Código: GTH-PRC-NM-02 Proceso de gestión del talento humano

Versión: 2 Procedimiento de nomina

1. Líder del procedimiento Técnico Asistencial Secretaría General

2. Objetivo del procedimiento Liquidar la nómina de los servidores públicos de la Agencia y tramitarla para el trámite de pago
3. Alcance del procedimiento Inicia con el diseño del cronograma anual de operaciones de nómina y finaliza con la elaboración de certificaciones laborales.

Procedimientos
No. Flujograma Proveedor interno Proveedor externo Entradas PHVA Responsable Descripción de la actividad Formatos Salidas Clientes internos Clientes externos
relacionados

0 INICIO

Plan de acción para la

Diseña el plan de trabajo con el cronograma Agenda de trabajo con
Diseñar el cronograma gestión del talento Técnico Asistencial
1 anual de operaciones de Secretario General P de las actividades de recepción de novedades Cronograma cronograma Todos los procesos
humano Secretaría General
nómina y lo socializa al interior de la Entidad. socializado

Plan de acción para la Recopila la programación de vacaciones de

Elaborar plan anual de Secretario General gestión del talento Técnico Asistencial todas las áreas y diseña cronograma. De Formato solicitud de Plan anual de
2 H Todos los procesos
vacaciones Servidores Públicos humano Secretaría General forma mensual se realiza seguimiento a lo vacaciones vacaciones
programado.

Recibe los soportes de las novedades de

Recibir, clasificar y Secretario General personal. Si cumple con los requisitos de
Servidores públicos Documentos soporte de Novedades para Proceso de gestión del
3 analizar novedades de Autoridad competente H Técnico Asistencial oportunidad y calidad, se clasifica según su
nómina Jefe inmediato novedades de personal liquidación de nomina talento humano
Secretaría General naturaleza económica y no económicas (se
tramitan según su requerimiento).

Genera los actos administrativos para las

Secretario General
Generar actos Servidores públicos Documentos soporte de novedades que lo ameriten, de acuerdo con Proceso de gestión del
4 H Técnico Asistencial Actos administrativos
administrativos Jefe inmediato novedades de personal los soportes y las novedades incluidas en la talento humano
Secretaría General
nómina.

Procedimiento de gestión
Proceso de gestión del presupuestal
Secretario General Genera y liquida la pre-nómina incorporando
Generar pre-nómina Servidores públicos Archivos de liquidación talento humano Procedimiento de gestión de
5 H Técnico Asistencial las novedades de personal y solicitar el CDP. Actos administrativos
Jefe inmediato de nómina Proceso de gestión tesorería
Secretaría General Revisa y aprueba la nómina.
financiera Procedimiento de gestión
contable

Procedimiento de gestión
Liquidar seguridad social y presupuestal
Secretario General Ingresa a plataforma de liquidación, registra
aportes Servidores públicos Documentos soporte de Planillas de seguridad Proceso de gestión del Procedimiento de gestión de
6 H Técnico Asistencial aportes de seguridad social y novedades Actos administrativos
Jefe inmediato novedades de personal social talento humano tesorería
Secretaría General relacionadas. Genera soportes de pago
Procedimiento de gestión
contable

Procedimiento de gestión
Desprendibles
Genera los reportes para indicar al proceso presupuestal
Generar y enviar los Proceso de gestión formularios y/o
Descuentos aplicados en Técnico Asistencial financiero los descuentos realizados en Formato desprendible Procedimiento de gestión de
7 reportes de pago a del talento humano Terceros de nómina H formatos para pagos Todos los servidores
terceros de la nómina nómina Secretaría General nómina y a qué tercero deben ser girados los de nómina tesorería
nomina, deducibles,
valores. Procedimiento de gestión
parafiscales
contable

Procedimiento de gestión
Genera el reporte y desprendibles de nómina, presupuestal
Proceso de gestión
Generar reporte y Técnico Asistencial remite por correo electrónico a los servidores y Remisión de pagos a Procedimiento de gestión de
8 del talento humano Nomina H Todos los servidores Terceros
desprendibles de nómina Secretaría General tramita el pago de cuentas AFC, seguro terceros tesorería
excequial, libranzas, aportes voluntarios. Procedimiento de gestión
contable

Proceso de gestión Secretario General Liquida cesantías a reportar al Fondo Nacional

Fondo Nacional de Formato de retiro Fondo Nacional de
9 Realizar liquidación de del talento humano Nomina H Técnico Asistencial de Ahorro anualmente. Autoriza retiros Cesantías liquidadas Todos los servidores
Ahorro parcial de cesantías Ahorro
cesantías Secretaría General parciales cuando sean solicitados.

Recibe las incapacidades de los servidores, Incapacidades

Proceso de gestión Incapacidades Secretario General
Tramitar el cobro de EPS las remitidas a la EPS o ARL para generar el liquidadas y EPS
10 del talento humano generadas por la EPS y H Técnico Asistencial Todos los servidores
incapacidades ARL cobro. Se descuentan de la seguridad social descontadas de la ARL
la ARL Secretaría General
en los tiempos autorizados. seguridad social

Elabora la certificación verificando los datos

Proceso de gestión Secretario General
Servidores públicos Solicitud de certificación requeridos en los registros de la hoja de vida, Solicitud de Certificación laboral
11 Elaborar certificaciones del talento humano H Técnico Asistencial Todos los servidores Servidores retirados
laborales retirados laboral nómina y manual de funciones del servidor certificación laboral firmada
Secretaría General
activo o retirado.

12
FIN
4. Medición
5. Riesgos o puntos de control 6. Requisitos de las normas técnicas aplicables al proceso
Nombre de los indicadores correspondientes al proceso
NTCGP 1000:2009: 4.1 - 4.2.1 - 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4 – 5.1. - 5.2. - 5.5.3. - 5.6.2 - 6.1. - 8.1 - 8.2.1. -
Novedades de nomina Remitirse a la Matriz "Riesgos Nómina PGTH"
8.2.3. - 8.4. - 8.5.
Información para pago de parafiscales ISO 9001:2008: 4.1. – 4.2.1. - 4.2.2 - 4.2.3. - 4.2.4. – 5.1. - 5.6.2. - 6.1. - 8.1. – 8.2.3. - 8.4. - 8.5.
ISO 14001:2004: 4.1. - 4.2. – 4.5.3.
ISO 27001:2013: 4 - 5 - 7 - 8- 10
ISO31000:2009: principios y las directrices genéricas sobre la gestión del riesgo en materia
contractual
OSHAS 18001:2007 4.1. - 4.2.- 4.4.1. - 4.4.3.

MECI - 1000:2014: valoración de riesgo, información primaria, información secundaria, estilo de

dirección, autoevaluación del control, autoevaluación de la gestión, planes y programas, controles. 

7. Control de cambios
Fecha Versión Descripción
10/2/2015 2 Inclusión de actividades correspondientes a la gestión del talento humano y eliminación de columna de actividades

8. Autorizaciones
Fecha Descripción Cargo o perfil Firma
Elaboró: 10/2/2015 Carol Zapata Huertas Técnico Asistencial O1 12 Firmado en físico
Revisó: 10/2/2015 José Camilo Guzmán Santos Secretario General E6 04 Firmado en físico
Aprobó: 10/2/2015 María Margarita Zuleta González Director General E3 07 Firmado en físico
Julio Felipe Fajardo San Martín Asesor experto G3 05 con funciones de planeación Firmado en físico