PRESENTA:

Juan Sebastián rojas ID: 670814

Geraldine Hernández lotero ID: 666022
Luisa Fernanda valencia mena ID: 669036
Estefanía García Ramírez ID: 670375

ASIGNATURA:
Contabilidad Financiera II

DOCENTE:
Blanca Betancur

INSTITUCION:
Corporación Universitaria Minuto de Dios

PROGRAMA:
Contaduría Pública

Santiago de Cali 29 de septiembre

 INTRODUCCIÓN

El siguiente proyecto se basa en analizar las falencias que está presentando la MIPYME “COPY
ARIAS”, logrando así obtener datos necesarios para poder brindar todos los conocimientos
adquiridos referentes a la parte contable y financiera, se pretende con la ejecución presupuestal y
los demás aspectos relacionados con la gestión contable, el funcionamiento y parámetros internos
que son inherentes a la función estratégica de planeación. Se abordarán temas relacionados con el
proceso administrativo y la toma de decisiones, diagnóstico empresarial y del mercado, entorno
empresarial, direccionamiento y planeación estratégica. Y así darle mejor rendimiento a esta.
 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En una serie de visitas en la MIPYME “COPY ARIAS”, se logró realizar un diagnóstico de las
principales problemáticas en la empresa, entre las cuales cabe detallar:

- La empresa no maneja contabilidad de causación, maneja contabilidad de caja.

- No se establece un buen mecanismo de control de inventarios.
- No cuenta con una contabilidad apropiada que le permita tomar decisiones.
- El dinero de la empresa no se encuentra seguro, ya que no se ha hecho apertura de
una cuenta en entidad financiera.
 2. JUSTIFICACIÓN

El presente proyecto fue realizado para dar a conocer la importancia de implementar una estructura
contable y financiera para el funcionamiento de una MIPYME; ya que la contabilidad le permitirá al
propietario de la empresa conocimientos más a fondo de su establecimiento como lo son:

 Diferenciar los gastos que los propietarios sobre los que genera el propio negocio.

 Su estudio y aplicación nos alertan de los gastos generales y las inversiones realizadas.

 Ayuda a conocer cuál es el costo de comercialización de un servicio o producto

determinado

 Proyectar un Estado de Pérdidas, Ganancias y Balance General; donde podremos

determinar cuál es nuestra actual situación financiera.

 Podemos conocer en cualquier momento cuántas son las cantidades exactas que están en
las cuentas por pagar y cuáles son las que están en cuentas por cobrar.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Implementar una estructura y orden contable / financiero, el cual le permitirá a la propietaria de la
MIPYME “COPY ARIAS” conocer el Estado Financiero y los diferentes factores que intervienen para
su prestación de servicios.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Implementar un mecanismo contable donde se vean reflejados los movimientos de la
empresa.
 - Realizar sistemas de inventarios para comercializar los productos a un buen precio,
para así generar utilidad.

- Apertura de una cuenta en una entidad financiera.

4. ALCANCES

El enfoque en el cual se propone este proyecto es en el área contable, cuyas funciones son:

 Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de

contabilidad del negocio, este diseñado para que su operación facilite la revisión de
los activos, pasivos, ingresos, costos, y gastos.

 Elaborar, analizar y consolidar los Estados Financieros.

 Elaborar Conciliaciones Bancarias mensuales contra los saldos reportados en los

Estados de cuentas bancarios y por el Departamento de tesorería y contabilidad.

 Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su

competencia.

4.1. MIPYME BENEFICIARIA

La MIPYME “COPY ARIAS” recibirá un apoyo en cuanto a la parte contable, con el objetivo de
organizar y contabilizar cada movimiento financiero que tiene la empresa.

4.2. IMPACTO
El presente proyecto intenta mostrar a la propietaria del negocio lo importante que es para las
empresas llevar una contabilidad organizada, para que así se puedan identificar con exactitud las
ganancias y pérdidas que se obtienen al final de cada mes.

4.3. RIESGOS O RESTRICCIONES

 Falta de manuales de descripción de los procesos que se realizan en la empresa.
 Falta de conocimientos de la propietaria en cuanto a la importancia de la contabilidad.
 Carencia de información concerniente a los métodos que facilitan el incremento de la
productividad.
 5. ANÁLISIS DIAGNÓSTICO DE LA MIPYME

El presente análisis del diagnóstico de la MIPYME “COPY ARIAS”, tiene como objetivo evaluar la
situación actual de la empresa, donde se pretende demostrar al propietario las oportunidades y
fortalezas que tiene el negocio, para que con el paso del tiempo se perfeccionen y vaya creciendo
como empresa; también se identifican las debilidades y amenazas de la MIPYME, donde se busca
un mejoramiento en sus actividades económicas, para que así se reduzca el nivel de falencias de la
empresa.

En la MIPYME “COPY ARIAS”, se encontró con que no se contaba con una misión, visión, un plan
estratégico donde le permitiera a la propietaria establecer objetivos y políticas para el
mejoramiento de la empresa; los cuales fueron planteados por las autoras del presente trabajo.

La Papelería “COPY ARIAS”, cuenta con dos empleados los cuales se reparten las diferentes
funciones de la empresa.

Se observa que “COPY ARIAS”, cuenta con un plan de mercadeo donde presenta promociones y
publicidad lo cual le ha permitido mantenerse en el mercado.

En la línea de productos y servicios vendidos encontramos: la venta de fotocopias, impresiones,

scanner, argollado, y laminados; venta de cuadernos, lápices, lapiceros, borradores, sobres,
carpetas, etc…

Con lo que se refiere a la contabilidad la MIPYME, maneja una contabilidad de caja y no una
contabilidad de causación, lo cual no le permite conocer detalladamente los movimientos
financieros de la empresa, así identificando las ganancias y pérdidas que obtiene.
 6. INFORMACIÓN GENERAL DE LA MIPYME

6.1. ANTECEDENTES (HISTORIA)

La microempresa “COPY ARIAS” 5 años atrás pertenecía a la señora Pilar, la cual tenía acondicionada
la MIPYME con una máquina fotocopiadora y vendía pocos productos de papelería.

El 1 de julio del 2011, la señora Pilar decide vender el negocio por motivos personales; y es ahí donde
la señora Adriana Arias lo compra, desde ese entonces decide nombrar el establecimiento “COPY
ARIAS”. Posterior a ello, la nueva propietaria decide acondicionarlo con tres máquinas
fotocopiadoras, dos computadores, impresora, máquinas para laminar, argollar, todo tipo de
productos de papelería.

Las papelerías son una actividad empresarial de reducido margen de maniobra, con unas ventas que
se concentran en el inicio del curso escolar y la reposición de material escolar y de oficina. La
tendencia es ofrecer mayor variedad de productos a costes más competitivos.

6.2. ¿QUIÉN ES LA MIPYME?

La compañía “COPY ARIAS”, es una empresa dedicada a la comercialización de productos de

papelería y a la prestación de servicios derivados de esta actividad. Se encuentra ubicada en el Barrio
Santa Fe, diagonal al Sena de Construcción y junto a él está el Colegio Santa Fe.
 7. PLANEACION ESTRATÉGICA

7.1. MISIÓN
Proporcionar a todos los clientes un excelente servicio, productos de óptima calidad, Ser el
distribuidor en papelería y artículos de oficina. Brindándole un portafolio con los mejores precios
del mercado papelero y así mantener nuestra posición ante el cliente como una empresa líder,
encontrar la manera de reducir costos de operación y costos de producción para un beneficio con
la comunidad.

7.2. VISIÓN
Al 2020 Extender nuestra empresa a nivel regional, seremos una empresa líder en la distribución y
comercialización de productos de papelería diversificando nuestro portafolio de productos cada vez
más, lo que permitirá generar mayores oportunidades de crecimiento y desarrollo para los clientes,
proveedores y empleados.

7.3. PRINCIPIOS Y VALORES

VALORES

 Responsabilidad: En la MIPYME “COPY ARIAS”, nos comprometemos a prestar un

servicio de calidad respecto a argollado, fotocopias, y demás, lograremos esto de la
mano de nuestro proveedores ya que son parte importante para cumplir con el objetivo
de la papelería y hacerlo de forma eficiente y eficaz.

 Respeto: En la MIPYME “COPY ARIAS”, servimos con un trato digno, adecuado a

nuestros clientes y proveedores; con amabilidad y reconocimiento de su valor.

 Compromiso: En la MIPYME “COPY ARIAS” trabajamos con disciplina y

cumplimiento para lograr nuestra misión.

 Excelencia: En la MIPYME “COPY ARIAS”, buscamos calidad en la atención a los

usuarios siendo eficientes y diligentes, prestándole la atención adecuada al momento
de brindarle nuestro servicio supliendo la necesidad del cliente.
7.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Gerente

Contador
Administrador

Tesoreria Vendedor Auxiliar

FUNCIONES:

GERENTE:

- Planificar estratégicamente las actividades de la empresa, fija las políticas y los

objetivos de la organización para el largo y mediano plazo, el plan estratégico se
sustenta en un presupuesto y en los Estados Financieros proyectados.

- Diseña estructuras organizacionales acordes a las demandas del entorno y de los mercados,
organiza la empresa en forma concordante con los objetivos de la organización y las
condiciones del mercado, los cuales se plasman en la estructura organizacional u
organigrama, en los manuales de procesos y en los manuales de funciones y tareas.
- Ejerce el liderazgo para guiar y motivar a las personas, así como trabajar y velar por el logro
de los objetivos de la organización.

ADMINISTRADOR:
Representación: Se refiere las actividades legales, ceremoniales y simbólicas en nombre de la
organización. Entre las principales actividades se encuentran:

- Firmar documentos oficiales.

- Recibirá clientes o compradores y acompañará visitantes oficiales.
- Presidir ciertas reuniones y ceremonias.

Líder: Esta es una de las funciones de un administrador de empresas, de la cual más se adolece. Se
refiere a la interacción que tiene con los seguidores:

- Escuchar y entrenar.
- Dar instrucciones y capacitar.
- Evaluar el desempeño.

Enlace: Se refiere a la interacción con personas externas la organización. Significa crear toda una red
de contactos para fomentar las relaciones y obtener información y aceptación. Algunas de las
actividades de la función de enlace son:

- Formar parte de comisiones.

- Asistir a reuniones de asociaciones profesionales o comerciales.
- Convocar y reunirse con personas para mantenerse comunicación.

CONTADOR:

- Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el

plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados.
- Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios, de
conformidad con lo establecido.
- Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de la empresa, que exijan los
entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un Balance de Comprobación.
- Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los
cuales el Fondo de Empleados esté obligado.
- Preparar y certificar los Estados Financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes
notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

TESORERIA:

Revisión y control de las conciliaciones bancarias. El tesorero como primera función del día,
debe de revisar la conciliación bancaria preparada por el cajero y de esta manera toma
conocimiento de los movimientos el día anterior, así como de los saldos de apertura del día
(Bancarios contable, disponible y libros) Así mismo controla y verifica, si las diferentes
operaciones comprometidas se han efectivizado, como:

- La compra venta de dólares, chequeando que se haya respetado el tipo de cambio

acordado.
- Si el banco procedió a abonar las letras en descuentos o la operación factor presentadas,
verificando el interés aplicado.
- Si determinados clientes cumplieron con efectuar los depósitos ofrecidos por el pago de
sus deudas.
- Si el banco nos abonó el adelanto en cuenta o pagaré ofrecido.
- Si se efectuó la transferencia de un banco a otro a fin de cubrir un potencial sobregiro.
Si se efectuó la transferencia un proveedor del exterior y si la conversión a la moneda de destino
fue correcta. Así mismo se entera también si hubo cheques rechazados o letras protestadas.

AUXILIAR CONTABLE:

- Causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, sueldos,

pago servicios, depreciaciones, etc.], le manejo y control de inventarios, el manejo o gestión
de cartera, conciliaciones bancarias, la proyección de Estados Financieros e informes
contables o financieros, la preparación y proyección de las declaraciones tributarias y los
diferentes informes con destino a las entidades estatales de control, y cualquier otra
actividad relacionada o afín al aspecto contable.

VENDEDOR:

- Explorar permanentemente la zona asignada para detectar clientes potenciales.

- Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.
- Realizar un seguimiento de consumos por cada cliente de su zona.
- Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por la
supervisión.
- Definir las necesidades de material promocional y soporte técnico para su zona.
- Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.
Debido a que el espacio en la MIPYME “COPY ARIAS”, es reducido las funciones anteriormente
mencionadas sólo las pueden realizar dos personas; en este caso la señora Adriana Arias
(Administradora) y el señor Carlos López (Vendedor).

7.5. DOFA
 FORTALEZAS

- Establecimiento del local es rentado. - Se labora al frente del SENA de

construcción
- En la temporada de vacaciones, las ventas
DEBILIDADES

disminuyen. - Buena ubicación para establecer el

negocio.
- Trabajo bajo presión.
- Poca competencia que se tiene alrededor.

- Diversificación de productos.

- Buena atención al cliente.

- Buena experiencia crediticia

- Poco espacio en el área del trabajo. - Realizar publicidad del establecimiento

OPORTUNIDADES
de la papelería “COPY ARIAS” (tarjetas
- Inundación del local por consecuencia de de presentación).
fuertes lluvias
- Realizar convenios cooperativos con
instituciones educativas que se encuentran
cerca del establecimiento comercial, en
este caso ( Sena Construcción)

- Mejorar la fachada del local.

AMENAZAS
 8. ANÁLISIS DEL SECTOR

8.1. IMPORTANCIA DEL SECTOR EN EL CONTEXTO LOCAL Y NACIONAL E

INTERNACIONAL

Las misceláneas ocupan el cuarto puesto en “desvares”, con 12.549 puntos distribuidos en cinco
ciudades, 5.609 de ellas en Bogotá, especialmente en los estratos 2, 3 y 4. Medellín cuenta con 2.252
establecimientos y Cali, con 2.241. En Barranquilla, la cifra llega a los 1.305 locales y en
Bucaramanga, a los 1.142, lo que se le considera una alternativa de ‘desvare’ para muchos
colombianos. Según datos estadísticos tenemos:

Según grupos y clases

comerciales CIIU rev.4 A.C.

Sector Comercio Total

Nacional

Grupos, Número de Valor de las

clases Descripción Empresas Ventas

Comerciales Participación Participación Participación Participación

en el sector en la división Valor en el sector en la división
CIIU Rev.4A.C. Número (%) (%) (%) (%)

Libros,
periódicos y
4761 46 0,65 2,0 0,5 1,4
artículos de 859.476.014
papelería