobantes de estar al dia

Auto de archivo
Notificacion de la decision

Publicacion en diario
Mandamiento de pago
Solicitud de embargo ante oficina de
registro de instrumentos publicos

Oficios a entes financieros para embargos

de cuentas

Oificio de notificacion del embargo

Orden de retencion del Vehiculo

notificacion del mandamiento

Excepciones del contribuyente

Resolucion de recursos
Decision sobre excepciones

Orden de ejeucion y remate de bienes

Notificacion
Acta o documento de ejecutoria del remate

Avaluo del bien

Notificacion del avaluo
Solicitud de nuevos avaluos por el
contribuyente

Acuerdo de pago
Auto de cierre
 Oficio de devolucion de valor embargado

8 COMPROBANTES DE 1 ORDEN DE ALTA Contrato

ALMACEN Actas parciales de entrga y recibo

Acta final de entrega y recibo

Factura
Orden de alta
2 ORDEN DE EGRESO Bono de dotacion
Autorizacion de retiro del bien

Actas de entrega
Orden de entrega
9 COMPROBANTES DE 1 CREDITOS Y CONTRACREDITOS Comprobantes y soportes
CONTABILIDAD 2 DE AJUSTES Documento obejto de ajuste

3 NOTAS CONTABLES Comprobantes y soportes

4 TRASLADO DE FONDOS Comprobantes y soportes

10 COMUNICACIOES Registro de sistemas de informacion

OFICIALES
11 CONCEPTOS 1 ADMINISTRATIVOS Solicitud
Respuesta
2 JURIDICOS Solicitud
Respuesta
3 TECNICOS Solicitud
 Respuesta
12 CONCILIACIONES 1 BANCARIAS Estado de cuenta o extracto

Conciliacion
2 PREJUDICIALES Auto de aprobacion de la conciliacion

Actas de conciliacion
3 TITULOS JUDICIALES Titulo u orden de pago
13 CONTRATOS OFICIALES 1 CON FORMALIDADES PLENAS Estudio previo
Solicitud de certificado de personal
insuficiente o sin conocimiento para el
objeto contractual

Solicitud certificado de disponibilidad

presupuestal

Certificado de CDP
Certificado de aprobacion pre-contractual

Pre-pliego de condiciones o terminos de

referencia

Resolucion de apertura del proceso

Oficio de autorizacion de venta de pliegos

Primera publicacion en diario

Segunda publicacion en diario

Pliego definitivo de condiciones o terminos

de referencia

Resolucion de designacion del comité

evaluador

Acta de visita de obra o inspeccion

Certficado d visita de obra de inspeccion

Acta de audiencia de aclaracion

Adendas
Acta de entrega de propuestas

Propuestas
Informe de evaluacion
Analisis juridico
Orden de elegibilidad y recomendación

Resoluicion de declaratoria de desierta

Acta de sorteo
Acta de audiencia de adjudicacion

Resolucion de delegaccion de adjudicacion

Resolucion de adjudiciacion

Solicitud de Resistro presupuestal

Registro presupuestal
Minuta de contrato
Polizas
Comprobante de papgo de derechos de
publicacion o impuestos

Certificado de antecedentes disciplinario

Certificado de antecedentes fiscales

Registro unico tributario

Fotocopia de cedula de ciudadania

Fotocopia pasado judicial

Acta de iniciacion
Actas de supervicion e interventoria
 Actas de reconocimiento de creditos y
obligaciones patriminiales

Actas que reconozcan obligaciones

generadoras de pago a favor del contratista

Actas de modificiacion, adicion, ampliacion,

aclaracion de las prestaciones contratadas,

Actas parciales
Informe de interventoria
Otro si
Anexos de modificacion de poliza

Resolucion de terminacion unilateral

Acta de suspension del contrato

Acta de reiniciacion del contrato.

Acta de terminacion
Acta de liquidacion
2 SIN FORMALIDADES PLENAS Estudio previo
Solicitud de certificado de personal
insuficiente o sin conocimiento para el
objeto contractual

Certificado de personal insuficiente o sin

conocimiento para el objeto contractual

Soliciitud certificado de CDP

Certificado de CDP
Certificado de aprobacion pre-contractual

Invitaciones a proponer
Propuestas
Analisis juridico
Minuta de contrato
Camara de comercio
Certificado de antecedentes disciplinario

Certificado de antecedentes fiscales

Registro unico tributario

Fotocopia de cedula de ciudadania

Fotocopia pasado judicial

Solicitud de registro predupuestal

Registro presupuestal
Polizas
Comprobantes de pago de derechos de
publicacion o impuestos

Notificacion de asignacion de interventor

Acta de iniciacion
Acta de supervision e interventoria

Actas de modificiacion, adicion, ampliacion,

aclaracion de las prestaciones contratadas,

Otro si
Acta de suspension del contrato

Acta de reiniciacion del contrato.

Acta de recibo a satisfaccion

Informe de interventoria
Informe final
Acta de liquidacion
 3 DE EMPRESTITO Y PEGNORACION DE RENTAS Acuerdo de autorizacion al alcalde para
celebrar operaciones de credito

Contrato
Constancia de publicacion del contrato

Oficio de registro del contrato de Ministerio

de Hacienda

Constancia de registro en contraloria

departamental

Solicitud de desembolso
Pagare
Otro si
Constancia de pubicacion del otro si

Pagare original candelado y devuelto por el

ente financiero

14 CONTRIBUYENTES DE 1 PREDIAL Identificacion

PREDIAL E INDUSTRIA Y Notifcacion de asignacion de interventor
COMERCIO

Certificado de catastro
Estado de cuenta
2 INDUSTRIS Y COMERCIO Camara de comercio
Copia de Nit
 Copia de cedula de ciudadania del
representante legal
Relacion de productos y/o servicios
inscritos
Registro de invima de cada producto
Formulario de inscripcion o renovacion
15 CONVENIOS Proyecto de convenios
Estudios
CDP
Certificado de aprobacion pre-contractual

Acta de nombramiento y/o posesion

Camara de comercio
Certificado de antecedente disciplinario

Certificado de antecedentes fiscales

Rut
Fotocopia de cedula de ciudadania

Convenios
Polizas
Acta de iniciacion
Acta de supervision e interventoria

Informe de interventoria
 Acta de liquidacion
16 DECLARACIONES 1 DE FONDO DE GANADO Formulario de declaracion
TRIBUTARIAS
2 DE INDUSTRIA Y COMERCIO Formulario de declaracion

3 DE PORCICULTURA Formulario de declaracion

4 DE REGALIAS DE EPLOTACION MINERA Formulario de declaracion

5 DE RETENCION DE LA FUENTE Formulario de declaracion

6 DE SOBRETASA A LA GASOLINA Formulario de declaracion

17 DECLARACIONES 1 DECLARACIONES DE RESIDENCIA Declaracion

JUDICIALES
18 DECRETOS Decretos
19 DENUNCIAS 1 QUERELLAS CONVENCIONALES Citaiones

Orden de conduccion
20 DERECHOS DE PETICION Derechos De Peticion y repuesta

21 EGRESOS Contrato o resolucion

Polizas
Recibo de pago de publicacion

Acta de iniciacion
Acta de recibo parcial
 Acta derecibo y/o liquidacion del contrato

Informe de interventoria
Cuenta de cobro, factura o constancia

Comprobante de almacen

Orden de pago, de giro, de traslado o

fondos o reoslucion

Reportes de egreso del sistema

22 ESTADISTICAS 1 CENSOS Estadisticas

2 DEFUNCIONES Estadisticas
3 ECONOMICAS Estadisticas
4 EDUCATIVAS Estadisticas
5 ESTRATIFICACION SOCIECONOMICA Estadisticas

6 NACIDOS VIVOS Estadisticas

7 variables de ficha de sisben cada tres meses Estadisticas

23 ESTADOS FINANCIEROS 1 BALANCE GENERAL Balances

24 ESTUDIOS 1 DE IMPACTO AMBIENTAL Estudios
2 DE MODERNIZACION INSTITUCIONAL Estudio, Mejoramiento continuo

3 SOCIO ECONOMICOS Estudios

25 EXPEDIENTES 1 VEHICULOS Comprobante de almacen
 Fatura de compra
Manifiesto de importacion

Tajeta de propiedad
Polizas
Formulario de pago de impuestos

Copia certificado de gases

Constancia de firmas de traspaso

Comprobante de legalizacion de traspaso

Oficio de reclamaciones por ocurrencia de

siniestro

Oficio de reconocimeinto de pago del

siniestro
Oren d epago de la aseguradora

Resolucion de baja del vehiculo

Infracciones de transito
26 HISTORIAS LABORALES Hoja de vida
certficacion laboral
certficacion de estudios
copia de cedula de ciudadania
pasado judicial-certficiado de antecedentes
penales

certficiado de antecedentes fisacales

certficiado de antecedentes disciplinarios

Declaracion de bienes y rentas

Decreto de nombramiento

Notificacion de nombramiento

Acta de posesion
examen de aptitud medica

Afiliaciones al sistema de seguridad social

(formularios de salud,pension, y ARL,
Cesantias).

Solicitud de inscripciones en carreras

administrativas

Notificiacion de inscritos en carrera

administrativas

Solicitud de vacaciones
Resolucion de vacaciones
Notificacion de vacaciones

Resolucion de aplazamiento de vacaciones

Solicitud de reconocimiento de primas

Resolucion de pagos de prima u oficio de

negacion

Evaluacion del desempeño del periodo

Decreto de traslado o ascenso

Resolucion de actualizacion en escalafon de

carrera administrativa

notifiacin de resoluicon de actualizacion o

escalafon

solicitud de licencia o compensacion

certfiado de incapacidad o licencia de

maternidad
certficadp de servicios (jurado) o de votante
 resolucion de licencia de materniadad

actualizacion de hoja de vida (formato

unico)

oficio de amonestacion
constancias laborales
resolucion de desvinculacion, destitucion,
supresion de cargos, declaratoria de
insubsitencia o aceptacion de renuncia

Solicitud parcial de cesantias

Liquidacion parcial de cesantias

27 INFORMES 1 A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y CONTROL INFORME

2 DE GESTION DEL PLAN DE INTEREVENCIONES INFORME

COLECTIVAS
3 DE COBERTURA DE POBLACION POBRE NO INFORME
ASEGURADA ( SISBEN Y CONFLICTO DE
ARMADO Y MAS FAMILIAS EN ACCION

4 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO Informe

5 DE EJECUCION PRESUPUESTAL Informe

 6 DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DEL Informe
PLAN DE INTERVENCIONES

7 DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL Informe

INTERNO

8 DE GESTION Informe
9 DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO Informe
MUNICIPAL

10 DE VISITAS Informe
11 FINANCIERO Informe
12 TECNICO Informe
13 Informe a los entes de control contribucion Informe
parafiscal

14 informe al ministerio de cultura copia a la Informe

contraloria

15 Infome Secretaria de Gobierno Informe

16 Informe a planeacion departamental Informe

17 Informe a planeacion nacional Informe

28 INGRESOS Soporte de pago

Recibo de caja
Reporte diario de ingrersos del sistema
29 INSTRUMENTOS DE 1 INVENTARIO DOCUMENTAL Inventario
DESCRIPCION CONSULTA
2 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Tabla

30 INVENTARIOS 1 DE DEVOLUTIVOS Inventario

2 GENERAL DE BIENES Expediente de inventario devolutivo por
funcionario

3 Inventario patrimonio cultural Inventario

4 Inventario de instrumentos musicales Inventario

31 INVERSIONES oferta de bancos

comunicación al banco de constitucion
delCDT
Aviso de constitucion
CDT
solicitud de renovacion o de cancelacion

Nota debido de traslado de fondos

32 LIBROS AUXILIARES 1 DE BANCOS Libro

2 DE CAJA Libro
33 LIBROS OFICIALES 1 DE DIARIO Libro
2 DE PRESUPUESTO Libro
3 MAYOR Y BALANCE Libro
34 MANUALES 1 DE AUDITORIA Manual
2 DE CARACTERIZACION DE PROCESO Manual
 3 DE CONTRATACION E INTERVENTORIA Manuel

4 DE CONTROL INTRNO Manual

5 DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN Manual

6 DE PROCEDIMIENTOS Manual
7 DE TALENTO HUMANO Manual
8 ESPECIFICO DE FUNCIONES Y REQUISITOS Manual

35 NOMINA Nomina del periodo

Novedades de nomina
36 PLANES 1 DE ACCION Plan
2 ANUAL DE COMPRAS Reporte de necesidad del plan

3 DE INTERVENCIONES COLECTIVAS plan

4 DE ATENCION BASICA plan

5 DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL plan

6 FINANCIERO plan
7 OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES plan

8 DE CULTURA Plan
9 DE TURISMO Plan
10 Plan operativo Plan
11 Colombia Mayor Plan
37 PRESUPUESTO DE 1 PRESUPUESTO DE INGRESOS Y RECUROSO DE Listados
INGRESOS GASTOS E CAPITAL
 INVERSIONES 2 PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES Listados

38 PROCESOS 1 ADMINISTRATIVO DE RESTABLECCIMIENTO

DEL DERECHO

2 AUTO INTERLOCUTORIO DE
FUNCIONAMIENTO
3 CONTRAVENCIONAL
4 DISCIPLINARIOS Comunicación de queja o actuacion de
oficio
Auto de indagacion preliminar o de
inhibicion

Comunicación de inhibicion al quejoso

Oficios de requerimiento de prueba

Notificacion de autos de indagacion al

presunto responsable

Auto de comision
Comunicación del auto al comisionado

Informe del comisionario

Solicitud de pruebas del disciplinado

Auto de consesion o negacion de la solicitud

Notificacion del auto de concesion o
negacion de la solicitud

Auto de apertura de investigacion o de

archivo

Notificacion del auto al quejon del auto de

apertura de investigcacion o comunicación

Notificacion del auto de archivo al quejoso

o edicto

Comunicación a la procuraduria para

ejercer o no el poder preferente

Auto remisionario del proceso a la

procuraduria cuando decida ejercer poder
preferente

Comunicación a la oficina de registro y

control - procuraduria general de la nacion

Solicitud al responsable del recurso

humano de datos de historia laboral del
disciplinado
Soliitud de antecedentes disciplinario

Practica pruebas
Pliego de cargos o auto de archivo
definitivo
Notificacion personal o edcto de pliego de
cargos
Comunicación de archivo definitivo al
quejoso
Descargos
Solicitud de pruebas
Auto de alegatos de conclusion

Fallo
Recursos de apelacion del disciplinado (
para fallo sancionatorio)

Recursos de apelacion al quejoso ( para

fallo absolutorio)

Traslado a segunda instancia

Auto decisorio de la segunda instancia

Comunicación del fallo a procuraduria

general
 Comunicación del fallo a responsable del
recurso humano

5 EJECUTIVOS Embargo
Notificacion de demanda
Mandamiento de pago
Excepciones
fallo
Liquidacion de juzgados
Oficio de traslado para pago

6 ORDINARIO LABORAL Demanda

Notificaicon y traslado
poder
contestacion de la demanda

conciliacion
auto de traslado de las excepciones

auto de vencimiento de traslado

auto decreto de pruebas

auto de traslado para alegatos de
conclusion
fallo
constancia ejecutoria de fallo

7 ORDINARIO POLICIVO Querella

 conciliacion
auto decisorio
8 POLICIVO EN PRIMERA INSTACIA Querella
conciliacion
auto decisorio
9 POLICIVO EN SEGUNDA INSTACIA Proceso en primera instancia

Recursos de apelacion
Auto admisorio
Constancia de estado fijado

Fijacion en lista para alegatos

Memorial sobre alegadtos

Constancias de recibo de memorial

Fallo
Constanca de estado dijado en caso de auto

Edicto en caso de sentencia

Liquidacion de costas
Oficio de devolucion de valor embargado

Recibo de consignacion de certificados

 Constancia de devolucion a direccion de
justicia municipal

10 SANCIONATORIO Queja y visita de oficio

Auto de conocimiento
Notificaidon de inicio de proceso

Pliego de cargos
Oifcios de requerimiento de pruebas

Prueba
Descargos
Fallo
Recursos
39 PROGRAMAS 1 ANUAL DE CAJA Programa
2 DE ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE Programa
OBRAS DE INSFRAESTRUTURA

3 DE ASESORIA Y ASISTENCIA TECNICA , Programa

POLITICA FISCAL Y FINANCIERA

4 DE ATENCION A DESPLAZADOS POR LA Programa

VIOLENCIA

5 DE ATENCION BASICA Programa

6 DE DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL Programa

7 DE EDUCACION Y CAPACITACION Programa

8 DE FORTALECIMIENTO FINANCIERO Programa

MUNICIPAL
9 DE MTO DEL MEDIO AMBIENTE Y REC. Programa
NATURALES

10 DE PREVENCION DE VIOLENCIA Programa

INTRAFIMILIAR
11 DE PREVENCION Y ATENCION DE Programa
EMERGENCIA Y DESASTRES

12 DE SEGURIDAD Y PRESERVACION DEL ORDEN Programa

PUBLICO

13 Programas de promoción de arte y cultura Programa

14 Programa Rivera, Municipio de Gente culta Programa

15 Programa Rivera Prospera y Produce Programa

16 Localizacion y caracyerizacion de las personas Programa

con discapacidad.

17 Coordinacion insectorial Programa

18 Desarrollo de capacitaciones Programa
 19 Gestion administrativa y financiera Programa

20 Gestion de Aseguramiento Programa

21 Gestion del conocimiento Programa
22 Gestion de insumos de interes en salud Programa
publica
23 Gestion de talento humano Programa
24 Gestion de las interveciones colectivivas Programa

25 Gestios de la prestacion de servicios Programa

individual
26 Participacion social Programa
27 Planeacion integral en salud Programa
28 Vigilancia en salud publica Programa
29 Inspeccion vigilancia y control Programa
30 Programa de Familia en Accion y Adulto Programa
Mayor
40 PROYECTO 1 AGROPECUARIOS Proyeccto
2 CULTURA Proyeccto
3 DE ACUERDO Proyeccto
4 DE CONSTRUCCION, MEJORAMIENTO, Proyeccto
REHABILITACION, CONSERVACION DE LA RED
VIAL.

5 DE INVERSION Proyeccto
6 DE OBRAS CIVILES Proyeccto
7 DE PRESUPUESTO Proyeccto
8 DE VIVIENDA Proyeccto
9 FORESTALES Proyeccto
 10 PRODUCTIVOS Proyeccto
41 PQR (QUEJAS Y RECLAMOS) Solicitudes y respuestas

42 RESERVAS Reporte
PRESUPUESTALES
43 RESOLUCIONES 1 RESOLUCION ADMINISTRATIVA Resolucion

2 RESOLUCION POLICIA Resolucion

44 SEGUROS Polizas
45 SISTEMA DE INFORMACION Software
Base de datos
46 FUNCIONAMIENTO DE Comunicación de envio y recibo
ESTABLECIMIENTO Diligencia de libre apremio y juramento
COMERCIALES (LEY 232 DE
1995) Auto para presentar documentos

47 CORRESPONDENCIA Recibida
Enviada
48 BASE DE DATOS Cedula de beneficiarios
Inscripciones de situacion de desplazamiento

49 REGISTROS Directorio de Madres Lideres

Cambios de IPS
Traslado de Municipio
Novedades
Entradas de Beneficiarios al Programa

Retiro de beneficiarios
 Verifiacion de compromisos en eduacion y
salud
Cambio de madre Tituar
Correpcion de datos personales

Carpeta suspendidos
Actualizacion de documento de indentidad

Actualizacion escolar
50 CERTIFICACIONES DE MARCA
DE RECOMENDACIONES
Certificaciones de Estudio
Retiro
51 FORMATOS Registro y Control de Correspondencia
Recibida
Registro y Control de Correspondencia
Enviada
solicitud e aplicación de encuesta

cambio de domicilio
inconformidad
52 SOLICITUDES Solicitud de encuesta nueva
solicitud Modificacion ficha
Solicitud de retiro de personas
solicitud de retiro de ficha
inclusion de personas
Tablas de retención
documental

Despacho

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE 100. DESPACHO DEL ALCALDE

RIVERA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN OBSERVACIONES
DOCUMENTALES FINAL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
100-05 BOLETINES 1 0 x La información solo es importante para la gestión de la
100-05-002 De prensa (marketing) entidad y no desarrolla valores históricos.

100-06 CIRCULARES 1 0 x Agotado su valor informativo, no desarrollara valores

100-06-001 Informativas históricos

100-06-002 Normativas 2 8 x x Constituyen para el patrimonio histórico documental

porque registran aspectos normativos de la
administración municipal.
100-17 ACTAS 1 10 x x Constituyen parte del patrimonio histórico documental
100-17-003 *Posesión de la administración municipal

100-18 DECRETOS 4 18 x x Constituyen parte del patrimonio histórico documental

*Decretos porque registran aspectos normativos de la
administración municipal
100-28 CERTIFICADOS 1 4 x Una vez cumplan su tiempo de retención estos
documentos por carecer de valor primarios y
100-28-006 *De marcas secundarios, se procederá a levantar inventario y acta
100-28-011 *De recomendaciones 1 4 x del Comité de archivo para el cumplimiento de la
decisión tomada.
100-44 RESOLUCIONES 3 17 x x Refleja la decisión de la administración por tanto se
*resoluciones convierte en patrimonio histórico.

100-47 PROCESO 2 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará

una muestra del 10% por cada 5 años de producción
100-47-001 POLICIVO SEGUNDA INSTANCIA
documental teniendo en cuenta el tipo de investigación,
el funcionario y la jurisprudencia con el fin de dejarlos
Proceso en primera instancia como testimonio para la historia.

Recurso de apelación
Auto admisorio
Constancia de estado fijado

Fijación en lista para alegatos

Memorial sobre alegatos

Constancia de recibo memorial

fallo
Constancia de estado fijado en
caso de auto
Edicto en caso de sentencia

Liquidación de costas
Oficio de devolución
Recibo de consignación de
certificados
Constancia de devolución a
dirección de justicia municipal
 Tablas de retención
documental

Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA 110. SECRETARIA DE GOBIERNO Y DESARROLLO COMUNITARIO

DE RIVERA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN OBSERVACIONES
DOCUMENTALES FINAL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
110-01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 5 x Seleccionar un 5% en cada una de las acciones
constitucionales y que sirven como muestra histórica,
100-01-001 ACCIONES DE TUTELA teniendo en cuenta la importancia de su contenido.

Demanda
Notificaciones
Contestación
Fallo
Escrito de Impugnación
110-01-002 ACCIONES POPULARES 1 5 x Seleccionar un 5% en cada una de las acciones
Demanda constitucionales y que sirven como muestra histórica,
teniendo en cuenta la importancia de su contenido.
Notificaciones
Contestación
Fallo
Escrito de Impugnación
 110-02 ACTAS 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por
110-02-003 DE COMISION DE PERSONAL lo tanto, deben conservarse.

Citación, actas y anexos

110-02-004 DE COMITÉ DE COORDINACION 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por
CONTROL INTERNO lo tanto, deben conservarse.

Citación, actas y anexos

110-02-006 DE COMITÉ DE ATENCION 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por
HUMANITARIA lo tanto, deben conservarse.

Citación, actas y anexos

110-02-014 DE COMITÉ MUNICIPAL DE 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por
DIRECTIVOS DOCENTES lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-015 DE COMITÉ MUNICIPAL DE 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por
DISCAPACIDAD lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-002 DE COMITÉ DE LICITACIONES Y 1 19 x x Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por
CONTRATOS lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-20 DE CONSEJO DE GOBIERNO 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por
lo tanto deben conservarse.
Citacion, actas y anexos
110-02-021 DE CONSEJO DE SEGURIDAD 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldia, por
lo tanto deben conservarse.

Citacion, actas y anexos

110-02-022 DE CONSEJO MUNICIPAL DE 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por
ARCHIVO lo tanto, deben conservarse.

Citación, actas y anexos

110-02-026 DE CONSEJO MUNICIPAL DE 1 19 X X Constituyen parte del patrimonio histórico de la alcaldía, por
POLITICA SOCIAL lo tanto, deben conservarse.

Citación, actas y anexos

110-02-031 DE ENTREGA Y RECIBO
Citación, actas y anexos
110-10 COMUNICACIONES OFICIALES
1 19 X X Constituyen parte del patrimonio historio de la alcaldía, por
lo tanto, deben conservarse.
2 3 X Seleccionar algunas comunicaciones representativas y anexar
al grupo respectivo.

110-11 CONCEPTOS 1 10 x x Reflejan el que hace administrativo de la sección y se

110-11-001 ADMINISTRATIVOS constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía.

Solicitud
Respuestas
110-11-002 JURIDICOS 1 10 x x Reflejan el que hace administrativo de la sección y se
Solicitud constituyen en parte de la memoria histórica de la alcaldía.

Respuestas
110-13 CONTRATOS OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 10% una vez cumplido el tiempo en AC
110-13-002 SIN FORMALIDADES PLENAS teniendo en cuenta la cuantía o que hayan representado
situaciones contractuales con la administración central y que
Estudios previos testimonien obras civiles o desarrollos técnicos de
Solicitud de certificado de importancia regional o nacional.
personal insuficientes o sin
conocimiento para el objeto
contractual
Certificación de personal
insuficiente o sin conocimiento
para la solicitud del CDP

Certificación de CDP
Certificación de aprobación pre-
invitaciones a proponer

Propuestas
Análisis jurídico
Minuta de contrato
Cámara de comercio
Certificado de antecedentes
Registro único tributario
Fotocopia de pasado judicial

Fotocopia cedula de ciudadanía

Solicitud de registro presupuestal

Registro presupuestal
Pólizas
Notificación de asignaciones
interventor
Acta de iniciación
Actas de supervisión e
interventoría
Actas de modificacion, adicion,
ampliacion, aclaracion de las
prestaciones contratadas.

Otro si
Acta de suspensión
Acta de reiniciación
Actas de recibo a satisfacción
 Informe de interventoría
Informe final
Acta de liquidación
110-15 CONVENIOS 2 18 x Seleccionar el 10% cumplido en el tiempo en AC teniendo en
Proyecto de convenios cuenta aquellos que hayan representado situaciones
contractuales con la administración y además por su
Estudios previos importancia cultural, científica y tecnológica.
CDP
Certificado de aprobación pre-
contractual
Acta de Nombramiento y/o
posesión
Cámara de comercio
Certificado de antecedentes
fiscales
Rut
fotocopia de cedula de ciudadanía

convenios
Pólizas
acta de inicio
acta de supervisión e interventoría

Informe de interventoría
Acta de liquidación
110-20 DERECHOS DE PETICION
Derechos de petición y respuesta
1 5 x Seleccionar muestra del 3% cumplido el tiempo en AC
teniendo en cuenta la importancia y el impacto sociocultural
y político que tenga.

110-28 INFORMES 2 4 x x La información se consolida en el plan de acción de la

110-27-004 DE CONSEJO MUNICIPAL DE secretaria de planeación y sirve como soporte del despacho
ARCHIVOS institucional

110-27-007 DE EVALUACION DEL SISTEMA DE 2 4 x x Consolidan la información que se convierte como fuente de
CONTROL INTERNO consulta para el estudio social y político de la alcaldía.

110-27-008 DE GESTION 1 0 x La información se consolida en planeación del informe de

seguimiento al plan de acción.

100-27 HISTORIAS LABORALES 2 80 x x se deben conservar por ser patrimonio documental de la

hoja de vida alcaldía

certificación laboral (formatos 1,2,

y3B)
certificación de estudios
copia de cedula de ciudadanía

pasado judicial - certificado de

antecedentes penales

Certificado de antecedentes
fiscales
Certificado de antecedentes
disciplinarios

declaración de bienes y rentas

decreto de nombramiento
notificación de nombramiento

acta de posesión
 examen de aptitud medica
afiliación a la seguridad social

solicitud de inscripciones en
carreras administrativas

notificación de inscritos en carrera

administrativas
solicitud de vacaciones
resoluciones de vacaciones

notificación de vacaciones

resolución de aplazamiento de
vacaciones

solicitud de reconocimiento de
primas
resolución de pagos de prima u
oficio de negación
evaluación del desempeño del
periodo
decreto de traslado o ascenso

resolución de actualización en
escalafón de carrera
administrativa
notificación de resolución de
actualización a escalafón

solicitud de licencia o
compensación
 certificado de incapacidad o
licencia de maternidad
certificado de servicios (jurado) o
de votante
resolución de licencia de
maternidad
Actualizacion de hoja de vida
(formato único)
oficio de amonestación
constancias laborales
resolución de desvinculación,
destitución, supresión de cargos,
declaratoria de insubsistencia o
aceptación de renuncia.

solicitud parcial de cesantías

liquidación parcial de cesantías

reliquidación de cesantías
solicitud de cesantías definitivas

liquidación definitiva de cesantías

liquidación definitiva de pensiones

110-30 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION 1 5 x x Son documentos que dan testimonio de la función de la

Y CONSULTA dependencia en cuanto al manejo documental
110-30-001 Inventario documental
inventario
110-30-002 Tabla de retención documental 1 5 x x Son documentos que dan testimonio de la función de la
dependencia en cuanto al manejo documental
Tabla

110-35 MANUALES 2 8 x x Registra la estructura organizacional y funcional de la

110-35-001 De auditorias administración, por ser de Actualizacion constante, se
conservan un año después de su Actualizacion y se
110-34-002 De caracterización de proceso 2 8 x x
consideran de valor histórico.

110-34-003 De contratación e Interventoría 2 8 x x

110-34-004 De control interno 2 8 x x

110-34-005 De información y comunicación 2 8 x x

110-34-006 De procedimientos 2 8 x x
110-34-007 De talento Humano 2 8 x x
110-34-008 Especifico de funciones y 2 8 x x
requisitos
110-39 PROCESOS 1 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una
110-39-004 Disciplinario muestra de 10% por cada 5 años de producción documental
teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y
comunicación de queja o la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para
actuación de oficio la historia.
auto de indagación preliminar o
de inicio
comunicación de inhibió al
quejoso
oficios de requerimiento de
pruebas
notificación de autos de
indagación al presunto
responsable
auto de comisión
 comunicación del auto al
comisionado
informe del comisionario
solicitud de pruebas del
disciplinado
auto de concesión o negación de
la solicitud
notificación del auto de concesión
o negación de la solicitud

auto de apertura de investigación

o de archivo
notificación del auto al quejón de
apertura de investigación

notificación del auto de archivo al

quejoso o edicto

comunicación a la procuraduría
para ejercer o no el poder
preferente
auto remisorio del proceso a la
procuraduría cuando decida
ejercer poder preferente.

comunicación a oficina de registro

y control- procuraduría general de
la nación

solicitud al responsable del

recurso humano de datos de
historia laboral del disciplinario
 solicitud de antecedentes
disciplinarios a procuraduría

practica de pruebas
pliego de cargos o auto de archivo
definitivo
notificación personal o edicto de
pliego de cargos
comunicación de archivo
definitivo al quejoso
descargos
solicitud de pruebas
informe del comisionado
auto de alegatos de conclusión

Fallo
notificación personal o edicto

recursos de apelación del

disciplinado (para fallo
sancionatorio)
recursos de apelación al quejoso
(para fallo absolutorio

traslado a segunda instancia

auto decisorio de la segunda

instancia
comunicación del fallo a
procuraduría general de la nación
 comunicación del fallo a
responsable del recurso humano

110-30-011 Sancionatorios 1 5 x Cumplido el tiempo en el archivo central se seleccionará una

auto de conocimiento muestra de 10% por cada 5 años de producción documental
teniendo en cuenta el tipo de investigación, el funcionario y
queja
la jurisprudencia con el fin de dejarlos como testimonio para
notificación de inicio de proceso la historia.

pliego de cargos
pruebas
descargos
110-40 PROGRAMAS 1 5 x x Por ser documentos misionales con el cumplimiento de la
110-40-013 De seguridad y preservación del función de la secretaria se conservan permanentemente.
orden publico

110-40-005 De atención de desplazados por la 1 5 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de
violencia producción documental teniendo en cuenta la importancia
de la queja o reclamo y la ampliación dentro de la historia de
la gestión administrativa.

110-40-012 De prevención y atención de 1 5 x x Por ser documentos misionales con el cumplimiento de la

emergencias y desastres función de la secretaria se conservan permanentemente.

110-41 QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 x Seleccionar una muestra del 5% por cada 5 años de
solicitudes y respuestas producción documental teniendo en cuenta la importancia
de la queja o reclamo y la ampliación dentro de la historia de
la gestión administrativa.
 110-44 SEGUROS 1 2 x Cumplida su vigencia se selecciona una muestra
representativa de un 5% como representación historia de
estos
Pólizas
110-46 SISTEMAS DE INFORMACION 2 8 x Seleccionar los programas más representativos, pues se
están actualizando periódicamente.
Software
Base de datos
110-47 AUTORIZACIONES 2 3 x Seleccionar un 5% como dato representativo una vez
110-47-001 Eventos en el municipio cumplida su vigencia.

110-50 FUNCIONAMIENTO DE 1 4 x x
ESTABLECIMIENTO COMERCIALES
(LEY 232 DE 1995)

Comunicación de envió y recibo

Diligencia de libre apremio y

juramento
Auto para presentar documentos
 Tablas de retención
documental

Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario

(familia en acción)

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE
RIVERA 110. 1 FAMILIA EN ACCION

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL

100.1.1 ACTAS 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de

patrimonio histórico de la alcaldía.
100.1.1.1 Actas de certificación Municipal

100.1.1.2 Acta de seguimiento de pago 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de

patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.3 Actas de Comité de adulto mayor 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de

patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.4 Actas de programación de 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de

jornada de vacunación patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.1.5 Acta de aseguramiento de la 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de

población de la población no patrimonio histórico de la alcaldía.
afiliada del municipio
100.1.1.6 Acta de lesión de madres lideres 1 10 x x Conservan valor legal y sirve de
patrimonio histórico de la alcaldía.

100.1.2 RESOLUCIONES 3 17 x x Refleja la decisión de la administración

por tanto se convierte en patrimonio
resoluciones histórico.

100.1.3 CORRESPONDENCIA
Recibida
Enviada
100.1.4 PROGRAMAS
100.1.4.1 Programa de Familia en Acción y
Adulto Mayor

100.1.5 BASE DE DATOS

Cedula de beneficiarios
Inscripciones de situación de
desplazamiento

100.1.6 REGISTROS

Directorio de Madres Lideres

Cambios de IPS
Traslado de Municipio
Novedades
Entradas de Beneficiarios al
Programa

Retiro de beneficiarios
 Verificación de compromisos en
educación y salud

Cambio de madre Titular

Corrupción de datos personales

Carpeta suspendidos
Actualizacion de documento de
identidad

Actualizacion escolar
100.1.7 PLANES
Plan operativo
Colombia Mayor
100-1-8 CERTIFICACIONES
Certificaciones de Estudio
 Tablas de retención
documental

Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario

(ventanilla única)

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE 110. 2 VENTANILLA UNICA

RIVERA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN OBSERVACIONES
DOCUMENTALES FINAL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
110.2.1 INFORMES
110.2.1.1 Informe Secretaria de Gobierno
110.2.2 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y
RECLAMOS

110.2.3 FORMATOS PARA VENTANILLA

ÚNICA DE CORRESPONDENCIA

110.2.3.1 Registro y Control de

Correspondencia Recibida
110.2.3.2 Registro y Control de
Correspondencia Enviada
110.2.4 CIRCULARES
 Tablas de retención
documental

Secretaria de Gobierno y
Desarrollo Comunitario

(comisaria de familia)

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE RIVERA
110.3 COMISARIA DE FAMILIA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
110-03 ACTAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de
110-03-016 DE COMPROMISO patrimonio histórico de la alcaldía.

Citación, actas y anexos

110-03-018 DE CONCILIACION JUDICIAL 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de
Citación, actas y anexos patrimonio histórico de la alcaldía.

110-03-029 DE CUSTODIA 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de

patrimonio histórico de la alcaldía.
Citación, actas y anexos

110-03-036 DE PRESENTACION 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de

patrimonio histórico de la alcaldía.
Citación, actas y anexos

110-03-038 DE VISITAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de

patrimonio histórico de la alcaldía.
Citación, actas y anexos
150-10 COMUNICACIONES OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 5% como dato
representativo y que sean de
importancia para la toma de
decisiones.
150-12 CONCILIACIONES 1 3 x Son de interés para el usuario y una
vez cumplido el tiempo en archivo
150-04-002 EXTRAJUDICIALES central carecen de valor legal

150-17 DECLARACIONES JUDICIALES 1 3 x Son de interés para el usuario y una

vez cumplido el tiempo en archivo
150-17-001 DECLARACIONES DE RESIDENCIA central carecen de valor legal

150-19 DENUNCIAS 1 4 Seleccionar el 5% como dato

150-19-001 QUERELLAS CONVENCIONALES representativo una vez cumplida la
vigencia.
Actas de Conciliación
150-28 INFORMES 1 0 x La información se consolida por
150-28-002 DE GESTION función en planeación en el informe
de seguimiento al plan de acción
Informe

150-39 PROCESOS 2 5 x Cumplido el tiempo en el archivo

150-39-001 ADMINISTRATIVO DE central se seleccionará una muestra
RETABLECIMIENTO DE DERECHO del 10% por cada 5 años de
producción documental teniendo en
Auto cuenta el tipo de investigación, el
Declaración funcionario y la jurisprudencia con el
Resolución fin de dejarlos como testimonio para
la historia.
Informe psicológico
Informes médicos
150-39-003 CONTRANVECIONAL 2 5 x
150-39-006 ORDINARIO POLICIVO 3 5 x
Querella
Conciliación
 Auto decisorio
150-39-009 POLICIVO PRIMERA INSTANCIA 3 5 x
Querella
Conciliación
Auto decisorio
150-40 PROGRAMAS 1 5 x x Por ser documentos misionales
150-40-001 DE PREVENCION DE VIOLENCIA ameritan su conservación como
INTRAFAMILIA documento Histórico.
150-44 RESOLUCIONES 2 3 x Seleccionar un 5% como dato
110-44-002 POLICIVO representativo para el control
administrativo.
 Tablas de retención
documental

Secretaria de planeación e
infraestructura

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE
RIVERA 120. SECRETARIA DE PLANEACION, VIAS E INFRAESTRUCTURA

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES

DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
120-02 ACTAS 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio
histórico de la alcaldía
120-02-005 COMITÉ DE ATENCION Y
DESASTRES

citación, actas y anexos

120-02-012 DE COMITÉ LOCAL DE AREA 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio
PROTEGIDA histórico de la alcaldía
citación, actas y anexos
120-02-019 DE CONSEJO CONSULTIVO 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio
DE ORDENAMIENTO histórico de la alcaldía
TARRITORIAL

citación, actas y anexos

120-02-24 DE CONSEJO TERRITORIAL 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio
DE PLANEACION histórico de la alcaldía

citación, actas y anexos

120-02-30 DE DEMOLICION 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio
histórico de la alcaldía

citación, actas y anexos

120-02-32 DE INSPECCION OCULAR 1 19 x x Conservar valor legal y sirve de patrimonio
histórico de la alcaldía

citación, actas y anexos

120-04 AUTORIZACIONES Y 2 6 x x Constituyen parte del patrimonio histórico
LICENCIAS de la alcaldía, por lo tanto, deben
120-04-001 DE CONSTRUCCION conservarse.

120-04-005 APROVECHAMIENTOS, 2 3 x Seleccionar un 5% como dato

TALAS, PODAS. representativo una vez cumplida su
vigencia.
120-04-007 USO DE BIENES PUBLICOS 2 10 x x Constituyen parte del patrimonio histórico
de la alcaldía, por lo tanto, deben
conservarse.
120-04-008 USO DE SUELOS 2 3 x x Constituyen parte del patrimonio histórico
de la alcaldía, por lo tanto, deben
conservarse.
120-10 COMUNICACIONES 2 5 x Seleccionar un 5% como dato
OFICIALES representativo y que sean de importancia
para la toma de decisiones.

120-11 CONCEPTOS 1 10 x x Reflejan el que hacer administrativo de la

sección y se constituyen en parte de la
120-11-001 TECNICOS
memoria histórica de la alcaldía.
Consulta
Respuesta
120-20 DERECHOS DE PETICION 1 5 x Seleccionar un 10% de los más
 Derechos de petición y representativos una vez cumplid su vigencia
respuesta en el archivo central.

120-22 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el

desarrollo de investigaciones históricas.
120-22-001 CENSOS

Estadísticas
120-22-003 ECONOMICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el
desarrollo de investigaciones históricas.
Estadísticas
120-22-005 ESTRATIFICACION SOCIO 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el
ECONOMICAS desarrollo de investigaciones históricas.

Estadísticas
120-24 ESTUDIOS 1 10 x x Dadas las características de la información
que contienen forman parte del patrimonio
120-24-001 De impacto ambiental
documental de la alcaldía.

120-24-002 Socioeconómicos 1 10 x x Dadas las características de la información

que contienen forman parte del patrimonio
documental de la alcaldía.

120-28 INFOMES 2 4 x La información se consolida en el plan de

acción en la oficina de planeación
120-28-008 DE GESTION

120-28-011 DE SEGUIMIENTO PLAN DE 2 4 x La información se consolida en el plan de

DESARROLLO MUNICIPAL acción en la oficina de planeación
120-28-014 INFORME TECNICO 2 4 x Seleccionar un 10% de los más
representativas una vez cumplida su
vigencia en el archivo central.
120-37 PLANES 2 4 x x Se consolidan para generar el plan de acción
ameritan conservación en el AH.
120-37-001 DE ACCION

plan
120-37-006 DE ORDENAMIENTO 2 4 x x Por ser documentos misionales
TERRITORIAL relacionados con la función del Municipio
Plan de deben conservar.

120-40 PROGRAMAS 1 5 x x La información se actualiza

permanentemente y su información se
120-40-002 DE ADECUACION Y
consolida en los informes de gestión de la
MANTENIMIENTO DE OBRAS
respectiva sección.
E INFRAESTRCUTURA

Programa
120-40-004 DE ASESORIA Y ASISTENCIA 1 5 x x La información se actualiza
TECNICA permanentemente y su información se
consolida en los informes de gestión de la
Programa respectiva sección.

120-40-007 DESARROLLO ECONOMICO 1 5 x x La información se actualiza

permanentemente y su información se
consolida en los informes de gestión de la
respectiva sección.
Programa
120-40-010 DE MANTENIMIENTO DEL 1 5 x x La información se actualiza
MEDIO AMBIENTE Y DE LOS permanentemente y su información se
RECURSOS NATURALES consolida en los informes de gestión de la
respectiva sección.
Programa
120-41 PROYECTOS 2 4 x x Por ser documentos misionales de la
alcaldía se debe conservar como
120-41-001 AGROPECUARIOS
documento histórico.

120-41-004 DE CONSTRUCCION, 2 4 x x Por ser documentos misionales de la

MEJORAMIENTO, alcaldía se debe conservar como
REHABILITACION, Y documento histórico.
CONSERVACION DE LA RED
VITAL

120-41-006 OBRAS CIVILES 2 4 x x Por ser documentos misionales de la

alcaldía se debe conservar como
documento histórico.
12-41-008 DE VIVIENDA 2 4 x x Por ser documentos misionales de la
alcaldía se debe conservar como
documento histórico.
12-41-009 FORESTALES 2 4 x x Por ser documentos misionales de la
alcaldía se debe conservar como
documento histórico.
12-41-010 PRODUCTIVOS 2 4 x x Por ser documentos misionales de la
alcaldía se debe conservar como
documento histórico.
120-42 RESOLUCIONES 3 17 x x Refleja la decisión de la administración por
ADMINISTRATIVAS tanto se convierte en patrimonio histórico.
Resolución
 Tablas de retención
documental

Secretaria de planeación e
infraestructura

(sisen)

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE 120.1 SISBEN

RIVERA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL OBSERVACIONES
DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
120.1.1 ACTAS
120.1.1.1 Acta de comité técnico del sisben

120.1.2 SOLICITUDES
120.1.2.1 Solicitud de encuesta nueva
120.1.2.2 solicitud Modificación ficha

120.1.2.3 Solicitud de retiro de personas

120.1.2.4 solicitud de retiro de ficha

120.1.2.5 inclusión de personas

120.1.3 INFORME
Informe a planeación
departamental
Informe a planeación nacional

120.1.4 ESTADISTICAS
120.1.4.1 variables de ficha de sisben cada
tres meses
120.1.5 PQR (PETICIONES, QUEJAS Y
RECLAMOS
120.1.6 COMUNICACIONES OFICIALES

120.1.7 DERECHOS DE PETICION

Solicitud
Respuesta
120.1.8 CERTIFICACIONES
Retiro
120.1.9 FORMATOS
120.1.9.1 solicitud e aplicación de encuesta

120.1.9.2 cambio de domicilio

120.1.9.3 inconformidad
120.1.10 POBLACION
Población Ancianos (Tercera Edad)

Población Desplazada
Población LGBTBI
Población Desmovilizada
 Tablas de retención
documental

Secretaria de Hacienda

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA 130. SECRETARIA DE HACIENDA

DE RIVERA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO
DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
130-002 ACTAS 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio
130-002-001 DE ALMACEN histórico de la Alcaldía.

Citación, Actas y Anexos

130-002-007 DE COMITÉ DE CREDITO 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio
EDUCATIVO histórico de la Alcaldía.
Citación, Actas y Anexos
130-002-010 DE COMITÉ DE SANEAMIENTO 1 19 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio
CONTABLE histórico de la Alcaldía.
Citación, Actas y Anexos
130-03 ACUERDO DE PAGO 2 3 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla
130-03-001 PREDIAL valores secundarios y la información se condena
en los balances generales.
Emplazamiento
Copia de Cedula
Copia de Nit
Letras de cambio
Declaraciones
Resoluciones
130-03-002 INDUSTRIA Y COMERCIO 2 3 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla
valores secundarios y la información se condena
Emplazamiento
en los balances generales.
gCopia de Cedula
Copia de Nit
Letras de cambio
Dlecaraciones
Resoluciones
130-05 BOLETINES 2 4 x Seleccionar una muestra aleatoria del 5%
130-05-001 Boletines Contables cumplido el tiempo en archivo central

130-07 COBROS COACTIVOS 2 10 x x Conservan valor legal y sirve de patrimonio

Titulo contribuyente moroso historico de la alcaldia.

Notificacion al deudor del titulo

Edicto
Rescurso de apelacion,
consignacion o comprobante de
estar al dia

Auto de archivo
Notificacion de la decision
Publicacion en diarios
Mandamiento de pago
Solicitud de embargo ante oficina
de registro de instrumentos
publicos
Oficios a entes financieros para
embargo de cuentas
Orden de retencion del vehiculo
 Notificacion del Mandamiento

Exepciones del contribuyente

Orden de ejeucion y remate de

bienes
Acta o documentos de ejecutoria
del remate
Avaluo del bien
Notificacion del avaluo
Solicitud de nuevos avaluos por el
contribuyente

Auto de cierre
Oifcio de dvolucion del valor
embargado
130-08 COMPROBANTE DE ALMACEN 2 4 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se
130-08-001 ORDEN DE ALTA elimina el soporte en papel.

Contrato
Actas parciales de entrega y recibo

Acta final de entrega y recibo

Factura
Orden de alta
130-08-002 ORDEN DE EGRESO 2 4 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se
elimina el soporte en papel.
Bono de dotacion
Autorizacion de retiro del bien

Actas de entrega
Orden de egreso
130-09 COMPROBANTES DE 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se
CONTABILIDAD elimina el soporte en papel.
130-09-001 DE CREDITOS Y CONTRACREDITOS

130-09-002 DE AJUSTES 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se

elimina el soporte en papel.
Documento objeto de ajuste

Comprobante
130-09-003 NOTAS CONTABLES 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se
elimina el soporte en papel.

130-09-004 DE TRASLADO DE FONDOS 1 10 x Cumplido el tiempo en AC se microfilman y se

elimina el soporte en papel.

130-12 CONCILIACIONES 2 8 x Cumplida su vigencia legal y contable, no

130-12-001 BANCARIAS desarrolla valores secundarios y su informacion se
consolida en libros oficiales y auxiliares.
Estado de cuentas
Extractos y consignaciones

130-13 CONTRATOS OFICIALES 2 5 x Seleccionar el 10% una vez cumplido el tiempo en

130-13-003 DE EMPRESITITOS Y PIGNORACION AC teniendo en cuenta la cuantia o que hayan
DE RENTAS representado situaciones contractuales con la
administracion central y que testiomonien obras
Acuerdo de autoricizacion al civiles o desarrollos tecnicos de importancia
alcalde para celebrar operaciones regional o nacional.
de credito
Contrato
Constancia de publicacion del
contrato
Oficio de registro del ontrato en
Ministerio de Hacienda
 Constancia de registro en
contraloria departamental
Solicitud de desembolso
Pagare original cancelado y
devuelto por el ente financiero

Otro si
Constancia de publicacion del otro
si
130-16 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros
oficiales y en la DIAN
130-16-001 DE FONFO DE GANADO
Formulario de declaracion
130-16-002 DE INDUSTRIA Y COMERCIO 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros
Formulario de declaracion oficiales y en la DIAN
130-16-003 DE PORCICULTURA 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros
Formulario de declaracion oficiales y en la DIAN
130-16-004 DE REGALIAS DE EXPLOTACION 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros
MINERA oficiales y en la DIAN
Formulario de declaracion
130-16-005 DE RETENCION EN LA FUENTE 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros
Formulario de declaracion oficiales y en la DIAN
130-16-006 DE SOBRETASA A LA GASOLINA 1 10 x La informacion se halla condensada en los libros
oficiales y en la DIAN
Formulario de declaracion
130-20 EGRESOS 2 8 x Cumplida su vigencia legal,fiscal,y contable no
Contrato o resolucion desarrolla valores secundarios y la informacion se
consolida en los libros auxiliares y oficiales.
Poliza
Recibo de pago de publicacion

Acta de incio
 Acta de recibo parcial
Acta de recibo y/o liquidacion del
contrato
Informe de interventoria
Cuenta de cobro, factura o
constancia
Comprobante del almacen
Orden de pago, de giro, de traslado
de fondos o resolucion

Reportes de egresos de sistemas

130-22 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para el

130-22-003 ESTADISTICAS ECONOMICAS desarrollo de investigaciones historicaas.
Balances
130-23 ESTADOS FINANCIEROS 2 20 x x Por ser libros de balance general donde se
130-23-001 BALANCE GENERAL consolidan todos lo moviemientos contables se
deben conservar
Balance
130-23-002 normas internacionales de 1 10 x x
informacion financiera
130-25 EXPEDIENTES 2 8 x x Seleccionar de acuerdo a la depreciacion del
vehiculo
130-25-001 DE VEHICULOS
Comprobante de almacen
Factura de compra
Manifiesto de importacion
Tarjeta de propiedad
Poliza
Formulario de pago de impuestos
Copia de certifciado de gases
 Contancia de firmas de traspaso

Comprobante de legalizacion de
traspaso
Oficio de reclamaciones por
ocurrencia de siniestro
Oficio de reconocimiento de pago
del siniestro
Orden de pago de la aseguradora
Resolucion de baja del vehiculo

Infracciones de transito
130-28 INFORMES 2 4 x Transcurrido el tiempo en el AC se selecciona un
130-28-001 A ORGANISMOS DE VIGILANCIA Y 10% teniendo en cuenta que sirvan como fuente
CONTROL de consulta historica para la acaldia.
Informe
130-28-005 DE EJECUCION PRESUPUESTAL 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla
valores secundarios y la informacion se consolida a
Informe los libros auxiiliarres y oficiales.

130-28-008 DE GESTION 2 4 x La informacion se consolida por funcion en la

oficina de planeacion en los informes de
Informe seguimientos en el plan de accion.

130-28-013 FINANCIERO 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla

valores secundarios y la informacion se consolida a
Informe los libros auxiiliarres y oficiales.

130-29 INGRESOS 2 8 x Cumplida su vigencia administrativa, no desarrolla

Soporte de pago valores secundarios y la informacion se consolida a
los libros auxiiliarres y oficiales.
Recibo de caja
 Reporte diario de ingresos del
sistema
130-31 INVENTARIOS 2 4 x La informacion se consolida en los libros oficiales
130-31-001 DE EVOLUTIVOS por tanto no amerita su conservacion en el archivo
historico.
Inventario
130-31-002 GENERAL DE BIENES 2 4 x
Expediente de inventario
devolutivo por funcionario
Inventario documental
130-32 INVERSIONES 2 8 x x Da a conocer los planes financieros de la alcaldia y
Oferta de bancos sus niveles de ejecucion por lo tanto amerita su
conservacion.
Comunicación al banco de
constitucion del CDT
Aviso de Constitucion
Solicitud de renovacion o de
cancelacion
Nota debito de traslado de fondos

130-33 LIBROS AUXILIARES 2 8 x x La informacion se consolida en los libros oficiales

130-33-001 DE BANCOS en la secretaria hacienda.
Libro
130-33-002 DE CAJA 2 8 x x La informacion se consolida en los libros oficiales
en la secretaria hacienda.
Libro

130-34 LIBROS OFICIALES 2 8 x x Constituyen parte del patrimonio cultural de la

130-34-001 De diario alcaldia consolidan el movimiento contable y
financiero de la alcaldia , basicos para estudios
130-34-002 De presupuesto 2 8 x x
economicos del Municipio.
130-34-003 De mayor y balance 2 8 x x
130-36 NOMINA 5 15 x x Cumplido el tiempo en AC se seleccionan las
Nomina del periodo nominas semestrales ya anuales.
 Novedades de nomina
130-37 PLANES 2 4 x x Documentacion que sirve de soporte a la gestion
130-37-002 ANUAL DE COMPRAS administrativa y no desarrolla valores secundarios.
Plan
Reporte de necesidades
130-37-006 FINANCIERO 2 4 x x La informacion se consolida en el plan de accion
Plan
130-37-007 OPERATIVO ANUAL DE 2 4 x Documentacion que sirve de soporte a la gestion
INVERSIONES administrativa y no desarrolla valores secundarios.
Plan
130-38 PRESUPUESTO DE INGRESOS, 1 5 x Se eliminaran por que la informacion de condensa
GASTOS E INVERSIONES en los libros de presupuesto.
130-38-001 Presupuesto de ingresos y recursos
de capital
130-38-002 Presupuesto de gastos e 1 5 x
inversiones
130-40 PROGRAMAS 1 5 x La informacion se halla consolidada en el
130-40-001 Anual de caja presupuesto general de la Alcaldia.
Solicitud de modificacion
Modificacion
Programa
130-40-003 DE ASESORIA Y ASISTENCIA 1 5 x Seleccionar una muestra del 10% cumplido su
TENCICA EN POLITICA FISCAL Y tiempo en AC de aquellas asistencias en mayor
FINANCIERA importancia en la gestion administrativa de la
Alcaldia y demas entes.
130-40-009 DE FORTALECIMIENTO 1 5 x
FINANCIERO MUNICIPAL
130-41 PROYECTOS 2 4 x Son presentadas para discusion y aprobaccion del
130-41-003 De acuerdo consejo municipal.
130-41-005 De presupuesto 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla
valores secundarias y la informacion se consolidan
en el presupuesto de cada vigencia.

130-41-007 De inversion 2 4 x Cumplida su vigencia administrativa no desarolla

valores secundarios.

130-43 RESERVAS PRESUPUESTALES Cumplida su vigencia administrativa no desarrolla

valores secundarias y la informacion se consolidan
Reporte en el presupuesto de cada vigencia.
Tablas de
retención documental

Secretaria de Salud

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE 140. DIRECCION LOCAL DE SALUD

RIVERA
CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN OBSERVACIONES
DOCUMENTALES FINAL
ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
140-02 ACTAS 1 19 X x Conservan valor legal y sirve d
140-02-001 DE CONSEJO MUNICIPAL DE ATENCION patrimonio Historico de la Alcaldia.
PSICOSOCIAL A LA POBLACION DEL
CONFLICTO ARMADO

140-02-002 DE CONSEJO JUSTICIA TRANSICIONAL 1 19 X x Conservan valor legal y sirve d

patrimonio Historico de la Alcaldia.
140-02-003 DE COMITÉ DE SISBEN 1 19 X x
140-02-004 DE CONSEJO TERRITORIAL DE 1 19 X x Conservan valor legal y sirve d
SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-02-005 DE COMITÉ DE VIGILANCIA 1 19 x x

EPIDEMIOLOGICA (COVE)
140-02-006 DE PREVENCION Y CONTROL DE 1 19 x x Conservan valor legal y sirve d
SUSTANCIAS PSICOACTIVAS patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-02-007 DE ESTILOS DE VIDA SALUDABLES 1 19 x x

140-02-008 DE DISCAPACIDAD 1 19 x x Conservan valor legal y sirve d

140-02-009 DE SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA 1 19 x x patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-02-010 DE NUTRICION 1 19 x x Conservan valor legal y sirve d

patrimonio Historico de la Alcaldia.

140-03 CONTRATOS OFICIALES 4 10 x x Reflejan el que hacer administrativo de

la seccion y se constituyen en parte de la
140-03-001 Con formalidades plenas
memoria Historico de la Alcaldia.
Estudios previos
Solicitud de CDP
140-13 ESTADISTICAS 2 3 x x Se constituyen en fuentes primarias para
140-13-001 Estadisticas Vitales el desarrollo de investigaciones
Historicas.
140-28 INFORME 1 4 x x Consolidan la informacion que se
140-28-001 DE COBERTURA DE POBLACION POBRE convierte en fuente de consulta para el
NO ASEGURADA ( SISBEN Y CONFLICTO estudio de la historia economica, social y
DE ARMADO Y MAS FAMILIAS EN politica del municipio.
ACCION
140-28-002 DE GESTION DEL PLAN DE 1 4 x x
INTEREVENCIONES COLECTIVAS

140-28-003 DE CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES 1 4 x x

DEL PLAN DE INTERVENCIONES

140-37 PLANES 2 4 x x Por ser documentos misionales

140-37-001 PLANES DE INTERVENCIONES relacionados con la funcion del
COLECTIVAS Municioio se deben conservar.
plan
140-38 PROGRAMAS PARA LA GESTION EN 1 5 x x Por ser documentos misionales ameritan
SALUD PUBLICA su conservacion como documento
120-38-001 Localizacion y caracyerizacion de las Historico.
personas con discapacidad.
140-38-002 Coordinacion insectorial 1 5 x x
140-38-003 Desarrollo de capacitaciones 1 5 x x

140-38-004 Gestion administrativa y financiera 1 5 x x

140-38-005 Gestion de Aseguramiento 1 5 x x

140-38-006 Gestion del conocimiento 1 5 x x
140-38-007 Gestion de insumos de interes en salud 1 5 x x
publica
140-38-008 Gestion de talento humano 1 5 x x

140-38-009 Gestion de las interveciones colectivivas 1 5 x x

140-38-010 Gestios de la prestacion de servicios 1 5 x x

individual
140-38-011 Participacion social 1 5 x x
140-38-012 Planeacion integral en salud 1 5 x x
140-38-013 Vigilancia en salud publica 1 5 x x
140-38-014 Inspeccion vigilancia y control 1 5 x x
140-44 QUEJAS Y RECLAMOS 1 4 x Seleccionar una muestra del 5% por cada
5 años de la produccion documental
teniendo en cuenta la importanciia de a
queja o reclamo y la implicacion dentro
de la historia de la gestion
administrativa.
Tablas de retención
documental

Secretaria de cultura

Rivera, 2016
 GESTION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ALCALDIA DE 160. SECRETARIA DE CULTURA Y TURISMO

RIVERA

CÓDIGO SERIE, SUBSERIE, TIPOS RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO

DOCUMENTALES ARCHIVO ARCHIVO CT E M S
GESTIÓN GENERAL
160-02 ACTAS 2 10 x x Finalizada la retencion en el AC, se
160-02-001 *Actas de consejo municipal de cultura conserva totalmente el soporte fisico, se
microfilma y digitaliza para efectos de
consulta
Citaciones
Actas
Anexos
160-02-002 *Actas de consejo municipal de 2 10 x x Finalizada la retencion en el AC, se
turismo conserva totalmente el soporte fisico, se
microfilma y digitaliza para efectos de
Citaciones
consulta
Actas
Anexos
160-03 CIRCULARES 1 4 x
160-03-01 Circulares informativas
160-03-02 Circulares normativas 1 4 x
160-04 DERECHOS DE PETICION 1 4 x
Solicitud
Respuesta
160-04 INFORMES
160-04-01 Informes de gestion
Solicitud
informe
Anexos
160-04-02 Informe a los entes de control
contribucion parafiscal

160-04-03 informe al ministerio de cultura copia

a la contraloria
160-06 INVENTARIO 2 18 x x
160-06-02 Inventario patrimonio cultural
160-06-03 Inventario de instrumentos musicales 2 18 x x

160-09 PLANES x x
160-09-3 Plan de cultura
*Contratos
*Proyectos
*Solicitud
*Respuesta
160-09-04 Plan de turismo
*Contratos
*Proyectos
*Solicitud
*Respuesta
160-10 PROGRAMAS x
160-10-03 Programas de promoción de arte y
cultura
*Proyectos
*Constancias
 *Solicitud
*Respuesta
160-10-04 Programa Rivera, Municipio de Gente x
culta
*Proyectos
*Constancias
*Solicitud
*Respuesta
160-10-05 Programa Rivera Prospera y Produce

*Proyectos
*Constancias
*Solicitud
*Respuesta
160-11 DECRETOS x
Decretos
160-12 CONSTANCIAS x
160-12-001 Constancias de servicio social