UNIDAD 2: DOCUMENTO Y ARCHIVO

Taller de aplicación

Programa Ciencia de la Información y la Documentación,

Bibliotecología y Archivística
 Unidad 2: DOCUMENTO Y ARCHIVO. Taller de aplicación

Taller de Aplicación “Documento y Archivo”

Eliana María Toro Rojas

Marzo 2020.

Universidad del Quindío

Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística
Teoría Archivística
 

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Documento y Archivo.

Para empezar, debemos tener en claro que los Archivos y los documentos están

estrechamente ligados, si bien es cierto existen documentos sin que haya archivos, también

es cierto que no puede existir archivos sin que haya documentos, por lo anterior diremos

que el documento es el principal insumo de los archivos.

Desafortunadamente para entender la definición de Archivo, debemos retomar épocas

pasadas donde se tenía un concepto totalmente errado, ya que eran considerados como el

cuarto de San Alejo donde se llevaba todo lo inservible de la empresa, aquel árbol de

Navidad que sólo se saca una vez al año, aquella impresora que ya no sirve, los empaques

de limpiadores, la escoba y el trapeador.

Por consiguiente, mi definición de Archivo queda plasmada como el conjunto de

documentos acumulados en el transcurso de la gestión o de las funciones que desempeña

una persona en su entidad, los cuales deben conservarse adecuadamente según directrices,

respetando su orden de producción. Por otro lado, la palabra Archivo estaría relacionada

con el lugar, depósito, edificio donde se conservan los documentos siendo igualmente

válido dicho concepto.

Cabe resaltar que las funciones del archivo están relacionadas con la organización y el

servicio que se le debe dar a la documentación para que sean utilizados tanto en la parte

administrativa como en la toma de decisiones, siguiendo unos lineamientos dados por Ley y

cuya finalidad es el almacenamiento de la información para que sea recuperable a la hora

que la entidad así lo requiera como un recurso básico en servicio de la administración,

ahorrando tiempo y agilizando gestión, tanto en las entidades públicas como en las
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privadas. Por otro lado, el ciclo vital de los documentos está determinado por etapas

sistemáticas en la documentación, que van desde su producción hasta su disposición final,

determinando las fases de los archivos según el valor que se les dé.

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO

GESTION CENTRAL HISTORICO

VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

LEGAL.-CONTABLE- CULTURAL
ADTIVO- TECNICO- HISTORICO
FISCAL. CIENTIFICO

Figura 1. Ciclo Vital del Documento.

Determinando así que el Archivo de Gestión inicia desde la creación del documento y

cuya consulta se hace permanente hasta que su trámite termina, según el valor de la

documentación producida en esta fase pasa al archivo Central conocido también como fase

intermedia, aquí el documento ha perdido la utilidad por lo que la consulta es menos

frecuente. Por último, tenemos el Archivo Histórico que se constituye en la fase final de los

documentos, claro que no todos llegan a este destino ya que, según su valoración

documental, algunos se eliminaran. Ahora bien, existen los llamados Fondos Documentales

Acumulados cuya definición está establecida como los documentos reunidos por una

entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico determinado

por la organización y los cuales los constituyen los documentos que fueron producidos
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antes de que fueran aprobadas las TRD Tablas de Retención Documental y siendo insumo

primordial para la elaboración de las TVD Tablas de Valoración Documental.

Cabe resaltar que un documento no tiene ningún valor cuando ha sido separado del

conjunto de documentos precedentes y sólo podrá ser tomado con una relación de concepto.

Es por ello por lo que el valor de testimonio de un documento depende de la conservación

de todo el conjunto serial al cual fue vinculado originalmente, de allí podemos darnos

cuenta la importancia que adquiere el archivo y por ende los documentos que están

contenidos en él.

En conclusión los documentos llevan presentes unos valores ligados a su origen, los

cuales pueden ser legales, administrativos, jurídicos, entre muchos otros, convirtiéndolos en

materia prima de la Archivística y de las actividades relacionadas con los profesionales de

las Ciencias de la Información, dada su importancia y lo que implica entender el significado

de los documentos como parte integral de los Archivos se debe tomar conciencia del papel

esencial en el desarrollo social, administrativo salvaguardando la memoria individual y

colectiva tanto en las instituciones públicas y privadas como en la sociedad misma al

promover la democracia, proteger derechos de cada uno y por qué no mejorar la calidad de

vida.

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Archivística

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