3.

9 PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

Figura XX Compra de Materiales

Figura XX Control de calidad de productos y/o servicios
Figura XX Solicitud de Crédito
Figura XX Inversiones de la empresa
Figura XX Inversiones de la empresa
Figura XX Despido de personal
Figura XX Implementación de metas de ventas
3.9 ASPECTOS LEGALES

Los aspectos legales necesarios para el funcionamiento del establecimiento y

venta del producto son los siguientes:

 Matricula Mercantil Vigente: La solicitud de la matrícula se debe hacer en

la cámara de comercio que corresponda según la ubicación del
establecimiento, diligenciando el formulario Registro Único Empresarial-
RUES para la matrícula de los establecimientos de comercio, sucursales o
agencias, el cual se puede adquirir en las sedes de Cámara de Comercio,
CADE o Supercade o a través de la página web de la Cámara
correspondiente.

 Concepto sanitario: Todo establecimiento debe cumplir con las

condiciones sanitarias que se describen en la Ley 9 de 1979, que está
compuesta por títulos de carácter general como los de protección del medio
ambiente, suministro de agua, y salud ocupacional, así como algunos
específicos como el título V denominado Alimentos, en el que se establecen
las normas específicas a las que están sujetos los establecimientos
industriales y comerciales en los que se realicen actividades que se
relacionan con alimentos.
La solicitud de inspección sanitaria se debe radicar ante la autoridad
pertinente o acceder a la página web: www.bogota.gov.co – SDQS
(Sistema Distrital de Quejas y Soluciones), registrarse y solicitar que se
realice la visita ingresando los datos requeridos, y allí se procede a enviar la
solicitud a la entidad correspondiente y a dar respuesta al usuario.

 Uso de suelo: Verificar que la actividad económica del establecimiento

comercial se pueda desarrollar en la ubicación que se ha escogido, de
acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial y la reglamentación
específica del municipio, y solicitar el respectivo certificado de Uso de suelo
a la Oficina de Planeación. En el caso de los establecimientos ubicados en
Bogotá, se podrá obtener mayor información sobre la norma que aplica a un
predio e información adicional del mismo, en el
enlace: http://sinupotp.sdp.gov.co/sinupot/index.jsf de la Secretaría de
Planeación Distrital ingresando en el icono Consulta que se encuentra en la
parte superior derecha.

 Concepto técnico de seguridad humana y protección contra

incendios: Este es expedido por el Cuerpo Oficial de Bomberos y busca
 asegurar el cumplimiento de los temas de seguridad humana y sistemas de
protección contra incendios. Para el caso de los establecimientos ubicados
en Bogotá, la siguiente página web está
disponible: www.bomberosbogota.gov.co en Trámites y servicios, Concepto
técnico. Visitas de inspección. A través de esta ruta se podrá encontrar los
puntos de atención y los trámites a realizar para obtener el concepto en
referencia.

 RUT: Los comerciantes deben estar inscritos en el RUT (Registro Único

Tributario) y, si pertenecen al régimen simplificado, deben indicar su RUT
en un lugar visible del establecimiento.
El primer paso para obtener el RUT es realizar el Pre-Rut, el cual se puede
obtener a través de la página web www.dian.gov.co en Servicios en
línea, RUT, Inscríbase en el RUT o en las salas virtuales de la Cámara de
Comercio. Una vez se tenga la certificación de apertura de la cuenta y el
Certificado de Existencia y Representación Legal, el usuario debe dirigirse a
la DIAN y solicitar el RUT definitivo.

 Certificado de manipulación de alimentos: Este es de carácter

obligatorio para todos los empleados que manipulen alimentos y se debe
renovar anualmente. Existen varios institutos que cuentan con la
autorización como Empresa Capacitadora en Manipulación Higiénica de
Alimentos.

3.11 REGISTRO MERCANTIL

El registro mercantil es una institución jurídica en la cual se inscriben todos los

actos relacionados con las sociedades, es decir, su constitución, aumentos y
reducciones de su capital, sus administradores y apoderados, fusiones y
transformaciones, concurso de acreedores o liquidación de una sociedad, entre
otras funciones.
a. ¿Para que se usa este registro?
En los Registros Mercantiles se inscriben:
 Los empresarios individuales y las sociedades en general, así como los
actos y contratos relativos a los mismos. En concreto, se inscriben las
siguientes entidades:
o El naviero empresario individual.
 o Las sociedades mercantiles (sociedades anónimas, limitadas, etc.)
o Las sociedades de garantía recíproca.
o Las entidades de seguro, como son las cooperativas de crédito, las
mutuas y cooperativas de seguros y las mutualidades de previsión
social.
o Las sociedades de inversión colectiva.
o Las agrupaciones de interés económico.
o Las cajas de ahorro, los bancos y cualesquiera otras entidades de
crédito.
o Los fondos de inversión.
o Los fondos de pensiones.
o Las sucursales de cualquiera de los sujetos anteriormente indicados.
o Las sucursales de sociedades extranjeras y de otras entidades
extranjeras con personalidad jurídica y fin lucrativo.
o Las sociedades extranjeras que trasladen su domicilio a territorio
español.
o Cualesquiera personas naturales o jurídicas cuando así lo disponga
la ley.
o Sociedades civiles profesionales.

En lo que respecta al empresario individual se inscriben:

 La identificación del empresario y su empresa.
o Los poderes generales o especiales, así como su modificación,
revocación y sustitución.
o La apertura, cierre y demás actos y circunstancias relativos a las
sucursales.
o Las declaraciones judiciales que modifiquen la capacidad del empresario
individual (por ejemplo, si hubiera sido declarado pródigo).
o El nombramiento para suplir, por causa de incapacidad o
incompatibilidad, a quien ostente la guarda o representación legal del
empresario individual, si su mención no figurase en la inscripción
primera del mismo.
o Las capitulaciones matrimoniales y las resoluciones judiciales dictadas
en causa de divorcio, separación o nulidad matrimonial, o
procedimientos de incapacitación del empresario individual.
o Los concursos de acreedores.
o La responsabilidad limitada en los términos que les reconoce la ley de
emprendedores.
En el caso de las sociedades, se inscriben en el Registro Mercantil, entre otros, los
siguientes actos:
  La constitución.
o Los aumentos y reducciones de capital.
o Las modificaciones estructurales, como fusiones, escisiones y
absorciones.
o Las disoluciones y liquidaciones.
o Los nombramientos y ceses de cargos.
o Los poderes.
o Los concursos de acreedores.

Asimismo, corresponde al Registro Mercantil:

 La legalización de los libros de los empresarios, que se realiza mediante la
remisión de los libros en soporte informático a la dirección de correo
electrónico habilitada al efecto, siempre que se reúnan los requisitos en
materia de firma electrónica avanzada, debiendo contar la firma electrónica
con la preceptiva intervención de una entidad prestadora de servicios de
certificación.
 El nombramiento de expertos independientes y de auditores de cuentas.
 el depósito y publicidad de los documentos contables.
 La centralización y publicación de la información registral, que será llevada
a cabo por el Registro Mercantil Central en los términos prevenidos por este
Reglamento.
 La centralización y la publicación de la información de resoluciones
concursales en la forma prevista en el Real Decreto 685/2005, de 10 de
junio.
 b. ¿Cuál es el costo de obtenerlo?

1Fuente: https://www.ccb.org.co/Inscripciones-y-renovaciones/Matricula-Mercantil
 c. ¿Cuáles son los trámites para obtenerlo?

PERSONAL NATURAL

1. Adquirir los formularios de matrícula mercantil (personas naturales y

establecimiento de comercio).
2. Solicitar el estudio del nombre para los establecimientos de comercio
3. Diligenciar los formularios
4. Presentar en ventanilla de la cámara de comercio.
* Los formularios diligenciados.
* El documento de identidad del empresario (cédula de ciudadanía o cédula de
extranjería)
5. Solicitar el valor de la liquidación.
6. Pagar los derechos de matrícula en el registro mercantil.
7. Obtener el certificado de matrícula mercantil.

PERSONA JURIDICA
1. Solicitar el estudio del nombre seleccionado para la nueva sociedad y para sus
establecimientos de comercio, con el fin de verificar si éste puede ser matriculado.
2. Elaborar los estatutos de la sociedad, donde figuren como mínimo los siguientes
datos:
* Nombre a razón social.
* Objeto social
* Clase de sociedad.
* Nombre de los socios
* Nacionalidad.
* Aportes de capital.
* Representante legal y sus facultades.
* Distribución de utilidades.
* Duración Domicilio.
* Causales de disolución.
* Los demás datos exigidos por la ley y que identifiquen plenamente al ente social
3. Presentar ante una notaría el acta de constitución de la sociedad, es decir, los
estatutos aprobados por los asociados, para ser elevados a escritura pública.
4. Obtener las copias pertinentes de la escritura pública.
5. Adquirir y diligenciar los formularios de matrícula mercantil para personas
juridicas y/o establecimiento de comercio, y/o sucursales y agencias, según el
caso.
6. Presentar en la ventanilla respectiva de la Cámara de Comercio:
* Los formularios diligenciados.
* Copia de la escritura pública de constitución de la sociedad (en ningún caso. La
primera copia).
* El documento de identidad del representante legal.
7. Solicitar liquidación.
* Pagar los derechos de existencia y representación legal de la sociedad. (Guía
para construir y formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá pág.
41,42,43).

3.12 REGISTRO SANITARIO

El registro sanitario lo otorga el instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y

alimentos (INVIMA), como aplica para proyectos cuyo objeto social es de
producción y comercialización de alimentos y medicamentos, es por eso por lo que
aplica para los productos agroecológicos, a parte que este registro aporta un plus
y es asegurar la salud del cliente que esta bajo la responsabilidad de la empresa.

a. ¿Para qué se usa el registro? 

El registro sanitario es “un documento público emitido como una actuación

administrativa, por el cual faculta al titular a elaborar, comercializar, importar,
exportar, envasar, procesar, hidratar y vender los productos que lo requiere de
acuerdo con la normatividad” (INVIMA,2016).

Se realiza con el fin de proteger la vida y la salud de las personas, para el caso de
los productos agroecológicos, se debe tener en cuenta que todo alimento que se
expenda directamente al consumidor requiere del registro, según la clasificación
del riesgo del producto, debido al proceso que se lleva acabo para la elaboración
del producto, se considera según las definiciones del Artículo 37 de la Resolución
2674 de 2013, como un alimento de riego medio en salud pública, debido a que
pueden contener microorganismos patógenos debido al tipo de alimento o
procesamiento del mismo, pero que pueden apoyar el crecimiento de toxinas o el
crecimiento de microorganismos patógenos.

El responsable del establecimiento puede aplicar el sistema de aseguramiento de

la inocuidad, que es la garantía de que los alimentos no causaran daño al
consumidor, mediante el análisis de peligros y puntos de control críticos que ya se
encuentran identificados en el presente documento.

b. ¿Cuál es el costo para obtenerlo? 

Imagen 32. Costo de Registro sanitario

 Fuente: Invima, Manual Tarifario Vigencia 2020. 

c. ¿Cuáles son los Trámites para obtenerlo?

Persona jurídica:

1. Solicitud del trámite debidamente diligenciada y firmada por el representante

legal o apoderado con el número de identificación y nombre claro y legible.
2. Fotocopia del documento que acredite la existencia y representación legal de la
persona jurídica o el registro mercantil.
3. Certificados de tradición y libertad del inmueble o inmuebles donde se
desarrollarán las actividades.
Dado el caso que el solicitante no sea el propietario, deberá anexar junto con su
solicitud el título en virtud del cual adquiera el derecho para hacer uso del predio.
Para aquellos casos en los que el predio no está registrado se podrá adjuntar la
carta catastral del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC)

3.13 REGISTRO DE MARCAS

El registro lo otorga la superintendencia de industria y comercio, es importante

obtenerlo, porque ya obtenido el permiso se le da la identidad al producto

a. ¿Para qué se usa este Registro?

La marca permite que los consumidores identifiquen los productos agroecológicos

y lo recuerden de tal forma que puedan diferenciarlo de otros que se encuentren
dentro del mercado, logra que el consumidor sienta confianza al adquirir el
producto.

Le genera a la empresa el derecho exclusivo a impedir que terceros ofrezcan y

comercialicen productos idénticos o similares con marcas que sean similares,
puede contener diferentes elementos nominativos que consiste en la escritura de
la expresión, frase o palabra que se utiliza para identificar el producto o servicio,
sin ningún tipo de acompañamiento, caracterización ni tipo de letra, o gráficos que
consisten solo en la representación gráfica del signo sin incluir ningún tipo de
expresiones, letras, palabras o frases.

b. ¿Cuál es el Costo para Obtenerlo?

Imagen 32. Costo de Registro Marca o Lema comercial de Productos

Fuente. Resolución 69831 de 2018. 

c. ¿Cuáles son los trámites para obtenerlo? 

 Antes de hacer la solicitud frente Industria de Comercio Superintendencia

se debe consultar los antecedentes para ver que marcas semejantes ya
existen registradas para no ser rechazada en la primera oportunidad la
solicitud. 

 se debe clasificar los productos o servicios por medio de la clasificación

internacional Niza, es una clasificación de productos y servicios que se
aplica para el registro de marcas. 
  Presentar la solicitud de manera electrónica o en físico y así mismo llenar
los formatos correspondientes encontrados en la página web
https://www.sic.gov.co/formatos-marcas de la superentendía de industria y
comercio ya sea para físico o en la oficina virtual

 Para el seguimiento del trámite debe cumplir con una serie de requisitos
formales de presentación, plazos para los distintos trámites, publicación en
la gaceta oficial, pagos de tasas, entre otros requisitos. Por esto, el
solicitante necesita conocer las normas legales vigentes (Decisión 486 de
2000 y Circular Única de la Superintendencia de Industria Y Comercio.
Titulo X) hacer un cuidadoso seguimiento del trámite, para no incumplir los
plazos previstos.

3.14 CÓDIGO DE BARRAS

Este registro lo otorga GS1 Colombia, los códigos de barras para productos son
los que pueden ser empacados siempre bajo un mismo peso, volumen, cantidad o
longitud, cada referencia única requiere un solo código, sin importar cuantos
productos tenga de la misma referencia.

a. ¿Para qué se usa este Registro?

El uso de código de barras permite hablar un único idioma, pues unifica la

denominación dada a productos, localizaciones y documentos, a lo largo de la
cadena de valor, adicionalmente facilita la interoperabilidad de sus aplicaciones
con las de los clientes y proveedores, y apoya el procesamiento sin errores de la
información. Aporta beneficios como el de tener un sistema de identificación para
los clientes, le da una identidad propia a la empresa y a los productos
agroecológicos, le da un reconocimiento al producto y marcas en cualquier
escenario comercial, y se da la optimización de los procesos de recepción,
despacho, manejo de inventario, manejo en bodega, transporte, compra del
consumidor final y la información relacionada, es decir que se tiene acceso a la
información relacionada con el movimiento de los productos.

b. ¿Cuál es el Costo para Obtenerlo?

Imagen. Costo de Registro de código de barras

 Fuente: tarifas de GS1 Colombia

c. ¿Cuáles son los trámites para obtenerlo? 

1. Se debe diligenciar el formulario de solicitud de verificaciones

y enviarlo junto a las 3 muestras de los productos terminados. Se debe
enviar de forma física a nuestras oficinas (Av. El Dorado # 92-32 Módulo
G5 - Piso 5, Bogotá-Colombia).
2. Después debe ingresar al siguiente link https://www.gs1co.org/tienda-
virtual/logyca/verificaciones para la generación de la orden de compra. Los
resultados serán enviados al correo electrónico registrado al momento de
realizar la compra, dentro de las siguientes 24 horas hábiles después de
recibir las muestras físicas.
Para el caso de los productos estos deben ser recogidos por el cliente a
más tardar 3 días hábiles después de enviados los resultados al cliente. Lo
productos no recogidos serán dados de baja o donados a entidades de
beneficencia.