ENSAYO – APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Históricamente en nuestro país Colombia, el estado se ha preocupado por tener
una legislatura que procura regular el almacenamiento y organización de documentos de todas las empresas público/ privada e instituciones. Por ende, en el año 2000 nace la Ley 594, la cual dicta la Ley General de Archivos que establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y de las entidades privadas.
Esta ley en su artículo 24 expresa: ‘’Obligatoriedad de las tablas de retención:
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental. La administración central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías. Los entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimientos Públicos, Empresas Social del Estado, Industriales y comerciales del Estado, Empresas de Economía Mixta, Entidades descentralizadas indirectas, Unidades administrativas especiales igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: Comunas, Corregimientos, Los cuerpos o instituciones Legislativos: Senado de la República, Cámara de Representantes, Asambleas Departamentales, Concejos municipales Los Organismos de Control: Personería, Contraloría, Procuraduría, Veedurías, Los Órganos de administración de Justicia: Cortes, Consejo de la Judicatura, Fiscalía , Juzgados.
Lo anterior, denota la importancia que tiene para la legislación colombiana, las
tablas de retención documental que sirven para formular, orientar, coordinar y controlar la política archivística de nuestro país. Todo esto con el fin de tener una administración de control y gestión de los archivos públicos, para garantizar la eficacia del estado en la conservación del patrimonio documental. El concepto que mejor define las Tablas de Retención Documental (TRD) es el listado de una serie de documentos producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo: archivo de gestión, archivo central o intermedio, archivo histórico o permanente.
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades. Las ventajas facilitan el manejo de la información, racionalizan la producción documental, permiten brindar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a los documentos, garantizan conservación de documentos históricos regulan transferencias primarias y secundarias, racionalizan procesos administrativos archivísticamente facilitan todos los procesos.
BIBLIOGRAFIA:
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 (14 julio 2000). Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.