FORO 2 DE NOVIEMBRE

PRESENTADO POR:
DIANA CUBIDES
JOHANA CASTILLO
JONNY FORERO
SERGIO ESCOBAR
OSCAR AMADO

Objetivo: Establecer las herramientas de la calidad en la no conformidad. Metodología:

1. Realicé un listado de las 7 herramientas de la calidad en la no conformidad.

1.Diagrama Causa – Efecto (también llamado gráfico de Ishikawa o espina de pescado).

2. Diagrama de flujo (Puede sustituirse por estratificación o por gráfico de ejecución).
3. Hojas de verificación o de chequeo.
4. Diagrama de Pareto.
5. Histogramas.
6. Diagramas o gráfico de control.
7. Diagramas de dispersión.

2. Determinar causa-raíz de las No conformidades del SIG.

 Usar herramientas de calidad
 Involucrar el mayo personal posible que ejecuten el proceso.
 No descargar ninguna hipótesis.
 Mantenerse enfocado en el proceso y no en la gente.
 Capacitar al personal sobre las no conformidades, procesos y calidad.
 No aceptar ocurrencias mal documentadas.
 Garantizar un análisis consistente para encontrar la verdadera causa raíz de las no
conformidades.
3. Planificación e implementación de Acciones correctivas y preventivas

Aplica para la formulación de Planes de Acción y/o corrección resultado de las

Auditorías Internas, realizadas por la Dirección de Control Interno y Evaluación de
Gestión a todas las Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial
de Santander

IDENTIFICACIÓN

Después de recibir el Informe Definitivo de Auditoría Interna Integral, el Proceso y/o

 Unidad debe construir un Plan de Acción y registrarlo en el formato dispuesto,
identificando:

 PROCESO o PROYECTO QUE ELABORA EL PLAN: Proceso del Sistema de

Gestión Integrado o Proyecto que fue auditado

 Fecha de aprobación: Fecha generada por la Dirección de Control Interno y

Evaluación de Gestión.

 Proceso: Aplica para los Procesos del Sistema de Gestión Integrado que fue
auditado. Ejemplo: Contratación, Financiero, Admisiones.

 Hallazgo: Hallazgo registrado en el Informe de Auditoría.

 Tipo: Puede ser No Conformidad o Aspecto por mejorar.

ANÁLISIS DE CAUSAS

Con el fin de determinar las causas que originaron la No Conformidad y/o Aspecto por mejorar y
aportar al mejoramiento continuo, se debe realizar un análisis de causas que le permitirá enfocar
los esfuerzos de las actividades propuestas a eliminar las razones por las que se evidencio y
reducir al máximo su probabilidad de ocurrencia.

A continuación, se proporciona una herramienta que le permitirá realizar un análisis de las causas
de la no conformidad a través de una metodología sencilla de preguntas y respuestas, que puede
ser utilizado por la Unidad si lo considera adecuado, según sea el caso.

ANÁLISIS DE
CAUSAS
Aplica
VARIAB S No 1. ¿Por qué? 2. ¿Por qué? 3. ¿Por qué?
LE i
1. Talento Humano:
Fallas presentadas por el personal involucrado:
funcionarios, estudiantes, contratistas, visitantes y x
comunidad en general
.

ANÁLISIS DE
CAUSAS
Aplica
VARIAB S No
1. ¿Por qué? 2. ¿Por qué? 3. ¿Por qué?
LE i
2. Servicios y suministros:
Incumplimiento de especificaciones de los insumos,
productos y/o servicios solicitados para el desarrollo
de las actividades en la Universidad. Ej.: Materia
prima,
información.
3. Medición:
Fallas en los mecanismos de control establecidos en el
proceso o subproceso. Ej.: Indicadores HSEQ,
registros, encuestas, comités, grupos primarios,
Monitoreos
ambientales, mediciones en seguridad y salud
ocupacional.
4. Metodología:
Fallas que se presentan en la documentación, los
controles operacionales, respuesta a emergencias,
 investigación de incidentes entre otros; en cuanto a su
nivel de cumplimiento y conformidad con los
requisitos
de la organización, legales y de las normas.
5. Infraestructura/Equipos:
Fallas respecto a la adecuación de infraestructura,
desempeño de los equipos que se utilizan durante la
realización del producto o la prestación del servicio.
.
6. Factores Externos:
Hace referencia a todos los agentes generadores del
medio que inciden directamente en la conformidad de
los requisitos establecidos en el S.G.I.

PLAN DE ACCIÓN

Teniendo en cuenta el análisis de causas realizado, se debe definir si se requiere de un

plan de acción para subsanar el hallazgo presentado, o si por el contrario, se realizará
una corrección inmediata.

En el formato se debe registrar la corrección establecida y las fechas del cronograma

en las cuales se dará cumplimiento a la actividad planteada.

En el caso de formularse un plan de acción, deben establecerse los siguientes campos:

Actividades: Se debe registrar la lista de actividades que se requieren para dar

cumplimiento al Plan de Acción.

Meta: Está conformada por:

- Descripción de la meta: Es la herramienta que se utilizará para medir el

cumplimiento del plan de acción planteado.

- Unidad de Medida de la Meta: Expresa la métrica de los pasos o metas que

contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance, puede
darse en porcentaje o unidad.

Responsable: Son los actores de los panes, cargo o grupo de personas,

encargadas de coordinar y hacer seguimiento al desarrollo del Plan de Acción de
la Unidad Auditada.

Cronograma: Establece las fechas estimadas de inicio y terminación de la

implementación del Plan de Acción. Se recomienda establecer las fechas de esta
manera: día / mes / año.
SEGUIMIENTO

La Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión realizará mínimo 2 visitas en el

año para verificar el avance y la eficacia de los planes de acción registrados.

Nota: Todo lo registrado en el formato de Plan de Acción o Corrección es sujeto a

revisión por parte de los Entes de Control. Por tal razón se debe contar con la evidencia
 que soporte el desarrollo de cada una de las actividades.
VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN

Finalizado el tiempo establecido en el cronograma se realizará una verificación del

cumplimiento del Plan de Acción con el fin de establecer si fue eficaz o no y proceder al
cierre de este.

Al finalizar el cumplimiento de todas las acciones, correcciones y actividades que hacen

parte del Plan de Acción, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión
remitirá a la Unidad y/o Proceso una comunicación informando el cierre del Plan de
Acción o Corrección suscrito.

CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCIÓN DE
VERSIÓN FECHA DE CAMBIOS
APROBACIÓN REALIZADOS