DIRECTIVA 01016 INSTRUCCIONES

PARA LA APLICACIÓN DEL PROCESO DE

GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL EJÉRCITO
NACIONAL.
AYUDANTIA GENERAL
RESERVADO Versión | 1.0 Fecha | 10-OCT-2015

Pg. 1
 AGENDA
1. Esquema general Directiva
2. Anexos Directiva

RESERVADO

Pg. 2
 ESQUEMA GENERAL DIRECTIVA

RESERVADO

Pg. 3
 | Esquema del contenido de la Directiva

RESERVADO

Pg. 4
 | PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DECRETO 1080 DE 2015 Capítulo “V “

Gestión de documentos. Articulo Tipos de información
2.8.2.5.9. Procesos de la gestión
documental.
1. Documentos de Archivo (físicos y
Planeación
electrónicos
Producción 2. Sistemas de mensajería
electrónica
Gestión y Trámite 3. Portales, Intranet y extranet.
4. Sistemas de bases de datos.
Organización 5. Discos duros, servidores, discos o
medios portables, cintas o
Transferencia medios de video y audio (análogo
o digital), etc.
Disposición de documentos
6. Cintas y medios de soporte (back
Preservación a largo plazo up o contingencia).
7. Uso de las tecnologías en la
Valoración nube.

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa

Pg. 5
 ANEXO A- RESPONSABILIDADES

RESERVADO

Pg. 6
 ANEXO A

RESPONSABILIDADES DE LA
GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
EJÉRCITO NACIONAL.

REGRESAR
RESERVADO

Pg. 7
 ANEXO B – PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

RESERVADO

Pg. 8
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Actividades:

Actividades administrativas y técnicas

tendientes a la planificación,
procesamiento, manejo y organización
de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su
origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y
conservación.

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 9

 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Documentos generales:

 Oficios o cartas
 Radiogramas
 Circulares
 Memorando
 Acta
 Directiva

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 10

 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración de documentos

•Original para el •El documento original •Cuando el documento

destinatario (Acuerdo físico debe ser es enviado vía correo
060 de 2001) ingresado a la carpeta electrónico, el original
•Copia para la correspondiente. impreso reposará en la
dependencia de •Se debe imprimir a oficina productora.
origen. doble cara. •La mensajería y/o la
dependencia que
recibe el documento
digitalmente, asumirá
la responsabilidad del
trámite.

RESERVADO

Pg. 11
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Estilo e identidad corporativa

• El tipo de letra (fuente) a emplear es Arial de 11 o 12

puntos.

• Los márgenes deben guardar los siguientes espacios:

 Margen superior: cuatro (4) centímetros (incluye

membrete)
 Margen inferior: tres (3) centímetros como mínimo.
 Margen derecho: tres (3) centímetros.
 Margen izquierdo: tres (3) centímetros.

Nota: cuando el documento se imprima por doble cara se

debe conservar el margen de 3 cm a la derecha y 3 cm a la
izquierda, con el fin de que las impresiones sean simétricas
para dar buena presentación al documento.

RESERVADO

Pg. 12
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Características internas y de contenido

Tildar las
Redacción
Mayúscula vocales
sencilla, clara,
Un tema por inicial mayúsculas.
concreta,
breve y cortés comunicación (nombres Escribir las
propios) palabras
completas.

RESERVADO

Pg. 13
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Características internas o de contenido

Lugar y fecha:
Bogotá D.C., 11 de febrero de 2016

Datos del destinatario: El tratamiento de cortesía o título

académico se escribe con
Señor Brigadier General
mayúscula inicial y en la primera
línea.
GERMÁN GIRALDO RESTREPO
Comandante Sexta División
Ejemplos:
Calle 16 16-00 Señor General, Mayor General,
Florencia, Caquetá
Brigadier General
Señor Teniente Coronel, Señor
Coronel, Señor Mayor
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero, etc.

RESERVADO

Pg. 14
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Características internas o de contenido

Asunto:
Síntesis del tema del documento, que debe ser
clara al describir el contenido del mismo. Se
debe expresar en cuatro palabras máximo. Se
omiten artículos, conjunciones o preposiciones
sin que se afecte el sentido.

Ejemplo:
Asunto: Informe gestión año 2017

RESERVADO

Pg. 15
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Características internas o de contenido

Saludo:

Ejemplos:
Respetado Coronel,
Cordial saludo,
Respetuosamente, xxx
Con toda atención,

RESERVADO

Pg. 16
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Características internas o de contenido

Despedida: expresión de cortesía que se

escribe a dos interlíneas o espacios del NOTA:
texto. Puede ser breve: “Atentamente”,
“Cordialmente”, “Respetuosamente”; o Antes de radicar
con frase de cortesía: “Agradecemos su actos administrativos
gentil colaboración”, etc.
es indispensable que
se encuentren
firmados.
Remitente: corresponde al espacio de la
comunicación oficial para incluir la firma y datos del
remitente. El nombre debe ir sin negrilla. Ejemplo:
Capitán YECID GERARDO ROJAS GUERRERO
Oficial de Gestión Documental

RESERVADO

Pg. 17
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Características internas o de contenido

Líneas especiales: (Tamaño fuente arial 8)

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (10 folios y un CD-ROM)

Elaboró: AA16. Paula Rodríguez

Auxiliar Administrativo Gestión Documental

Revisó: SV Omar Mendoza

Suboficial Gestión Documental

Vo.Bo.: CT. Yecid Rojas

Oficial Gestión Documental

RESERVADO

Pg. 18
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Características externas o de forma

Membrete

Espacio para
radicado

Pie de página

RESERVADO

Pg. 19
 | PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Funciones Orfeo – Estandarización de Formatos

RESERVADO

Pg. 20
 | COMUNICACIONES OFICIALES

Formato circular

RESERVADO

Pg. 21
 | COMUNICACIONES OFICIALES

Formato memorando

RESERVADO

Pg. 22
 ANEXO C. GESTIÓN Y TRÁMITE

RESERVADO

Pg. 27
 | GESTIÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias

para el registro, la vinculación a un
trámite, la distribución, incluidas las
actuaciones o delegaciones, la
descripción (metadatos), la
disponibilidad, la recuperación y el
acceso para consulta de los
documentos, el control y el
seguimiento a los trámites que surte
el documento hasta la resolución de
los asuntos.

Pasos de la gestión y el trámite

Recepción Apertura Selección Radicación Distribución

RESERVADO

Fuente: Pg. 28
 | GESTIÓN Y TRÁMITE

Las comunicaciones oficiales se definen como aquellas recibidas

o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente
a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Procedimientos a tener en cuenta para la radicación de las
comunicaciones oficiales:

• no se podrán reservar números de radicación,

• no habrán números repetidos, enmendados, corregidos o
tachados,
• la numeración será asignada en estricto orden de recepción de
los documentos.
• al comenzar cada año se iniciará la radicación consecutiva a
partir de uno, utilizando sistemas manuales o automatizados.

RESERVADO

Fuente: Pg. 29
 | GESTIÓN Y TRÁMITE

Registro de las comunicaciones oficiales externas:

procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas
las comunicaciones producidas o recibidas, a través del registro
de datos tales como:

1. Nombre de la entidad, remitente.

2. Fecha y hora.
3. Asunto.
4. Número de documento, teléfono, fax, e-mail, dirección
personal, dirección laboral, información institucional,
institución y cargo (cuando estos datos correspondan o
estén disponibles).
5. Número de radicación.
6. Nombre del funcionario responsable del trámite.
7. Anexos y folios, tiempos de respuesta si lo amerita.
8. Previo a este registro se verifica el directorio interno del
SGDE (Orfeo) para establecer si el usuario existe en el
sistema, con el fin de tomar únicamente los datos que se
requieren para la radicación.

RESERVADO

Pg. 31
 | GESTIÓN Y TRÁMITE

CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES:

1. Comunicaciones con niveles de

clasificación de seguridad:

son las comunicaciones dirigidas o

recibidas cuyo contenido debe ser
conocido únicamente por el destinatario.

Cuando lleguen al área de registro

comunicaciones oficiales con la
clasificación de SECRETO Y ULTRASECRETO,
no se abren y sólo se les asignará el
número consecutivo, registrando fecha, su
clasificación de seguridad, destino y los
datos que figuren en el sobre.

RESERVADO

Pg. 32
 | GESTIÓN Y TRÁMITE

CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES:

2. Según el grado de prioridad:

• De Rutina: procedimiento normal

teniendo en cuenta los principios de
eficacia, eficiencia y celeridad.

• Comunicaciones urgentes, quejas,

peticiones, derechos de petición,
acciones constitucionales: son las que
tienen un tiempo de respuesta por su
implicación jurídica.

• Mensajes de datos: Son las que ingresan

a la dirección de correo electrónico
establecidos para tal fin.

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 33

 | GESTIÓN Y TRÁMITE

Apertura: consiste en abrir los sobres y efectuar una verificación

del contenido y la existencia de anexos y elementos adjuntos
enunciados, así mismo se verificará el destino los datos de origen del
ciudadano o la entidad que las remite y la dirección donde se deba
dar respuesta.

1. Los sobres serán abiertos por el usuario o funcionario que

entregue en las ventanillas.
2. La documentación con clasificación de seguridad
(secreto/ultrasecreto) se registra, pero no se abre y se siguen las
normas vigentes al respecto.
3. Documentos como tutelas, acciones de cumplimiento y derechos
de petición, se les debe dar prioridad en la radicación y
digitalización por sus tiempos de respuesta.

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 34

 | GESTIÓN Y TRÁMITE

Apertura

3. No se reciben CD, planos o casetes sin oficio remisorio.

4. La correspondencia particular, folletos, publicaciones periódicas y
material bibliográfico que no haga parte de una suscripción
institucional no dará lugar a trámite, por lo que o debe radicarse.
5. Los documentos deben ser foliados por el usuario e indicarlo en el
folio primero de la documentación, de igual manera ocurre cuando
anexan libros, disquetes, CD o fotos.

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 35

 | GESTIÓN Y TRÁMITE

Distribución y entrega de las comunicaciones oficiales

Distribución y entrega de las

comunicaciones oficiales:

El medio de control de la
entrega de la documentación
son las planillas de entrega de
comunicaciones oficiales
aprobadas por el Sistema
Integrado de Gestión.

RESERVADO

Fuente: Pg. 38
 ANEXO D. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

RESERVADO

Pg. 40
 | ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de operaciones técnicas para clasificar el documento, ubicarlo

en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

Ordenación Clasificación Descripción

• Reglamento de correspondencia y Fondo documental acumulado:

archivo 3-25 de 1980
• Acuerdo 07 de 2003 Documentos reunidos por una
• Resolución Ministerial 5919 de 2007 entidad en el transcurso de su vida
institucional sin un criterio
• Actas actualización Comité Técnico archivístico determinado de
de Archivo MINDEFENSA, DIC-2012. organización y de conservación.

RESERVADO

Pg. 41
 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

LÍNEA DE TIEMPO APLICACIÓN REGLAMENTO 3-25 Y TRD

Año 2003 Hacia atrás Año 2004 Hasta 31-dic-12 01-Enero-2012 01-Ene-2013 a la fecha
Reglamento 3-25

RESERVADO

Pg. 42
 | ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Clasificación:
Operación archivística que consiste en el establecimiento
de las categorías o grupos que reflejan la estructura
jerárquica del fondo
 Tener la TRD, para seguir la estructura
de las series y subseries y tipos
documentales.
 Determinar los documentos que
pertenecen a cada unidad
administrativa, cada función y cada
serie.
 Los documentos de apoyo deben
agruparse y ordenarse por asuntos
acorde con sus necesidades; estos
documentos no hacen parte de la TRD.

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 43

 | ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Ordenación numérica
ORDENACIÓN Ordenación numérica

La ordenación de los tipos documentales

se determina por:

 el principio de orden original: “cada

documento que conforma el
expediente debe estar ubicado en el Ordenación cronológica Ordenación alfabética
lugar correspondiente de acuerdo al
momento de su producción o el
tramite administrativo que dio lugar a
la generación del mismo

 Principio de procedencia: permite

establecer quién produce los
documentos.
Sistemas de ordenación de expedientes físicos.

RESERVADO

Pg. 44
 | ORDENACIÓN

• Los expedientes se conformaran con la

totalidad de los documentos de archivo
agrupados en desarrollo de un mismo
tramite, actuación o procedimiento,
independiente de tipo de información,
formato, soporte (Ejemplo: Contratos,
Historias laborales, Historias Clínicas,
procesos disciplinarios, etc).

• Una vez estén organizados los

expedientes, no se puede realizar
ninguna intervención en la ordenación
interna cuando estos han sido cerrados
y transferidos a los archivos centrales
e históricos.

RESERVADO

Pg. 46
 | ORDENACIÓN

Evite archivar documentos que no se consideran de archivo:

 Evite archivar documentos en papel de fax (químico o térmico), la

información registrada se pierde a los pocos meses. Tome una
fotocopia legible del documento y archívelo en la carpeta o
expediente que corresponda.
 Las notas autoadhesivas.
 Copias de actos administrativos como leyes, decretos y resoluciones
de otras entidades (siempre que no hagan parte integral de los
expedientes) y circulares informativas.
 Hojas en blanco, formatos sin diligenciar.
 Comunicaciones informativas que no requieren trámite.
 Invitaciones a eventos sociales.
 Revistas, folletos publicitarios.
 Documentos duplicados.
 Listados de actualización permanente.
 Publicaciones (material bibliográfico y revistas).

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 47

 | ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ACUERDO No. 002 DEL 14 DE MARZO DE 2014 del Archivo General de la

Nación “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones”

Artículo 13. Del respeto del principio de orden original. En la ordenación

interna de los documentos que conforman un expediente se debe respetar el
principio de orden original, tanto en la etapa de tramitación como en las demás
fases del archivo, es decir que no se puede realizar ninguna intervención en la
ordenación interna de los expedientes, una vez estos han sido cerrados y
transferidos a los archivos centrales o históricos.

Artículo 14. De la intervención de expedientes cerrados o transferidos. Los

expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los
gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán
someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación, que
pueda conducir a decisiones contradictorias o errada; igualmente, se prohíbe, la
foliación o refoliación así como la eliminación de documentos, la unificación de
expedientes de procedencias diferentes o la separación de documentos.

RESERVADO

Pg. 48
 | ORDENACIÓN

FOLIACIÓN:

Tenga en cuenta el instructivo sobre

foliación del AGN. Sin embargo , para todo
Ejercito Nacional se debe foliar con lápiz
blando de grafito, de manera legible y sin
enmendaduras todos los documentos.
(Anexo L)

RESERVADO

Pg. 49
 | ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN EXPEDIENTES
ELECTRÓNICOS

Los expedientes se conformaran

con totalidad de los
documentos de archivo
agrupados en desarrollo de un
mismo trámite, actuación o
procedimiento, independiente
del tipo de información,
formato o soporte y deben
agruparse formando series o
subseries documentales

RESERVADO

Pg. 50
 | ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Consiste en el análisis que se realiza a los documentos de archivo

y de sus agrupaciones, su resultado son los instrumentos de
descripción.

Inventario Documental: Instrumento archivístico que permite

describir de manera exacta los datos de las unidades de
conservación en las cuales se encuentran las diferentes series o
asuntos del fondo documental de la institución. (anexo F)

RESERVADO

Pg. 51
 | CONSULTA DE DOCUMENTOS

CONSULTA DOCUMENTOS

Las dependencias que

requieran este servicio
solicitaran a la dependencia
responsable que facilite la
consulta de los expedientes
que custodia; se debe
controlar el préstamo con el
formato establecido para tal
fin, verificando el número de
folios que contiene la
carpeta; siempre y cuando no
se trate de asuntos sometidos
a reserva.
http://intranet/download/file/fid/5905

 Las historias laborales solo podrán ser consultadas por el personal

encargado de su organización, conservación, custodia y por el
mismo funcionario a quien pertenece el expediente, salvo en los
casos que establezca la ley.

RESERVADO

Pg. 52
 | CONSULTA DE DOCUMENTOS

• Para el archivo central la Ayudantía

Consulta de General es quien autoriza la
entrega y préstamo de los mismos,
documentos respetando los niveles y protocolos
de seguridad.

RESERVADO

Pg. 53
 ANEXO E. TRANSFERENCIA

RESERVADO

Pg. 54
 | TRANSFERENCIAS

CONCEPTO:

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y

clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención
(estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de
inventario de documentos, según calendario de transferencia
previamente programado.

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para

trasladar los documentos durante las fases de archivo
Gestión, central e histórico.

RESERVADO

Pg. 55
 | TRANSFERENCIAS

PAUTAS PARA EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS

1.
Las transferencias primarias de los archivos de gestión
a los centrales, deben responder al cronograma anual
de cada unidad.

2.
Toda transferencia documental debe estar sustentada
en el formato único de inventario documental
debidamente diligenciado.

3.

Las transferencias documentales deben corresponder

con la estructura orgánica de la institución y la TRD.

RESERVADO

Pg. 56
 | TRANSFERENCIAS

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Se entiende bajo el concepto de archivo total, es decir, el control y
seguimiento de todo el proceso archivístico que comprende las
diferentes fases de formación del archivo.

RESERVADO

Fuente: Dirección de Estudios Estratégicos | Min Defensa Pg. 57

 | TRANSFERENCIAS

1. PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN TRANSFERENCIA PRIMARIAS:

 Definir las necesidades de transferencias

documentales de las unidades del Ejército de
acuerdo a los tiempos establecidos en las TRD.

 Planear, proyectar y elaborar un plan de trabajo

definiendo áreas y tiempos, para la entrega de la
documentación a transferir.

 Revisar el cronograma de la recepción de

transferencias documentales.

 Presentar el plan para su posterior aprobación.

 Difundir el cronograma de transferencias a las

dependencias mediante mensajería electrónica.

 Realizar acompañamiento previo al área que va a

transferir los documentos.

RESERVADO

Pg. 58
 | TRANSFERENCIAS

 Verificar que los documentos

se encuentren organizados de
acuerdo a las pautas
establecidas por el Archivo
Central.
 Elaborar un informe al área
que se asesoró, donde se da a
conocer las observaciones
encontradas durante la visita.
 Recibir los documentos en el
Archivo Central, diligenciado
el formato de registro de
entrada.
 Realizar el proceso de
revisión folio a folio de los
documentos entregados. http://intranet/download/file/fid/5907

RESERVADO

Pg. 59
 | TRANSFERENCIAS

 Diligenciar el formato de
novedades encontradas en las
transferencias para su respectiva
corrección.

 Verificar la corrección de las

observaciones encontradas.

 Una vez finalizado el proceso de

correcciones se firma el formato
único de inventario documental
(FUID) por el personal que
entrega y recibe.

 El original del inventario se

archiva en el área de Gestión
documental y una copia digital se
envía al correo de quien entrega
el archivo.

RESERVADO

Pg. 60
 | TRANSFERENCIAS

Procedimiento para el traslado de los

documentos al archivo central

 Coordinar con la sección de transportes el

préstamo de un vehículo para trasladar la
documentación al archivo central.

 Efectuar el traslado de la documentación al

archivo central.

 Revisar los inventarios documentales, para

verificar que las cajas y carpetas se
encuentren bien relacionadas.

 Organizar las unidades de conservación en

la estantería correspondiente.

 Dar ubicación topográfica a las Unidades de

conservación.

 Consolidar los inventarios documentales en

la base de datos que se encuentra para tal
fin.

RESERVADO

Pg. 61
 ANEXO F. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

RESERVADO

Pg. 62
 | DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

CONCEPTO:

Se define como “selección de los documentos en

cualquier etapa de archivo, con miras a su conservación
temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo
con los establecido en las tablas de retención
documental (TRD) o en las tablas de valoración
documental”

RESERVADO

Pg. 63
 | DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Administrativo Cultural
Legal Histórico
Fiscal Científico
Contable
Técnico
CONSERVACIÓN TOTAL VALORES
VALORES SECUNDARIOS
PRIMARIOS

DIGITALIZACIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
ELIMINACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS

MICROFILMACIÓN

SELECCIÓN

RESERVADO

Fuente: PGD, Ministerio de Defensa Pg. 64

 | DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Conservación total
• Los documentos poseen valores secundarios tendrán características de
almacenamiento especiales y no se eliminarán

Selección
• Porcentajes que figuran en las TRD.
• Se realizarán procesos de valoración.

Eliminación
• Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores
primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
• Nota: (formato codificado acta de eliminación documental Código: FO-COEJC-CEAYG-
025).

Microfilmación
• Este proceso será desarrollado por el Archivo Central del Ejército Nacional, ya que es
el directo responsable de la disposición final de los documentos

Digitalización
• Con la implementación del SGDE se hará una actualización de la TRD para establecer
los tiempos de retención y disposición final de las series documentales cuyos
expedientes se encuentran en soporte electrónico.

RESERVADO

Pg. 65
 | DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Formato acta de eliminación

RESERVADO

Pg. 66
 ANEXO G - PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

RESERVADO

Pg. 67
 | PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Según el acuerdo 047 de 2000 Por el cual se desarrolla el artículo 43 del

Capítulo V “Acceso a los Documentos de Archivo”, del AGN del Reglamento
General de Archivos sobre “Restricciones por razones de conservación”.

ART. 5. Alteraciones. Las tipologías de alteración de acuerdo con los

factores que las ocasionan se agrupan en:

Alteraciones de Tipo Biológico: Agrupa el daño ocasionado por

bacterias, hongos, insectos y roedores. El deterioro producido consiste en
la degradación del soporte, inicialmente superficial, para provocar la
pérdida parcial o total en diferentes áreas del folio, del expediente, de la
unidad de almacenamiento o de cualquier tipo de soporte en la cual se
halla registrada la información.

RESERVADO

Pg. 72
 | PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Alteraciones de tipo Químico: Proveniente de los materiales usados

en la elaboración del documento tanto en el soporte, como en la utilizada
para el registro de la información. Se percibe como el cambio de la
coloración o la decoloración distribuida en las áreas cercanas al texto
escrito o la información registrada, hasta la pérdida del material,
ocasionando menor flexibilidad, fragilidad y fragmentación del soporte,
dependiendo de los materiales constitutivos del mismo.

Alteraciones de tipo físico: Daño producido al documento o a la

unidad que lo contiene, por humedad, manipulación, almacenamiento,
intervenciones inadecuadas, vandalismo y desastres. Altera una parte o la
totalidad del soporte provocando pérdida de áreas parciales o totales del
soporte o de la información en él contenida.

RESERVADO

Pg. 73
 | PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Responsables y responsabilidades frente al SIC

La gestión de los programas del SIC es responsabilidad directa

del Ayudante General, Jefes de Estado mayor y Ejecutivos en las
Unidades Operativas Mayores, Menores, Tácticas del Ejército.
Asimismo, los Jefes de Estado Mayor, los Ejecutivos y Segundos
Comandantes son los responsables de suministrar los apoyos
necesarios para la consecución de los recursos y dotación de los
materiales que se requieran para dar cumplimiento al SIC.

RESERVADO

Pg. 74
 ANEXO I - FORMATO CONTROL DE EXPEDIENTES

RESERVADO

Pg. 75
 | FORMATOS DE CONTROL EXPEDIENTES

HOJA DE CONTROL:

La dependencia responsable de
gestionar el expediente durante su
etapa de trámite, está obligada a
elaborar la hoja de control por
expediente, en la cual se consigne la
información básica de cada tipo
documental y antes del cierre
realizar la respectiva foliación.

Cuando se realice la transferencia

primaria, los expedientes deben ir
acompañados de la respectiva hoja
de control al principio de los mismos.
(Acuerdo 02 del 14 de marzo de
2014-AGN).

Nota: La hoja de control no se debe

foliar.

RESERVADO

Pg. 76
 | FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Instrumento archivístico que permite

describir de manera exacta los datos de las
unidades de conservación en las cuales se
encuentra las diferentes series o asuntos
del fondo documental de la institución.

RESERVADO

Pg. 80
 | FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

RESERVADO

Pg. 81
 | FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

RESERVADO

Pg. 82
 | INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

RESERVADO

Pg. 83
 | INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

RESERVADO

Pg. 84
 | FORMATO ACTA DE ENTREGA

RESERVADO

Pg. 85
 | INSTRUCTIVO FORMATO ACTA DE ENTREGA

RESERVADO

Pg. 86
 | ACTA DE REUNIÓN

RESERVADO

Pg. 87
 | ACTA DE REUNIÓN

RESERVADO

Pg. 88
 | INSTRUCTIVO ACTA DE REUNIÓN

RESERVADO

Pg. 89
 ANEXO J – IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE
CONSERVACIÓN
RESERVADO

Pg. 94
 |IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

RÓTULO CARPETA

 Medida rótulo carpeta: 7

cm de alto × 11 cm de
ancho.
 Logo: letra Arial 9.
 Texto: Arial 8 sin negrilla.
 Se deben conservar las
líneas y los títulos como se
muestra en la figura.

Nota: la numeración de las

carpetas se hará de manera
consecutiva por dependencia y
el administrador del archivo
central es el encargado de
asignar y llevar el control de la
numeración.

RESERVADO

Pg. 95
 |IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

ROTULO CAJA X200

 Texto: Arial 10
 Medidas: 20 cm
de alto × 15 cm
de ancho

RESERVADO

Pg. 96
 |IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

SE DEBE TENER EN CUENTA:

 La línea de mando que se registre debe ser aquella que

corresponda a cada dependencia, Unidad Operativa Mayor,
Menor o Táctica.
 En la dependencia se escribirá el nombre de la oficina
productora de los documentos y que se encuentren en las TRD.
 Se registrará de manera clara el nombre de la serie o subserie
con su código, de acuerdo con las TRD.
 Se debe registrar el año de las carpetas que se encuentren en
cada unidad de conservación.
 El número de la caja será consecutivo y registrado por el
administrador del archivo central cuando realice su respectiva
transferencia.
 Se registrará la totalidad de carpetas que se encuentran en la
unidad de conservación, ejemplo: carpeta del No. 1 al 5.

RESERVADO

Pg. 97
 |IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

ROTULO CAJA X100

Documentos de contenido: son

los que se encuentran
identificados en las series o
subseries de cada dependencia
de acuerdo con las funciones
que se desarrollan en la misma.

Medida: 23 cm de alto × 8 cm
de ancho.

RESERVADO

Pg. 98
 |IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

LIBROS

 La apertura y cierre del libro corresponda a la

vigencia a la cual pertenece. Por ejemplo: 01
de enero de 2014 al 31 de diciembre de 2014.
 Los libros no deben llevar impresa el acta de
apertura ni folio de revisión.
 Los libros no se deben forrar, el rótulo irá sobre
la tapa
 A los libros que ya vienen paginados de fábrica
se les conserva esa numeración. No hay
necesidad de refoliarlos.
 debe llenarse con claridad, en orden
cronológico, sin dejar espacios en blanco entre
renglones y sin enmendaduras.
 No se deben arrancar hojas o alterar la
encuadernación o foliatura de los libros. Para
lo cual y en caso de correcciones se escribe la
palabra “ANULADO” trazando una línea con
tinta negra de un extremo al otro.

RESERVADO

Pg. 99
 |IDENTIFICACIÓN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

 El cierre de un libro se realizará en

el último folio útil (es decir, si el
libro es de 200 folios, irá en el folio
200); se escribe la palabra CIERRE y
se traza una línea diagonal con un
bolígrafo de tinta negra insoluble (no
utilizar micropuntas, o bolígrafo de
tinta húmeda).
 El acta de apertura y folio de
revisión a que hace alusión la
Resolución Ministerial No. 074 de
1919, quedan abolidas.
 Para la apertura de un libro foliado
se escribirá en el primer folio el
nombre de la unidad, la fecha, la
serie o subserie y el año.
 Si el libro no es diligenciado en su
totalidad se colocará la misma
palabra, “CIERRE”, en el último folio
diligenciado.

RESERVADO

Pg. 100
 ANEXO K - ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVO CENTRAL
RESERVADO

Pg. 101
 | ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN ESTANTERÍA

Las unidades de conservación (cajas) se deben ubicar de izquierda a

derecha y de arriba hacia abajo en la estantería fija o rodante.

RESERVADO

Pg. 102
 | ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La estantería debe estar señalizada, se deben colocar los respectivos rótulos,

como lo indica la gráfica, especificando estante y entrepaño, con el fin de
ubicar fácilmente las unidades de conservación (cajas).

RESERVADO

Pg. 103
 | ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

• Marcación estantería rodante

• Las unidades de conservación

(cajas) se numerarán de
manera consecutiva,
respetando la estructura
jerárquica de la institución:
Unidades Operativas Mayores,
Menores y Tácticas.

RESERVADO

Pg. 104
 ANEXO L - INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN

RESERVADO

Pg. 105
 | INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN

REQUISITOS
La documentación
debe estar
previamente
clasificada y
ordenada según
TRD.

La
documentación
debe estar
previamente
depurada
(duplicados,
folios en blanco Se deben foliar cada una
y documentos de las unidades
de apoyo documentales de una serie
simple se ejecutará de
manera independiente por
carpeta, en series
complejas la foliación será
consecutiva en forma en
que la segunda será la
continuación de la
primera.

RESERVADO

Fuente: Guía de foliación de documentos (AGN, 2009) Pg. 106

 | INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN

3 • Escribir parte superior derecha

de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto.

2 • No se debe foliar con lápiz de

1 mina roja, ya que este color
no es capturado por las
máquinas reprográficas.

• Si existen errores en la
foliación, esta se anulará con
una línea oblicua.
1

RESERVADO

Fuente: Pg. 107

 | FOLIACIÓN

Foliar de manera legible y sin

enmendaduras, todos los documentos,
con lápiz blando de grafito.
Si existe información por las dos caras,
se debe foliar así:
57 R/V
(R= Recto, y V= Vuelto)
Si no existe información por la cara
vuelta se deja simplemente el número.

RESERVADO

Pg. 108
 | INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN

• Los planos, mapas, dibujos tendrán

el número de folio consecutivo aún
estén plegados, y en el área de
notas se deja constancia: tamaño,
colores, titulo, asuntos y fecha.

• Los anexos impresos (folletos,

boletines, periódicos, revistas) se
enumerarán como un solo folio y el
área de notas se deja constancia
titulo y número total de páginas

NOTA: si se opta por separar este material se hará la referencia cruzada.

RESERVADO

Pg. 109
 | INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN

• Las fotografías cuando están

sueltas, se foliarán en la cara
vuelta, correspondiendo un
número para cada una de ellas.

• Si una o varias fotografías se

encuentran a una hoja, se le
escribirá número de folio, y en el
área de notas se deja constancia
la cantidad de fotografías
adheridas y las características
correspondientes.

• Las radiografías, negativos o similares,

deben colocarse en un sobre de
protección y se hará la foliación al sobre.

NOTA: si se opta por separar este material se hará la referencia cruzada.

RESERVADO

Pg. 110
 | INSTRUCTIVO DE FOLIACIÓN

• En caso de unidades de conservación (legajos,

tomos, libros de contabilidad, libros de
registro que ya vienen empastados, foliados o
paginados de fábrica, este debe aceptarse
como mecanismo de control sin necesidad de
volver a foliar a mano y en área de notas se
coloca la cantidad de folios o páginas que
contiene.

• No se deben foliar documentos en soportes

distintos al papel (casetes, discos digitales, CD,
disquetes, videos), pero sí dejar constancia de
su existencia y de la unidad documental a la que
pertenece si se opta por separar este material
se hará la correspondiente referencia cruzada.

REGRESAR

RESERVADO

Pg. 111
 ANEXO M – ESPACIOS PARA LA CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
RESERVADO

Pg. 112
 | ESPACIOS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Se debe tener en cuenta lo establecido en el acuerdo 049

de 2000 del Archivo General de la Nación, "Por el cual se
desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º de conservación
documentos el reglamento general de archivos sobre
"condiciones de edificios y locales destinados a archivos".

RESERVADO

Pg. 113
 | ESPACIOS PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Medidas de seguridad

Cada institución deberá aseguras la

dotación de los siguientes
implementos para los funcionarios que
custodian, manejan y administran los
archivos de su entidad:

1. Overoles o batas (preferiblemente

con cierre de cremallera y puño
ajustado)

2. Tapabocas o respiradores
desechables

3. Gorros desechables

RESERVADO

Pg. 120
 ANEXO Ñ – PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y
DEPENDENCIAS QUE SE SUPRIMAN.
RESERVADO

Pg. 135
 | PROCESO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y DEPENDENCIAS QUE SE SUPRIMAN

Para conservar y administrar los documentos en sus diferentes

soportes, dando cumplimiento al decreto 1080 del 2015 titulo VII
“ Reglamentación del proceso de entrega y/o transferencia de los
archivos públicos de las unidades que se suprimen, fusionen
privaticen o liquiden”.

RESERVADO

Pg. 136
 | PROCESO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y DEPENDENCIAS QUE SE SUPRIMAN

Las unidades que se desactiven o que

cambien de jurisdicción y dependencia
jerárquica, deberán transferir sus
archivos debidamente inventariados a la
unidad superior a la cual pertenecían, por
lo cual deberán elaborar un plan de
trabajo archivístico integral, previendo
los recursos que éste demande, con miras
a la organización, conservación y consulta
de los documentos.

RESERVADO

Pg. 137
 | PROCESO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y DEPENDENCIAS QUE SE SUPRIMAN

• Se elaborará teniendo en cuenta el formato único de inventario documental

establecido para el Ejército Nacional, el cual garantiza los documentos que
van a ser transferidos.
INVENTARIO

• Se requiere que estos documentos se consoliden en el archivo central

teniendo en cuenta que los requerimientos de los diferentes entes de control
ACCESO Y siempre llegan al sitio donde pertenecieron las unidades.
CONSULTA

• La entrega y recepción de los documentos se deberá hacer en las unidades de

conservación (carpetas y cajas), las cuales garantizan su conservación en el
tiempo. Así mismo se elaborará el acta de entrega por los funcionarios y
ENTREGA Y unidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se realiza, así como
RECEPCIÓN los nombres y cargos de quienes participan en ella.

RESERVADO

Pg. 138
RESERVADO

Pg. 156