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EXCEL PARA RRHH www.professionalpersonal.
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MODULO 1: TRATAMIENTO Y SINTESIS DE DATOS

3. FÓRMULAS DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA DE DATOS PARA CUADROS DE MANDO
3.1 BUSCARV Y “BUSCARV-COINCIDIR”

“BUSCARV
3.2
2 INDICE, DESREF, INDIRECTO
Vídeos
Video tutorial 11: Buscarv e Video tutorial 12: Buscarv Video tutorial 13: Indirecto
Indice anidado con coincidir
Video tutorial 14: Desref Video Práctica RRHH: Creando

un cuadro de mando de RRHH
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3. FÓMULAS DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA DE DATOS PARA CUADROS DE MANDO
Excel nos da una serie de fórmulas específicas para la búsqueda de datos en otras pestañas del
libro o incluso en otros libros Excel. Con ellas podemos traer datos ubicados en otras celdas al
lugar donde queremos que estén, y con esta operación ahorrar mucho tiempo. Entre ellas, las
más importante son: Buscarv (consultav en algunos Excel 2010), índice, Desref e indirecto.
Existen alguno más, pero en nuestra vida profesional, estos son los que más utilizaremos.
3.1. BUSCARV Y “BUSCARV-COINCIDIR”

COINCIDIR”
Esta función nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, y una vez
localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos
obtener.
Su sintaxis completa es:
BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en ;indicador_columnas; [ordenado])
Si los datos no estuvieran ordenados, pondríamos en vez de [ordenado], pondríamos [FALSO]
Ejemplo:
Tenemos a continuación una tabla donde aparecen producto, cantidad, precio y Total.
Por otro lado, está la Lista de Precios. Necesitamos ir a buscar el “Producto” a la “Lista de
Precios” y que devuelva el precio:
Para esto, usamos la función BUSCARV que tiene los siguientes parámetros:
=BUSCARV(valor_buscado;ma
valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;Falso)
donde:
valor_buscado: El valor que se quiere buscar. En este caso, el Producto que se encuentra en la
columna “B”.
matriz_buscar_en: La región que contiene la información que se quiere buscar. Puede tener
todas las columnas que se necesiten, pero SÍ o SÍ, la primera columna debe tener los valores
para los cuales se buscará la referencia. En nuestro caso, el Producto. Por lo tanto la región
será: G5_H10.
indicador_columnas: el número de columna (dentro de la región) donde donde está el valor que
esperamos devuelva la fórmula. En nuestro caso, el precio está en la columna H que es la
segunda columna de la matriz que indicamos en el punto anterior (2).
[ordenado]: Ese parámetro es poco intuitivo, pero para simplificar la explicación,

expli solo
necesitamos saber que para la búsqueda exacta debemos ingresar el parámetro FALSO.
Entonces, en la celda D5 debemos ingresar la fórmula:
=BUSCARV(B5;$G$5:$H$10;2;FALSO)
Los datos de la región están ingresados fijos (con los signos $) para poder
poder copiar la fórmula a
las celdas inferiores.
De esta forma, la fórmula devolverá el precio que se indica en la columna B. Sí estos cambian
en la Lista de Precios, automáticamente se ajustan las fórmulas que tengamos.
Realicemos otro ejemplo. Supongamos que

que queremos, a partir de la tabla de datos
Realizar otra operación en otra hoja. Por ejemplo, partiendo de un listado de apellidos, buscar
su dirección.
A partir de aquí, lo que haremos es buscar la dirección de cada uno de ellos, mediante la
función BUSCARV.
Para ello, comenzaremos con la formula =BUSCARV( y seleccionaremos el valor a buscar, es

decir, el apellido (A2). A continuación escogeremos la matriz de datos donde se encuentra ese
valor…
Hecho esto, escogeremos el número de columna donde se encuentran los datos que queremos
localizar. En nuestro ejemplo, queremos capturar la dirección de cada persona, por tanto, si
contamos las columnas, la dirección se encuentra en la columna 3.
Para finalizar la fórmula, debemos escoger siempre la opción “FALSO”, para que nos de la
relación exacta. De esta forma la fórmula quedaría de la siguiente forma:
Si arrastramos la formula, obtendremos las direcciones de todos los apellidos
Otras fórmulas de búsqueda son:
BUSCARH(valor_buscado;matriz_busca Busca un valor en la fila superior de una tabla o una

r_en;indicador_filas ;ordenado) matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en
la misma columna de una fila especificada en la tabla o
matriz. Use BUSCARH cuando uando los valores de
comparación se encuentren en una fila en la parte superior
de una tabla de datos y desee encontrar información que
se encuentre dentro de un número especificado de filas.
filas
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
Su sintaxis completa es:

BUSCARH(valor_buscado; matriz_buscar_en;
matriz_buscar_en
indicador_filas; ordenado)
Buscarh,, realiza la misma operación que Buscarv, pero en sentido contrario, es decir,
empezando por la fila horizontal, en vez de la vertical.
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_bus La función COINCIDIR nos permite identificar

car_en;tipo_de_coincidencia) la posición relativa de un valor buscado dentro
de un rango de datos. Es especialmente útil
cuando se utiliza en combinación con la función
INDICE
Tiene tres parámetros:
COINCIDIR(Valor buscado; rango de datos;

tipo de coincidencia)
Dónde:
• Valor buscado: Valor del cuál

necesitamos encontrar la posición.
• Rango de datos: rango donde se
encuentran los datos donde buscaremos
el valor.
• Tipo de coincidencia:
o 0 :Coincidencia exacta: Devuelve
la posición del primer valor que
es exactamente igual al valor
buscado. Los datos dentro del
rango pueden estar en cualquier
orden.
o 1 : Mayor que: Devuelve la
posición del mayor valor que es
menor o igual al valor buscado. El
rango debe estar en orden
ascendente.
o -1 : Menor que: Devuelve la

posición del menor valor que es
mayor o igual al valor buscado. El
rango debe estar en orden
descendente.
Ejemplo, en el gráfico vemos una tabla con

“nombres” en la columna A entre las filas 5 y 11.
Si insertamos un nombre en la celda A2,

queremos encontrar en qué posición relativa
(esto es, dentro del rango) se encuentra el valor
que buscamos.
Por ejemplo, “DDD” se encuentra en la cuarta

posición de la lista.
En la celda B2 tendremos entonces la fórmula:
=COINCIDIR(A2;B5:B11;0)
Donde:
• A2: tiene el valor buscado (en el ejemplo,

el nombre “DDD”)
• B5:B11: Es el rango de datos (no es
necesario que estén ordenados).
• 0: Indicamos que queremos coincidencia
exacta. Si no encuentra el valor,
devolverá error.
El resultado de ésta fórmula será el 4, que nos

indica que “DDD” se encuentra en la cuarta
posición.
En resumen:
Burcarv: La función buscarv sirve para traer datos referentes a un valor, que están dentro de
una matriz de datos como la que aparece abajo.
Si quisiéramos traernos un valor concreto (por ejemplo el teléfono) de, por ejemplo BAEZ
TEJADO (el 4º en la lista), haríamos lo siguiente:
=buscarv(valor a buscar; matriz;columna;falso)
*Valor a buscar: es el nombre de la persona que queremos buscar su teléfono
*Matriz donde se encuentran todos los valores, es decir, el nombre (Baez Tejado), y el número
de teléfono. En este caso, escogeremos toda la matriz de datos
*Número de columna donde se encuentra el valor que queremos buscar, es decir, en nuestro
ejemplo, la columna donde se encuentra el teléfono de BAEZ TEJADO. Aquí es donde se
s
encuentran las dos posibilidades del Buscarv:
a. Poner el número de columna, es decir, en nuestro ejemplo es la columna número 5.

Si buscáramos el email, sería la columna número 6.
De esta forma, la fórmula quedaría:
b. Si no sabemos el número de columna,

columna, o esta puede cambiar, podemos usar la
función coincidir.
ANIDACIÓN BUSCARV-COINCIDIR
COINCIDIR
Con esta función lo que necesitamos es que la tabla de datos tenga encabezados.
De esta forma, podemos en vez de darle el número de columna, decirle a Excel que la columna
será la que coincida con el título de columna “teléfono” o “email”, en vez de decir que es la
columna 5, o columna 6.
La parte de “coincidir” de la fórmula, necesita varios datos:
1º El título de columna donde está el dato que queremos (en nuestro ejemplo “teléfono”)
2º La zona donde están los encabezados, y por tanto, el título “teléfono”
3º Poner exacto (lo requiere la fórmula)
De esta forma, la formula queda:
Con esta fórmula, estamos indicando el punto que queremos traer “El número de teléfono
teléfon de
Bastardes Soto”, de la siguiente forma
Esta referencia la
conseguimos con la Esta referencia la conseguimos
función BUSCARV con la función COINCIDIR
Por tanto la traducción de la fórmula buscarv/coincidir, sería algo parecido a esto:
Buscarv( “BASTARDES SOTO”; en toda la matriz de datos; coincidir(“teléfono”; señalar todos

los encabezados de la tabla; exacto); falso)
Vemos que la aplicación por excelencia es BUSCARV anidado con COINCIDIR. Veamos otro
ejemplo:
Supongamos que en nuestra empresa se va a realizar una inversión en marketing,

diferenciada para cada uno de los 10 productos que se venden. La dirección general ha
planteado una matriz de inversión a través de dos variables: Calidad del producto y margen
del producto, de tal
al forma que queda:
Es decir, aquellos productos cuya calidad percibida por el cliente sea Alta y su Margen de
producto sea alto, tendrán una inversión de 50.000 € en marketing. Los que su calidad sea
media y el margen Alto, 25.000 €…..etc.
Nosotros, como gestores, tenemos la siguiente tabla de información:
¿Cómo incluimos a cada uno su Inversión según la matriz que nos han proporcionado?
Es decir, ¿cómo realizamos esta operación?
Mediante Buscarv y coincidir. La formula sería la siguiente:
Es decir, en la fórmula lo que le estamos diciendo a Excel es: buscar el valor D3; en la matriz
G4:J7; el valor de la columna será en el que coincidida (Coincidir) con el valor C3; que está en la
matriz G4:J4; la coincidencia debe ser exacta; ordenado falso.
fals
Estas dos últimas indicaciones de la formula (coincidencia exacta y ordenado falso) son
operaciones necesarias en la formula, y la recomendación es que siempre sea así: coincidencia
exacta (valor 0 en la formula); ordenado falso (falso).
El signo $ en la formula es una forma de fijar la fórmula.

Es decir, como vamos arrastrar la formula creada, en diferentes celdas, es necesario usar el
símbolo $ para indicar a Excel que no mueva esa referencia. Si observamos, el símbolo $ está
delante de la letra G y también delante del número 4. Con esto lo que hacemos es fijar
totalmente la celda G4.
De esta forma nos quedaría una hoja como la siguiente:
Podríamos hacer la misma operación, esta vez con BUSCARH. La operativa es la misma que
con BUSCARV pero el origen
gen de inicio de búsqueda arranca por las columnas, y no por las
filas:
Todas estas formulas pueden ser necesarias a la hora de generar cuadros de mando. Un
cuadro de mando es una hoja en la que aparecen los indicadores más importantes para
gestionar un determinado área o un negocio.
VER TUTORIAL BUSCARV
3.2. INDICE, INDIRECTO, DESREF
Estas tres funciones nos permiten realizar diferentes operaciones en Excel. Cada una de ellas
nos servirá para cosas muy concretas y muy efectivas:
INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Esta función nos permite traer el valor de una

matriz de datos al indicarle la posición de la fila
y columna donde se encuentra el dato que
necesitamos.
=INDICE (matriz; número de fila; número de

columna)
Ejemplo:
En la tabla de arriba, tenemos una matriz de

datos entre las columnas B y F y entre las filas 7
y 11.
Necesitamos que en la celda B4, nos devuelva el

valor de la matriz que se encuentre en las filas y
columnas que indicamos en las celdas B2 y B3.
Ejemplo, si indicamos que queremos el valor de

la fila 3 y la columna 4, esperamos que nos
devuelva el valor 12 que corresponde a la
intersección de estas referencias.
Tenemos los parámetros que necesitamos:
• matriz: es el rango de celdas B7:F11

• número de fila: lo indicamos en la celda
B2
• número de columna: lo indicamos en la
celda B3
Por lo tanto la fórmula en la celda B4 quedaría:
=INDICE(B7:F11;B2;B3)
Podríamos realizar la misma operación que hemos hecho antes con Buscarv, pero esta vez con:
INDICE. Veamos cómo:
Según esta fórmula, lo que hacemos es lo siguiente: primero escoger la matriz donde se
encuentran los datos G4:J7; el número de fila será la que coincida (coincidir) con el valor D3,
que se encuentra en la matriz G4:G7; el número de columna será el que coincida
coi (coincidir)
con el valor C3, que se encuentra en la matriz G4:J4.
Es cierto que la función INDICE Y BUSCARV pueden ser muy similares, y tendremos que
escoger la que más fácil nos resulte.
DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) La función DESREF se usa para devolver el

valor de una celda que está a un número
especificado de filas y columnas de una celda o
un rango de celdas al que hizo referencia en un
rango adyacente.
La formula Desref tiene cierta complicación, y es recomendable ver el tutorial. No obstante, os

ponemos un ejemplo de cómo sería la misma operativa que la anterior, pero esta vez con
DESREF
La formula DESREF se traduciría de la siguiente forma: a partir de una celda de referencia

re (G4)
tráeme el valor que; se encuentre en la fila cuyo número coincide (Coincidir) con la celda que
contenga el valor D3, que se encuentra en la matriz G5:G7; y que se encuentre en la columna
cuyo número coincida con la celda que contenga el valor C3, cuya matriz está en H4:J4.
No obstante, es muy importante ver los tutoriales de DESREF para comprender mejor esta
fórmula.
INDIRECTO(ref;a1) Es una función que cuesta entender, pero lo explicaremos

con un ejemplo:
En este caso tenemos dos celdas con listas desplegables a

partir de validación de datos. En la primera
seleccionamos un país, pero necesitamos que en la
segunda solamente nos muestre las ciudades que
corresponden al país elegido.
Es decir, los datos permitidos en la celda B3, dependen de

la ciudad que se elija en la celda B2.
A continuación, la explicación paso a paso.
1. Asociar los países a las ciudades
Para hacer esto, vamos a “nombrar” cada rango de

ciudades, según el nombre del país que le corresponda.
Por ejemplo, el rango D3:D7, lo vamos a llamar “Brasil”.
Es muy importante que los nombres que asignemos

coincidan EXACTAMENTE con los que tenemos en las
filas D2 a G2.
Ejemplo, si tenemos “México” con el acento en la “é”, así

debe estar definido el nombre. De otra forma no
funcionará.
Definimos entonces los nombres:
• Brasil: para el rango D3:D7

• Argentina: para el rango E3:E6
• Colombia: para el rango F3:F6
• México: para el rango G3:G5
2. Asignar los valores válidos (lista desplegable) para

seleccionar país.
En la celda B2, restringiremos qué valores se pueden

ingresar utilizando la validación de datos lo cual nos
permite además contar con una lista despeglable con los
valores que se pueden elegir.
Estando parados en la celda B2, vamos a la pestaña

“Datos”, seleccionamos “Validación de datos”, e
ingresamos los parámetros:
• Permitir: lista
• Origen: =$D$2:$G$2
3. Asociar los valores válidos de la celda de “ciudad”

(B3), según el país elegido.
Es finalmente en este punto donde veremos a

INDIRECTO con todo su potencial.
Necesitamos que la validación de datos para la celda B3

cambie y se ajuste cuando cambiamos de país.
Pensando en términos de la validación, significa que el

Origen debe variar.
Utilizando la función =INDIRECTO(B2), indicamos a

Excel que el valor que necesitamos NO es el valor como
tal de B2 (ejemplo Brasil), sino las direcciones de Excel.
Recuerden que llamamos “Brasil” al rango D3:D7.
Por lo tanto, decir INDIRECTO(“Brasil”) es equivalente

a tener D3:D7.
Seleccionamos entonces la celda B3 y vamos a “Datos”,

“Validación de datos” e ingresamos:
• Permitir: lista
• Origen: =INDIRECTO(B2)
VER TUTORIALES INDICE, DESREF, INDIRECTO

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MODULO 1: TRATAMIENTO Y SINTESIS DE DATOS

3.1 BUSCARV Y “BUSCARV-COINCIDIR”

Video tutorial 14: Desref Video Práctica RRHH: Creando

3. FÓMULAS DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA DE DATOS PARA CUADROS DE MANDO

3.1. BUSCARV Y “BUSCARV-COINCIDIR”

Su sintaxis completa es:

BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en ;indicador_columnas; [ordenado])

Si los datos no estuvieran ordenados, pondríamos en vez de [ordenado], pondríamos [FALSO]

[ordenado]: Ese parámetro es poco intuitivo, pero para simplificar la explicación,

Entonces, en la celda D5 debemos ingresar la fórmula:

Realicemos otro ejemplo. Supongamos que

Para ello, comenzaremos con la formula =BUSCARV( y seleccionaremos el valor a buscar, es

Si arrastramos la formula, obtendremos las direcciones de todos los apellidos

Otras fórmulas de búsqueda son:

BUSCARH(valor_buscado;matriz_busca Busca un valor en la fila superior de una tabla o una

La H de BUSCARH significa "Horizontal".

Su sintaxis completa es:

COINCIDIR(valor_buscado;matriz_bus La función COINCIDIR nos permite identificar

Tiene tres parámetros:

COINCIDIR(Valor buscado; rango de datos;

• Valor buscado: Valor del cuál

o -1 : Menor que: Devuelve la

Ejemplo, en el gráfico vemos una tabla con

Si insertamos un nombre en la celda A2,

Por ejemplo, “DDD” se encuentra en la cuarta

En la celda B2 tendremos entonces la fórmula:

• A2: tiene el valor buscado (en el ejemplo,

El resultado de ésta fórmula será el 4, que nos

=buscarv(valor a buscar; matriz;columna;falso)

*Valor a buscar: es el nombre de la persona que queremos buscar su teléfono

a. Poner el número de columna, es decir, en nuestro ejemplo es la columna número 5.

De esta forma, la fórmula quedaría:

b. Si no sabemos el número de columna,

La parte de “coincidir” de la fórmula, necesita varios datos:

2º La zona donde están los encabezados, y por tanto, el título “teléfono”

3º Poner exacto (lo requiere la fórmula)

De esta forma, la formula queda:

Por tanto la traducción de la fórmula buscarv/coincidir, sería algo parecido a esto:

Buscarv( “BASTARDES SOTO”; en toda la matriz de datos; coincidir(“teléfono”; señalar todos

Supongamos que en nuestra empresa se va a realizar una inversión en marketing,

Nosotros, como gestores, tenemos la siguiente tabla de información:

Es decir, ¿cómo realizamos esta operación?

Mediante Buscarv y coincidir. La formula sería la siguiente:

El signo $ en la formula es una forma de fijar la fórmula.

De esta forma nos quedaría una hoja como la siguiente:

VER TUTORIAL BUSCARV

3.2. INDICE, INDIRECTO, DESREF

INDICE(matriz;num_fila;num_columna) Esta función nos permite traer el valor de una

=INDICE (matriz; número de fila; número de

En la tabla de arriba, tenemos una matriz de

Necesitamos que en la celda B4, nos devuelva el

Ejemplo, si indicamos que queremos el valor de

Tenemos los parámetros que necesitamos:

• matriz: es el rango de celdas B7:F11

Por lo tanto la fórmula en la celda B4 quedaría:

DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) La función DESREF se usa para devolver el

La formula Desref tiene cierta complicación, y es recomendable ver el tutorial. No obstante, os

La formula DESREF se traduciría de la siguiente forma: a partir de una celda de referencia

INDIRECTO(ref;a1) Es una función que cuesta entender, pero lo explicaremos

En este caso tenemos dos celdas con listas desplegables a

Es decir, los datos permitidos en la celda B3, dependen de

A continuación, la explicación paso a paso.

1. Asociar los países a las ciudades