PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA AL SISTEMA

SSOMA

Versión 002
Fecha de aprobación 01 /03/ 2011

OBJETIVOS

Definir los pasos a seguir para la realización de las auditorias internas con la finalidad de
determinar las conformidades o no conformidades de las actividades y el sistema de
gestión de la empresa.

ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los proyectos donde presta los servicios la empresa
TOPOCAD LTDA.

RESPONSABLE

 Gerente
 Administrador S&SOMA

DEFINICIONES

 Auditoria: Poceso sistematico, independiente y documentado para optener

evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extension
en que se cumplen el conjunto de politicas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.

 Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la cuasa de una no conformidad

detectada o que nuevamente ocurra una situación no deseable.

 Acción preventiva: Acción tomada para impedir que algo suceda

 Auditor: Persona calificada para realizar auditorias .

 Coordinador s&soma: Designado por la gerencia como responsable del sitema

de salud ocupacional , seguridad industrial y gestion ambiental.

 No conformidad: Desviación de estandares, prácticas, procedimientos de trabajo

e incumplimiento de requisitos legaleso de normas de sistemas de gestión.

 Criterios de auditoria: Conjunto de politicas, procedimientos o requisitos

utlizados como referencia.

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Fecha de aprobación 01 /03/ 2011

 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

 Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra

informacion que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son
verificables; ( la evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o cuantitativa. )

 Solicitud de accion correctiva o preventiva : Formato donde se registra el

producto no conforme, las no conformidades o potenciales no conformidades, las
acciones correctivas o preventivas a tomar y la verificacion de la acciones a
tomadas.

 Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacion de la evidencia de las

auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria; ( Los hallasgos de la
auditoria puenden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de
auditoria )

CONDICIONES GENERALES

Se realizaran dos auditorias internas anuales, una para cada semestre la fecha se fijara
en el cronograma de actividades.

La evaluación estará determinada por la matriz de auditoria interna, el plan de trabajo

deberá elaborarse y darse a conocer con por lo menos 10 días de anticipación y está
deberá seguir el plan de trabajo.

El Auditor en caso de una no conformidad generara una Solicitud de Acción Correctiva o

acción preventiva, la información de la solicitud se consignara en el formato de acciones
preventivas y correctivas.

El COPASO será el encargado de revisar y dar seguimiento al cierre de las no

conformidades y de las acciones preventivas y correctivas generadas por la auditoria, la
gerencia en sus reuniones gerenciales beberá verificar el cierre de las mismas.

Todo el personal que realiza Auditorias Internas es escogido por la Gerencia General y
recibe capacitación interna o externa. Cuando la capacitación es interna, es realizada por
el Gerente, desarrollando las dos primeras auditorias en compañía de un auditor interno
de la empresa. Las capacitaciones externas se realizan en organismos calificados para
tales fines.

Una vez recibida esta formación y evaluada la competencia para ser auditor Interno, la
Gerencia en conjunto con el Administrador S&SOMA realizan una calificación inicial por
medio de pruebas escritas para medir el conocimiento de las normas y del Sistema
Integrado de Gestión en el desarrollo de las auditorias. Si aplica como Auditor se
diligencia la Hoja de Vida Auditor Interno en el cual se registran las auditorias que realice

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ya sea como auditor líder, acompañante o entrenamiento; este registro es actualizado

periódicamente.

A medida que se desarrollen las Auditorias Internas, se realiza una evaluación y

calificación continua basada en la observación, registrándose las necesidades de
formación y mejora de habilidades que surjan de ella.

La Gerencia ha definido un mínimo de 12 horas de auditoria como auditor en

entrenamiento para pasar a auditor líder. Los auditores líderes son competentes y han
sido calificados y escogidos de acuerdo con las competencias establecidas para este fin.

Requisito Auditor en Entrenamiento Auditor Líder/ Registros

Acompañante
Hoja de Vida
de
Estudios técnicos / Estudios técnicos /
Educación Trabajador
Universitarios Universitarios
Hoja de Vida
del Auditor
Hoja de Vida
2 meses laborando en la del
Experiencia 2 meses laborando en
compañía Trabajador
laboral la compañía
Hoja de Vida
del Auditor
Responsable, ético,
Responsable, ético, capacidad
capacidad de síntesis,
de síntesis, manejo de las
manejo de la norma, tenaz:
normas, tenaz: persistente,
persistente, enfocado en
enfocado en lograr objetivos,
lograr objetivos, versátil:
versátil: capaz de adaptarse a Registros de
Habilidades capaz de adaptarse a
situaciones diferentes, Observación en
situaciones diferentes, Auditorias
perceptivo: consciente
perceptivo: consciente
instintivamente, capaz de
instintivamente, capaz de
entender, facilitador y
entender, facilitador y
diplomático.
diplomático.
Fundamentos básicos en la Fundamentos básicos en la
norma ISO 9001 y/o OHSAS Hoja de Vida
norma ISO 9001 y/o del Auditor
18001 OHSAS 18001
Formación Registro De
Capacitación
Mínimo 24 horas de formación Mínimo 24 horas de formación
como Auditor Interno como Auditor Interno
Manejo y Al menos 1 mes de los 2 Hoja de Vida
conocimient Al menos 1 mes de los 2 manejando el sistema de del Auditor
o del Sistema manejando el sistema de gestión de la calidad.

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gestión. Conocimiento en
 Métodos y Técnicas implementación de
relacionadas con auditorias: Sistemas de Gestión
Terminología del Sistema de Integrado.
gestión, documentación del
Sistema, Manejo de Técnicas  Planificación de la
Estadísticas, normas u otros Auditoria y uso de
documentos usados como recursos efectivos durante
criterios de auditoria. ella.
Integrado de Evaluación
 Servicios y Procesos  Organización y
Gestión de Auditores
operacionales: Terminología dirección del equipo
especifica de la empresa y auditor para obtener
Características técnicas de conclusiones de auditoria.
los procesos.  Preparación del Reporte
 Leyes y Reglamentaciones de Auditoria.
aplicables: Cláusulas  Todos los
contractuales, leyes y conocimientos
normatividad. mencionados para Auditor
Acompañante.

12 Horas como auditor en

entrenamiento. Cabe
Relación de
Experiencia anotar que la Gerencia de
horas
como acuerdo a las capacidades
Auditorias
Auditor del auditor puede omitir el
realizadas
cumplimiento de este
requisito.

La compañía podrá contratar auditores externos en caso de que no se cuente con

auditores internos formados o pedir suministro de los servicios a la ARP para el caso de
Salud Ocupacional, y las competencias evaluar de estos serán las siguientes:
 Experiencia: 2 años de experiencia en manejo de programas de salud
ocupacional para soma y ese mismo tiempo en manejo de programas de calidad
para auditorias de este tipo.
 Formación: Profesional con Especialización en Salud Ocupacional para salud
Ocupacional y Especialización en Sistema de Calidad, formación como auditores.